El Parlamento y el Consejo de la Unión Europea han aprobado el Reglamento (UE) 2023/2844, de 13 de diciembre de 2023, sobre la digitalización de la cooperación judicial y del acceso a la justicia en asuntos transfronterizos civiles, mercantiles y penales, y por el que se modifican determinados actos jurídicos en el ámbito de la cooperación judicial, el cual tiene por objeto mejorar la eficiencia y la efectividad de los procesos judiciales, así como facilitar el acceso a la justicia mediante la digitalización de los canales de comunicación existentes.

Con ello se persigue un ahorro de costes y tiempo, una reducción de la carga administrativa y una mayor resiliencia ante circunstancias de fuerza mayor para todas las autoridades que participan en la cooperación judicial transfronteriza.

Objeto

El Reglamento establece, de una parte, un marco jurídico uniforme para el uso de la comunicación electrónica entre las autoridades competentes en los procedimientos de cooperación judicial en materia civil, mercantil y penal, y para el uso de la comunicación electrónica entre personas físicas o jurídicas y autoridades competentes en procedimientos judiciales en materia civil y mercantil, y de otra, normas sobre el uso de videoconferencias u otras tecnologías de comunicación a distancia con fines distintos de la obtención de pruebas con arreglo al Reglamento (UE) 2020/1783, la aplicación de firmas y sellos electrónicos, los efectos jurídicos de los documentos electrónicos y el pago electrónico de tasas.

Por tanto, tiene por objeto la digitalización de la comunicación en los asuntos con repercusiones transfronterizas que se inscriban en el ámbito de aplicación de determinados actos jurídicos de la Unión en materia civil, mercantil y penal, los cuales vienen enumerados en sus dos anexos. Debe determinarse con arreglo a estos actos jurídicos enumerados si un asunto tiene o no repercusiones transfronterizas.

Por el contrario, el Reglamento no es aplicable a las comunicaciones orales, por ejemplo, por teléfono o en persona, ni a la notificación y el traslado de documentos con arreglo al Reglamento (UE) 2020/1784 del Parlamento Europeo y del Consejo, ni a la obtención de pruebas con arreglo al Reglamento (UE) 2020/1783 del Parlamento Europeo y del Consejo.

Comunicación entre las autoridades competentes

Dispone la norma que la comunicación, con arreglo a los actos jurídicos enumerados en el anexo I, en el ámbito de la cooperación judicial en materia civil y mercantil, entre las autoridades competentes de Estados miembros distintos y, con arreglo a los actos jurídicos enumerados en el anexo II, en el ámbito de la cooperación judicial en materia penal, entre las autoridades competentes de Estados miembros distintos y entre una autoridad nacional competente y un órgano u organismo de la Unión, incluido el intercambio de formularios establecido por dichos actos, debe llevarse a cabo por medio de un sistema informático descentralizado seguro, eficaz y fiable para el intercambio de datos en los procesos judiciales transfronterizos.

El uso de canales digitales de comunicación entre las autoridades competentes debe reducir los retrasos en la tramitación de asuntos, tanto a corto como a largo plazo.

Con el fin de proporcionar una asistencia rápida, segura y eficaz a los solicitantes, la comunicación entre las autoridades competentes debe llevarse a cabo, por regla general, a través del sistema informático descentralizado, que debe utilizarse por defecto.

No obstante, las autoridades competentes podrán establecer la comunicación por medios alternativos cuando esta comunicación electrónica no fuese posible debido a la interrupción del sistema informático descentralizado, a la naturaleza física o técnica del material transmitido, o a causas de fuerza mayor, pero velando por que los medios de comunicación alternativos utilizados sean los más rápidos y adecuados y garanticen un intercambio de información seguro y fiable.

Asimismo, se contemplan las excepciones al uso de este sistema informático descentralizado.

En cualquier caso, teniendo en cuenta que las autoridades competentes manejan datos delicados, siempre se debe velar por la seguridad y la fiabilidad del intercambio de información a la hora de seleccionar los medios de comunicación adecuados.

El sistema de comunicación para la justicia digital mediante intercambio electrónico de datos (sistema e-CODEX), cuyo marco jurídico está establecido en el Reglamento (UE) 2022/850, es la herramienta más importante que se ha desarrollado para garantizar un intercambio electrónico transfronterizo de datos sobre asuntos entre las autoridades competentes que sea rápido, directo, interoperable, sostenible, fiable y seguro.

Cada Estado miembro podrá decidir utilizar el sistema informático descentralizado entre sus autoridades nacionales en los casos que entren en el ámbito de aplicación de los actos jurídicos enumerados en los anexos I y II, y los órganos u organismos de la Unión podrán decidir utilizar el sistema informático descentralizado para la comunicación dentro del órgano u organismo en los casos que entren en el ámbito de aplicación de los actos jurídicos enumerados en el anexo II.

Comunicación entre personas físicas o jurídicas y las autoridades competentes en materia civil y mercantil

Con el fin de facilitar el acceso de las personas físicas y jurídicas a las autoridades competentes en materia civil y mercantil, debe crearse un punto de acceso electrónico europeo, que debe alojarse en el en el Portal Europeo de e-Justicia, como parte del sistema informático descentralizado, el cual debe contener información para las personas físicas y jurídicas sobre su derecho a la asistencia jurídica gratuita y a través del cual estas deben poder presentar demandas y solicitudes, enviar, solicitar y recibir información pertinente desde el punto de vista procesal, incluidos los expedientes digitalizados o partes de ellos, y establecer comunicación, directamente o a través de su representante, con las autoridades competentes en los casos en que se aplique el presente Reglamento, o recibir notificaciones y traslados de documentos judiciales o extrajudiciales.

El apartado 2 del artículo 4 detalla aquellos casos en que podrá utilizarse este punto de acceso electrónico a escala de la Unión, el cual estará diseñado de tal forma que garantice la identificación de los usuarios.

Las personas físicas y jurídicas deben poder acceder a la información pertinente del Portal Europeo de e-Justicia a través de los enlaces del punto de acceso electrónico europeo.

En caso de comunicación de personas jurídicas con las autoridades competentes, debe fomentarse el uso por defecto de medios electrónicos. No obstante, la elección entre la comunicación electrónica y otros medios de comunicación debe dejarse a discreción de las personas físicas afectadas.

Vistas por videoconferencia o por medio de otras tecnologías de comunicación a distancia

Para facilitar las vistas orales en los procesos civiles, mercantiles y penales con repercusiones transfronterizas, el texto contempla el uso facultativo de la videoconferencia u otras tecnologías de comunicación a distancia, que deben permitir a la autoridad competente autenticar la identidad de las personas a las que se vaya a tomar declaración y facilitar la comunicación visual, sonora y oral durante la vista, pero cumpliendo las normas aplicables de protección de datos personales, de la confidencialidad de las comunicaciones y de la seguridad de los datos.

Una mera llamada telefónica no debe considerarse una tecnología de telecomunicación adecuada para las vistas orales.

A estos efectos, el reglamento regula la participación en estas vistas atendiendo a la disponibilidad de tales tecnologías, la opinión de las partes en el procedimiento sobre el uso de tales tecnologías, y la idoneidad del uso de tal tecnología en las circunstancias concretas del asunto. La autoridad competente que celebre la vista garantizará que las partes y sus representantes, incluidas las personas con discapacidad, tengan acceso a la videoconferencia para la vista, debiendo permitirse el uso de la interpretación.

De forma específica se detallan los actos jurídicos en los que se hará uso de la videoconferencia u otras tecnologías de comunicación a distancia y se concreta el procedimiento para iniciar y celebrar dichas vistas, con especial referencia al ámbito penal.

Servicios de confianza, efectos jurídicos de los documentos electrónicos y pago electrónico de tasas

La norma contiene un marco regulador común para el reconocimiento de los medios de identificación electrónica y los servicios de confianza electrónicos («servicios de confianza eIDAS»), en particular firmas electrónicas, sellos electrónicos, sellos de tiempo, servicios de entrega electrónica y autenticación de sitios web, a los que se les reconoce el mismo estatuto jurídico que a sus equivalentes físicos a través de las fronteras, para lo cual establece el uso de los servicios de confianza eIDAS a efectos de la comunicación digital.

Así, cuando un documento transmitido como parte de la comunicación electrónica requiera un sello o una firma, las autoridades competentes deben utilizar un sello o firma electrónicos cualificado y las personas físicas o jurídicas deben utilizar una firma electrónica cualificada o un medio de identificación electrónica.

Por otra parte, se dispone que no se denegarán los efectos jurídicos de los documentos transmitidos como parte de la comunicación electrónica ni se considerarán inadmisibles en el contexto de los procesos judiciales transfronterizos contemplados en los actos jurídicos enumerados en los anexos por el mero hecho de estar en forma electrónica.

Además, se establece que los medios técnicos de pago electrónico de las tasas en los casos con implicaciones transfronterizas que entren en el ámbito de aplicación de dichos actos jurídicos deben cumplir las normas aplicables en materia de accesibilidad. Cuando los medios disponibles de pago electrónico de tasas lo permitan, estarán accesibles a través del punto de acceso electrónico europeo.

Los Estados miembros dispondrán la posibilidad de efectuar el pago electrónico de tasas, incluso desde Estados miembros que no sean aquel en el que tenga su sede la autoridad competente.

Procedimiento

La Comisión adoptará actos de ejecución sobre el sistema informático descentralizado y sobre el punto de acceso electrónico europeo y será responsable de la creación, la accesibilidad, el desarrollo y el mantenimiento de un programa informático de aplicación de referencia, que los Estados miembros podrán optar por utilizar como sistema final en lugar de un sistema informático nacional.

Asimismo, proporcionará, mantendrá y prestará apoyo al programa informático de aplicación de referencia gratuitamente, el cual ofrecerá una interfaz común para la comunicación con otros sistemas informáticos nacionales.

Por su parte, los Estados miembros garantizarán que se ofrezca a los profesionales de la justicia correspondientes y a las autoridades competentes la formación necesaria para la utilización eficaz del sistema informático descentralizado y para el uso adecuado de la videoconferencia u otras tecnologías de comunicación a distancia.

Además, cada Estado miembro o entidad que explote un punto de acceso e-CODEX autorizado correrá con los costes de instalación, funcionamiento y mantenimiento de los puntos de acceso al sistema informático descentralizado de los que sean responsables, así como con los costes de establecimiento y adaptación de sus correspondientes sistemas informáticos nacionales, u otros cuando proceda, para hacerlos interoperables con los puntos de acceso.

Modificaciones legislativas

Por último, y con el fin de garantizar la plena consecución de sus objetivos y adaptar los actos jurídicos vigentes de la Unión en materia civil, mercantil y penal, el Reglamento introduce una serie de modificaciones en los siguientes actos jurídicos en el ámbito de la cooperación judicial en materia civil, mercantil y penal:

- Reglamento (CE) nº 805/2004: se añade una letra e) en el apartado 1 del artículo 13.

- Reglamento (CE) nº 1896/2006: se modifica del artículo 7 el apartado 5 y el párrafo primero de su apartado 6, se añade un párrafo al artículo 13 y se modifican los apartados 4 y 5 del artículo 16.

- Reglamento (CE) nº 861/2007: se modifica el apartado 1 del artículo 4, del artículo 13 las letras b) y c) del apartado 1 y su apartado 2, y el apartado 2 del artículo 15 bis.

- Reglamento (UE) nº 606/2013: se modifica el párrafo primero del apartado 2 del artículo 8 y el párrafo primero del apartado 4 del artículo 11.

- Reglamento (UE) nº 655/2014: se modifica el apartado 4 del artículo 8, el apartado 5 del artículo 17, el artículo 29 y los apartados 1 y 3 del artículo 36.

- Reglamento (UE) 2015/848: se modifica la primera frase del apartado 3 del artículo 42, el artículo 53 y la primera frase del apartado 3 del artículo 57.

- Reglamento (UE) 2020/1784: se modifica el apartado 7 del artículo 12, el apartado 3 del artículo 13 y se añade un artículo 19 bis y un apartado 3 en el artículo 37.

- Reglamento (UE) 2018/1805: se modifica el apartado 1 del artículo 4, el apartado 2 del artículo 7, el apartado 3 del artículo 8, el apartado 4 del artículo 9, los apartados 2 y 3 del artículo 10, el apartado 2 del artículo 12, el apartado 1 del artículo 14, la parte introductoria del apartado 3 del artículo 16, el punto 6 del artículo 18, el apartado 3 del artículo 19, el apartado 2 del artículo 20, los apartados 3 y 4 del artículo 21, el título y el apartado 1 del artículo 25, los apartados 2 y 3 del artículo 27 y el apartado 2 del artículo 31.

Entrada en vigor

El Reglamento (UE) 2023/2844 entrará en vigor el 16 de enero de 2024, a los veinte días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea y se aplicará a partir del 1 de mayo de 2025.

No obstante, los artículos 3 y 4 se aplicarán desde el primer día del mes siguiente al período de dos años a partir de la fecha de entrada en vigor de los actos de ejecución correspondientes, a que se refiere el artículo 10, apartado 3, por los que se establezca el sistema informático descentralizado para cada uno de los actos jurídicos enumerados en los anexos I o II, mientras que los artículos 3 y 4 se aplicarán a los procedimientos iniciados a partir de la referida fecha.