Sumario

En la regla 20 玈oporte de las anotaciones contables� de la Instrucci髇 de Contabilidad para la Administraci髇 General del Estado, aprobada por la Orden HAC/1300/2002, de 23 de mayo, se establece que el soporte de la informaci髇 necesaria para el registro de las operaciones en el sistema de informaci髇 contable, podr� ser bien documentos contables o de captura de datos en soporte papel, o bien soportes electr髇icos, inform醫icos o telem醫icos. Para este 鷏timo supuesto, la Intervenci髇 General de la Administraci髇 del Estado regular� el tipo de soportes admitidos y la estructura y contenido de la informaci髇.

Por otra parte, en el punto 4 de la regla 2 獶ocumentos contables� de la Instrucci髇 de operatoria contable a seguir en la ejecuci髇 del gasto del Estado, aprobada por Orden Ministerial de 1 de febrero de 1996, seg鷑 la nueva redacci髇 dada a dicho punto por la disposici髇 adicional segunda de la Orden EHA/777/2005, de 21 de marzo, se faculta a la Intervenci髇 General de la Administraci髇 del Estado para regular el contenido y procedimiento a seguir en la tramitaci髇 de los documentos contables emitidos en soporte fichero, tanto en el caso de tratarse de documentos electr髇icos merced a la incorporaci髇 de la firma electr髇ica del responsable competente para la autorizaci髇 de dichos documentos como en el supuesto de que no la incorporen, con la finalidad de facilitar el registro de los mismos por las oficinas de contabilidad.

De acuerdo con lo anterior, en la presente Resoluci髇 se regulan dos nuevos procedimientos para la tramitaci髇 de los documentos contables en soporte fichero en el 醡bito de la Administraci髇 General del Estado: el procedimiento de tramitaci髇 de documentos contables electr髇icos y el de tramitaci髇 de lotes de documentos contables.

En su virtud, la Intervenci髇 General de la Administraci髇 del Estado ha tenido a bien disponer lo siguiente:

Primero. 羗bito de aplicaci髇.-

Lo dispuesto en la presente Resoluci髇 ser� de aplicaci髇 a la Administraci髇 General del Estado.

Segundo. Procedimientos para la tramitaci髇 de los documentos contables en soporte fichero.

1. En esta Resoluci髇 se regulan los siguientes procedimientos para la tramitaci髇 de documentos contables en soporte fichero:

Tramitaci髇 de documentos contables electr髇icos.

Tramitaci髇 de lotes de documentos contables.

2. Se entiende por documento contable electr髇ico el documento 鷑ico grabado conforme a las mismas especificaciones se馻ladas en el punto 3 siguiente y firmado electr髇icamente seg鷑 la especificaci髇 ETSI TS 101 903.

3. Se entiende por lote de documentos contables el conjunto de los mismos incluidos en un 鷑ico env韔 y grabados en un fichero conforme a las especificaciones y formato establecidos en esta Resoluci髇 y en el documento sobre especificaciones del procedimiento TELCON, en el portal de la Administraci髇 Presupuestaria en Internet (www.igae.minhac.es).

Tercero. Requisitos para la tramitaci髇 de los documentos contables en soporte fichero.

1. El titular del 髍gano gestor deber� notificar a la Intervenci髇 delegada correspondiente su inter閟 en la utilizaci髇 de cada uno de los procedimientos regulados en esta Resoluci髇. Al mismo tiempo indicar� la unidad o unidades de tramitaci髇 a trav閟 de las que se articular醤 dichos procedimientos para el env韔 de los documentos contables a la Intervenci髇.

A los efectos de esta Resoluci髇 se entender� por 髍gano gestor aquel centro directivo o delegaci髇 provincial al que corresponda la competencia sobre la aprobaci髇 del expediente de gasto. A los mismos efectos de esta Resoluci髇, se entender� por unidad de tramitaci髇 aquel 髍gano administrativo al que corresponda la tramitaci髇 de los expedientes, sin perjuicio de a quien competa su aprobaci髇.

La Intervenci髇 delegada asignar� el c骴igo o c骴igos que correspondan a cada unidad de tramitaci髇 en funci髇 de los 髍ganos gestores para los que tramite documentos contables, bajo la denominaci髇 de 獵骴igo de origen de env韔� (en adelante COE).

Dicho COE deber� figurar en todos los env韔s que realice la correspondiente unidad tramitadora y servir� para identificar la procedencia de los mismos.

2. Ser� obligatoria la tramitaci髇 de documentos contables electr髇icos siempre que alguno de los justificantes asociados a dichos documentos sea tambi閚 electr髇ico.

Si no se cumple el requisito indicado en el p醨rafo anterior, s髄o podr醤 tramitarse opcionalmente documentos contables electr髇icos cuando alg鷑 otro documento del expediente de gasto haya sido electr髇ico.

3. La utilizaci髇 del procedimiento regulado en el apartado Quinto requerir� la autorizaci髇 de la Intervenci髇 General de la Administraci髇 del Estado, previa solicitud de la correspondiente Intervenci髇 delegada. En dicha solicitud se valorar醤 las circunstancias organizativas del Departamento o delegaci髇 provincial que aconsejen la habilitaci髇 de este procedimiento, siempre que lo permitan los recursos y medios asignados a la propia Intervenci髇 delegada.

4. No podr� utilizarse el procedimiento de tramitaci髇 de lotes de documentos contables en aquellos casos en que el documento contable se utilice tambi閚 como justificante de la realizaci髇 del correspondiente acto administrativo de gesti髇 del cr閐ito o de ejecuci髇 del gasto.

5. 趎icamente se podr醤 tramitar a trav閟 de los procedimientos regulados en esta Resoluci髇 aquellos documentos contables que tengan como clave de operaci髇 alguna de las que figuran en el anexo I de esta Resoluci髇.

Los documentos contables que tengan claves de operaci髇 que no figuren en dicho anexo I, se continuar醤 remitiendo en soporte papel seg鷑 el procedimiento general vigente.

Cuarto. Tramitaci髇 de documentos contables electr髇icos.

1. Los Servicios gestores que quieran tramitar documentos contables electr髇icos deber醤 aplicar el procedimiento que se regula en los puntos siguientes de este apartado.

2. La puesta a disposici髇 de la Intervenci髇 delegada de los documentos contables electr髇icos se efectuar� a trav閟 de la aplicaci髇 establecida en la letra b) del punto 2 del art韈ulo 13 bis del Real Decreto 2188/1995, por el que se desarrolla el control interno ejercido por la Intervenci髇 General de la Administraci髇 del Estado, seg鷑 la redacci髇 dada al mismo por el Real Decreto 686/2005, de 10 de junio.

Los justificantes asociados a estos documentos contables podr醤 ser puestos a disposici髇 de la Intervenci髇 delegada mediante dos v韆s:

Los justificantes electr髇icos ser醤 puestos a disposici髇 de la Intervenci髇 delegada a trav閟 de la misma aplicaci髇 se馻lada en el p醨rafo anterior, utilizada para el documento contable electr髇ico.

Se entiende por justificante electr髇ico aquel expedido en soporte fichero y firmado electr髇icamente seg鷑 la especificaci髇 ETSI TS 101 903.

Los justificantes en soporte papel ser醤 remitidos a la Intervenci髇 delegada acompa馻dos del acuse de recibo generado en la aplicaci髇 del p醨rafo anterior, una vez puesto el expediente a disposici髇 de la Intervenci髇 delegada. Este acuse de recibo identificar� el expediente con un n鷐ero asignado por la Intervenci髇 delegada (en adelante, N.E.I.).

A estos efectos, previamente a la remisi髇 de los justificantes en soporte papel se remitir醤 los justificantes electr髇icos a los efectos de obtenci髇 del N.E.I.

Si los justificantes en soporte papel no se recibieran en el plazo de cinco d韆s desde la recepci髇 de los correspondientes documentos contables electr髇icos, el responsable de seguimiento de expedientes podr� devolver dichos documentos.

3. La unidad de tramitaci髇 deber� poner a disposici髇 de la Intervenci髇 delegada, a trav閟 de la aplicaci髇 indicada en el primer p醨rafo del punto 2 anterior, un fichero que contenga el documento contable electr髇ico, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resoluci髇 y con las especificaciones del procedimiento TELCON indicado en el punto 3 del apartado Segundo, y, adem醩, ficheros con cada uno de los respectivos justificantes electr髇icos. Estos justificantes electr髇icos quedar醤 asociados al documento contable a trav閟 del N.E.I.

Si el documento contable llevara asociados justificantes en soporte papel, la unidad de tramitaci髇 deber� remitir, en soporte papel:

Acuse de recibo generado en la aplicaci髇 del primer p醨rafo del punto 2 anterior, una vez puesto el expediente a disposici髇 de la Intervenci髇 delegada, en el que se identificar� el COE y el N.E.I. al que corresponden los justificantes.

Este acuse de recibo contendr� la relaci髇 de documentos que forman parte del expediente y el soporte, electr髇ico o papel, de los mismos, entre los que se encontrar醤, por tanto, el documento contable electr髇ico, identificado a trav閟 del N鷐ero de Identificaci髇 del Documento (en adelante N.I.D.), y los justificantes en soporte electr髇ico o papel.

El N.I.D. se asignar� por la unidad de tramitaci髇 de acuerdo con las especificaciones que para el mismo figuran en el apartado b) del anexo II de esta Resoluci髇.

Los justificantes en soporte papel correspondientes al documento contable.

4. Para su carga en el sistema de informaci髇 contable, la oficina de contabilidad obtendr� un fichero que contenga los datos de los documentos contables electr髇icos recibidos de las unidades de tramitaci髇, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resoluci髇.

5. Una vez cargado el fichero en el sistema de informaci髇 contable, la oficina de contabilidad realizar� las actuaciones de verificaci髇 destinadas a comprobar si concurre o no alguno de los supuestos previstos en el punto 2 de la regla 2 獶ocumentos contables� de la Instrucci髇 de operatoria contable a seguir en la ejecuci髇 del gasto del Estado, aprobada por Orden de 1 de febrero de 1996. Sin embargo, en el caso de que viniera sin cumplimentar la fecha del reconocimiento de la obligaci髇 en los documentos OK o ADOK, dicho dato se registrar� por la oficina de contabilidad de acuerdo con la fecha que figure en la aprobaci髇 del acto de reconocimiento de la obligaci髇 que acompa馿 como justificante a dichos documentos contables. P醨rafo 1.� del punto 5 del apartado cuarto redactado por el apartado uno del n鷐ero 鷑ico de la Res. de 17 de julio de 2008, de la Intervenci髇 General de la Administraci髇 del Estado, por la que se modifica la de 28 de noviembre de 2005, por la que se regulan los procedimientos para la tramitaci髇 de los documentos contables en soporte fichero (獴.O.E.� 30 julio).Vigencia: 31 julio 2008

A tal efecto, los datos del documento contable correspondiente a cada justificante podr醤 visualizarse mediante la introducci髇 en el sistema del COE y del N.I.D. del documento contable asociado al justificante electr髇ico o en soporte papel.

Los documentos contables relativos a las operaciones que la oficina de contabilidad considere que puede tomarse raz髇 de las mismas, se podr醤 contabilizar individualmente o dejarlos en situaci髇 de seleccionados para contabilizar y proceder a su posterior registro conjuntamente con otros documentos contables.

La toma de raz髇 acreditativa del registro en contabilidad de los documentos contables se notificar� mediante la remisi髇 de informaci髇 a la unidad de tramitaci髇, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

• a. La oficina de contabilidad generar� un fichero que contenga los datos de los documentos contables electr髇icos contabilizados, as� como la fecha de registro contable y el n鷐ero de operaci髇 asignado por el sistema de informaci髇 contable, seg鷑 las especificaciones del anexo II de esta Resoluci髇.
• b. Seguidamente, se proceder� a remitir a cada unidad de tramitaci髇, la informaci髇 relativa a cada documento contable contabilizado que le corresponda, quien la recibir� a trav閟 de la aplicaci髇 a la que se refiere el punto 2 de este apartado Cuarto. Esta informaci髇 de cada documento contable contabilizado incluir� un resumen electr髇ico generado por la mencionada aplicaci髇 que facilitar� a la unidad de tramitaci髇 destinataria la comprobaci髇 de la integridad y origen de la informaci髇.

6. Si como consecuencia de las actuaciones de verificaci髇, la oficina de contabilidad apreciara la concurrencia de alguno de los supuestos previstos en el punto 2 de la regla 2 de la Instrucci髇 de operatoria contable a seguir en la ejecuci髇 del gasto del Estado, no tomar� raz髇 de las correspondientes operaciones y proceder� a devolver los documentos contables rechazados y sus justificantes a las correspondientes unidades de tramitaci髇, siguiendo el siguiente procedimiento:

• a. La oficina de contabilidad generar� un fichero que contenga los datos de los documentos contables electr髇icos rechazados, seg鷑 las especificaciones del anexo II de esta Resoluci髇.
• b. Seguidamente se proceder� a remitir a cada unidad de tramitaci髇 la informaci髇 relativa a cada documento contable rechazado que le corresponda, quien los recibir� a trav閟 de la aplicaci髇 a la que se refiere el punto 2 de este apartado Cuarto. Esta informaci髇 de cada documento contable rechazado incluir� un resumen electr髇ico generado por la mencionada aplicaci髇 que facilitar� a la unidad de tramitaci髇 destinataria la comprobaci髇 de la integridad y origen de la informaci髇.

Asimismo, se remitir醤 los justificantes en soporte papel correspondientes.

7. La oficina de contabilidad, antes de remitir los justificantes en soporte papel de las operaciones contabilizadas a los 髍ganos que deban archivarlos, obtendr� una copia digitalizada de los mismos, seg鷑 el procedimiento regulado en la Resoluci髇 de 15 de diciembre de 2004 de la Intervenci髇 General de la Administraci髇 del Estado por la que se regula el procedimiento de archivo y env韔 al Tribunal de Cuentas de informaci髇 relativa a los documentos contables y los justificantes de las operaciones registradas en el sistema de informaci髇 contable de la Administraci髇 General del Estado.

8. Una vez obtenida la copia digitalizada de los justificantes en soporte papel, 閟tos ser醤 remitidos a cada unidad de tramitaci髇, a efectos de su custodia por los 髍ganos que deban archivarlos.

9. Los justificantes, en soporte electr髇ico o papel, deber醤 conservarse debidamente ordenados por los Servicios gestores o las unidades de tramitaci髇, as� como los ficheros que contengan la informaci髇 de los documentos contables contabilizados.

En todo caso, el archivo y conservaci髇 de los justificantes y documentos contables permitir� que 閟tos est閚 a disposici髇 de las instituciones de control a las que se refiere el punto 2 de la regla 23 de la Instrucci髇 de contabilidad para la Administraci髇 General del Estado, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificaci髇 que corresponda realizar a dichas instituciones.

Quinto. Tramitaci髇 de lotes de documentos contables.

1. Las caracter韘ticas generales de este procedimiento para garantizar la autenticidad del remitente y la integridad del contenido son las que indican a continuaci髇:

La aplicaci髇 inform醫ica remitente del lote de documentos contables generar� el fichero con dicho lote y una relaci髇 en soporte papel con los datos esenciales de los documentos contables incluidos en el lote (ficha resumen). Esta relaci髇 incluir� la identificaci髇 del remitente, un resumen electr髇ico generado por la aplicaci髇 remitente, seg鷑 se especifica en el anexo IV, as� como la firma manuscrita del responsable de la unidad remitente.

La aplicaci髇 inform醫ica destinataria del lote de documentos contables, a la recepci髇 del fichero, solicitar� la introducci髇 del resumen electr髇ico que figura en la ficha resumen recibida en soporte papel y verificar� si coincide con el generado aplicando el mismo algoritmo sobre el lote de documentos contables recibidos.

2. La unidad de tramitaci髇 deber� remitir a la Intervenci髇 delegada un fichero que contenga los documentos contables, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resoluci髇 y con las del documento sobre especificaciones del procedimiento TELCON mencionado en el punto 3 del apartado Segundo.

As� mismo deber� remitir en soporte papel:

Ficha resumen del env韔, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resoluci髇.

En el procedimiento regulado en este apartado Quinto, la autorizaci髇 de los documentos contables, que se regula en la Orden Ministerial de 1 de febrero de 1996, por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administraci髇 General del Estado, se sustituye por la firma del responsable de la unidad de tramitaci髇 en la ficha resumen del env韔.

Los justificantes correspondientes a los documentos contables remitidos en soporte fichero. Los justificantes de cada documento contable ir醤 acompa馻dos de su correspondiente car醫ula en la que deber� figurar el COE, el N.I.D. y, en su caso, el N.E.I.

Cada documento contable llevar� asignado un N.I.D. En caso de que un justificante lleve asociados varios documentos contables, se elaborar� una car醫ula en la que figurar醤 todos los N.I.D. de los documentos contables asociados.

3. El responsable de seguimiento de expedientes de la Intervenci髇 delegada, antes de cargar en la aplicaci髇 de seguimiento de expedientes el fichero remitido por la unidad de tramitaci髇 correspondiente, verificar� la integridad del mismo introduciendo en el sistema el resumen electr髇ico que figura en la ficha resumen del env韔.

En caso de no verificarse la integridad del fichero el env韔 ser� rechazado.

4. El responsable de seguimiento de expedientes de la Intervenci髇 delegada pondr� a disposici髇 de la oficina de contabilidad un fichero que contenga el lote de documentos contables que la Intervenci髇 delegada considere que pueden contabilizarse, de acuerdo con las especificaciones del anexo II de esta Resoluci髇.

As� mismo, dicho responsable remitir� a la oficina de contabilidad en soporte papel:

Ficha resumen del env韔, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resoluci髇.

Los justificantes relativos a los documentos contables, acompa馻dos de la car醫ula a la que se refiere el punto 2 anterior.

5. La oficina de contabilidad, antes de cargar en el sistema de informaci髇 contable el fichero remitido por el responsable de seguimiento de expedientes de la Intervenci髇 delegada, verificar� la integridad del mismo introduciendo en el sistema el resumen electr髇ico que figura en la ficha resumen del env韔.

En caso de no verificarse la integridad del fichero el env韔 ser� rechazado.

6. Una vez cargado el fichero en el sistema de informaci髇 contable, la oficina de contabilidad realizar� las actuaciones de verificaci髇 destinadas a comprobar si concurre o no alguno de los supuestos previstos en el punto 2 de la regla 2 獶ocumentos contables� de la Instrucci髇 de operatoria contable a seguir en la ejecuci髇 del gasto del Estado, aprobada por Orden de 1 de febrero de 1996.

A tal efecto, los datos del documento contable correspondiente a cada justificante podr醤 visualizarse mediante la introducci髇 en el sistema del COE y del N.I.D. que figura en la car醫ula del justificante.

Los documentos contables relativos a las operaciones que la oficina de contabilidad considere que puede tomarse raz髇 de las mismas, se podr醤 contabilizar individualmente o dejarlos en situaci髇 de seleccionados para contabilizar y proceder a su posterior registro conjuntamente con otros documentos contables.

La toma de raz髇 acreditativa del registro en contabilidad de los documentos contables se notificar� mediante la remisi髇 de informaci髇 a la unidad de tramitaci髇, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

• a. El jefe de contabilidad remitir� al responsable del seguimiento de expedientes de la Intervenci髇 delegada un fichero que contenga los documentos contables contabilizados, seg鷑 las especificaciones del anexo II de esta Resoluci髇, en el que figurar醤, adem醩 de los datos de cada operaci髇, la fecha de registro contable y el n鷐ero de operaci髇 asignado por el sistema contable.

  As� mismo remitir� a dicho responsable, en formato papel, la ficha resumen del env韔, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resoluci髇.

• b. El responsable del seguimiento de expedientes de la Intervenci髇 delegada proceder� a remitir a cada unidad de tramitaci髇 un fichero que contenga los documentos contables contabilizados que le correspondan, seg鷑 las especificaciones del anexo II de esta Resoluci髇.

  As� mismo remitir�, en soporte papel, la ficha resumen del env韔, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resoluci髇.

7. Si como consecuencia de las actuaciones de verificaci髇, la oficina de contabilidad apreciara la concurrencia de alguno de los supuestos previstos en el punto 2 de la regla 2 de la Instrucci髇 de operatoria contable a seguir en la ejecuci髇 del gasto del Estado, no tomar� raz髇 de las correspondientes operaciones y proceder� a devolver los documentos contables rechazados y sus justificantes a las correspondientes unidades de tramitaci髇, aplicando el siguiente procedimiento:

• a. El jefe de contabilidad remitir� al responsable del seguimiento de expedientes de la Intervenci髇 delegada un fichero que contenga los documentos contables rechazados, seg鷑 las especificaciones del anexo II de esta Resoluci髇.

  As� mismo remitir� a dicho responsable, en formato papel: una ficha resumen del env韔, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resoluci髇, y los justificantes relativos a los documentos contables rechazados.

• b. El responsable del seguimiento de expedientes de la Intervenci髇 delegada proceder� a remitir a cada unidad de tramitaci髇 un fichero que contenga los documentos contables rechazados que le correspondan, seg鷑 las especificaciones del anexo II de esta Resoluci髇.

  As� mismo remitir� en soporte papel: la ficha resumen del env韔, con el formato y las especificaciones del anexo III de esta Resoluci髇, y los justificantes correspondientes.

8. La oficina de contabilidad, antes de remitir los justificantes de las operaciones contabilizadas a los 髍ganos que deban archivarlos, obtendr� una copia digitalizada de los mismos, seg鷑 el procedimiento regulado en la Resoluci髇 de 15 de diciembre de 2004 de la Intervenci髇 General de la Administraci髇 del Estado por la que se regula el procedimiento de archivo y env韔 al Tribunal de Cuentas de informaci髇 relativa a los documentos contables y los justificantes de las operaciones registradas en el sistema de informaci髇 contable de la Administraci髇 General del Estado.

9. Una vez obtenida la copia digitalizada de los justificantes, 閟tos ser醤 remitidos a los 髍ganos que deban archivarlos, aplicando el siguiente procedimiento:

• a. El jefe de contabilidad remitir� al responsable del seguimiento de expedientes de la Intervenci髇 delegada los justificantes relativos a los documentos contables contabilizados, acompa馻dos de una copia de la ficha resumen del env韔 de dichos documentos contables, a la que se refiere el punto 6.a) anterior.
• b. El responsable del seguimiento de expedientes de la Intervenci髇 delegada proceder� a remitir a cada unidad de tramitaci髇 los justificantes correspondientes, a efectos de su custodia por los 髍ganos que deban archivarlos, acompa馻dos de una copia de la ficha resumen del env韔 de dichos documentos contables, a la que se refiere el punto 6.b) anterior.

10. Los justificantes deber醤 conservarse debidamente ordenados por los servicios gestores o las unidades de tramitaci髇.

Asimismo, los servicios gestores o las unidades de tramitaci髇 deber醤 conservar debidamente ordenados los ficheros que contengan los documentos contables contabilizados, junto con sus correspondientes fichas resumen, a los que se refiere el punto 6.b de este apartado.

En todo caso, el archivo y conservaci髇 de los justificantes y documentos contables permitir� que 閟tos est閚 a disposici髇 de las instituciones de control a las que se refiere el punto 2 de la regla 23 de la Instrucci髇 de contabilidad para la Administraci髇 General del Estado, al objeto de posibilitar y facilitar las actuaciones de control y verificaci髇 que corresponda realizar a dichas instituciones.

DISPOSICIONES ADICIONALES

DISPOSICIONES TRANSITORIAS