Sumario

La importancia de las nuevas tecnologías en nuestra sociedad es cada vez más patente. Su utilización está cada vez más extendida en nuestros días, conllevando su no implantación un verdadero obstáculo para el progreso de cualquier actividad. Por supuesto, la actividad administrativa no es una excepción.

De esta importancia se hacen eco las Instrucciones reguladoras de los modelos Básico, Simplificado y Normal de contabilidad local, aprobadas por las Órdenes del Ministro de Economía y Hacienda 4040, 4042 y 4041, de 23 de noviembre de 2004, siendo necesario destacar el impulso que dan a la utilización de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en la función contable, en la línea seguida por la Administración General del Estado y sus organismos autónomos.

En este sentido, en las Instrucciones se contienen diversas manifestaciones de la utilización de estos medios en la función contable, siendo destacables las relativas a la configuración informática del sistema contable, al registro de las operaciones, a los justificantes de éstas, a la incorporación de datos al sistema, al archivo y conservación de la información contable y a la rendición de cuentas.

Las Instrucciones de contabilidad local imponen la configuración informática del sistema contable de las entidades locales y sus organismos autónomos, pero no una configuración informática concreta. En consecuencia, se reconoce la facultad de las entidades contables para decidir la configuración informática concreta de su sistema contable, y esta facultad no favorece la uniformidad en la obtención de la información a remitir a los distintos destinatarios de la información contable y, por tanto, tampoco en su posterior tratamiento.

La información contable debe plasmarse en estados contables que pueden estar soportados en listados, informes y, en general, documentos en papel, o mediante cualquier tipo de soporte electrónico, informático o telemático que garantice la autenticidad, integridad y conservación de la información que contenga, así como su recepción por el destinatario (en este caso, los órganos de control externo) y su tratamiento por éste en forma idónea para el cumplimiento de los fines que haya de satisfacer.

Por lo que a la rendición de cuentas se refiere, las Instrucciones de contabilidad recogen que, una vez aprobada la Cuenta General por el Pleno de la Corporación, se rendirá por el Presidente de la entidad local al órgano u órganos de control externo competentes en los plazos previstos en la normativa vigente, y reconocen de forma expresa la posibilidad que tienen dichos órganos de control externo de establecer procedimientos de envío a través de medios electrónicos, informáticos o telemáticos.

Teniendo en cuenta, por otro lado, la existencia de una pluralidad de órganos de control externo, la Intervención General de la Administración del Estado, con el fin de alcanzar el máximo grado de homogeneidad tanto en la elaboración y remisión de la Cuenta General, como en su posterior tratamiento por los órganos de control externo, en uso de la atribución que para dictar recomendaciones que faciliten la aplicación de las normas reguladoras de la contabilidad pública local, le confieren las reglas 9 b) de la Instrucción del modelo normal y 10 b) de la Instrucción del modelo Simplificado de contabilidad local, promueve la implementación de un modelo de referencia para la rendición normalizada de cuentas en soporte informático, por parte de las entidades sujetas a los modelos Básico, Simplificado y Normal de contabilidad local.

El modelo de referencia que se establece mediante esta Resolución contendrá la información que, de acuerdo con la Instrucción de contabilidad aplicable, se integre en la Cuenta General de la entidad local, así como la documentación complementaria que de acuerdo con la misma Instrucción deba acompañarla. Además, contendrá la información adicional solicitada por los órganos de control externo, que las entidades locales podrán incluir en la propia Cuenta General.

En el modelo de referencia la información a enviar combina dos formatos:

el formato «pdf», que presentará la información con la forma establecida en la correspondiente Instrucción de contabilidad local y permitirá una visualización directa e intuitiva de la propia Cuenta General por el analista contable, y

el formato «xml», que presentará la información numérica estructurada facilitando su tratamiento y análisis. Este formato se limitará a la información relativa a la propia entidad local y a sus organismos autónomos.

En virtud de lo anteriormente expuesto y de acuerdo con los órganos de control externo, dispongo:

Primero. Objeto.-

Por la presente Resolución la Intervención General de la Administración del Estado recomienda a los órganos de control externo un formato normalizado para la Cuenta General de las entidades locales, que favorezca la homogeneización en la rendición de cuentas por parte de éstas y facilite a dichos órganos el establecimiento de procedimientos de envío de las cuentas por medios electrónicos, informáticos y telemáticos.

Segundo. Formato de la Cuenta General en el modelo Básico de contabilidad local.-

La Cuenta General de la entidad local, integrada por la Cuenta de la propia entidad local, se presentará con los formatos «pdf» y «xml», de acuerdo con lo siguiente:

Un fichero en formato «pdf» que contendrá la información de las distintas partes que componen la Cuenta de la propia entidad local, presentada según los modelos establecidos en el Anexo de la Instrucción del modelo Básico de contabilidad local, aprobada por Orden EHA/4040, de 23 de noviembre de 2004.

Un fichero en formato «xml» que contendrá la información numérica de la Cuenta de la propia entidad local.

El contenido y la estructura del fichero «xml» deberán cumplir las especificaciones técnicas (esquemas XSD) publicadas en el portal de la Administración Presupuestaria en internet (www.igae.pap.meh.es), así como las normas que sobre integridad de los ficheros «xml» se incluyen en el apartado SEXTO de esta Resolución.

Cuando los medios técnicos de la entidad local lo permitan, a los ficheros anteriores se acompañará un fichero en formato «pdf» comprensivo de la documentación complementaria a unir a la Cuenta General, a que se refiere la regla 23 de la Instrucción del modelo Básico de contabilidad local:

Acta de Arqueo de las existencias en Caja en la Corporación, a fin de ejercicio.

Notas o certificaciones de cada entidad bancaria de los saldos existentes en las mismas a favor de la entidad local, a fin de ejercicio.

Estado de conciliación, en caso de discrepancia entre los saldos contables y los bancarios.

En caso contrario, los órganos de control externo establecerán las prescripciones oportunas en relación con dicha documentación complementaria.

Tercero. Formato de la Cuenta General en el modelo Simplificado de contabilidad local.-

La Cuenta General de la entidad local, integrada por la Cuenta de la propia entidad local, la Cuenta de sus organismos autónomos, las cuentas de las sociedades mercantiles cuyo capital pertenezca íntegramente a la entidad local y las cuentas de las entidades públicas empresariales locales, así como la documentación complementaria que debe acompañarla en virtud de lo dispuesto en la regla 89 de la Instrucción del modelo Simplificado de contabilidad local, aprobada por Orden EHA/4042, de 23 de noviembre de 2004, se presentará con los formatos «pdf» y «xml», de acuerdo con lo siguiente:

Ficheros en formato «pdf» que contendrán la información de la Cuenta General según la estructura de los modelos de Cuentas Anuales establecidos en el Plan de Cuentas Local Simplificado y en el Plan General de Contabilidad de la empresa española.

Ficheros en formato «pdf» comprensivos de la documentación complementaria a acompañar a la Cuenta General que se detalla a continuación:

Acta de Arqueo de las existencias en Caja en la Corporación y en cada organismo autónomo, a fin de ejercicio.

Notas o certificaciones de cada entidad bancaria de los saldos existentes en las mismas a favor de la entidad local o de cada organismo autónomo, a fin de ejercicio.

Estado de conciliación, en caso de discrepancia entre los saldos contables y los bancarios.

Las Cuentas Anuales de las sociedades mercantiles en cuyo capital social tenga participación mayoritaria la entidad local.

Los estados integrados y consolidados de las cuentas que, en su caso, haya establecido la Corporación.

Un fichero en formato «xml» por cada entidad contable que contendrá la información numérica de las Cuentas de la entidad local y de sus organismos autónomos.

El contenido y la estructura de cada fichero «xml» deberán cumplir las especificaciones técnicas (esquemas XSD) publicadas en el portal de la Administración Presupuestaria en internet (www.igae.pap.meh.es), así como las normas que sobre integridad de los ficheros «xml» se incluyen en el apartado SEXTO de esta Resolución.

Cuarto. Formato de la Cuenta General en el modelo Normal de contabilidad local.-

La Cuenta General de la entidad local, integrada por la Cuenta de la propia entidad local, la Cuenta de sus organismos autónomos, las cuentas de las sociedades mercantiles cuyo capital pertenezca íntegramente a la entidad local y las cuentas de las entidades públicas empresariales locales, así como la documentación complementaria que debe acompañarla en virtud de lo dispuesto en la regla 101 de la Instrucción del modelo Normal de contabilidad local, aprobada por Orden EHA/4041, de 23 de noviembre de 2004, se presentará con los formatos «pdf» y «xml», de acuerdo con lo siguiente:

Ficheros en formato «pdf» que contendrán la información de la Cuenta General según la estructura de los modelos de Cuentas Anuales establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública adaptado a la Administración local y en el Plan General de Contabilidad de la empresa española.

Ficheros en formato «pdf» comprensivos de la documentación complementaria a acompañar a la Cuenta General que se detalla a continuación:

Acta de Arqueo de las existencias en Caja en la Corporación y en cada organismo autónomo, a fin de ejercicio.

Notas o certificaciones de cada entidad bancaria de los saldos existentes en las mismas a favor de la entidad local o de cada organismo autónomo, a fin de ejercicio.

Estado de conciliación, en caso de discrepancia entre los saldos contables y los bancarios.

Las Cuentas Anuales de las sociedades mercantiles en cuyo capital social tenga participación mayoritaria la entidad local.

Los estados integrados y consolidados de las cuentas que, en su caso, haya establecido la Corporación.

Los municipios con población superior a 50.000 habitantes y las demás entidades locales de ámbito superior: Memoria justificativa del coste y rendimiento de los servicios públicos y Memoria demostrativa del grado en que se hayan cumplido los objetivos programados con indicación de los previstos y alcanzados con el coste de los mismos.

Un fichero en formato «xml» por cada entidad contable que contendrá la información numérica de las Cuentas de la entidad local y de sus organismos autónomos.

El contenido y la estructura de cada fichero «xml» deberán cumplir las especificaciones técnicas (esquemas XSD) publicadas en el portal de la Administración Presupuestaria en internet (www.igae.pap.meh.es), así como las normas que sobre integridad de los ficheros «xml» se incluyen en el apartado SEXTO de esta Resolución.

Quinto.- Codificación de los ficheros en formato «pdf» y «xml».-

Los ficheros a que se refieren los apartados SEGUNDO, TERCERO y CUARTO anteriores se codificarán de acuerdo con lo previsto en los Anexos de la presente Resolución.

Sexto. Integridad de los ficheros en formato «xml».-

Con el fin de permitir la integridad de los datos de los ficheros «xml» y su correspondencia con los expresados en formato «pdf», se generará por cada fichero «xml» un resumen electrónico a partir de los datos en él contenidos.

Dicho resumen consistirá en una clave alfanumérica de treinta y dos caracteres que se obtendrá aplicando al fichero «xml» el algoritmo público MD5.

El resumen electrónico será almacenado en un fichero texto con el mismo nombre que el «xml» correspondiente pero con extensión «MD5» y deberá acompañar siempre al fichero con el que ha sido generado.

Para comprobar la correspondencia entre los datos de los ficheros «xml» y los expresados en los «pdf» se incorporará el resumen antes indicado a aquellos «pdf» que contengan información incluida en el «xml». Este resumen se añadirá al final del fichero «pdf» bajo el literal «Resumen electrónico».