Sumario

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su artículo 45, y el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, que lo desarrolla, instan a las administraciones públicas a emplear y aplicar técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, reconociendo validez y eficacia a los documentos administrativos producidos mediante estas técnicas que garanticen la autenticidad, integridad, conservación e identidad del autor de los documentos, así como el ejercicio de la competencia por el órgano o unidad que la ejerce.

Asimismo, la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en su artículo 1.2, dispone que las Administraciones públicas utilizarán las tecnologías de la información que aseguren la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos e informaciones que gestionen en el ejercicio de sus competencias.

El Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, aborda el desarrollo del referido artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, con la pretensión de delimitar, en el ámbito de la Administración General del Estado, las garantías, requisitos y supuestos de utilización de las mencionadas técnicas. Así, el artículo 4 de dicho real decreto permite la utilización de soportes, medios y aplicaciones electrónicas, informáticas y telemáticas en cualquier actuación administrativa, siempre que se adopten las medidas técnicas y de organización necesarias para asegurar la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de la información.

El Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso de la Administración General del Estado, dispone en su artículo 3 que la formalización de documentos, entendida como garantía y medio de acreditar su autenticidad, puede realizarse alternativamente, por el procedimiento tradicional de inserción de firma manuscrita o por símbolos o códigos generados electrónica, informática o telemáticamente.

La utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la gestión de prestaciones cuya competencia corresponde al Instituto Nacional de la Seguridad Social se encuentra ya consolidada desde hace tiempo, incluido el lanzamiento en soporte papel de los correspondientes actos o resoluciones que ponen fin a los mismos, exceptuando su fase de formalización que se realiza manualmente con arreglo al sistema tradicional de firma autógrafa y manuscrita.

La vocación de servicio público de calidad que orienta la actuación de este Instituto, los compromisos que en este sentido tiene asumidos y los nuevos horizontes que está abriendo y los servicios que posibilita la denominada sociedad de la información, exigen la expansión de las técnicas informáticas y telemáticas a los ámbitos de actuación a los que todavía no se aplican.

Mediante esta resolución se integra la formalización de documentos emitidos en soporte papel dentro de las mismas aplicaciones informáticas actualmente operativas para tramitar los procedimientos cuya competencia corresponde a este Instituto, configurándose éstas, como el sistema informático de la Seguridad Social en general, de forma que, además de constituir un instrumento básico para conseguir una gestión ágil y de calidad, garanticen la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos contenidos en el sistema, en los términos que establece la Orden del entonces Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de 17 de enero de 1996, por la que se aprobaron los criterios básicos de acceso al sistema informático de la Seguridad Social.

La formalización de documentos por símbolos y códigos generados electrónica y automáticamente, permite comprobar el carácter genuino y veraz de los documentos. Este procedimiento de formalización posibilita la implantación de sistemas automáticos de registro de salida y de ensobrado mecánico de las resoluciones y documentos que deban ser notificados, lo que permite automatizar estos trámites administrativos, consiguiendo una mayor agilidad administrativa en la comunicación con los ciudadanos.

Por otra parte, ha de tenerse en cuenta que los artículos 5 y 9 del citado Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, disponen que los programas y aplicaciones que efectúen tratamiento de información cuyo resultado sea utilizado para el ejercicio por los órganos y entidades del ámbito de la Administración General del Estado de las potestades que tienen atribuidas, deberán ser objeto de aprobación y difusión pública, mediante resolución del órgano administrativo que tenga atribuida la competencia para resolver el procedimiento y su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», debiéndose solicitar previamente la emisión de los informes técnicos que se estimen convenientes, que se pronunciarán sobre los aspectos que se especifican en el apartado 3 del artículo 9.

De acuerdo con lo prevenido en el citado artículo 9.3, la Gerencia de Informática de la Seguridad Social ha emitido el correspondiente informe técnico sobre la legalidad y seguridad de la aplicación, la normalización de los medios de acceso y la conservación de los soportes utilizados.

En consecuencia, de acuerdo con el informe técnico de la Gerencia de Informática de la Seguridad Social y en virtud de las facultades conferidas por el Real Decreto 2583/1996, de 13 de diciembre, de estructura orgánica y funciones del Instituto Nacional de la Seguridad Social y de modificación parcial de las correspondientes a la Tesorería General de la Seguridad Social,

Esta Dirección General resuelve:

Primero.- La emisión y expedición de documentos producidos por el Instituto Nacional de la Seguridad Social en soporte papel, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, deberán formalizarse de acuerdo con los artículos 3 y 4.2 del Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso de la Administración General del Estado, incluidos los de mero trámite que proceda notificar y las certificaciones.

Segundo.- Como garantía y marca de autenticidad de todos los documentos incluidos en el ámbito de aplicación de esta resolución se crea el código electrónico de autenticidad, identificable con las siglas CEA, original y único para cada documento generado electrónica y automáticamente, que permitirá controlar el carácter genuino y veraz de su contenido y la identidad del firmante.

Tercero.- El código electrónico de autenticidad posibilitará, como mínimo, de acuerdo con el sistema de control de acceso al sistema informático de la Seguridad Social vigente en cada momento, la identificación del órgano o unidad emisora del documento, así como la identidad funcional y personal y autenticidad de la voluntad de quien lo autoriza.

Cuarto.- El código se generará electrónica y automáticamente a la vez que el texto de cada documento al que permanecerá asociado y figurará seguido de su denominación o de las siglas que lo identifican, de la cita de esta resolución y de la fecha de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

Quinto.- La Subdirección General de Gestión de Prestaciones y la Subdirección General de Gestión de Incapacidad Temporal y otras Prestaciones a Corto Plazo habilitarán, en sus respectivos ámbitos de competencias, las transacciones informáticas adecuadas que posibiliten, mediante la introducción del CEA, la recuperación, visualización y reimpresión del documento original y su código de autenticidad, en condiciones que permitan formar juicio de autenticidad sobre el documento emitido en soporte papel. Estas actuaciones permitirán comprobar y verificar la procedencia orgánica del documento, la identidad funcional y personal de su autor jurídico y la correspondencia entre el contenido sustancial del texto del documento y su expresión sintetizada en el propio CEA.

Las aplicaciones o transacciones informáticas permitirán, con la introducción de este código, la recuperación y visualización del documento y del código original o, en su caso, detectar posibles falsedades.

Sexto.- La formalización electrónica de documentos podrá realizarse individualmente por documento o por relación abreviada o resumida comprensiva de varios documentos. En cualquier caso, sólo tendrán acceso a la correspondiente aplicación o transacción para formalizar electrónicamente los documentos las personas autorizadas por razón de sus competencias o funciones.

La formalización de documentos por la persona autorizada o por aquella en quien ésta delegue condicionará el lanzamiento del soporte papel correspondiente.

Séptimo.- La Subdirección General de Gestión de Prestaciones y la Subdirección General de Gestión de Incapacidad Temporal y otras Prestaciones a Corto Plazo, de la Dirección General de este Instituto, implantarán progresivamente, en las aplicaciones informáticas actualmente operativas, las modificaciones y adaptaciones que procedan para la completa aplicación de esta resolución. Hasta que los documentos no puedan ser formalizados en los términos que establece el apartado sexto de esta resolución, esta formalización podrá llevarse a cabo por relación, bajo firma autógrafa y manuscrita, que será previa al lanzamiento mecanizado de los correspondientes documentos.