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Instrucción de 31 de diciembre de 1999, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros en los Registros Mercantiles a través de procedimientos telemáticos.

Sumario:

La Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 26 de mayo de 1999, sobre presentación de las cuentas anuales en los Registros Mercantiles mediante soporte informático y sobre recuperación de sus archivos (Boletín Oficial del Estado de 10 de junio), reguló la presentación de las cuentas anuales de los empresarios o entidades inscritas, y de los sujetos o entidades no inscritas obligadas a ello, mediante soporte informático. La Instrucción de 30 de diciembre última ha adecuado las características del programa informático a la presentación de las cuentas en euros.

Desde la entrada en vigor de la Instrucción de 26 de mayo de 1999 hasta ahora se ha producido además la aprobación del Real Decreto-ley 14/1999, de 17 de septiembre, sobre firma electrónica, y se ha dictado la Resolución de este centro directivo de 12 de noviembre de 1999, resolviendo consulta sobre el ámbito de aplicación de aquel Real Decreto-ley en relación con la actuación profesional de los Registradores de la Propiedad y Mercantiles.

Finalmente, la Ley de Enjuiciamiento Civil, recientemente aprobada por las Cortes Generales, admite la presentación ante los Tribunales de los libros de los comerciantes, o su soporte informático, siempre que se especifiquen los asientos que deben ser examinados (artículo 327).

Corresponde ahora regular la forma de presentación de los libros de los comerciantes por vía telemática para su legalización.

Vistos el citado artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, y los artículos 12 y 329 a 337 del Reglamento del Registro Mercantil; las Órdenes del Ministerio de Justicia de 14 de enero de 1994, 14 de junio de 1995 y 30 de abril de 1999, y las Instrucciones de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 29 de octubre de 1996, 26 de mayo y 30 de diciembre de 1999, así como la Resolución de este centro directivo de 12 de noviembre de 1999, dispongo:

CAPÍTULO I.
NORMAS GENERALES.

Artículo 1. Libros susceptibles de presentación en soporte informático para su ulterior legalización por el Registro Mercantil

Los libros de los empresarios que puedan ser presentados para su legalización después de su utilización, cuando se lleven en soporte informático, podrán legalizarse en el Registro Mercantil competente mediante su presentación:

  1. Impresos y encuadernados en soporte papel con arreglo a lo dispuesto en los artículos 329 a 337 del Reglamento del Registro Mercantil.

  2. En soporte informático y en el formato que determina esta disposición.

  3. A través de procedimientos telemáticos de comunicación en línea, en la forma que se determina en esta Instrucción.

CAPÍTULO II.
PRESENTACIÓN DE LIBROS EN SOPORTE MAGNÉTICO.

Artículo 2. Características del soporte informático.

El Registrador Mercantil informará a los interesados acerca de la posibilidad de legalización mediante presentación de libros en soporte informático de disco de 3,5 pulgadas y, en su caso, en el soporte o soportes utilizados de entre los habituales en el mercado.

Artículo 3. Formato.

Los discos o soportes que contengan los ficheros relativos a los libros que se presenten para su legalización deberán cumplir los requisitos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I de esta disposición.

Artículo 4. Solicitud de legalización.

La instancia de solicitud de legalización de libros presentados en soporte magnético del artículo 330 del Reglamento del Registro Mercantil se ajustará al modelo especificado en el anexo II de esta disposición.

Artículo 5. Protección de la información.

1. La información presentada en soporte informático relativa a cada libro dispondrá de un sistema de protección con el objeto de garantizar la no manipulación desde la creación del soporte por la entidad o sujeto presentante y hasta que éste se incorpore al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente. La protección se realizará mediante la utilización de claves de autenticación por medio del algoritmo estándar MD5.

2. A la instancia de legalización se acompañará una relación de libros cuya legalización se solicita con indicación de la firma digital generada por cada uno de ellos por aplicación del algoritmo estándar MD5. La relación se ajustará al modelo establecido en el anexo III de esta disposición.

CAPÍTULO III.
PRESENTACIÓN DE LIBROS POR VÍA TELEMÁTICA

Artículo 6. Presentación de libros en el Registro Mercantil por vía telemática.

1. Los libros susceptibles de presentación en soporte magnético podrán ser legalizados mediante la correspondiente solicitud remitida telemáticamente a la dirección de correo electrónico habilitada al efecto y comunicada al público en lugar visible de la oficina y, en su caso, en la correspondiente página web de la red Internet.

2. Las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita deberán reunir los requisitos establecidos en la legislación vigente en materia de firma electrónica avanzada y con la preceptiva intervención de entidad prestadora de servicios de certificación.

3. En lo demás se aplicará lo establecido para la legalización de libros presentados en soporte magnético.

CAPÍTULO IV.
DISPOSICIONES COMUNES.

Artículo 7. Calificación.

1. El Registrador calificará no sólo el contenido de la solicitud según lo que resulte de los ficheros presentados y los asientos de su Registro, sino también que el algoritmo MDE generado por los correspondientes ficheros coinciden con el que consta en la relación de libros presentada con la instancia. En el caso de los libros remitidos por comunicación telemática se calificará de lo establecido en el anterior artículo.

2. El contenido del soporte magnético y de los demás documentos presentados se ajustará a lo establecido en esta disposición. De lo contrario, el Registrador suspenderá la legalización de los libros en la forma prevista en el Reglamento del Registro Mercantil.

Artículo 8. Legalización de los libros presentados en soporte magnético y telemáticamente.

1. Si no mediarán defectos, el Registrador devolverá al interesado el disco o soporte correspondiente y extenderá una certificación en la que, bajo su firma, identificará al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. En su caso, hará constar que la legalización se ha solicitado fuera del plazo legal conforme a lo que establece el artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil.

2. El Registrador hará mención expresa en la certificación que el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios.

Artículo 9. Prueba judicial de la legalización.

A los efectos de lo establecido en el artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en materia de prueba, el Registrador Mercantil, una vez le sea presentado el correspondiente soporte informático con los ficheros de contenido y formato idéntico al de los libros presentados a legalizar, imprimirá una copia en papel de ellos y certificará, a solicitud de parte interesada o por mandato de la autoridad judicial competente, que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma firma digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones.

Madrid, 31 de diciembre de 1999.

 

El Director general,
Luis María Cabello de los Cobos y Mancha.
Sres. Registradores Mercantiles de España.

ANEXO PRIMERO.

ESTRUCTURA DEL DISQUETE (O DISQUETES) Y FORMATO DE LOS CONTENIDOS.

En el disquete (o soporte de que se trate) deberán constar obligatoriamente dos ficheros denominados respectivamente:

ANEXO II.
MODELO DE INSTANCIA DE SOLICITUD.

NOTAS AL MODELO DE INSTANCIA:

Deberán presentarse dos copias de dicha instancia, una de las cuales será devuelta por el Registro Mercantil al presentante.

ANEXO III.
RELACION DE LIBROS CON INDICACIÓN DE SU FIRMA DIGITAL.

La firma digital del fichero de cada libro se generará por aplicación del algoritmo estándar MD5. Si se presentan para su legalización varios libros de un mismo tipo (por ejemplo: 3 Diarios) el soporte contendrá los correspondientes ficheros diferenciados y la relación incluirá la firma digital de cada libro del mismo tipo. El sistema generará tantas páginas como sea necesario (página 1 de 5, 2/5 etc.)


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