Real Decreto 938/2005, de 29 de julio, por el que se dictan normas sobre el seguimiento y aplicación contable de los fondos disponibles en los servicios del exterior

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• INTRODUCCION
• Artículo 1 Ámbito de aplicación
• Artículo 2 Disposiciones generales
• Artículo 3 Información que deben remitir los servicios del exterior
• Artículo 4 Seguimiento de los ingresos y fondos pendientes de compensar de los servicios del exterior
• Artículo 5 Procedimiento de compensación de los ingresos en el exterior con nuevos libramientos de fondos
• Artículo 6 Información a remitir a los servicios del exterior
• Artículo 7 Transferencia de fondos de los servicios del exterior
• Artículo 8 Ajuste contable a fin de ejercicio
• Artículo 9 Remisión de la información en formato electrónico
• DISPOSICIONES ADICIONALES
  • Disposición adicional única Justificación de las cantidades no invertidas de los libramientos a justificar
• DISPOSICIONES TRANSITORIAS
  • Disposición transitoria única Régimen de los ingresos producidos en los servicios del exterior antes de la entrada en vigor de este real decreto
• DISPOSICIONES FINALES
  • Disposición final primera Habilitación normativa
  • Disposición final segunda Entrada en vigor
• ANEXO. Modelos de los estados de la «cuenta de gestión»

Artículo 1 Ámbito de aplicación

1. Este real decreto será de aplicación a las unidades de la Administración General del Estado, de sus organismos autónomos y demás entidades del sector público estatal administrativo, situadas en territorio nacional o en el extranjero, en lo que se refiere al seguimiento y aplicación contable de los ingresos y demás fondos de que dispongan los servicios del exterior, y a fin de respetar el principio de presupuesto bruto.

2. Este real decreto no es aplicable a los anticipos de fondos concedidos a cuenta de los Presupuestos Generales del Estado a favor de los servicios del exterior, regulados en el apartado 2 de la disposición adicional quinta de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria. Las compensaciones de estos anticipos se efectuarán de acuerdo con el procedimiento establecido en el Real Decreto 591/1993, de 23 de abril, por el que se regulan determinados aspectos relacionados con la gestión de gastos y pagos en el exterior, y en todo caso tendrán preferencia sobre las compensaciones reguladas en el artículo 5 de este real decreto.

Artículo 2 Disposiciones generales

1. Los servicios del exterior deberán utilizar los ingresos que reciban y los remanentes de libramientos para el pago de las obligaciones que deban satisfacer, dentro de las consignaciones presupuestarias asignadas, por lo que no deberán reintegrar dichos fondos, excepto en el caso previsto en el artículo 7.

En todo caso, los gastos que se atiendan con los fondos disponibles por los servicios del exterior deberán cumplir las normas presupuestarias establecidas para cada tipo de gasto.

2. Los servicios del exterior deberán remitir una cuenta periódica con los movimientos y la situación de dichos fondos no reintegrados, según lo indicado en el artículo 3, a los efectos de que se pueda realizar su seguimiento, así como su aplicación contable y presupuestaria en el momento de su compensación con nuevos libramientos de fondos a favor de dichos servicios.

En el caso de países con moneda nacional diferente a la divisa de situación de los libramientos de fondos (moneda local), las compensaciones con nuevos libramientos de fondos a favor de los servicios ubicados en dichos países sólo se efectuarán con respecto a los fondos materializados en la divisa de situación de dichos libramientos, y no con los disponibles en moneda local. A estos efectos, antes del final del periodo de cada cuenta a la que se refiere el párrafo anterior, estos servicios deberán convertir a divisa de situación los saldos disponibles en moneda local, salvo que, con carácter excepcional y con la autorización de los centros gestores del departamento ministerial u organismo, por razones justificadas no pueda o no deba efectuarse dicha conversión, o bien se prevea la utilización de estos saldos disponibles para realizar pagos por futuros gastos denominados en la moneda local.

Opcionalmente, cada departamento ministerial u organismo podrá determinar que con carácter general no se conviertan a divisa de situación los saldos disponibles en moneda local a que se refiere el párrafo anterior. En este caso, las compensaciones con nuevos libramientos de fondos a favor de los servicios del exterior también se efectuarán con respecto a los fondos materializados en dicha moneda local. Sólo para el caso de que la moneda local no sea en ese momento convertible en el mercado internacional o local dichos fondos no podrán ser objeto de compensación.

Artículo 3 Información que deben remitir los servicios del exterior

1. Con periodicidad trimestral, los servicios del exterior deberán remitir, dentro de los 15 días siguientes al final de cada trimestre natural, a la unidad central de caja regulada en el artículo 4.3 del Real Decreto 640/1987, de 8 de mayo, sobre pagos librados a justificar, una cuenta en la que se informe de la gestión de los fondos disponibles en dichos servicios (en adelante, «cuenta de gestión»), según el modelo que se incluye en el anexo. En la «cuenta de gestión» se deberán consignar las operaciones que se han producido durante el trimestre al que aquella se refiera.

La «cuenta de gestión» estará formada por los siguientes estados:

• a) ?Estado de movimientos y situación de los fondos?.

  Los importes de este estado se expresarán en divisa de situación al tipo de cambio que se determine de acuerdo con los criterios de la Intervención General de la Administración del Estado y se incluirán en él tanto los movimientos y saldos relativos a la tesorería existente en divisa de situación como, en su caso, en moneda local, detallando los siguientes conceptos:

  • 1.º Saldo de tesorería al inicio del trimestre: incluirá la tesorería existente en las cuentas bancarias y en la caja de efectivo al inicio del trimestre, y deberá coincidir con el saldo de tesorería al final del trimestre anterior.
  • 2.º Cobros: incluirá los recibidos durante el trimestre.
  • 3.º Pagos: incluirá los efectuados durante el trimestre.
  • 4.º Saldo de tesorería al final del trimestre: incluirá la tesorería existente en las cuentas bancarias y en la caja de efectivo al final del trimestre.
• b) ?Estado de remanentes e ingresos pendientes de compensar?.

  Los importes de este estado se expresarán en divisa de situación y se referirán exclusivamente a los remanentes e ingresos producidos en divisa de situación, detallando los siguientes conceptos:

  • 1.º Ingresos por tasas consulares: incluirá los importes recaudados por tasas en el trimestre al que se refiere la «cuenta de gestión».
  • 2.º Remanentes de libramientos: incluirá, distinguiendo los relativos a operaciones corrientes de los de operaciones de capital, aquellos que se hayan generado en el trimestre al que se refiera la «cuenta de gestión», si bien, en el caso de libramientos de pagos a justificar periódicos, trasladarán sus remanentes al siguiente libramiento de idéntica naturaleza dentro del ejercicio. Finalmente, los remanentes de libramientos periódicos correspondientes al último periodo del ejercicio figurarán en la «cuenta de gestión» del trimestre en el que se hayan puesto de manifiesto de acuerdo con el plazo para la rendición de la cuenta justificativa del último libramiento periódico.
  • 3.º Otros ingresos: incluirá los demás ingresos producidos en los servicios en el exterior no incluidos en los conceptos anteriores. Atendiendo a la importancia que pueda tener alguno de los ingresos que incluya este epígrafe, se podrá desarrollar en otros conceptos, de acuerdo con el criterio de la unidad central de caja.

    Dentro de los tres días hábiles siguientes al de recepción de la «cuenta de gestión», la unidad central de caja deberá remitirla a la oficina de contabilidad del correspondiente departamento ministerial u organismo.

2. Los centros gestores no tramitarán nuevos libramientos a favor de los servicios del exterior mientras incumplan la obligación de remisión de la «cuenta de gestión», excepto en casos extraordinarios debidamente justificados que se incluirán en la oportuna orden del Ministro o resolución del titular del organismo al que pertenezcan, que se aprobará por cada uno de los libramientos específicos afectados.

En este último caso, dicha orden o resolución se adjuntará con el documento contable para el libramiento de fondos.

3. Cuando se trate de un servicio ubicado en un país cuya moneda nacional sea el euro, la «cuenta de gestión» se confeccionará en esa moneda.

4. Cuando se trate de un servicio ubicado en un país con una moneda nacional coincidente con la divisa de situación de los libramientos de fondos, la «cuenta de gestión» se confeccionará en dicha moneda.

5. Cuando se trate de un servicio ubicado en un país con una moneda nacional no coincidente con la divisa de situación de los libramientos de fondos (moneda local), dicho servicio confeccionará el «Estado de remanentes e ingresos pendientes de compensar» en la divisa de situación de los libramientos de fondos, en el que se incluirán:

• a) Los ingresos y remanentes de libramientos realizados en divisa de situación no convertidos a moneda local.
• b) El importe de los ingresos realizados en moneda local que se hayan convertido a divisa de situación, bien por su conversión física, bien por el pago de obligaciones mediante la utilización de moneda local. En ambos casos se utilizará el tipo de cambio que se determine de acuerdo con los criterios de la Intervención General de la Administración del Estado para figurar los importes en el «Estado de remanentes e ingresos pendientes de compensar».

  Sin embargo, para el supuesto incluido en el último párrafo del artículo 2.2, el «Estado de remanentes e ingresos pendientes de compensar» se confeccionará en la divisa de situación de los libramientos de fondos y se incluirán los ingresos y remanentes de libramientos realizados tanto en divisa de situación como en moneda local. A los efectos de la valoración de la moneda local, se utilizará el tipo de cambio que se determine de acuerdo con los criterios de la Intervención General de la Administración del Estado. Sólo en el caso de que la moneda local no sea en ese momento convertible en el mercado internacional o local, no se incluirán los ingresos en dicha moneda local en el «Estado de remanentes e ingresos pendientes de compensar» hasta el momento en que sea posible dicha convertibilidad.

Artículo 4 Seguimiento de los ingresos y fondos pendientes de compensar de los servicios del exterior

1. La oficina de contabilidad de cada departamento ministerial u organismo llevará un registro a través del que se efectuará el seguimiento y control de los ingresos y remanentes de libramientos producidos en los servicios del exterior que estén pendientes de compensar.

2. Las capturas de las operaciones en este registro se efectuarán a partir de la información contenida en el «Estado de remanentes e ingresos pendientes de compensar» de la «cuenta de gestión». Todas las anotaciones en el registro se efectuarán en la misma moneda a la que se refiera dicho estado.

Los datos del registro se estructurarán atendiendo al concepto de ingreso al que correspondan, y dentro de cada concepto de ingreso se distinguirá el periodo del «Estado de remanentes e ingresos pendientes de compensar» en el que han sido incluidos.

Los conceptos de ingreso serán los siguientes:

• a) Ingresos por tasas consulares, que incluirá los importes recaudados por tasas.
• b) Remanentes de libramientos, correspondientes a las cantidades no invertidas de estos.
• c) Otros ingresos, que incluirá los demás ingresos producidos en los servicios del exterior no incluidos en los conceptos anteriores. Atendiendo a la importancia que pueda tener alguno de los ingresos que incluya este concepto, se podrá desglosar en otros conceptos, de acuerdo con la información que se recoja en el «Estado de remanentes e ingresos pendientes de compensar».

3. En el registro se deberá llevar el seguimiento por cada concepto de ingreso y periodo, de los importes reservados por los centros gestores para compensar, de los importes compensados y, en su caso, de acuerdo con lo indicado en el artículo 7, de los importes ingresados en el Tesoro público o en la tesorería central de la entidad. Como resultado, se podrá obtener en cualquier momento el saldo pendiente de compensar por cada concepto de ingreso y periodo.

Artículo 5 Procedimiento de compensación de los ingresos en el exterior con nuevos libramientos de fondos

1. Cuando se tramiten libramientos de fondos a favor de servicios del exterior, previamente a la expedición de los documentos contables OK o ADOK, los centros gestores deberán consultar si dichos servicios tienen saldos pendientes de compensar en el registro regulado en el artículo 4 anterior, y se procederá a anotar en dicho registro las oportunas reservas de dichos saldos para realizar las compensaciones en dichos libramientos.

En la reserva de saldos pendientes de compensar indicado en el párrafo anterior, las anotaciones se efectuarán según el orden siguiente: en primer lugar, en el saldo pendiente en el concepto de remanentes de libramientos de fondos; en segundo lugar, en el del concepto de otros ingresos, y en tercer lugar, en el del concepto de tasas consulares. Dentro de cada concepto tendrán preferencia los importes que correspondan al periodo más antiguo.

2. Los centros gestores expedirán los oportunos documentos contables OK o ADOK para los libramientos a favor de servicios del exterior, introduciendo como descuentos las cantidades reservadas según lo indicado en el apartado anterior, que se imputarán a los conceptos contables que determine la Intervención General de la Administración del Estado.

Para la cuantificación en euros de los descuentos incluidos en el libramiento de fondos se aplicará el mismo tipo de cambio que para la cuantificación del importe íntegro de dicho libramiento.

Asimismo, en el texto libre de dichos documentos contables se deberá identificar la reserva de saldo realizada, indicando, en su caso, los importes en divisas que se están compensando.

Si en el plazo de 15 días, contados desde el momento de la reserva de saldos, no se ha recibido en la oficina de contabilidad el correspondiente documento OK o ADOK, dicha oficina efectuará las comprobaciones oportunas y procederá, en su caso, a la anulación de la reserva de saldos.

3. Una vez recibidos los documentos OK o ADOK en la oficina de contabilidad, esta comprobará que la reserva de saldo se efectuó en el registro regulado en el artículo 4 en los mismos términos que figuran en los documentos contables.

Seguidamente, la oficina de contabilidad capturará los documentos OK o ADOK en el sistema de información contable. Asimismo, deberá traspasar en el registro regulado en el artículo 4 los correspondientes importes de la situación de reservados a la de compensados.

4. Teniendo en cuenta que la expedición de documentos contables no es obligatoria en el caso de las entidades del sector público estatal administrativo distintas de la Administración General del Estado, estas entidades deberán adecuar las normas contenidas en este artículo a los procedimientos contables que tengan en vigor.

Artículo 6 Información a remitir a los servicios del exterior

1. Una vez que la oficina de contabilidad efectúe las anotaciones indicadas en el artículo anterior, los centros gestores deberán proceder a comunicar a los servicios del exterior las compensaciones realizadas, identificando el libramiento, así como los descuentos que lleve incorporado, indicando los conceptos de ingresos a los que corresponden dichos descuentos, así como los importes en divisas que se compensan de cada uno.

2. Una vez que los servicios del exterior reciban la información indicada en el apartado anterior, efectuarán las oportunas anotaciones en sus registros contables, y deberán aplicar los importes compensados que han sido comunicados por los centros gestores siguiendo los criterios del artículo 5.1.

Artículo 7 Transferencia de fondos de los servicios del exterior

1. En el caso de servicios del exterior cuyos ingresos compensables sean superiores a sus gastos, no se podrán compensar totalmente los ingresos disponibles con nuevos libramientos de fondos mediante el procedimiento establecido en este real decreto. Por ello, estos servicios deberán transferir al Tesoro público, o a la cuenta del correspondiente organismo o entidad, aquellos fondos que no se hayan podido compensar dentro del semestre natural siguiente al del trimestre de la «cuenta de gestión» en la que se hayan incluido dichos fondos. El incumplimiento de esta obligación tendrá los mismos efectos que se establecen en el artículo 3.2.

No obstante, el centro gestor podrá autorizar el retraso en la transferencia de fondos o bien la disminución de su importe cuando las previsiones de gasto del servicio del exterior así lo aconsejen y lo solicite previamente por razones justificadas que se incluirán en la oportuna orden del Ministro o resolución del titular del organismo al que pertenezcan, que se aprobará por cada una de las transferencias de fondos específicas afectadas.

2. La unidad central de caja deberá informar a su respectiva oficina de contabilidad de las transferencias de fondos realizadas por los servicios del exterior, identificando los conceptos de ingresos y periodos a los que corresponden. La información anterior se deberá acompañar de la carta de pago o certificado demostrativo del ingreso en el Tesoro público, en la cuenta del organismo o en la cuenta en la que se tienen que ingresar los fondos transferidos.

La oficina de contabilidad deberá proceder a anotar en el registro regulado en el artículo 4 los importes que han sido transferidos por los servicios del exterior.

Artículo 8 Ajuste contable a fin de ejercicio

Con base en el «Estado de movimientos y situación de los fondos» de la «cuenta de gestión», relativo al último trimestre o periodo de cada ejercicio, y de acuerdo con las instrucciones que dicte al efecto la Intervención General de la Administración del Estado, las oficinas de contabilidad procederán a ajustar con fecha 31 de diciembre los saldos contables de tesorería, de forma que queden debidamente registrados en contabilidad los fondos existentes en dicha fecha en las cuentas bancarias y cajas de efectivo de cada servicio del exterior.

Artículo 9 Remisión de la información en formato electrónico

Cuando lo permitan los sistemas de información utilizados por los servicios del exterior, y mediante resolución conjunta previa de la Intervención General de la Administración del Estado y la Dirección General del Tesoro y Política Financiera, se podrá sustituir toda la documentación en papel incluida en la «cuenta de gestión» por un fichero de datos que incorpore todos y cada uno de los campos presentes en dicha cuenta, así como la firma electrónica de los responsables autorizados para la firma de la cuenta en soporte papel.

Véase Res. 10 junio 2015, conjunta de la Intervención General de la Administración del Estado y de la Secretaría General del Tesoro y Política Financiera, por la que se establece la remisión mediante medios electrónicos de la información establecida en el anexo al R.D. 938/2005, de 29 de julio, por el que se dictan normas sobre el seguimiento y aplicación contable de los fondos disponibles en los servicios del exterior («B.O.E.» 26 junio).LE0000555509_20151226

Disposición adicional única Justificación de las cantidades no invertidas de los libramientos a justificar

A los efectos de la formación de las cuentas justificativas de la inversión de los libramientos a justificar a favor de servicios en el exterior, se hará constar en la correspondiente cuenta justificativa la «cuenta de gestión» periódica, a la que se refiere el apartado 1 de la disposición adicional quinta de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, y en el artículo 3 de este real decreto, en la que se haya incluido o se incluirá el remanente del libramiento a justificar.

Disposición transitoria única Régimen de los ingresos producidos en los servicios del exterior antes de la entrada en vigor de este real decreto

Los servicios del exterior deberán remitir una «cuenta de gestión» específica correspondiente al periodo comprendido entre el inicio del ejercicio 2005 y el día anterior a la entrada en vigor de este real decreto, dentro de los 15 días siguientes a dicha entrada en vigor. En el «Estado de remanentes e ingresos pendientes de compensar» integrante de dicha «cuenta de gestión», se incluirán los remanentes e ingresos producidos en el citado periodo, que no hayan sido transferidos al Tesoro público, o a la cuenta del correspondiente organismo o entidad, y que se encuentren pendientes de compensar.

Disposición final primera Habilitación normativa

La Intervención General de la Administración del Estado y la Dirección General del Tesoro y Política Financiera podrán dictar resoluciones en materias específicas y en el ámbito de sus competencias, para la aplicación de este real decreto, y, en particular, podrán introducir modificaciones en el anexo inicialmente aprobado en este real decreto, mediante resolución conjunta de ambos centros.

Véase Res. 23 marzo 2006, de la Intervención General de la Administración del Estado, para la aplicación del R.D. 938/2005, de 29 de julio, por el que se dictan normas sobre el seguimiento y aplicación contable de los fondos disponibles en los servicios del exterior («B.O.E.» 4 abril).LE0000228484_20060405

Disposición final segunda Entrada en vigor

El presente real decreto entrará en vigor el 1 de enero de 2006.