Atención norma derogada, ver regulación posterior

Decreto Foral de la Diputación Foral de Bizkaia 137/2018, de 23 de octubre, por el que se modifica el Decreto Foral de la Diputación Foral de Bizkaia 86 /2016, de 10 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento de Estructura Orgánica del Departamento de Administración Pública y Relaciones Institucionales

De la Dirección General de Modernización de la Administración

1. Corresponde a la Dirección General de Modernización de la Administración la dirección, impulso y supervisión de la actividad dirigida a la promoción de infraestructuras y plataformas de ámbito corporativo y servicios transversales de la administración multicanal (presencial, telefónico y electrónico), la reducción de cargas y simplificación de los procedimientos administrativos y la implantación de las normas técnicas de interoperabilidad, en coordinación, todo ello, con los Departamentos Forales. Asimismo, esta Dirección será responsable de los sistemas de registro de documentos y la a atención ciudadana de la Diputación Foral de Bizkaia.

Corresponde a su vez a la Dirección de Modernización la promoción de acciones que favorezcan el desarrollo de proyectos innovadores dentro de la Diputación Foral, propiciando el diseño de servicios digitales.

2. Entre otras, son competencias de la Dirección General de Modernización de la Administración la preparación, ejecución y control de la actividad del Departamento en orden a:

• a) Colaborar con la persona titular del Gabinete en la definición de las políticas generales y programas de actuación en el ámbito de la competencia material propia de la Dirección General.
• b) Ejercer la dirección, coordinación, control e inspección del Servicio adscrito a la Dirección General.
• c) Elaborar y aprobar los planes de gestión y objetivos de la Dirección, impulsando su implantación y controlando el cumplimiento de los mismos.
• d) Elaborar y gestionar el Programa de Modernización de la Diputación Foral.
• e) Coordinar e impulsar las políticas de Modernización de la Diputación Foral.
• f) Impulsar la administración electrónica a nivel de Entidades Locales, en colaboración con la Fundación BiscayTIK en aras del desarrollo de la sociedad de la información en Bizkaia.
• g) Promocionar plataformas corporativas y servicios de interoperabilidad.
• h) Proponer la declaración de servicios comunes de tramitación electrónica y multicanal, así como de las infraestructuras tecnológicas comunes.
• i) Formular los criterios para la homogenización de los sistemas informáticos (hardware y software) de uso común-general de la Diputación Foral de Bizkaia.
• j) Promover la formación del personal de la Diputación Foral de Bizkaia en el uso y conocimiento de las herramientas de la Administración electrónica y normas técnicas de interoperabilidad, en coordinación con los Departamentos.
• k) Desempeñar la jefatura de todo el personal adscrito a la Dirección General.
• l) Mantener relaciones de información recíproca y colaboración con instituciones, organismos y entidades, afines al ámbito de su competencia.

La Dirección General de Modernización de la Administración se estructura en los siguientes Servicios:

• - Servicio de Administración Electrónica y Atención Ciudadana.
• - Servicio de Transformación Digital.

Del Servicio de Administración Electrónica y Atención Ciudadana

1. El Servicio de Administración Electrónica y Atención Ciudadana es el órgano que, dependiente de la Dirección General de Modernización de la Administración y bajo su dirección, tiene como misión dirigir la ejecución de los planes y proyectos ordenados a la implantación de una red integrada multicanal que posibilite a la ciudadanía la libre elección del canal acceso a los servicios y contenidos ofrecidos por la Diputación Foral de Bizkaia.

2. Asimismo, le compete planificar, impulsar y coordinar todas aquéllas actuaciones tecnológicas tendentes, administrar los medios y servicios que sean necesarios para el adecuado funcionamiento de la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia, e implantar las normas técnicas de interoperabilidad en el ámbito de la gestión interna de los procedimientos trámites y servicios.

3. Son funciones del Servicio de Administración Electrónica y Atención Ciudadana:

• a) Proponer a la Dirección los proyectos y el calendario de actuación de la actividad planificada competencia del Servicio, en el marco del Programa de Modernización de la Diputación Foral.
• b) Desarrollar los planes estratégicos y el programa de actuación de la administración multicanal y dirigir las labores de diseño y ejecución de los proyectos tecnológicos de integración multicanal.
• c) Impulsar la implantación coordinada de los proyectos tecnológicos transversales para la efectiva implementación de la administración multicanal en los Departamentos Forales.
• d) Impulsar, en coordinación con los responsables departamentales en materia de modernización de la administración, la efectiva incorporación de servicios interoperables promoviendo el intercambio automatizado de datos con el fin de eliminar los certificados en papel.
• e) Analizar y desarrollar las plataformas de intra e interoperabilidad y determinar los criterios y condiciones técnicas de acceso de los servicios a las plataformas y al intercambio de datos.
• f) Promover los desarrollos técnicos globales para la implantación de las normas técnicas de interoperabilidad y establecer las directrices de general aplicación para la efectiva incorporación de la normativa técnica en el ámbito de la gestión interna de los procedimientos, trámites y servicios de la Diputación Foral de Bizkaia.
• g) Definir y gestionar las herramientas tecnológicas que soporten los sistemas de identificación y firma electrónica de la ciudadanía y del personal y órganos de la Diputación Foral de Bizkaia.
• h) Coordinar la gestión de la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia.
• i) Administrar y supervisar los sistemas de registros de documentos y notificaciones y comunicaciones de la Diputación Foral y los servicios de atención a la ciudadanía.
• j) Formular y proponer planes de formación del personal en las áreas de actuación propias del servicio.

4. El Servicio de Administración Electrónica y Atención Ciudadana estará integrado por las siguientes Unidades Administrativas:

• - Sección de Administración Electrónica.
• - Sección de Registro y Atención Ciudadana.

De la Sección de Administración Electrónica

1. La Sección de Administración Electrónica, dependiente del Servicio de Modernización de la Administración, es la unidad administrativa a la que corresponde la elaboración de propuestas específicas y la ejecución de proyectos, criterios y metodologías que desarrollen la administración multicanal.

2. En particular, son funciones de la Sección de Administración Electrónica:

• a) Coadyuvar con el Servicio en la elaboración del programa de actuación de la administración multicanal de la Diputación Foral de Bizkaia y en la confección de las propuestas de planes tecnológicos de la Administración multicanal.
• b) Extender la implantación de los proyectos tecnológicos transversales para la efectiva implementación de la administración multicanal en los Departamentos Forales, en coordinación con los responsables departamentales en materia de modernización de la administración.
• c) Establecer los criterios y la metodología de trabajo, en coordinación con la Sección de Innovación Administrativa y Sistemas de Información y los responsables departamentales en materia de modernización de la administración, para la progresiva oferta de procedimientos y trámites a través de las redes multicanal.
• d) Diseñar y ejecutar los planes y proyectos tecnológicos de la administración multicanal.
• e) Complementar y evolucionar los desarrollos tecnológicos comunes de carácter transversal de la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia.
• f) Gestionar la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia y los concretos componentes o módulos de ésta que le sean encomendados.
• g) Analizar y realizar un estudio comprensivo de los actuales servicios de intercambios de datos, así como de las necesidades de intermediación e interoperabilidad de los Departamentos Forales.
• h) Diseñar y ejecutar las plataformas comunes de intra e interoperabilidad.
• i) Prestar, en su caso, los servicios de intermediación de datos intradepartamentales.
• j) Gestionar la plataforma común de interoperabilidad y los específicos servicios de la misma que le sean encomendados.
• k) Confeccionar la documentación técnica y reguladora de las propuestas de política de firma electrónica.
• l) Velar por el adecuado funcionamiento de los sistemas o plataformas de interoperabilidad.
• m) Promover la formación del personal en el uso de las herramientas tecnológicas diseñadas e implantadas por la Sección y confeccionar un plan de formación horizontal dirigido a extender el conocimiento de la administración multicanal en la Diputación Foral de Bizkaia, en coordinación con las unidades centrales con competencia en materia de formación de personal.

De la Sección de Registro y Atención Ciudadana

1. La Sección de Registro y Atención Ciudadana, dependiente del Servicio de Modernización de la Administración, es la unidad administrativa a la que corresponde la organización y gestión del servicio común de atención ciudadana y los sistemas de registro de documentos y notificaciones y comunicaciones de la Diputación Foral de Bizkaia, así como la elaboración de propuestas específicas y la ejecución de proyectos, criterios y metodologías que desarrollen dicho servicio.

2. Como responsable de la organización y control del sistema de registros de documentos de la Diputación Foral la Sección se ocupa de:

• a) Elaborar la normativa reguladora.
• b) Administrar la aplicación informática común a todos los registros.
• c) Estudiar y analizar medidas de coordinación necesarias para la organización y correcto funcionamiento del sistema de registros.
• d) Mantener actualizada y hacer pública la relación de oficinas de asistencia en materia de registros así como un directorio geográfico de las mismas publicado en la sede electrónica.

3. Como encargada del Registro General Departamental del Departamento de Administración Pública y Relaciones Institucionales la Sección tiene encomendadas las siguientes funciones:

• a) Prestar el servicio de registro de entrada y salida de documentos dentro del Departamento, sin perjuicio de la creación de Registros Delegados para cada una de las unidades administrativas.
• b) Crear Registros Delegados y Particulares para el resto de dependencias y unidades administrativas del Departamento; y una vez establecidos, coordinarlos y controlarlos.

4. En el área de la atención ciudadana multicanal, la Sección asume las siguientes tareas:

• a) Atender las consultas planteadas por la ciudadanía, especialmente las relacionadas con las competencias de la Diputación Foral, a través de los canales presencial, telefónico y telemático.
• b) Crear y mantener un repositorio de información ciudadana utilizado para dar respuesta a las consultas presenciales, telefónicas y telemáticas.
• c) Colaborar con los Departamentos de la Diputación Foral, atendiendo las consultas de información formuladas por la ciudadanía, tramitando solicitudes y documentación anexa entregada por la ciudadanía, emitiendo certificados y realizando otros trámites administrativos.
• d) Crear, mantener y gestionar la aplicación informática común al conjunto de Departamentos Forales para tratar las consultas, quejas, sugerencias y comunicaciones presentadas telemáticamente por la ciudadanía.
• e) Organizar el servicio atención telefónica y, en su caso, mantener la relación con la entidad colaboradora en la prestación de dicho servicio.
• f) Estudiar y analizar las medidas de coordinación necesarias para la prestación integral de la atención ciudadana de la Diputación Foral.
• g) Coordinar y gestionar la atención en las oficinas comarcales de atención.

5. En el ámbito de la gestión y organización del sistema de notificaciones y comunicaciones la Sección tiene atribuidas las funciones siguientes:

• a) Elaborar la normativa reguladora.
• b) Administrar la aplicación informática común del sistema de notificaciones y comunicaciones, y estudiar y analizar las medidas de coordinación necesarias para la organización y correcto funcionamiento del mismo.
• c) Gestionar el servicio postal y telegráfico de la Diputación Foral.
• d) Entregar las notificaciones administrativas y comunicaciones a las personas destinatarias de las mismas.
• e) Prestar el servicio de estafeta, sin perjuicio de la existencia de otros puntos descentralizados de entrega y recogida en los Departamentos Forales.
• f) Aperturar, registrar, clasificar, custodiar y distribuir entre los diferentes Registros Generales Departamentales la correspondencia certificada, y documentos de carácter análogo recepcionados en la estafeta, así como la correspondencia ordinaria en los casos en que de la lectura de los datos no se deduzca con claridad el Departamento Foral destinatario.
• g) Mantener la relación con el operador al que se encomienda la prestación del servicio postal y telegráfico.

Del Servicio de Transformación Digital

1. El Servicio de Transformación Digital es el órgano que, dependiente de la Dirección General de Modernización de la Administración y bajo su dirección, tiene como misión dirigir la ejecución de los planes y proyectos innovadores para la Digitalización de la Diputación Foral de Bizkaia y las Entidades Forales y para el diseño de Servicios de Transformación Digital.

2. Asimismo, le compete planificar, impulsar y coordinar todas aquéllas actuaciones tecnológicas tendentes a reducir las cargas administrativas y simplificar los procedimientos administrativos de la Diputación Foral de Bizkaia, así como promover, coordinar y mantener las infraestructuras tecnológicas de ámbito corporativo.

3. Son funciones del Servicio de Transformación Digital:

• a) Proponer a la Dirección los proyectos y el calendario de actuación de la actividad planificada competencia del Servicio, en el marco de la estrategia de Digitalización de la Diputación Foral
• b) Establecer la priorización de los Planes Informáticos Forales departamentales y, en colaboración con los responsables de los Departamentos Forales en materia de transformación digital de la Administración, realizar el seguimiento de los mismos, con el objeto de detectar necesidades de herramientas tecnológicas transversales.
• c) Implementar y coordinar los proyectos de innovación y simplificación administrativa, enmarcados en los planes departamentales de transformación digital y en colaboración con los responsables departamentales en materia de transformación digital de la administración.
• d) Favorecer el uso de herramientas y técnicas que impulsen el pensamiento creativo y la adopción de acciones estratégicas en las diversas fases que componen el diseño y desarrollo de Servicios Digitales de la Diputación Foral de Bizkaia.
• e) Desarrollar proyectos innovadores que posicionen a la Diputación Foral de Bizkaia en la vanguardia digital.
• f) Formular y proponer planes de formación del personal en las áreas de actuación propias del servicio.

4. Son funciones del Servicio de Transformación Digital en el ámbito de la Simplificación administrativa y las herramientas tecnológicas de la Diputación Foral de Bizkaia:

• a) Definir la estrategia de implementación y mantenimiento del Modelo Básico de Tramitación de expedientes administrativos electrónicos de Bizkaia.
• b) Desarrollar herramientas tecnológicas transversales que posibiliten la simplificación y automatización de la gestión de procedimientos y actuaciones comunes a los Departamentos Forales.
• c) Desarrollar la implementación de soluciones tecnológicas de gestión de relaciones con la ciudadanía para uso en toda la Diputación Foral de Bizkaia.
• d) Dirigir las tareas de diseño y ejecución de los proyectos dirigidos al establecimiento de infraestructuras tecnológicas de ámbito corporativo, cuando no exista otro órgano foral competente para la realización de dichos cometidos, así como el mantenimiento de estas infraestructuras.
• e) Formular la declaración de infraestructuras comunes de uso compartido y proponer la asignación de su gestión tecnológica a las unidades administrativas transversales que se consideren adecuadas a efectos de establecer una llevanza y administración unívoca.
• f) Establecer criterios para la homogenización de los sistemas informáticos (hardware y software) de uso común-general de la Diputación Foral de Bizkaia y, en especial, promover la aprobación y publicación del catálogo de estándares tecnológicos, de acuerdo con la específica norma técnica de interoperabilidad, así como su gestión.
• g) Impulsar y gestionar el inventario de equipos informáticos físicos y lógicos existentes en la Diputación Foral de Bizkaia.

5. El Servicio de Transformación Digital estará integrado por la siguiente Unidad Administrativa:

• - Sección de Innovación Administrativa e Infraestructuras Tecnológicas.

De la Sección de Innovación Administrativa e Infraestructuras Tecnológicas

1. La Sección de Innovación Administrativa e Infraestructuras Tecnológicas, dependiente del Servicio de Transformación Digital (de la Administración), es la unidad administrativa a la que corresponde la elaboración y ejecución de proyectos, criterios y metodologías dirigidas al desarrollo de infraestructuras corporativas y a la racionalización, normalización, incorporación de técnicas interoperables y la automatización de procedimientos y trámites administrativos, en coordinación con los responsables departamentales en materia de transformación digital.

2. En particular, son funciones de la Sección de Innovación Administrativa e Infraestructuras Tecnológicas:

• a) Coadyuvar con el Servicio en la elaboración del programa y calendario de actuación para la mejora y simplificación de la actividad administrativa, implantación de las normas técnicas de interoperabilidad, proyectos de ámbito corporativo y planes de implementación y mantenimiento del sistema central y de los servidores corporativos.
• b) Diseñar y ejecutar los proyectos de desarrollo de herramientas tecnológicas transversales que posibiliten la simplificación y automatización de la gestión de procedimientos y actuaciones comunes a los Departamentos Forales.
• c) Realizar tareas de asesoramiento a los Departamentos Forales en los procesos simplificación y automatización de la gestión de los procedimientos y actuaciones específicos de los mismos.
• d) Coordinar las actuaciones de integración gradual de los procedimientos y procesos departamentales en la administración multicanal, en colaboración con los responsables departamentales en materia de transformación digital.
• e) Analizar y proponer fórmulas de actuación que posibiliten el cumplimiento de la normativa técnica de interoperabilidad en la actividad administrativa e informar sobre los requerimientos técnicos, funcionales y organizativos derivados de dicho análisis.
• f) Ejecutar los proyectos tecnológicos necesarios que permitan la implementación de la normativa técnica de interoperabilidad en la generación de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y gestión documental electrónica.
• g) Velar por el adecuado funcionamiento de los sistemas tecnológicos diseñados para la generación interoperable de documentos electrónicos, expedientes electrónicos y gestión documental electrónica, y gestionar aquellos que le sean encomendados.
• h) Promover la formación del personal en el uso de las herramientas tecnológicas corporativas, en coordinación con las unidades centrales con competencia en materia de formación de personal.

• 1. El Servicio de Estudios Municipales y Asistencia Económica a los Entes Locales es la Unidad Administrativa a la que corresponde la gestión de los fondos forales de financiación municipal, así como el asesoramiento económico y normativo en materia de régimen local a las Entidades Locales del Territorio Histórico de Bizkaia y a los órganos del Departamento de Administración Pública y Relaciones Institucionales.
• 2. A este Servicio le corresponde la realización de los cometidos siguientes:
  • a) El análisis, diseño y propuesta de la distribución de los fondos de financiación municipal Udalkutxa y Gizartekutxa, así como de los planes municipales de subvenciones competencia de la Dirección General de Servicios, Relaciones Municipales y Emergencias.
  • b) Las tareas de planificación y dirección de los estudios económicos que deba elaborar la Unidad Administrativa en relación con la situación presupuestaria, financiera y tributaria de los Entes Locales de Bizkaia.
  • c) Coordinar las relaciones y contactos oficiales de carácter técnico, con el personal homólogo de las diferentes Administraciones Públicas con las que se suscriban convenios o acuerdos en materia presupuestaria y contable de la competencia del Departamento de Administración Pública y Relaciones Institucionales.
  • d) Promover las modificaciones de la normativa presupuestaria y contable de las Entidades Locales de Bizkaia y la elaboración de criterios presupuestarios y contables uniformes con los de las otras administraciones públicas.
  • e) El asesoramiento económico y normativo, en materia de régimen local, a las Entidades Locales del Territorio Histórico de Bizkaia y a los órganos del Departamento de Administración Pública y Relaciones Institucionales.
  • f) La instrucción de los expedientes que, en materia de demarcaciones territoriales, se tramiten en la Diputación Foral de Bizkaia.
  • g) La instrucción de expedientes relativos a los bienes de las Entidades Locales.
  • h) En el ámbito de los sistemas de información, la Unidad Administrativa colaborará en el diseño e implantación de las aplicaciones informáticas de carácter económico y normativo de interés municipal (presupuestos, contabilidad, gestión tributaria, recaudación, cálculo de costes…) impulsando su utilización.
  • i) La colaboración con el Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP) en la organización de jornadas, congresos y cursos de formación destinados a funcionarios de la Administración Local de Bizkaia.
• 3. El Servicio de Estudios Municipales y Asistencia Económica a los Entes Locales se estructurará para el ejercicio de sus funciones en:
  • - Sección de Estudios Municipales.
  • - Sección de Asistencia Económica.
  • - Sección de Asistencia Jurídica.