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Orden de 13 de abril de 2022, de la Consejera de Gobernanza Pública y Autogobierno, del Registro de Personal Funcionario Habilitado de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi

Ficha:
  • ÓrganoDEPARTAMENTO DE GOBERNANZA PUBLICA Y AUTOGOBIERNO
  • Publicado en BOPV núm. 88 de 09 de Mayo de 2022
  • Vigencia desde 10 de Mayo de 2022
Versiones/revisiones:

Sumario

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en su exposición de motivos, destaca la obligación de las Administraciones Públicas de contar con un registro u otro sistema equivalente que permita dejar constancia del personal funcionario habilitado para la realización de copias auténticas, de forma que se garantice que las mismas han sido expedidas adecuadamente, así como del personal funcionario habilitado dedicado a asistir a las personas interesadas en el uso de medios electrónicos, pudiendo ejercer una o ambas funciones.

Así, en su artículo 12, establece que las Administraciones Públicas asistirán en el uso de medios electrónicos a las personas interesadas que no estén obligadas a relacionarse electrónicamente con las mismas y que así lo soliciten. Además, cuando no dispongan de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por personal funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado.

Para ello, las Administraciones Públicas mantendrán actualizado un registro u otro sistema equivalente, donde constarán las personas funcionarias habilitadas para la identificación o firma electrónica y en el que se incluirán, al menos, aquellas que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros. Estos registros deberán ser interoperables y estar interconectados con los de todas las Administraciones Públicas.

Por otra parte, el artículo 27 de la Ley 39/2015 regula la validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas, y prevé que se podrán realizar copias auténticas mediante persona funcionaria habilitada o mediante actuación administrativa automatizada, para lo que deberán mantener actualizado un registro u otro sistema equivalente, donde constarán las personas funcionarias habilitadas para la expedición de copias auténticas. En dicho artículo también se precisa que constarán, al menos, las personas funcionarias que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

En el ámbito de la Comunidad Autónoma de Euskadi, el Decreto 21/2012, de 21 de febrero, de Administración Electrónica regula, en su artículo 14, la habilitación de personal funcionario para que, mediante su firma electrónica reconocida, pueda realizar los trámites para los que la ciudadanía le faculte. Asimismo, establece que, mediante orden de la persona titular del departamento competente en materia de administración electrónica, se creará y regulará el funcionamiento del registro de personal funcionario habilitado, incluido el sistema para la determinación del personal habilitado y el alcance de la habilitación.

A su vez, el artículo 55.2 del Decreto 21/2012 establece que el registro del personal funcionario habilitado para tramitación electrónica y para expedir copias auténticas es uno de los servicios comunes de Administración Electrónica de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y el artículo 55.4 dispone que los servicios comunes de Administración Electrónica serán de uso común obligatorio por todos los órganos de la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y por los organismos autónomos de la Administración Institucional en la red informática con la que gestionan la tramitación de sus procedimientos administrativos, y que dichos servicios comunes también pueden utilizarse facultativamente por otras entidades integrantes del sector público de la Comunidad Autónoma de Euskadi en sus procedimientos sujetos al derecho público.

En desarrollo de lo dispuesto por el Decreto 21/2012, se aprobó la Orden de 14 de diciembre de 2012, por la que se regula el Registro electrónico de representantes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi y por la que se crea y regula el Registro de personal funcionario habilitado.

Conforme a este marco legal y reglamentario, esta orden tiene por objeto crear y regular el Registro de Personal Funcionario Habilitado para la expedición de copias auténticas y para la identificación o firma electrónica de las personas interesadas, en aquellos servicios y procedimientos que se determinen, y que estarán disponibles para la ciudadanía en el Punto de Acceso General de la Administración Pública del País Vasco (https: //www.euskadi.eus).

Esta orden se ajusta a los principios de buena regulación contenidos en el artículo 129 de la Ley 39/2015. En este sentido, la norma da cumplimiento a los principios de necesidad, eficacia, proporcionalidad, seguridad jurídica, transparencia y eficiencia.

Además, persigue un interés general al pretender incrementar la eficiencia y la transparencia en el funcionamiento de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi. No existe ninguna alternativa regulatoria menos restrictiva, resulta coherente con el ordenamiento jurídico y permite una gestión más eficiente de los recursos públicos.

Por todo ello, en virtud de las competencias que me atribuye el artículo 7.1, apartados e), f) y m) del Decreto 18/2020, de 6 de septiembre, del Lehendakari, de creación, supresión y modificación de los Departamentos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de determinación de funciones y áreas de actuación de los mismos, en relación con el artículo 3 del Decreto 8/2021, de 19 de enero, por el que se establece la estructura orgánica y funcional del Departamento de Gobernanza Pública y Autogobierno,

DISPONGO:

Artículo 1.– Objeto y ámbito de aplicación

Esta orden tiene por objeto la creación y regulación del Registro de Personal Funcionario Habilitado de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

Artículo 2.– Órganos competentes

1.– El Registro de Personal Funcionario Habilitado de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi será gestionado por la dirección competente en materia de atención a la ciudadanía, que será responsable del diseño, implantación y gestión técnica de la plataforma tecnológica que soporte el Registro.

Esta dirección será responsable de la inscripción, modificación y cancelación de los asientos registrales correspondientes a las personas funcionarias habilitadas.

2.– El órgano al que corresponda la gestión de los recursos humanos de cada entidad o departamento será el competente para la habilitación del personal funcionario que preste servicios en las unidades dependientes de los mismos.

3.– El órgano competente para la habilitación de expedición de copias auténticas será aquel al que corresponda la emisión de los documentos originales, así como aquellos otros órganos a los que se atribuya dicha función en sus normas de competencia.

Artículo 3.– Inscripción en el registro

1.– En el Registro de Personal Funcionario Habilitado deberá inscribirse:

  • a) el personal funcionario habilitado para realizar la identificación y firma electrónica de las personas interesadas no obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración,
  • b) el personal funcionario habilitado para la expedición de copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten las personas interesadas para su incorporación a un expediente administrativo, y
  • c) el personal funcionario habilitado para la expedición de copias auténticas de documentos de expedientes administrativos relativos a procedimientos que son de la competencia del Departamento o entidad al que se encuentre adscrito.

2.– Podrán ser habilitados tanto el personal funcionario de carrera como interino, en servicio activo, a que se refiere el artículo 3. a) y b) del Ley 6/1989, de 6 de julio, de la Función Pública Vasca, y presten servicios en la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi.

3.– Producida la anotación de la habilitación de la persona funcionaria y a solicitud de esta, el registro generará una certificación en la que se hará constar su identificación personal y administrativa, los servicios y procedimientos a los que alcanza su habilitación, la fecha de inicio de la misma y, en su caso, su fecha de fin.

Artículo 4.– Oficinas de asistencia en materia de registro

En la sede electrónica https://www.euskadi.eus/sede-electronica/ se hará pública la relación de las oficinas de asistencia en materia de registro y se mantendrá permanentemente actualizado un directorio geográfico que permita a las personas interesadas identificar la oficina más próxima a su domicilio.

Artículo 5.– Identificación y firma electrónica

1.– La persona interesada, previa acreditación de su identidad, deberá dar su consentimiento expreso para su identificación o firma electrónica por el personal funcionario habilitado, para cada actuación administrativa que la requiera, a través del formulario normalizado que estará disponible y será actualizado en la sede electrónica de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi https://www.euskadi.eus/sede-electronica/

2.– Para la identificación o firma electrónica, el personal funcionario habilitado utilizará el sistema del que esté dotado para ello.

3.– El personal funcionario habilitado entregará a la persona interesada toda la documentación acreditativa del trámite realizado, así como una copia del documento de consentimiento expreso cumplimentado y firmado.

Artículo 6.– Contenido del Registro de Personal Funcionario Habilitado

1.– En el Registro de Personal Funcionario Habilitado constarán los siguientes datos del personal funcionario habilitado:

  • a) Documento Nacional de Identidad o Número de Identidad de Extranjero.
  • b) Nombre y apellidos.
  • c) Número de registro de personal.
  • d) Órgano, organismo o entidad en la que presta servicios.
  • e) Puesto de trabajo que desempeña.
  • f) Correo electrónico corporativo.
  • g) Fecha de alta en el Registro de Personal Funcionario Habilitado.
  • h) Tipo de habilitación: identificación y firma electrónica y/o expedición de copias auténticas.
  • i) Servicios y procedimientos para los que se tiene autorizada la habilitación.
  • j) Causa de la cancelación de la habilitación, en su caso.
  • k) Fecha de baja en el Registro de Personal Funcionario Habilitado.
  • l) Cualquier otro dato que resulte necesario de acuerdo con la normativa vigente.

Artículo 7.– Funcionamiento del Registro de Personal Funcionario Habilitado

1.– La habilitación continuará vigente en tanto no se supriman los servicios y procedimientos a los que alcanza, o en tanto no se produzca el cese o el cambio de puesto de trabajo de la persona funcionaria. Asimismo, la habilitación podrá ser revocada, en cualquier momento, por el órgano competente para su concesión. En todos estos casos, la dirección responsable de la gestión del Registro de Personal Funcionario Habilitado procederá a la cancelación de la inscripción.

2.– El órgano competente para la gestión del Registro de Personal Funcionario Habilitado podrá consultar la base de datos del Registro de Personal o sistema equivalente, únicamente a efectos de la comprobación de los datos de la situación administrativa, del destino y del número de registro de personal del personal funcionario habilitado.

3.– En el Sistema de Información Administrativa (SIA) deberán constar los procedimientos y servicios para los que pueda conferirse la habilitación incorporada al Registro de Personal Funcionario Habilitado, según determine el órgano responsable de los mismos.

4.– Se utilizarán los códigos de los procedimientos y servicios administrativos asignados en el inventario del Sistema de Información Administrativa de la Administración General del Estado, prevista en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica.

Artículo 8.– Publicidad de los servicios y procedimientos

En el Punto de Acceso General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi (https://euskadi.eus) se publicarán los servicios y procedimientos que se podrán tramitar mediante personal funcionario habilitado.

Artículo 9.– Acceso electrónico al Registro de Personal Funcionario Habilitado por las Administraciones Públicas

El Registro será accesible para los órganos de cualquier Administración Pública, sus organismos públicos y entidades de derecho público, para obtener información sobre habilitaciones.

Artículo 10.– Protección de Datos de Carácter Personal

1.– Los tratamientos de datos de carácter personal se someterán a las exigencias de la normativa actual en materia de protección de datos personales, el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de estos datos y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

2.– Las medidas de seguridad implantadas se corresponden con las previstas en el Anexo II (Medidas de seguridad) aprobadas por el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica.

DISPOSICIÓN DEROGATORIA.– Derogación normativa

Quedan derogados los artículos 1.2 y 6 de la Orden de 14 de diciembre de 2012, de la Consejera de Interior, Justicia y Administración Pública, por la que se regula el Registro electrónico de representantes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi y por la que se crea y regula el Registro de personal funcionario habilitado, y cualquier otra disposición en materia de Registro de personal funcionario habilitado que se oponga a esta Orden.

LE0000497064_20220510Ir a Norma afectada

DISPOSICIÓN FINAL.– Entrada en vigor

Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.