ANEXO I

Sistema de calidad a desarrollar para la formaci髇 y expedici髇 de t韙ulos para el ejercicio de profesiones mar韙imas

1. Definiciones

A efectos de esta Orden, se entender� por:

• a) Convenio STCW: El Convenio Internacional sobre Normas de Formaci髇, Titulaci髇 y Guardia para la gente de mar, 1978, en su forma enmendada.
• b) Normativa interna espa駉la: Conjunto de normas legales o reglamentarias aplicables a los centros educativos en materia de formaci髇 y titulaci髇 para la gente del mar.
• c) Organizaci髇: Las entidades, centros de ense馻nza o de formaci髇 o empresas que est閚 obligadas a aplicar este sistema de normas de calidad o que lo apliquen voluntariamente y que desarrollen procesos del Convenio STCW o de la normativa interna espa駉la.
• d) Calidad: Conjunto de caracter韘ticas de una organizaci髇 que le confieren la aptitud para satisfacer las expectativas de las partes interesadas en la transmisi髇 y afianzamiento de los conocimientos te髍icos y pr醕ticos determinados en el Convenio STCW y la normativa interna espa駉la.

2. Sistema de calidad

2.1 Objetivo.-

El sistema de calidad tendr� como objetivo establecer un m閠odo de mejora continua para las organizaciones que forman y acreditan profesionales mar韙imos, de modo que estos profesionales cuenten con una habilitaci髇 conforme a la reglamentaci髇 nacional, conozcan y cumplan la normativa existente y sepan satisfacer las necesidades y expectativas del sector.

Este sistema de calidad, entendido como conjunto de t閏nicas y acciones planificadas, sistem醫icas y demostrables, que se llevan a cabo mediante una metodolog韆 determinada, aporta como principales ventajas:

• a) Permite detectar los puntos fuertes y las 醨eas de mejora de la organizaci髇 en aras a perfeccionar sus servicios o productos y aumentar su rendimiento.
• b) Permite a los interesados tener una informaci髇 objetiva y fiable de la calidad de la organizaci髇.

2.2 Requisitos esenciales del sistema de calidad.

2.2.1 Responsabilidad de la direcci髇.-

En materia de calidad, la direcci髇 de la organizaci髇 deber�:

• a) Determinar la pol韙ica de calidad, de acuerdo con unos objetivos, fijando la estructura organizativa para el desarrollo del sistema de calidad y asignando responsabilidades a los diferentes agentes.
• b) Implantar un sistema de calidad a trav閟 de la planificaci髇, el control y los procesos de mejora.
• c) Definir por escrito su compromiso en materia de calidad en lo referente al cumplimiento de las disposiciones del Convenio STCW y la normativa interna espa駉la.
• d) Asegurar que ese compromiso es entendido, implantado y mantenido en todos los niveles de la organizaci髇.
• e) Aprobar y revisar el sistema de calidad implantado para asegurar su adecuaci髇 a los requisitos y normas exigidos por el Convenio STCW y la normativa interna espa駉la.

2.2.2 Estructura organizativa y asignaci髇 de responsabilidades.-

El desarrollo en la organizaci髇 del sistema de calidad requiere que queden bien definidas y documentadas las diferentes responsabilidades de las personas y los procesos que repercutan o puedan repercutir en el cumplimiento de las disposiciones exigidas por el Convenio STCW y la normativa interna espa駉la. Asimismo, se requiere que los formadores, evaluadores y personal administrativo est閚 implicados y puedan:

• a) Iniciar acciones preventivas del eventual incumplimiento de las normas de calidad.
• b) Identificar y registrar problemas, sugerencias y reclamaciones relacionados con la mejora de la calidad en lo referente al mejor cumplimiento de dichas normas.
• c) Iniciar, recomendar y aportar soluciones a trav閟 de los canales establecidos.

2.2.3 Recursos humanos, equipos y medios materiales.-

El sistema de calidad requiere que se identifiquen y documenten los recursos disponibles y los adecuados para el cumplimiento de las disposiciones del Convenio STCW y la normativa interna espa駉la, de acuerdo con el apartado 6 de este Anexo, actualiz醤dose cuando sea necesario.

2.2.4 Responsable de calidad.-

La direcci髇 de la organizaci髇 deber� designar peri骴icamente a un responsable de calidad quien, con independencia de otras responsabilidades, asumir� las relativas a:

• a) Verificar el cumplimiento y la implantaci髇 del sistema de calidad definido por la direcci髇.
• b) Informar a la direcci髇 de la organizaci髇 puntualmente de las incidencias y progresos en el cumplimiento de las normas de calidad requeridas por el Convenio STCW y la normativa interna espa駉la.
• c) Hacer el seguimiento de las acciones preventivas y/o correctoras propuestas y llevar su registro.
• d) Realizar el seguimiento de las situaciones de incumplimiento o cumplimiento parcial hasta su resoluci髇 satisfactoria.
• e) Verificar la implantaci髇 de soluciones.
• f) Controlar los registros de calidad.

2.3 El Manual de Calidad.-

El sistema de calidad que de acuerdo con el Convenio STCW y esta Orden desarrolle la organizaci髇, se recoger� por escrito en el documento denominado Manual de Calidad, elaborado y actualizado por el responsable de calidad, en el que se determine la documentaci髇 y los procedimientos a seguir para el aseguramiento de la calidad en la organizaci髇.

Para aquellas actividades de la organizaci髇 que ya est閚 documentadas y que afecten al cumplimiento de las normas del Convenio STCW y la normativa interna espa駉la, el Manual de Calidad debe hacer referencia a las mismas, incorporando dichos procedimientos y documentaci髇 al sistema de calidad.

El Manual de Calidad debe contener, al menos:

• a) El compromiso de la direcci髇 en el desarrollo del sistema de calidad.
• b) Las metas y objetivos de calidad para las actividades de formaci髇, as� como el procedimiento para el tratamiento de las sugerencias, reclamaciones, no conformidades, acciones correctoras y preventivas.
• c) Organigrama. Estructura organizativa de la Entidad que afecta a la calidad, del personal administrativo y del dedicado a la formaci髇, as� como las responsabilidades, cualificaciones y experiencia de los formadores y evaluadores de la competencia, archivo de la documentaci髇, y registros del sistema de la calidad. Aprobaci髇 y distribuci髇 de la documentaci髇.
• d) Procedimientos relativos a los programas y cursos de formaci髇.
• e) Procedimientos relativos a las pruebas y ex醡enes de la formaci髇.
• f) Procedimientos relativos a los formadores y evaluadores de la competencia.
• g) Procedimientos relativos a los recursos, equipos y medios materiales que se utilizan en la formaci髇 y la evaluaci髇 que afectan al sistema de la calidad.
• h) Procedimiento de evaluaci髇 interna.
• i) Procedimiento de auditor韆 externa o evaluaci髇 independiente.

2.4 Procedimientos para el aseguramiento de las normas de calidad.-

Para llevar a cabo el aseguramiento de las normas de calidad, se desarrollar醤 los siguientes procedimientos.

2.4.1 Procedimientos relativos a los programas y cursos de formaci髇.-

Est醤 constituidos por las actividades encaminadas a implantar y desarrollar los contenidos te髍icos y pr醕ticos y las materias o ep韌rafes de formaci髇 determinadas en las disposiciones del Convenio STCW, prescritas en las correspondientes Secciones del C骴igo de Formaci髇 y definidas en las columnas primera y segunda sobre 獵ompetencias� y 獵onocimientos, Comprensi髇 y Aptitud�, as� como en los programas de formaci髇 desarrollados en la normativa interna espa駉la.

2.4.2 Procedimientos relativos a las pruebas y ex醡enes para evaluar la competencia.-

Tienen por objeto medir la eficacia del procedimiento del ep韌rafe anterior a trav閟 de evaluaciones, ex醡enes o pruebas que efect鷄 la organizaci髇 en orden a verificar que las personas que han realizado los programas y cursos de formaci髇 impartidos por la misma han adquirido los contenidos te髍icos y pr醕ticos prescritos en el Convenio STCW y, en particular, lo determinado en las correspondientes Secciones del C骴igo de Formaci髇. Los m閠odos y criterios de evaluaci髇 y/o ex醡enes est醤 definidos en las columnas tercera y cuarta de las Secciones respectivas del C骴igo de Formaci髇, relativas a los 玀閠odos de Demostraci髇 de la Competencia� y los 獵riterios de Evaluaci髇 de la Competencia�, as� como en los programas de formaci髇 desarrollados en la normativa interna espa駉la.

2.4.3 Procedimientos relativos a los formadores y evaluadores de la competencia.-

Su finalidad es asegurar que los responsables de la formaci髇 y de la evaluaci髇 de la competencia cumplen los requisitos de cualificaci髇, conforme a las prescripciones de la Regla I/6 la Secci髇 A-I/6, para el tipo y nivel correspondiente de formaci髇 o de evaluaci髇 que contempla el Convenio STCW.

2.4.4 Procedimientos relativos a los recursos, equipos y medios materiales que se utilizan en la formaci髇 y la evaluaci髇.-

Tiene como objetivo asegurar que la selecci髇 y uso de los recursos materiales que han de utilizarse para la formaci髇 y evaluaci髇 de las competencias se realiza teniendo en cuenta las prescripciones del Convenio STCW y la normativa interna espa駉la. En particular, se deber� cumplir lo establecido en las columnas tercera y cuarta sobre 玀閠odos de Demostraci髇 de la Competencia� y 獵riterios de Evaluaci髇 de la Competencia� de las Secciones que correspondan del C骴igo de Formaci髇, as� como las 玁ormas Generales de Rendimiento de los Simuladores� empleados en la formaci髇 o la evaluaci髇, determinadas en la Secci髇 A-I/12 del citado C骴igo.

2.4.5 Procedimiento de evaluaci髇 interna.-

Est� integrado por los controles internos y las actuaciones encaminadas a comprobar, por la propia organizaci髇, el grado de cumplimiento de los compromisos derivados de la aplicaci髇 del Convenio STCW y la normativa interna espa駉la.

As�, las auditor韆s internas tienen por objeto comprobar el cumplimiento de los objetivos de calidad que la direcci髇 de la organizaci髇 haya establecido para el per韔do considerado.

2.4.6 Procedimiento de auditor韆 externa o evaluaci髇 independiente.-

Tiene por objeto garantizar el cumplimiento de la Regla I/8 del Convenio STCW, en lo referente a la evaluaci髇 o auditor韆 peri骴ica e independiente, de conformidad con la Secci髇 A-I/8 del C骴igo de Formaci髇.

Este procedimiento debe realizarse por una entidad acreditada por la Direcci髇 General de la Marina Mercante, de acuerdo con las especificaciones y criterios del Anexo II.

3. Procedimientos relativos a los programas y cursos de formaci髇

3.1 Objetivo.-

La organizaci髇 debe establecer y mantener al d韆 procedimientos documentados en el Manual de Calidad para verificar que la oferta educativa, los programas y cursos de formaci髇 satisfacen los requisitos y contenidos del Convenio STCW, en lo relativo a competencias, conocimientos, comprensi髇 y aptitudes que se establecen en las respectivas Secciones del C骴igo de Formaci髇, as� como en las disposiciones de la normativa interna espa駉la.

3.2 Cumplimiento de los requisitos del Convenio STCW y la normativa interna espa駉la.

3.2.1 Designaci髇 de responsable.-

El director de la organizaci髇 nombrar� un responsable, que podr� coincidir con el responsable de calidad, cuya funci髇 ser� verificar el cumplimiento de los requisitos de competencia, los conocimientos y las aptitudes requeridas por el Convenio STCW y la normativa interna espa駉la, para cada curso y materia.

3.2.2 Elaboraci髇 de cursos y material did醕tico.-

En la elaboraci髇 y formulaci髇 de los cursos a impartir, la organizaci髇 deber� cumplir y desarrollar los contenidos de los cursos modelo aprobados por la Organizaci髇 Mar韙ima Internacional.

La organizaci髇 deber� determinar el material did醕tico y medios materiales correspondientes a los cursos que imparta en desarrollo del Convenio STCW y la normativa interna espa駉la. El citado material se recoger� en forma escrita o en soporte inform醫ico y deber� contener las horas lectivas dedicadas a la teor韆 y a las pr醕ticas, as� como los modelos de evaluaci髇, pruebas y ex醡enes, contenidos, horarios y material did醕tico a emplear.

3.2.3 Valoraci髇 del grado de correspondencia entre los programas de formaci髇 y cursos con los requisitos del Convenio STCW.-

Adem醩 de lo especificado en el apartado anterior, deber� existir una tabla de correspondencias entre los contenidos de los cursos que desarrolle la organizaci髇 y las respectivas 獵ompetencias� y 獵onocimientos, Comprensi髇 y Aptitud� definidas en las columnas primera y segunda de la Secci髇 del C骴igo de Formaci髇 que correspondan a cada curso.

3.3 Documentaci髇.

3.3.1 Aprobaci髇 y distribuci髇 de los documentos.-

El Manual de Calidad, as� como otros documentos relacionados con el sistema de calidad deber醤 ser revisados y aprobados por la persona o personas autorizadas por la direcci髇 de la organizaci髇. Para ello, se establecer� un procedimiento de control de documentos que identifique la versi髇 vigente y asegure que:

• a) Las ediciones en vigor est醤 disponibles en los espacios y lugares donde son necesarias para asegurar el cumplimiento de las normas de calidad.
• b) Los documentos no v醠idos u obsoletos se retiran de la circulaci髇 interna para evitar un uso inadecuado, son archivados durante el tiempo especificado en el mismo y se lleva un registro de las modificaciones introducidas.
• c) Los documentos que interese conservar por razones legales est醤 debidamente identificados y archivados mediante el correspondiente proceso.

3.3.2 Participaci髇 de los instructores y evaluadores.-

En la elaboraci髇 y verificaci髇 de los programas de formaci髇 y de los procedimientos es conveniente que se facilite la participaci髇 de los profesores, instructores y evaluadores y las personas que intervienen en el mismo, para que se responsabilicen de las 醨eas de su respectiva competencia.

3.3.3 Propuestas de modificaciones en los programas y cursos de formaci髇 y del sistema de la calidad.-

Cuando la direcci髇 de la organizaci髇 estime oportuno, se馻lar� a una persona o personas para la elaboraci髇 de una propuesta en la que se recojan las modificaciones o cambios en los programas de formaci髇, y en el sistema de la calidad, conforme a los criterios siguientes:

• a) Contar con un amplio consenso por parte de los instructores, evaluadores y personas responsables de las materias a introducir o modificar.
• b) Especificar fechas de validez y recursos necesarios para asegurar el cumplimiento de la propuesta.
• c) Mantener documentada la situaci髇 de las propuestas dentro del procedimiento establecido para su aprobaci髇 definitiva o devoluci髇 a las propuestas.

4. Procedimientos relativos a las pruebas y ex醡enes para evaluar la competencia

4.1 Objetivo.-

Este procedimiento asegura que los sistemas de ex醡enes y pruebas realizados por los alumnos de los cursos de formaci髇 cumplen las disposiciones exigidas por el Convenio STCW y la normativa interna espa駉la en materia de evaluaci髇 de la competencia.

4.2 Criterios para evaluaci髇 de la competencia enumerados en el Convenio STCW.-

Las organizaciones que impartan formaciones determinadas en el Convenio STCW deben cumplir las disposiciones del C骴igo de Formaci髇, relativas a los 玬閠odos de demostraci髇 de la competencia� (columna tercera) y los 玞riterios de evaluaci髇 de la competencia� (columna cuarta), de los cuadros de las Secciones A-II a A-VII que sean de aplicaci髇 a los cursos que desarrollen.

4.3 Documentaci髇.

4.3.1 Control de los procesos.-

El responsable de calidad deber� garantizar que las pruebas y ex醡enes se realizan cumpliendo los siguientes requisitos:

• a) Cumplimiento de los procedimientos documentados.
• b) Uso de instalaciones y equipos adecuados.
• c) Observaci髇 de la pol韙ica de calidad y en especial del compromiso de aseguramiento de las normas del Convenio STCW sobre evaluaci髇 de las competencias y sus criterios.
• d) Realizaci髇 de evaluaciones exclusivamente por personal cualificado y autorizado.
• e) Desarrollo de la metodolog韆 del examen, especificaci髇 de los requisitos para la calificaci髇 de las evaluaciones y sistema de reclamaciones.
• f) Constancia de resultados mediante actas de examen, con indicaci髇 de 玜ptos� y 玭o aptos�, as� como elaboraci髇 de estad韘ticas sobre dichos aspectos.

4.3.2 Resultados no conformes a las normas del Convenio STCW.-

La organizaci髇 mantendr� un registro de los resultados de las evaluaciones que se han revelado como no conformes a las normas del Convenio STCW, que obrar� en poder del responsable de calidad como parte integrante de los registros de calidad.

Este registro de no conformidades har� tambi閚 referencia a las informaciones recibidas de partes interesadas, tales como quejas, reclamaciones o deficiencias observadas por armadores o empresas navieras, los propios alumnos y en general el personal de la organizaci髇.

4.3.3 Acciones preventivas y correctoras.-

La organizaci髇 mantendr� al d韆 procedimientos documentados para la implantaci髇 de medidas preventivas y correctoras, que pueden incluir:

• a) La investigaci髇 de las causas de las no conformidades, sugerencias y propuestas de mejora.
• b) Establecimiento de acciones encaminadas a prevenir y/o corregir las causas de las no conformidades.
• c) La aplicaci髇 de controles para asegurar las acciones correctoras.
• d) La determinaci髇 de los pasos necesarios para resolver los problemas detectados.
• e) El registro de las acciones iniciadas y el control posterior de su eficacia.

5. Procedimientos relativos a los formadores y evaluadores de la competencia

5.1 Objetivo.-

El objeto de este procedimiento es asegurar que los responsables de la formaci髇 y la evaluaci髇 de la competencia est醤 debidamente cualificados conforme a las disposiciones de la Secci髇 A-I/6 del C骴igo de Formaci髇, para el tipo de curso y nivel de formaci髇.

5.2 Cumplimiento y adecuaci髇 a los requisitos del Convenio STCW.-

El Convenio STCW, en la Secci髇 A-I/6 del C骴igo de Formaci髇, determina las disposiciones para garantizar la debida cualificaci髇 de los formadores, instructores y evaluadores, que se sintetiza en los siguientes criterios:

• a) Conocer, valorar y comprender el programa de formaci髇 y los objetivos did醕ticos espec韋icos para cada tipo de formaci髇 y de curso que se imparta, as� como haber alcanzado un nivel de conocimientos y comprensi髇 de la competencia que se ha de evaluar, y disponer de la titulaci髇 adecuada para cada caso.
• b) Estar debidamente cualificados para la tarea en la que se imparte formaci髇, as� como para la tarea que se est� evaluando.
• c) Si la formaci髇 o la evaluaci髇 se efect鷄 con simuladores, se deber� haber recibido orientaci髇 con respecto a m閠odos y pr醕ticas de instrucci髇 con simuladores, as� como haber adquirido la formaci髇 y experiencia pr醕tica sobre el tipo de simulador de que se trate.

Los formadores, instructores y evaluadores deber醤 poseer la titulaci髇 profesional mar韙ima y los certificados de seguridad y especialidad que est閚 relacionados con el programa o curso de formaci髇 que imparta o eval鷈. Cuando se trate de cursos o niveles avanzados o dirigidos a personal de titulaci髇 superior, se deber� poseer, al menos, la formaci髇 y titulaci髇 mar韙ima equivalente y espec韋ica necesaria.

Para el aseguramiento de estas normas, relativas a la debida cualificaci髇 y experiencia de los instructores y evaluadores, la organizaci髇 deber� mantener a disposici髇 de la Direcci髇 General de la Marina Mercante y dem醩 interesados la documentaci髇 acreditativa de los extremos mencionados, mediante el correspondiente m閠odo de archivo de la formaci髇 continua que reciban los formadores, instructores y evaluadores.

5.3 Documentaci髇.-

El Manual de Calidad deber� contener la informaci髇 que especifique el proceso de selecci髇 y nombramiento del personal dedicado a la formaci髇 y la evaluaci髇, haciendo referencia a las normas laborales o civiles aplicables en cada caso y a los documentos internos de la organizaci髇 referentes a las cualificaciones profesionales del citado personal.

Las propuestas de mejora de la calidad en la formaci髇 y/o en la evaluaci髇 de las competencias que se hagan a los 髍ganos responsables de su autorizaci髇 y desarrollo se mencionar醤 expl韈itamente en un documento cuya custodia y mantenimiento quedar� a cargo del responsable de la calidad.

6. Procedimientos relativos a los recursos, equipos y medios materiales que se utilizan en la formaci髇 y evaluaci髇

6.1 Objetivo.-

Este procedimiento tiene como misi髇 asegurar que los formadores, instructores y evaluadores cuentan con los recursos did醕ticos y materiales adecuados para desarrollar sus funciones, conforme a las normas relativas a los m閠odos de demostraci髇 de la competencia y los criterios de evaluaci髇 de las mismas para cada programa y curso de formaci髇 que se detallan, respectivamente, en las columnas tercera y cuarta de los cuadros de las Secciones correspondientes del Convenio STCW y en la normativa interna espa駉la.

6.2 Cumplimiento y adecuaci髇 de los recursos materiales a las normas de calidad del Convenio STCW.-

Cada organizaci髇 deber� establecer procedimientos de registro y de verificaci髇 documental que permitan identificar y relacionar los medios con que cuenta para la demostraci髇 de las competencias y sus criterios de evaluaci髇, relativos a cada programa y curso de formaci髇. De manera especial se deber� tener en cuenta lo relativo a los simuladores empleados en la formaci髇 y la evaluaci髇, de acuerdo con las normas de la Secci髇 A-I/12 del C骴igo de Formaci髇.

6.3 Documentaci髇.-

El Manual de Calidad deber� contener informaci髇 b醩ica sobre los procedimientos de selecci髇, registro y uso de recursos, equipos y medios materiales que se utilizan en la formaci髇 y la evaluaci髇. El desarrollo de estos procedimientos y las condiciones de los medios materiales estar醤 determinadas en documentos internos de la organizaci髇, de acuerdo con los aspectos y criterios que se definen a continuaci髇.

6.3.1 Clasificaci髇 de los medios materiales.-

Deber� existir documentaci髇 que identifique espec韋icamente los medios materiales y did醕ticos con que cuenta la organizaci髇 y su asignaci髇 a la acci髇 formativa. A los efectos del aseguramiento de la calidad se distinguen las siguientes clases de medios materiales:

• a) Instalaciones fijas. Comprende inmuebles, locales y su distribuci髇 con descripci髇 de salas de conferencias, aulas especiales, zona de oficinas y todas las facilidades que puedan redundar en beneficio de la calidad de la formaci髇.
• b) Material did醕tico. Est� constituido por los manuales de formaci髇 que desarrollen los respectivos cursos, material de consulta y bibliograf韆, incluidos los cursos modelo de la Organizaci髇 Mar韙ima Internacional, v韉eos, programas y equipos inform醫icos, etc.
• c) Simuladores. La Secci髇 A-I/12 del C骴igo de Formaci髇 establece normas que rigen el uso de simuladores para la formaci髇 o la evaluaci髇. Estas disposiciones, as� como las que se establezcan por la normativa interna espa駉la, son de obligado cumplimiento por las organizaciones que desarrollen procesos de formaci髇 contemplados en el Convenio STCW. En consecuencia, los centros de formaci髇 deben incluir en la documentaci髇 estos medios materiales.
• d) Unidades m髒iles y embarcaciones para la formaci髇 o pr醕ticas. Comprende los recursos no incluidos en las instalaciones fijas descritas en el p醨rafo a) tales como unidades m髒iles que puedan trasladarse de un lugar a otro o embarcaciones dedicadas a la formaci髇 o las pr醕ticas o evaluaciones correspondientes.
• e) Recursos destinados a investigaci髇 y desarrollo, laboratorios y talleres. Se identificar醤 los mismos, aunque est閚 incluidos en las clases ya mencionadas, expresando el objeto de los proyectos, la participaci髇 de los alumnos y la eventual colaboraci髇 con otras organizaciones. Asimismo, se incluir醤, si existen, los laboratorios de ensayos y pruebas de materiales y equipos, as� como los talleres de montaje y examen de 閟tos.

6.3.2 Gesti髇 de compras.-

El procedimiento para la gesti髇 de compras de medios materiales que puedan repercutir en la calidad de la formaci髇 y de la evaluaci髇 forma parte del sistema de calidad. Es aconsejable que la organizaci髇 incorpore procedimientos referentes a los aspectos siguientes:

• a) Proveedores. Para su selecci髇 se tendr� en cuenta su capacidad de cumplir los requisitos del Convenio STCW y se conservar醤 los registros de la calidad de los proveedores aceptables por ser conformes con los requisitos espec韋icos.
• b) Datos sobre los equipos o productos. Los documentos de compra deben contener los datos que describan de forma clara el equipo o el producto (tipo, clase, marca o cualquier otro dato identificativo del equipo), as� como las instrucciones operativas, instrucciones de inspecci髇, mantenimiento, y cualquier otro dato t閏nico importante aplicable, incluidos los requisitos para la aprobaci髇 o la calificaci髇 del equipo o producto y su situaci髇 operativa.
• c) Verificaci髇 de los productos comprados. La verificaci髇 por la organizaci髇 del equipo o productos comprados debe ajustarse como m韓imo a las especificaciones de los documentos de compra y realizarse por las personas autorizadas, quedando constancia escrita de dicha verificaci髇, lugar, fecha e incidencias de la misma.

6.3.3 Propuesta de mejora de la calidad.-

Las propuestas de mejora que se hagan por el personal de la organizaci髇 dentro del sistema de la calidad que se refieran a cambios, modificaciones o adquisici髇 de medios materiales y se dirijan a los 髍ganos responsables de su eventual aprobaci髇 y desarrollo, se recoger醤 en un documento cuya custodia y mantenimiento quedar醤 a cargo del responsable de calidad.

7. Procedimiento de evaluaci髇 interna

7.1 Objetivos.-

La evaluaci髇 interna es un examen global, sistem醫ico y regular de las actividades de la organizaci髇, especialmente las formativas, para comprobar si se ajustan y cumplen los objetivos definidos de acuerdo con las disposiciones del Convenio STCW y la normativa interna espa駉la. En t閞minos m醩 amplios, las evaluaciones internas se establecen para determinar si los distintos procedimientos del sistema de calidad est醤 siendo efectivos y apropiados para el logro de los objetivos de calidad vigentes.

Las evaluaciones internas deber醤 efectuarse en plazos no superiores a dos a駉s. La organizaci髇 debe determinar el momento en que se propone realizar las evaluaciones internas mediante un programa previamente establecido.

7.2 Requisitos de las evaluaciones internas.

7.2.1 Documentaci髇.-

Los procedimientos b醩icos y las directrices para llevar a cabo las evaluaciones internas deben estar previamente documentados en el Manual de Calidad, y ser醤 desarrollados en los planes de evaluaci髇.

Los resultados de las evaluaciones internas deben registrarse y transmitirse al personal responsable del 醨ea auditada.

7.2.2 Direcci髇 de las evaluaciones internas.-

Las evaluaciones ser醤 realizadas bajo la direcci髇 del responsable de calidad, que ser� el responsable del procedimiento, la documentaci髇 y los resultados.

Para la realizaci髇 de la evaluaci髇 interna, la organizaci髇 designar� a personal formado en realizaci髇 de auditor韆s, no directamente involucrado en las actividades objeto de evaluaci髇. Adem醩, podr醤 designar a personas de la Direcci髇 General de la Marina Mercante o de las Capitan韆s Mar韙imas, que actuar醤 como observadores.

7.2.3 Preparaci髇 de la evaluaci髇 interna.-

La direcci髇 de la organizaci髇 debe conocer y aprobar el plan de auditor韆, que incluir�:

• a) Los objetivos y el alcance de la evaluaci髇 y la lista de control.
• b) La identidad de las personas responsables de las actividades objeto de la evaluaci髇.
• c) La identificaci髇 de los procesos y documentos sobre los que se va a realizar la misma, incluyendo las disposiciones aplicables del Convenio STCW y de la normativa interna espa駉la.
• d) La identidad e idoneidad de los componentes del equipo evaluador.
• e) La fecha, hora y lugar en que ha de realizarse la evaluaci髇.

7.2.4 Ejecuci髇 de la evaluaci髇 interna.

• a) Reuni髇 inicial. El objeto de esta reuni髇 es:
  • Verificar los objetivos y el alcance de la evaluaci髇.
  • Presentar una visi髇 de los m閠odos y procedimientos que se van a revisar.
  • Confirmar la disponibilidad de personas, equipos y medios adecuados para realizar la evaluaci髇.
  • Explicar las fases del procedimiento.
  • Fijar fechas y horas para reuniones, tanto la final como las intermedias que se acuerde celebrar.
• b) Recogida de informaci髇 y datos. Conviene obtener la informaci髇 por medio de entrevistas, observaci髇 de actividades y situaciones en las 醨eas afectadas. Se examinar醤 los documentos relevantes y se anotar醤 indicios de no conformidad, si son suficientemente importantes y frecuentes, a鷑 cuando no hayan sido incluidos en las listas de extremos a verificar. Conviene cerciorarse de la informaci髇 obtenida en las entrevistas, consiguiendo informaci髇 similar de otras fuentes independientes, tales como la observaci髇 f韘ica, las mediciones y los registros.

  Si no es factible conseguir los objetivos de la evaluaci髇, el equipo evaluador deber� comunicarlo a la unidad evaluada y si, pese a ello no se superasen los obst醕ulos, a la direcci髇 de la organizaci髇.

• c) Observaciones de la evaluaci髇. Las observaciones de la evaluaci髇, ser醤 documentadas de manera objetiva, clara y concisa. Es preciso identificar las no conformidades con referencias a las normas del Convenio STCW, la normativa interna espa駉la o a la pol韙ica de calidad de la organizaci髇. Para ello, el equipo evaluador ser� responsable de identificar y comprobar las no conformidades, asegur醤dose de que sean verificables.
• d) Reuni髇 final. Antes de preparar el informe, el equipo evaluador mantendr� una reuni髇 con cada uno de los responsables de las 醨eas evaluadas, al objeto de presentar las observaciones y conocer los resultados y las recomendaciones del equipo evaluador, as� como exponer las alegaciones oportunas y determinar la importancia e intensidad de las acciones de mejora a tomar y los medios y forma adecuados para su realizaci髇.
• e) Acciones correctoras. La persona responsable del 醨ea evaluada, el representante de la direcci髇, o la persona que indique el correspondiente procedimiento, tiene la responsabilidad de determinar e iniciar las acciones correctoras necesarias. Los evaluadores se limitar醤 a la identificaci髇 de las no conformidades detectadas y las recomendaciones de actuaciones correctoras, dentro de los cauces determinados en el sistema de calidad de la organizaci髇.

7.2.5 El informe de evaluaci髇 interna.

• a) Preparaci髇 del informe. El informe de evaluaci髇 interna se prepara bajo la direcci髇 del responsable de calidad o el responsable de la auditor韆, que deber� encargarse de que sea preciso y completo.
• b) Contenido del informe. La Secci髇 B-I/8 del C骴igo de Formaci髇, en su apartado 5.3, aun siendo recomendaciones, orienta sobre las evaluaciones internas de garant韆 de calidad, de manera que aconseja que 閟tas abarquen lo siguiente:
  • La planificaci髇.
  • Los proyectos.
  • La presentaci髇 y evaluaci髇 de los programas.
  • Las actividades docentes, did醕ticas y de comunicaci髇.
  • Los procedimientos analizados.

  El resultado de todo ello sentar� las bases para la auditor韆 externa o evaluaci髇 independiente se馻lada en la Secci髇 A-I/8, p醨rafo 3, del C骴igo de Formaci髇.

  Teniendo estas recomendaciones en cuenta, el informe deber� reflejar fielmente el esp韗itu y los trabajos de evaluaci髇, con indicaci髇 de los resultados, fecha y firma del responsable de calidad y contener, seg鷑 los casos, los elementos siguientes:

  • Objetivos y alcance de la evaluaci髇.
  • Detalle del procedimiento utilizado, miembros del equipo evaluador, procedimientos o 醨eas evaluadas, identificaci髇 de elementos del Convenio STCW afectados para cada 醨ea concreta.
  • Identificaci髇 de los documentos de referencia a partir de los cuales se ha realizado la evaluaci髇.
  • Resultados de conformidad observados.
  • Observaciones de no conformidad.
  • Dictamen del equipo evaluador sobre el grado de conformidad global de cada una de las 醨eas en relaci髇 con las normas aplicables del sistema de calidad y con los requisitos de calidad emanados del Convenio STCW.
  • Capacidad de cada 醨ea para alcanzar los objetivos del sistema de calidad y de las normas del Convenio STCW.
  • Valoraci髇 de la eficacia de las medidas preventivas y correctoras adoptadas desde el 鷏timo informe de evaluaci髇 interna.
• c) Distribuci髇 del informe. El informe de evaluaci髇 interna ser� enviado a la direcci髇 de la organizaci髇 para su aprobaci髇, a los responsables de los procesos auditados y eventualmente a las partes interesadas que soliciten su estudio, al menos en todos los aspectos que afecten a la adecuaci髇 de la formaci髇 y la evaluaci髇 de competencias a las normas de calidad emanadas del Convenio STCW y la normativa interna espa駉la.

  Cada dos a駉s o cuando le sea requerido, el informe ser� remitido a la Direcci髇 General de la Marina Mercante como base de los informes que sobre el Convenio STCW tiene que realizar, respetando aquellos aspectos del informe que contengan informaci髇 confidencial o que afecten a la propiedad intelectual que deben quedar convenientemente protegidos y que no trasciendan a terceras partes ajenas al compromiso entre la organizaci髇 y la Direcci髇 General de la Marina Mercante.

8. Procedimiento de auditor韆 externa o evaluaci髇 independiente de la organizaci髇

8.1 Objetivo.-

El objetivo de este procedimiento es definir los requisitos y procedimientos derivados de la exigencia de una auditor韆 externa o evaluaci髇 independiente que se establece en la Secci髇 A-I/8, p醨rafo 3 del C骴igo de Formaci髇, que desarrolla la Regla I/8 puntos 2 y 3 del Convenio STCW y las disposiciones de desarrollo de la normativa interna espa駉la.

La evaluaci髇 independiente se basa en los mismos principios y actuaciones que la auditor韆 interna, por lo que en muchos aspectos ambos procedimientos se complementan. Las diferencias principales residen en que:

• a) El objeto y el alcance de la auditor韆 externa viene condicionado por el Convenio STCW y la normativa interna espa駉la.
• b) Los auditores externos, seleccionados o propuestos por la empresa auditora, ofrecen a las partes interesadas una garant韆 de independencia e imparcialidad que a馻de valor a los dict醡enes e informes de las evaluaciones internas.

8.2 Cumplimiento y adecuaci髇 a los requisitos del Convenio STCW de las auditor韆s externas o evaluaciones independientes.

8.2.1 Periodicidad.-

Las auditor韆s se deben realizar a intervalos no superiores a cinco a駉s, de acuerdo con el Convenio STCW y las disposiciones de desarrollo de la normativa interna espa駉la.

8.2.2 Actividades objeto de la auditor韆.-

De conformidad con el Convenio STCW, las auditor韆s deber醤 realizar las siguientes comprobaciones:

• a) Actividades de la organizaci髇 relacionadas con la adquisici髇 de conocimientos, comprensi髇, aptitudes y competencias, y con el sistema de calidad.
• b) Gesti髇 de las actividades citadas en el punto a) y su realizaci髇 de acuerdo con los planes previamente definidos y con los procedimientos documentados.
• c) Eficacia de las medidas internas de control y seguimiento de la gesti髇 para la consecuci髇 de los objetivos fijados.
• d) Medidas adoptadas para la correcci髇 de las desviaciones.

8.2.3 Independencia y respeto a los objetivos del centro.-

La auditor韆 evitar� juicios de valor sobre los objetivos de calidad de cada organizaci髇, limit醤dose a constatar la eficacia en la consecuci髇 de dichos objetivos a trav閟 del sistema de calidad existente.

La auditor韆 del sistema de calidad puede proporcionar evidencias objetivas sobre la necesidad de reducir, eliminar y, especialmente, prevenir las no conformidades con las normas del Convenio STCW y la normativa interna espa駉la.

8.2.4 Condiciones de las entidades auditoras y de los auditores independientes.-

Las condiciones y requisitos de las entidades auditoras y sus auditores, para aquellas organizaciones que les sea obligatoria la aplicaci髇 de este anexo I, figuran en el anexo II.

8.2.5 Auditor韆s realizadas por personal designado por la Direcci髇 General de la Marina Mercante.-

La Direcci髇 General de la Marina Mercante podr� designar funcionarios o personal al servicio de la Administraci髇 con las cualificaciones profesionales adecuadas y experiencia en sistemas de calidad para actuar como auditores independientes de los sistemas de calidad requeridos por el Convenio STCW, en casos siguientes:

• a) Cuando no se dispongan de entidades auditoras acreditadas.
• b) En los centros educativos u organismos p鷅licos oficiales que hayan desarrollado sistemas de calidad del presente anexo I.

Para dichos efectos la Direcci髇 General de la Marina Mercante contar� con una relaci髇 de funcionarios propuestos por los centros educativos y por la propia Direcci髇 General que est閚 disponibles para desarrollar estas funciones. Los auditores que se designen de esta relaci髇 no podr醤 tener v韓culo de dependencia alguno con el centro, organismo o sistema de calidad que deben evaluar.

8.2.6 Informaci髇 previa del centro a los auditores.-

La Secci髇 B-I/8, p醨rafo 7, del C骴igo de Formaci髇, contiene orientaciones y recomendaciones sobre la informaci髇 que debe facilitarse a los auditores independientes, entre las cuales se destaca los siguientes aspectos:

• a) Los objetivos de calidad de la organizaci髇.
• b) Una descripci髇 de las estrategias de formaci髇 que se emplean.
• c) Un organigrama e informaci髇 sobre la composici髇 de los comit閟 y 髍ganos consultivos de la organizaci髇.
• d) Descripci髇 de las instalaciones y equipamientos para la ense馻nza.
• e) Descripci髇 de criterios y procedimientos relativos a elaboraci髇 de cursos, revisi髇 de los mismos y sistema de ex醡enes.

8.3 Realizaci髇 de la auditor韆.

8.3.1 Preparaci髇 de la auditor韆.-

La direcci髇 de la organizaci髇 o en su nombre el responsable de calidad, aprobar� el plan de auditor韆 presentado por la entidad auditora. Dicho plan debe venir dise馻do de forma flexible y recoger las particularidades y objetivos de la organizaci髇. Igualmente deber� reflejar correctamente los objetivos y actuaciones, de acuerdo con el presente marco de sistema de calidad, incluyendo:

• a) Los objetivos y alcance de la auditor韆.
• b) La identidad y cualificaciones del auditor o equipo de auditores.
• c) La enumeraci髇 de los documentos de referencia para la auditor韆.
• d) La identificaci髇 de las personas de la organizaci髇 que tienen responsabilidad directa en cuanto al objetivo de la auditor韆.
• e) Las circunstancias de fecha, hora y lugar donde est� prevista que se realice la auditor韆.
• f) Las 醨eas concretas que est� previsto auditar y el orden a seguir.
• g) El 韓dice del contenido del informe de la auditor韆 y la distribuci髇 del mismo.
• h) La fecha prevista para la terminaci髇 de la auditor韆.
• i) Lista de control.

8.3.2 Reuni髇 inicial.-

El objeto de esta reuni髇 es:

• a) Presentar a los miembros del equipo auditor.
• b) Recordar los objetivos y alcance de la auditor韆.
• c) Presentar un resumen de los m閠odos y procedimientos a seguir en la realizaci髇.
• d) Establecer de forma oficial la comunicaci髇 entre el equipo auditor y los responsables de las actividades auditadas.
• e) Confirmar la disponibilidad de medios e instalaciones que precise el auditor.
• f) Confirmar las horas y fechas para las reuniones previstas con los auditados.

8.3.3 Examen.-

Los auditores recoger醤 las evidencias mediante reuniones o entrevistas, examinando documentos y observando situaciones y actividades en las 醨eas auditadas. Se anotar醤 los indicios de no conformidad aun cuando no hayan sido previstos en las listas de verificaci髇, para su posterior investigaci髇. Se verificar� la informaci髇 obtenida contrast醤dola con otras fuentes independientes, tales como observaci髇 f韘ica, mediciones y registros.

Durante la auditor韆, el auditor responsable puede proponer, para aprobaci髇 de la organizaci髇, cambios de los planes y procedimientos, contando con el acuerdo de los auditados, si de esa forma se consigue mejorar los objetivos de la auditor韆.

Si no fuese posible cumplir los objetivos de la auditor韆, la entidad auditora lo comunicar� a la direcci髇 de la organizaci髇 y, en 鷏timo extremo, a la Direcci髇 General de la Marina Mercante.

8.3.4 Observaciones de la auditor韆.-

Es preciso documentar las observaciones y revisarlas una vez auditadas las actividades para determinar las que deben considerarse como no conformidades. La entidad auditora documentar� estas no conformidades de forma clara y precisa, siempre y cuando puedan ser verificadas. El auditor jefe de la entidad auditora revisar� las observaciones con el responsable del 醨ea auditada.

8.3.5 Reuni髇 final con los responsables.-

Al finalizar la auditor韆 y antes de preparar el informe definitivo, el equipo auditor preparar� un informe provisional, tal y como se especifica en el apartado siguiente y se reunir� con la direcci髇 de la organizaci髇, el responsable de calidad y los responsables de las 醨eas auditadas. El objetivo de esta reuni髇 es presentar las observaciones de la auditor韆 con indicaci髇 de la importancia relativa de cada observaci髇, tal y como se percibe por el equipo auditor. Asimismo, es conveniente que el equipo auditor informe a la organizaci髇 de sus conclusiones con respecto a la capacidad del sistema de calidad y los objetivos de calidad evaluados por la auditor韆. Del mismo modo, es oportuno documentar y conservar un acta de esta reuni髇.

8.4 El informe de la auditor韆.

8.4.1 Informe provisional.-

La Secci髇 B-I/8 del C骴igo de Formaci髇 recomienda que antes de presentar un informe definitivo, el equipo encargado de la auditor韆 presente un informe provisional a la direcci髇 de la organizaci髇, solicit醤dole que formule observaciones sobre los resultados. Estas observaciones podr醤 realizarse por escrito o en la reuni髇 final con los responsables. Una vez recibidas las observaciones, los encargados de la auditor韆 redactaran el informe definitivo.

8.4.2 Informe definitivo.-

El informe definitivo de la auditor韆 externa deber� ser completo, correcto y preciso, y reflejar� fielmente el esp韗itu y el contenido de la misma. Deber� ir fechado y firmado por el auditor jefe y contener los siguientes elementos:

• a) Breve presentaci髇 de la identificaci髇, antecedentes y principales caracter韘ticas de la organizaci髇 auditada.
• b) Descripci髇 del plan de auditor韆 que se ha seguido, identidad de los miembros del equipo auditor y de los representantes de la organizaci髇 auditada, as� como la fecha de la auditor韆.
• c) Relaci髇 de los documentos de referencia utilizados en las observaciones.
• d) Informe sobre la amplitud de las observaciones de conformidad.
• e) Observaciones de no conformidad verificadas fehacientemente.
• f) Dictamen del equipo auditor sobre el grado general de conformidad de la organizaci髇 con las normas de calidad del Convenio STCW y la normativa interna espa駉la.
• g) Apreciaci髇 sobre la capacidad del sistema de calidad de la organizaci髇 para alcanzar los objetivos de calidad definidos por el Convenio STCW.
• h) Enumerar las medidas preventivas y correctoras que se est醤 tomando o se propone establecer como consecuencia de auditor韆s internas.
• i) Lista de distribuci髇 del informe.

8.4.3 Distribuci髇 del informe.-

La direcci髇 de la organizaci髇 determinar�, de acuerdo con el responsable de calidad, la distribuci髇 del informe definitivo, que en todo caso ser� remitido a la Direcci髇 General de la Marina Mercante. Los informes que contengan documentaci髇 confidencial o que afecten a la propiedad intelectual o industrial deben quedar convenientemente protegidos por la entidad auditora.

8.5 Finalizaci髇 de la auditor韆 y su seguimiento.

8.5.1 Finalizaci髇.-

La auditor韆 termina cuando se remita el informe definitivo a la Direcci髇 General de la Marina Mercante y sea recibido por la misma. El citado organismo garantiza la confidencialidad del contenido del informe definitivo.

8.5.2 Seguimiento de las acciones correctoras.-

La organizaci髇 auditada es la 鷑ica responsable de determinar e iniciar las acciones preventivas o correctoras que juzgue necesarias u oportunas para corregir los aspectos no conformes o eliminar las causas de no conformidad. La actuaci髇 de la entidad auditora se limitar� a la identificaci髇 de las no conformidades.

La Direcci髇 General de la Marina Mercante podr� recabar informes sobre el cumplimiento de las normas del Convenio STCW y la normativa interna espa駉la y del estado de avance de las acciones correctoras. La entidad auditora deber� preparar un informe sobre estos aspectos.

9. Registro de centros de formaci髇 y de sus sistemas de calidad

9.1 Objetivo.-

En el Ministerio de Fomento, a trav閟 de la Direcci髇 General de la Marina Mercante, se llevar� un registro de centros de formaci髇 homologados por dicho departamento ministerial, as� como del sistema de calidad que han implantado, al objeto de cumplir las disposiciones del Convenio STCW, en particular lo estipulado en la Regla I/8 y la Secci髇 A-I/8 del C骴igo de Formaci髇 y estar en condiciones de remitir la informaci髇 pertinente al Secretario General de la Organizaci髇 Mar韙ima Internacional.

9.2 Condiciones para integrarse en el registro y sus modificaciones.-

Para formar parte del registro, la organizaci髇 deber� estar previamente homologada por la Direcci髇 General de la Marina Mercante para desarrollar cursos de formaci髇 conducentes a la emisi髇 de certificados de seguridad y especialidad mar韙ima exigidos por el Convenio STCW y presentar en la citada Direcci髇 General la siguiente documentaci髇:

• a) El Manual de Calidad completo de la organizaci髇.
• b) La certificaci髇 de haber realizado la auditor韆 externa o evaluaci髇 independiente, emitida por evaluadores acreditados, conforme al anexo II, as� como las sucesivas auditor韆s que se vayan produciendo del sistema de calidad de las organizaciones.

Cualquier centro universitario o de formaci髇 profesional de car醕ter p鷅lico que tenga implantado un sistema de calidad acreditado por la correspondiente instituci髇 acad閙ica podr� tambi閚 solicitar la inscripci髇 en el citado registro. Para ello deber� presentar la citada documentaci髇 pero, con respecto a la certificaci髇 de la auditor韆 externa, ser� la que se ajuste al sistema de calidad implantado, no siendo por tanto necesario que los auditores est閚 acreditados conforme al anexo II de este documento.

Las organizaciones que figuren en el registro de sistemas de calidad deber醤 informar a la Direcci髇 General de la Marina Mercante de las modificaciones ocurridas cuando existan a una o varias de las siguientes circunstancias:

• a) Modificaciones o desarrollos llevados a cabo en su sistema de calidad desde la 鷏tima evaluaci髇 independiente.
• b) Resultados de las acciones preventivas o correctoras previstas en el informe consecuencia de la evaluaci髇 independiente

La Direcci髇 General de la Marina Mercante podr� expedir una certificaci髇 de registro a solicitud de la organizaci髇, en el sentido de que la misma tiene establecido un sistema de calidad acorde con las exigencias del Convenio STCW. Esta certificaci髇 no podr� ser sustitutiva de las certificaciones de sistemas o modelos de calidad establecidos por otras instancias cuya responsabilidad, alcance y metodolog韆 no sean competencia de la Direcci髇 General de la Marina Mercante.

ANEXO II

Condiciones que deben cumplir los auditores externos para realizar las evaluaciones independientes de los sistemas de calidad

1. Introducci髇

El Convenio STCW en la Regla I/8 y la Secci髇 A-I/8 establece que los Estados garantizar醤 que a intervalos no superiores a cinco a駉s se lleve a cabo una auditor韆 independiente de las actividades relacionadas con la formaci髇 y titulaci髇 de las materias reguladas en el citado Convenio. Asimismo, se estipula que los Estados deben asegurarse de que la citada auditor韆 sea realizada por personas cualificadas y que no est閚 involucradas en las actividades que eval鷄n.

Esta auditor韆 externa o evaluaci髇 independiente debe finalizar con un informe en el que se incluir� el mandato de la misma y las calificaciones y experiencia de los auditores (Secci髇 A-I/8).

Al objeto de garantizar las mencionadas disposiciones, el presente anexo determina las condiciones que deben cumplir los auditores externos para la realizaci髇 de las evaluaciones independientes estipuladas en el Convenio STCW.

Lo dispuesto en este anexo no es de aplicaci髇 a los centros educativos de car醕ter p鷅lico que hayan desarrollado sistemas de calidad emanados de Administraciones educativas.

2. Condiciones generales de los auditores independientes

La entidad auditora deber� estar acreditada por la Direcci髇 General de la Marina Mercante, teniendo para ello que disponer de una organizaci髇 que cuente con estructura administrativa y auditores capaces de realizar sus funciones t閏nicas con los adecuados conocimientos y experiencia espec韋icos, de acuerdo con los criterios que se exponen a continuaci髇.

2.1 Organizaci髇 y estructura administrativa.

• a) La entidad auditora contar� con un 髍gano de direcci髇 constituido por personas que garanticen la imparcialidad del proceso de auditor韆, y que desarrollar�, al menos, las siguientes funciones:
  • La direcci髇 de las auditor韆s y el establecimiento de las normas de funcionamiento.
  • La selecci髇 y contrataci髇 de los auditores.
• b) La entidad auditora dispondr� de personal competente cuya formaci髇 y experiencia debe constar en un registro. Las funciones del citado personal incluir醤, entre otras, las siguientes tareas:
  • Control de la documentaci髇 relativa al procedimiento de auditor韆.
  • Procedimiento para las decisiones sobre conformidades o no conformidades.
  • Mantenimiento de los registros justificativos de las auditor韆s realizadas.
  • Aprobaci髇 del informe final de auditor韆.
  • Coordinaci髇 del trabajo de los auditores.
• c) La entidad auditora podr� contar con personal subcontratado que deber� cumplir las condiciones t閏nicas y de imparcialidad que se exponen en los apartados siguientes.

2.2 Competencia t閏nica de los auditores.-

La competencia t閏nica se refiere a dos tipos de experiencia y cualificaciones exigibles:

• a) Experiencia y cualificaciones sobre la tecnolog韆 del servicio objeto de auditor韆.
• b) Experiencia y cualificaciones sobre m閠odos y procedimientos de sistemas de calidad.

Las normas internacionales en la materia exigen que los auditores conozcan la tecnolog韆 utilizada en los servicios objeto de auditor韆, as� como la forma en que dichos servicios van a ser utilizados y las deficiencias que se pueden producir en su uso o empleo. En consecuencia, el equipo auditor deber� estar integrado por expertos en sistemas de calidad, en formaci髇 mar韙ima y en las competencias que exige el Convenio STCW para el desempe駉 de las funciones en los buques mercantes.

La entidad auditora podr� subcontratar colaboradores que re鷑an las condiciones t閏nicas anteriores para los trabajos de auditor韆 de los sistemas de calidad en funci髇 de las demandas recibidas.

2.3 Competencia t閏nica en el servicio objeto de auditor韆 y garant韆s a favor de las organizaciones evaluadas.-

Las actividades de auditor韆 de sistemas de calidad son compatibles con las actividades de certificaci髇 de sistemas de calidad o de certificaci髇 de productos y de personas realizados por entidades de certificaci髇 de la calidad, siempre y cuando se encuentren debidamente acreditados.

La entidad auditora deber� estar en posesi髇 y poder suministrar, a instancias de la organizaci髇 auditada, los siguientes aspectos:

• a) Un organigrama en el que se muestre claramente las responsabilidades y estructura jer醨quica.
• b) Una descripci髇 documentada de los procedimientos que se utilizan en la realizaci髇 de las auditor韆s.
• c) Una documentaci髇 que identifique claramente su identidad jur韉ica.
• d) Documentaci髇 sobre las cualificaciones t閏nicas y de experiencia de los auditores.
• e) El Manual de Calidad de la entidad auditora, o la acreditaci髇 de su certificado de calidad.
• f) Una descripci髇 de las tarifas aplicables por sus servicios.
• g) Un procedimiento establecido para las reclamaciones que las partes interesadas puedan interponer en relaci髇 con el contenido de sus informes.

Las entidades auditoras deber醤 respetar las normas y condiciones de confidencialidad que sus clientes les indiquen, as� como establecer sus propias normas de confidencialidad y seguridad para proteger la informaci髇 recibida en el ejercicio de sus funciones. La distribuci髇 de informaci髇 quedar� limitada internamente a las personas cuyo trabajo precise de dicho conocimiento.

2.4 Incompatibilidades.-

El personal que realiza las auditor韆s externas no deber� tener con la organizaci髇 que audita ning鷑 tipo de relaci髇 diferente a la actividad auditora. El personal realizar� su funci髇 salvaguardando la confidencialidad de la informaci髇 obtenida en su trabajo, sin vulnerar los derechos de la propiedad intelectual o industrial.

Tanto la entidad como sus colaboradores encargados de la auditor韆 no podr醤 ser trabajadores, dise馻dores, proveedores, suministradores, o usuarios del servicio que han de auditar. Tampoco podr醤 ser asociados o representantes autorizados de las partes mencionadas. La entidad auditora no podr� acometer actividades que puedan entrar en conflicto con la integridad e independencia de criterio en relaci髇 con sus actividades de auditor韆.

Las entidades que realicen o presten servicios de asesoramiento de sistemas de calidad relacionados con estas normas no podr醤 realizar auditor韆s de sistemas de calidad en el mismo 醡bito.

3. Condiciones de acreditaci髇 de las entidades auditoras

La Direcci髇 General de la Marina Mercante realizar� la acreditaci髇 y registro de las entidades de auditor韆s externas o evaluaci髇 independiente que se propongan auditar los sistemas de calidad requeridos por el Ministerio de Fomento a las organizaciones que desarrollen el sistema de calidad exigido por la Regla I/8 y la Secci髇 A-I/8 del anexo del Convenio STCW. Para estos efectos, la acreditaci髇 se puede producir por dos v韆s distintas seg鷑 la naturaleza de las entidades auditoras:

• a) Aceptar entidades de auditor韆 o de evaluaci髇 y certificaci髇 de sistemas de calidad, previamente acreditadas en los servicios de educaci髇 o formaci髇 que hayan sido otorgados por entidades oficiales especializadas en acreditaci髇 a nivel nacional.
• b) Acreditar directamente a entidades auditoras que demuestren poseer las condiciones de idoneidad exigidas, conforme a las normas del apartado siguiente.

3.1 Procedimientos de acreditaci髇 de una entidad auditora por la Direcci髇 General de la Marina Mercante.-

La solicitud para obtener la acreditaci髇 como entidad auditora de sistemas de calidad en lo que afecta a las disposiciones del Convenio STCW se deber� dirigir a la Direcci髇 General de la Marina Mercante junto con los siguientes documentos:

• Solicitud de acreditaci髇 en la Direcci髇 General de la Marina Mercante.
• Certificado de la entidad nacional que comprenda su acreditaci髇 para auditar en los sectores relevantes de educaci髇 o formaci髇.
• Lista de auditores propios o subcontratados expertos en materia de formaci髇 y competencia profesional mar韙ima.
• Certificado de estar al d韆 de las cotizaciones a la Seguridad Social y Hacienda, y de no encontrarse suspendido por ning鷑 organismo oficial.

La solicitud incluir� el nombre de la empresa, la direcci髇 y la descripci髇 de los recursos humanos y t閏nicos de la entidad solicitante y la experiencia de los auditores.

Asimismo, se acompa馻r醤 los datos sobre la organizaci髇 interna de la entidad y el sistema de calidad interno, adjuntando una copia del Manual de Calidad. Tambi閚 deber� contener apartados sobre los m閠odos de auditor韆 a utilizar, incluyendo la toma de muestras, mediciones en equipos de simulaci髇 y documentaci髇 utilizada al respecto procedimiento de reclamaci髇 que tienen establecido.

Finalmente, se requiere formalizar las garant韆s concernientes en materia de confidencialidad y seguridad de la informaci髇 recibida y utilizada, de acuerdo con las normas ISO/CASCO, preparadas por el Comit� de Conformidad de Evaluaci髇 de la Organizaci髇 Internacional de Normalizaci髇. Este modelo de aceptaci髇 de las normas que regulan la actuaci髇 de entidades auditoras sirve tambi閚 de documento auxiliar en la contrataci髇 de los servicios de auditor韆 de las organizaciones que se auditen.

La Direcci髇 General de la Marina Mercante podr�, si lo considera oportuno, nombrar un equipo de acreditaci髇, integrado por funcionarios de dicho organismo, quien proceder� a examinar la documentaci髇 proporcionada por la entidad solicitante en funci髇 de los criterios preestablecidos en las normas europeas EN 4S ASS y EN 45 ACC. La entidad solicitante ser� informada con antelaci髇 de los acreditadores designados y podr� recusarlos si, a su juicio, no reunieran las condiciones de imparcialidad y/o competencia t閏nica citada en el apartado 2.

3.2 Plazo de vigencia de las acreditaciones.-

Una vez comprobada la idoneidad de la entidad auditora, la Direcci髇 General de la Marina Mercante proceder� a su registro y conceder� una acreditaci髇 por un periodo de vigencia m醲imo de dos a駉s. Dentro de este plazo la entidad auditora habr� de realizar al menos cuatro informes de auditor韆s externas de sistemas de calidad o evaluaciones independientes relativos a las normas del Convenio STCW. Las entidades auditoras informar醤 a la Direcci髇 General de la Marina Mercante de los procesos de auditor韆 que lleven a cabo en el 醡bito de sistema de calidad del citado Convenio.

A instancias de la entidad auditora, las acreditaciones deber醤 ser renovadas por la Direcci髇 General de la Marina Mercante cada dos a駉s, quien podr�, previo expediente con audiencia de la entidad afectada y resoluci髇 motivada, retirar o no renovar la acreditaci髇 si una entidad auditora no ha realizado ning鷑 informe de auditor韆 externa o evaluaci髇 independiente en el 醡bito del Convenio STCW durante un periodo de dos a駉s consecutivos.

3.3 Suspensi髇 y revocaci髇 de las acreditaciones.-

Se podr� suspender temporalmente la acreditaci髇 de una entidad auditora, previo expediente con audiencia de la misma y resoluci髇 motivada, cuando se compruebe fehacientemente por la Direcci髇 General de la Marina Mercante que algunas de las condiciones que sirvieron de base a la concesi髇 de la acreditaci髇 han sido incumplidas o modificadas de forma sustancial.

La revocaci髇 definitiva de una acreditaci髇 se podr� producir por alguno de los siguientes motivos:

• a) Incumplimiento grave de las condiciones de acreditaci髇.
• b) Evidencia objetiva de falta de competencia o de imparcialidad.
• c) Uso abusivo de la acreditaci髇, fuera del 醡bito autorizado.
• d) Quiebra o liquidaci髇 de la sociedad.

El acto por el que se resuelva la suspensi髇 o la revocaci髇 de la acreditaci髇 ser� susceptible de recurso de alzada ante el Subsecretario del Ministerio de Fomento.

4. Confidencialidad del proceso de acreditaci髇

La informaci髇 proporcionada por la entidad auditora en el proceso de acreditaci髇 por la Direcci髇 General de la Marina Mercante tendr� car醕ter confidencial.