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Orden JUS/221/2017, de 9 de marzo, sobre legalización en formato electrónico de los libros de fundaciones de competencia estatal

Ficha:
  • Órgano MINISTERIO DE JUSTICIA
  • Publicado en BOE núm. 62 de
  • Vigencia desde 15 de Marzo de 2017
Versiones/revisiones:

Sumario

El derecho de fundación para fines de interés general aparece reconocido en el artículo 34 de la Constitución Española. Su marco normativo en el ámbito estatal se encuentra regulado en la Ley 50/2002, de 26 de diciembre, de Fundaciones, norma que ha sido desarrollada por el Real Decreto 1337/2005, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Fundaciones de competencia estatal.

El artículo 4.1 de la citada Ley 50/2002, reconoce la personalidad jurídica de las mismas una vez producida la inscripción de la escritura de constitución en el correspondiente Registro de Fundaciones.

Mediante el Real Decreto 1611/2007, de 7 de diciembre, se aprobó el Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal, y por la Orden PRE/2537/2015, de 26 de noviembre, se ha dispuesto la entrada en funcionamiento y la sede del Registro de Fundaciones de competencia estatal, lo que ha supuesto un cambio sustancial en el sector de las fundaciones que ha generado la dependencia orgánica del mencionado Registro de este Departamento ministerial y su adscripción a la Dirección General de los Registros y del Notariado.

El artículo 12 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal precisa, en su apartado 1, que los libros del Registro serán de hojas móviles y podrán llevarse en soporte informático con las garantías que determine el Ministerio de Justicia, y que a tal fin se implantarán las medidas de seguridad establecidas en la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal.

Por su parte, el artículo 42 del mencionado Reglamento, atribuye al Registro de Fundaciones la legalización de los libros de las fundaciones y en su apartado 2 extiende la obligación de legalización al Libro de actas, al Libro diario y al Libro de planes de actuación y de cuentas anuales.

En cuanto a la forma de legalizar los libros, el artículo 42.3 dispone que la legalización tendrá lugar mediante diligencia y sello. La diligencia será firmada por el Encargado del Registro, con identificación de la fundación incluyendo los datos que menciona el precepto, y el sello se pondrá en todos los folios mediante los medios que cita dicho apartado, o por cualquier otro procedimiento que garantice la autenticidad de la legalización.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, prevé, en su artículo 14.2, que, en todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo las personas jurídicas, entre otras entidades.

La aplicación de esta previsión junto con las razones anteriormente expuestas, determinan la necesidad de exigir la legalización telemática para las fundaciones de competencia estatal.

Es necesario dar una respuesta ágil al procedimiento de legalización de libros, pero a la vez hay que cumplir con las pautas de seguridad necesarias que requieren las soluciones electrónicas. Con la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se continúa en el camino iniciado con la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, con la finalidad de implantar una administración electrónica, interconectada y transparente, a fin de mejorar la agilidad de los procedimientos administrativos y reducir los tiempos de tramitación, respetando la confidencialidad de los datos de las fundaciones, a la vez que se observa el estricto cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos.

En todo caso, el proceso de legalización de libros es independiente del específico de presentación de cuentas anuales, pudiendo, en consecuencia, el libro de cuentas anuales depositarse en el Registro de Fundaciones fuera del plazo de legalización siempre que esté dentro del plazo específico de depósito.

En consideración a cuanto ha quedado expuesto, se dicta la presente orden, en atención al artículo 12.1 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal y a la facultad que otorga al Ministro de Justicia la disposición final segunda del Real Decreto 1611/2007, de 7 de diciembre, por el que se aprueba dicho Reglamento, para dictar las normas necesarias para el desarrollo del citado Reglamento.

En su virtud, con la aprobación previa del Ministro de Hacienda y Función Pública, dispongo:

Artículo 1 Objeto

1. La presente orden tiene por objeto regular el sistema de legalización electrónica del Libro diario, del Libro de actas y del Libro de planes de actuación y de cuentas anuales de las fundaciones de competencia estatal, de conformidad con lo previsto en los artículos 12.1 y 42 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal.

2. El sistema de legalización electrónica será exigible a los libros que sean presentados correspondientes al ejercicio 2017 y siguientes.

Artículo 2 Forma y plazo de presentación

1. Los libros deberán ser presentados para su legalización por vía electrónica en el Registro de Fundaciones de competencia estatal, a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia, antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre de cada ejercicio, de conformidad con el plazo establecido en el artículo 43 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal.

2. La presentación de los libros para su legalización deberá cumplir los requisitos técnicos y de tamaño máximo y formato que se requieren a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia, en su sección de Trámites de fundaciones, debiendo utilizarse los servicios de dicha sede electrónica del Ministerio para la tramitación electrónica de los actos de legalización.

3. La solicitud de legalización, deberá estar firmada electrónicamente por persona debidamente facultada para ello, debiendo reunir los requisitos del artículo 44 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal.

Artículo 3 Legalización de los Libros

1. En cada ejercicio se deberán legalizar el Libro diario, el Libro de actas y el Libro de planes de actuación y de cuentas anuales de las fundaciones del ejercicio precedente. En tal caso, será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.

2. En el caso del Libro de actas, éste podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la fundación o alternativamente, un libro para cada uno de los órganos colegiados que estuviesen previstos en los estatutos.

Artículo 4 Legalización de Libros anteriores al ejercicio precedente

1. Las fundaciones que, con independencia de la fecha de su constitución, no hubieran legalizado su Libro de actas en los ejercicios correspondientes con posterioridad a su constitución, y así resulte de los archivos del Registro, podrán incluir en el primer Libro de actas presentado electrónicamente todas las actas de la fundación desde la fecha de su constitución hasta la fecha de presentación del Libro para su legalización.

2. Del mismo modo, deberá procederse respecto a la falta de legalización del Libro diario y del Libro de planes de actuación y de cuentas anuales de las fundaciones.

3. A efectos de lo previsto en los dos apartados anteriores, deberá incluirse el acta de la reunión del Patronato en la que se ratifiquen las actas, planes de actuación, cuentas y operaciones no transcritas en su día y que integren los libros cuya legalización se solicita.

4. El valor probatorio de los Libros así presentados será apreciado, en su caso, por los Tribunales.

Artículo 5 Rectificación de los libros ya legalizados

Para la rectificación de los libros ya legalizados, se deberá incluir en el fichero correspondiente de la solicitud de rectificación, un archivo en el que conste certificación del Secretario del Patronato, por el que se dé cuenta del error cometido, en unión del archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.

Artículo 6 Garantía del soporte electrónico

La información presentada relativa a cada libro objeto de legalización dispondrá de un sistema de protección que garantice la no manipulación desde la creación del soporte por la fundación presentante y hasta que éste se incorpore al Libro de legalizaciones en el Registro de Fundaciones de competencia estatal.

Artículo 7 Requisitos de la firma electrónica

Las firmas de quienes autorizan la presentación de los libros para su legalización, así como la relación de firmas generadas e incorporadas a los libros, deberán reunir los requisitos establecidos en la legislación vigente en materia de firma electrónica avanzada, basada en certificados electrónicos cualificados, emitidos por Prestadores de Servicios de Confianza Cualificados, reconocidos y publicados como tales por el Ministro de Energía, Turismo y Agenda Digital.

Artículo 8 Forma de legalización

1. El Encargado del Registro, si no mediaran defectos, extenderá una diligencia en la que, bajo su firma, identificará a la fundación –incluyendo, en su caso, los datos registrales–, expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número dentro de cada clase, el número de hojas, los datos de presentación y el asiento practicado en el libro de legalizaciones. La diligencia se adjuntará en una hoja debidamente firmada por el Encargado. La legalización tendrá lugar en los quince días siguientes a la presentación de la solicitud.

2. La legalización será efectuada de manera automatizada mediante sello electrónico o mediante la firma electrónica del Encargado del Registro, que como medio reconocido que garantiza la autenticidad de la legalización, sustituirá a los sistemas tradicionales de sello a través de impresión, estampillado o perforación mecánica.

3. Se extenderán las notas correspondientes y se devolverá a la fundación el libro legalizado en formato electrónico. El original de la solicitud será archivado.

4. Si la legalización se solicita fuera de plazo, el Encargado del Registro lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente a la hoja de legalizaciones.

5. Si el Encargado del Registro apreciara la existencia de defectos en la solicitud de legalización, lo notificará al interesado para que lo subsane por la misma vía, en el plazo de diez días, de conformidad con lo previsto en el artículo 68 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Artículo 9 Protección de datos de carácter personal

1. El Registro de Fundaciones de competencia estatal garantizará, en todo caso, el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal.

2. A tales efectos, una vez se haya efectuado la legalización de los libros presentados por las fundaciones, éstas conservarán los mismos y no se guardará copia de su contenido en el Registro de Fundaciones de competencia estatal.

Disposición adicional única Excepcionalidad en la utilización de otros medios

Sin perjuicio de lo previsto en el artículo 1, cuando por problemas técnicos no fuera posible la presentación de los libros a legalizar por vía electrónica, de modo excepcional y siempre que la imposibilidad sea manifiesta, se permitirá su presentación en el Registro de Fundaciones de competencia estatal mediante el empleo de soportes o dispositivos de almacenamiento de datos de utilización habitual en el mercado.

Disposición transitoria única Régimen aplicable a las solicitudes de legalización de libros correspondientes al ejercicio de 2016 presentadas a partir de la entrada en vigor de la presente Orden

Las solicitudes de legalizaciones de libros correspondientes al ejercicio de 2016 que se presenten a partir de la entrada en vigor de la presente orden podrán realizarse tanto en papel como electrónicamente.

Disposición final única Entrada en vigor

La presente orden entrará en vigor el día 15 de marzo de 2017.