Llevar la contabilidad de forma correcta y ajustada a la realidad es una responsabilidad básica en todo negocio. Sin embargo, hay quien recurre al software de doble uso para manipular los “números” con el fin de esquivar el pago de impuestos. Esta mala praxis tiene los días contados, el Gobierno, retomando las obligaciones reguladas en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, ha promulgado un nuevo Real Decreto (RD 1007/2023, de 5 de diciembre), por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

De entre las novedades incluidas en aquella Ley 11/2021 destacaba la introducción de una nueva obligación, dirigida a los fabricantes, productores y comercializadores de programas informáticos de contabilidad y gestión empresarial, así como a los usuarios de estos. Se pretendía entonces, y ahora también, que los softwares que soportan procesos contables, de facturación o de gestión empresarial cumplan los requisitos de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Esta imposición, establecida en el artículo 29.2, apartado j), de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, además de tratar de evitar la manipulación de datos contables y de gestión, implica nuevas obligaciones para los contribuyentes, al venir acompañada de un régimen sancionador, que se regula a través del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria.

Tal y como establece el artículo 25 del Código de Comercio, “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios”. 

Así era, es y sobre todo será. Anotado un asiento, si posteriormente detectamos un error en el mismo, la forma de corregirlo es realizando un contra asiento para anularlo, y después proceder a su registro correcto en el momento que se detecte. Dejando de este modo, un rastro o trazabilidad del error.

Esto no es nuevo, pero con los programas informáticos actuales, muchos usuarios conseguían vulnerar el sistema porque permitían, entre otras irregularidades, anular un asiento, hacerlo desaparecer y sustituirlo por otro, sin dejar rastro o trazabilidad del anterior.

Al igual que han hecho otros países de nuestro entorno, esta nueva norma pretende, además de incentivar la concienciación de los clientes y del público en general favoreciendo la colaboración activa contra los incumplimientos:

a) Reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales.

b) Conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la Administración tributaria.

c) Incentivar al consumidor final para que solicite los comprobantes de sus operaciones y pueda remitir voluntariamente a la Administración tributaria la información básica de esas facturas para verificar su registro y la exactitud de los datos reflejados en las mismas.

d) Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados, dificultando la falsificación de los registros de facturación mediante el uso de elementos de seguridad y control en los registros informáticos y en las facturas.

e) Contribuir a una mayor igualdad ante la ley y a un reforzamiento de los principios de equidad y capacidad contributiva en el reparto de las cargas tributarias.

f) Conseguir una mayor eficacia en la comprobación tributaria de los órganos que tienen asignada esa competencia.

g) Facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, tal y como se ha constatado en aquellos países en que se ha implantado la obligación de remisión de los datos de forma previa, inmediata o posterior al momento de realización de las operaciones.

Registros con información de facturación

El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, establece que los sistemas informáticos deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Así, la pieza fundamental del sistema es la capacidad de generar y almacenar de forma segura los registros de facturación. Para ello, los registros informáticos de 'alta' deberán incluir, entre otros datos:

• El número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.

• El número y, en su caso, serie de la factura.

• La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.

• El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada

• La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.

• Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria (Artículo 10 del Reglamento aprobado por el RD 1007/2023).

La norma también incluye elementos de seguridad para garantizar su no alteración:

• El denominado 'hash' encadenado. Es decir, cada factura genera una huella única que la vincula con determinados elementos de las facturas anteriores, de modo que una alteración en cualquier factura altera la referida huella (Artículo 12 del Reglamento aprobado por el RD 1007/2023).

• El empleo de códigos QR que facilitan la captura y digitalización de la información impresa.

• El uso de firma digital, salvo en el supuesto de envío de datos voluntario a la Agencia Tributaria, para asegurar el no repudio de los registros (Artículo 15 del Reglamento aprobado por el RD 1007/2023).

Las obligaciones de funcionamiento de estos sistemas electrónicos de facturación afectan a todas las facturas o justificantes equivalentes, incluyendo especialmente la factura simplificada, y a todos los empresarios y profesionales. Sin embargo, la norma recoge algunas excepciones. En concreto, no se aplicarán a los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII), ni a algunos supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca, y tampoco a una serie de operaciones excluidas de la obligación de facturar (Artículo 4 del Reglamento aprobado por RD 1007/2023).

Declaración responsable

Todo sistema informático que se utilice para dar cumplimiento a las obligaciones contenidas en esta norma debe contar obligatoriamente con una declaración responsable de la que quede constancia formal, expedida por la persona o entidad productora, fabricante o desarrolladora que asegure el compromiso por parte de esta de suministrar productos digitales que cumplan con los requisitos establecidos en la normativa vigente.

La declaración responsable:

• Deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto.

• Podrá ser solicitada por el cliente o por la Administración tributaria a la persona o entidad productora o comercializadora del sistema, que deberá guardar y conservar las declaraciones de todas las versiones de los sistemas informáticos producidos o comercializados.

• Incluirá los datos referentes al sistema informático que permitan identificarlo y saber su tipología, composición y funcionalidades, así como conocer las características de su instalación. Además, contendrá los datos identificativos y de localización del productor del mencionado sistema informático y la fecha y lugar en que la firma.

Verificación

Con los requisitos, formalidades y límites establecidos por la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y por el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, que aprueba el Reglamento de las actuaciones y procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos, la Administración tributaria podrá personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema informático, y podrá exigir el acceso completo e inmediato a donde residan los registros de facturación y de eventos, o sus copias seguras, así como su descarga, volcado o copiado y consulta, siempre en formato legible, obteniendo, en su caso, el código de usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que fuera necesaria (Artículo 14 del Reglamento aprobado por el RD 1007/2023)

Entrada en Vigor

El reglamento ha entrado en vigor el 7 de diciembre, al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Sin embargo:
• Los productores y comercializadores de programas informáticos de facturación, tendrán que ponerlos en el mercado nueve meses después de que se publique la orden ministerial en la que se especifiquen los detalles técnicos (Disposición final tercera RD 1007/2023).

• Los empresarios y profesionales deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos regulados antes del 1 de julio de 2025.