Sumario

En la regla 20 «Soporte de las anotaciones contables» de la Instrucción de Contabilidad para la Administración General del Estado, aprobada por la Orden HAC/1300/2002, de 23 de mayo, se establece que el soporte de la información necesaria para el registro de las operaciones en el sistema de información contable, podrá ser bien documentos contables o de captura de datos en soporte papel, o bien soportes electrónicos, informáticos o telemáticos. Para este último supuesto, la Intervención General de la Administración del Estado regulará el tipo de soportes admitidos y la estructura y contenido de la información.

Por otra parte, en el punto 4 de la regla 2 «Documentos contables» de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, aprobada por Orden Ministerial de 1 de febrero de 1996, según la nueva redacción dada a dicho punto por la disposición adicional segunda de la Orden EHA/777/2005, de 21 de marzo, se faculta a la Intervención General de la Administración del Estado para regular el contenido y procedimiento a seguir en la tramitación de los documentos contables emitidos en soporte fichero, tanto en el caso de tratarse de documentos electrónicos merced a la incorporación de la firma electrónica del responsable competente para la autorización de dichos documentos como en el supuesto de que no la incorporen, con la finalidad de facilitar el registro de los mismos por las oficinas de contabilidad.

De acuerdo con lo anterior, en la presente Resolución se regulan dos nuevos procedimientos para la tramitación de los documentos contables en soporte fichero en el ámbito de la Administración General del Estado: el procedimiento de tramitación de documentos contables electrónicos y el de tramitación de lotes de documentos contables.

En su virtud, la Intervención General de la Administración del Estado ha tenido a bien disponer lo siguiente:

Primero. Ámbito de aplicación.-

Lo dispuesto en la presente Resolución será de aplicación a la Administración General del Estado.

Segundo. Procedimientos para la tramitación de los documentos contables en soporte fichero.

1. En esta Resolución se regulan los siguientes procedimientos para la tramitación de documentos contables en soporte fichero:

Tramitación de documentos contables electrónicos.

Tramitación de lotes de documentos contables.

2. Se entiende por documento contable electrónico el documento único grabado conforme a las mismas especificaciones señaladas en el punto 3 siguiente y firmado electrónicamente según la especificación ETSI TS 101 903.

3. Se entiende por lote de documentos contables el conjunto de los mismos incluidos en un único envío y grabados en un fichero conforme a las especificaciones y formato establecidos en esta Resolución y en el documento sobre especificaciones del procedimiento TELCON, en el portal de la Administración Presupuestaria en Internet (www.igae.minhac.es).

Tercero. Requisitos para la tramitación de los documentos contables en soporte fichero.

1. El titular del órgano gestor deberá notificar a la Intervención delegada correspondiente su interés en la utilización de cada uno de los procedimientos regulados en esta Resolución. Al mismo tiempo indicará la unidad o unidades de tramitación a través de las que se articularán dichos procedimientos para el envío de los documentos contables a la Intervención.

A los efectos de esta Resolución se entenderá por órgano gestor aquel centro directivo o delegación provincial al que corresponda la competencia sobre la aprobación del expediente de gasto. A los mismos efectos de esta Resolución, se entenderá por unidad de tramitación aquel órgano administrativo al que corresponda la tramitación de los expedientes, sin perjuicio de a quien competa su aprobación.

La Intervención delegada asignará el código o códigos que correspondan a cada unidad de tramitación en función de los órganos gestores para los que tramite documentos contables, bajo la denominación de «Código de origen de envío» (en adelante COE).

Dicho COE deberá figurar en todos los envíos que realice la correspondiente unidad tramitadora y servirá para identificar la procedencia de los mismos.

2. Será obligatoria la tramitación de documentos contables electrónicos siempre que alguno de los justificantes asociados a dichos documentos sea también electrónico.

Si no se cumple el requisito indicado en el párrafo anterior, sólo podrán tramitarse opcionalmente documentos contables electrónicos cuando algún otro documento del expediente de gasto haya sido electrónico.

3. La utilización del procedimiento regulado en el apartado Quinto requerirá la autorización de la Intervención General de la Administración del Estado, previa solicitud de la correspondiente Intervención delegada. En dicha solicitud se valorarán las circunstancias organizativas del Departamento o delegación provincial que aconsejen la habilitación de este procedimiento, siempre que lo permitan los recursos y medios asignados a la propia Intervención delegada.

4. No podrá utilizarse el procedimiento de tramitación de lotes de documentos contables en aquellos casos en que el documento contable se utilice también como justificante de la realización del correspondiente acto administrativo de gestión del crédito o de ejecución del gasto.

5. Únicamente se podrán tramitar a través de los procedimientos regulados en esta Resolución aquellos documentos contables que tengan como clave de operación alguna de las que figuran en el anexo I de esta Resolución.

Los documentos contables que tengan claves de operación que no figuren en dicho anexo I, se continuarán remitiendo en soporte papel según el procedimiento general vigente.

Cuarto. Tramitación de documentos contables electrónicos.

1. Los Servicios gestores que quieran tramitar documentos contables electrónicos deberán aplicar el procedimiento que se regula en los puntos siguientes de este apartado.

2. La puesta a disposición de la Intervención delegada de los documentos contables electrónicos se efectuará a través de la aplicación establecida en la letra b) del punto 2 del artículo 13 bis del Real Decreto 2188/1995, por el que se desarrolla el control interno ejercido por la Intervención General de la Administración del Estado, según la redacción dada al mismo por el Real Decreto 686/2005, de 10 de junio.

Los justificantes asociados a estos documentos contables podrán ser puestos a disposición de la Intervención delegada mediante dos vías:

Los justificantes electrónicos serán puestos a disposición de la Intervención delegada a través de la misma aplicación señalada en el párrafo anterior, utilizada para el documento contable electrónico.

Se entiende por justificante electrónico aquel expedido en soporte fichero y firmado electrónicamente según la especificación ETSI TS 101 903.

Los justificantes en soporte papel serán remitidos a la Intervención delegada acompañados del acuse de recibo generado en la aplicación del párrafo anterior, una vez puesto el expediente a disposición de la Intervención delegada. Este acuse de recibo identificará el expediente con un número asignado por la Intervención delegada (en adelante, N.E.I.).

A estos efectos, previamente a la remisión de los justificantes en soporte papel se remitirán los justificantes electrónicos a los efectos de obtención del N.E.I.

Si los justificantes en soporte papel no se recibieran en el plazo de cinco días desde la recepción de los correspondientes documentos contables electrónicos, el responsable de seguimiento de expedientes podrá devolver dichos documentos.

3. La unidad de tramitación deberá poner a disposición de la Intervención delegada, a través de la aplicación indicada en el primer párrafo del punto 2 anterior, un fichero que contenga el documento contable electrónico, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resolución y con las especificaciones del procedimiento TELCON indicado en el punto 3 del apartado Segundo, y, además, ficheros con cada uno de los respectivos justificantes electrónicos. Estos justificantes electrónicos quedarán asociados al documento contable a través del N.E.I.

Si el documento contable llevara asociados justificantes en soporte papel, la unidad de tramitación deberá remitir, en soporte papel:

Acuse de recibo generado en la aplicación del primer párrafo del punto 2 anterior, una vez puesto el expediente a disposición de la Intervención delegada, en el que se identificará el COE y el N.E.I. al que corresponden los justificantes.

Este acuse de recibo contendrá la relación de documentos que forman parte del expediente y el soporte, electrónico o papel, de los mismos, entre los que se encontrarán, por tanto, el documento contable electrónico, identificado a través del Número de Identificación del Documento (en adelante N.I.D.), y los justificantes en soporte electrónico o papel.

El N.I.D. se asignará por la unidad de tramitación de acuerdo con las especificaciones que para el mismo figuran en el apartado b) del anexo II de esta Resolución.

Los justificantes en soporte papel correspondientes al documento contable.

4. Para su carga en el sistema de información contable, la oficina de contabilidad obtendrá un fichero que contenga los datos de los documentos contables electrónicos recibidos de las unidades de tramitación, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resolución.

5. Una vez cargado el fichero en el sistema de información contable, la oficina de contabilidad realizará las actuaciones de verificación destinadas a comprobar si concurre o no alguno de los supuestos previstos en el punto 2 de la regla 2 «Documentos contables» de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, aprobada por Orden de 1 de febrero de 1996. Sin embargo, en el caso de que viniera sin cumplimentar la fecha del reconocimiento de la obligación en los documentos OK o ADOK, dicho dato se registrará por la oficina de contabilidad de acuerdo con la fecha que figure en la aprobación del acto de reconocimiento de la obligación que acompañe como justificante a dichos documentos contables. Párrafo 1.º del punto 5 del apartado cuarto redactado por el apartado uno del número único de la Res. de 17 de julio de 2008, de la Intervención General de la Administración del Estado, por la que se modifica la de 28 de noviembre de 2005, por la que se regulan los procedimientos para la tramitación de los documentos contables en soporte fichero («B.O.E.» 30 julio).Vigencia: 31 julio 2008

A tal efecto, los datos del documento contable correspondiente a cada justificante podrán visualizarse mediante la introducción en el sistema del COE y del N.I.D. del documento contable asociado al justificante electrónico o en soporte papel.

Los documentos contables relativos a las operaciones que la oficina de contabilidad considere que puede tomarse razón de las mismas, se podrán contabilizar individualmente o dejarlos en situación de seleccionados para contabilizar y proceder a su posterior registro conjuntamente con otros documentos contables.

La toma de razón acreditativa del registro en contabilidad de los documentos contables se notificará mediante la remisión de información a la unidad de tramitación, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

• a. La oficina de contabilidad generará un fichero que contenga los datos de los documentos contables electrónicos contabilizados, así como la fecha de registro contable y el número de operación asignado por el sistema de información contable, según las especificaciones del anexo II de esta Resolución.
• b. Seguidamente, se procederá a remitir a cada unidad de tramitación, la información relativa a cada documento contable contabilizado que le corresponda, quien la recibirá a través de la aplicación a la que se refiere el punto 2 de este apartado Cuarto. Esta información de cada documento contable contabilizado incluirá un resumen electrónico generado por la mencionada aplicación que facilitará a la unidad de tramitación destinataria la comprobación de la integridad y origen de la información.

6. Si como consecuencia de las actuaciones de verificación, la oficina de contabilidad apreciara la concurrencia de alguno de los supuestos previstos en el punto 2 de la regla 2 de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, no tomará razón de las correspondientes operaciones y procederá a devolver los documentos contables rechazados y sus justificantes a las correspondientes unidades de tramitación, siguiendo el siguiente procedimiento:

• a. La oficina de contabilidad generará un fichero que contenga los datos de los documentos contables electrónicos rechazados, según las especificaciones del anexo II de esta Resolución.
• b. Seguidamente se procederá a remitir a cada unidad de tramitación la información relativa a cada documento contable rechazado que le corresponda, quien los recibirá a través de la aplicación a la que se refiere el punto 2 de este apartado Cuarto. Esta información de cada documento contable rechazado incluirá un resumen electrónico generado por la mencionada aplicación que facilitará a la unidad de tramitación destinataria la comprobación de la integridad y origen de la información.

Asimismo, se remitirán los justificantes en soporte papel correspondientes.

7. La oficina de contabilidad, antes de remitir los justificantes en soporte papel de las operaciones contabilizadas a los órganos que deban archivarlos, obtendrá una copia digitalizada de los mismos, según el procedimiento regulado en la Resolución de 15 de diciembre de 2004 de la Intervención General de la Administración del Estado por la que se regula el procedimiento de archivo y envío al Tribunal de Cuentas de información relativa a los documentos contables y los justificantes de las operaciones registradas en el sistema de información contable de la Administración General del Estado.

8. Una vez obtenida la copia digitalizada de los justificantes en soporte papel, éstos serán remitidos a cada unidad de tramitación, a efectos de su custodia por los órganos que deban archivarlos.

9. Los justificantes, en soporte electrónico o papel, deberán conservarse debidamente ordenados por los Servicios gestores o las unidades de tramitación, así como los ficheros que contengan la información de los documentos contables contabilizados.

En todo caso, el archivo y conservación de los justificantes y documentos contables permitirá que éstos estén a disposición de las instituciones de control a las que se refiere el punto 2 de la regla 23 de la Instrucción de contabilidad para la Administración General del Estado, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificación que corresponda realizar a dichas instituciones.

Quinto. Tramitación de lotes de documentos contables.

1. Las características generales de este procedimiento para garantizar la autenticidad del remitente y la integridad del contenido son las que indican a continuación:

La aplicación informática remitente del lote de documentos contables generará el fichero con dicho lote y una relación en soporte papel con los datos esenciales de los documentos contables incluidos en el lote (ficha resumen). Esta relación incluirá la identificación del remitente, un resumen electrónico generado por la aplicación remitente, según se especifica en el anexo IV, así como la firma manuscrita del responsable de la unidad remitente.

La aplicación informática destinataria del lote de documentos contables, a la recepción del fichero, solicitará la introducción del resumen electrónico que figura en la ficha resumen recibida en soporte papel y verificará si coincide con el generado aplicando el mismo algoritmo sobre el lote de documentos contables recibidos.

2. La unidad de tramitación deberá remitir a la Intervención delegada un fichero que contenga los documentos contables, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resolución y con las del documento sobre especificaciones del procedimiento TELCON mencionado en el punto 3 del apartado Segundo.

Así mismo deberá remitir en soporte papel:

Ficha resumen del envío, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resolución.

En el procedimiento regulado en este apartado Quinto, la autorización de los documentos contables, que se regula en la Orden Ministerial de 1 de febrero de 1996, por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado, se sustituye por la firma del responsable de la unidad de tramitación en la ficha resumen del envío.

Los justificantes correspondientes a los documentos contables remitidos en soporte fichero. Los justificantes de cada documento contable irán acompañados de su correspondiente carátula en la que deberá figurar el COE, el N.I.D. y, en su caso, el N.E.I.

Cada documento contable llevará asignado un N.I.D. En caso de que un justificante lleve asociados varios documentos contables, se elaborará una carátula en la que figurarán todos los N.I.D. de los documentos contables asociados.

3. El responsable de seguimiento de expedientes de la Intervención delegada, antes de cargar en la aplicación de seguimiento de expedientes el fichero remitido por la unidad de tramitación correspondiente, verificará la integridad del mismo introduciendo en el sistema el resumen electrónico que figura en la ficha resumen del envío.

En caso de no verificarse la integridad del fichero el envío será rechazado.

4. El responsable de seguimiento de expedientes de la Intervención delegada pondrá a disposición de la oficina de contabilidad un fichero que contenga el lote de documentos contables que la Intervención delegada considere que pueden contabilizarse, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resolución.

Así mismo, dicho responsable remitirá a la oficina de contabilidad en soporte papel:

Ficha resumen del envío, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resolución.

Los justificantes relativos a los documentos contables, acompañados de la carátula a la que se refiere el punto 2 anterior.

5. La oficina de contabilidad, antes de cargar en el sistema de información contable el fichero remitido por el responsable de seguimiento de expedientes de la Intervención delegada, verificará la integridad del mismo introduciendo en el sistema el resumen electrónico que figura en la ficha resumen del envío.

En caso de no verificarse la integridad del fichero el envío será rechazado.

6. Una vez cargado el fichero en el sistema de información contable, la oficina de contabilidad realizará las actuaciones de verificación destinadas a comprobar si concurre o no alguno de los supuestos previstos en el punto 2 de la regla 2 «Documentos contables» de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, aprobada por Orden de 1 de febrero de 1996.

A tal efecto, los datos del documento contable correspondiente a cada justificante podrán visualizarse mediante la introducción en el sistema del COE y del N.I.D. que figura en la carátula del justificante.

Los documentos contables relativos a las operaciones que la oficina de contabilidad considere que puede tomarse razón de las mismas, se podrán contabilizar individualmente o dejarlos en situación de seleccionados para contabilizar y proceder a su posterior registro conjuntamente con otros documentos contables.

La toma de razón acreditativa del registro en contabilidad de los documentos contables se notificará mediante la remisión de información a la unidad de tramitación, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

• a. El jefe de contabilidad remitirá al responsable del seguimiento de expedientes de la Intervención delegada un fichero que contenga los documentos contables contabilizados, según las especificaciones del anexo II de esta Resolución, en el que figurarán, además de los datos de cada operación, la fecha de registro contable y el número de operación asignado por el sistema contable.

  Así mismo remitirá a dicho responsable, en formato papel, la ficha resumen del envío, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resolución.

• b. El responsable del seguimiento de expedientes de la Intervención delegada procederá a remitir a cada unidad de tramitación un fichero que contenga los documentos contables contabilizados que le correspondan, según las especificaciones del anexo II de esta Resolución.

  Así mismo remitirá, en soporte papel, la ficha resumen del envío, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resolución.

7. Si como consecuencia de las actuaciones de verificación, la oficina de contabilidad apreciara la concurrencia de alguno de los supuestos previstos en el punto 2 de la regla 2 de la Instrucción de operatoria contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, no tomará razón de las correspondientes operaciones y procederá a devolver los documentos contables rechazados y sus justificantes a las correspondientes unidades de tramitación, aplicando el siguiente procedimiento:

• a. El jefe de contabilidad remitirá al responsable del seguimiento de expedientes de la Intervención delegada un fichero que contenga los documentos contables rechazados, según las especificaciones del anexo II de esta Resolución.

  Así mismo remitirá a dicho responsable, en formato papel: una ficha resumen del envío, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resolución, y los justificantes relativos a los documentos contables rechazados.

• b. El responsable del seguimiento de expedientes de la Intervención delegada procederá a remitir a cada unidad de tramitación un fichero que contenga los documentos contables rechazados que le correspondan, según las especificaciones del anexo II de esta Resolución.

  Así mismo remitirá en soporte papel: la ficha resumen del envío, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resolución, y los justificantes correspondientes.

8. La oficina de contabilidad, antes de remitir los justificantes de las operaciones contabilizadas a los órganos que deban archivarlos, obtendrá una copia digitalizada de los mismos, según el procedimiento regulado en la Resolución de 15 de diciembre de 2004 de la Intervención General de la Administración del Estado por la que se regula el procedimiento de archivo y envío al Tribunal de Cuentas de información relativa a los documentos contables y los justificantes de las operaciones registradas en el sistema de información contable de la Administración General del Estado.

9. Una vez obtenida la copia digitalizada de los justificantes, éstos serán remitidos a los órganos que deban archivarlos, aplicando el siguiente procedimiento:

• a. El jefe de contabilidad remitirá al responsable del seguimiento de expedientes de la Intervención delegada los justificantes relativos a los documentos contables contabilizados, acompañados de una copia de la ficha resumen del envío de dichos documentos contables, a la que se refiere el punto 6.a) anterior.
• b. El responsable del seguimiento de expedientes de la Intervención delegada procederá a remitir a cada unidad de tramitación los justificantes correspondientes, a efectos de su custodia por los órganos que deban archivarlos, acompañados de una copia de la ficha resumen del envío de dichos documentos contables, a la que se refiere el punto 6.b) anterior.

10. Los justificantes deberán conservarse debidamente ordenados por los servicios gestores o las unidades de tramitación.

Asimismo, los servicios gestores o las unidades de tramitación deberán conservar debidamente ordenados los ficheros que contengan los documentos contables contabilizados, junto con sus correspondientes fichas resumen, a los que se refiere el punto 6.b de este apartado.

En todo caso, el archivo y conservación de los justificantes y documentos contables permitirá que éstos estén a disposición de las instituciones de control a las que se refiere el punto 2 de la regla 23 de la Instrucción de contabilidad para la Administración General del Estado, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificación que corresponda realizar a dichas instituciones.

DISPOSICIONES ADICIONALES

DISPOSICIONES TRANSITORIAS