Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos

Artículo 21 Definición

El Sistema Archivístico de la Administración de la Comunidad Foral es el conjunto coordinado de órganos, centros, servicios y otros recursos archivísticos que, mediante la aplicación de normas y procedimientos comunes, garantiza la uniformidad de tratamiento, complementariedad y eficacia, en cuanto a la adecuada gestión, organización, conservación, y difusión de los fondos documentales generados o reunidos por la Administración de la Comunidad Foral en el ejercicio de sus funciones.

Artículo 22 Estructura

Forman parte del Sistema Archivístico de la Administración de la Comunidad Foral:

• a) La Dirección del Sistema.
• b) La Comisión de Evaluación Documental.
• c) Los archivos de oficina.
• d) Los archivos centrales.
• e) El Archivo de la Administración.
• f) El Archivo Real y General de Navarra.
• g) Los archivos de los organismos públicos y otros entes dependientes de la Administración de la Comunidad Foral.
• h) Los órganos, centros, servicios y recursos archivísticos que puedan crearse o incorporarse al Sistema en aplicación de la presente Ley Foral.

Artículo 23 Dirección del Sistema Archivístico de la Administración de la Comunidad Foral

El Departamento competente en materia de archivos dirige el Sistema Archivístico de la Administración de la Comunidad Foral y desarrolla las siguientes funciones:

• a) Definir y coordinar la implantación del sistema de gestión documental del Gobierno de Navarra y supervisar su funcionamiento.
• b) Elaborar la normativa que regule las técnicas de organización, tratamiento, acceso y conservación en cualquier fase del ciclo vital de los documentos.
• c) Supervisar y asesorar sobre implantación de técnicas archivísticas a lo largo de todo el ciclo vital de los documentos.
• d) Desarrollar programas y actividades de conservación y restauración de documentos integrantes del patrimonio documental de la Administración de la Comunidad Foral.
• e) Difundir el patrimonio documental de la Administración de la Comunidad Foral.
• f) Incentivar y desarrollar programas de formación profesional en técnicas archivísticas.

Artículo 24 Archivos de oficina

Las unidades administrativas contarán con archivos de oficina que desarrollarán las siguientes funciones:

• a) Apoyar las tareas administrativas de la unidad en su ámbito de gestión, en coordinación con el resto de la Administración.
• b) Contribuir al ejercicio de los derechos y deberes de los ciudadanos y de la Administración.
• c) Clasificar y mantener debidamente ordenada la documentación, de acuerdo con las normas de la Dirección del Sistema Archivístico de la Administración de la Comunidad Foral.
• d) Eliminar la documentación de apoyo informativo antes de transferir la documentación al archivo central o al Archivo de la Administración de acuerdo con la normativa vigente.
• e) Cumplir los plazos establecidos en el calendario de conservación y transferir la documentación al archivo central o, en su caso, al Archivo de la Administración.
• f) Aplicar medidas que garanticen la protección de los datos personales de los documentos.

Artículo 25 Archivos centrales

Los Departamentos, organismos públicos y otras entidades dependientes de la Administración de la Comunidad Foral tendrán un archivo con las siguientes funciones:

• a) Reunir los documentos procedentes de las distintas unidades administrativas, de acuerdo con los plazos establecidos en las normas de conservación.
• b) Asesorar a las oficinas en la aplicación de la normativa de gestión documental, singularmente en la organización y descripción de los documentos.
• c) Formar al personal de las unidades administrativas en técnicas básicas de gestión documental, en coordinación con la Dirección del Sistema.
• d) Facilitar a las unidades productoras, a los interesados en los respectivos procedimientos administrativos y a los ciudadanos el acceso a los documentos de acuerdo con la normativa aplicable en cada caso.
• e) Mantener organizada la documentación y aplicar las técnicas necesarias hasta su transferencia al Archivo de la Administración.
• f) Transferir regularmente la documentación al Archivo de la Administración, de acuerdo con las normas de conservación.
• g) Destruir con anterioridad a su transferencia al Archivo de la Administración aquellos documentos que se determinen a propuesta de la Comisión de Evaluación Documental.

Artículo 26 Archivo de la Administración

En su condición de archivo intermedio, el Archivo de la Administración tiene encomendadas las siguientes funciones:

• a) Recibir mediante transferencia regular la documentación procedente de los archivos de oficina y de los centrales, una vez agotado su plazo de permanencia en estos.
• b) Garantizar la consulta y el préstamo de documentos a las unidades productoras.
• c) Facilitar a los interesados y a los ciudadanos el acceso a los documentos, de acuerdo con la normativa aplicable en cada caso.
• d) Tratar técnicamente la documentación, para su adecuada gestión, conservación y accesibilidad.
• e) Coordinar la aplicación de técnicas archivísticas en los archivos de oficina y en los archivos centrales.
• f) Elaborar los expedientes que se presenten a la Comisión de Evaluación Documental y velar por el correcto cumplimiento de los correspondientes acuerdos y resoluciones.
• g) Supervisar el correcto cumplimiento de las normas de conservación a lo largo del ciclo vital de los documentos.
• h) Destruir con anterioridad a su transferencia al Archivo Real y General de Navarra aquellos documentos que se determinen a propuesta de la Comisión de Evaluación Documental.

Artículo 27 Archivo Real y General de Navarra

El Archivo Real y General de Navarra es el archivo de las instituciones del Reino de Navarra, así como el archivo histórico de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, y, como tal, tiene las siguientes funciones:

• a) Custodiar, conservar y difundir los fondos de las instituciones del Reino de Navarra.
• b) Facilitar el acceso público a los documentos que conserva.
• c) Recibir mediante transferencia regular la documentación generada o reunida por la Administración de la Comunidad Foral de Navarra en el desempeño de sus funciones que, una vez evaluada y finalizada su vigencia administrativa, se considere que tenga valor cultural y para la investigación.
• d) Custodiar otros fondos documentales depositados por sus titulares, en los términos y las condiciones establecidas mediante convenio.
• e) Tratar técnicamente los fondos documentales bajo su custodia.
• f) Garantizar la adecuada conservación y, en su caso, la restauración de los documentos.
• g) Impulsar programas de difusión del Patrimonio Documental de Navarra.
• h) Ejercer cualesquiera otras funciones relativas a la gestión de la documentación que se le encomienden.

Artículo 28 Vinculación al Sistema Archivístico de Navarra

1. Las Entidades Locales de Navarra forman parte del Sistema Archivístico de Navarra y, por tanto, están obligadas a aplicar normas y procedimientos que garanticen el tratamiento adecuado en cuanto a la producción, gestión, organización, conservación y difusión de los documentos generados o recibidos en el ejercicio de sus funciones.

2. Estas obligaciones se aplican tanto a las Entidades Locales, como a los organismos autónomos y empresas públicas de ellas dependientes, a los consorcios, fundaciones y otras entidades en las que aquéllas tengan participación mayoritaria.

Véase Orden Foral [COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA] 50/2016, de 10 de junio, de la Consejera de Cultura, Deporte y Juventud, por la que se aprueban instrucciones para la organización y gestión de los archivos de las Entidades Locales de Navarra con población inferior a los 15.000 habitantes («B.O.N.» 15 julio).LE0000579180_20160804

Artículo 29 Municipios de más de 15.000 habitantes

1. Los municipios de más de 15.000 habitantes deben disponer de un sistema archivístico propio, dirigido por su archivo municipal, en la forma que disponga su propia normativa de organización.

2. Son funciones del archivo municipal:

• a) Tutelar el conjunto de procedimientos y operaciones técnicas a que son sometidos los documentos, con independencia de su soporte, desde su creación hasta su eliminación o conservación.
• b) Establecer normas para su propio sistema, referidas a la correcta producción, organización, clasificación y tratamiento de la documentación.
• c) Promover programas de formación profesional en técnicas archivísticas.
• d) Establecer criterios, plazos y normas de conservación.
• e) Gestionar las transferencias y la eliminación de los documentos.
• f) Garantizar el acceso y consulta de los documentos.
• g) Mantener las condiciones adecuadas para la correcta conservación del patrimonio documental municipal.
• h) Impulsar el incremento y recuperación del patrimonio documental del municipio mediante la aceptación de legados y donativos, así como por medio de adquisiciones, convenios o cualquier otro sistema que se considere oportuno.
• i) Difundir el patrimonio documental municipal.
• j) Incorporar la documentación de los concejos legalmente extinguidos en su ámbito territorial.

3. El archivo municipal dispondrá de personal técnico especializado en número suficiente para cubrir las necesidades del servicio de archivo y alcanzar los objetivos de la presente Ley Foral.

4. La dirección administrativa y técnica del servicio corresponde al archivero municipal, quien deberá estar en posesión de una titulación universitaria superior.

5. Los municipios podrán mancomunar la dirección administrativa y técnica de sus respectivos archivos municipales.

6. El archivo municipal deberá disponer de instalaciones y recursos técnicos adecuados para el correcto tratamiento de la documentación y su servicio.

7. La Administración de la Comunidad Foral establecerá los acuerdos y mecanismos de colaboración necesarios para el cumplimiento de lo establecido en el presente artículo.

Artículo 30 Otras Entidades Locales

1. Las Entidades Locales con menos de 15.000 habitantes tendrán su correspondiente archivo, que velará por la aplicación de las normas y procedimientos técnicos establecidos, con carácter general, por el Departamento competente en materia de archivos. A tal fin, la Administración de la Comunidad Foral creará programas específicos de apoyo o asistencia técnica para la organización, conservación, custodia y acceso a sus documentos.

2. Estas Entidades Locales podrán compartir o mancomunar el servicio de archivo, en atención a criterios de proporcionalidad, cooperación o territorialidad. En tal caso, el servicio estará bajo la supervisión y dirección técnica de un archivero titulado superior, según lo establecido en esta Ley Foral.

3. Las Entidades Locales deberán disponer de instalaciones y condiciones técnicas adecuadas para garantizar el tratamiento y conservación de la documentación, así como el acceso a la misma.

4. Cuando exista riesgo para la conservación del patrimonio documental de estas Entidades Locales, el Departamento competente en materia de archivos podrá ordenar su depósito en el Archivo Real y General de Navarra hasta que se creen las condiciones correctas que garanticen su conservación.

Véase Orden Foral 48/2023, de 1 de junio, de la consejera de Cultura y Deporte, por la que se aprueba el modelo de reglamento del servicio de archivo municipal para entidades locales de población inferior a 15.000 habitantes y su guía de buenas prácticas («B.O.N.» 23 junio).LE0000763412_20230624

Véase Orden Foral [COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA] 50/2016, de 10 de junio, de la Consejera de Cultura, Deporte y Juventud, por la que se aprueban instrucciones para la organización y gestión de los archivos de las Entidades Locales de Navarra con población inferior a los 15.000 habitantes («B.O.N.» 15 julio).LE0000579180_20160804

Artículo 31 Parlamento de Navarra

El Parlamento de Navarra y sus órganos dependientes mantendrán sus propios archivos y sistemas de gestión documental, que se atendrán a lo dispuesto en esta Ley Foral en cuanto a criterios técnicos y medios humanos y materiales.

Artículo 32 Administración General del Estado

Los órganos de la Administración General del Estado radicados en la Comunidad Foral constituirán sus propios sistemas archivísticos y se regirán, en lo que respecta a la gestión de documentos y archivos, por lo dispuesto por la legislación del Estado en sus respectivos ámbitos.

Artículo 33 Juzgados y Tribunales de Justicia

Los Juzgados y Tribunales de Justicia constituirán sus propios sistemas archivísticos y se regirán, en lo que respecta a la gestión de documentos y archivos, por lo dispuesto en su legislación específica.

Artículo 34 Universidad Pública de Navarra

La Universidad Pública de Navarra constituirá su propio sistema archivístico y se regirá, en lo que respecta a la gestión de documentos y archivos, por lo dispuesto en su legislación específica y, en su defecto, por lo contenido en la presente Ley Foral.

Artículo 35 Archivos de la Fe Pública

Los archivos resultantes del ejercicio de la fe pública, notarial y registral, se regirán por lo dispuesto en su legislación específica.

Artículo 36 Integración en el Sistema Archivístico de Navarra

Los sistemas archivísticos de las instituciones y órganos contemplados en este capítulo se integrarán en el Sistema Archivístico de Navarra a través del instrumento jurídico oportuno, respetando en su caso las normas legales que configuren su propia naturaleza y funcionamiento.