Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del País Vasco

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• INTRODUCCION
• CAPITULO I. DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
  • Artículo 1 El Patrimonio Documental Vasco
  • Artículo 2 Los Fondos de Archivo
  • Artículo 3 Documentos integrantes del Patrimonio Documental
  • Artículo 4 Declaración de Patrimonio Documental
  • Artículo 5 Dominio público
  • Artículo 6 Deber de conservación
  • Artículo 7 Del Inventario del Patrimonio Documental Vasco
• CAPITULO II. DE LOS SERVICIOS DE ARCHIVO PUBLICOS
  • Artículo 8 Archivos públicos excluidos
  • Artículo 9 Obligatoriedad de su creación e instalaciones
  • Artículo 10 Funciones del Servicio de Archivo
  • Artículo 11 Del personal del Servicio de Archivo
  • Artículo 12 El Sistema de Archivo. Definición y funciones
  • Artículo 13 Los archivos de oficina, intermedios e históricos
  • Artículo 14 Valoración y selección documental
  • Artículo 15 Transferencias
  • Artículo 16 Del préstamo de documentos
  • Artículo 17 De la reproducción de documentos
• CAPITULO III. ACCESO A LA DOCUMENTACION
  • Artículo 18 Del acceso público
  • Artículo 19 Condiciones
  • Artículo 20 Modo de ejercicio
• CAPITULO IV. DE LOS ARCHIVOS NO PUBLICOS
  • Artículo 21 Archivos privados
• CAPITULO V. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE EUSKADI (SNAE)
  • Artículo 22 Estructura
  • Artículo 23 Integración voluntaria
  • Artículo 24 Beneficios
  • Artículo 25 Adscripción y funciones
• CAPITULO VI. DE LOS ORGANOS ASESORES
  • SECCION 1. EL CONSEJO ASESOR DE PATRIMONIO DOCUMENTAL Y ARCHIVOS
    • Artículo 26 Creación
    • Artículo 27 Composición
    • Artículo 28 Funciones
    • Artículo 29 Organización y funcionamiento
  • SECCION 2. LA COMISION DE VALORACION Y SELECCION DE DOCUMENTACION
    • Artículo 30 Creación
    • Artículo 31 Funciones
    • Artículo 32 Miembros
    • Artículo 33 Organización y funcionamiento
• CAPITULO VII. DE LAS MEDIDAS DE PLANIFICACION, PROGRAMACION Y FOMENTO
  • Artículo 34 Plan de intervención en el Patrimonio Documental
• DISPOSICIONES TRANSITORIAS
  • Primera
  • Segunda
• DISPOSICIONES DEROGATORIAS
  • DISPOSICION DEROGATORIA
• DISPOSICIONES FINALES
  • Primera
  • Segunda

Artículo 1 El Patrimonio Documental Vasco

1.- El Patrimonio Documental del Pueblo Vasco es una de las materializaciones de nuestra memoria colectiva, formada sobre la sedimentación de documentación relevante de procedencia y titularidad diversa a lo largo de los siglos.

2.- Según lo dispuesto en el art. 55.1 de la Ley 7/1990, de 3 de julio, del Patrimonio Cultural Vasco, el Patrimonio Documental del Pueblo Vasco está compuesto por la documentación de interés producida o recibida por cualquier Administración, entidad o individuo que a lo largo de la historia haya desarrollado sus atribuciones, funciones o actividades en el País Vasco, independientemente de su titularidad y ubicación actual o futura.

3.- El Patrimonio Documental de Pueblo Vasco se regirá por lo dispuesto en el presente Decreto y, complementariamente al mismo, por el régimen de protección que, en su caso, recaiga sobre los Fondos de Archivo, Colecciones de Documentos o Documentos integrantes del mismo que sean calificados o inventariados con arreglo a lo previsto en la Ley de Patrimonio Cultural Vasco.

Artículo 2 Los Fondos de Archivo

1.- Con carácter general, a los efectos de su conservación y gestión, la documentación constitutiva del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco se considerará integrada de manera natural en su correspondiente Fondo de Archivo, o, en su defecto, y por causas especiales, formando una colección de documentos.

2.- El Fondo de Archivo constituye el inexcusable elemento de referencia, desde el punto de vista archivístico, al objeto de la aplicación de las disposiciones contenidas en este Decreto y disposiciones concordantes con el mismo a salvo las expresas menciones en contrario que se contengan al respecto en la referida normativa.

3.- Conforme a lo previsto en el artículo 57 de la Ley del Patrimonio Cultural Vasco, se considera Fondo de Archivo a todo conjunto orgánico de documentos, reunido por cualquier Administración, entidad o individuo en el ejercicio de sus funciones o actividades, y conservado de manera organizada de forma que se garantice la difusión adecuada de su información

Artículo 3 Documentos integrantes del Patrimonio Documental

1.- Forman parte del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco, los documentos de interés de cualquier época producidos, reunidos, y conservados en el ejercicio de sus funciones o actividades por:

• a) La Administración General y la Administración Institucional de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
• b) El Parlamento Vasco y las Juntas Generales de Alava, Bizkaia y Gipuzkoa.
• c) Las Administraciones Generales y las Administraciones Institucionales de los Territorios Históricos de Alava, Bizkaia y Gipuzkoa.
• d) Las entidades locales comprendiendo tanto a los Municipios, como a las entidades de ámbito territorial inferior al municipal y las entidades supramunicipales de carácter local (entre las que se incluyen las Cuadrillas de Alava) y cualquier otra entidad administrativa de nivel comarcal que pueda crearse.

2.- Forman parte también del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco, los documentos de interés de cualquier época producidos, reunidos, y conservados en el ejercicio de sus funciones o actividades por:

• a) La Administración del Estado y entidades u organismos dependientes de la misma, que hayan actuado o actúen en el ámbito de la Comunidad Autónoma del País Vasco, todo ello sin perjuicio de la legislación del Estado que le resulte aplicable.
• b) Los órganos de la Unión Europea radicados en la Comunidad Autónoma del País Vasco, sin perjuicio de la normativa comunitaria que les sea aplicable.
• c) Las Universidades y centros educativos y formativos radicados en la Comunidad Autónoma del País Vasco.
• d) Los órganos de la Administración de Justicia con sede en la Comunidad Autónoma del País Vasco.
• e) Las Notarías y Registros Públicos de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
• f) Las corporaciones de derecho público con domicilio en la Comunidad Autónoma del País Vasco.

3.- Asimismo, forman parte del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco, los documentos de interés de una antigüedad de cincuenta o mas años, producidos, reunidos, y conservados en el ejercicio de sus funciones o actividades por:

• a) Las entidades eclesiásticas y las asociaciones y órganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en la Comunidad Autónoma del País Vasco.
• b) Las organizaciones políticas, sindicales y empresariales con domicilio en la Comunidad Autónoma del País Vasco.
• c) Las entidades, las fundaciones y las asociaciones culturales y educativas de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
• d) Familias y personalidades relevantes del País Vasco a lo largo de la historia.
• e) Cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.

4.- Se podrán, así mismo, considerar integrantes del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco, a efectos de la aplicación del presente Decreto, a los documentos de interés de cualquier época producidos, reunidos, y conservados, formando el correspondiente Fondo de Archivo, en el ejercicio de sus funciones o actividades por Instituciones, administraciones y entidades públicas, no radicadas en la Comunidad Autónoma del País Vasco, pero cuyo ámbito de actuación o jurisdicción haya incluido en el pasado o incluya en el presente alguna parte o la totalidad del territorio de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

5.- Igualmente, podrán ser considerados como integrantes del Patrimonio Documental los documentos de interés de una antigüedad de cincuenta o más años, que hayan sido producidos, reunidos y conservados en el desarrollo de sus actividades por cualquier persona o entidad privada, formando el correspondiente Fondo de Archivo no público o colección de documentos.

Artículo 4 Declaración de Patrimonio Documental

...

Artículo 5 Dominio público

1.- Todos los documentos integrantes del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco que sean de titularidad de un ente público poseen la condición de bienes de dominio público, y no pueden ser enajenados, sometidos a traba, embargo o gravamen, ni adquiridos por prescripción.

2.- Cualquier persona o entidad privada que tenga en su poder, sin título legítimo, documentos cuya naturaleza los haga de forma notoria integrantes de un Fondo de Archivo o Colección de documentos de carácter público, está obligada a entregarlos al organismo competente para su incorporación al citado Fondo de Archivo.

Artículo 6 Deber de conservación

1.- Los titulares o poseedores de fondos de archivo, documentos y colecciones de documentos que formen parte del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco, están obligados a atender su conservación y custodia, a permitir su consulta en los términos previstos en la legislación aplicable, y a facilitar, en su caso, las tareas de inspección por parte de la Administración pública competente, al objeto de velar por el cumplimiento de los deberes previstos en la legislación vigente del Patrimonio Cultural Vasco.

2.- De conformidad con lo prevenido en la Ley del Patrimonio Cultural Vasco, el incumplimiento de estas obligaciones podrá ser causa de expropiación, así como de las sanciones legalmente procedentes.

3.- Los titulares o poseedores en los que recaiga el deber de conservación a que se refiere el presente artículo, serán destinatarios de las ayudas y subvenciones públicas que, en su caso, se convoquen para tal finalidad.

Artículo 7 Del Inventario del Patrimonio Documental Vasco

1.- El Inventario del Patrimonio Documental Vasco previsto en el artículo 55 de la Ley del Patrimonio Cultural Vasco, constituye una parte integrante del Inventario General del Patrimonio Cultural Vasco, cuyo funcionamiento se regirá con arreglo a su normativa específica.

2.- Los documentos, fondos de archivo y colecciones de documentos que se inscriban en el Inventario del Patrimonio Documental Vasco disfrutarán del régimen de protección previsto para los bienes inventariados de naturaleza mueble en el título III de la Ley del Patrimonio Cultural Vasco y demás disposiciones que les resulten de aplicación.

3.- Todos los documentos, fondos de archivo y colecciones de documentos, cualesquiera que sea su titularidad, con una antigüedad de cincuenta ó más años quedan incorporados al Inventario del Patrimonio Documental Vasco sin necesidad de acto expreso de inscripción, según se contempla en el artículo 55.2 de la Ley del Patrimonio Cultural Vasco.

Artículo 8 Archivos públicos excluidos

De conformidad con lo previsto en el artículo 74 de la Ley del Patrimonio Cultural Vasco, quedan excluidos del ámbito de aplicación del presente Decreto los servicios de archivo de titularidad del Estado y de los Territorios Históricos todo ello sin perjuicio de su posible incorporación, mediante los correspondientes convenios, al Sistema Nacional de Archivos de Euskadi.

Artículo 9 Obligatoriedad de su creación e instalaciones

1.- Las entidades públicas que producen fondos de archivo o reúnen documentos, y colecciones documentales integrantes del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco con arreglo al presente Decreto, dispondrán de su propio Servicio de Archivo.

2.- Los documentos, colecciones de documentos y fondos de archivo deberán hallarse depositados en locales que reúnan condiciones ambientales, de equipamiento y de seguridad adecuadas.

3.- El responsable del servicio de archivo elaborará y mantendrá, debidamente actualizado, un plan de emergencia que garantice la integridad del Fondo de Archivo ante posibles desastres que pudieren poner en peligro su conservación.

Artículo 10 Funciones del Servicio de Archivo

1.- Los Servicios de Archivo, existentes o que se creen, tendrán la calificación legal de Servicio Público que recoge, organiza, evalúa, gestiona y difunde el patrimonio documental bajo su responsabilidad.

2.- El Servicio de Archivo deberá desarrollar, como mínimo, las siguientes funciones:

• a) recibir, organizar, describir y hacer accesible la documentación, tanto al titular de la misma, como a los usuarios, personas físicas y jurídicas, que lo requieran.
• b) cooperar en el mejor y más eficaz funcionamiento de la Administración, o Entidad a la que pertenecen, agilizando cuantos trámites administrativos y cuestiones en las que intervengan.
• c) facilitar por todos los medios a su alcance la consulta de la documentación a los ciudadanos, de acuerdo con el marco legal y normativo existente y normas reguladoras contenidas en el capítulo III del presente Decreto.
• d) establecer las condiciones idóneas que deben reunir las instalaciones necesarias para la utilización y seguridad de la documentación y vigilar su mantenimiento.
• e) impulsar actividades y establecer contenidos de programas específicos de formación de usuarios, en referencia al uso y tratamiento de la documentación.
• f) desarrollar y participar en actividades de difusión del Patrimonio y de apoyo a la docencia.

3.- El Servicio de Archivo, como responsable de la gestión del Sistema de Archivo tiene, además, estas funciones especiales:

• a) desarrollar y aplicar la normativa de gestión del Sistema de Archivo y, en especial, la referida a la transferencia, selección y eliminación de documentos.
• b) dirigir y coordinar la gestión de los archivos de gestión e intermedios

Artículo 11 Del personal del Servicio de Archivo

1.- De acuerdo al art. 77 de la Ley del Patrimonio Cultural Vasco, todo Servicio de Archivo deberá de contar con personal técnico especializado en número suficiente para garantizar el cumplimiento de las funciones contenidas en el artículo anterior.

2.- Como caso extraordinario, y en aquellas instituciones y/o poblaciones en que, debido a su escasa densidad y/o limitación de servicios públicos consiguiente, el servicio de archivo no pueda contar con un responsable técnico especializado, se considerará responsable natural del mismo a quien desempeñe el cargo funcionarial de la unidad administrativa a la que se halle adscrito el mismo en el seno de la Entidad correspondiente.

3.- Son funciones del responsable del servicio de archivo dirigir y coordinar la gestión y actividad de este, al objeto de garantizar el cumplimiento de las funciones contenidas en el artículo anterior de este Decreto.

Artículo 12 El Sistema de Archivo. Definición y funciones

1.- El Servicio de Archivo se articulará, en lo que a su gestión interna se refiere, bajo la fórmula de Sistema de Archivo, cuya estructura variará según la complejidad de la organización de la entidad titular.

2.- A los efectos de interpretación y aplicación de las normas desarrolladas por el presente Decreto, se considera Sistema de Archivo al resultado de la articulación de la gestión administrativa y de los flujos de documentación en torno a varias fases consecutivas, materializadas en sus correspondientes unidades administrativas, que son:

• a) los Archivos de oficina
• b) el/los Archivo/s intermedio/s
• c) el/los Archivo/s central/es
• d) el Archivo histórico

La mayor o menor complejidad de cada Sistema de Archivo determinará la existencia como unidades administrativas específicas de las fases o archivos intermedio y central.

3.- En el Sistema de Archivo se articularán de forma jerárquica y ordenada los ingresos y transferencias de documentación, y se aplicarán las normas de conservación y eliminación de los documentos, además de las condiciones de acceso y consulta de la documentación, según las disposiciones contenidas en el presente Decreto y demás normas que resulten de aplicación.

4.- El Servicio de Archivo es el responsable del funcionamiento del Sistema de Archivo y de la articulación eficaz y operativa de las fases en las que este se organiza, según se recoge en el art. 14.3 del presente Decreto.

Artículo 13 Los archivos de oficina, intermedios e históricos

1.- Las unidades administrativas responsables conservarán los documentos que produzcan en sus propias oficinas o en lugares debidamente habilitados al efecto, hasta su transferencia al Archivo intermedio o, en su caso, al Archivo histórico.

2.- Es función de los archivos de oficina conservar ordenadamente, la documentación producto del trabajo de la unidad administrativa correspondiente, y controlar la instalación, consulta y localización de la documentación depositada.

3.- Los archivos centrales e intermedios son las unidades administrativas en las que se deposita de manera organizada, y se gestiona la documentación procedente de los archivos de oficina hasta su transferencia al archivo histórico correspondiente.

4.- El archivo histórico es la unidad administrativa que constituye el eje y a la vez la sede natural del Servicio de Archivo, tal y como queda configurado en el presente Decreto.

Artículo 14 Valoración y selección documental

1.- Son funciones del responsable de cada Servicio de Archivo o, en su caso, Sistema de Archivos de las Administraciones Públicas titulares:

• 1.- coordinar y, en su caso, llevar a efecto el proceso de análisis y valoración de la documentación,
• 2.- como consecuencia de ello, elaborar, con arreglo a las normas y criterios generales que emanen de la Comisión de Valoración y Selección de documentación (COVASED), cuya creación y funciones se regulan en los artículos 30 a 33 del presente Decreto, los calendarios de conservación de la documentación, en los que se concretarán los plazos de transferencia, conservación y eliminación o expurgo,
• 3.- verificar el control de la eliminación de la documentación según los criterios y normas desarrollados en el calendario de conservación correspondiente.

2.- Los calendarios de conservación serán informados por el órgano colegiado de valoración y selección documental propio de cada Sistema de Archivos, que comunicará su informe a la Comisión de Valoración y Selección de documentación (COVASED), quien, a su vez, dispondrá de un plazo de tres meses naturales para emitir y comunicar su informe, al cabo de los cuales, si no se hubiere notificado al Sistema de Archivos requirente, se entenderá emitido en sentido favorable.

3.- En aquellas Administraciones cuyo Servicio de Archivo o, en su caso, Sistema de Archivos, no cuente con una comisión de valoración y selección propia, los calendarios de conservación de la documentación y las propuestas de valoración y selección, serán sometidos al previo y preceptivo informe de la Comisión de Valoración y Selección de documentación (COVASED), que habrá de emitirlo y comunicarlo en el plazo de tres meses, al cabo de los cuales, si no se hubiere notificado al Sistema de Archivos requirente, se entenderá emitido en sentido favorable.

Artículo 15 Transferencias

1.- Una vez expirado el periodo de su utilización, la documentación se transferirá desde los archivos de oficina al archivo intermedio o, en caso de no existir este, al histórico, en los plazos y condiciones regulados según el calendario de conservación previsto.

2.- Con carácter previo a cada transferencia de documentación, el centro o unidad remitente procederá a su revisión, eliminándose borradores, duplicados, copias y elementos ajenos a cada expediente. El contenido de estos se ordenará de forma que refleje los sucesivos trámites cumplimentados, y de acuerdo con la normativa que regule el procedimiento aplicado o, en su defecto, por las normas del procedimiento general. En ningún caso se podrá destruir, por parte de las unidades administrativas remitentes, documentos originales, ni documentos que formen parte de otros expedientes, que deberán de integrarse en estos.

3.- Las transferencias se formalizarán mediante la redacción por duplicado de un acta o relación de entrega, de la que un ejemplar quedará en el archivo remitente de la documentación y otro en el archivo receptor.

4.- En caso de desaparición de un organismo público, o de su integración en otro, la documentación que haya sido generada por dicho organismo y que no corresponda a las competencias asumidas por su sucesor, se transferirá al servicio de archivo correspondiente.

Artículo 16 Del préstamo de documentos

1.- Los documentos podrán salir del Servicio de Archivo bajo la fórmula de préstamo, del que se llevará un registro. El préstamo podrá ser de dos clases:

• a) interno, destinados a las unidades administrativas de la propia organización
• b) externo, destinados a personas o instituciones ajenas a la entidad.

2.- Se consideran préstamos internos los de documentación remitidos a las unidades administrativas de los que procedan. Estos se harán con las medidas de seguridad adecuadas, y la forma y tiempo de devolución de tales documentos quedarán recogidas en un documento, testigo del préstamo.

3.- Se consideran préstamos externos los de documentación remitida a personas o entidades ajenas para su uso científico, educativo o cultural, o para actividades similares vinculadas a la difusión cultural del Patrimonio.

4.- El préstamo externo se testimoniará previamente, formalizándose en un acta, y será expresa y motivadamente autorizado por el responsable del archivo público. En su caso, se exigirá la presentación previa del oportuno aval o garantía en cualesquiera de los medios admitidos en Derecho.

5.- En cualquier caso, la responsabilidad del préstamo recaerá en la persona que lo hubiere autorizado.

6.- Así mismo, los documentos podrán salir de los archivos en caso de ser sometidos a labores de restauración y reprografía, o a petición de los organismos remitentes o de los tribunales de Justicia.

7.- En el supuesto de que los documentos cuya salida temporal se solicita se encuentren en régimen de depósito, será necesaria autorización por escrito del titular de los mismos.

Artículo 17 De la reproducción de documentos

1.- A los efectos de este Decreto se entiende por reproducción de documentos el conjunto de técnicas y procedimientos de copias, microcopias, o copias digitales utilizados en relación a la documentación existente en los Servicios de Archivo.

2.- El personal de los Servicios de Archivo es el único autorizado para realizar reproducciones de documentos. Solamente en casos excepcionales el responsable del Servicio Público de Archivo podrá autorizar la salida, en todo momento controlada, de la documentación para su reproducción.

3.- El responsable del servicio de archivo podrá imponer restricciones en algunos casos de solicitudes de reproducción de documentos de fondos específicos sobre un soporte determinado, en atención a criterios tales como la antigüedad, calidad y estado del soporte original, número de reproducciones, formato o manipulación peligrosa, o en el caso de solicitarse la reproducción masiva de documentación. El Servicio de Archivo propondrá o establecerá, en su caso, la solución mas adecuada para satisfacer la demanda, incluyendo el recurso a otras técnicas de reproducción distintas a la solicitada.

4.- Los instrumentos de descripción no editados propiedad del Servicio de Archivo no pueden ser reproducidos libremente, salvo para su uso interno y previa autorización expresa del responsable del Servicio.

5.- Además del servicio de reproducción mediante copias simples, el servicio de archivo facilitará, con relación a aquella documentación con valor permanente cuyo valor administrativo haya prescrito o caducado, copias compulsadas con la fórmula «hago constar», y certificaciones firmadas por el funcionario correspondiente. La solicitud de copias certificadas de documentos que reúnan tales características deberán formularse por escrito y dirigirse al servicio público de archivo pertinente. Su emisión podrá dar lugar a la exacción económica correspondiente.

6.- En caso de no encontrarse la documentación solicitada en los fondos del servicio público de archivo consultado, podrá suministrarse, a petición del interesado, certificación negativa.

Artículo 18 Del acceso público

Las instituciones públicas vascas están obligadas a garantizar el derecho de acceso, libre, universal y no discriminatorio, por parte de los ciudadanos, a los documentos integrantes del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco, que se hallan bajo su custodia.

Procurarán además favorecer su consulta y uso, a través de la elaboración de instrumentos adecuados de descripción e información, y la difusión de los mismos.

Artículo 19 Condiciones

1.- El derecho de acceso se regula según los siguientes criterios:

• a) Los ciudadanos tienen derecho a consultar los documentos, cualesquiera que sean su lenguaje y soporte material, siempre que, formando parte de un expediente, y de acuerdo al art. 37.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Regimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de solicitud.
• b) En caso de que la información contenida en los documentos afecte a la seguridad, honor, intimidad, propia imagen o a cualesquiera otros datos de carácter personal cuya reserva tutelan las leyes, estos no podrán ser consultados, salvo que medie consentimiento expreso de los afectados. Se podrán consultar, en todo caso, cuando haya transcurrido, o bien un plazo de veinticinco años desde el fallecimiento, si la fecha de este es conocida, o bien un plazo de cincuenta años a partir de la fecha de los documentos.
• c) No se podrán consultar ni los documentos ni los expedientes regulados por normas que impiden su consulta por tratarse de:
  • 1.- materias protegidas por el secreto comercial o industrial,
  • 2.- materias referentes a política monetaria, la Defensa y Seguridad del Estado y la investigación de delitos,
  • 3.- materias referentes al ejercicio por el Gobierno de competencias constitucionales no administrativas,
  • 4.- y cualesquiera otras, que se regirán con arreglo a las disposiciones que las regulan.

2.- La denegación o limitación del derecho de acceso, en las circunstancias previstas en el apartado anterior, deberá producirse motivadamente y por escrito, consignándose en tal caso las circunstancias y extremos exigibles a los actos administrativos.

Artículo 20 Modo de ejercicio

1.- El derecho de acceso definido en el artículo precedente será ejercido por los particulares de forma que no afecte al normal funcionamiento del Servicio de Archivo, cuyo responsable desarrollará los detalles de su ejercicio, velando además por el cumplimiento del presente Decreto y demás disposiciones aplicables.

2.- El derecho de acceso incluye el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas.

Artículo 21 Archivos privados

1.- A los efectos del presente decreto, se consideran privados o de titularidad privada los Fondos de Archivo, documentos y colecciones de documentos integrantes del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco pertenecientes a personas físicas o jurídicas de derecho privado.

2.- Los fondos de archivo, documentos y colecciones de documentos de titularidad privada podrán ser transferidos a los Servicios de Archivo públicos, en las condiciones y con las modalidades contractuales que acuerden sus propietarios y los responsables de los archivos receptores.

3.- Al objeto de garantizar la integridad de los Fondos de Archivo de titularidad privada, estos se hallan sujetos a la inspección de la Administración Pública competente conforme prevé el artículo 61 de la Ley del Patrimonio Cultural Vasco.

4.- El incumplimiento de los deberes de conservación material, no destrucción ni merma de los mismos podrá ser causa de expropiación forzosa en los términos del artículo 62.1 de la Ley del Patrimonio Cultural Vasco.

Artículo 22 Estructura

1.- Creado por la Ley del Patrimonio Cultural Vasco, el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi, SNAE, esta integrado por:

• a) El Centro al que se encomendará su gestión conforme prevé el artículo 80 de la Ley del Patrimonio Cultural Vasco
• b) El Sistema de Archivo de la Administración General e Institucional de la Comunidad Autónoma del País Vasco
• c) Los servicios de archivo de la Administración Municipal y Local de Euskadi.
• d) Los servicios de archivo de titularidad pública ubicados en el ámbito territorial de la Comunidad Autónoma del País Vasco y distintos de los relacionados en las letras precedentes de este artículo, que se integren a través de convenios con el Departamento de Cultura del Gobierno Vasco.
• e) Los titulares de colecciones de documentos o fondos de archivo de titularidad no pública que soliciten la integración en el mismo por vía de convenio en las condiciones que en cada caso se acuerden.

2.- Forman parte, además, del Sistema Nacional de Archivos los siguientes organismos:

• a)...
• LE0000690894_20220423Letra a) del número 2 del artículo 22 derogada por la letra c) del número 1 de la disposición derogatoria del Decreto 73/2021, 23 febrero, por el que se establece la estructura orgánica y funcional del Departamento de Cultura y Política Lingüística («B.O.P.V.» 5 marzo).Vigencia: 6 marzo 2021
• b) La Comisión de Valoración y Selección de documentación de Euskadi.

Artículo 23 Integración voluntaria

1.- Los titulares de fondos de archivo, colecciones o documentos que deseen integrarse en el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi, formalizarán por escrito su solicitud, que, en su caso, se aprobará por Orden del Departamento de Cultura, articulándose la integración por medio de un convenio con el titular.

2.- El convenio de integración deberá contener, como mínimo, los siguientes extremos:

• a) la descripción sucinta del fondo de archivo, y acreditación de su propiedad.
• b) la descripción del inmueble o instalaciones donde se encuentre.
• c) los servicios a prestar a los usuarios.
• d) las fórmulas de financiación de los compromisos derivados de la integración.

Artículo 24 Beneficios

Los servicios y fondos de archivo integrados en el Sistema gozarán de los siguientes beneficios:

• a) asesoramiento técnico y científico gratuito.
• b) acceso a los programas de cooperación, subvenciones y demás que al efecto se promuevan.
• c) integración en la red de comunicación establecida por el SNAE.
• d) participación en programas de formación continua.
• e) facilidades para el depósito y custodia de los fondos de archivo, colecciones o documentos.
• f) financiación preferente de programas de conservación, descripción y difusión.

Artículo 25 Adscripción y funciones

1.- El Sistema Nacional de Archivos de Euskadi se halla adscrito al Departamento de Cultura del Gobierno Vasco. y su gestión se llevará a efecto a través del Centro que se cree con arreglo a lo previsto en el artículo 80 de la Ley del Patrimonio Cultural Vasco.

2.- Corresponden al órgano gestor del Sistema Nacional de Archivos de Euskadi, las siguientes funciones:

• a) impulsar la homologación de los servicios de archivo que lo integran, tanto en lo referente a criterios descriptivos como a normas de tratamiento documental y de difusión y proponer normas técnicas de aplicación para los centros y servicios integrados en el mismo
• b) asesorar en materia de planificación, creación y organización a los Servicios de Archivo de la Comunidad Autónoma, así como de los Servicios de Archivo que se establezcan en colaboración con otras Administraciones o particulares.
• c) coordinar los criterios técnicos de gestión de los Servicios de Archivo que integran el Sistema, así como de los demás Fondos de Archivo y colecciones documentales radicados en el territorio de la Comunidad Autónoma, según los criterios recogidos en el presente Decreto
• d) gestionar la organización y el funcionamiento del Inventario del Patrimonio Documental Vasco así como de la sección de Patrimonio Documental del Registro de Bienes Culturales Calificados.
• e) impulsar las labores de investigación y difusión del patrimonio documental, y apoyar la realización de exposiciones y publicaciones.
• f) gestionar los archivos de titularidad estatal en el marco de los convenios que se suscriban con la Administración del Estado.
• g) impulsar la formación de técnicos y especialistas que atiendan a los fines del centro.
• h) proponer la celebración, en su caso, de convenios con otras Administraciones públicas y entidades públicas o privadas necesarios para el desarrollo de sus funciones específicas
• i) cuantas otras funciones le sean encomendadas.

Artículo 26 Creación

...

Artículo 27 Composición

...

Artículo 28 Funciones

...

Artículo 29 Organización y funcionamiento

...

Artículo 30 Creación

...

Artículo 31 Funciones

...

Artículo 32 Miembros

...

Artículo 33 Organización y funcionamiento

...

Artículo 34 Plan de intervención en el Patrimonio Documental

1.- El Departamento de Cultura del Gobierno, en estrecha coordinación con las Administraciones Públicas titulares de los Servicios de Archivo de la Comunidad Autónoma del País Vasco, promoverá la elaboración de un Plan de Intervención con el objeto de mejorar los programas de conservación y difusión del Patrimonio Documental del Pueblo Vasco.

2.- El Plan de Intervención contendrá las orientaciones y directrices necesarias en cuanto a infraestructuras y equipamiento; organización y gestión; descripción y difusión; tecnologías de la información; conservación y restauración; formación y cuantas otras materias resulten necesarias en orden a la modernización de los archivos de titularidad pública.

3.- El Plan de Intervención podrá ser desarrollado por planes especiales que sean elaborados por las entidades públicas titulares de los archivos públicos que serán las responsables de su ejecución.

Primera

En el plazo de un año desde la entrada en vigor de este Decreto, se adaptarán al mismo las normas y reglamentos que estuvieren vigentes en materia de Patrimonio Documental y Archivos.

Segunda

En tanto no se proceda al efectivo establecimiento del órgano de gestión previsto en el artículo 80 de la Ley del Patrimonio Cultural Vasco, las funciones correspondientes al mismo serán realizadas por la Dirección de Patrimonio Cultural del Gobierno Vasco a través del servicio denominado IRARGI. Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, con sede en el Palacio de Rekalde (Bergara).

DISPOSICION DEROGATORIA

Queda derogado el Decreto 135/1982 de 16 de julio de creación del Servicio de Microfilm del Departamento de Cultura así como cuantas disposiciones contradigan o se opongan a las previstas en el presente Decreto.

Primera

Se faculta al titular del Departamento de Cultura para dictar las disposiciones precisas para el desarrollo del presente Decreto.

Segunda

La presente disposición entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.