Atención norma derogada, ver regulación posterior

Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid

Artículo 10

1. Se entiende por sistema de archivos de la Comunidad de Madrid el conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los Archivos sobre los que la Comunidad Autónoma tiene competencias, al servicio de la Administración de los derechos e intereses de los ciudadanos y de la investigación histórico-científica.

2. Se determinará reglamentariamente la Consejería de la que dependa la unidad encargada de la dirección y coordinación del ejercicio de las competencias de la Administración relativas al sistema de archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 11

1. En el sistema de archivos de la Comunidad de Madrid se integran varios subsistemas que se conforman a partir del flujo archivístico entre las fases de los fondos de archivo generados por una Institución o por el conjunto de fondos de archivos generados por Instituciones de carácter homogéneo.

2. Entre los principales subsistemas de archivos de la Comunidad de Madrid deberán figurar, al menos, los siguientes:

• a) El subsistema de archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid.
• b) El subsistema de archivos municipales de la Comunidad de Madrid.
• c) El subsistema de archivos de la Iglesia de la Comunidad de Madrid.
• d) El subsistema de archivos de Empresa de la Comunidad de Madrid.

3. Los subsistemas se ajustarán a planes sectoriales y programas generales o específicos que puedan formularse de acuerdo con su diferente condición, que serán aprobados por el Consejo de Gobierno.

Artículo 12

1. Dentro del sistema archivístico madrileño se crea el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid como órgano consultivo y asesor en materia de archivos para la Comunidad Autónoma.

2. Las principales funciones del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid serán las de:

• a) Proponer actuaciones e iniciativas dentro del marco de esta Ley.
• b) Canalizar informaciones sobre archivos.
• c) Emitir informes sobre cualquier asunto que la Asamblea, el Consejo de Gobierno o la Administración Autonómica sometan a la consideración del Consejo de Archivos así como en los supuestos previstos en esta Ley y en los casos de adquisiciones a título oneroso o gratuito.
• d) Informar las propuestas de valoración de los documentos y los plazos de conservación y acceso de los mismos, previos estudios y propuestas que les sean presentados.
• e) Informar las propuestas de las series documentales que deberán ser destruidas.
• f) Informar los reglamentos de los archivos de competencia autonómica.

3. El Consejo Asesor estará formado por el Presidente, el Vicepresidente y los Vocales.

4. Ejercerán la Presidencia y la Vicepresidencia del Consejo, respectivamente, el Consejero y el Director general a quienes esté atribuida la competencia de archivos.

5. Los Vocales serán nombrados por el Consejero, a propuesta del Director general, entre representantes de los municipios de la región, representantes de Archivos de titularidad privada, archiveros de cada uno de los sectores qe integran cada subsistema y personalidades de especial relieve científico o cultural.

6. Reglamentariamente se desarrollarán las normas sobre composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Artículo 13

Los Archivos de la Asamblea, el Consejo de gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, incluida la institucional, se organizan teniendo en cuenta las cuatro fases que, según su edad, atraviesan los documentos del modo siguiente:

• 1. En los archivos de oficina se custodiarán los documentos de archivo generados por las diferentes unidades administrativas en tanto dure su trámite o su uso sea muy frecuente. En todo caso; la permanencia en ellos no será superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo excepciones razonadas. Se excluye la documentación de apoyo informativo.
• 2. Los archivos centrales de la Asamblea de las Consejerías y de la Administración institucional recibirán de sus oficinas, cumplido el plazo anterior:
  • a) La totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos e intereses de la Comunidad de Madrid o de los ciudadanos, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos.
  • b) Los expedientes o documentos en que no proceda dictar actos administrativos de resolución del carácter expresado, así como informes, estudios y otros cuando hayan producido la totalidad de sus efectos.
• 3. Los documentos de archivo permanecerán en los archivos centrales hasta diez años, a partir de la fecha de su ingreso en ellos. No obstante cuando la índole de los documentos así lo aconseje, podrán conservarse en la respectiva dependencia administrativa previa resolución del Secretario general técnico de la Consejería o responsable equivalente en la Asamblea o en el Organismo de la Administración institucional correspondiente. Asimismo, aquellas series documentales que tengan poco uso y se consulten raramente, podrán ser enviadas al Archivo regional antes de cumplir el indicado plazo a propuesta del Archivo Central con aprobación del Secretario general técnico o responsable equivalente en la Asamblea o en la Administración institucional correspondiente.
• 4. Al cumplirse el plazo señalado en el punto anterior los documentos se trasladarán a las dependencias del Archivo Regional donde durante un período máximo de quince años recibirán el tratamiento correspondiente a un archivo intermedio.
• 5. Transcurrido este plazo, los documentos que, salvo excepciones, tengan ya treinta años desde su génesis y que tenga valor histórico recibirán en el Archivo Regional el tratamiento correspondiente a tal valor.

Artículo 14

1. Los Centros de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid que se crean en esta Ley serán por tanto, además de los Archivos de oficina:

• a) Los Archivos Centrales de las Consejerías.
• b) El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
• c) Los Archivos de los Entes institucionales y Empresas públicas de la Comunidad de Madrid.
• d) El Archivo de la Asamblea.

2. El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid albergará también los fondos de Archivo de las instituciones antecesoras de la Comunidad así como los fondos de archivo, documentos a colecciones de instituciones o personas públicas o privadas que no pudiendo atender adecuadamente estos bienes ingresen en él mediante convenio de depósito, donación u otro régimen, si se considera oportuno.

3. El Consejo de Gobierno, emitido informe preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, podrá designar otros Archivos de la Comunidad Autónoma para que cumpla esta misión de acogida.

4. Los Archivos de titularidad estatal de gestión transferida se integrarán en el Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid sin perjuicio de la normativa estatal que les afecte.

Artículo 15

1. Los documentos se tratan, se clasifican, se ordenan y se transfieren en series documentales.

2. Los archivos de oficina se clasificarán de acuerdo con el principio de respeto a la estructura en la que se generan los documentos.

3. Los Archivos Centrales de la Asamblea de las Consejerías y de la Administración institucional y el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid se clasificarán siguiendo los principios de respeto a la procedencia de los fondos y al orden original.

4. Todos los documentos estarán convenientemente ordenados, controlados y descritos en los adecuados instrumentos de control e información, dispuesto para su inmediata consulta por parte de la Administración, los ciudadanos y al servicio de la investigación.

5. Desde los Archivos Centrales se asesorará al personal responsable y encargado de los Archivos de Oficina y se coordinará su organización.

6. Asimismo, y en cooperación con este personal y con las Unidades que tengan la competencia de Organización y Métodos se procederá desde los Archivos centrales al estudio e identificación de las series documentales con los fines a que se refiere la sección cuarta de esta Ley.

Artículo 16

1. Dentro de la organización de los fondos de Archivo en las diferentes fases o edades de sus docuentos se establece para la Administración autónomica, como obligación fundamental a ejecutar por la unidad a la que se refiere el artículo 10.2, el análisis e identificación de las series documentales con el fin que sean señalados sus diferentes valores y en consecuencia establecidos los distintos plazos de vigencia, acceso y conservación de los documentos.

2. Todas las instancias de la Administración autonómica contribuirán al cumplimiento de esta obligación prestando su colaboración y en especial con el cumplimiento de la exigencia de racionalización y normalización que prevé la Ley de Procedimiento Administrativo.

3. Una vez identificadas las series documentales, señalados los valores y establecidos los plazos de vigencia, se someterán a la aprobación del Consejero competente, de acuerdo con el artículo 10.2, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, dando lugar dicha aprobación a las actuaciones e instrumentos oportunos en cuanto a transferencias, expurgos y eliminaciones, acceso y servicios que se contemplan en esta Ley.

Artículo 17

1. Las transferencias de los documentos suponen tanto la entrega ordenada de los mismos de una fase a otra como el traspaso de las responsabilidades que les afecten.

2. Las transferencias de los documentos de una fase a otra se ajustarán a los siguientes criterios:

• a) Se tendrán en cuenta los plazos previstos en los artículos 13 y 16 de esta Ley.
• b) Las transferencias se documentarán de modo fehaciente.
• c) Los Secretarios generales Técnicos de las Consejerías o responsables equivalentes en la Asamblea o en el organismo de la Administración institucional correspondiente velarán para que los documentos de las oficinas sean remitidos a los Archivos Centrales, de acuerdo con lo dispuesto en esta Ley.

Artículo 18

Una vez valoradas las series documentales y de acuerdo con el informe calificador preceptivo del Consejo de Archivo de la Comunidad de Madrid, se regulará el expurgo y eliminación de los documentos de archivo que habiendo perdido ya sus otros valores carezcan de valor histórico.

Artículo 19

Los Archivos de la Asamblea y de la Administración institucional autonómica se organizarán en sus dos primeras fases de acuerdo con lo establecido en esta Ley para los Archivos del Consejo de Gobierno y de la Administración Autónomica. Los documentos de la tercera y cuarta fase serán transferidos al Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, o a otro Centro de Archivo de esta índole que en función de las necesidades se determine.

Artículo 20

Reglamentariamente se desarrollarán las normas de organización y funcionamiento de los Archivos en los casos precisos de acuerdo con los criterios contenidos en este capítulo.

Artículo 21

1. La Comunidad de Madrid dentro de su Sistema de Archivos podrá crear cuantos Centros de Archivos considere oportunos cuando las necesidades organizativas y de servicio así lo requieran.

2. La Comunidad de Madrid procurará para el Subsistema de Archivos de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y la Administración la existencia de instalaciones adecuadas para los Centros de Archivos tanto respecto a su ubicación como a las condiciones técnicas específicas necesaria para la conservación, tratamiento y consulta de los documentos custodiados en cada una de las fases de archivo.

3. Asimismo, la Comunidad de Madrid proporcionará para todos los Centros de Archivo incluido en su Sistema el asesoramiento técnico necesario y fomentará el cumplimiento de las condiciones contempladas en el punto anterior.

Artículo 22

1. Los Centros de Archivo estarán dotados del personal suficiente y con la cualificación profesional adecuada.

2. En las condiciones que reglamentariamente se determinen, los archivos de uso público estarán atendidos en todas sus fases por personal especializado con la titulación adecuada, con el apoyo del personal auxiliar y subalterno necesarios, excepto en la fase de Archivo de Oficina que lo estarán por personal administrativo y auxiliar.

3. El personal de los Archivos y todo aquel que por razones de tratamiento de conservación o reprografía o cualquier otro entren en contacto con los documentos vendrán obligados a guardar secreto profesional de su contenido de acuerdo con los criterios establecidos en el artículo 38 de esta Ley.

Artículo 23

La Administración autonómica procurará proporcionar los medios necesarios, tanto para la creación y mantenimiento de sus Centros de Archivo como para la realización de las actividades encaminadas al cumplimiento de esta Ley.

Artículo 24

1. Los Archivos Municipales tienen como misión la conservación, organización y servicio de los documentos producidos y recibidos por sus respectivos Ayuntamientos en el ejercicio de sus funciones.

2. Los municipios del territorio de la Comunidad de Madrid tendrán personal especializado suficiente en las condiciones a que se refiere el artículo 22.2, así como instalaciones adecuadas para atender los documentos en sus Centros de Archivos.

3. Los municipios que carezcan de medios para los fines contemplados en los dos puntos anteriores, tanto para atender la fase de Archivo Histórico como para habilitar las instalaciones adecuadas o para algún otro fin, podrán acordar con la Comunidad de Madrid las soluciones que ésta dentro de sus límites presupuestarios pueda ofercerles, de acuerdo con lo expuesto en el artículo 36.

4. Los Centros de Archivos municipales que cuenten con las condiciones expresadas en el punto dos de este artículo podrán también custodiar, tratar y servir a instancia de la Comunidad de Madrid, del propio Ayuntamiento o de la institución interesada, otros fondos de archivo de instituciones privadas enclavadas en su territorio y de interés para el municipio.

Artículo 25

1. Todos los Centros de Archivo de titularidad pública o privada de competencia autonómica cuya consulta sea de interés para los ciudadanos podrán integrarse en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid.

2. Reglamentariamente se establecerán las condiciones de adscripción a la Red, las normas homogéneas de infraestructura personal, funcionamiento y servicios así como las ayudas de carácter técnico y económico que puedan recibir de la Comunidad de Madrid.