Artículo 6 Funciones, competencia y criterios generales de actuación

1. Corresponde a los servicios comunes procesales con funciones de registro y reparto, la unificación de los distintos modos de tratamiento de la información necesaria para la tramitación de los asuntos y el ejercicio de la labor jurisdiccional por parte de Jueces y Magistrados.

Los Protocolos de Actuación deberán contemplar las instrucciones que pudieran dictar las respectivas Juntas de Jueces relativas a la unificación de criterios y prácticas que prevé artículo 170.1 de la Ley Orgánica del Poder Judicial.

2. El servicio común que realice funciones de registro y reparto dispondrá de una aplicación o módulo especifico que le permita realizar el registro informatizado de documentos y que asegure, en todo caso, la homogeneidad en la denominación e identificación de los procedimientos, con independencia del ámbito territorial en el que se sustancien, utilizando la codificación de voces y conceptos que determine el Test de Compatibilidad y la normativa dictada al efecto.

3. En todo caso, el registro informatizado de documentos deberá ofrecer, como mínimo, las siguientes prestaciones:

• a) Registro de recepción de documentos, para dejar constancia de la fecha y hora de presentación, así como para asignar el número de registro secuencial que corresponda.
• b) Registro de identificación general, para la asignación del Numero de Identificación General (NIG) a aquellos documentos que puedan generar un nuevo procedimiento. Una vez hecha la calificación por el servicio, la aplicación informática deberá generar automáticamente dicho número, que será único e inalterable a lo largo de todo el proceso.
• c) Registro de escritos de mero trámite, para el registro con número secuencial de aquellos escritos que no dieran origen a un nuevo procedimiento, y su posterior remisión al órgano al que fueren dirigidos.
• d) Registro de solicitudes de cooperación judicial, para la asignación de un número secuencial diferenciado y su ulterior remisión al órgano al que fuere dirigido o reparto conforme a las reglas que se determinen. El sistema permitirá conocer si las solicitudes proceden de un órgano nacional o internacional.

4. Sin perjuicio de lo anterior, los sistemas de gestión procesal podrán efectuar desgloses de mayor detalle en las denominaciones de los procedimientos, a condición de que conserven como raíz del desglose la voz o concepto fijado en el Test de Compatibilidad.

5. El personal adscrito al servicio estará obligado a introducir la totalidad de los datos que al efecto exija la correspondiente aplicación informática, los cuales vendrán determinados en el Test de Compatibilidad y como mínimo serán los relativos a la correcta identificación de todas las partes intervinientes en el proceso y de sus representantes y defensores, así como los relativos a la oficina judicial a la que se dirija el documento, debiendo recabar de quien lo presente cuantos datos fueren necesarios.

Los datos mínimos serán los que constan en el Anexo, que podrá ser objeto de modificación posterior por Acuerdo del Consejo General del Poder Judicial o de la Comisión en quien delegue.

6. Las aplicaciones informáticas proporcionadas por las Administraciones Públicas que utilicen los servicios comunes con funciones de registro y reparto, deberán permitir al Secretario Judicial la obtención de los datos necesarios para la elaboración de la Estadística Judicial. De igual modo aquellas aplicaciones permitirán que las Administraciones Públicas con competencias en materia de Justicia, puedan llevar a cabo la explotación de otros datos estadísticos que consideren necesarios o útiles para su gestión.

7. Los Protocolos de Actuación que se dicten para regular el funcionamiento del servicio común deberán garantizar, cuanto menos, la acreditación de la presentación de documentos mediante sistemas que permitan a quienes los presenten obtener recibos donde conste el día y hora de presentación, así como un seguimiento continuo de su estado de tramitación.

8. En el ejercicio de sus funciones procesales los Presidentes de Tribunales Superiores de Justicia, de Audiencias Provinciales y Jueces Decanos podrán contar con el apoyo del Secretario Director de los servicios comunes con funciones de registro y reparto, quien realizará cuantas actuaciones resulten necesarias para el exacto y eficaz cumplimiento de las resoluciones que se dicten, como si de una unidad procesal de apoyo directo se tratare.

9. Para el ejercicio de las funciones administrativas que les son propias, los Presidentes de Tribunales Superiores de Justicia, de Audiencias Provinciales y Jueces Decanos deberán ser asistidos por la correspondiente unidad administrativa.

Artículo 7 Funcionamiento en tareas de registro y reparto

Los servicios comunes registrarán todo documento que se dirija a cualquier órgano judicial o servicio común de su ámbito de actuación, tal y como determinen los respectivos Protocolos de Actuación en el Procedimiento que se dicten al efecto, debiéndose ajustar a alguno de los siguientes tipos:

• a) Asunto principal. Todo acto de trascendencia procesal, sea o no de un órgano judicial, que pueda dar lugar al inicio de un procedimiento judicial, como demandas, denuncias, querellas o cualquier pretensión principal, será registrado con un único y mismo NIG, aunque los suscriban más de una persona.

  Las aplicaciones de gestión procesal deberán permitir la actualización del tipo de tramitación, manteniendo el NIG y, en su caso, el número de asunto, si durante la sustanciación de los procedimientos se acordase su transformación o adecuación a otro tipo de procedimiento.

  Las piezas separadas previstas en las leyes procesales mantendrán el mismo NIG que el procedimiento del que dimanen, registrándose con número de asunto distinto del asignado al procedimiento principal y utilizando el código y la descripción acordados en el Test de Compatibilidad. Para su apertura los sistemas de gestión procesal incluirán los datos del asunto del que dimanen, realizando la correspondiente vinculación. En todo caso, las aplicaciones informáticas deberán permitir conocer el número de piezas separadas dimanantes de cada uno de los procedimientos, manteniendo la vinculación entre ambos.

  En los supuestos de acumulación de procedimientos se conservará el NIG del procedimiento al que se acumulen, debiendo los sistemas de gestión procesal asegurar la correspondiente vinculación con los procedimientos acumulados.

  En ningún caso se dará NIG a los documentos que no sean susceptibles de provocar el inicio de un procedimiento, sin perjuicio de que la aplicación de gestión informática obligatoriamente contemple el registro autónomo de dichos escritos con un número secuencial propio.

• b) Recursos. Los escritos de interposición de recursos no devolutivos se registrarán en el órgano judicial que hubiera dictado la resolución impugnada, manteniendo el NIG y el número de asunto de dicho procedimiento, con utilización del código y la descripción definidos en el Test de Compatibilidad.

  Los escritos de interposición de recursos devolutivos se registrarán en los servicios comunes que realicen funciones de registro y reparto, como si de un asunto principal se tratare, pero sin otorgarle NIG propio. Cuando proceda la interposición de esta clase de recursos ante el mismo órgano que dictó la resolución impugnada, las actuaciones que incoe para darles curso se registrarán en el servicio común correspondiente al órgano que deba resolverlos, en la forma prevista en el párrafo anterior.

  En ambos supuestos, los sistemas de gestión procesal deberán incluir los datos del procedimiento del que dimane el recurso, al objeto de que conste la vinculación entre ambos, así como su NIG.

• c) Ejecución. Salvo que una norma legal establezca lo contrario, los Protocolos de Actuación que dicten los Secretarios Judiciales velarán para que únicamente se registre una ejecutoria por cada título judicial, con independencia del número de condenados, de los pronunciamientos a ejecutar y de los incidentes que surjan durante la ejecución.

  Sin perjuicio de lo anterior, cuando se abran piezas o ramos por cada uno de los pronunciamientos a ejecutar o incidentes que surjan en la ejecución, se les asignará el mismo número que la ejecución de la que dimanen e identificará con un subíndice. En ningún caso se procederá al registro autónomo con número propio de las piezas o ramos de ejecución.

  En los supuestos de sentencias absolutorias, meramente declarativas o constitutivas no se registrará ejecutoria, salvo que el fallo imponga medidas o condene en costas.

  Las demandas y solicitudes de ejecución de títulos judiciales, incluso las de ejecución provisional, y las ejecutorias penales mantendrán el mismo NIG que el del procedimiento del que traigan causa, registrándose con número de asunto distinto del asignado al procedimiento principal y utilizando el código y la descripción acordados en el Test de Compatibilidad. Para su incoación, los sistemas de gestión procesal incluirán los datos del asunto del que dimanen y realizarán la correspondiente vinculación.

  Cuando una ejecución provisional se transforme en definitiva, las aplicaciones de gestión procesal deberán permitir la actualización del tipo de tramitación, manteniendo siempre el mismo número de registro y NIG.

  Las demandas de ejecución de títulos no judiciales se registrarán como si de un asunto principal se tratare, obteniendo NIG propio.

  En el orden contencioso-administrativo, el procedimiento de ejecución que se registre conservará el mismo NIG que el procedimiento del que traiga causa, pero registrándose con número de asunto distinto del asignado al procedimiento principal y utilizando el código y la descripción previstos en el Test de Compatibilidad.

  Se actuará de igual forma en las solicitudes de extensión de los efectos de la sentencia previstos en el artículo 110 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, y las relativas a los supuestos de la acción ejecutiva previstos en el artículo 519 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.

• d) Medidas cautelares y otras pretensiones deducidas con carácter previo a la interposición de la demanda. Las medidas cautelares solicitadas antes de la interposición de la demanda se registrarán asignándoles un NIG propio, que se mantendrá en el supuesto de que finalmente se presentare la demanda principal.

  Asimismo las diligencias preliminares, actos preparatorios y medidas anticipatorias o de aseguramiento previos a la iniciación del proceso, previstos en la legislación procesal, se registrarán con NIG propio como si de un asunto principal se tratare.

• e) Auxilio judicial. Las solicitudes de cooperación judicial nacional o internacional, aunque fueren dirigidas a un órgano judicial determinado, se registrarán mediante un sistema de numeración secuencial diferenciado por tipo.

Artículo 8 Reparto e interrelación con órganos judiciales y demás servicios comunes procesales

1. El reparto de los asuntos se realizará conforme a las normas establecidas y aprobadas por la Sala de Gobierno correspondiente, cuidando de ello los Protocolos de Actuación que se dicten.

2. El reparto de asuntos se verificará en el tiempo y forma que determinen las normas procesales, bajo la respectiva supervisión de los Presidentes de tribunales colegiados o de los Jueces Decanos.

La fecha y hora de presentación serán los que determinen el orden de reparto.

3. Las solicitudes de cooperación judicial se repartirán atendiendo a las reglas establecidas y en el supuesto de comisiones rogatorias, a las normas dictadas al efecto por el Consejo General del Poder Judicial, remitiéndose posteriormente al órgano judicial que corresponda si fuere precisa la intervención judicial, o bien al servicio común que tenga encargado el cumplimiento de la diligencia interesada.

4. Si se recibiera documentación ajena a la gestión del servicio, ésta se remitirá directamente a quien competa, dando cuenta al remitente.

5. Los Protocolos de Actuación que dicten los Secretarios Coordinadores preverán lo necesario para que en asuntos no repartidos se lleven a cabo las medidas urgentes adoptadas por Presidentes de Audiencia Provincial o de Tribunal Superior de Justicia o Jueces Decanos, previstas en el artículo 70 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, en relación con el artículo 168 de la Ley Orgánica del Poder Judicial.

Los Protocolos determinarán el procedimiento a seguir cuando defectos no subsanables por el Servicio Común impidan o dificulten el reparto de demandas, denuncias, querellas o cualquier pretensión principal.

En todo caso, los Protocolos de Actuación recordarán la obligación de dejar constancia de la «diligencia de reparto» en el asunto repartido.

6. Las decisiones del Secretario Judicial Director del servicio común en materia de reparto serán resueltas en vía gubernativa por el Juez Decano o Presidente del Tribunal que corresponda, de conformidad con la legislación procesal.

Artículo 9 Funciones y criterios generales de actuación

1. Corresponde a esta clase de servicios comunes procesales practicar cuantas actuaciones resulten necesarias para llevar a efecto los actos de comunicación que se les encomienden.

Igualmente estos servicios comunes llevarán a cabo aquellas diligencias de ejecución que se les puedan encomendar, tales como lanzamientos, embargos y remociones de depositario.

2. El servicio común llevará a cabo todos los actos de comunicación que le sean encomendados sin restricciones en razón de su clase, número u orden jurisdiccional de procedencia, salvo aquellos que por disposición legal deban realizarse a presencia judicial o bien por cualquier otro medio de comunicación.

En todo caso, los Protocolos de Actuación en el Procedimiento deberán establecer los mecanismos de comunicación adecuados para lograr la perfecta comunicación con los responsables de los órganos ordenantes, al objeto de poder resolver con inmediatez las cuestiones que se puedan suscitar en la práctica de las diligencias encomendadas.

3. Para lograr el efectivo cumplimento de la diligencia encargada, los Secretarios Judiciales Directores del servicio común adoptarán las medidas que resulten necesarias, debiendo en su caso acordar la consulta a cuantos Registros y Servicios estén a su disposición.

Artículo 10 Funcionamiento e interrelación con órganos ordenantes y demás servicios comunes

1. Los Protocolos de Actuación que se dicten para regular el funcionamiento del servicio común deberán garantizar la acreditación de la recepción de la diligencia a practicar, mediante la articulación de sistemas que permitan a los órganos ordenantes obtener recibos en los que conste el día y hora de presentación, así como un seguimiento continuo del estado de tramitación.

Las aplicaciones informáticas que utilicen estos servicios comunes deberán permitir la recepción telemática de la diligencia a practicar.

En todo caso, en las diligencias que se remitan para su cumplimiento por el servicio común deberán constar todos los datos necesarios para su correcta realización y posterior devolución al órgano remitente. Asimismo deberá adjuntarse la documentación necesaria.

2. Cuando sea necesario para la práctica de la diligencia y sin perjuicio de cumplir lo encomendado, el Secretario Judicial Director del servicio común podrá interesar al órgano remitente lo que sigue:

• a) Actos de comunicación: la cédula de citación o emplazamiento, la copia literal de la resolución a notificar o el requerimiento, con copias en su caso de escritos o documentos.
• b) Embargos: el mandamiento original o testimonio de la resolución que lo acuerde, con expresión de su validez como mandamiento en forma, la cantidad por la que se decretó el embargo y cuando se trate de una diligencia de mejora de embargo, la copia de la primera diligencia de embargo practicada.
• c) Lanzamientos: la información relativa a si está autorizado el acceso a la vivienda o lugar cerrado, si procede descerrajar la puerta cuando fuera preciso, recabar el auxilio de la fuerza pública o adoptar todas aquellas medidas que se consideren necesarias al efecto de asegurar la práctica de la diligencia, y a cuantos datos identificativos y descriptivos se disponga de la finca que permitan su inequívoca localización.
• d) Otros actos a realizar en comisión. Se acompañará el mandamiento original o testimonio de la resolución que acuerde la actuación procesal, con expresión de su validez como mandamiento en forma.

3. Los Protocolos determinarán el procedimiento a seguir cuando defectos no subsanables por el Servicio Común impidan o dificulten la práctica de las diligencias encomendadas.

4. Los actos de comunicación se practicarán siguiendo el orden de entrada en el servicio y, en todo caso, atendiendo a los criterios que en cada supuesto garanticen la mayor eficacia, tales como la proximidad geográfica de las distintas diligencias que deban practicarse por cada equipo.

No obstante, el órgano ordenante o el Director del servicio podrán apreciar la urgencia de las diligencias encomendadas, prevaleciendo la resolución al respecto del primero de ellos.

5. El Secretario Judicial Director del servicio procurará que la práctica de diligencias no provoque molestias innecesarias a los ciudadanos, cuidando que en las comunicaciones personales sean los funcionarios los que se desplacen personalmente a los domicilios a realizar las diligencias interesadas.

6. Las diligencias se cumplimentarán sin dilación, debiendo practicarse preferentemente en el plazo de tres días desde la fecha de recepción en el servicio de la diligencia.

Una vez practicadas las diligencias se remitirán a la mayor brevedad posible al órgano ordenante, quedando constancia de la entrega en el servicio.

7. La suspensión de la práctica de alguna diligencia solo podrá acordarse por el órgano que la solicitó.

La ejecución material de alguna diligencia podrá suspenderse excepcionalmente por el Director del servicio común por imposibilidad de llevarla a la práctica.

8. El servicio común deberá subsanar de oficio únicamente los errores o deficiencias que presenten las diligencias a practicar y que pudieren impedir su efectivo cumplimiento. Si consultados los registros del Padrón Municipal el interesado no fuere localizado en el domicilio que allí constare, la diligencia interesada podrá devolverse al órgano remitente como intentada sin efecto tras intentar su cumplimiento a distintas horas.

9. En los supuestos en que el servicio común venga obligado a realizar alguna notificación a los Procuradores que actúen en representación de las partes, el Secretario Director del mismo dictará las instrucciones oportunas para que las comunicaciones se adecuen al régimen interno del servicio común de recepción de actos de comunicación organizado por el respectivo Colegio de Procuradores, allí donde lo hubiera, sin perjuicio de la preferencia de otros sistemas telemáticos que procedan y con una antelación mínima preferentemente de tres días en los supuestos de embargos y de diez en los de lanzamientos, remociones de depositarios y demás diligencias similares.

10. En todo caso, los responsables de los servicios comunes, en coordinación con la Administración competente para dotarles de medios materiales, diseñarán un plan de transporte que se adecue a las necesidades del servicio, bajo los criterios de eficacia, eficiencia y uso racional de los medios de locomoción.

Artículo 11 Definiciones

A los efectos de unificar el significado de los distintos conceptos utilizados en este capítulo, deberán tenerse en cuenta las siguientes definiciones:

• a) Diligencias registradas: son aquellas que se remiten al servicio común para su práctica.
• b) Diligencias positivas: son aquellas en las que se da cumplimiento a lo acordado.
• c) Diligencias negativas: son aquellas en las que no se lleva a cabo lo ordenado en las mismas, con independencia de la causa que lo motive.
• d) Diligencias pendientes: son aquellas que habiendo sido remitidas al servicio común para su práctica, todavía no se han devuelto al órgano de procedencia.

Artículo 12 Criterios de registro y cómputo de las diligencias encomendadas

A efectos estadísticos y en el marco del Plan de Transparencia Judicial, son criterios para el cómputo de las diligencias y del tiempo empleado en su práctica los siguientes:

• a) Cómputo de diligencias: las diligencias se registrarán por actuaciones a realizar en un mismo domicilio, con independencia del número de destinatarios.

  No se computarán a efectos estadísticos las diligencias destinadas a Procuradores ni las generadas por el propio servicio.

• b) Cómputo de diligencias positivas: este cómputo reflejará las que se devuelvan al órgano ordenante en tal sentido, siguiendo siempre el criterio fijado en cuanto al computo de diligencias realizadas en un mismo domicilio.
• c) Cómputo de diligencias negativas: el cómputo incluirá las que se devuelvan al órgano ordenante con ese resultado. No se computarán como diligencias negativas los sucesivos intentos fallidos para la práctica de una diligencia.
• d) Cómputo de desplazamientos: a estos efectos las diligencias practicadas en un mismo día en idéntico domicilio se contabilizarán como un único desplazamiento. Si las diligencias relativas a una misma dirección se llevaran a cabo en diferentes pisos o puertas, se computarán individualmente.
• e) Cómputo de diligencias incompletas: las diligencias a que se refiere el artículo 10.3 se computarán como diligencias negativas.
• f) Tiempo empleado en la práctica de diligencias: se calculará desde la fecha de su entrada en el servicio común hasta su devolución efectiva al órgano ordenante.

Artículo 13 Funciones, competencia y criterios generales de actuación

1. Se podrán crear servicios comunes específicos que realicen funciones de auxilio judicial, sin perjuicio de que las funciones relativas al registro y posterior práctica de las actuaciones que se contengan en las solicitudes de auxilio judicial, puedan llevarse a cabo dentro del servicio común que desarrolle funciones de registro y reparto y/o de realización de actos de comunicación y de ejecución.

2. El servicio común al que se encomiende esta función practicará cuantas actuaciones resulten necesarias para lograr el efectivo cumplimiento de las actuaciones solicitadas tanto por órganos judiciales españoles, como por autoridades judiciales extranjeras en solicitud de auxilio judicial internacional, cuando resulte competente para ello.

3. Los servicios comunes llevarán a cabo todos los actos de auxilio judicial en función de la extensión de su ámbito de atribuciones, sin restricciones en razón del número de asuntos recibidos.

4. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 172 de la Ley 1/2000, de Enjuiciamiento Civil, en relación con el 230 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, las solicitudes de cooperación judicial se remitirán, salvo que la parte hubiera interesado hacerse cargo de su presentación, por medio de la aplicación informática existente, siempre que cumpla los requisitos de intercambio de solicitudes de auxilio judicial y las condiciones de seguridad e integridad definidas en el Test de Compatibilidad, debiéndose adjuntar a la misma la documentación precisa en formato digital.

Una vez recibida la solicitud se procederá inmediatamente a su registro y reparto, procediendo sin dilación a su cumplimiento, sin esperar a la recepción de la misma en formato papel.

5. En aquellos supuestos en que no exista aplicación informática que permita la remisión directa por este sistema, los Protocolos de Actuación que se dicten regularán las actuaciones a realizar con la solicitud de cooperación judicial recibida en formato papel, velando para que en todo momento el órgano remitente tenga puntual y exacto conocimiento del estado de tramitación de su solicitud.

Artículo 14 Funcionamiento e interrelación con los órganos judiciales y demás servicios comunes procesales

1. El Secretario Judicial Director del servicio común podrá dirigirse al órgano remitente en los términos del artículo 10.2. Cuando se interese la práctica de interrogatorios, declaraciones o cualquier otra actuación que deba realizarse a presencia judicial, le solicitará una ficha con un breve resumen de la causa y, en su caso, la relación de preguntas a formular.

Los Protocolos de Actuación determinarán el procedimiento a seguir cuando defectos no subsanables por el servicio común, impidan o dificulten la práctica de las diligencias interesadas.

2. Las solicitudes de carácter urgente serán registradas y repartidas de forma inmediata al órgano judicial o servicio común procesal que deba cumplimentarlas.

En supuestos de pluralidad de solicitudes recibidas con carácter de urgencia, el servicio valorará la prioridad entre ellas de acuerdo con criterios uniformes fijados en los correspondientes Protocolos.

3. Una vez practicada la diligencia interesada, cualquiera que sea el resultado, se devolverá la solicitud al órgano judicial o servicio común procesal ordenante mediante la aplicación informática existente, debiéndose adjuntar a la misma, en formato digital, la documentación que se hubiere generado para su cumplimiento, sin perjuicio de la posterior remisión al órgano ordenante en formato papel.

4. Las peticiones de auxilio que precisen de intervención judicial se remitirán a los órganos judiciales conforme a las normas de reparto.

5. Los sistemas de gestión procesal deberán incorporar prestaciones que permitan al servicio común citar directamente a los interesados ante el órgano judicial al que por reparto hubiere correspondido el diligenciamiento de la solicitud, atendiendo a los criterios generales y a las concretas y específicas instrucciones en materia de señalamiento fijados por el titular del órgano.

Artículo 15 Solicitudes de cooperación judicial internacional

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