Ley 19/2002, de 24-10-2002, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha

Artículo 45 Definición

Las transferencias de documentos tienen el carácter de un procedimiento administrativo especial de las Administraciones Públicas consistente en la entrega, ordenada y relacionada por escrito, de los documentos de un archivo a otro, así como del traspaso de las responsabilidades relativas a su custodia y conservación.

Artículo 46 Plazos

1. Los órganos de las Administraciones Públicas y demás entidades integradas en el Sistema de Archivos transferirán su documentación de acuerdo a los siguientes plazos:

• a) Los archivos de oficina custodiarán un documento un máximo de cinco años, transcurrido este plazo lo transferirán al archivo central que les corresponda.
• b) Los archivos centrales custodiarán un documento un máximo de quince años, transcurrido este plazo lo transferirán al archivo intermedio que les corresponda.
• c) Los archivos intermedios custodiarán un documento un máximo de treinta años, transcurrido este plazo lo transferirán al archivo histórico definitivo que les corresponda.

2. A efectos del inicio del cómputo de los plazos máximos anteriores, los expedientes administrativos constituyen una unidad documental, tomándose como fecha inicial la fecha de la resolución o acto que ponga término al procedimiento. Cuando se trate de expedientes de información y conocimiento, en los que no exista resolución o acto que ponga fin al procedimiento, se computará el plazo para realizar la transferencia a partir de la fecha del primer documento.

3. Las transferencias de ficheros automatizados se regirán por el régimen general de transferencias de documentos. El plazo se computará a partir de la fecha del primer dato introducido.

Artículo 47 Excepciones a los plazos

1. Podrán ampliarse los plazos máximos para transferir la documentación cuando, por razones de eficacia, la gestión de los servicios públicos así lo exija. La ampliación de estos plazos deberá ser motivada por el órgano responsable de la custodia y aprobada por las Comisiones de Acceso a los Documentos creadas en los respectivos subsistemas.

2. El traspaso de funciones y servicios entre diferentes organismos y entidades pertenecientes al Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha dará lugar a la transferencia de la documentación que sea imprescindible para la gestión administrativa, debiéndose levantar acta de entrega de la misma.

3. La supresión, extinción o privatización de las actividades de cualquiera de las entidades y personas pertenecientes al Sistema de Archivos de Castilla-La Mancha dará lugar a la transferencia de la documentación que no sea imprescindible para la gestión al archivo público que le corresponda.

Artículo 48 Definición

La eliminación de documentos tiene el carácter de un procedimiento especial de las Administraciones Públicas consistente en la exclusión y destrucción física de tos documentos como bienes del patrimonio documental. En cualquier caso la documentación custodiada en los archivos públicos no podrá ser destruida mientras posea valor administrativo, jurídico e histórico.

Artículo 49 Procedimiento

1. Los responsables de los archivos públicos podrán proponer a la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha la eliminación de aquellos documentos o series documentales que carezcan de utilidad administrativa.

2. Los dictámenes de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha serán vinculantes y las resoluciones del órgano competente publicadas en el Diario Oficial de Castilla-La Mancha. 3. Una vez autorizada y ejecutada la destrucción de documentos, la unidad responsable deberá expedir certificación de la misma y remitirla al Secretario de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha. 4. Si la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha dictaminara que los documentos o series documentales deben ser conservados permanentemente, éstos se transferirán al archivo histórico que le corresponda.