DECRETO FORAL 30/2015, de 20 de mayo, por el que se regula la digitalización de documentos la copia y conversión de documentos electrónicos en el ámbito de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y sus Organismos Públicos

• Expandir / Contraer índice sistemático
• EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
• Artículo 1 Objeto y ámbito de aplicación
• Artículo 2 Copias electrónicas de documentos electrónicos
• Artículo 3 Copias electrónicas de documentos emitidos en papel
• Artículo 4 Copias en papel de documentos electrónicos
• Artículo 5 Copias auténticas electrónicas
• Artículo 6 Competencias para la copia
• Artículo 7 Conversión de documentos electrónicos
• Artículo 8 Sustitución de soportes
• Artículo 9 Gestión de documentos y expedientes electrónicos
• DISPOSICIONES TRANSITORIAS
  • Disposición transitoria única Documentos e imágenes electrónicas ya existentes
• DISPOSICIONES FINALES
  • Disposición final primera Habilitación al Consejero titular en materia de Presidencia
  • Disposición final segunda Entrada en vigor

Artículo 1 Objeto y ámbito de aplicación

Es objeto de este decreto foral regular los requisitos y procedimientos para la obtención, con plena eficacia jurídica, de copias electrónicas de documentos electrónicos, de copias electrónicas de documentos en papel a través de un proceso de digitalización de los mismos, y de copias en papel de documentos electrónicos, así como para la conversión de documentos electrónicos, todo ello dentro del ámbito de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y sus Organismos Públicos.

Artículo 2 Copias electrónicas de documentos electrónicos

1. Las copias electrónicas de documentos electrónicos, cuando no comporten cambio de formato ni de contenido, tendrán la misma validez y eficacia jurídica que la del documento electrónico de origen.

2. Podrán obtenerse copias electrónicas parciales de documentos electrónicos, mediante la obtención de extractos del contenido del documento de origen, cuando se cumplan los siguientes requisitos:

• a) Que el documento electrónico de origen, que debe conservarse, se encuentre en poder de la Administración.
• b) Que el documento resultante tenga asignado el valor de «copia parcial» en el metadato «estado de elaboración».
• c) Que en los metadatos del documento resultante se identifique el documento de origen del mismo.
• d) Que la copia sea autorizada mediante firma electrónica del órgano competente para realizar copias electrónicas de documentos electrónicos.

Artículo 3 Copias electrónicas de documentos emitidos en papel

1. Las copias electrónicas de documentos emitidos originalmente en soporte de papel y realizadas mediante el proceso de digitalización descrito en el apartado siguiente tendrán la misma validez y eficacia que la de los documentos de origen.

2. Las copias electrónicas de documentos emitidos originalmente en soporte de papel se realizarán mediante un procedimiento de digitalización consistente en un proceso informático en el que, garantizando la integridad de cada uno de los pasos, se realizarán las siguientes tareas:

• a) Digitalización por un medio fotoeléctrico, de modo que se obtenga una imagen electrónica en la memoria del sistema asociado al dispositivo.
• b) Asignación de los metadatos al documento electrónico digitalizado según lo dispuesto en el Modelo de Gestión Documental con Archivo Digital publicado en la «Sede Electrónica de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra».
• c) Si procede, optimización automática del documento electrónico para garantizar su legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros, u otros de naturaleza análoga).
• d) Cumplimiento de los requisitos de seguridad e interoperabilidad establecidos en el citado Modelo de Gestión Documental con Archivo Digital.
• e) Firma electrónica, que se podrá realizar de forma automatizada mediante el correspondiente sello electrónico de la Administración.

Artículo 4 Copias en papel de documentos electrónicos

1. Las copias realizadas en papel de documentos emitidos por medios electrónicos tendrán la misma validez y eficacia que los documentos de origen siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su identidad con el documento de origen mediante el acceso a los archivos electrónicos correspondientes a través de la Sede Electrónica de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra.

2. Así mismo, podrán ser copiados en papel los documentos electrónicos que obren en poder de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y sus Organismos Públicos, siempre que dicha copia sea íntegra, y en ella se refleje su contenido exacto, se manifiesten su origen electrónico y los datos necesarios para su identificación y localización. Estas copias tendrán la misma validez y eficacia que la de los documentos de origen.

Artículo 5 Copias auténticas electrónicas

1. Tendrán la consideración de copia auténtica de documento público administrativo o privado, cualquiera que sea su soporte, la realizada por el órgano competente, respetando lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, en el Esquema Nacional de Seguridad y en sus normas técnicas de desarrollo, siempre que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

2. Los ciudadanos deberán presentar copias auténticas de los documentos originales que consten exclusivamente en formato papel cuando esos originales, excepcionalmente, deban figurar necesariamente en el expediente.

Artículo 6 Competencias para la copia

1. La copia electrónica, total o parcial y sin cambio de formato o contenido, de documentos electrónicos, la copia electrónica de documentos emitidos en papel y la copia en papel de documentos electrónicos, será competencia de la unidad administrativa que tramite o gestione el documento copiado, siempre que la copia se realice de acuerdo con lo establecido en el presente decreto foral.

2. En cualquier caso, el Consejero competente en materia de Presidencia podrá habilitar una o varias oficinas de registro para que, dotadas de los medios necesarios, puedan proceder a la copia electrónica de las solicitudes, escritos o comunicaciones presentadas por los ciudadanos en soporte de papel u otro soporte susceptible de digitalización, de acuerdo con el procedimiento aprobado en esta norma. En este caso la documentación de origen, una vez obtenida la imagen electrónica correspondiente, será devuelta a los ciudadanos, sirviendo como justificante de presentación el original de la instancia presentada, en donde se anotará el asiento registral correspondiente en el que se hará constar la indicación de su digitalización. La tramitación administrativa se continuará con los documentos electrónicos obtenidos que tendrán la misma validez y eficacia que los documentos de origen.

3. Así mismo, también podrán realizar la copia de documentos a que se refiere el presente decreto foral aquellas unidades de la Administración que tengan competencias para realizar copias en papel, compulsadas o auténticas, de documentos emitidos en papel.

4. Estarán habilitados para la expedición de copias auténticas las unidades mencionadas en los apartados 2 y 3 de este artículo.

Artículo 7 Conversión de documentos electrónicos

La conversión de documentos electrónicos, supondrá la generación de nuevos documentos electrónicos con diferente formato o versión a la del documento de origen y tendrán la misma validez y eficacia jurídica que los documentos electrónicos de origen cuando se cumplan los siguientes requisitos:

• a) La conversión deberá autorizarse por el órgano competente en materia de archivos y patrimonio documental.
• b) Deberá conservarse el contenido, contexto y estructura del documento de origen e identificarse los componentes que requieran, dada su naturaleza, un tratamiento específico en la conversión.
• c) Deberá utilizarse un nuevo formato que esté admitido en la Sede Electrónica de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra.
• d) Deberá incluirse el metadato «copia con cambio de formato».
• e) Firma electrónica, que se podrá realizar de forma automatizada mediante el correspondiente sello electrónico de la Administración.
• f) El documento electrónico de origen deberá encontrarse en poder de la Administración.

Artículo 8 Sustitución de soportes

Una vez obtenidas las copias electrónicas o, en su caso, las copias auténticas electrónicas de acuerdo con lo establecido en este decreto foral, se entenderá que se produce una sustitución de soportes y podrá realizarse la destrucción de los documentos copiados y emitidos originalmente en papel, de conformidad con la normativa existente en materia de archivos y documentos.

Artículo 9 Gestión de documentos y expedientes electrónicos

1. Los documentos electrónicos serán almacenados y custodiados en el sistema de Archivo Digital de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, siempre que cuenten con los metadatos de documento obligatorios establecidos en el Modelo de Gestión Documental con Archivo Digital publicado en la «Sede Electrónica de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra».

2. Los documentos electrónicos que formen un expediente electrónico deben contener los metadatos de expediente obligatorios establecidos en el Modelo de Gestión Documental con Archivo Digital publicado en la «Sede Electrónica de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra».

3. Los expedientes electrónicos se archivarán en el sistema de Archivo Digital, y, una vez finalizada su tramitación y añadidos todos los metadatos obligatorios del expediente, se trasferirán al órgano competente en archivos y patrimonio documental de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra que a partir de ese momento será responsable de su custodia.

Disposición transitoria única Documentos e imágenes electrónicas ya existentes

Los documentos e imágenes electrónicas ya existentes en la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y sus Organismos Públicos antes de la publicación de este Decreto Foral, podrán ser incorporadas al Archivo Digital de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, mediante el siguiente procedimiento:

• a) Resolución del Director General competente en la materia a que se refieran los citados documentos o imágenes electrónicos, en la que se haga constar la validez de los mismos y se autorice dicha incorporación.
• b) Incorporación de los metadatos obligatorios tanto de documento electrónico como, en su caso, de expediente electrónico, establecidos en el Modelo de Gestión Documental con Archivo Digital publicado en la «Sede Electrónica de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra».
• c) Certificación del proceso con el sello electrónico de la Administración.

Disposición final primera Habilitación al Consejero titular en materia de Presidencia

Se faculta al Consejero titular de la materia de Presidencia, para dictar cuantas actuaciones fuesen necesarias para el desarrollo y aplicación del presente decreto foral.

Disposición final segunda Entrada en vigor

El presente decreto foral entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Navarra.