ANEXO I

A. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

Las organizaciones participantes en el sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales (EMAS) aplicarán los requisitos de la norma EN ISO 14001:2004, que se describen en la sección 4 de la norma europea y se reproducen íntegramente a continuación (3) :

I-A. Requisitos del sistema de gestión medioambiental

I-A.1. Requisitos generales

La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional, y determinar cómo cumplirá estos requisitos.

La organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestión ambiental.

I-A.2. Política ambiental

La alta dirección debe definir la política ambiental de la organización y asegurarse de que, dentro del alcance definido de su sistema de gestión ambiental, ésta:

• a) es apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios;
• b) incluye un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación;
• c) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales;
• d) proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y las metas ambientales;
• e) se documenta, implementa y mantiene;
• f) se comunica a todas las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella, y
• g) está a disposición del público.

I-A.3. Planificación

I-A.3.1. Aspectos ambientales

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:

• a) identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que pueda controlar y aquéllos sobre los que pueda influir dentro del alcance definido del sistema de gestión ambiental, teniendo en cuenta los desarrollos nuevos o planificados, o las actividades, productos y servicios nuevos o modificados, y
• b) determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente (es decir, aspectos ambientales significativos).

La organización debe documentar esta información y mantenerla actualizada.

La organización debe asegurarse de que los aspectos ambientales significativos se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión ambiental.

I-A.3.2. Requisitos legales y otros requisitos

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:

• a) identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales, y
• b) determinar cómo se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales.

La organización debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión ambiental.

I-A.3.3. Objetivos, metas y programas

La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos y metas ambientales documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización.

Los objetivos y metas deben ser medibles cuando sea factible y deben ser coherentes con la política ambiental, incluidos los compromisos de prevención de la contaminación, el cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba, y con la mejora continua.

Cuando una organización establece y revisa sus objetivos y metas, debe tener en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, y sus aspectos ambientales significativos. Además, debe considerar sus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros, operacionales y comerciales, así como las opiniones de las partes interesadas.

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas para alcanzar sus objetivos y metas. Estos programas deben incluir:

• a) la asignación de responsabilidades para lograr los objetivos y metas en las funciones y niveles pertinentes de la organización, y
• b) los medios y plazos para lograrlos.

I-A.4. Implementación y operación

I-A.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

La dirección debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión ambiental. Éstos incluyen los recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura de la organización, y los recursos financieros y tecnológicos.

Las funciones, las responsabilidades y la autoridad se deben definir, documentar y comunicar para facilitar una gestión ambiental eficaz.

La alta dirección de la organización debe designar uno o varios representantes de la dirección, quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y autoridad para:

• a) asegurarse de que el sistema de gestión ambiental se establece, implementa y mantiene de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional;
• b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental para su revisión, incluyendo las recomendaciones para la mejora.

I-A.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia

La organización debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos identificados por la organización, sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuadas, y debe mantener los registros asociados.

La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental. Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, y debe mantener los registros asociados.

La organización debe establecer y mantener uno o varios procedimientos para que sus empleados o las personas que trabajan en su nombre tomen conciencia de:

• a) la importancia de la conformidad con la política ambiental, los procedimientos y requisitos del sistema de gestión ambiental;
• b) los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o potenciales asociados con su trabajo y los beneficios ambientales de un mejor desempeño personal;
• c) sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con los requisitos del sistema de gestión ambiental, y
• d) las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados.

I-A.4.3. Comunicación

En relación con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:

• a) comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización;
• b) recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.

La organización debe decidir si comunica o no externamente información acerca de sus aspectos ambientales significativos, y debe documentar su decisión. Si la decisión es comunicarla, la organización debe establecer e implementar uno o varios métodos para realizar esta comunicación externa.

I-A.4.4. Documentación

La documentación del sistema de gestión ambiental debe incluir:

• a) la política, objetivos y metas ambientales;
• b) la descripción del alcance del sistema de gestión ambiental;
• c) la descripción de los elementos principales del sistema de gestión ambiental y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados;
• d) los documentos, incluyendo los registros requeridos en esta norma internacional, y
• e) los documentos, incluyendo los registros determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de procesos relacionados con sus aspectos ambientales significativos.

I-A.4.5. Control de documentos

Los documentos requeridos por el sistema de gestión ambiental y por esta norma internacional se deben controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado I-A.5.4.

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:

• a) aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión;
• b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente;
• c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;
• d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso;
• e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;
• f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organización ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental, y se controla su distribución, y
• g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

I-A.4.6. Control operacional

La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su política ambiental, objetivos y metas, con el objeto de asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas, mediante:

• a) el establecimiento, implementación y mantenimiento de uno o varios procedimientos documentados para controlar situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y metas ambientales, y
• b) el establecimiento de criterios operacionales en los procedimientos, y
• c) el establecimiento, implementación y mantenimiento de procedimientos relacionados con aspectos ambientales significativos identificados de los bienes y servicios utilizados por la organización, y la comunicación de los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores, incluyendo contratistas.

I-A.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que pueden tener impactos en el medio ambiente y cómo responder ante ellos.

La organización debe responder ante situaciones de emergencia y accidentes reales y prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos asociados.

La organización debe revisar periódicamente, y modificar cuando sea necesario, sus procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias, en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia.

La organización también debe realizar pruebas periódicas de tales procedimientos, cuando sea factible.

I-A.5. Verificación

I-A.5.1. Seguimiento y medición

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las características fundamentales de sus operaciones que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente. Los procedimientos deben incluir la documentación de la información para hacer el seguimiento del desempeño, de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización.

La organización debe asegurarse de que los equipos de seguimiento y medición se utilicen y mantengan calibrados o verificados, y se deben conservar los registros asociados.

I-A.5.2. Evaluación del cumplimiento legal

I-A.5.2.1. En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.

La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.

I-A.5.2.2. La organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. La organización puede combinar esta evaluación con la evaluación del cumplimiento legal mencionada en el apartado I-A.5.2.1, o establecer uno o varios procedimientos separados.

La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.

I-A.5.3. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para:

• a) la identificación y corrección de las no conformidades y para tomar las acciones para mitigar sus impactos ambientales;
• b) la investigación de las no conformidades, determinando sus causas y tomando las acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir;
• c) la evaluación de la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y la implementación de las acciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia;
• d) el registro de los resultados de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas, y
• e) la revisión de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas. Las acciones tomadas deben ser las apropiadas en relación a la magnitud de los problemas e impactos ambientales encontrados.

La organización debe asegurarse de que cualquier cambio necesario se incorpore a la documentación del sistema de gestión ambiental.

I-A.5.4. Control de los registros

La organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios, para demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestión ambiental y de esta norma internacional, y para demostrar los resultados logrados.

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.

I-A.5.5. Auditoría interna

La organización debe asegurarse de que las auditorías internas del sistema de gestión ambiental se realizan a intervalos planificados para:

• a) determinar si el sistema ambiental de gestión:
  • - es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión ambiental, incluidos los requisitos de esta norma internacional, y
  • - se ha implementado adecuadamente y se mantiene;
• b) proporcionar información a la dirección sobre los resultados de las auditorías.

La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoría, teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las auditorías previas.

Se deben establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos de auditoría que traten sobre:

• - las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, informar sobre los resultados y mantener los registros asociados;
• - la determinación de los criterios de auditoría, su alcance, frecuencia y métodos.

La selección de los auditores y la realización de las auditorías debe asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.

I-A.6. Revisión por la dirección

La alta dirección debe revisar el sistema de gestión ambiental de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión ambiental, incluyendo la política ambiental, los objetivos y las metas ambientales.

Se deben conservar los registros de las revisiones por la dirección.

Los elementos de entrada para las revisiones por la dirección deben incluir:

• a) los resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba;
• b) las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas;
• c) el desempeño ambiental de la organización;
• d) el grado de cumplimiento de los objetivos y metas;
• e) el estado de las acciones correctivas y preventivas;
• f) el seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por la dirección;
• g) los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos con sus aspectos ambientales, y
• h) las recomendaciones para la mejora.

Los resultados de las revisiones por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en la política ambiental, objetivos, metas y otros elementos del sistema de gestión ambiental, coherentes con el compromiso de mejora continua.

• BE: IBN/BIN (Institut belge de normalisation/Belgisch Instituut voor Normalisatie)
• CZ: ČNI (Český normalizační institut)
• DK: DS (Dansk Standard)
• DE: DIN (Deutsches Institut für Normung e.V.)
• EE: EVS (Eesti Standardikeskus)
• EL: ELOT (Eλληνιkóς Oργανισμóς Tυπoπoíησης)
• ES: AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación)
• FR: AFNOR (Association française de normalisation)
• IEL: NSAI (National Standards Authority of Ireland)
• IT: UNI (Ente Nazionale Italiano di Unificazione)
• CY: Kυπριαkóς Oργανισμóς Πρoωθησης Πoιóτητας
• LV: LVS (Latvijas Standarts)
• LT: LST (Lietuvos standartizacijos departamentas)
• LU: SEE (Service de l'Energie de l'Etat) (Luxembourg)
• HU: MSZT (Magyar Szabványügyi Testület)
• MT: MSA (Awtorità Maltija dwar l-Istandards/Malta Standards Authority)
• NL: NEN (Nederlands Normalisatie-Instituut)
• AT: ON (Österreichisches Normungsinstitut)
• PL: PKN (Polski Komitet Normalizacyjny)
• PT: IPQ (Instituto Português da Qualidade)
• SI: SIST (Slovenski inštitut za standardizacijo)
• SK: SÚTN (Slovenský ústav technickej normalizácie)
• FI: SFS (Suomen Standardisoimisliitto ry.)
• SE: SIS (Swedish Standards Institute)
• UK: BSI (British Standards Institution).

B. ASPECTOS QUE DEBEN TRATAR LAS ORGANIZACIONES QUE APLICAN EL EMAS

1. Respeto de la legislación

Las organizaciones deberán poder demostrar que:

• a) han tenido conocimiento y saben de las implicaciones para la organización de toda la normativa pertinente sobre medio ambiente;
• b) han adoptado las disposiciones oportunas en materia de respeto de la legislación; y
• c) existen procedimientos que permiten a la organización cumplir estos requisitos con carácter permanente.

2. Comportamiento medioambiental

Las organizaciones deberán poder demostrar que el sistema de gestión y los procedimientos de auditoría tratan el comportamiento medioambiental real de la organización en relación con los aspectos identificados en el Anexo VI. El comportamiento de la organización respecto a sus objetivos y metas se evaluará como parte del proceso de revisión de la gestión. La organización también deberá comprometerse en la mejora continua de su comportamiento medioambiental. Para ello, la organización podrá basar su actuación en programas medioambientales locales, regionales y nacionales.

Los medios para alcanzar los objetivos y metas no podrá ser objetivos medioambientales. Si la organización está constituida por varios centros, cada centro al que se aplique el EMAS deberá cumplir con los requisitos del EMAS, como por ejemplo, el requisito de mejora continua del comportamiento medioambiental definida en la letra b) del artículo 2.

3. Comunicación y relaciones externas

Las organizaciones deberán poder demostrar que mantienen un diálogo abierto con el público y otras partes interesadas, incluidas comunidades locales y usuarios, sobre el impacto medioambiental de sus actividades, productos y servicios, con objeto de conocer los aspectos que preocupan al público y a otras partes interesadas.

4. Implicación de los trabajadores

Además de los requisitos del Anexo I-A, los trabajadores participarán en el proceso destinado a la mejora continua del comportamiento medioambiental de la organización. A estos efectos se deberían utilizar formas apropiadas de participación, como por ejemplo el sistema de libro de sugerencias o trabajos en grupo basados en proyectos sobre los comités medioambientales. Las organizaciones tomarán nota de las directrices de la Comisión sobre las prácticas idóneas en este ámbito. Cuando así lo soliciten, participarán también los representantes del personal.

ANEXO II

REQUISITOS RELATIVOS A LA AUDITORÍA MEDIOAMBIENTAL INTERNA

2.1. Requisitos generales

La auditoría interna garantiza que las actividades realizadas por una organización se llevan a cabo de acuerdo con los procedimientos establecidos. La auditoría puede también identificar problemas relacionados con dichos procedimientos o posibilidades de mejorarlos. El alcance de las auditorías efectuadas en una organización puede variar desde la auditoría de un procedimiento simple a la de actividades complejas. En un período de tiempo determinado todas las actividades de una organización concreta deberán someterse a una auditoría. El período de tiempo determinado para completar las auditorías de todas las actividades se denomina ciclo de auditoría. En organizaciones simples y de pequeño tamaño, se puede hacer la auditoría de todas las actividades de una sola vez. En este tipo de organizaciones, el ciclo de auditoría es el intervalo de tiempo entre las auditorías.

La auditoría interna la realizarán personas que sean suficientemente independientes de la actividad objeto de la auditoría para garantizar la imparcialidad. Pueden ser efectuadas por empleados de la organización por personal externo (empleados de otras organizaciones, empleados de otras partes de la misma organización o consultores).

2.2. Objetivos

El programa de auditoría medioambiental de la organización deberá definir por escrito los objetivos de cada auditoría o ciclo de auditoría, incluida la periodicidad de la auditoría para cada actividad.

Los objetivos incluirán, en particular, la evaluación de los sistemas de gestión empleados y la determinación de su coherencia con la política y el programa de la organización, que deberá incluir el cumplimiento de la normativa medioambiental aplicable.

2.3. Alcance

El alcance general de cada auditoría o, cuando proceda, de cada fase de un ciclo de auditoría, se definirá claramente y se determinará en de forma explícita:

• 1. los temas que abarca;
• 2. las actividades objeto de la auditoría;
• 3. los criterios medioambientales que se vayan a considerar;
• 4. el período de tiempo cubierto por la auditoría.

La auditoría medioambiental incluirá la valoración de los datos fácticos necesarios para evaluar el comportamiento.

2.4. Organización y recursos

Las auditorías medioambientales las realizarán personas o grupos de personas que posean un conocimiento adecuado de los sectores y campos sujetos a auditoría, que incluya conocimientos y experiencia en relación con los aspectos técnicos, medioambientales y de gestión y con las normativas pertinentes, y tengan la suficiente formación y capacidad como auditores para alcanzar los objetivos fijados. Los recursos y el tiempo dedicados a la auditoría serán proporcionales a su alcance y objetivos.

La alta dirección de la organización prestará apoyo a la ejecución de la auditoría.

Los auditores serán suficientemente independientes de las actividades sujetas a auditoría para poder emitir una opinión objetiva e imparcial.

2.5. Planificación y preparación de la auditoría

La planificación y preparación de cada auditoría tendrá como objetivos, en particular:

• - garantizar que se dispone de los recursos adecuados;
• - garantizar que cada individuo implicado en el proceso de la auditoría (incluidos auditores, dirección y personal) comprenda su función y sus responsabilidades.

La preparación incluirá la familiarización con las actividades de la organización y con el sistema de gestión medioambiental establecido y el estudio de los resultados y conclusiones de anteriores auditorías.

2.6. Actividades de auditoría

Las actividades de auditoría incluirán conversaciones con el personal, la inspección de las condiciones de funcionamiento y de las instalaciones, el examen de los registros, procedimientos escritos y otros documentos pertinentes, con objeto de evaluar el comportamiento medioambiental de la actividad objeto de auditoría para determinar si cumple las normas y reglamentaciones aplicables o los objetivos y metas establecidos y si el sistema de gestión de las responsabilidades medioambientales es eficaz y adecuado. Se debe recurrir, entre otras cosas, a comprobaciones al azar del cumplimiento de estos criterios para determinar la eficacia de la totalidad del sistema de gestión.

El procedimiento de auditoría deberá incluir, en particular, los pasos siguientes:

• a) comprensión de los sistemas de gestión;
• b) valoración de los puntos fuertes y débiles de los sistemas de gestión;
• c) recogida de los datos pertinentes;
• d) evaluación de los resultados de la auditoría;
• e) preparación de las conclusiones de la auditoría;
• f) comunicación de los resultados y conclusiones de la auditoría.

2.7. Comunicación de los resultados y conclusiones de la auditoría

1. Al término de cada auditoría o ciclo de auditoría, los auditores prepararán un informe escrito de auditoría, con la presentación y el contenido adecuados, que garantice la comunicación formal y completa de los resultados y conclusiones de la auditoría.

Los resultados y conclusiones de la auditoría se comunicarán formalmente a la dirección de la organización.

2. Los objetivos fundamentales del informe escrito de la auditoría son:

• a) exponer el alcance de la auditoría;
• b) proporcionar información a la dirección sobre el grado de cumplimiento de su política medioambiental y los avances medioambientales observados en la organización;
• c) proporcionar a la dirección información sobre la eficacia y fiabilidad de las medidas de control del impacto medioambiental de la organización;
• d) demostrar la necesidad de adoptar medidas correctoras, cuando proceda.

2.8. Seguimiento de la auditoría

El procedimiento de auditoría desembocará en la preparación y aplicación de un plan de medidas correctoras adecuado.

Se velará por que existan y funcionen los mecanismos pertinentes para asegurar que se atiende a los resultados de la auditoría.

2.9. Periodicidad de la auditoría

La auditoría o ciclo de auditoría se concluirá, según corresponda, a intervalos no superiores a tres años. La periodicidad con la que las actividades se someterán a auditoría variará en función de:

• a) la naturaleza, magnitud y complejidad de las actividades;
• b) la importancia de los impactos medioambientales asociados;
• c) la importancia y urgencia de los problemas detectados en auditorías anteriores;
• d) el historial de problemas medioambientales.

Las actividades más complejas que tengan un impacto medioambiental más significativo se someterán a auditorías con mayor frecuencia.

Cada organización definirá su propio programa de auditoría y la periodicidad de las auditorías de acuerdo con las directrices de la Comisión adoptadas de conformidad con el procedimiento establecido en el apartado 2 del artículo 14.

ANEXO III

DECLARACIÓN MEDIOAMBIENTAL

3.1. Introducción

El objetivo de la declaración medioambiental es facilitar al público y a otras partes interesadas información medioambiental respecto del impacto y el comportamiento medioambiental de la organización y la mejora permanente del comportamiento en materia de medio ambiente en el marco de la organización. También es una forma de responder a las necesidades de las partes interesadas determinadas merced a las actividades del punto 3 de la Sección B del Anexo I y que la organización considera significativas (punto 6.4 del Anexo VI). La información medioambiental se presentará de manera clara y coherente en forma impresa para que puedan acceder a ella quienes no tengan otros medios para obtener dicha información. En el momento en que se registre por primera vez y cada tres años posteriormente, la organización debe comunicar la información especificada en el punto 3.2 en una versión impresa consolidada.

La Comisión adoptará directrices sobre la declaración medioambiental de conformidad con el procedimiento establecido en el apartado 2 del artículo 14.

3.2. Declaración medioambiental

Al registrarse por primera vez, la organización deberá presentar información medioambiental, teniendo en cuenta los criterios del punto 3.5, a la que se denominará declaración medioambiental, que deberá ser validada por el verificador medioambiental. Esta información se remitirá al organismo competente tras la validación ya continuación se pondrá a disposición del público. La declaración medioambiental constituye un instrumento de comunicación y diálogo con el público y otras partes interesadas acerca del comportamiento medioambiental. En el momento de redactar y planear la declaración medioambiental, la organización estudiará qué información necesita el público y las demás partes interesadas.

La información mínima requerida incluirá:

• a) una descripción clara e inequívoca del registro de la organización en el EMAS y un resumen de sus actividades, productos y servicios y de su relación con organizaciones afines, si procede;
• b) la política medioambiental y una breve descripción del sistema de gestión medioambiental de la organización;
• c) una descripción de todos los aspectos medioambientales directos e indirectos significativos que tengan como consecuencia impactos medioambientales significativos de la organización y una explicación de la naturaleza de dichos impactos en relación con dichos aspectos (Anexo VI);
• d) una descripción de los objetivos y metas medioambientales en relación con los aspectos e impactos medioambientales significativos;
• e) un resumen de la información disponible sobre el comportamiento de la organización respecto de sus objetivos y metas medioambientales en relación con sus impactos medioambientales significativos. El resumen puede incluir cifras sobre las emisiones de contaminantes, la generación de residuos, el consumo de materias primas, energía y agua, el ruido, así como otros aspectos indicados en el Anexo VI. Los datos deben permitir efectuar una comparación año por año para evaluar la evolución del comportamiento medioambiental de la organización;
• f) otros factores relativos al comportamiento medioambiental, como por ejemplo, el comportamiento respecto a las disposiciones jurídicas en relación con sus impactos medioambientales;
• g) nombre y número de acreditación del verificador medioambiental y fecha de validación.

3.3. Criterios para la elaboración de informes sobre el comportamiento medioambiental

La información bruta obtenida a partir del sistema de gestión medioambiental puede utilizarse de varias maneras para mostrar el comportamiento medioambiental de una organización. Para ello, las organizaciones podrá utilizar los indicadores pertinentes de comportamiento medioambiental existentes velando por que los indicadores seleccionados:

• a) ofrecen una valoración exacta del comportamiento de la organización;
• b) son comprensibles e inequívocos;
• c) permiten efectuar una comparación año por año para evaluar la evolución del comportamiento medioambiental de la organización;
• d) permiten establecer una comparación a escala sectorial, nacional o regional, según proceda;
• e) permite una comparación adecuada con los requisitos reglamentarios.

3.4. Mantenimiento de la información a disposición del público

La organización deberá actualizar anualmente la información a la que se refiere el punto 3.2 y hacer validar cada año por un verificador medioambiental los cambios que se produzcan. Este calendario podrá modificarse cuando se den las circunstancias especificadas en las directrices de la Comisión adoptadas de acuerdo con el procedimiento establecido en el apartado 2 del artículo 14. Tras haber sido validados, los cambios se presentarán también al organismo competente y se pondrán a disposición del público.

3.5. Publicación de la información

Las organizaciones pueden querer transmitir a distintos tipos de público o partes interesadas la información obtenida con su sistema de gestión medioambiental y utilizar sólo determinada información de la declaración medioambiental. La información medioambiental publicada por una organización puede ostentar el logotipo del EMAS siempre que haya sido validada por un verificador medioambiental como información:

• a) exacta y no engañosa;
• b) fundamentada y verificable;
• c) pertinente y utilizada en un contexto o lugar adecuados;
• d) representativa del comportamiento medioambiental global de la organización;
• e) con pocas probabilidades de ser mal interpretada;
• f) significativa en relación con el impacto medioambiental global;

y que incluya una referencia a la última declaración medioambiental de la organización de la que se haya extraído.

3.6. Disponibilidad pública

La información a la que se hace referencia en las letras a) a g) del punto 3.2, que constituye la declaración medioambiental de una organización, y la información actualizada a la que se refiere el punto 3.4 deberán estar a disposición del público y de otras partes interesadas. La declaración medioambiental deberá hacerse accesible al público. A tal fin, se anima a las organizaciones a hacer uso de todos los métodos disponibles (publicación electrónica, bibliotecas, etc.,). La organización deberá poder demostrar al verificador medioambiental que cualquier persona interesada en el comportamiento medioambiental de la organización puede tener acceso con facilidad y de forma gratuita a la información a la que se refieren las letras a) a g) del punto 3.2 y el punto 3.4.

3.7. Responsabilidad local

Las organizaciones registradas en el EMAS pueden querer elaborar una declaración medioambiental corporativa que abarque una serie de emplazamiento geográficos diferentes. El propósito del EMAS es garantizar la responsabilidad local y, por lo tanto, las organizaciones deberán garantizar que el correspondiente impacto significativo sobre el medio ambiente de cada centro está claramente identificado e incluido en la declaración corporativa.

ANEXO IV

Logotipo

Téngase en cuenta la letra b) del apartado 16.D.4 del Anexo II del Acta relativa a las condiciones de adhesión de la República Checa, la República de Estonia, la República de Chipre, la República de Letonia, la República de Lituania, la República de Hungría, la República de Malta, la República de Polonia, la República de Eslovenia y la República Eslovaca, y a las adaptaciones de los Tratados en los que se fundamenta la Unión («D.O.U.E.L.» 23 septiembre 2003)

ANEXO V

ACREDITACIÓN, SUPERVISIÓN Y FUNCIONES DE LOS VERIFICADORES MEDIOAMBIENTALES

5.1. Observaciones de carácter general

La acreditación de los verificadores medioambientales se basarán en los principios generales de competencia establecidos en el presente Anexo. Los organismos de acreditación pueden optar por acreditar como verificadores medioambientales a personas físicas, organizaciones o ambas. Según el artículo 4, los sistemas nacionales de acreditación definen los requisitos procedimentales y criterios detallados para la acreditación de los verificadores medioambientales con arreglo a dichos principios. La conformidad con dichos principios se garantizará mediante el procedimiento de revisión inter pares establecido en el artículo 4.

5.2. Requisitos para la acreditación de los verificadores medioambientales

5.2.1. Las competencias siguientes constituyen los requisitos mínimos que debe cumplir todo verificador medioambiental, sea una persona física o una organización:

• a) Conocimiento y comprensión del Reglamento, del funcionamiento general de los sistemas de gestión medioambiental, de las normas aplicables y de las directrices establecidas por la Comisión, en virtud del artículo 4 y del apartado 2 del artículo 14, para la aplicación del presente Reglamento;
• b) Conocimiento y comprensión de los requisitos legales, reglamentarios y administrativos pertinentes a la actividad objeto de la verificación;
• c) Conocimiento y comprensión de los problemas medioambientales, incluida la dimensión medioambiental del desarrollo sostenible;
• d) Conocimiento y comprensión de los aspectos técnicos, relativos a los problemas medioambientales, de la actividad sujeta a verificación;
• e) Comprensión del funcionamiento general de la actividad sujeta a verificación, con el fin de evaluar la pertinencia del sistema de gestión;
• f) Conocimiento y comprensión de los requisitos y métodos de la auditoría medioambiental;
• g) Competencias en materia de verificación de informaciones (declaración medioambiental).

Deberán facilitarse, al sistema de acreditación al que el candidato a verificador haya solicitado la acreditación, las pruebas oportunas del conocimiento del verificador, así como de sus oportunas experiencia y capacidades técnicas en los citados ámbitos.

Además, el verificador medioambiental deberá actuar de forma independiente, en particular con independencia del auditor o consultor de la organización, imparcial y objetiva.

El verificador medioambiental individual o la organización de verificación garantizará que su actuación sea independiente de cualesquiera presiones comerciales, financieras o de otro tipo que puedan influir en su juicio o poner en peligro la confianza en su independencia de criterio y en su integridad en relación con sus actividades, y cumplirán cualesquiera normas aplicables al respecto.

El verificador medioambiental dispondrá de métodos y procedimientos documentados, como por ejemplo mecanismos de control de calidad y disposiciones sobre confidencialidad, respecto a los requisitos de verificación del presente Reglamento.

Cuando se trate de organizaciones, el verificador medioambiental tendrá y comunicará, previa solicitud, un organigrama de la organización en que se detallen las estructuras y responsabilidades dentro de la misma, así como una declaración de su estatuto jurídico, propietarios y fuentes de financiación.

5.2.2. Alcance de la acreditación

El alcance de acreditación de los verificadores medioambientales se definirá con arreglo a la clasificación actividades económicas (códigos NACE), establecido por el Reglamento (CEE) nº 3037/90 (8) . El ámbito de acreditación quedará limitado por la competencia del verificador medioambiental. En la acreditación debe constar que el verificador deberá tener en cuenta las dimensiones y complejidad de la actividad, lo que se garantizará mediante el proceso de supervisión.

5.2.3. Requisitos adicionales para la acreditación como verificadores medioambientales de las personas físicas que realicen verificaciones por cuenta propia.

Las personas acreditadas como verificadores medioambientales que realicen verificaciones por cuenta propia, además de cumplir con los requisitos de los puntos 5.2.1. y 5.2.2, deberán tener:

• - toda la competencia necesaria para realizar verificaciones en los ámbitos para los que estén acreditados;
• - un ámbito limitado de acreditación, en función de sus competencias personales.

El cumplimiento de estos requisitos se asegurará merced a la evaluación efectuada con anterioridad a la acreditación y de la supervisión del organismo de acreditación.

5.3. Supervisión de los verificadores medioambientales

5.3.1. Supervisión de los verificadores medioambientales ejecutada por el organismo encargado de conceder la acreditación

El verificador medioambiental informará sin demora al organismo de acreditación de todos los cambios que se produzcan respecto de la acreditación o el ámbito de dicha actividad.

A intervalos regulares de 24 meses como máximo se adoptarán las disposiciones necesarias para garantizar que el verificador medioambiental sigue cumpliendo los requisitos de acreditación y controlar la calidad de las verificaciones realizadas. La supervisión podrá efectuarse mediante auditorías en las oficinas, investigación de testimonios recogidos en las organizaciones, cuestionarios, examen de las declaraciones medioambientales validadas por los verificadores, y examen de los informes de verificación. Será proporcional a la actividad realizada por el verificador medioambiental.

Toda decisión adoptada por el organismo de acreditación para retirar o suspender una acreditación o reducir el ámbito de acreditación se adoptará exclusivamente después de que el verificador medioambiental haya tenido la posibilidad de hacerse oír.

5.3.2. Supervisión de los verificadores medioambientales que realizan actividades de verificación en un Estado miembro distinto de aquél que le concedió la acreditación

Un verificador medioambiental en un Estado miembro, antes de emprender actividades de verificación en otro Estado miembro, tendrá que facilitar al organismo de acreditación de este último Estado, con cuatro semanas de antelación como mínimo, notificación de:

• - los detalles de su acreditación, sus competencias y la composición de su equipo, si procede;
• - el momento y el lugar de la verificación: dirección y punto de contacto de la organización, medidas adoptadas respecto de aspectos legales y conocimientos lingüísticos, en caso necesario.

El organismo de acreditación podrá solicitar que se le faciliten más detalles sobre los conocimientos jurídicos y lingüísticos indispensables mencionados anteriormente.

Esta notificación se comunicará antes de cada nueva verificación.

El organismo de acreditación no impondrá otras condiciones que puedan limitar el derecho del verificador medioambiental a prestar servicios en un Estado miembro distinto de aquél en el que se le ha concedido la acreditación. En particular, las notificaciones no serán objeto de aplicación de tarifas discriminatorias.

El organismo de acreditación tampoco utilizará el procedimiento de notificación para demorar la llegada del verificador medioambiental. Cualquier obstáculo para supervisar al verificador medioambiental en la fecha que se haya comunicado deberá estar debidamente justificado. En caso de producirse gastos de supervisión, el organismo de acreditación estará autorizado a imponer unas tarifas adecuadas.

Si el organismo de acreditación que realiza la supervisión no está satisfecho de la calidad del trabajo realizado por el verificador medioambiental, el informe de supervisión se transmitirá al verificador medioambiental en cuestión, al organismo de acreditación que había concedido la acreditación, al organismo competente del lugar en el que se encuentra la organización objeto de la verificación y, en caso de cualquier otra controversia, al foro de organismos de acreditación.

Ninguna organización podrá impedir que los órganos de acreditación supervisen al verificador medioambiental mediante evaluaciones en presencia de testigos durante el proceso de verificación.

5.4. Función de los verificadores medioambientales

5.4.1. La función del verificador medioambiental será la de certificar, sin perjuicio de las facultades de ejecución de los Estados miembros respecto de las disposiciones normativas:

• a) el cumplimiento de todos los requisitos del presente Reglamento: análisis medioambiental si procede, sistema de gestión medioambiental, auditoría medioambiental y sus resultados, y declaración medioambiental;
• b) la fiabilidad, verosimilitud y corrección de los datos y la información incluidos en:
  • - la declaración medioambiental (puntos 3.2 y 3.3 del Anexo III)
  • - la información medioambiental que deberá validarse (punto 3.5 del Anexo III).

El verificador medioambiental investigará, en particular, con un método profesional sólido, la validez técnica del análisis medioambiental, si procede, o las auditorías u otros procedimientos seguidos por la organización, sin duplicar los procedimientos de forma innecesaria. El verificador medioambiental deberá realizar sondeos para determinar la fiabilidad de las auditorías internas.

5.4.2. Al realizar la primera verificación, el verificador medioambiental comprobará en especial que la organización cumple los requisitos siguientes:

• a) un sistema de gestión medioambiental plenamente operativo de conformidad con el Anexo I;
• b) un programa de auditoría totalmente planificado, ya implantado, de conformidad con lo dispuesto en el Anexo II, de tal modo que al menos se hayan cubierto las zonas que tengan el impacto medioambiental más significativo;
• c) la realización de un examen de gestión;
• d) la preparación de una declaración medioambiental de conformidad con el punto 3.2 del Anexo III.

5.4.3. Respeto de la legislación.

El verificador medioambiental deberá asegurarse de que la organización aplica procedimientos para controlar los aspectos de sus operaciones sujetos a la legislación nacional o comunitaria pertinente y de que dichos procedimientos pueden garantizar la conformidad. Los controles de las auditorías probarán, en particular, la capacidad de los procedimientos aplicados para garantizar el respeto de la legislación.

El verificador medioambiental no validará la declaración medioambiental si durante el proceso de verificación observa, por ejemplo mediante sondeos, que la organización no garantiza el respeto de la legislación.

5.4.4. Definición de organización

Al verificar el sistema de gestión medioambiental y la declaración medioambiental, el verificador medioambiental deberá asegurarse de que los componentes de la organización están inequívocamente definidos y corresponden a la división real de sus actividades. El contenido de la declaración deberá abarcar claramente las distintas partes de la organización en las que es aplicable el EMAS.

5.5. Condiciones para que el verificador medioambiental ejerza su actividad

5.5.1. El verificador medioambiental actuará dentro de las atribuciones de su ámbito de acreditación y sobre la base de un acuerdo escrito con la organización en el que se defina el alcance del trabajo y que permita al verificador actuar de manera profesional e independiente y comprometa a la organización a ofrecer la cooperación necesaria.

5.5.2. La verificación incluirá un examen de la documentación, una visita a la organización, incluyendo en particular entrevistas con el personal, la preparación de un informe a la dirección de la organización y la solución propuesta por la organización de los problemas planteados en el informe.

5.5.3. La documentación que habrá que examinar antes de la visita incluirá información básica sobre la organización y sus actividades, la política y el programa medioambientales, la descripción del sistema de gestión medioambiental utilizado en la organización, detalles del análisis medioambiental o de las auditorías realizadas, el informe de dichas evaluaciones o auditorías y de las acciones correctoras emprendidas con posterioridad y el proyecto de declaración medioambiental.

5.5.4. El verificador medioambiental preparará un informe para la dirección de la organización. Dicho informe deberá especificar:

• a) todas las cuestiones importantes para el trabajo realizado por el verificador medioambiental;
• b) el punto de partida de la organización para la aplicación de un sistema de gestión medioambiental;
• c) en general, los casos de incumplimiento de las disposiciones del presente Reglamento y en particular:
  • - las deficiencias técnicas del análisis medioambiental, del método de auditoría, del sistema de gestión medioambiental o de cualquier otro procedimiento pertinente;
  • - los puntos de desacuerdo con el proyecto de declaración medioambiental, así como detalles de las enmiendas o adiciones que deban introducirse en dicha declaración;
• d) la comparación con las declaraciones anteriores y la evaluación del comportamiento de la organización.

5.6. Periodicidad de la verificación

En consulta con la organización, el verificador medioambiental elaborará un programa para garantizar que todos los elementos requeridos para el registro en el EMAS se verifiquen en un período no superior a 36 meses. Además, el verificador medioambiental deberá validar a intervalos de doce meses como máximo toda información actualizada de la declaración medioambiental. Este calendario podrá modificarse cuando se den las circunstancias especificadas en las directrices de la Comisión adoptadas de acuerdo con el procedimiento establecido en el apartado 2 del artículo 14.

ANEXO VI

ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES

6.1. Observaciones de carácter general

Toda organización deberá tener en cuenta todos los aspectos medioambientales de sus actividades, productos y servicios y, sobre la base de unos criterios que tendrán en cuenta la legislación comunitaria, decidirá cuáles de sus aspectos medioambientales tienen un impacto significativo, a modo de base para establecer sus objetivos y metas medioambientales. Dichos criterios estarán a disposición del público.

La organización deberá tener en cuenta los aspectos medioambientales directos e indirectos de sus actividades, productos y servicios.

6.2. Aspectos medioambientales directos

Se incluyen aquí las actividades de una organización sobre las que esta última tiene el control de la gestión y pueden incluir, entre otras cosas:

• a) las emisiones atmosféricas;
• b) los vertidos al agua;
• c) la prevención, el reciclado, la reutilización, el transporte y la eliminación de residuos sólidos y de otra naturaleza, en particular los residuos peligrosos;
• d) la utilización y contaminación del suelo;
• e) el empleo de recursos naturales y materias primas (incluida la energía);
• f) las cuestiones locales (ruido, vibraciones, olores, polvo, apariencia visual, etc.);
• g) las cuestiones relacionadas con el transporte (de bienes y servicios y de personas);
• h) el riesgo de accidentes e impactos medioambientales derivados, o que pudieran derivarse, de los incidentes, accidentes y posibles situaciones de emergencia;
• i) los efectos en la diversidad biológica.

6.3. Aspectos medioambientales indirectos

Como consecuencia de las actividades, productos y servicios de una organización, se pueden producir impactos medioambientales significativos sobre los que la organización no tenga pleno control de la gestión.

Se pueden incluir aquí, entre otras cuestiones:

• a) aspectos relacionados con la producción (diseño, desarrollo, embalaje, transporte, utilización y recuperación y eliminación de residuos);
• b) inversiones de capital, concesión de préstamos y seguros;
• c) nuevos mercados;
• d) elección y composición de los servicios (por ejemplo, transporte o restauración);
• e) decisiones de índole administrativa y de planificación;
• f) composición de la gama de productos;
• g) el comportamiento medioambiental y las prácticas de contratistas, subcontratistas y proveedores.

Las organizaciones deben poder demostrar que los aspectos medioambientales significativos asociados con sus procedimientos de adquisición han sido identificados y que los impactos significativos asociados con tales aspectos se han tenido en cuenta en el sistema de gestión. La organización procurará garantizar que los proveedores y quienes actúen en nombre de ella den cumplimiento a la política medioambiental de la organización siempre que lleven a cabo actividades cubiertas por el contrato.

En el caso de que existan estos aspectos medioambientales indirectos, la organización analizará qué influencia puede ejercer sobre los mismos y qué medidas puede adoptar para reducir su impacto.

6.4. Significación de los aspectos medioambientales

La organización tiene la responsabilidad de definir unos criterios para evaluar la significación de los aspectos medioambientales de sus actividades, productos y servicios y de determinar cuáles de ellos tienen un impacto medioambiental significativo. Los criterios adoptados por la organización deberán ser generales, aptos para ser sometidos a una comprobación independiente, reproducibles y puestos a disposición del público.

Las consideraciones que se han de tener en cuenta al determinar los criterios de evaluación de la significación de los aspectos medioambientales de la organización pueden ser, entre otras:

• a) la información sobre la situación del medio ambiente para determinar las actividades, productos y servicios de la organización que puedan tener un impacto medioambiental;
• b) los datos existentes de la organización sobre materiales y consumo de energía, vertidos, residuos y emisiones, en términos de riesgos;
• c) los puntos de vista de las partes interesadas;
• d) las actividades medioambientales de la organización que están reglamentadas;
• e) las actividades de adquisición;
• f) el diseño, desarrollo, fabricación, distribución, mantenimiento, utilización, reutilización, reciclado y eliminación de los productos de la organización;
• g) las actividades de la organización que tengan los costes y beneficios medioambientales más significativos.

Al valorar la importancia del impacto medioambiental de las actividades de la organización, ésta tendrá en cuenta no sólo las condiciones normales de funcionamiento, sino también las condiciones de arranque y parada y las condiciones aplicables a casos de emergencia razonablemente previsibles. Se tendrán en cuenta las actividades pasadas, presentes y previstas.

ANEXO VII

ANÁLISIS MEDIOAMBIENTAL

7.1. Observaciones de carácter general

Las organizaciones que no hayan facilitado la información necesaria requerida para determinar y evaluar los aspectos medioambientales significativos con arreglo a lo dispuesto en el Anexo VI, deberán establecer su situación actual con respecto al medio ambiente por medio de un análisis. El objetivo debería ser analizar todos los aspectos medioambientales de la organización como base para el establecimiento del sistema de gestión medioambiental.

7.2. Requisitos

El análisis deberá cubrir cinco ámbitos clave:

• a) los requisitos legales, reglamentarios y de otro tipo que la organización suscribe;
• b) la determinación de todos los aspectos medioambientales que tengan un impacto medioambiental significativo con arreglo a lo dispuesto en el Anexo VI, cualificados y cuantificados si procede, y compilación de un registro de los catalogados de significativos;
• c) una descripción de los criterios aplicables a la evaluación de la significación del impacto medioambiental con arreglo a lo establecido en el punto 6.4 del Anexo VI;
• d) un examen de todas las prácticas y procedimientos de gestión medioambiental existentes;
• e) una evaluación de la información obtenida a partir de las investigaciones sobre incidentes previos.

ANEXO VIII

INFORMACIÓN PARA REGISTRO

Requisitos mínimos

Nombre de la organización:

Dirección de la organización:

Persona de contacto:

Código NACE de la actividad:

Número de empleados:

Nombre del verificador medioambiental:

Número de acreditación:

Alcance de la acreditación:

Fecha de la próxima declaración medioambiental:

Nombre y datos de contacto de la autoridad o autoridades competentes de ejecución para la organización:

Hecho en ... el .../.../2000

Firma del representante de la organización ...