Artículo 1 Objeto

El presente Reglamento establece el Sistema de gestión de los documentos administrativos y de los archivos dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y las normas generales de su organización y funcionamiento.

Artículo 2 Ámbito de aplicación

El presente Reglamento es de aplicación a la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, sus Organismos Autónomos, Entes públicos y Empresas Públicas con participación de capital mayoritario de la Administración autonómica.

Los documentos que conforman la historia clínica en los centros y establecimientos hospitalarios se regirán por su normativa específica.

Artículo 3 Sistema de gestión de los documentos y organización de los archivos

El Sistema de gestión de los documentos administrativos y de organización de los archivos se configura como el conjunto de operaciones y técnicas, integradas en la gestión administrativa general que, basadas en el análisis de la producción, tramitación y valor de los documentos, se dirigen a la planificación, el control, el uso, la conservación y la transferencia o eliminación de los documentos con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable. Asimismo, supone la configuración de centros y servicios que lleven a cabo la planificación, tratamiento y organización de los fondos documentales generados por la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, sus Organismos Autónomos, Entes públicos y Empresas Públicas con participación de capital mayoritario de la Administración autonómica, para hacerlos accesibles y ponerlos al servicio de la información, la gestión administrativa y la investigación.

Artículo 4 Definiciones

A efectos de este Reglamento se entiende por:

• a) Unidad archivística: es el elemento básico de las agrupaciones documentales, que puede ser simple, cuando se compone de un solo documento, o compleja, cuando se trata de una agregación sucesiva de documentos. La unidad archivística más utilizada es el expediente administrativo; otras unidades archivísticas muy utilizadas son el libro de registro, el acta de órgano colegiado, el informe jurídico-administrativo y la correspondencia.
• b) Documento de archivo: es toda fuente de información de cualquier antigüedad, en lenguaje textual, gráfico, sonoro en imagen y/o audiovisual, natural o codificado, en cualquier soporte material, incluyendo expresamente los informáticos, producida o recibida por un organismo en el ejercicio de sus actividades, excluidos los ejemplares no originales de ediciones.
• c) Documentación de apoyo informativo: está constituida por ejemplares múltiples (impresos, fotocopias, ...), de origen y características diversos, cuya utilidad en la Administración reside en la información que contienen para ayudar a la gestión.
• d) Colección de documentos: es la reunión de documentos que sin poseer carácter orgánico, responde a criterios subjetivos o de conservación.
• e) Serie documental: es el conjunto de unidades archivísticas producidas en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una misma norma de procedimiento. Se consideran series documentales comunes el conjunto de unidades archivísticas producidas en el ejercicio de una función o actividad administrativa regulada por una misma norma de procedimiento y común a todos los Departamentos de la Administración autonómica; y series documentales específicas el conjunto de unidades archivísticas producidas en el ejercicio de una función o actividad administrativa regulada por una misma norma de procedimiento y propia de cada Departamento.
• f) Fondo documental: se denomina fondo documental a la agrupación orgánica de documentos generados por una Institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones, que constituyen el conjunto de las actividades por ella desarrolladas, y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e información de sus derechos e intereses, a la adecuada gestión de las instituciones y al fomento de la investigación.
• g) Centro de archivo: es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes fondos documentales de una o diversas procedencias para los fines anteriormente expuestos, dotado de las instalaciones adecuadas y personal especializado suficiente para su atención.
• h) Gestión documental: es la parte de la gestión administrativa centrada en la aplicación de los principios de economía, eficacia y eficiencia en la producción, explotación, valoración, eliminación y servicio de los documentos.
• i) Identificación documental: es la actividad que tiene como objetivo el estudio de la estructura orgánica y de las funciones del órgano o sujeto productor de los documentos, y la determinación de las series documentales, que son testimonio de las actuaciones de ese órgano en el ejercicio de sus funciones.
• j) Valoración documental: es la actividad que tiene por finalidad analizar y establecer en los documentos los valores primarios, que responden a las necesidades administrativas, fiscales o legales propias de la Administración, y los valores secundarios, derivados de su importancia para la investigación.
• k) Tablas de valoración documental: son los documentos que determinan, de cada serie documental, su código, denominación, órgano productor, función administrativa que ha dado lugar a su existencia y plazos previstos para su transferencia, conservación y eliminación.
• l) Transferencia documental: comprende el conjunto de operaciones por las que los documentos, así como las responsabilidades derivadas de su custodia, pasa de una fase de archivo a otra en función de las normas y plazos establecidos.
• m) Expurgo: selección de los documentos que van a destruirse conforme a los plazos establecidos en la correspondiente tabla de valoración documental.
• n) Eliminación: acto físico de destrucción de documentos.