Sumario

El artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, dispone que las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de técnicas y medios telemáticos para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, posibilitándose de igual forma que los ciudadanos, cuando sea compatible con los medios técnicos disponibles, puedan relacionarse con las Administraciones a través de técnicas y medios electrónicos e informáticos, siempre atendiendo a los requisitos y garantías previstos en cada procedimiento.

Dicho precepto ha sido desarrollado por el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, siendo, asimismo, aplicable a las entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de aquélla cuando ejerzan potestades administrativas, en el ejercicio de sus competencias y en el desarrollo de sus actividades, así como en sus relaciones internas o externas. En particular, el artículo 4 admite su utilización en la iniciación, tramitación y terminación de los procedimientos administrativos, disponiendo sus artículos 5 y 9 que los programas y aplicaciones que efectúen tratamiento de información cuyo resultado sea utilizado para el ejercicio por los órganos y entidades del ámbito de la Administración General del Estado de las potestades que tienen atribuidas, deberán ser objeto de aprobación y difusión pública, mediante resolución del órgano administrativo que tenga atribuida la competencia para resolver el procedimiento, siendo objeto de publicación en el «Boletín Oficial del Estado».

De modo más específico el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro, admite expresamente la presentación de solicitudes por estos medios, siendo de aplicación directa a los procedimientos administrativos no tributarios tramitados por la Agencia Tributaria.

En el ámbito de la gestión interna de los Recursos Humanos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, la utilización de técnicas y medios telemáticos se encuentra actualmente en plena expansión, dentro de la vocación de servicio público a que responde desde su creación, y en el objetivo de generalización en todos sus ámbitos de actuación del uso de las más modernas tecnologías que articulan la sociedad de la información. De esta forma se están ya utilizando estos medios para dar información interna a todos los empleados, y se pretenden extender a la realización de determinados trámites y procedimientos administrativos de personal, articulando modelos de gestión que permiten su integración en las aplicaciones de Informática Corporativa. Estos sistemas se han diseñado asumiendo un compromiso de calidad y generalización en su uso interno, posibilitándose el acceso para la totalidad de los empleados de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

El medio elegido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria para otorgar a la presentación de las citadas solicitudes, instancias o comunicaciones la seguridad requerida garantiza tanto la identificación fidedigna del usuario remitente y del destinatario, como el momento y lugar en que se produce dicho acceso, así como la información a la que se accede o que es introducida por el usuario del sistema, preservando la integridad del documento y su confidencialidad. Igualmente se encuentran debidamente garantizadas la integridad y confidencialidad de los datos introducidos en estas aplicaciones, y en especial el carácter reservado de claves de usuario y códigos de acceso personales.

Ello posibilita el establecimiento de un modelo de gestión de recursos humanos en el que los empleados de la Agencia Estatal de Administración Tributaria pueden relacionarse con la misma a través de los instrumentos descritos, mediante una aplicación específica constituida por el «Panel de Recursos Humanos».

Dado que dicha relación se articula, de acuerdo con lo anteriormente descrito, sobre la base de la generalización del uso de medios electrónicos, mediante la Resolución de 23 de julio de 2002, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, se ha procedido a crear Registros Telemáticos para la recepción o salida de solicitudes, escritos o comunicaciones que se transmitan por medios telemáticos, y en concreto en su apartado tercero se crea un Registro Telemático en materia de Personal, que cumple con las prescripciones recogidas en el artículo 11 del Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo.

En virtud de lo anterior y de acuerdo con las competencias propias en materia de personal atribuidas a la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria por el artículo 103.Tres de la Ley 31/1990, de 27 de diciembre, y lo dispuesto en el artículo 9 del Real Decreto 263/1996, dispongo:

Primero.- Objeto.

1. La presente Resolución tiene por objeto aprobar los programas y aplicaciones electrónicos, informáticos y telemáticos que soportan y posibilitan la presentación de las solicitudes, instancias, escritos o comunicaciones que se mencionan en el apartado segundo de esta Resolución.

2. Los documentos electrónicos generados por los empleados de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que tengan relación con los procedimientos de personal incluidos en la presente Resolución, se presentarán y remitirán a los órganos competentes para su tramitación a través del Registro Telemático en materia de Personal dependiente del Departamento de Recursos Humanos y Administración Económica, creado por la Resolución de 23 de julio de 2002, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. En ningún caso la presentación telemática de estos documentos alterará la distribución de competencias para la resolución de los correspondientes procedimientos, ni los plazos de presentación establecidos en la normativa de aplicación o, en su caso, en la convocatoria específica en la que se participe.

Segundo.- Ámbito de aplicación.

1. Podrán presentar por vía telemática las instancias, solicitudes, escritos o comunicaciones relacionados con los procedimientos especificados en esta Resolución los empleados de la Agencia Estatal de Administración Tributaria a los que ésta previamente haya atribuido la condición de usuarios para el acceso a las correspondientes aplicaciones de su Informática Corporativa.

La utilización de este procedimiento de presentación de instancias, solicitudes, escritos o comunicaciones por los empleados de la Agencia Estatal de Administración Tributaria tendrá carácter voluntario.

2. A estos efectos, los empleados de la Agencia Estatal de Administración Tributaria estarán identificados mediante un «código de usuario» y una «palabra de control personal».

El «código de usuario» es el código alfanumérico personal proporcionado a cada empleado por el Departamento de Informática Tributaria, conforme a lo dispuesto en el Documento de Seguridad Informática de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, aprobado por Resolución 5/2001, de 12 de septiembre, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

La «palabra de control personal» completará el código de usuario para acceso a las aplicaciones informáticas y será registrada en el sistema informático de forma criptográfica de tal manera que no sea posible su lectura. La actualización y renovación de la palabra de control se realizará con arreglo a lo establecido en el Documento de Seguridad Informática.

El código de usuario y la palabra de control personal, sin perjuicio de su almacenamiento y custodia por el Departamento de Informática Tributaria, deberán mantenerse bajo exclusivo control de su titular y no deberán ser facilitados por el mismo a otras personas. La responsabilidad que se pueda derivar del uso indebido de los códigos de usuarios, incluso mediando consentimiento de su titular, corresponderá a los usuarios y titulares de los mismos.

3. La utilización de este sistema de presentación telemática de instancias, solicitudes, escritos y comunicaciones por los empleados de la Agencia Estatal de Administración Tributaria se extenderá a los siguientes procedimientos en materia de personal gestionados por el Departamento de Recursos Humanos y Administración Económica:

• 1.º Convocatorias de provisión de puestos de trabajo mediante concurso efectuadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria ( artículo 20 de la Ley 30/1984, de 2 de agosto, y artículos 39 a 50 del Real Decreto 364/1995, de 10 de marzo).
• 2.º Convocatorias de provisión de puestos de trabajo mediante libre designación efectuadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria ( artículo 20 de la Ley 30/1984, de 2 de agosto, y artículos 51 a 58 del Real Decreto 364/1995, de 10 de marzo).
• 3.º Convocatorias de acceso, integración u obtención de Especialidades en Cuerpos y Escalas adscritos a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• 4.º Convocatorias de Ayudas del Plan de Acción Social aprobadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• 5.º Convocatorias de cursos incluidos en los planes de formación aprobados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• 6.º Dietas y gastos de locomoción en desplazamientos urbanos e interurbanos ( Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo).

En aquellos procedimientos que requieran de una previa convocatoria por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, será preceptivo para la aplicación de este sistema de presentación telemática que la convocatoria incluya expresamente esta posibilidad.

Tercero.- Condiciones generales.

1. La presentación de documentos electrónicos en los procedimientos contemplados en el apartado anterior tendrá lugar única y exclusivamente mediante los mecanismos establecidos al efecto en las aplicaciones de Recursos Humanos de la Informática Corporativa, de acuerdo con las prescripciones definidas por el Departamento de Informática Tributaria.

2. Todo documento presentado deberá ajustarse a los formatos preestablecidos en la aplicación «Panel de Recursos Humanos». El usuario autorizado deberá acceder a dicha aplicación, previa introducción de su número de usuario y de su clave personal.

3. El Departamento de Recursos Humanos y Administración Económica definirá para cada trámite en el que se habilite la presentación de documentos electrónicos, y en su caso para cada convocatoria específica, el contenido y formato de los documentos que se puedan confeccionar y presentar electrónicamente.

Podrá de igual forma especificar la documentación anexa que sea necesario incorporar al expediente acompañando a la instancia, escrito o comunicación, debiendo ésta presentarse en algún Registro no telemático haciendo mención al número o código de registro individualizado del documento electrónico al que acompañan. Todo ello sin perjuicio de la que voluntariamente quieran presentar los interesados.

4. Para la cumplimentación de formularios electrónicos que soporten las instancias, solicitudes, escritos o comunicaciones en materia de personal, el usuario deberá proceder de acuerdo con los siguientes pasos:

• 1.º Accederá a la Informática Corporativa de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, previa introducción de su código de usuario y de su clave personal. En este momento se procederá a la autentificación de la identidad del solicitante mediante la validación del código de usuario y clave de control personal introducidas.
• 2.º Dentro de las aplicaciones de dicha Informática, seleccionará la opción Panel de Recursos Humanos.
• 3.º Entre las utilidades de Panel, deberá seleccionar el formulario correspondiente al procedimiento y, en su caso, convocatoria en relación con la cual desee presentar un documento electrónico.
• 4.º Accederá a la utilidad «presentación de instancias» donde cumplimentará los datos incluidos en el formulario que aparecerá en pantalla. El formulario incluirá automáticamente los datos personales de identificación del usuario, validados al acceder a la aplicación mediante la inserción de su código de usuario y su clave personal. Dichos datos personales no podrán ser modificados en ningún caso.

  Una vez introducidos todos los datos requeridos por cada formulario, si éstos son validados por el sistema informático, se mostrará el documento. En caso contrario, se indicarán los errores u omisiones en que se haya incurrido para que el interesado proceda a su subsanación.

  Los formularios podrán incluir, en su caso, la opción de almacenamiento temporal parcial del documento, a fin de que por el usuario se pueda completar su confección en posteriores sesiones. Este almacenamiento temporal de la información tendrá sólo carácter instrumental y carecerá de transcendencia jurídica alguna en los correspondientes procedimientos.

• 5.º Una vez completado y validado el documento, el usuario transmitirá el formulario al Registro Telemático de la Agencia Estatal de Administración Tributaria en materia de personal, pulsando para ello la correspondiente utilidad de confirmación. Si el documento es aceptado, la aplicación devolverá en pantalla un resguardo de presentación con los datos especificados en el apartado quinto de la Resolución de 23 de julio de 2002, de la Presidencia de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por la que se crean Registros Telemáticos. El usuario podrá obtener copia escrita de este resguardo mediante la impresión de la correspondiente pantalla.

5. En aquellos casos en que se detecten anomalías de tipo técnico en la transmisión telemática del documento, dicha circunstancia se pondrá en conocimiento del presentador por la propia aplicación mediante los correspondientes mensajes de error, para que proceda a la subsanación.

6. Los usuarios podrán consultar los documentos electrónicos presentados mediante la opción de consulta que al efecto se habilite en el Panel de Recursos Humanos.

7. En cada una de las convocatorias de los procedimientos a los que es de aplicación la presente Resolución, se incluirán en anexos, tanto el modelo de instancia para su presentación en formato papel, como la identificación del correspondiente formulario electrónico y del procedimiento para acceder al mismo a través de las aplicaciones de la Informática Corporativa.

Cuarto.- Modificación o renuncia al contenido de los documentos electrónicos presentados.

1. Los documentos electrónicos presentados de acuerdo con el procedimiento regulado en la presente Resolución se ordenarán por su fecha y hora de recepción, teniéndose en cuenta a efectos de la participación del interesado en los diferentes procesos exclusivamente el último presentado, para el caso de que un único usuario haya enviado más de una instancia o formulario y con independencia del tipo de Registro utilizado para ello.

2. No cabe la presentación por medios electrónicos de renuncias o modificaciones parciales de las instancias o formularios electrónicos presentados. Para estos casos deberá presentarse el correspondiente documento de renuncia o modificación parcial en un Registro ordinario.

3. Sólo se admitirá por este sistema la alteración del contenido de una solicitud o instancia ya registrada electrónicamente mediante la presentación de otra posterior en plazo que sustituya íntegramente a ésta, o mediante la renuncia completa a la misma.

Para renunciar o desistir de forma completa del contenido y trámite generado por un documento electrónico ya presentado, deberán seguirse los siguientes pasos:

• 1.º Accederá a la Informática Corporativa de acuerdo con lo previsto en el apartado tercero, punto cuarto, números 1.º al 3.º de la presente Instrucción.
• 2.º Una vez situado dentro del bloque correspondiente, y en su caso de la convocatoria de referencia, seleccionará la utilidad «Renuncia a instancias presentadas» y dentro de ésta aquélla, identificada con su código de registro individualizado, sobre la que quiera renunciar o desistir.
• 3.º Transmitirá al Registro Telemático de la Agencia Estatal de Administración Tributaria en materia de personal la renuncia a la totalidad del documento anteriormente presentado, pulsando la correspondiente utilidad de confirmación. La aplicación generará en pantalla un resguardo de la renuncia presentada, con indicación de un código de identificación y la fecha y hora de presentación. El usuario podrá obtener copia escrita de este resguardo mediante la impresión de la correspondiente pantalla.

Quinto.- Integridad de los documentos electrónicos generados.

La aplicación Informática Corporativa de la Agencia Estatal de Administración Tributaria que soporta los procedimientos para la generación, remisión y archivo de documentos electrónicos en procedimientos internos de personal, garantizará la constancia del contenido de los mismos, estableciéndose un registro por dato, identificándose cada dato mediante un nombre de campo predefinido, y asociándose cada dato a un número de orden.

Cada tipo de trámite en el que se habilite la presentación de solicitudes, instancias y comunicaciones tendrá asignados sus propios ficheros de forma individualizada, a fin de garantizar una mejor identificación de los documentos generados y del procedimiento con el que se relaciona, permitiendo a su vez una consulta individualizada.

En el anexo técnico de esta Resolución se recogen las características básicas del sistema de información a utilizar en la captación y conservación de los documentos electrónicos presentados. Las modificaciones que en el mismo se deban incorporar como consecuencia de la adaptación de los programas utilizados o de la incorporación de nuevas tecnologías serán aprobadas por el Departamento de Informática Tributaria.

Sexto.- Desarrollo de las aplicaciones.

Corresponde al Departamento de Informática Tributaria la programación y supervisión del sistema de información para su correcto funcionamiento y para la devolución de los documentos presentados con su número de registro individualizado y la indicación de la fecha y la hora de presentación.

Séptimo.- Entrada en vigor.

La presente Resolución entrará en vigor a partir del día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».