• Expandir / Contraer 韓dice sistem醫ico
• INTRODUCCION
• Art韈ulo 1 燨bjeto
• Art韈ulo 2 犃mbito de aplicaci髇
• Art韈ulo 3 燫emisi髇 de facturas y documentos sustitutivos por medios electr髇icos
• Art韈ulo 4 燗utorizaci髇 de sistemas de facturaci髇 electr髇ica a propuesta del contribuyente
• Art韈ulo 5 燜acturas electr髇icas recibidas de terceros pa韘es
• Art韈ulo 6 燨bligaciones del expedidor en la conservaci髇 de las facturas y documentos sustitutivos
• Art韈ulo 7 燨bligaciones de los destinatarios en la conservaci髇 electr髇ica de las facturas y documentos sustitutivos
• Art韈ulo 8 燚igitalizaci髇 certificada de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes
• Art韈ulo 9 營mpresi髇 de facturas y documentos sustitutivos remitidos en formato electr髇ico
• Art韈ulo 10 燛xpedici髇 y conservaci髇 de facturas y documentos sustitutivos fuera del territorio espa駉l
• DISPOSICIONES ADICIONALES
  • Primera 燨tras obligaciones formales
  • Segunda 燙ertificados electr髇icos de las entidades prestadoras de servicios de certificaci髇 y firma electr髇ica
• DISPOSICI覰 FINAL
  • Primera 燞abilitaci髇 al Director o la Directora General de Hacienda
  • Segunda 燛ntrada en vigor

Art韈ulo 1 Objeto

Por la presente Orden Foral se desarrollan determinados aspectos relacionados con la remisi髇 y conservaci髇 de facturas y documentos sustitutivos en el marco del Decreto Foral 61/2004, de 15 de junio, por el que se regulan las obligaciones de facturaci髇.

Todas las referencias que se realizan en el mencionado Decreto Foral por el que se regulan las obligaciones de facturaci髇 al concepto de factura o documento sustitutivo deben entenderse realizadas al documento original en el soporte f韘ico o electr髇ico que ha sido creado por el expedidor obligado a su realizaci髇 y que ha sido remitido o puesto a disposici髇 del destinatario, con independencia de que el expedidor material sea el propio sujeto pasivo, su cliente o un tercero que act鷈 en nombre y por cuenta del sujeto pasivo y siempre que cuente con los contenidos exigibles conforme a los art韈ulos 6 y 7 del citado Decreto Foral.

Art韈ulo 2 羗bito de aplicaci髇

1. Lo dispuesto en esta Orden Foral ser� de aplicaci髇 a los obligados tributarios que, de conformidad con lo previsto en el Concierto Econ髆ico aprobado por la Ley 12/2002, de 23 de mayo, est閚 obligados a expedir, entregar y conservar las facturas y otros documentos sustitutivos por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, aplicando la normativa del Impuesto sobre el Valor A馻dido de Gipuzkoa.

2. Esta Orden Foral tambi閚 se aplicar� a las personas o entidades que realicen prestaciones de servicios a los obligados tributarios se馻lados en el apartado anterior en relaci髇 con las obligaciones de expedici髇 y conservaci髇 de las facturas y de los documentos sustitutivos, as� como con los procesos de su digitalizaci髇.

Art韈ulo 3 Remisi髇 de facturas y documentos sustitutivos por medios electr髇icos

1. De acuerdo con el art韈ulo 17 del Decreto Foral por el que se regulan las obligaciones de facturaci髇, la obligaci髇 de remisi髇 de las facturas o documentos sustitutivos podr� ser cumplida por medios electr髇icos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido, siempre que el destinatario haya dado su consentimiento.

El consentimiento podr� formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier momento el destinatario que est� recibiendo facturas o documentos sustitutivos electr髇icos podr� comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deber� respetar el derecho de su cliente y proceder en el sentido solicitado a partir de la recepci髇 de dicho comunicado.

La expedici髇 de documentos en un soporte dado, en papel o electr髇ico, no condicionar� el medio por el que deban remitirse en un momento ulterior al mismo destinatario, o el medio por el que se deban remitir las facturas rectificativas relacionadas con aquellos, o los duplicados de facturas remitidas con anterioridad.

2. A efectos de lo establecido en el art韈ulo 18.1.a) del Decreto Foral por el que se regulan las obligaciones de facturaci髇, ser� v醠ida cualquier firma electr髇ica reconocida, cuya definici髇 seg鷑 el art韈ulo 3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electr髇ica, consiste en cualquier firma electr髇ica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de firma.

3. Cuando las facturas o documentos sustitutivos sean remitidos electr髇icamente y la opci髇 utilizada para garantizar la autenticidad de su origen e integridad de contenido sea la utilizaci髇 de un sistema de firma electr髇ica reconocida, conforme a lo establecido en el art韈ulo 18.1.a) del Decreto Foral por el que se regulan las obligaciones de facturaci髇, la firma electr髇ica aplicada ser� la que se derive de la utilizaci髇 del certificado del expedidor del documento, aunque sea 閟te el destinatario o un tercero que intervenga en la expedici髇 en nombre y por cuenta del obligado tributario.

Las copias de las facturas expedidas por medios electr髇icos, remitidas a los empresarios o profesionales que realicen las operaciones, incluso en el supuesto de facturaci髇 por el destinatario o por un tercero en nombre y por cuenta del sujeto pasivo, incorporar醤 las firmas electr髇icas en los mismos t閞minos indicados en el p醨rafo anterior.

4. Cuando se trate de un sistema de facturaci髇 electr髇ica basado en acuerdos de intercambio electr髇ico de datos (EDI), tal como se define en el art韈ulo 2 de la Recomendaci髇 1994/820/CE de la Comisi髇, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jur韉icos del intercambio electr髇ico de datos, entre expedidor y destinatario, conforme a lo previsto en el art韈ulo 18.1.b) del Decreto Foral por el que se regulan las obligaciones de facturaci髇, en el acuerdo de intercambio electr髇ico de datos entre las partes debe reflejarse con precisi髇 cu醠es son los medios o procedimientos implementados en el sistema de facturaci髇 que permitan garantizar la autenticidad de origen y la integridad de contenido de los documentos intercambiados.

5. Las facturas y documentos sustitutivos remitidos electr髇icamente firmados con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedici髇 no se considerar醤 v醠idamente remitidos a sus destinatarios ni recibidos por 閟tos.

Art韈ulo 4 Autorizaci髇 de sistemas de facturaci髇 electr髇ica a propuesta del contribuyente

1. Cuando el sistema utilizado por el expedidor de facturas electr髇icas para garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido de las facturas o documentos sustitutivos remitidos electr髇icamente no tenga cabida de forma expresa en alguna de las letras a) y b) del art韈ulo 18.1 del Decreto Foral por el que se regulan las obligaciones de facturaci髇, el obligado a la expedici髇 de los mismos deber� presentar una solicitud de autorizaci髇 de forma previa dirigida al Director o a la Directora General de Hacienda.

En dicha solicitud deber� describir cu醠es son los elementos o medios que propone aplicar para que quede garantizada la autenticidad de origen y la integridad de contenido de los documentos electr髇icos remitidos, de modo que estas garant韆s puedan ser verificadas por la Administraci髇 tributaria en cualquier momento ulterior a su remisi髇 durante el plazo que resulte de lo dispuesto al efecto por la Norma Foral General Tributaria.

2. Los elementos o medios de control utilizados no est醤 sujetos a priori a ninguna restricci髇 conceptual ni tecnol骻ica, pero deber醤 ser detallados por el solicitante y estar a disposici髇 del destinatario o de una entidad tercera que act鷈 como tercera parte de confianza del sistema, en cuyo caso, dicha entidad tercera deber� ser identificada en la solicitud. Estos elementos o medios de control ser醤 accesibles a la Administraci髇 tributaria durante el plazo que resulte de lo dispuesto al efecto por la Norma Foral General Tributaria a los efectos de que 閟ta pueda verificar dichas propiedades de autenticidad de origen e integridad de contenido de los documentos recibidos.

Cuando la solicitud presentada no contenga todos los elementos que sean necesarios para permitir la verificaci髇 de los requisitos exigidos normativamente, se podr� requerir al solicitante para que en el plazo de 10 d韆s, contados a partir del d韆 siguiente al de la notificaci髇 del requerimiento, subsane los defectos de que adolezca, con indicaci髇 de que, si as� no lo hiciera, se le tendr� por desistido y se proceder� al archivo de la solicitud sin m醩 tr醡ite. Cuando el requerimiento de subsanaci髇 haya sido atendido en plazo pero no se entiendan subsanados los defectos observados, se notificar� al solicitante la denegaci髇 de la solicitud de acuerdo con lo previsto en el apartado 4 siguiente.

3. Para efectuar la mencionada verificaci髇, la Direcci髇 General de Hacienda, a trav閟 de la Subdirecci髇 General de Inspecci髇, podr� recabar la informaci髇 complementaria que entienda necesaria para comprobar la exactitud de lo declarado por el solicitante y efectuar las comprobaciones adicionales que estime convenientes.

4. Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta Orden Foral, el Director o la Directora General de Hacienda resolver� la autorizaci髇 para expedir facturas electr髇icas con arreglo al sistema propuesto por el solicitante, asignando una referencia identificativa a la misma. En la resoluci髇 se describir醤 las condiciones en que la autorizaci髇 se entiende concedida. En caso contrario, en el escrito de denegaci髇 de la autorizaci髇 se deber� motivar la causa que impide la autorizaci髇. La resoluci髇 que se dicte ser� recurrible en alzada ante el Diputado o la Diputada Foral del Departamento de Hacienda y Finanzas.

5. El Director o la Directora General de Hacienda resolver� sobre la solicitud de admisi髇 en un plazo de seis meses. Si, por cualquier motivo, la verificaci髇 no hubiera finalizado en ese plazo o no se hubiera dictado resoluci髇 expresa, la solicitud podr� entenderse desestimada por silencio administrativo.

6. Podr醤 solicitar la autorizaci髇 a que se refiere este art韈ulo los empresarios o profesionales o cualquier otra persona o entidad obligada a la expedici髇 de facturas o documentos sustitutivos establecida o residente en Espa馻.

Art韈ulo 5 Facturas electr髇icas recibidas de terceros pa韘es

1. A los efectos de garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido, los requisitos exigibles a las facturas o documentos sustitutivos electr髇icos recibidos de terceros pa韘es ser醤 los mismos que los que deben cumplir los expedidos y remitidos en territorio espa駉l, independientemente del soporte y formato electr髇ico de los mismos.

2. Cuando se trate de documentos recibidos por medios electr髇icos y el sistema utilizado para garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido de los mismos sea la utilizaci髇 de un mecanismo de firma electr髇ica, 閟ta deber� ser una firma electr髇ica reconocida, teniendo tal consideraci髇, la que, conforme a la letra a) del apartado 1 del art韈ulo 18 del Decreto Foral por el que se regulan las obligaciones de facturaci髇, cumpla lo dispuesto en los apartados 2, 6 y 10 del art韈ulo 2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electr髇ica, que se corresponde con el concepto recogido en el art韈ulo 3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electr髇ica.

3. En el caso de que el sistema utilizado para la remisi髇 de facturas o documentos sustitutivos por medios electr髇icos sea el de firma electr髇ica reconocida, corresponder� al destinatario del documento residente en Espa馻, previamente a aceptar la recepci髇, cerciorarse de que la firma electr髇ica utilizada es una firma electr髇ica reconocida conforme a lo dispuesto en el p醨rafo anterior.

Lo dispuesto en el p醨rafo anterior podr� cumplirse entre otros, por alguno de los siguientes medios:

• a) Cuando el certificado en cuesti髇 sea expedido por una autoridad de servicios de certificaci髇 residente en alguno de los pa韘es de la Uni髇 Europea, bastar� con que se cumpla alguno de los siguientes requisitos:
  • 1.� Que el certificado indique en su propio contenido que se trata de un certificado cualificado o reconocido, en el sentido regulado en la Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, y que la entidad de certificaci髇 expedidora sea residente en alg鷑 pa韘 de la Uni髇 Europea y tenga accesibles y p鷅licas sus pr醕ticas y pol韙icas de certificaci髇, con especial reconocimiento del cumplimiento de los requisitos exigibles en dicha Directiva a las entidades expedidoras de certificados reconocidos o cualificados.
  • 2.� Que la entidad de certificaci髇 se halle acreditada en dicho sentido por una entidad establecida en la Uni髇 Europea conforme a un sistema voluntario de acreditaci髇 destinado a mejorar los niveles de provisi髇 de servicios de certificaci髇, en base al apartado 2 del art韈ulo 3 de la Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999.
  • 3.� Que la entidad de certificaci髇 se halle inscrita con dicha condici髇 en alg鷑 registro p鷅lico controlado por la autoridad competente del Estado miembro en materia de firma electr髇ica o por una autoridad competente en materia de control fiscal de dicho pa韘, en materia del Impuesto sobre el Valor A馻dido o de Impuestos directos.
• b) Respecto de los certificados expedidos por una autoridad de servicios de certificaci髇 no residente en alguno de los pa韘es de la Uni髇 Europea, deber� acreditarse que el certificado tiene la condici髇 de certificado reconocido o cualificado y que la entidad expedidora del mismo est� igualmente cualificada para la expedici髇 de tales certificados, por alguna de las siguientes opciones:
  • 1.� Que el proveedor de servicios de certificaci髇 cumpla los requisitos establecidos en la Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, y haya sido acreditado en el marco de un sistema voluntario de acreditaci髇 establecido en un Estado miembro.
  • 2.� Que un proveedor de servicios de certificaci髇 establecido en la Uni髇 Europea, que cumpla las prescripciones de la Directiva 1999/93/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, avale el certificado.
  • 3.� Que el certificado o el proveedor de servicios de certificaci髇 est閚 reconocidos en virtud de un acuerdo bilateral o multilateral entre la Uni髇 Europea y terceros pa韘es u organizaciones internacionales.
  • 4.� El destinatario deber� disponer del software de verificaci髇 de firma y del procedimiento que le permita comprobar la validez de los certificados extranjeros, en los mismos t閞minos que lo dispuesto en el tercer p醨rafo del apartado 4 del art韈ulo 7 de esta Orden Foral.

Art韈ulo 6 Obligaciones del expedidor en la conservaci髇 de las facturas y documentos sustitutivos

1. Los empresarios o profesionales deber醤 conservar, durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Norma Foral General Tributaria, los documentos a que se refiere el art韈ulo 19.1 del Decreto Foral por el que se regulan las obligaciones de facturaci髇.

Esta obligaci髇 podr� ser realizada directamente por el propio obligado tributario o por un tercero, actuando este 鷏timo en nombre y por cuenta del primero, con quien deber� tener el correspondiente acuerdo de prestaci髇 de servicios. En cualquier caso, el obligado tributario ser� el 鷑ico responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en el art韈ulo 19.1 del citado Decreto Foral, debiendo asegurarse de la existencia de las copias de seguridad necesarias y de que se apliquen las medidas t閏nicas y los planes de contingencias necesarios que permitan garantizar la recuperaci髇 de los archivos inform醫icos en caso de siniestro o aver韆 del sistema inform醫ico en el que se almacenan las facturas o documentos sustitutivos electr髇icos.

2. Se entiende por copia de una factura o documento sustitutivo, en soporte papel, un documento que tenga el mismo soporte, formato y contenido que el original, debiendo contener alg鷑 distintivo que as� lo indique, como es la expresi髇 玞opia�. En las facturas o documentos sustitutivos electr髇icos, la copia es un fichero id閚tico al original. Cuando el original haya sido firmado electr髇icamente, la copia se refiere al fichero firmado.

Se entiende por matriz de una factura o documento sustitutivo, o de un conjunto de facturas o documentos sustitutivos expedidos, un conjunto estructurado de datos, tablas, base de datos o sistema de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas o documentos sustitutivos junto a los programas o aplicaciones que permitan al expedidor la generaci髇 de las facturas o documentos sustitutivos y la obtenci髇 de copias y de duplicados.

3. La gesti髇 de la conservaci髇 de los documentos expedidos a que se refiere el art韈ulo 19 del Decreto Foral por el que se regulan las obligaciones de facturaci髇, y de las copias o matrices de esos documentos, debe hacerse ordenadamente, de modo que, cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electr髇ico, se garantice la legibilidad de tales documentos, copias o matrices, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a requerimiento de la Administraci髇 tributaria, el descifrado y la decodificaci髇 de datos no auto explicativos.

Asimismo, el obligado tributario deber� facilitar el acceso completo y sin demora injustificada a tales documentos, entendi閚dose por tal aqu閘 que permita la consulta directa de todos y cada uno de los documentos, copias o matrices conservados, cualquiera que sea su soporte.

Cuando se utilice un sistema inform醫ico en la llevanza y conservaci髇 de los documentos expedidos y las copias o matrices de los documentos y, por tanto, 閟tos tengan un soporte electr髇ico, tanto en un sistema de almacenamiento local como remoto, el acceso completo debe entenderse como aqu閘 que posibilite una consulta en l韓ea a los datos que permita la visualizaci髇 de los documentos con todo el detalle de su contenido, la b鷖queda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en el art韈ulo 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre el Valor A馻dido, la copia o descarga en l韓ea en los formatos originales y la impresi髇 a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificaci髇 o documentaci髇 de las actuaciones de control fiscal.

Art韈ulo 7 Obligaciones de los destinatarios en la conservaci髇 electr髇ica de las facturas y documentos sustitutivos

1. Los empresarios o profesionales deber醤 conservar, durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Norma Foral General Tributaria, los documentos a que se refiere el art韈ulo 19.1 del Decreto Foral 61/2004, de 15 de junio, por el que se regulan las obligaciones de facturaci髇.

Cuando las facturas o documentos sustitutivos se reciban en soporte electr髇ico, acompa馻das de una firma electr髇ica reconocida o de cualquiera otra admitida u homologada por la Administraci髇 tributaria, el destinatario deber� proceder a la verificaci髇 de la firma y disponer del procedimiento de control interno que a su juicio considere apropiado, que le permita verificar la validez de los certificados utilizados.

2. La obligaci髇 de conservaci髇 se refiere a las facturas y documentos sustitutivos recibidos en el formato y soporte original en el que 閟tos hubieran sido remitidos, salvo que el destinatario opte por alguna de las formas alternativas de conversi髇 autorizadas contempladas en los art韈ulos 8 y 9 de esta Orden Foral, en cuyo caso la conservaci髇 se referir� a dichos formatos y soportes.

Cualquier conversi髇 de soporte o de formato de los documentos recibidos distinta de las previstas en los art韈ulos 8 y 9 de esta Orden Foral efectuada por el destinatario dar� origen a un nuevo documento que no tendr� la consideraci髇 de documento original.

3. La gesti髇 de la conservaci髇 de las facturas y documentos sustitutivos recibidos debe hacerse ordenadamente, de modo que cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando 閟te sea electr髇ico, se garantice su legibilidad, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a requerimiento de la Administraci髇 tributaria, el descifrado y la decodificaci髇 de los datos no auto explicativos.

4. El obligado tributario debe facilitar el acceso completo y sin demora injustificada a las facturas o documentos sustitutivos recibidos, entendi閚dose por tal aqu閘 que permita la consulta directa de todos y cada uno de ellos, cualquiera que sea su soporte.

Cuando se utilice un sistema inform醫ico en la Ilevanza y conservaci髇 de los documentos y, por tanto, 閟tos tengan un soporte electr髇ico, tanto en un sistema de almacenamiento local como remoto, el acceso completo debe entenderse como aqu閘 que posibilite una consulta en l韓ea a los datos que permita la visualizaci髇 de los documentos con todo el detalle de su contenido, la b鷖queda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en el art韈ulo 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, la copia o descarga en l韓ea en los formatos originales y la impresi髇 a papel de aquellas facturas y documentos sustitutivos que sean necesarios a los efectos de la verificaci髇 o documentaci髇 de las actuaciones de control fiscal.

Cuando entre las facturas o documentos sustitutivos recibidos existan documentos electr髇icos en cuya remisi髇 se opt� por la utilizaci髇 de firma electr髇ica en los t閞minos de los art韈ulos anteriores de esta Orden Foral como medio para garantizar la autenticidad de su origen e integridad del contenido, el destinatario deber� conservar de forma ordenada, adem醩 de las facturas y documentos sustitutivos electr髇icos recibidos, las firmas electr髇icas asociadas a cada uno de ellos, cuando no vengan incluidas en el propio fichero que contenga cada documento. Asimismo, deber� disponer de los dispositivos de verificaci髇 de firma y de un procedimiento de control interno que garantice de forma adecuada la validez de los certificados electr髇icos utilizados por los expedidores, de modo que se adviertan aquellos que pudieran estar caducados, revocados o suspendidos en el momento de la expedici髇.

5. Cuando el emisor y/o receptor de facturas y documentos sustitutivos electr髇icos sea un tercero que act鷄 en nombre y por cuenta de los obligados tributarios, deber� cumplir con los requisitos expresados anteriormente. No obstante, cumplidos 閟tos, podr醤 poner a disposici髇 de sus clientes aplicaciones inform醫icas que gestionen un repositorio de facturas y documentos sustitutivos emitidos o recibidos, seg鷑 corresponda, junto con la firma electr髇ica generada o verificada en los t閞minos de esta Orden Foral, proporcionando un c骴igo de autenticaci髇 de mensajes asociado a cada documento. Este c骴igo permitir� el acceso al documento asociado existente en el repositorio y garantizar�, al que accede, que cumple con los requisitos contemplados en esta Orden Foral.

En el supuesto del p醨rafo anterior, un documento impreso a papel con este c骴igo es v醠ido, al igual que en el art韈ulo 9 de esta Orden Foral, siempre que se mantenga el mencionado repositorio en el que se encuentra el documento y su firma electr髇ica, exista un mecanismo de verificaci髇 de la firma en el mismo y se pueda acceder de forma completa al documento mediante dicho c骴igo electr髇ico de autenticaci髇.

Art韈ulo 8 Digitalizaci髇 certificada de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes

1. Los obligados tributarios podr醤 proceder a la digitalizaci髇 certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el car醕ter de originales.

Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos as� digitalizados permitir醤 que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.

2. Se entiende por digitalizaci髇 certificada el proceso tecnol骻ico que permite, mediante la aplicaci髇 de t閏nicas fotoelectr髇icas o de esc醤er, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos est醤dares de uso com鷑 y con un nivel de resoluci髇 que sean admitidos por la Administraci髇 tributaria.

Este proceso de digitalizaci髇 deber� cumplir los siguientes requisitos:

• a) Que el proceso de digitalizaci髇 sea realizado por el propio obligado tributario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalizaci髇, en nombre y por cuenta de aqu閘, utilizando en ambos casos un software de digitalizaci髇 certificado en los t閞minos del apartado 3 de este art韈ulo.
• b) Que el proceso de digitalizaci髇 utilizado garantice la obtenci髇 de una imagen fiel e 韓tegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electr髇ica en los t閞minos de los art韈ulos anteriores de esta Orden Foral en base a un certificado electr髇ico instalado en el sistema de digitalizaci髇 e invocado por el software de digitalizaci髇 certificada. Este certificado debe corresponder al obligado tributario cuando la digitalizaci髇 certificada se realice por el mismo o al prestador de servicios de digitalizaci髇 en otro caso. Uno u otro, seg鷑 corresponda, deber� disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalizaci髇 certificada.
• c) Que el resultado de la digitalizaci髇 certificada se organice en torno a una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los art韈ulos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, adem醩 de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electr髇ica de la imagen del documento conforme a como se indica en la letra b) de este apartado.
• d) Que el obligado a la conservaci髇 disponga del software de digitalizaci髇 certificado con las siguientes funcionalidades:
  • 1.� Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e im醙enes al cierre de cada per韔do de liquidaci髇 al que est� sometido el obligado tributario.
  • 2.� Acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos. A estos efectos, se entiende por acceso completo aqu閘 que posibilite una consulta en l韓ea a los datos que permita la visualizaci髇 de los documentos con todo el detalle de su contenido, la b鷖queda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en el art韈ulo 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, la copia o descarga en l韓ea en los formatos originales y la impresi髇 a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificaci髇 o documentaci髇 de las actuaciones de control fiscal.

3. Las entidades desarrolladoras que deseen homologar software de digitalizaci髇 que cumplan los requisitos del apartado 2 de este art韈ulo deber醤 cumplir los siguientes tr醡ites:

• a) Las entidades interesadas presentar醤 una solicitud ante la Subdirecci髇 General de Inspecci髇 que deber� contener una declaraci髇 responsable de cumplimiento de los requisitos exigidos en la presente Orden Foral, acompa馻da de la documentaci髇 que acredite su cumplimiento.

  En particular, el solicitante deber� aportar, junto con la solicitud, las normas t閏nicas en las que se base el procedimiento de digitalizaci髇 certificada que pretenda homologar, as� como los protocolos o normas y procedimientos de seguridad, de control y de explotaci髇 referidos a la creaci髇 y consulta de la base de datos documental que contenga las im醙enes digitalizadas de los documentos originales en papel suministrados por el obligado tributario y los mecanismos de firma electr髇ica utilizados.

• b) Adicionalmente, la documentaci髇 aportada deber� contener un informe emitido por una entidad de auditor韆 inform醫ica independiente con solvencia t閏nica acreditada en el 醡bito del an醠isis y la evaluaci髇 de la actividad desarrollada, en el que se exprese la opini髇 acerca del cumplimiento, por parte de la entidad solicitante, de las condiciones establecidas en esta Orden Foral para la admisi髇 de su sistema de digitalizaci髇 certificada cuya homologaci髇 se solicita y sobre los procedimientos utilizados.
• c) Cuando la solicitud presentada no contenga todos los elementos que sean necesarios para permitir la verificaci髇 de los requisitos exigidos normativamente, se podr� requerir al solicitante para que en el plazo de 10 d韆s, contados a partir del d韆 siguiente al de la notificaci髇 del requerimiento, subsane los defectos de que adolezca, con indicaci髇 de que si as� no lo hiciera se le tendr� por desistido y se proceder� al archivo de la solicitud sin m醩 tr醡ite. Cuando el requerimiento de subsanaci髇 haya sido atendido en plazo pero no se entiendan subsanados los defectos observados, se notificar� al solicitante la denegaci髇 de acuerdo con lo previsto en la letra e) siguiente.
• d) Para efectuar la mencionada verificaci髇, la Subdirecci髇 General de Inspecci髇 podr� recabar cuanta informaci髇 complementaria entienda necesaria para comprobar la exactitud de lo declarado por el solicitante, as� como efectuar las comprobaciones adicionales que crea convenientes.
• e) Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta Orden Foral, la Subdirecci髇 General de Inspecci髇 resolver� la homologaci髇 del software de digitalizaci髇 presentado y su inclusi髇 en una lista que se har� p鷅lica en la p醙ina web del Departamento para la Fiscalidad y las Finanzas. En la resoluci髇 se describir醤 las condiciones en que la solicitud se entiende concedida y la referencia identificativa de la misma. En caso contrario, en el escrito de denegaci髇 de la autorizaci髇 se deber� motivar la causa que impide la autorizaci髇. La resoluci髇 que se dicte ser� recurrible en alzada ante el Director o la Directora General de Hacienda.
• f) Se resolver� acerca de la solicitud de admisi髇 en un plazo de seis meses. Si la verificaci髇 no hubiera finalizado en ese plazo, o no se hubiera dictado resoluci髇 expresa, la solicitud podr� entenderse desestimada por silencio administrativo.
• g) Podr� efectuar la solicitud a que se refiere este art韈ulo cualquier entidad desarrolladora establecida en Espa馻 o en cualquier otro Estado miembro de la Uni髇 Europea.

Art韈ulo 9 Impresi髇 de facturas y documentos sustitutivos remitidos en formato electr髇ico

En general, las facturas y documentos sustitutivos remitidos electr髇icamente deben ser conservados por los destinatarios en el mismo formato electr髇ico de remisi髇, sin conversi髇 alguna, junto con los medios que garanticen su autenticidad de origen e integridad del contenido. No obstante, cuando los documentos sean remitidos por medios electr髇icos y firmados con firma electr髇ica en los t閞minos de los art韈ulos anteriores de esta Orden Foral, los contribuyentes destinatarios que deseen conservarlas de forma impresa en papel, despu閟 de verificada la firma, podr醤 realizar dicha conversi髇 de soporte mediante la correspondiente opci髇 de software que permita la impresi髇 a papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de c骴igos PDF-417, considerados como sendas marcas gr醘icas de autenticaci髇, en el primero de los cuales se incluir� 韓tegramente el contenido de los datos de la factura o documento sustitutivo, tal y como fueron firmados en su expedici髇, y en el segundo la firma electr髇ica del fichero anterior y todos los elementos que de forma estandarizada permitan, previa lectura, la verificaci髇 de la firma. En el supuesto de estar la firma electr髇ica embebida en el fichero que contiene la factura o documento sustitutivo o de que los datos del documento est閚 contenidos en el formato de firma electr髇ica, bastar� con la impresi髇 de un solo conjunto de marca gr醘ica que incluya todos los datos del fichero o formato de firma electr髇ica.

Las marcas gr醘icas tendr醤 las siguientes caracter韘ticas:

• a) Deben permitir la lectura para la regeneraci髇 de los ficheros originales y mantendr醤 una redundancia de datos para posibilitar la lectura, incluso cuando el c骴igo se haya deteriorado en parte. Este rasgo se conseguir� utilizando el nivel de correcci髇 de errores 5 de la especificaci髇 citada en la letra c) de este art韈ulo. Se deber� utilizar la compactaci髇 en modo Byte (Byte compaction BC mode) para permitir la codificaci髇 de la informaci髇 en formato BASE code 64.
• b) Las marcas se situar醤 en un 醨ea de impresi髇 rectangular cuyo v閞tice superior izquierdo tendr� siempre la misma coordenada absoluta respecto del v閞tice superior izquierdo del papel, que tendr� formato DIN A4, impreso en posici髇 vertical.
• c) Para no limitar el tama駉 m醲imo de datos se emplear� el procedimiento MACRO PDF417. No se deber� utilizar el procedimiento denominado Truncated PDF417, lo que permitir� garantizar la lectura de las marcas gr醘icas generadas. Para incluir la descripci髇 de cada fichero en la marca gr醘ica se deben emplear los campos de informaci髇 opcional definidos en la propia especificaci髇 del procedimiento.
• d) A los efectos de este apartado se entiende por PDF417 un c骴igo de barras multilineal seg鷑 la especificaci髇 Uniform Symbology Specification-PDF417 publicada por la Asociaci髇 para el Desarrollo de Est醤dares (AIM) acreditada por American National Standards Institute.

Art韈ulo 10 Expedici髇 y conservaci髇 de facturas y documentos sustitutivos fuera del territorio espa駉l

1. Los obligados a la conservaci髇 de las facturas o documentos sustitutivos destinatarios de los ejemplares originales y los expedidores, respecto de las copias o matrices de dichos documentos, podr醤 determinar el lugar de cumplimiento de dicha obligaci髇 en territorio espa駉l o en el extranjero, a condici髇 de que pongan a disposici髇 del 髍gano de la Administraci髇 tributaria que est� desarrollando una actuaci髇 dirigida a la comprobaci髇 de su situaci髇 tributaria, ante cualquier solicitud de dicho 髍gano y sin demora injustificada, toda la documentaci髇 o informaci髇 as� conservada.

2. Cuando la conservaci髇 se efect鷈 fuera de Espa馻, tal obligaci髇 鷑icamente se considerar� v醠idamente cumplida si se realiza mediante el uso de medios electr髇icos que garanticen el acceso completo al sistema inform醫ico de almacenamiento remoto y sin demora injustificada, no siendo admisible, en consecuencia, el almacenamiento fuera del territorio espa駉l cuando los documentos est閚 en soporte papel.

A los efectos de lo establecido en el p醨rafo anterior, se entiende por acceso completo al sistema inform醫ico de almacenamiento remoto aqu閘 que posibilite una consulta en l韓ea a los datos que permita la visualizaci髇 de los documentos con todo el detalle de su contenido, la b鷖queda selectiva de cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en el art韈ulo 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, la copia o descarga en l韓ea en los formatos originales y la impresi髇 a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificaci髇 o documentaci髇 de las actuaciones de control fiscal.

Cuando el lugar seleccionado para la conservaci髇 por el propio obligado tributario, o por un tercero que act鷈 en nombre y por cuenta del obligado tributario, sea un tercer pa韘 no perteneciente a la Uni髇 Europea o con el cual no exista un instrumento jur韉ico relativo a la asistencia mutua con un 醡bito de aplicaci髇 similar al previsto por la Directiva 76/308/CEE del Consejo, de 15 de marzo de 1976, sobre la asistencia mutua en materia de cobro de los cr閐itos correspondientes a determinadas exacciones, derechos, impuestos y otras medidas, y por la Directiva 77/799/CEE del Consejo, de 19 de diciembre de 1977, relativa a la asistencia mutua entre las autoridades competentes de los Estados miembros en el 醡bito de los impuestos directos y de los impuestos sobre las primas de seguros, y por el Reglamento (CE) n.� 1798/2003 del Consejo, de 7 de octubre de 2003, relativo a la cooperaci髇 administrativa en el 醡bito del impuesto sobre el valor a馻dido y por el que se deroga el Reglamento (CEE) n.� 218/92, 鷑icamente cabr� la conservaci髇 de facturas o documentos sustitutivos en dichos terceros pa韘es cuando la conservaci髇 sea realizada de forma directa por el propio obligado tributario previa comunicaci髇 a la Administraci髇 tributaria o cuando la conservaci髇 sea encomendada a terceras personas distintas del obligado tributario siguiendo el procedimiento detallado en el apartado 4 de este art韈ulo.

3. El procedimiento a seguir en la autorizaci髇 administrativa respecto a la conservaci髇 electr髇ica de facturas y documentos sustitutivos en terceros pa韘es, en los t閞minos del apartado anterior, resultar� asimismo aplicable a los supuestos de autorizaci髇 previstos en relaci髇 con la expedici髇 de facturas o documentos sustitutivos por los clientes o por terceros prestadores de servicios de facturaci髇 no residentes en territorio espa駉l en nombre y por cuenta de empresarios y profesionales residentes en Espa馻.

Este procedimiento s髄o podr� instarse por empresarios o profesionales establecidos o residentes en Espa馻 interesados en la expedici髇 o en el almacenamiento de las facturas o documentos sustitutivos respecto de los que son sujetos obligados a expedir o a conservar. No se admitir醤 las solicitudes de prestadores de servicios residentes en el extranjero que pretendan homologar sus sistemas para prestar servicios a entidades residentes en Espa馻.

4. El procedimiento al que se refieren los apartados anteriores ser� el siguiente:

• a) Previamente a la realizaci髇 de las actividades de expedici髇 o de almacenamiento para la conservaci髇 de facturas o documentos sustitutivos, el interesado en dicha expedici髇 o conservaci髇 dirigir� una solicitud de autorizaci髇 al Director o la Directora General de Hacienda, que ser� el 髍gano competente para resolver.

  Para la tramitaci髇 de la solicitud, la Direcci髇 General de Hacienda, a trav閟 de la Subdirecci髇 General de Inspecci髇, podr� solicitar los informes que estime convenientes.

• b) Para la resoluci髇 del expediente, el interesado estar� obligado a facilitar cualquier informaci髇 que resulte necesaria para evaluar por la Administraci髇 tributaria las garant韆s ofrecidas respecto del nivel de los accesos a los sistemas inform醫icos remotos y respecto de la seguridad y confiabilidad en los sistemas, resultando exigibles las auditor韆s inform醫icas externas realizadas por entidades de reconocido prestigio internacional.

  En el supuesto de sistemas de expedici髇 de facturas, se valorar� si los sistemas de facturaci髇 electr髇ica propuestos por residentes espa駉les para operar en el extranjero satisfacen las garant韆s esenciales de autenticidad de origen de las facturas expedidas y la integridad de los contenidos y si los contratos entre los obligados y los clientes o terceros expedidores se adecuan a la legalidad.

  La Administraci髇 tributaria podr� requerir, cuando se trate de un pa韘 tercero distinto de los integrados en la Uni髇 Europea, entre otros requisitos, el compromiso escrito de la Administraci髇 fiscal donde reside el sistema de datos remoto, de colaboraci髇 con la Administraci髇 fiscal espa駉la en caso necesario. A estos efectos, se deber� permitir a los auditores inform醫icos espa駉les designados la colaboraci髇 activa con los existentes, en su caso, en el pa韘 remoto para la realizaci髇 de los trabajos de an醠isis o auditor韆 de tales sistemas inform醫icos de almacenamiento remoto y, en su caso, de obtenci髇 de la informaci髇 relacionada con la facturaci髇 all� almacenada referida a los obligados tributarios establecidos o residentes en Espa馻. En el supuesto de tratarse de un pa韘 de la Uni髇 Europea resultar� de aplicaci髇 la normativa europea sobre asistencia mutua.

• c) Cuando la solicitud presentada no contenga todos los elementos que sean necesarios para permitir la verificaci髇 de los requisitos exigidos normativamente, se podr� requerir al solicitante para que en el plazo de 10 d韆s, contados a partir del d韆 siguiente al de la notificaci髇 del requerimiento, subsane los defectos de que adolezca, con indicaci髇 de que si as� no lo hiciera se le tendr� por desistido y se proceder� al archivo de la solicitud sin m醩 tr醡ite. Cuando el requerimiento de subsanaci髇 haya sido atendido en plazo pero no se entiendan subsanados los defectos observados, se notificar� al solicitante la denegaci髇 de acuerdo con lo previsto en la letra e) siguiente.
• d) Tras el an醠isis de la informaci髇 aportada junto al escrito inicial y de la expresamente requerida y de la pr醕tica de las pruebas que se estimen necesarias, la Subdirecci髇 General de Inspecci髇 emitir� el correspondiente dictamen que servir� de base para que el Director o la Directora General de Hacienda adopte la resoluci髇 que corresponda.
• e) Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta Orden Foral, el Director o la Directora General de Hacienda resolver� la autorizaci髇 solicitada asignando una referencia identificativa a la misma. En el acuerdo podr醤 establecerse condiciones espec韋icas para la aceptaci髇 del sistema de expedici髇 o de almacenamiento solicitado.

  En caso de denegaci髇 de la autorizaci髇 se deber� motivar la causa que impide la autorizaci髇. La resoluci髇 que se dicte ser� recurrible en alzada ante el Diputado o la Diputada Foral del Departamento de Hacienda y Finanzas.

• f) El plazo para resolver el expediente es de seis meses. Si al t閞mino del plazo no se hubiera dictado resoluci髇 expresa, la solicitud podr� entenderse desestimada por silencio administrativo.

Primera Otras obligaciones formales

Para facilitar la pr醕tica de las comprobaciones administrativas en relaci髇 a los documentos que se regulan en esta Orden Foral se deber醤 conservar, durante los plazos que resulten de la normativa tributaria, los datos en soporte inform醫ico legibles y tratables por otros sistemas inform醫icos distintos a aquellos que se utilizaron en su generaci髇.

Para ello, las aplicaciones inform醫icas utilizadas por el contribuyente en la generaci髇 de los datos deber醤 disponer de la adecuada funcionalidad de exportaci髇 de datos que garantice, en su caso, su importaci髇 por otros sistemas y aplicaciones inform醫icas distintas a las utilizadas por el contribuyente en el momento de su generaci髇 y que sean accesibles en el mercado en el momento en que la Administraci髇 tributaria necesite comprobar los datos del contribuyente.

Segunda Certificados electr髇icos de las entidades prestadoras de servicios de certificaci髇 y firma electr髇ica

En el 醡bito de la presente Orden Foral, las entidades prestadoras de servicios de certificaci髇 y firma electr髇ica, podr醤 desarrollar su actividad prestadora tambi閚 en el caso de que 閟ta deba realizarse con certificados electr髇icos emitidos por dichas entidades, con el alcance y l韒ites previstos en la correspondiente declaraci髇 de pr醕ticas de certificaci髇.

Primera Habilitaci髇 al Director o la Directora General de Hacienda

Se autoriza al Director o la Directora General de Hacienda para dictar cuantas resoluciones sean necesarias para la aplicaci髇 de esta Orden Foral.

Segunda Entrada en vigor

La presente Orden Foral entrar� en vigor el d韆 siguiente al de su publicaci髇 en el BOLET蚇 OFICIAL de Gipuzkoa.