INSTRUCCIÓN DE CONTABILIDAD PARA LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO

PREÁMBULO

I. Antecedentes

Con la promulgación de la Ley 11/1977, de 4 de enero, General Presupuestaria, se crearon en España las bases jurídicas suficientes para emprender la reforma y modernización de la contabilidad pública.

La aprobación del primer Plan General de Contabilidad Pública se realizó por Orden del Ministerio de Hacienda de 14 de octubre de 1981, al que se dio su redacción definitiva por Resolución de la Intervención General de la Administración del Estado de 11 de noviembre de 1983.

Este primer Plan General de Contabilidad Pública constituyó la base para iniciar el proceso de normalización y modernización de la contabilidad pública en nuestro país.

A partir de 1983 los primeros trabajos para la reforma de la contabilidad pública se concentraron en el ámbito de la Administración General del Estado, desarrollándose los mismos a través de las actividades encaminadas a la implantación de un Sistema de Información Contable para la Administración del Estado (SIC) y de las actividades encaminadas a la elaboración de normas contables. Por lo que respecta al SIC, dicho sistema fue desarrollado durante los años 1984 y 1985, produciéndose su implantación y aplicación en la práctica a partir de principios del ejercicio de 1986. Con el diseño de un nuevo Sistema de Información Contable, surgió la necesidad de elaborar y publicar todo un conjunto de normas de diverso rango, de forma que dicha reforma quedase suficientemente amparada jurídicamente.

En primer lugar, cabe destacar el Real Decreto 324/1986, de 10 de febrero, por el que se implantó en la Administración General del Estado un nuevo Sistema de Información Contable con soporte informático haciendo uso de los avances tecnológicos disponibles en esas fechas.

Con posterioridad se fueron elaborando toda una serie de Instrucciones de Contabilidad aprobadas mediante Órdenes del Ministro de Economía y Hacienda, en las que se incluían adaptaciones del Plan General de Contabilidad Pública a las distintas oficinas contables de la Administración General del Estado.

Asimismo, es preciso resaltar, entre otras normas contables, la Orden ministerial de 16 de diciembre de 1986, por la que se regula la operatoria y tramitación a seguir en la ejecución del Presupuesto de Gastos del Estado, y las diferentes Resoluciones aprobadas por la Intervención General de la Administración del Estado en materia de contabilidad, haciendo uso de las competencias conferidas por la Ley 11/1977, de 4 de enero, General Presupuestaria, como centro directivo de la contabilidad pública.

Desde la implantación del Sistema de Información Contable por el Real Decreto 324/1986 y la aprobación de las Instrucciones de contabilidad mencionadas, se han efectuado desarrollos normativos y se han desarrollado líneas de trabajo tendentes a la mejora y perfeccionamiento de la contabilidad pública.

La integración de España en la CEE (hoy Unión Europea) obligó a la armonización de nuestra legislación mercantil privada a la normativa comunitaria, aprobándose la Ley de Reforma parcial y adaptación de la legislación mercantil a la Directiva de la CEE, el texto refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, el Reglamento del Registro Mercantil, y en el año 1990 el Plan General de Contabilidad para la empresa.

En el entorno de la contabilidad pública, por Resolución de 28 de diciembre de 1990 de la Secretaría de Estado de Hacienda, se constituyó la Comisión de Principios y Normas Contables Públicas, cuya composición ha sido ampliada por Resolución de 24 de julio de 1995. Fruto del trabajo de esta Comisión ha sido la elaboración y publicación de ocho Documentos de Principios Contables Públicos que constituyen lo que se ha denominado el marco conceptual de la contabilidad pública y la base para orientar las normas contables aplicables a nuestras Administraciones Públicas.

Con posterioridad, los cambios introducidos en el ámbito jurídico privado, junto a las modificaciones introducidas en el Plan Contable Público de 1983 y la elaboración del mencionado marco conceptual de la contabilidad pública, derivaron en la necesidad de acometer una nueva reforma del Plan General de Contabilidad Pública.

Así, en virtud de las competencias atribuidas por el artículo 125 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria, aprobado por Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, por Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 6 de mayo de 1994, se aprobó el Plan General de Contabilidad Pública vigente en la actualidad, y cuya aplicación en el sector público estatal se produjo a partir del 1 de enero de 1995.

Por lo que afecta al Sistema de Información Contable de la Administración General del Estado, en el año 1996 se implantó una nueva versión que, además de conllevar una importante actualización tecnológica, incorporó nuevas funcionalidades sobre la versión inicial.

Como consecuencia de los hechos comentados con anterioridad, en el ámbito normativo se elaboraron diversas disposiciones que fueron aprobadas mediante Órdenes del Ministerio de Economía y Hacienda, todas ellas con fecha 1 de febrero de 1996. Estas disposiciones fueron las siguientes:

• a) Orden del Ministerio de Economía y Hacienda, de 1 de febrero de 1996, por la que se aprueba la Instrucción de Operatoria Contable a seguir en la Ejecución del Gasto del Estado, modificada posteriormente por las Órdenes ministeriales de 26 de diciembre de 1997 y de 4 de noviembre de 1999.
• b) Orden del Ministerio de Economía y Hacienda, de 1 de febrero de 1996, por la que se aprueba la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado, modificada posteriormente por la Orden ministerial de 26 de diciembre de 1997.
• c) Orden del Ministerio de Economía y Hacienda, de 1 de febrero de 1996, por la que se aprobaron los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado.

Por lo que respecta al texto refundido de la Ley General Presupuestaria aprobado por el Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, la Ley 50/1998, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, ha dado nueva redacción al título VI que regula la contabilidad pública. En particular, el artículo 123 determina el régimen de contabilidad aplicable a la Administración General del Estado. Los artículos 124 a 139 del mencionado título VI regulan las competencias en materia contable, los cuentadantes, el procedimiento de formulación y rendición de las cuentas, los fines de la contabilidad pública, la Cuenta General del Estado y las cuentas económicas del sector público.

II. Razones para una nueva instrucción de contabilidad para la Administración General del Estado

El sistema de información contable implantado en la Administración General del Estado por el Real Decreto 324/1986 se basaba en una descentralización de las funciones de gestión contable en cada una de las oficinas contables y la aplicación de un modelo contable descentralizado. Con posterioridad, en el año 1996 se implantó una nueva versión que incorporó nuevas funcionalidades.

Continuando con las líneas de trabajo tendentes a la mejora y perfeccionamiento del Sistema de Información Contable de la Administración General del Estado, se ha planteado en la actualidad la necesidad de proceder a la centralización de las bases de datos de dicho Sistema en la Intervención General de la Administración del Estado. Como consecuencia de este proceso de centralización, mediante el Real Decreto 578/2001, de 1 de junio, por el que se regulan los principios generales del Sistema de Información Contable de la Administración General del Estado, se ha procedido a derogar el Real Decreto 324/1986.

El Real Decreto 578/2001, de 1 de junio, establece entre sus principios la orientación hacia un modelo contable centralizado, de acuerdo con los criterios establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública. La disposición final primera de este Real Decreto establece que el Ministro de Hacienda, a propuesta de la Intervención General de la Administración del Estado, desarrollará las normas contenidas en el Real Decreto y, en especial, las competencias que corresponden a cada una de las oficinas contables indicadas en el artículo 4.1 del mismo.

Como consecuencia de la aprobación de este nuevo Real Decreto por el que se regulan los principios generales del Sistema de Información Contable de la Administración General del Estado, resulta necesario dictar nuevas normas que regulen la contabilidad de la Administración General del Estado. Por este motivo se ha procedido a elaborar la presente Instrucción de Contabilidad que sustituye a la Instrucción de Contabilidad aprobada por Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 1 de febrero de 1996, modificada por Orden ministerial de 26 de diciembre de 1997.

En la nueva regulación contable se ha definido un modelo contable centralizado, en línea con lo establecido en el Real Decreto mencionado en párrafos anteriores.

También se ha optado por regular una única Cuenta de la Administración General del Estado, frente a la regulación anterior en la que las cuentas anuales estaban constituidas por la Cuenta de la Administración General del Estado y por las cuentas parciales de los Departamentos ministeriales, de la Dirección General del Tesoro y Política Financiera y de las Delegaciones Provinciales de Economía y Hacienda.

La Cuenta de la Administración General del Estado comprenderá todas las operaciones presupuestarias, patrimoniales y de tesorería llevadas a cabo durante el ejercicio, estructurándose en: a) Balance; b) Cuenta del resultado económico-patrimonial; c) Estado de liquidación del Presupuesto; d) Memoria. Formando también parte de la Cuenta de la Administración General del Estado, se obtendrá por duplicado en papel un «Resumen del contenido de la Cuenta de la Administración General del Estado».

Al mismo tiempo se ha regulado la rendición de cuentas al Tribunal de Cuentas por procedimientos informáticos, quedando una copia o duplicado de los ficheros en poder de la Intervención General de la Administración del Estado, tanto a efectos estadísticos como de la obtención de la Cuenta General de las Administraciones Públicas estatales.

También hay que mencionar la regulación en esta Instrucción de Contabilidad de la publicación de la Cuenta de la Administración General del Estado. A estos efectos, y con el objeto de que todos los posibles destinatarios de la información contable puedan disponer de datos sobre la actividad desarrollada por la Administración General del Estado, la Intervención General de la Administración del Estado mandará publicar en el «Boletín Oficial del Estado», en el plazo de un mes contado desde la remisión de la Cuenta de la Administración General del Estado al Tribunal de Cuentas, el «Resumen del contenido de la Cuenta de la Administración General del Estado», mencionado en apartados anteriores.

III. Estructura y contenido

La presente Instrucción de Contabilidad se estructura en cuatro títulos, dividiéndose a su vez el título I en reglas, el título II y el título IV en capítulos, secciones y reglas, y el título III en capítulos y reglas.

El título I, denominado «Principios generales», recoge las reglas de tipo general aplicables a la contabilidad de la Administración General del Estado. Entre ellas, se pueden destacar las siguientes:

En la regla 1 se define el ámbito de aplicación de esta norma, que es la Administración General del Estado a la que se refiere el título II de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado.

En la regla 2 se establece que la contabilidad se deberá ajustar a lo previsto en el Plan General de Contabilidad Pública, de acuerdo con la adaptación del mismo que se efectúe por la Intervención General de la Administración del Estado. Además se regula la aplicación de un modelo contable centralizado, en línea con lo establecido en el Real Decreto 578/2001, de 1 de junio, por el que se regulan los principios generales del Sistema de Información Contable de la Administración General del Estado.

De acuerdo con el principio de entidad contable recogido en la primera parte del Plan General de Contabilidad Pública, en la regla 3 se establece que la Administración General del Estado constituye una entidad contable, y se definen las oficinas contables en línea con la organización contable definida en el Real Decreto 578/2001, desapareciendo la referencia existente en la anterior Instrucción de Contabilidad a las subentidades contables.

En la regla 4 se define el ejercicio contable que coincide con el año natural, al igual que en la anterior Instrucción de Contabilidad.

En la regla 5 se definen los destinatarios de la información contable, estableciéndose como tales tanto a los órganos de control, como a los órganos responsables de la gestión, y en general a entidades públicas y privadas, asociaciones y ciudadanos en general.

El título II trata del modelo del Sistema de Información Contable de la Administración General del Estado, pudiéndose destacar los siguientes aspectos:

En la regla 6 se establece que la contabilidad de la Administración General del Estado se configura como un sistema de registro, elaboración y comunicación de información sobre la actividad desarrollada por dicha entidad, de acuerdo con los principios recogidos en el Real Decreto 578/2001.

Se define el Sistema de Información Contable de la Administración General del Estado como un conjunto integrado de subsistemas o áreas contables que deberá garantizar la concordancia, exactitud y automatismo de los registros que, para cada una de las operaciones contables, se deban producir en los subsistemas a los que la operación afecte, así como la coherencia entre los distintos niveles de información, tanto a nivel agregado como de detalle.

Se relacionan los fines del Sistema de Información Contable de la Administración General del Estado, clasificados en fines de gestión, de control y fines de análisis y divulgación, de acuerdo con los criterios de ordenación recogidos en Real Decreto 578/2001.

En la regla 9 se define el modelo contable centralizado, estableciendo como novedad que la información y las operaciones a integrar en el Sistema de Información Contable, cuya gestión es competencia de la Central Contable, se capturarán por las oficinas contables que se detallan en la regla 3, quedando contabilizadas en el registro centralizado del Sistema de Información Contable. No obstante, la información contable también podrá obtenerse de forma descentralizada por las oficinas contables mencionadas. Además, las cuentas anuales obtenidas por la Central Contable tendrán carácter unitario.

En la regla 10 se describe la configuración informática del Sistema, incluyéndose las competencias en relación con el sistema informático en el capítulo 2.º de este título II.

En el capítulo 2.º se describen las funciones y competencias de la Intervención General de la Administración del Estado en materia de contabilidad y en relación con el soporte informático del Sistema, y se especifican de forma detallada las funciones y competencias de cada una de las oficinas contables, dando cumplimiento a lo dispuesto en la disposición final primera del Real Decreto 578/2001.

El título III, denominado «De los datos a incorporar al Sistema», recoge las reglas relativas a los justificantes de las operaciones que se registren en el Sistema, así como aquellas que se refieren a la incorporación de datos al Sistema y al archivo y conservación de los justificantes de las operaciones y de los soportes de las anotaciones contables. Se destaca la posibilidad de la utilización de soportes electrónicos, informáticos o telemáticos, y en el supuesto de que la incorporación de datos al Sistema se efectúe por estos medios, la Intervención General de la Administración del Estado regulará el tipo de soportes admitidos y la estructura y contenido de la información.

El título IV, denominado: «De la información a obtener del Sistema», regula la información a obtener del Sistema, el contenido de la Cuenta de la Administración General del Estado y el procedimiento de formación y rendición de dicha Cuenta General, así como la posterior remisión al Tribunal de Cuentas, destacando las siguientes reglas:

En la regla 25 se distinguen dos tipos de información a obtener del sistema: a) La necesaria para la formación de la Cuenta de la Administración General del Estado; b) la información demandada por los distintos órganos de gestión de la Administración General del Estado, la que legalmente se ha de publicar en el «Boletín Oficial del Estado», la que se ha de remitir al Congreso de los Diputados y al Senado, la información estadística, y cualquier otra información contable. Además, se establece que respecto a la información facilitada a los distintos destinatarios, las oficinas contables únicamente responderán de la identidad entre la misma y la existente en las bases de datos del Sistema (capítulo 1.o).

El detalle del contenido de las cuentas anuales de la Administración General del Estado está regulado en la sección 2.ª, y comprende todas las operaciones presupuestarias, patrimoniales, y de tesorería llevadas a cabo durante el ejercicio, estructurándose en: a) Balance; b) Cuenta del resultado económico-patrimonial; c) Estado de liquidación del Presupuesto; d) Memoria. Esto supone un enfoque diferente de la Instrucción de Contabilidad anterior en la que las cuentas anuales estaban constituidas por la Cuenta de la Administración General del Estado y por las cuentas parciales de los Departamentos ministeriales, de la Dirección General del Tesoro y Política Financiera y de las Delegaciones Provinciales de Economía y Hacienda; es decir, cuentas parciales de cada una de las subentidades contables.

En el procedimiento de formación y rendición de la Cuenta de la Administración General del Estado contenido en la sección 3.ª, hay que destacar que a la finalización del ejercicio contable la Central Contable generará los ficheros informáticos que contienen toda la información de la Cuenta de la Administración General del Estado. Además de los ficheros informáticos obtendrá por duplicado en papel un resumen del contenido de dicha Cuenta.

Por lo que respecta a la rendición de cuentas, en virtud de lo establecido en el artículo 127.1 del texto refundido de la Ley General Presupuestaria, los titulares de los Departamentos ministeriales rendirán anualmente cuentas de las operaciones realizadas en su respectivo ámbito ministerial. A estos efectos, cada Intervención Delegada remitirá al titular de su respectivo Departamento ministerial un informe agregado de las operaciones realizadas en su propio ámbito junto con las diligencias correspondientes. Una vez firmada la diligencia de rendición de cuentas, se deberá remitir la documentación relativa a dicha rendición a la Intervención General de la Administración del Estado dentro de los cinco meses siguientes a la finalización del ejercicio económico. (Reglas 44 y 45.) En la regla 46 se regula la posterior remisión de la Cuenta de la Administración General del Estado por la Intervención General de la Administración del Estado al Tribunal de Cuentas. Es necesario destacar la regulación del procedimiento de remisión de la Cuenta de la Administración General del Estado al Tribunal de Cuentas por procedimientos informáticos, frente a la regulación anterior que se realizaba por los procedimientos tradicionales de remisión de soporte papel de los distintos estados, informes y documentos que conformaban las cuentas a rendir.

Se ha incluido la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» del «Resumen de la Cuenta de la Administración General del Estado» (regla 48), al objeto de que todos los posibles destinatarios de la información contable puedan disponer de datos sobre la actividad desarrollada por la Administración General del Estado, y en relación con la información mensual a publicar en el «Boletín Oficial del Estado» regulada en la regla 52, se establece que la Intervención General de la Administración del Estado podrá ampliar el contenido previsto en dicha regla.

Por último indicar que con el fin de regular el procedimiento que se seguirá para la formación y rendición de cuentas en ejercicios en los que existan reorganizaciones administrativas, se ha incluido una disposición adicional en el texto de la Orden que aprueba esta Instrucción.

TÍTULO I

Principios generales

Regla 1. Ámbito de aplicación.

Las normas contenidas en la presente Instrucción serán de aplicación a la Administración General del Estado, a la que se refiere el título II de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado.

Regla 2. Aplicación del Plan General de Contabilidad Pública.

La contabilidad de la Administración General del Estado se llevará por el método de la partida doble, debiendo ajustarse al Plan General de Contabilidad Pública aprobado por Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 6 de mayo de 1994 (en adelante, PGCP), en los términos que a continuación se indican:

• a) El registro de las operaciones contables se realizará aplicando los principios contables y normas de valoración que se fijan en sus partes primera y quinta, así como lo establecido en aquellas Instrucciones que se dicten por la Intervención General de la Administración del Estado.
• b) Se aplicará un modelo contable centralizado, tal y como se define en la regla 9 de esta Instrucción, debiendo utilizarse el desarrollo en cuentas previsto en el cuadro de cuentas de la adaptación del PGCP a la Administración General de Estado, aprobado mediante Resolución de la Intervención General de la Administración del Estado.
• c) Las cuentas anuales se formarán y elaborarán, según lo dispuesto en el título VI del texto refundido de la Ley General Presupuestaria y en el título IV de esta Instrucción.

Regla 3. Oficinas contables.

La Administración General del Estado constituye una entidad contable en la que existirán, al menos, las siguientes oficinas contables:

• a) La Central Contable, cuyas funciones serán ejercidas por la Subdirección General de Gestión Contable de la Intervención General de la Administración del Estado.
• b) Las Oficinas de Contabilidad de las Intervenciones Delegadas en los Departamentos ministeriales, excepto el Ministerio de Defensa.
• c) La Subdirección General de Contabilidad del Ministerio de Defensa.
• d) La Oficina de Contabilidad de la Intervención Delegada en la Dirección General del Tesoro y Política Financiera.
• e) Las Oficinas de Contabilidad de las Intervenciones de las Delegaciones de Economía y Hacienda.

Regla 4. Ejercicio contable.

El ejercicio contable coincidirá con el año natural.

Regla 5. Destinatarios de la información contable.

La información contable que se elabore por la Administración General del Estado irá dirigida a los siguientes destinatarios:

• a) Los gestores internos.
• b) El Tribunal de Cuentas y las Cortes Generales.
• c) La Intervención General de la Administración del Estado.
• d) Órganos de la Unión Europea, tanto administrativos como de control.
• e) Suscriptores de Deuda del Estado y otros acreedores de la Administración General del Estado.
• f) Otras entidades públicas y privadas, asociaciones y ciudadanos en general.