Sumario

Mediante esta Circular se fija el contenido, así como los medios y plazos para su remisión, del Informe Anual sobre Protección de Activos de Clientes, que deben elaborar los auditores externos sobre la adecuación de las medidas adoptadas por las entidades que prestan servicios de inversión para cumplir con los requisitos exigidos en la normativa en materia de protección de los activos de los clientes de conformidad con lo que establece el artículo 43 del Real Decreto 217/2008, de 15 de febrero, sobre el régimen jurídico de las empresas de servicios de inversión y de las demás entidades que prestan servicios de inversión.

El Informe sobre Protección de Activos de Clientes regulado en esta Circular, tiene un alcance específico que atiende a criterios de proporcionalidad y debe considerarse independiente del trabajo de auditoría de las cuentas anuales. El Informe obliga a los auditores externos a formular una opinión sobre la adecuación de los procedimientos y sistemas de control que, las entidades que prestan servicios de inversión en relación con la custodia de instrumentos financieros y el depósito de fondos confiados por sus clientes, deben tener implementados.

En lo que respecta a su ámbito de aplicación, comprende todas las empresas de servicios de inversión y demás entidades que presten servicios de custodia y administración de instrumentos financieros y de fondos recibidos por cuenta de clientes a excepción de los fondos de clientes de las entidades de crédito teniendo en cuenta lo previsto en el apartado 2 del artículo 1 del Real Decreto 217/2008, de 15 de febrero, sobre el régimen jurídico de las empresas de servicios de inversión y de las demás entidades que prestan servicios de inversión.

En particular, incluye la actividad de gestión discrecional e individualizada de carteras cuando la entidad cuente con un mandato que le otorgue poder de disposición sobre los instrumentos financieros o fondos de los clientes. En relación con esta actividad, la Circular especifica el ámbito de actuación de los auditores identificando las áreas de revisión que le son de aplicación.

La Circular incorpora un anexo I donde se define la estructura del Informe que consta de un Cuerpo Principal de opinión y cuatro secciones. En las Secciones Primera y Segunda, el auditor deberá resumir, respectivamente, las pruebas realizadas sobre los instrumentos financieros y los fondos de los clientes, en la Sección Tercera el auditor deberá señalar las debilidades significativas y excepciones identificadas, así como las limitaciones al alcance producidas, y en la Sección Cuarta deberán incluirse las recomendaciones puestas de manifiesto por el auditor.

Asimismo, se incluyen los anexos II y III donde se señalan las áreas que el auditor externo deberá revisar para comprobar el cumplimento de los requisitos establecidos en la normativa en relación a la protección de los instrumentos financieros y fondos de los clientes, respectivamente. Se establece como metodología soporte de verificación, la utilización de técnicas estadísticas de selección muestral con un nivel de confianza del 95% y con un error tolerable que no será superior al 5% en cada uno de los atributos bajo revisión. No obstante, el auditor podrá aumentar el valor del error tolerable atendiendo al criterio de proporcionalidad y a su experiencia en relación a la Entidad, siempre que se justifique adecuadamente en el Informe sobre Protección de Activos de Clientes.

Por último, se señala que el Informe deberá remitirse por el auditor a la Comisión Nacional del Mercado de Valores en los cinco primeros meses del ejercicio mediante transmisión telemática. No obstante, se ha incluido una Norma Transitoria por la que los informes correspondientes al 31 de diciembre de 2009, podrán estar referidos a una fecha distinta siempre que ésta no sea posterior al 30 de abril de 2010 y por la que se retrasa su remisión a la Comisión Nacional del Mercado de Valores hasta el 30 de junio de 2010. Adicionalmente, las entidades podrán remitir los primeros Informes a la Comisión Nacional del Mercado de Valores a través del sistema CIFRADOC/CNMV siempre que así lo acuerden con su auditor externo.

En definitiva, la Comisión Nacional del Mercado de Valores haciendo uso de su habilitación expresa, ha elaborado la Circular con el fin de establecer el contenido y los criterios que, con carácter general, deben seguir los auditores externos en la elaboración del denominado Informe del Auditor sobre Protección de Activos de Clientes. El Informe tiene por finalidad que el auditor formule una opinión sobre la adecuación de los procedimientos y medidas de control implantados por las entidades que en el ámbito de la actividad relacionada con la custodia de los instrumentos financieros y depósito de fondos de los clientes, lo cual se considera útil para las funciones de supervisión prudencial.

Norma 1.ª Objeto y alcance.

1. La presente Circular tiene por objeto fijar el contenido del trabajo a realizar para dar cumplimiento al requerimiento de emisión del Informe sobre Protección de Activos de Clientes establecido en el artículo 43 del Real Decreto 217/2008 de 15 de febrero, sobre el régimen jurídico de las empresas de servicios de inversión y de las demás entidades que prestan servicios de inversión, así como establecer los medios y plazos para su remisión a la CNMV.

2. El auditor externo de las entidades individuales deberá formular una opinión sobre la adecuación de los procedimientos y sistemas internos de control que las entidades que prestan servicios de inversión en relación con la custodia de instrumentos financieros y el depósito de fondos confiados por sus clientes tienen establecidos, para cumplir con las reglas derivadas de la protección de activos de los clientes de acuerdo al artículo 70 ter, apartado 1, letra f) y apartado 2, letra c) de la Ley 24/1988 de 28 de julio, y demás normativa de desarrollo a los efectos de la eficacia de los sistemas internos sobre protección de activos de los clientes.

3. Cuando se trate de entidades de crédito, la opinión del auditor se referirá exclusivamente a la adecuación de los sistemas y controles establecidos por éstas para cumplir con las reglas referidas a la custodia y administración de los instrumentos financieros por lo que sólo les será de aplicación las áreas de revisión incluidas en el anexo II.

4. El alcance de la revisión de los auditores externos se determinará en función del tamaño y escala de actividades de las entidades atendiendo a criterios de proporcionalidad para lo cual el auditor deberá utilizar en la mayoría de los casos técnicas estadísticas de selección muestral que le permitan razonablemente soportar su opinión. La metodología empleada deberá estar a disposición de la Comisión Nacional del Mercado de Valores.

5. En la determinación del alcance de este Informe, el auditor podrá, bajo su responsabilidad, evaluar la posibilidad de utilizar otros informes a los que la Entidad pudiera estar obligada en el desarrollo de sus actividades, cuando la naturaleza y contenido de aquéllos, sean similares al Informe regulado en esta Circular.

Asimismo, en los supuestos en los que la actividad de custodia de la Entidad sea externalizada a un tercero, el auditor podrá, bajo su responsabilidad, tener en cuenta los informes elaborados por el auditor de la entidad custodia, cuando la naturaleza y contenido de aquéllos sean similares al Informe regulado en esta Circular.

El auditor deberá incluir una referencia expresa y motivada de estas circunstancias en el Informe sobre Protección de Activos de Clientes.

Norma 2.ª Ámbito de aplicación.

1. La presente Circular será de aplicación a los siguientes tipos de entidades:

• a) Las sociedades y agencias de valores definidas en los apartados 2 y 3 del artículo 64 de la Ley 24/1988, de 28 de julio, del Mercado de Valores, que presten servicios de custodia y administración por cuenta de clientes de los instrumentos previstos en el artículo 2 de la Ley 24/1988, de 28 de julio, del Mercado de Valores, o mantengan fondos de sus clientes en relación con la ejecución de operaciones desarrolladas por cuenta de ellos o bien presten servicios de gestión discrecional e individualizada de carteras de acuerdo al apartado c) siguiente.
• b) Las entidades de crédito en la medida que presten servicios de inversión de acuerdo con lo establecido en el artículo 65 de la Ley 24/1988, de 28 de julio, del Mercado de Valores.

  No obstante, cuando se trate de entidades de crédito y de acuerdo al apartado 2 del artículo 1 del Real Decreto 217/2008, de 15 de febrero, sobre el régimen jurídico de las empresas de servicios de inversión y de las demás entidades que prestan servicios de inversión, lo dispuesto en esta Circular solamente será de aplicación a la custodia y administración por cuenta de clientes de los instrumentos financieros previstos en el artículo 2 de la Ley 24/1988, de 28 de julio, del Mercado de Valores y a la gestión discrecional e individualizada de carteras de acuerdo con el apartado c siguiente.

• c) Las sociedades gestoras de carteras definidas en el apartado 4 del artículo 64 de la Ley 24/1988, de 28 de julio, del Mercado de Valores y que de acuerdo a la citada Ley, presten servicios de gestión discrecional e individualizada de carteras de inversión con arreglo a un mandato conferido por los clientes que les otorgue poder de disposición sobre los instrumentos financieros o fondos de aquéllos.
• d) Las sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva tal como se definen en el artículo 40 de la Ley 35/2003, de 4 de noviembre, de Instituciones de Inversión Colectiva, que presten servicios de custodia y administración de las acciones y participaciones de inversión colectiva, o de gestión discrecional e individualizada de carteras de acuerdo con el apartado c anterior.

2. Los auditores externos, a petición de las entidades referidas en el apartado 1 anterior, quedarán obligados a elaborar y a remitir a la Comisión Nacional del Mercado de Valores el Informe de Protección de Activos de Clientes a que hace referencia esta Circular dentro del plazo de remisión establecido en la Norma 6.ª Asimismo, las entidades sujetas deberán asegurarse que, en el contrato suscrito con sus auditores, se incluya una cláusula que manifieste el compromiso del auditor, de mantener a disposición de la Comisión Nacional del Mercado de Valores toda la documentación justificativa y la metodología utilizadas para la formulación del Informe a que hace referencia la presente Circular, durante un plazo mínimo de cinco años.

3. Para la realización de este Informe y de acuerdo a las instrucciones que se establecen en esta Circular, los auditores externos deberán llevar a cabo las pruebas verificativas necesarias en relación con los fondos e instrumentos financieros depositados en las entidades o en un tercero para dar cobertura a las áreas de trabajo objeto de revisión que se recogen en los anexos II y III de esta Circular.

4. El Informe tendrá como fecha de referencia la fecha de cierre del ejercicio correspondiente. No obstante, las pruebas podrán ser realizadas en periodos intermedios dentro del ejercicio económico a que se refiere el Informe, siempre que, a juicio del auditor, sus resultados sean válidos a dicha fecha.

Norma 3.ª Definiciones.-

A efectos de esta Circular se entenderá por:

• 1. Custodio elegible: Las entidades autorizadas o las entidades que de acuerdo a la normativa vigente en su jurisdicción realicen la prestación de los servicios auxiliares de custodia y administración por cuenta de clientes de los instrumentos financieros y de recepción de fondos de clientes.
• 2. Activos de clientes: Se refiere a fondos e instrumentos financieros de clientes.
• 3. Instrumentos financieros: Los previstos en el artículo 2 de la Ley 24/1988, de 28 de julio, del Mercado de Valores.
• 4. Fondos de clientes: Dinero, cheques u otra forma de efectivo, que, en la prestación de un servicio de inversión, la entidad recibe, retiene o liquida por cuenta del cliente.
• 5. Colaterales o garantías: Fondos o instrumentos financieros pagados o entregados por el cliente y que están en poder de las entidades en concepto de garantía para hacer frente a obligaciones del cliente.
• 6. Compensación: Acuerdo en virtud del cual el cliente autoriza a las entidades a utilizar sus cuentas de efectivo para hacer frente a posibles saldos deudores de otras cuentas de su propiedad.
• 7. Opinión favorable: Opinión del informe del auditor cuando sobre el trabajo realizado no se han detectado debilidades significativas, ni excepciones ni limitaciones al alcance, que pudieran afectar de manera significativa a la afirmación de que la Entidad cuenta con procedimientos efectivos y sistemas de control interno adecuados que permiten garantizar razonablemente el cumplimiento de las normas y requisitos establecidos sobre protección de los activos de los clientes y evitar su utilización indebida de conformidad con lo dispuesto en el artículo 70 ter, apartado 1, letra f) y apartado 2, letra c) de la Ley 24/1988 del Mercado de Valores y demás normativa de desarrollo a estos efectos.
• 8. Debilidad significativa: Opinión del informe del auditor cuando sobre el trabajo realizado se han identificado situaciones de inexistencia de medidas organizativas formalizadas a través de procedimientos escritos que podrían afectar de manera significativa a la afirmación de que la Entidad cuenta con procedimientos efectivos y sistemas internos de control adecuados que permiten garantizar razonablemente el cumplimiento de las normas y requisitos establecidos sobre protección de los activos de los clientes y evitar su utilización indebida de conformidad con lo dispuesto en el artículo 70 ter, apartado 1, letra f) y apartado 2, letra c) de la Ley 24/1988 del Mercado de Valores y demás normativa de desarrollo a estos efectos.
• 9. Excepción: Opinión del informe del auditor cuando sobre la base del trabajo realizado han surgido desviaciones superiores al error tolerable en la ejecución de las pruebas cuantitativas llevadas a cabo que podrían afectar de manera significativa a la afirmación de que la Entidad cuenta con procedimientos efectivos y sistemas internos de control adecuados que permiten garantizar razonablemente el cumplimiento de las normas y requisitos establecidos sobre protección de los activos de los clientes y evitar su utilización indebida de conformidad con lo dispuesto en el artículo 70 ter, apartado 1, letra f) y apartado 2, letra c) de la Ley 24/1988 del Mercado de Valores y demás normativa de desarrollo a estos efectos.
• 10. Error tolerable: Límite máximo de aceptación de errores con que el auditor puede concluir que el resultado de una prueba logró su objetivo. En la determinación del mismo habrán de considerarse las características del negocio y del área de trabajo involucrada, la experiencia acumulada por el auditor en la Entidad y la naturaleza, cantidad y magnitud de los errores esperados. Dicho límite máximo no deberá superior al 5% en cada atributo bajo revisión. El auditor podrá modificar el valor del error tolerable, atendiendo a criterios de proporcionalidad y a su propia experiencia en relación con la Entidad. En todo caso, esta circunstancia deberá quedar reflejada y justificada en el Informe sobre Protección de Activos de Clientes.
• 11. Recomendaciones: Sugerencias propuestas por el auditor para mejorar el control interno, los procedimientos y sistemas de protección de activos de la entidad.
• 12. Nivel de confianza: Indica la probabilidad de que el número real de partidas con desviaciones respecto a una pauta existente en una población no exceda de una determinada cuantía. El nivel de confianza no deberá ser inferior al 95%.

Norma 4.ª Estructura, contenido y distribución del Informe.

1. El Informe, cuyo modelo se incorpora a esta Circular como anexo I, constará de un Cuerpo Principal y cuatro secciones cuyo contenido se detalla en los apartados siguientes de esta Norma y que comprenden, una Sección Primera sobre Instrumentos Financieros, una Sección Segunda sobre Fondos recibidos de los clientes, una Sección Tercera sobre Salvedades y una Sección Cuarta sobre Recomendaciones.

2. El Cuerpo Principal del Informe incluirá la opinión del auditor referida a la existencia y adecuación de los sistemas y controles implantados por las entidades que prestan servicios de inversión para cumplir con las normas sobre protección de activos, de acuerdo al modelo a que hace referencia el apartado 1 anterior y conforme a los requerimientos de la presente Circular.

En el supuesto de que la opinión del auditor no sea favorable, el auditor expondrá en la Sección Tercera de este Informe, las debilidades significativas, las excepciones identificadas en la ejecución del trabajo, según se definen en los puntos 8 y 9 de la Norma 3.ª de esta Circular, así como, en su caso, las limitaciones al alcance del trabajo que se hayan producido.

En situaciones extraordinarias, como la existencia de múltiples limitaciones al alcance del trabajo a efectuar, puede ser considerada la expresión de una opinión por parte del auditor distinta a las descritas en el anexo I de esta Circular. En tal caso deberán exponerse en el Cuerpo Principal del Informe los hechos y circunstancias que hayan motivado dicha opinión.

3. La Sección Primera sobre Instrumentos Financieros contendrá un resumen del alcance y las pruebas llevadas a cabo por el auditor externo para verificar la existencia y adecuación durante el ejercicio de los sistemas y controles implantados por las entidades para garantizar la protección de los instrumentos financieros custodiados por aquellas.

En el anexo II «Áreas de revisión sobre instrumentos financieros» se señalan las áreas que el auditor externo deberá analizar para revisar y comprobar el cumplimento de los requisitos establecidos en la normativa en relación a:

• 1) Las medidas organizativas adoptadas por la entidad para minimizar el riesgo de pérdida o disminución de valor de los instrumentos financieros de los clientes o de los derechos relacionados con aquéllos, como consecuencia de una mala utilización de los mismos, fraude, administración deficiente, mantenimiento inadecuado de los registros o negligencia.
• 2) La adecuación de los registros contables de la entidad para verificar la exactitud y correspondencia de las cuentas de los clientes con los instrumentos financieros.
• 3) Las conciliaciones de registros para verificar que se realizan de forma correcta y adecuada.
• 4) La separación y segregación en los instrumentos financieros para asegurar la distinción entre los instrumentos financieros de los clientes respecto de los de la propia entidad y de los de un tercero.
• 5) La salvaguardia y custodia de los instrumentos financieros depositados para garantizar que los instrumentos financieros se encuentran en custodios elegibles.

En particular, para la actividad de gestión de carteras, el auditor deberá revisar los puntos 1, 2, 3, 4, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 26 y 33 del anexo II «Áreas de revisión sobre instrumentos financieros»

4. La Sección Segunda sobre Fondos recibidos de los clientes contendrá un resumen del alcance y las pruebas llevadas a cabo por el auditor externo para verificar la existencia y adecuación durante el ejercicio de los sistemas y controles implantados por las entidades para garantizar la protección del depósito de los fondos, incluyendo las garantías recibidas, que le han confiado sus clientes.

En el anexo III «Áreas de revisión sobre fondos de clientes», se señalan las áreas que el auditor externo deberá analizar para revisar y comprobar el cumplimento de los requisitos establecidos en la normativa en relación a:

• 1) Las medidas organizativas adoptadas por la entidad para minimizar el riesgo de pérdida o disminución de los fondos de los clientes o de los derechos relacionados con aquellos, como consecuencia de una mala utilización de los mismos, fraude, administración deficiente, mantenimiento inadecuado de los registros o negligencia.
• 2) La adecuación de los registros contables de la entidad para verificar la exactitud y correspondencia de las cuentas de los clientes con los fondos recibidos de éstos.
• 3) Las conciliaciones de registros para verificar que se realizan de forma correcta y adecuada.
• 4) La separación y segregación en los fondos depositados para asegurar la distinción entre los fondos de los clientes respecto de los de la propia entidad y de los de un tercero.
• 5) La salvaguardia y protección de los derechos de propiedad de los fondos recibidos de los clientes para garantizar que dichos fondos se encuentran en custodios elegibles.

En particular, para la actividad de gestión de carteras, el auditor deberá revisar los puntos 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, y 24 del anexo III «Áreas de revisión sobre fondos de clientes.»

5. La Sección Tercera sobre salvedades incluirá, en su caso, una descripción de las debilidades significativas y excepciones identificadas en el transcurso del trabajo llevado a cabo por el auditor, y puestas de manifiesto como resultado de la revisión de las áreas sobre la custodia de instrumentos financieros o el depósito de los fondos recibidos de los clientes así como, en su caso, las limitaciones al alcance del trabajo que se hayan producido.

6. La Sección Cuarta sobre recomendaciones incluirá, en su caso, una descripción de las sugerencias propuestas por el auditor, y puestas de manifiesto como resultado de la revisión de las áreas sobre la custodia de instrumentos financieros o el depósito de los fondos recibidos de los clientes.

7. El Informe sobre Protección de Activos de Clientes tendrá carácter reservado y será preparado para los fines indicados en el marco de las funciones de supervisión e inspección atribuidas a la Comisión Nacional del Mercado de Valores y, en su caso, al Banco de España.

Norma 5.ª Supervisión del Informe.-

El informe del auditor irá dirigido al Consejo de Administración de la entidad sujeta. El Comité de Auditoría y Control, o el Consejo de Administración por circunstancias específicas o de dimensión de la entidad, se encargará del análisis y evaluación, del Informe sobre Protección de Activos de Clientes a que hace referencia esta Circular. En particular, se encargará del examen de sus conclusiones, de la resolución de los aspectos que hayan generado debilidad significativa o excepciones y, en su caso, velará por que las medidas correctoras propuestas en la carta de recomendaciones del auditor, una vez evaluadas por su parte, se implanten efectivamente y se revisen regularmente.

Norma 6.ª Plazo de remisión del Informe.-

Los auditores externos de las entidades sujetas al ámbito de aplicación de esta Circular, remitirán a la Comisión Nacional del Mercado de Valores el Informe sobre Protección de Activos de Clientes referido a la fecha de cierre de su ejercicio económico dentro de los cinco primeros meses del ejercicio.

Norma 7.ª Modo de Rendición del Informe.-

Los auditores externos de las entidades sujetas al ámbito de aplicación de esta Circular, deberán remitir el Informe sobre Protección de Activos de Clientes a la Comisión Nacional del Mercado de Valores, con carácter general, mediante transmisión telemática a través del sistema CIFRADOC/CNMV, aprobado por acuerdo del Consejo de Administración de la Comisión Nacional del Mercado de Valores de 15 de septiembre de 2006, u otro similar, de acuerdo con los requerimientos técnicos establecidos por la Comisión Nacional del Mercado de Valores en cada momento.

Disposiciones finales.