ANEXO I

Ficheros de los Colegios Notariales y el Consejo General del Notariado

1. Fichero: Colegiados

• a) Finalidad del fichero y usos previstos: Registro y organización de los colegiados, prestaciones de garantía salarial, publicaciones, fines científicos, históricos o estadísticos.
• b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: Notarios colegiados y sus beneficiarios.
• c) Procedimiento de recogida de datos.-Declaraciones, fichas de adscripción, documental o telemática.
• d) Estructura básica del fichero: Sistemas de información.
• e) Tipos de datos:
  • Datos identificativos.

    Datos de características personales.

    Datos de información comercial.

    Datos académicos y profesionales.

    Datos económico-financieros y de seguros.

• f) Cesiones y transferencias que se prevean a terceros países:
  • Administración General del Estado, de las Comunidades Autónomas, Local e Instituciones de carácter público.
  • Servicios públicos responsables de la producción de estadísticas oficiales.
• g) Responsable del fichero: La Secretaría del Consejo General del Notariado o del Colegio Notarial correspondiente.
• h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: La Secretaría del Consejo General del Notariado o del Colegio Notarial correspondiente.
• i) Nivel de seguridad: Básico.

2. Fichero: Quejas, demandas y sanciones profesionales

• a) Finalidad del fichero y usos previstos: Gestión sancionadora, procedimientos administrativos, procedimientos judiciales y prestación de servicios de certificación.
• b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: Profesionales colegiados, denunciantes e interesados.
• c) Procedimiento de recogida de datos.-Declaraciones, fichas de adscripción, documental o telemática.
• d) Estructura básica del fichero: Sistemas de información.
• e) Tipos de datos:
  • Datos relativos a la comisión de infracciones.
  • Datos identificativos.
  • Datos académicos y profesionales.
  • Datos económicos-financieros.
• f) Cesiones previstas:
  • Órganos Jurisdiccionales.
  • Administración Pública.
  • Comunicaciones necesarias para la tramitación y ejecución de actuaciones.
• g) Responsable del fichero: La Secretaría del Consejo General del Notariado o del Colegio Notarial correspondiente.
• h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: La Secretaría del Consejo General del Notariado o del Colegio Notarial correspondiente.
• i) Nivel de seguridad: Medio.

ANEXO II

Fichero propio del Consejo General del Notariado

1. Fichero: Revocaciones y otras causas de extinción de poderes

• a) Finalidad y usos previstos: Servicio que ofrece el Consejo General del Notariado a los Notarios con la finalidad de consultar la base de datos de poderes revocados.
• b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: Notarios, poderdantes y apoderados.
• c) Procedimiento de recogida de datos: Transmisión electrónica de datos/Internet.
• d) Estructura básica del fichero: Sistemas de información.
• e) Tipos de datos:
  • Datos de carácter identificativo.
  • Datos de circunstancias sociales.
• f) Cesiones previstas: No se prevén.
• g) Responsable del fichero automatizado: La Secretaría General del Consejo General del Notariado.
• h) Ejercicio de derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercitarse en la Notaría donde aportaron los datos de carácter personal.
• i) Nivel de seguridad: Básico.

2. Fichero: Archivo Complementario de Atributos de Firma Electrónica

• a) Finalidad y usos previstos: Servicio que ofrece el Consejo General del Notariado a los usuarios de firma electrónica, así como a los terceros de confianza que deban confiar en las mismas, dentro de la necesidad de validación electrónica de la representación de las personas jurídicas.
• b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: Poderdantes y apoderados que consientan expresamente en documento público que su ámbito de representación pueda venir publicitado por el Archivo a fin de que puedan resultar validados por los destinatarios sus certificados de firma electrónica.
• c) Procedimiento de recogida de datos: Transmisión electrónica de datos/Internet, con firma electrónica, y con procedimiento cifrado.
• d) Estructura básica del fichero: Sistemas de información.
• e) Tipos de datos:
  • Datos de carácter identificativo.
  • Datos de circunstancias sociales.
  • Competencias de los apoderados y ámbitos definidos y preconstituidos de representación.
• f) Cesiones previstas: Sistema abierto de consulta para cualquier corporación -financiera o no- que deba confiar en los certificados de firma electrónica avanzada.
• g) Responsable del fichero automatizado: La Secretaría General del Consejo General del Notariado.
• h) Ejercicio de derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los derechos de acceso serán abiertos para cualquier entidad que se haya previamente acreditado ante el Consejo General del Notariado.

  La rectificación y cancelación podrá articularse desde cualquier notaría -on line- en función de que se haya producido cualquier revocación o contingencia que pueda afectar al contenido del Archivo.

• i) Nivel de seguridad: Básico.

ANEXO III

Ficheros propios de los colegios notariales

1. Fichero: Actas de inmatriculación

• a) Finalidad del fichero y usos previstos: Tramitación de actas de notoriedad complementarias de títulos públicos de adquisición para la inmatriculación de fincas no inscritas en el Registro de la Propiedad.
• b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: Propietarios de fincas no inscritas en el Registro de la Propiedad.
• c) Procedimiento de recogida de datos: Formularios, transmisión electrónica de datos/Internet.
• d) Estructura básica del fichero: Sistemas de información.
• e) Tipos de datos que comprende:
  • Datos de carácter identificativo.
  • Datos de circunstancias sociales.
• f) Cesiones de datos previstas: Cesión de datos a los Notarios solicitantes para la realización del Acta de Inmatriculación.
• g) Responsable del fichero automatizado: La Secretaría del Colegio Notarial correspondiente.
• h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercitarse, cuando proceda, en la Notaría donde se aportaron los datos de carácter personal.
• i) Nivel de seguridad: Básico.

2. Fichero: Actas de reagrupación familiar

• a) Finalidad del fichero y usos previstos: Permitir la tramitación de permisos de residencia en España para extranjeros.
• b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: Extranjeros que desean obtener permiso de residencia en España.
• c) Procedimiento de recogida de datos: Formularios, transmisión electrónica de datos/Internet.
• d) Estructura básica del fichero: Sistemas de información.
• e) Tipos de datos que comprende: Datos de carácter identificativo.
• f) Cesiones y transferencias de datos previstas: Al Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, para el ejercicio de las funciones que le son propias.
• g) Responsable del fichero automatizado: La Secretaría del Colegio Notarial correspondiente.
• h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercitarse, cuando proceda, en la Notaría donde se aportaron los datos de carácter personal.
• i) Nivel de seguridad: Básico.

3. Fichero: Parte testamentario

• a) Finalidad del fichero y usos previstos: Inscripción de actos y negocios jurídicos en el Registro de Actos de Última Voluntad.
• b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: Otorgantes de actos de última voluntad, cónyuge y padres de los otorgantes, Notario o funcionario autorizante del acto.
• c) Procedimiento de recogida de datos: Formularios, transmisión electrónica de datos/Internet.
• d) Estructura básica del fichero: Sistemas de información.
• e) Tipos de datos que comprende:
  • Datos de carácter identificativo.
  • Datos de características personales.
• f) Cesiones de datos previstas: Registro de Actos de Ultima Voluntad del Ministerio de Justicia.
• g) Responsable del fichero automatizado: La Secretaría del Colegio Notarial correspondiente.
• h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercitarse, cuando proceda, en la Notaría donde se aportaron los datos de carácter personal.
• i) Nivel de seguridad: Básico.

4. Fichero: Parte ab intestato

• a) Finalidad del fichero y usos previstos: Inscripción de actos y negocios jurídicos en el Registro de Actos de Última Voluntad.
• b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: Difunto, herederos testamentarios, parientes del difunto, cónyuge, notario o funcionario autorizante del acto.
• c) Procedimiento de recogida de datos del difunto: Formularios, transmisión electrónica de datos/Internet.
• d) Estructura básica del fichero: Sistemas de información.
• e) Tipos de datos que comprende:
  • Datos de carácter identificativo.
  • Datos de características personales.
• f) Cesiones de datos previstas: Registro de Actos de Ultima Voluntad del Ministerio de Justicia.
• g) Responsable del fichero automatizado: La Secretaría del Colegio Notarial correspondiente.
• h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercitarse, cuando proceda, en la Notaría donde se aportaron los datos de carácter personal.
• i) Nivel de seguridad: Básico.

5. Fichero: Índices

• a) Finalidad del fichero y usos previstos: Elaboración de liquidaciones de los Notarios al objeto de satisfacer las cuotas relativas a la Mutualidad Notarial, Colegio Notarial y Consejo General del Notariado, así como el tratamiento y obtención de los datos que deben remitirse a las Administraciones Públicas que, conforme a una norma con rango de Ley, tengan derecho a ello.
• b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: Personas que realicen actos o negocios jurídicos que deban ser incorporados al Libro Registro o al Protocolo Notarial.
• c) Procedimiento de recogida de datos: Declaraciones, formularios, transmisión electrónica de datos/Internet.
• d) Estructura básica del fichero: Sistemas de información.
• e) Tipos de datos que comprende:
  • Datos de carácter identificativo.
  • Datos de características personales.
  • Datos de circunstancias sociales.
  • Datos de información comercial.
  • Datos económico-financieros y de seguros.
  • Datos de transacciones.
  • Datos requeridos por las Administraciones Públicas.
• f) Cesiones de datos previstas: Administraciones Públicas que de conformidad con una norma con rango de Ley tengan derecho a ello.
• g) Responsable del fichero automatizado: La Secretaría del Colegio Notarial correspondiente.
• h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercitarse, cuando proceda, en la Notaría donde se aportaron los datos de carácter personal.
• i) Nivel de seguridad: Básico.

6. Fichero: Catastro

• a) Finalidad del fichero y usos previstos: Comunicación al Catastro Inmobiliario de la variación de datos de bienes inmuebles urbanos por transmisión de dominio.
• b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: Adquirentes y transmitentes de inmuebles.
• c) Procedimiento de recogida de datos: Declaraciones, formularios, transmisión electrónica de datos/Internet.
• d) Estructura básica del fichero: Sistemas de información.
• e) Tipos de datos que comprende:
  • Datos de carácter identificativo.
  • Datos de circunstancias sociales.
• f) Cesiones de datos previstas: Administración competente en materia catastral.
• g) Responsable del fichero automatizado: La Secretaría del Colegio Notarial correspondiente.
• h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercitarse, cuando proceda, en la Notaría donde se aportaron los datos de carácter personal.
• i) Nivel de seguridad: Básico.

ANEXO IV

Ficheros de las Notarias

1. Fichero: Protocolo y documentación notarial

• a) Finalidad del fichero y usos previstos: Permitir la realización efectiva de las funciones públicas propias de la actividad notarial. Ejecución periódica de procesos informáticos para la emisión del protocolo, el libro registro y el resto de la documentación notarial.
• b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: Personas que realicen actos o negocios jurídicos que deban ser incorporados al Libro Registro o al Protocolo Notarial.
• c) Procedimiento de recogida de datos: Declaraciones, formularios, transmisión electrónica de datos/Internet, acompañados de la documentación y acreditaciones oportunas.
• d) Estructura básica del fichero: Sistemas de información.
• e) Tipos de datos que comprende:
  • Datos de carácter identificativo.
  • Datos de características personales.
  • Datos de circunstancias sociales.
  • Datos de información comercial.
  • Datos económicos financieros y de seguros.
  • Datos de transacciones.
• f) Cesiones de datos previstas:
  • A los órganos del Ministerio de Hacienda, para el cumplimiento de los fines que le encomienda el ordenamiento jurídico.
  • A los órganos del Ministerio de Economía, para el cumplimiento de los fines que le encomienda el ordenamiento jurídico.
  • A la Administración de las Comunidades Autónomas, para el cumplimiento de los fines que le encomienda el ordenamiento jurídico.
  • A la Administración de las Entidades Locales, para el cumplimiento de los fines que le encomienda el ordenamiento jurídico.
  • Al Consejo General del Notariado y a los Colegios Notariales, para el desarrollo de las funciones que le son propias.
  • A los órganos rectores del Mercado de Valores, para el desarrollo de las funciones que le son propias.
  • A los órganos del Ministerio de Justicia, para el cumplimiento de los fines que le encomienda el ordenamiento jurídico.
• g) Responsable del fichero automatizado: La Dirección General de los Registros y del Notariado, dependiente del Ministerio de Justicia, sin perjuicio de la responsabilidad directa que, en la gestión y custodia del fichero, pudiera corresponder a cada Notario.
• h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercitarse, cuando proceda, en la Notaría donde se aportaron los datos de carácter personal.
• i) Nivel de seguridad: Básico.

2. Fichero: Administración y organización de la Notaría

• a) Finalidad del fichero y usos previstos: Tiene como finalidad la llevanza y gestión eficiente de los clientes de la Notaría, respondiendo a las necesidades concretas y legítimas de cada Notaría.
• b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: Clientes de la Notaría.
• c) Procedimiento de recogida de datos: Declaraciones, formularios, transmisión electrónica de datos.
• d) Estructura básica del fichero: Sistemas de información.
• e) Tipos de datos que comprende:
  • Datos de carácter identificativo.
  • Datos de características personales.
  • Datos económicos-financieros.
• f) Cesiones de datos previstas: A los órganos del Ministerio de Hacienda, para el cumplimiento de los fines tributarios que le encomienda el ordenamiento jurídico.
• g) Responsable del fichero automatizado: El Notario correspondiente.
• h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercitarse, cuando proceda, en la Notaría donde se aportaron los datos de carácter personal.
• i) Nivel de seguridad: Básico.

3. Fichero: Personal de la Notaría

• a) Finalidad del fichero y usos previstos: Tiene como finalidad la gestión del personal de la Notaría, respondiendo a las necesidades concretas y legítimas de cada Notaría.
• b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos: Personal vinculado a la Notaría.
• c) Procedimiento de recogida de datos: Declaraciones y formularios.
• d) Estructura básica del fichero: Sistemas de información.
• e) Tipos de datos que comprende:
  • Datos de carácter identificativo.
  • Datos de características personales.
  • Datos de detalle de empleo.
  • Datos económicos financieros.
  • Cabe la posibilidad de que existan datos de salud.
  • Datos relativos a la pertenencia o afiliación a organizaciones sindicales.
  • Datos de salud: Datos de bajas y altas por motivos médicos.
  • Datos de minusvalías.
• f) Cesiones de datos previstas:
  • A los órganos del Ministerio de Trabajo para el cumplimiento de los fines que le encomienda el ordenamiento jurídico,
  • A los órganos del Ministerio de Hacienda para el cumplimiento de los fines tributarios que le encomienda el ordenamiento jurídico,
  • A las Entidades Bancarias para la prestación de los servicios encomendados.
• g) Responsable del fichero automatizado: El Notario correspondiente.
• h) Ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición: Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrán ejercitarse en la Notaría donde se aportaron los datos de carácter personal.
• i) Nivel de seguridad: Alto, al disponer de datos de salud y/o afiliación sindical.