Sumario

Instrucción 26 junio 1996, rectificada por Corrrección de errores («B.O.E.» 24 julio).

Preámbulo

El artículo 27 del Código de Comercio impone a los empresarios la obligación de presentar para su legalización, en el Registro Mercantil, del lugar en que tuvieran su domicilio, los libros que imperativamente deban llevar. Por su parte, el artículo 41 del mismo Código remite, en cuanto a la publicidad de las cuentas anuales de las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada y comandita por acciones, a las normas por las que se rijan. Según éstas -artículos 218 de la Ley de Sociedades Anónimas, 84 de la de Sociedades de Responsabilidad Limitada y 152 del Código de Comercio- presentarán para su depósito o inscripción las cuentas anuales ante el Registrador Mercantil.

El Reglamento del Registro Mercantil regula ambas materias en relación a los sujetos que deben cumplir dichas obligaciones, aunque para el depósito de cuentas su artículo 329, tras hacer extensiva las mismas a las sociedades de garantía recíproca, se refiera en términos genéricos, a «cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales».

La disposición adicional séptima de la Ley 30/1994, de 24 de noviembre, de Fundaciones y de Incentivos Fiscales a la Participación Privada en Actividades de Interés General, ha establecido que: «Todos los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades que, en virtud de la normativa reguladora de este Impuesto, viniesen obligados a llevar la contabilidad exigida en la misma, deberán legalizar sus libros y presentar sus cuentas anualmente en la forma establecida con carácter general en la legislación mercantil para los empresarios».

Dicha norma, por un lado, se ha dictado, según la disposición final primera, apartado 4, de la propia Ley, al amparo del artículo 149.1.14.ª de la Constitución -por tanto, dentro de la competencia exclusiva del Estado sobre la Hacienda General- «sin perjuicio de los regímenes tributarios forales vigentes en los territorios históricos del País Vasco y en la Comunidad Foral de Navarra». Por otro lado, la remisión a la legislación mercantil para los empresarios determina la aplicabilidad de las disposiciones del Código de Comercio, de las normas sobre sociedades y del Reglamento del Registro Mercantil (artículos 149.1.6.ª y 149.1.8.ª de la Constitución).

En relación con lo anterior, es de señalar que la Ley 43/1995, de 27 de diciembre, del Impuesto sobre Sociedades, enumera en su artículo 7 quiénes son los sujetos pasivos de dicho Impuesto -a los que se refiere en su articulado indistintamente como sociedades o entidades- comenzando por: «1.a) Las personas jurídicas, excepto las sociedades civiles», y continuando con una larga enumeración de entes sin personalidad o patrimonios colectivos como son los fondos de inversión, de capital-riesgo, de pensiones, de regulación del mercado hipotecario, uniones temporales de empresas, etc.

Dentro de ellos, a su vez, habría que distinguir entre los sujetos al Impuesto por obligación personal, los que tienen su residencia en territorio español (artículo 8), o por obligación real, las entidades que sin ser residentes en territorio español obtengan rentas en el mismo (artículo 40).

Finalmente, el artículo 139 de la misma Ley dispone que: «Los sujetos pasivos de este Impuesto deberán llevar su contabilidad de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen».

Como conclusión a lo anterior, cabe decir que las normas sobre legalización de libros y depósitos de cuentas del vigente Reglamento del Registro Mercantil no recogen ni, por tanto, regulan, con carácter especial, ambas materias en relación con las nuevas entidades sujetas a dichos controles de legalidad y publicidad, aunque los términos genéricos que con frecuencia usa, referidos a otros empresarios obligados en virtud de alguna disposición legal, unido a la asimilación que la Ley 30/1994 hace a estos efectos entre entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y empresarios, permiten con una interpretación flexible de las normas vigentes, resolver los problemas que pudieran plantearse. No obstante, a efectos de unificar criterios y dada la heterogeneidad de las nuevas entidades obligadas a la legalización de libros y depósito de cuentas (fundaciones, asociaciones, cooperativas, etc.) y la necesaria uniformidad del régimen aplicable impuesta en virtud del ejercicio de una competencia estatal exclusiva (149.1.8.ª de la Constitución), que es perfectamente compatible con la variedad de regímenes jurídicos que en orden a la constitución, organización o funcionamiento puedan ser aplicables a dichas entidades, en virtud de normativas autonómicas y con cualesquiera otras obligaciones de información, control o publicidad contable que la misma les imponga,

Esta Dirección General, en uso de las facultades que le confieren los artículos 1.2 y 80 del Reglamento del Registro Mercantil, y 442.4.º del Reglamento Hipotecario, ha acordado dictar las siguientes normas:

Primera.- Serán objeto de legalización, siguiendo el procedimiento establecido en el capítulo primero del título III del Reglamento del Registro Mercantil, los libros de aquellas entidades que sin tener la condición legal de empresarios estén obligadas a ello en virtud de alguna norma expresa.

Será competente para ello el Registrador Mercantil correspondiente al domicilio de la entidad o sucursal de que se trate, y de no tenerlo en territorio español, el del domicilio fiscal de su representante.

Segunda.- El depósito de las cuentas anuales de aquellas entidades que, sin tener la condición legal de empresarios, estén obligadas a ello, en virtud de alguna disposición expresa, se ajustará a lo prevenido al efecto en el Reglamento del Registro Mercantil, con las siguientes particularidades:

• 1.º Será Registrador Mercantil competente para el depósito el que corresponda al domicilio de la entidad, si radica en territorio español. En otro caso, si opera en España a través de un establecimiento permanente, el del domicilio del mismo, y siendo varios, el de aquel en que se lleve a cabo la efectiva administración y dirección de sus negocios. En su defecto, el del domicilio de su representante.
• 2.º A efectos de su depósito deberán presentarse los siguientes documentos:
  • a) Solicitud en que se identifique debidamente la entidad a través de su naturaleza, denominación, domicilio, número de identificación fiscal y datos de inscripción, en su caso, en el registro, archivo o censo administrativo correspondiente.
  • b) Certificación del acuerdo del órgano competente de la entidad que contenga la aprobación de las cuentas o, de corresponder tal aprobación a otra entidad, del acuerdo del órgano de ésta competente para ello. En ambos casos, la certificación habrá de estar expedida por la o las personas facultadas para certificar de tales acuerdos con sus firmas legitimadas notarialmente.
  • c) Un ejemplar de las cuentas anuales aprobadas firmadas por las personas obligadas a formularlas, identificados aquél y éstas en la certificación a que se refiere el número anterior.

    La presentación en los modelos aprobados por Orden del Ministerio de Justicia de 14 de enero de 1994 sólo será obligatoria, cuando la entidad esté obligada a formular sus cuentas siguiendo la estructura establecida en la Ley de Sociedades Anónimas.

  • d) Un ejemplar del informe de los auditores cuando, por disposición legal, las cuentas hubieran sido objeto de verificación contable. Dicho informe se complementará con un certificado acreditativo de que corresponde a las cuentas depositadas, cuando no constase en la certificación a que se refiere la letra b).

Tercera.- Los Registradores llevarán un fichero informatizado del depósito de cuentas de entidades no inscritas, en el propio Registro, sin perjuicio de los libros auxiliares que correspondan. Asimismo para la mejor identificación y búsqueda más eficaz de estas entidades, podrá abrirse un Libro de Depósitos con numeración especial, conforme a los artículos 23.1.d) y 28 del Reglamento del Registro Mercantil.

Cuarta.- Los depósitos de cuentas de las entidades a que se refiere esta Instrucción, se publicarán en la forma prevista en el artículo 334 del Reglamento del Registro Mercantil, y una relación alfabética de ellos se acompañará a la que anualmente se remita al Ministerio de Economía y Hacienda, a través de la Dirección General de los Registros y del Notariado, conforme a lo establecido en el artículo 335 del mismo Reglamento.