Decreto Foral 6/2020, de 4 de febrero, de la Diputación Foral de Bizkaia, del registro electrónico general de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia

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• INTRODUCCION
• Artículo 1 Objeto
• Artículo 2 Ámbito de aplicación
• Artículo 3 Creación de registros electrónicos
• Artículo 4 Funciones de los registros electrónicos
• Artículo 5 Admisión de documentos
• Artículo 6 Días y horas para la presentación de documentos
• Artículo 7 Anotaciones en los registros electrónicos
• Artículo 8 Resguardo acreditativo de la presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentación complementaria
• Artículo 9 Registro electrónico general de la Diputación Foral de Bizkaia
• DISPOSICIÓN ADICIONAL
  • Disposición Adicional Única Funciones de registro de las oficinas de asistencia en materia de registros
• DISPOSICIÓN TRANSITORIA
  • Disposición Transitoria Única Integración del registro electrónico general en la infraestructura básica común de las Administraciones Públicas
• DISPOSICIÓN DEROGATORIA
  • Disposición Derogatoria Única
• DISPOSICIONES FINALES
  • Disposición Final Primera Registro de documentos en las actuaciones y procedimientos en materia tributaria
  • Disposición Final Segunda Modificación del Decreto foral de la Diputación Foral de Bizkaia 77/2012, de 17 de abril, por el que se crea la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia y se regulan las sedes electrónicas de la Administración Foral de Bizkaia
  • Disposición Final Tercera Habilitación
  • Disposición Final Cuarta Entrada en vigor

Artículo 1 Objeto

El presente Decreto Foral tiene por objeto la creación y regulación de los registros electrónicos generales de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia, de sus Organismos Públicos Forales y entidades vinculadas o dependientes.

Artículo 2 Ámbito de aplicación

1. Este Decreto foral será de aplicación a todos los Departamentos de la Diputación Foral de Bizkaia y a sus Organismos Públicos Forales.

2. A los efectos del apartado anterior, se entiende por Organismos Públicos Forales los organismos autónomos forales y las entidades de derecho público forales vinculadas o dependientes de la Diputación Foral de Bizkaia.

3. Asimismo, será de aplicación al resto de entidades vinculadas o dependientes de la Diputación, según el artículo 2 del Decreto Foral Normativo 5/2013, de 3 de diciembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Norma Foral 5/2006, de 29 de diciembre, General Presupuestaria del TTHH de Bizkaia, de acuerdo con la normativa vigente en materia de registro electrónico.

Artículo 3 Creación de registros electrónicos

1. Se crea el registro electrónico general de la Diputación Foral de Bizkaia, con las especificidades que se establecen en el artículo 9.

2. Los Organismos Públicos Forales y las entidades vinculadas o dependientes podrán utilizar el registro electrónico general de la Diputación Foral de Bizkaia, previo acuerdo de adhesión y aceptación de las determinaciones técnicas y funcionales requeridas para su utilización, o crear sus propios registros electrónicos, plenamente interoperables e interconectados con el registro electrónico general de la Diputación Foral de Bizkaia.

Véase O Foral 4507/2021, 20 mayo, de la diputada foral de Administración Pública y Relaciones Institucionales, por la que se aprueba el protocolo de adhesión de los organismos públicos forales y las entidades vinculadas o dependientes al registro electrónico general de documentos de la Diputación Foral de Bizkaia («B.O.B.» 31 mayo).LE0000699044_20210601

Artículo 4 Funciones de los registros electrónicos

Los registros electrónicos realizarán las siguientes funciones:

• a) Recibir las solicitudes, escritos, comunicaciones y documentación anexa que hayan sido presentados a través de la sede o plataforma electrónica de acceso al registro.
• b) Remitir electrónicamente los datos y documentos a las unidades y órganos administrativos a los que vayan dirigidos.
• c) Anotar los asientos registrales de entrada.
• d) En su caso, anotar los asientos registrales de salida de los documentos dirigidos a la ciudadanía.
• e) Expedir los recibos acreditativos de la presentación de solicitudes,escritos y comunicaciones.

Artículo 5 Admisión de documentos

1. Los registros electrónicos admitirán cualesquiera documentos presentados a través de las sedes o plataformas electrónicas de acceso a los mismos siempre que se soporten en los modelos o sistemas normalizados de formularios electrónicos habilitados al efecto y que se utilice alguno de los sistemas de identificación y/o firma electrónica admitidos para cada concreta actuación.

2. La presentación de la documentación complementaria o anexa que deba ser incorporada a las solicitudes, escritos y comunicaciones deberá atenerse a los requisitos técnicos, de formato y seguridad especificados en las correspondientes sedes o plataformas electrónicas.

Cuando los documentos que deban ser anexados no se encuentren disponibles en formato electrónico y, por su naturaleza, no puedan ser aportados utilizando el procedimiento de copia electrónica auténtica, podrán ser presentados a través de las vías previstas en las letras b y siguientes del artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

La presentación de la documentación anexa de forma separada a la solicitud, escrito o comunicación principal requerirá indicar el número de asiento asignado a la documentación principal o la información que permita identificar el expediente en el que haya de surtir efectos.

3. Los registros electrónicos rechazarán automáticamente, cuando ello resulte posible, los documentos electrónicos en los que concurran alguna de las siguientes circunstancias:

• a) Que no se hayan cumplimentado los datos obligatorios en los modelos normalizados, o que contengan incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.
• b) Que la documentación anexa a las solicitudes, escritos y comunicaciones no se ajuste a los formatos admitidos o no respeten las limitaciones establecidas.
• c) Que contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.
• d) Que se utilicen sistemas de identificación y firma no admitidos, o que, tratándose de certificados electrónicos admitidos, los mismos no estuvieran vigentes en el momento de la presentación, o que, aun estando vigentes los certificados electrónicos, éstos hayan sido emitidos para propósitos distintos de aquellos para los que se utiliza.

En los supuestos previstos en el párrafo anterior se informará del rechazo de la presentación y de los motivos del mismo, dando opción a la persona interesada para solicitar un justificante del intento de presentación, salvo que la información sobre tal intento conste en la misma pantalla de forma imprimible o descargable.

Cuando, concurriendo alguna de las circunstancias de rechazo, no se hubiese realizado el mismo de forma automática y se hubiera procedido a la anotación registral de la presentación, el órgano destinatario competente requerirá a la persona interesada la correspondiente subsanación, advirtiendo que, de no ser atendido el requerimiento, la presentación se tendrá por no realizada.

Artículo 6 Días y horas para la presentación de documentos

1. Los registros electrónicos funcionarán las veinticuatro horas del día todos los días del año.

2. Los registros electrónicos se regirán, a efectos del cómputo de los plazos, por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso, que deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar visible.

3. Las sedes electrónicas de acceso informarán sobre el calendario de días inhábiles a efectos del cómputo de plazos.

4. El funcionamiento de los registros electrónicos solamente se podrá interrumpir por motivos justificados de carácter técnico, operativo o relativo a su mantenimiento. La interrupción deberá anunciarse con la antelación que, en cada caso, resulte posible.

Cuando, por tratarse de interrupciones no planificadas, no sea posible realizar su anuncio con antelación, se adoptarán las medidas necesarias para informar de esta circunstancia y, en su caso, de la prórroga de los plazos de inminente vencimiento, de lo que se dejará constancia en la respectiva sede o plataforma electrónica.

Artículo 7 Anotaciones en los registros electrónicos

1. Los sistemas de información que soporten los registros electrónicos garantizarán la constancia de cada asiento que se practique y de los datos que deben figurar en los mismos conforme a lo dispuesto en el siguiente apartado.

2. Cada asiento en el registro electrónico contendrá, al menos, los siguientes datos:

• a) Un número de asiento.
• b) Los datos identificativos de la persona interesada.
• c) Fecha y hora de presentación y, en su caso, salida.
• d) En el caso de las entradas, la identidad de la persona u órgano administrativo remitentes y persona o departamento u órgano administrativo destinatarios.

  En el caso de las salidas, departamento u órgano emisor del documento y persona u órgano administrativo al que se envía.

• e) En su caso, el procedimiento con el que se relaciona.
• f) Denominación del formulario o asunto del documento que se registra y, en su caso, acceso al contenido de la solicitud, escrito documentos anexados.
• g) Cualquier otra información que se considere necesaria en función del trámite, servicio o procedimiento origen del asiento.

Artículo 8 Resguardo acreditativo de la presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentación complementaria

Los registros electrónicos emitirán automáticamente un resguardo electrónico acreditativo de la presentación del escrito, solicitud o comunicación y de sus documentos anexos, con el siguiente contenido:

• a) Identidad de la persona u órgano administrativo remitentes, y persona o departamento u órgano administrativo destinatarios.
• b) En su caso, procedimiento al que se refiere.
• c) Denominación del formulario o asunto.
• d) Copia autenticada del escrito, comunicación o solicitud presentada, siendo admisible a estos efectos la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario de presentación.
• e) El código de verificación electrónico que permita acceder, a través de los servicios de validación, a la consulta, visualización e impresión de la copia electrónica del mismo.
• f) El número o código de registro de entrada.
• g) La fecha y hora de la presentación.
• h) En su caso, la enumeración y denominación de los documentos adjuntos al escrito, comunicación o solicitud presentada o al formulario de presentación, seguida de la huella electrónica de cada uno de ellos.

Artículo 9 Registro electrónico general de la Diputación Foral de Bizkaia

1. El registro electrónico general de la Diputación Foral de Bizkaia será único para todos los Departamentos de la Diputación Foral de Bizkaia, los Organismos Públicos Forales y entidades vinculadas o dependientes adheridas al mismo.

2. El registro electrónico general estará soportado sobre un único sistema informático. Este sistema, a su vez, estará integrado en la infraestructura básica común de las Administraciones Públicas, prevista en las Normas Técnicas de Interoperabilidad.

3. La gestión, disponibilidad y seguridad del registro electrónico general corresponderá a la Sección de Registro y Atención Ciudadana, de la Dirección de Atención Ciudadana y Servicios Digitales, del Departamento de Administración Pública y Relaciones Municipales, o unidad administrativa que la sustituya.

4. Los Departamentos Forales, los Organismos Públicos Forales y entidades vinculadas o dependientes adheridas al registro electrónico general serán responsables de mantener actualizada la información que se proporcione en relación con los servicios, procedimientos y trámites de su respectiva competencia, así como de la aprobación y modificación de los modelos o sistemas normalizados de formularios electrónicos correspondientes a los mismos, puestos a disposición de la ciudadanía en la sede o plataforma de acceso al registro electrónico general.

Disposición Adicional Única Funciones de registro de las oficinas de asistencia en materia de registros

Las oficinas de asistencia en materia de registros estarán integradas en el mismo sistema informático sobre el que se soporta el registro electrónico general y practicarán las anotaciones registrales de acuerdo con lo previsto en el artículo 7.2 de Decreto Foral.

De cada asiento que se practique se generará un resguardo electrónico acreditativo de la presentación realizada, con el contenido previsto en el artículo 8 del presente Decreto Foral.

Véase D Foral 20/2021, 30 marzo, de la Diputación Foral de Bizkaia, regulador de las oficinas de asistencia en materia de registros («B.O.B.» 31 marzo).LE0000693379_20210402

Disposición Transitoria Única Integración del registro electrónico general en la infraestructura básica común de las Administraciones Públicas

Si bien está prevista la integración del registro electrónico general en la infraestructura básica común de las Administraciones Públicas, a la fecha de entrada en vigor de este decreto aún no lo está, dado que falta por obtener la certificación de la aplicación de registro en su adaptación a la Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre Entidades Registrales (SICRES3.0) y la integración en la plataforma del Sistema de Interconexión de Registros (SIR).

Disposición Derogatoria Única

1. Queda derogado expresamente el Decreto foral de la Diputación Foral de Bizkaia 11/2015, de 10 de febrero, por el que se crea el registro electrónico de la Diputación Foral de Bizkaia y se regulan los registros electrónicos de la Administración Foral de Bizkaia.

LE0000546980_20150225

2. Quedan derogados expresamente el Decreto foral número 120/1992, de 17 de noviembre, de la Diputación Foral, por el que se establecen las Normas Básicas de Organización y Funcionamiento de los Registros de Documentos de la Diputación Foral de Bizkaia y el Decreto Foral 140/2004, de 18 de agosto, de la Diputación Foral, de modificación del Decreto Foral 120/1992.

LE0000619298_20040908DF 120/1992, de 17 Nov. Bizkaia (normas básicas de organización y funcionamiento de los registros de documentos de la Diputación Foral)LE0000204941_20040908DF 140/2004 de 18 Ago. Bizkaia (modificación del DF 120/92 de 17 Nov., por el que se establecían las normas básicas de organización y funcionamiento de los registros de documentos de la Diputación Foral)

3. Asimismo, quedan derogadas las disposiciones de igual o inferior rango en lo que contradigan o se opongan a lo previsto en la presente disposición.

Disposición Final Primera Registro de documentos en las actuaciones y procedimientos en materia tributaria

Lo dispuesto en este Decreto Foral resultará de aplicación a las actuaciones y procedimientos tributarios, sin perjuicio de las especialidades que se establezcan en virtud de lo dispuesto en los Títulos III, IV, V, VI y VII de la Norma Foral 2/2005, de 10 de marzo, General Tributaria del Territorio Histórico de Bizkaia y en sus disposiciones de desarrollo.

Disposición Final Segunda Modificación del Decreto foral de la Diputación Foral de Bizkaia 77/2012, de 17 de abril, por el que se crea la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia y se regulan las sedes electrónicas de la Administración Foral de Bizkaia

El apartado 2 del artículo 2 del Decreto Foral de la Diputación Foral de Bizkaia 77/2012, de 17 de abril, por el que se crea la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia y se regulan las sedes electrónicas de la Administración Foral de Bizkaia, queda redactado como sigue:

A los efectos del apartado anterior, se entiende por Organismos Públicos los organismos autónomos forales y las entidades de derecho público forales vinculadas o dependientes de la Diputación Foral de Bizkaia, cuando, estas últimas, ejerzan potestades administrativas.

LE0000480499_20200210

Disposición Final Tercera Habilitación

Se habilita a la persona titular del Departamento Foral responsable de la gestión del registro electrónico general de la Diputación Foral de Bizkaia para adoptar las disposiciones necesarias dirigidas al desarrollo y aplicación del presente Decreto foral.

Disposición Final Cuarta Entrada en vigor

El presente Decreto Foral entrará en vigor el 10 de febrero de 2020.