• Expandir / Contraer índice sistemático
• EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
• Artículo 1  Objeto
• Artículo 2  Ámbito de aplicación
• Artículo 3  Creación de registros electrónicos
• Artículo 4  Funciones de los registros electrónicos
• Artículo 5  Documentos admisibles
• Artículo 6  Presentación de documentación complementaria
• Artículo 7  Rechazo de solicitudes, escritos y comunicaciones
• Artículo 8  Días y horas para el envío de solicitudes, escritos y comunicaciones
• Artículo 9  Anotaciones en los registros electrónicos
• Artículo 10  Resguardo acreditativo de la presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentación complementaria
• Artículo 11  Registro electrónico de la Diputación Foral de Bizkaia
• DISPOSICIÓN ADICIONAL.
  • Única  Fichero de protección de datos del Registro electrónico de la Diputación Foral de Bizkaia
• DISPOSICIÓN TRANSITORIA.
  • Única  Trámites y servicios de las actuales oficinas virtuales de la Diputación Foral de Bizkaia
• DISPOSICIÓN FINAL.
  • Primera
  • Segunda  Habilitación
  • Tercera  Entrada en vigor

Artículo 1 Objeto

El presente Decreto Foral tiene por objeto la creación y regulación de los registros electrónicos de documentos de la Administración Foral de Bizkaia.

Artículo 2 Ámbito de aplicación

1. Este Decreto Foral será de aplicación a todos los Departamentos de la Diputación Foral de Bizkaia y a sus Organismos Públicos.

2. A los efectos del apartado anterior, se entiende por Organismos Públicos las entidades siguientes:

• a) Los Organismos Autónomos Forales.
• b) Los Consorcios Forales y otros Entes Forales de derecho público, respecto al ejercicio de las potestades públicas que tengan atribuidas.
• c) Las Entidades Públicas Empresariales Forales, respecto a las actividades que desarrollen con sujeción al derecho público.

3. El término «Administración Foral» utilizado en el presente Decreto comprende al conjunto de Departamentos Forales de la Diputación Foral de Bizkaia y a sus Organismos Públicos.

Artículo 3 Creación de registros electrónicos

1. Se crea el registro electrónico de la Diputación Foral de Bizkaia para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios electrónicos, con las especificidades que se establecen en el artículo 11.

2. Los Organismos Públicos adscritos a la Diputación Foral de Bizkaia crearán sus propios registros electrónicos, mediante resolución de la persona titular de la entidad, o utilizarán el registro electrónico de la Diputación Foral de Bizkaia, previa suscripción del correspondiente convenio.

3. No tendrán la consideración de registro electrónico:

• a) Los buzones de correo electrónico.
• b) Los dispositivos de recepción de fax.

Artículo 4 Funciones de los registros electrónicos

Los registros electrónicos realizarán las siguientes funciones:

• a) La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones, y sus documentos adjuntos, presentados por la ciudadanía, así como la remisión de comunicaciones y notificaciones dirigidas a ésta por parte de la Administración Foral de Bizkaia, relativos a los servicios, trámites y procedimientos que correspondan a los Departamentos Forales y Organismos Públicos pertenecientes al ámbito de aplicación del registro electrónico del que se trate.
• b) La recepción de los escritos, solicitudes, comunicaciones y documentos presentados por la ciudadanía con destino a órganos u organismos de la Administración Foral de Bizkaia no incluidos en el ámbito del registro electrónico en el que aquellos hayan sido presentados.
• c) La recepción de los escritos, solicitudes, comunicaciones y documentos presentados por la ciudadanía con destino a otras Administraciones Públicas con las que se haya suscrito el convenio al que se refiere el artículo 24.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
• d) La anotación de los asientos registrales de entrada o salida.
• e) La expedición de los resguardos acreditativos de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, y de la documentación anexa a los mismos.
• f) La emisión de certificaciones para la constancia de la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, en los supuestos de litigio, discrepancia o dudas sobre tales extremos.

Artículo 5 Documentos admisibles

1. La ciudadanía podrá presentar en los registros electrónicos los documentos siguientes:

• a) Los documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, trámites y procedimientos disponibles en las sedes, subsedes y, en su caso, plataformas de tramitación electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia y de los Organismos Públicos del ámbito de aplicación del registro electrónico del que se trate. A tal efecto, las sedes, subsedes y plataformas electrónicas contendrán los formularios electrónicos preestablecidos y los requerimientos técnicos y funcionales de los programas de ayuda o de aquellos otros sistemas que faciliten la presentación de documentos electrónicos, redactados en euskera y castellano.
• b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación diferente de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier órgano o entidad del ámbito de la Administración Foral de Bizkaia. A tal fin, las sedes, subsedes y plataformas electrónicas podrán incluir un formulario electrónico genérico, redactado en euskera y castellano, puesto a disposición de la ciudadanía.

2. Cuando, requiriéndose la utilización del formulario preestablecido previsto en la letra a) del apartado 1 anterior, se presente el formulario genérico de la letra b) del mismo apartado 1, se admitirá y registrará dicha presentación, si bien el órgano destinatario del mismo podrá requerir la subsanación formal de la presentación realizada de forma inadecuada.

Artículo 6 Presentación de documentación complementaria

1. Las aplicaciones informáticas gestoras de la presentación de los formularios preestablecidos previstos en el artículo 5.1.a. podrán admitir o requerir la aportación de documentos electrónicos anexos a los mismos. La posibilidad de esta aportación existirá, en todo caso, cuando se trate de una presentación electrónica prevista en el artículo 5.1.b.

2. Las sedes, subsedes y plataformas electrónicas contendrán información sobre los requisitos de formato y seguridad a los que se deberá atener la presentación de la documentación anexa, de acuerdo con lo establecido en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad, y en sus normas de desarrollo.

3. Cuando los documentos que deban ser anexados no se encuentren disponibles en formato electrónico y, por su naturaleza, no puedan ser aportados utilizando el procedimiento de copia digitalizada, podrán ser entregados por vía no electrónica en los lugares señalados en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, en el plazo de 10 días desde la fecha de presentación del formulario electrónico correspondiente.

4. La aportación de la documentación anexa en un momento posterior al de presentación del formulario principal se realizará utilizando un formulario preestablecido para tal fin, si lo hubiere, o el formulario genérico al que se refiere el artículo 5.1.b. de este Decreto Foral.

5. En los supuestos contemplados en los apartados 3 y 4, el documento de aportación de la documentación anexa deberá indicar el número o código de registro individualizado asignado a la presentación del formulario principal o la información que permita identificar el expediente en el que haya de surtir efectos.

Artículo 7 Rechazo de solicitudes, escritos y comunicaciones

1. Las sedes, subsedes y plataformas electrónicas del ámbito de aplicación del registro del que se trate rechazarán de forma automática, cuando ello resulte posible, las solicitudes, escritos y comunicaciones presentadas por la ciudadanía en las que concurran alguna de las siguientes circunstancias:

• a) Que se dirijan a órganos u organismos de fuera del ámbito de la Administración Foral de Bizkaia con los que no se haya suscrito el convenio al que se refiere el artículo 24.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
• b) Que no se hayan cumplimentado los datos obligatorios en los formularios preestablecidos o genéricos, o que contengan incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.
• c) Que los documentos adjuntos a las solicitudes, escritos y comunicaciones no se ajusten a los formatos admitidos o no respeten las limitaciones establecidas.
• d) Que contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.
• e) Que se utilicen sistemas de identificación y firma no admitidos, o que, tratándose de certificados electrónicos admitidos, los mismos no estuvieran vigentes en el momento de la presentación, o que, aun estando vigentes los certificados electrónicos, éstos hayan sido emitidos para propósitos distintos de aquellos para los que se utiliza.

2. En los supuestos previstos en el apartado anterior se informará del rechazo de la presentación y de los motivos del mismo, dando opción a la persona interesada para solicitar un justificante del intento de presentación, salvo que la información sobre tal intento conste en la misma pantalla de forma imprimible o conservable.

3. Cuando concurriendo las circunstancias de rechazo previstas en las letras b, c, d y e del apartado 1.º no se hubiese realizado el mismo de forma automática y se hubiera procedido a la anotación registral de la presentación, el órgano destinatario competente requerirá a la persona interesada la correspondiente subsanación, advirtiendo que, de no ser atendido el requerimiento, la presentación se tendrá por no realizada. En el supuesto previsto en la letra a. del apartado 1.º, la presentación se tendrá por no realizada, comunicando a la persona interesada tal circunstancia.

Artículo 8 Días y horas para el envío de solicitudes, escritos y comunicaciones

1. Los registros electrónicos funcionarán las veinticuatro horas del día todos los días del año.

2. Los registros electrónicos se regirán, a efectos del cómputo de los plazos, por la fecha y hora oficial de la sede, subsede o plataforma electrónica de acceso, que deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar visible.

3. A los efectos del cómputo del plazo fijado en días hábiles o naturales, y en lo que se refiere al cumplimiento de plazos por las personas interesadas, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada a las cero horas y un segundo del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil.

4. El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir los órganos administrativos vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el propio registro o, en el caso previsto en el apartado 1.b. del artículo 5 del presente Decreto Foral, por la fecha y hora de entrada en el registro del destinatario. En todo caso, la fecha efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó la solicitud, escrito o comunicación.

5. Las sedes, subsedes y plataformas electrónicas de acceso informarán sobre el calendario de días inhábiles a los efectos de los apartados anteriores.

6. El funcionamiento de los registros electrónicos solamente se podrá interrumpir por motivos justificados de carácter técnico, operativo o relativos a su mantenimiento. La interrupción deberá anunciarse con la antelación que, en cada caso, resulte posible.

Cuando, por tratarse de interrupciones no planificadas, no sea posible realizar su anuncio con antelación, se adoptarán las medidas necesarias para informar de esta circunstancia y, en su caso, de la prórroga de los plazos de inminente vencimiento, de lo que se dejará constancia en la respectiva sede, subsede o plataforma electrónica.

Artículo 9 Anotaciones en los registros electrónicos

1. La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones, y sus documentos adjuntos, presentados por la ciudadanía, así como la remisión de comunicaciones y notificaciones dirigidas a ésta por parte de la Administración Foral de Bizkaia, relativos a trámites, servicios y procedimientos incluidos en las sedes, subsedes o plataformas electrónicas darán lugar a asientos individualizados en el correspondiente registro electrónico.

2. Los sistemas de información que soporten los registros electrónicos garantizarán la constancia de cada asiento que se practique y de los datos que deben figurar en los mismos conforme a lo dispuesto en el siguiente apartado.

3. Cada asiento en el registro electrónico contendrá, al menos, los siguientes datos:

• a) Un número o código de registro individualizado.
• b) Los datos identificativos de la persona interesada. En el caso de personas físicas el nombre y apellidos, documento nacional de identidad, NIF o equivalente. Y en el caso de personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica, denominación social, NIF o equivalente.
• c) Fecha y hora de registro de entrada o salida.
• d) En su caso, la identidad del departamento u órgano destinatario o emisor del documento electrónico.
• e) En su caso, el procedimiento con el que se relaciona.
• f) Denominación del formulario o asunto y, en su caso, acceso al contenido de la solicitud, escrito o comunicación, incluido el de los documentos anexados.
• g) Cualquier otra información que se considere necesaria en función del trámite, servicio o procedimiento origen del asiento.

Artículo 10 Resguardo acreditativo de la presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentación complementaria

1. Los registros electrónicos emitirán automáticamente un resguardo electrónico firmado mediante alguno de los sistemas de firma previstos en el artículo 18 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, acreditativo de la presentación del escrito, solicitud o comunicación y de sus documentos anexos.

2. El resguardo acreditativo de la presentación tendrá, al menos, el siguiente contenido:

• a) Identidad de la persona remitente.
• b) En su caso, procedimiento al que se refiere.
• c) Denominación del formulario o asunto.
• d) Copia autenticada del escrito, comunicación o solicitud presentada, siendo admisible a estos efectos la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario de presentación.
• e) El código de verificación electrónico que permita acceder, a través de los servicios de validación, a la consulta, visualización e impresión de la copia electrónica del mismo.
• f) El número o código de registro de entrada.
• g) La fecha y hora de la presentación.
• h) En su caso, la enumeración y denominación de los documentos adjuntos al formulario de presentación, seguida de la huella electrónica de cada uno de ellos.

3. La emisión del resguardo acreditativo no prejuzgará la admisión definitiva del escrito, solicitud o comunicación si concurrieran algunas de las circunstancias de rechazo previstas en el artículo 7 de este Decreto Foral.

Artículo 11 Registro electrónico de la Diputación Foral de Bizkaia

1. El registro electrónico de la Diputación Foral de Bizkaia será único para todos los Departamentos de la Diputación Foral de Bizkaia y los Organismos Públicos de la Administración Foral adheridos al mismo.

2. Toda anotación realizada a través del registro electrónico estará integrada informáticamente en el sistema de registro presencial de la Diputación Foral de Bizkaia.

3. La gestión, disponibilidad y seguridad del registro electrónico corresponderá a la unidad administrativa gestora del Registro Central de la Diputación Foral de Bizkaia. Igualmente, será la responsable de canalizar los escritos, solicitudes y comunicaciones dirigidos a órganos u organismos de la Administración Foral no incluidos en el ámbito de aplicación del registro electrónico, los presentados sin identificar el órgano u organismo competente para su tramitación y los que tengan por destino otras Administraciones Públicas con las que se haya suscrito el convenio al que se refiere el artículo 24.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

4. Los Departamentos Forales y Organismos Públicos del ámbito del registro electrónico serán responsables de mantener actualizada la información que se proporcione en relación con los servicios, procedimientos y trámites de su respectiva competencia así como de la aprobación y modificación de los formularios electrónicos preestablecidos correspondientes a los mismos. Asimismo, serán responsables del acceso al registro electrónico, a través de las aplicaciones de gestión correspondientes, para la tramitación de los escritos, solicitudes y comunicaciones a ellos dirigidos.

Única Fichero de protección de datos del Registro electrónico de la Diputación Foral de Bizkaia

Los datos anotados en el registro electrónico de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia quedarán integrados en el fichero de datos de carácter personal inscrito en la Agencia Vasca de Protección de Datos con la denominación «BFARG001-Registro de entrada /salida de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia».

Única Trámites y servicios de las actuales oficinas virtuales de la Diputación Foral de Bizkaia

Hasta en tanto las disponibilidades técnicas y presupuestarias no permitan la conexión de las oficinas o portales virtuales de tramitación telemática con el registro electrónico de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia, los trámites y servicios que se ofrecen en las citadas oficinas o portales virtuales continuarán prestándose de acuerdo con las determinaciones previstas para las mismas.

Primera

Modificación del Decreto Foral de la Diputación Foral de Bizkaia 77/2012, de 17 de abril, por el que se crea la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia y se regulan las sedes electrónicas de la Administración Foral de Bizkaia.

Uno: Se modifica el apartado 2 del artículo 2, que queda redactado como sigue:

Dos: Se modifica el apartado 1 del artículo 4, de acuerdo con la siguiente nueva redacción:

Segunda Habilitación

Se habilita a las personas titulares de los Departamentos Forales competentes en materia de administración electrónica y del Registro Central de la Diputación Foral para adoptar las disposiciones necesarias en orden a la ejecución este Decreto Foral, en el ámbito de sus respectivas competencias.

Tercera Entrada en vigor

El presente Decreto Foral entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el «Boletín Oficial de Bizkaia».