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TÍTULO III

De los datos a incorporar al sistema

CAPÍTULO I

Justificantes de las operaciones

Regla 18. Justificación.

Todo acto u operación de carácter administrativo, civil o mercantil, con repercusión presupuestaria, financiera, patrimonial o económica, y, en general, todo hecho que deba dar lugar a anotaciones en el SIC, habrá de estar debidamente acreditado con el correspondiente justificante que ponga de manifiesto su realización.

Regla 19. Medios de justificación.

La justificación de los distintos hechos susceptibles de incorporación al SIC podrá estar soportada en documentos en papel o a través de medios electrónicos, informáticos o telemáticos, debiendo ajustarse, en todo caso, a los requisitos y garantías que se establezcan para cada uno de los distintos tipos de operaciones, de acuerdo con las normas que regulen los procedimientos administrativos a través de los que dichos hechos se materialicen.

Cuando la justificación de estos hechos se efectúe a través de medios electrónicos, informáticos o telemáticos, se asegurará la validez y eficacia jurídica de los mismos de acuerdo con el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, que regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado. Asimismo, se garantizará la aplicación de la normativa de protección de datos de carácter personal.

CAPÍTULO 2

Incorporación de datos al sistema

Regla 20. Soporte de las anotaciones contables.

Las operaciones que hayan de ser contabilizadas se incorporarán al SIC con el máximo nivel de desarrollo, de forma que sus datos queden debidamente registrados en todos los subsistemas a los que la operación afecte en función de su naturaleza.

La toma de razón contable de cualquier operación, de acuerdo con la normativa específica que regule la operatoria a seguir, se realizará en base a una comunicación emitida por la autoridad que hubiera aprobado la operación objeto de registro, utilizándose a tal efecto alguno de los procedimientos siguientes:

• a) El registro individual de los datos relativos a dicha operación.
• b) La incorporación masiva de datos relativos a grupos de operaciones.

En ambos procedimientos el soporte de la información anterior podrá ser bien documentos contables o de captura de datos en soporte papel, o bien soportes electrónicos, informáticos o telemáticos. Para este último supuesto la Intervención General de la Administración del Estado regulará el tipo de soportes admitidos y la estructura y contenido de la información.

Cuando el soporte de las anotaciones contables se efectúe a través de medios electrónicos, informáticos o telemáticos, se asegurará la validez y eficacia jurídica de los mismos de acuerdo con el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, que regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado. Asimismo, se garantizará la aplicación de la normativa de protección de datos de carácter personal.

Regla 21. Autorización.

1. En los supuestos de operaciones que hayan de ser registradas con base en documentos contables o de captura de datos, para que los correspondientes datos puedan ser incorporados al sistema será necesario que dichos documentos vengan debidamente autorizados por quien tenga atribuidas facultades para ello según las normas de procedimiento que sean aplicables en cada caso.

2. Cuando las operaciones se incorporen al sistema mediante la utilización de soportes electrónicos, informáticos o telemáticos, los procedimientos de autorización y control mediante diligencias, firmas manuscritas, sellos u otros medios manuales podrán ser sustituidos por autorizaciones y controles establecidos en las propias aplicaciones informáticas que garanticen el ejercicio de la competencia por el órgano que la tenga atribuida.

Regla 22. Toma de razón.

1. En todo documento que haya producido anotaciones en contabilidad deberá figurar una diligencia de toma de razón acreditativa, como mínimo, de la fecha, el número de asiento y el importe con que dicho documento hubiese quedado registrado individualizadamente.

Dicha diligencia podrá realizarse mediante certificación mecánica efectuada por el propio equipo informático en que esté soportado el SIC.

2. En el caso de que las operaciones sean registradas a partir de los datos contenidos en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos la diligencia de toma de razón se sustituirá por una certificación comprensiva de las operaciones registradas de este modo, que se unirá a dichos soportes. Si esta toma de razón se efectúa directamente con base en la información incorporada por los órganos gestores, éstos deberán de remitir a su correspondiente oficina de contabilidad una relación o certificación compresiva de las operaciones registradas.

CAPÍTULO 3

Archivo y conservación

Regla 23. Archivo y conservación de los justificantes de las operaciones y de los soportes de las anotaciones contables.

1. Los justificantes de las operaciones, a los que se refiere el Capítulo 1.º del presente Título, deberán conservarse debidamente ordenados, junto con los respectivos documentos contables, incluidos los formalizados en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos, por los Servicios gestores o Unidades administrativas responsables de la aprobación de las respectivas operaciones.

Previamente a la remisión de los justificantes y los documentos contables relativos a las operaciones de ejecución del Presupuesto de gastos a los órganos que deban archivarlos, las oficinas de contabilidad encargadas de la incorporación al SIC de los datos de las operaciones obtendrán copias de dichos justificantes y documentos contables a través de medios informáticos o electrónicos, excepto en el caso de las operaciones registradas de acuerdo con el procedimiento establecido en el apartado 4 de la regla 11, en la regla 12, en el apartado 2 de la regla 14, en el apartado 2 de la regla 14.bis, en el apartado 2 de la regla 15 y en el apartado 2 de la regla 19 de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, aprobada por Orden de 1 de febrero de 1996.

Las copias de los justificantes y de los documentos contables, a las que se refiere el párrafo anterior, quedarán en poder de las oficinas de contabilidad debidamente archivadas, debiéndose remitir un duplicado de las mismas en soporte informático al Tribunal de Cuentas a través de la Intervención General de la Administración del Estado.

2. En todo caso, el archivo y conservación de los justificantes y documentos contables permitirá que éstos estén a disposición del Tribunal de Cuentas y de la Intervención General de la Administración del Estado, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificación de la contabilidad previstas en el Texto Refundido de la Ley General Presupuestaria. Igualmente estarán a disposición de las Instituciones de control comunitarias cuando se trate de justificantes de operaciones financiadas con fondos comunitarios.

Regla 23 redactada por el apartado 1.1 de la O.M. HAC/240/2004, de 26 de enero, por la que se modifican: la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del estado, aprobada por Orden HAC/1300/2002, de 23 de mayo, y las Órdenes Ministeriales de 1 de febrero de 1996, por las que se aprueban la Instrucción de Operatoria Contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado; los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado; y la Instrucción de Contabilidad para la Administración Institucional del Estado («B.O.E.» 11 febrero). Téngase en cuenta que su disposición final única establece que el nuevo procedimiento de archivo y conservación de los justificantes de las operaciones y de los soportes de las anotaciones contables, incorporado en las reglas 23 y 64, entrará en vigor a partir de 1 de enero de 2005, si bien, se podrá anticipar la implantación del nuevo procedimiento en el ejercicio 2004 cuando las unidades afectadas cuenten con los medios adecuados para dar cumplimiento al mismo. Vigencia: 12 febrero 2004 Efectos / Aplicación: 1 enero 2004

Regla 24. Conservación de los registros contables.

Los registros de las operaciones anotadas en el SIC se conservarán durante un período de seis años, contados desde la fecha de remisión al Tribunal de Cuentas de las cuentas donde se hubiese plasmado la información relativa a dichas operaciones, salvo que por norma de rango suficiente se establezcan otros plazos o se hubiera comunicado la interrupción del plazo de prescripción de la posible responsabilidad contable de acuerdo con lo que se establece en la disposición adicional tercera de la Ley 7/1988, de 5 de abril, de Funcionamiento del Tribunal de Cuentas.