Resolución de 16 de noviembre de 2022, de la Secretaría General Técnica, por la que se publica el Convenio entre la Secretaría de Estado de Seguridad y Mercadona, SA, para posibilitar el volcado al sistema informático de la Policía Nacional de los datos necesarios para tramitar el protocolo de denuncias "in situ"

Primera Objeto

El presente convenio tiene por objeto posibilitar el volcado desde la intranet de Mercadona al sistema informático de la Policía Nacional de los datos necesarios para tramitar el Protocolo de denuncias «in situ», con apoyo telemático, para determinados delitos leves, previsto en la Instrucción número 5/2020 de la Secretaría de Estado de Seguridad.

Segunda Actuaciones a realizar

Para dar cumplimiento al presente convenio, cada parte vendrá obligada a desarrollar una serie de actuaciones tendentes a conseguir el continuo intercambio eficiente de información entre la Policía Nacional y Mercadona. Las mismas se concretarán mediante la aplicación, en cada tipo de establecimiento diferenciado en la cláusula tercera, de las soluciones informáticas detalladas en la cláusula cuarta. Todo ello se realizará según las condiciones de financiación y plazos especificados en la cláusula quinta, siguiendo la operativa descrita en la cláusula sexta.

Tercera Establecimientos a los que se aplicará

Al no suponer el presente la formalización de compromisos exclusivos y al poder ambas partes establecer convenios con terceros sobre esta misma materia, e incluso replicar soluciones semejantes a las derivadas del presente para otras empresas y FFCCS, con las actuaciones a realizar se pretende lograr aplicando sucesivamente diferentes medidas para cada uno de sus dos tipos de establecimientos:

• a) Establecimientos en que se pueda implementar el Protocolo.

  A corto plazo le serán aplicables todas las soluciones informáticas que posibiliten la rápida aplicación del Protocolo a cualquier establecimiento comercial abierto al público de Mercadona que se ubique en la demarcación territorial en que la Policía Nacional ejerce sus competencias en materia de seguridad ciudadana, siempre que en el mismo, se cumplan los requisitos establecidos en la Instrucción para ello, o estén en disposición de poder cumplirlos. A las denuncias a tramitar en dicho tipo de establecimientos, se las considerará denuncias automatizables sobre la base del Protocolo.

  El Protocolo que anexaba la Instrucción establece en el apartado número 5 de la cláusula séptima referida a su «Difusión» que antes de finalizar el año 2021 las FCSE debían dejar de tramitar en este tipo de establecimientos todas las denuncias relacionadas con delitos incluidos en el mencionado Ámbito que vinieran previamente tramitando bajo formato físico o en cualquier otro procedimiento establecido territorialmente. Dicha fecha límite regía para todos los establecimientos mencionados de aquellas entidades comerciales que no promoviesen antes de este plazo su adhesión al Protocolo.

  Por haberse iniciado la negociación de la tramitación del presente convenio antes de dicha fecha límite, se considerará al mismo como una forma válida de promover por parte de Mercadona dicha adhesión, por lo que desde su suscripción hasta su implementación completa en los plazos máximos fijados en la cláusula quinta para completar los desarrollos informáticos, la Policía Nacional podrá seguir transitoriamente tramitando en ellos dichas denuncias bajo los referidos formatos físicos o procedimientos anteriores.

• b) Establecimientos en que no se pueda implementar el Protocolo.

  A medio plazo, una vez que Mercadona haya tramitado ya la adhesión al Protocolo de los establecimientos mencionados en el apartado anterior, en el seno de la comisión que se establece en la cláusula séptima del presente (en adelante, la Comisión), se podrá comenzar a estudiar otras formas para agilizar conjuntamente la tramitación de denuncias por delitos del mencionado Ámbito en el resto sus establecimientos. A las denuncias a tramitar en este otro tipo de establecimientos que no puedan estar en disposición de cumplir los mencionados requisitos del Protocolo, se las considerará denuncias no automatizables sobre la base del Protocolo.

  Mientras que en el seno de dicha Comisión no se alcancen acuerdos para aplicar soluciones unificadas nacionalmente en estos otros establecimientos de Mercadona, la Policía Nacional seguirá aplicando en ellos la misma operativa que tuviesen establecida territorialmente con Mercadona hasta antes de la publicación de la Instrucción.

Cuarta Soluciones informáticas a aplicar

Para lograr cristalizar las voluntades de ambas partes a corto y medio plazo para los dos diferentes tipos de establecimientos donde se aplicará sucesivamente, la Policía Nacional y Mercadona deberán respectivamente implementar y estudiar soluciones informáticas adecuadas para cada tipo de denuncia que en ellos se puede tramitar:

• a) A denuncias automatizables sobre la base del Protocolo.

  Para realizar la automatización previa necesaria, se desarrollará un servicio web que permitan interconectar, con la debida seguridad, la intranet de Mercadona con la parte estanca del sistema de denuncias telemáticas de la Policía Nacional. Mediante dicha interconexión se posibilitará solo el volcado unidireccional y de forma automatizada de datos, desde su Aplicación hacia dicho sistema policial.

  Los datos a volcar en la aplicación policial se limitará a los que debe aportar todo denunciante durante la presentación de su denuncia y coincidirán exactamente con aquellos que actualmente ya se pueden grabar por todos los denunciantes a través del portal de denuncias telemáticas de la Policía Nacional. El sistema deberá también permitir la impresión local por parte de Mercadona de su propia denuncia, previamente a la llegada de la patrulla.

  El resto de la aplicación del Protocolo no cambiará, por lo que no afectará a la operativa de los agentes policiales que se personen en los establecimientos comerciales de Mercadona para tramitar este tipo de denuncias. Al igual que el resto de entidades comerciales adheridas al Protocolo, Mercadona deberá seguir poniendo a disposición de la Policía Nacional un equipo informático en sus establecimientos, con los requisitos técnicos y de seguridad que dicho cuerpo policial precisa para que sus agentes desplazados al establecimiento comercial puedan conectarse con seguridad al sistema informático policial. Estos agentes policiales realizarán, a través de dicha conexión, el resto de trámites específicos que se precisan para completar el Protocolo, incluyendo el posible acceso a la agenda judicial de citaciones y la impresión de cualquier documentación que se precise firmar o notificar a los intervinientes. En todo caso, el mencionado proceso automatizado garantizará que Mercadona no realiza ningún tratamiento de los datos personales de los denunciados ni de los agentes policiales, evitándose que en sus sistemas informáticos se registre ni conserve ninguno.

• b) A denuncias no automatizables sobre la base del Protocolo.

  Tras la automatización y adhesión al referido Protocolo de los establecimientos de Mercadona mencionados en el anterior apartado, se estudiarán en la Comisión soluciones para aplicar en el resto de sus establecimientos donde no sea factible aplicarlo y que se encuentren ubicados en la demarcación territorial en que la Policía Nacional es competente en materia de seguridad ciudadana. Dicho proceso buscará que también se puedan agilizar las denuncias del mencionado Ámbito y mejorar la productividad mutua, bajo la premisa de que no se aplicará a este tipo de denuncias ninguna solución que no cuente con la aprobación expresa de la Policía Nacional.

  Cualquier posible solución con formatos y procedimientos unificados nacionalmente que se estudie en la Comisión deberá garantizar que, al acabar el proceso, Mercadona no conserve en sus sistemas informáticos ningún dato personal de los agentes policiales ni de los denunciados. Entre las diferentes soluciones a estudiar, se podrá abordar la forma de aplicar unificadamente a nivel nacional la posibilidad de que Mercadona inserte en un futuro en sus sistemas informáticos las plantillas de documentos de denuncia que la Policía Nacional le facilite centralizadamente. Todo ello para que, sin tener que transportar los impresos, dichos agentes puedan también en estos casos, cumplimentarlas e imprimirlas en el propio local con la colaboración de los empleados de Mercadona.

Quinta Financiación de las soluciones informáticas y plazos

Del presente convenio no se derivará coste alguno para la Administración y no se fija contraprestación alguna a favor de Mercadona, siendo dicha parte la que voluntariamente correrá con todos los gastos que implique. En concreto, Mercadona se hará cargo de los costes derivados de la implementación del desarrollo informático necesario para el volcado unidireccional de datos, de su mantenimiento y de la formación que se precise. En la parte de la solución que tenga que residenciarse en los sistemas informáticos de la Policía Nacional dichos costes a sufragar por Mercadona se estiman en un máximo de catorce mil euros (14.000 €) durante el año de su puesta en marcha y de otros cuatro mil euros (4.000 €) anuales más durante el resto de la vigencia del convenio. A continuación se detallan los conceptos a sufragar por Mercadona, junto con sus plazos de implementación:

• a) Para denuncias automatizables sobre la base del Protocolo.

  Mercadona correrá voluntariamente con todos los costes que suponga la programación del mencionado servicio web, así como su implementación y posterior mantenimiento correctivo, adaptativo y evolutivo en ambos extremos durante la duración del presente convenio. Su diseño deberá garantizar la plena compatibilidad con la funcionalidad de «denuncias «in situ» del subsistema de denuncias por Internet incluido en desarrollo informático SIDENPOL de la Dirección General de la Policía. Las licitaciones de sus sucesivos mantenimientos se han publicado desde el año 2018 en el «Boletín Oficial del Estado» (en adelante, el BOE) por los diversos órganos de contratación competentes dependientes de la SES y los requisitos técnicos de dicho desarrollo se encuentran establecidos en los pliegos de licitación correspondientes publicados en la Plataforma de Contratación del Sector Público. Mercadona podrá contratar la empresa del sector que estime conveniente, siempre que la misma, además de cumplir con los requisitos legales para trabajar con la Administración, cuente con el beneplácito de la Policía Nacional en cuanto a su capacidad técnica, calidad, seguridad y confidencialidad basadas en su experiencia previa. Los expertos de la Policía Nacional supervisarán la redacción de la parte técnica del contrato en cuanto al extremo que afecta a su sistema informático y facilitará las especificaciones que debe incluir. Posteriormente los expertos de la Policía Nacional supervisarán todas las labores necesarias para la implementación y operación del desarrollo informático en su extremo. De esta forma, permitirán al adjudicatario el acceso limitado solo a los módulos estancos de su sistema informático que se precisen y agilizarán la realización de las pruebas que el proceso requiera.

  El plazo para la implementación de dicho servicio web, será de seis meses y dicho plazo se contabilizará desde la sesión constitutiva de la Comisión, para lo que será preciso que las capacidades de la empresa contratada por Mercadona así se lo permitan. Todo ello, para que Mercadona pueda gestionar su adhesión al referido Protocolo y decidir sobre la incorporación al mismo de aquellos establecimientos suyos, que puedan verse afectados por el plazo límite ya mencionado en el apartado b) de la cláusula tercera, del presente convenio.

  Mercadona autoriza expresamente para que, una vez que se encuentren ya plenamente operativos los servicios web, el extremo de los mismos que se residencie en el sistema de denuncias telemáticas de la Policía Nacional, pueda ser aprovechado por este cuerpo policial para la conexión de cualquier otra entidad comercial que disponga, en un futuro, de un programa propietario similar al de Mercadona para gestionar sus riesgos de seguridad. En ese caso, deberá garantizarse por la Policía Nacional la absoluta imposibilidad de afección negativa a la conexión de Mercadona por el volcado de datos de terceros en semejantes términos, reservándose siempre para aquella la preferencia de transmisión.

• b) Para denuncias no automatizables sobre la base del Protocolo.

  Mercadona también se hará cargo de todos los posibles costes que puedan suponer las modificaciones que sean precisas en su aplicación, así como para evitar el registro o conservación en sus sistemas informáticos de dato personal alguno de los denunciados o de los agentes policiales. Estas modificaciones serían necesarias para el hipotético caso de que, partiendo de los estudios realizados en el seno de la Comisión, la Policía Nacional considerase procedente aprobar posteriormente cualquier otra solución para las denuncias por delitos del mencionado Ámbito no automatizables sobre la base del Protocolo.

Sexta Operativa a seguir para lograr la correcta interposición de denuncias

Hasta que se completen los desarrollos informáticos será aplicable lo dispuesto en el párrafo segundo del apartado a) de la cláusula tercera. Tras implementar el mencionado servicio web, la adhesión inicial al referido Protocolo de establecimientos de Mercadona ubicados en la demarcación territorial en que la Policía Nacional es competente en materia de seguridad ciudadana que cumplan los requisitos establecidos en la Instrucción se hará mediante la preceptiva firma de su Adenda. La operativa en la tramitación de las denuncias por hechos cometidos en ellos no podrá suponer más variación respecto a la ya establecida en el Protocolo vigente para todos los establecimientos de cualquier otra entidad comercial que la mera automatización lograda del volcado unidireccional de datos mencionados desde la Aplicación de Mercadona hacia las de la Policía Nacional.

Mercadona opera un elevado número de establecimientos comerciales en toda la demarcación territorial en que la Policía Nacional es competente en materia de seguridad ciudadana, lo que dificulta la implementación inmediata del Protocolo en todos ellos. Por ello, en los que inicialmente no cumplan los requisitos establecidos en la Instrucción para poder aplicar el Protocolo, pero las FCSE consideren que Mercadona está en disposición de poder lograr que los cumplan, las FCSE podrán excepcionalmente continuar transitoriamente con la misma operativa que tuviesen establecida territorialmente en ellos hasta antes de la publicación de la Instrucción. Dicha autorización se acordará en el seno de la Comisión y será expresa para una relación de establecimientos concretos consensuada con Mercadona en los que sea de interés para la Policía Nacional continuar provisionalmente con la operativa anterior. Mercadona deberá remitir a la Comisión dicha relación en cuanto los desarrollos informáticos se encuentren en producción, incluyendo en la misma la planificación temporal en que Mercadona se compromete a subsanar el cumplimiento de requisitos en dichos establecimientos y que no podrá exceder de tres meses tras el fin de los mencionados desarrollos. Si transcurrido dicho plazo no se ha implementado el Protocolo en dichos establecimientos, les será plenamente aplicable lo establecido en el apartado número 5 de la cláusula séptima del Protocolo que anexaba la Instrucción.

Como dispone el referido Protocolo, para velar por el correcto conocimiento y cumplimiento del mismo por parte de sus empleados, Mercadona impartirá, a su cargo, las acciones formativas internas dirigidas a mejorar los conocimientos y capacidades de todo su personal implicado en la tramitación del mismo; así como todas aquellas que en su caso fuese necesario que recibiesen sus empleados o la Policía Nacional para la implementación del presente convenio.

Séptima Mecanismo de seguimiento

Se constituirá una comisión de seguimiento, vigilancia y control (la ya aludida Comisión) que, estableciéndose como punto de contacto institucional, se encargue de velar por el exacto cumplimiento de lo establecido en el presente convenio, así como de resolver los problemas de su interpretación e incidencias que puedan plantearse durante su vigencia, y también de proponer las iniciativas y medidas a adoptar para que las actuaciones a realizar en cumplimiento del presente convenio permitan satisfacer la voluntad de ambas partes.

Estará integrada por cinco representantes de las partes firmantes, designados tres por la Policía Nacional y otros dos por Mercadona. La Presidencia rotará entre las partes, mientras que la Secretaría la ostentará siempre un representante de la Policía Nacional, que levantará acta de las reuniones. Si así lo estimasen necesario, todos los integrantes de las partes podrán asistir a las sesiones para las que se les convoque en compañía de una persona que pueda asesorarles técnicamente.

Por dicho carácter técnico, que también se le atribuye a esta Comisión, además de promover la colaboración entre la Policía Nacional y Mercadona en cualquier otro aspecto relacionado con la seguridad, tendrá facultades específicas para el estudio de la implementación futura de otras soluciones para la tramitación en la demarcación territorial en la que la Policía Nacional es competente en materia de seguridad ciudadana de denuncias por hechos delictivos del mencionado Ámbito a las que no les sea de aplicación el referido Protocolo por los motivos ya explicados. Además podrá proponer, si procede, futuras revisiones del presente convenio, siempre conforme a lo dispuesto en su cláusula undécima.

Las partes deberán comunicar a la Secretaría la designación y datos de contacto de sus representantes en el plazo de quince días desde la eficacia del presente convenio. La Policía Nacional comenzará la presidencia y convocará su sesión constitutiva para celebrarla dentro del plazo de los quince días siguientes. Con el propósito de mantener un índice de capacidad operativo acorde a las necesidades a satisfacer, hasta que se encuentren implementados los mencionados servicios web, la Presidencia convocará al menos una reunión bimestral, pasando a una sola reunión ordinaria anual en lo sucesivo. Independientemente de esta cadencia, la Presidencia podrá convocar cuantas otras reuniones extraordinarias estime necesarias por propia iniciativa, o a petición de cualquiera de sus miembros, previa indicación de los asuntos que se pretendan tratar.

En lo no establecido expresamente en la presente cláusula, esta Comisión se regirá en cuanto a su funcionamiento y régimen jurídico por lo dispuesto para los órganos colegiados en la Sección 3.ª del Capítulo II del Título Preliminar de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público; pudiendo realizar telemáticamente sus reuniones y actos.

Octava Naturaleza del convenio y jurisdicción

El presente convenio es un instrumento de colaboración de naturaleza administrativa de los previstos en el segundo párrafo del artículo 47.1 de la mencionada Ley 40/2015, quedando sometido al régimen jurídico de convenios previsto en el capítulo VI de su título preliminar.

En ningún caso la firma del presente convenio generará ningún tipo de vínculo contractual ni laboral entre las partes firmantes y tampoco con aquellas personas jurídicas o físicas que la otra parte precise contratar para desarrollar las actividades propias del mismo.

Las dudas o controversias que surjan entre las partes sobre los efectos, interpretación, modificación o resolución del presente convenio serán resueltas en el seno de la Comisión. En defecto de acuerdo y al tener naturaleza administrativa, el orden jurisdiccional contencioso-administrativo será el competente para resolver las cuestiones litigiosas que pudieran suscitarse entre las partes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 1 y 2 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa.

Novena Protección de la propiedad intelectual e industrial

Los derechos de propiedad intelectual sobre los programas informáticos que para llevar a efecto el presente convenio se tengan que desarrollar en el extremo de los sistemas residenciados en la Policía Nacional, corresponderán únicamente al Estado. Con exclusividad y a todos los efectos quedarán cedidos para su ejercicio global de por vida a dicho cuerpo policial, que además de explotarlos, podrán a su vez cederlos a terceros.

Al tratarse de marcas registradas, el uso de denominaciones y de emblemas de la Policía Nacional deberá ser respetado legalmente por Mercadona en cualquier material relacionado con la implementación de lo dispuesto en el presente convenio, exigiéndosele que establezca medidas que asegurasen que, fuera de los casos habilitados por la Policía Nacional, ningún empleado pueda imprimir material que incluya dichas marcas registradas ni exportar ningún tipo de plantillas de documentos que las contengan. La Policía Nacional actuará recíprocamente con las marcas registradas por Mercadona. El uso responsable de las mencionadas marcas registradas propiedad de la Policía Nacional y de Mercadona se permitirá mutuamente, sin necesidad de autorización previa, a los meros efectos de publicitar institucionalmente la existencia de este marco de colaboración y sus logros.

Décima Eficacia y vigencia

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 48. 8 de la mencionada Ley 40/2015, de 1 de octubre, el presente convenio se perfecciona con el consentimiento de las partes y resultará eficaz una vez sea inscrito, en el plazo de cinco días hábiles desde su formalización, en el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del Sector Público Estatal (en adelante REOICO). Será obligatoria su publicación en el BOE en el plazo de diez días hábiles desde su formalización.

El presente convenio tendrá una vigencia de cuatro años y, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 49 de la mencionada Ley 40/2015, de 1 de octubre, en cualquier momento antes de la finalización de dicho plazo, las partes firmantes podrán acordar unánimemente su prórroga por un periodo de hasta otros cuatro años adicionales, o su extinción.

Undécima Régimen de modificación y extinción

La modificación del contenido del presente convenio requerirá el acuerdo unánime de las partes firmantes. Cualquier modificación o prórroga del mismo requerirá la suscripción de la correspondiente Adenda de modificación, e igualmente, resultará eficaz una vez sea inscrita en el REOICO, siendo obligatoria su publicación en el BOE.

El presente convenio se extinguirá por el cumplimiento de las actuaciones que constituyen su objeto tal y como se establece en el artículo 51.1 de la mencionada Ley 40/2015, de 1 de octubre. También serán causas de extinción las establecidas en el resto del mencionado artículo 51, siéndole entonces de aplicación tanto lo dispuesto para cada caso en dicho artículo como lo dispuesto en el artículo 52 de la misma norma, para los efectos de su resolución. La resolución del mismo no requerirá de su publicación en el BOE.

Duodécima Consecuencias en caso de incumplimiento

En caso de incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por las partes firmantes, procediendo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 51.2.c) de la mencionada Ley 40/2015, de 1 de octubre, ambas podrán acordar la resolución unilateral de presente convenio, no estando prevista indemnización.

Decimotercera Transparencia de la actividad pública

Las partes prestan expresamente su consentimiento para que se dé al presente convenio la publicidad exigida, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 8.1.b) de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

Decimocuarta Protección de datos personales y confidencialidad

Las actuaciones que se produzcan como consecuencia de la implementación del presente convenio se ajustarán a lo establecido en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales. También, en lo que le sea aplicable, se ajustarán al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos; así como a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Los datos personales a tratar vienen descritos dentro de la cláusula cuarta, y tanto la finalidad como la legitimación de su tratamiento se ajustarán principal y respectivamente a los artículos 1 y 11 de la precitada Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.

Ambas partes firmantes del presente convenio se comprometen a mantener la confidencialidad de todos los datos e informaciones facilitados por la otra parte concernientes a la ejecución de su objeto, no solo durante su vigencia, sino incluso tras su extinción. La información solo podrá utilizarse para el cumplimiento de las funciones legalmente encomendadas o para su incorporación al procedimiento del que traen su causa, no pudiendo ser objeto de cesión a terceros, cualquiera que sea la naturaleza jurídica de estos. En ningún caso participarán en el intercambio de información órganos o personas distintas de las designadas como competentes. La violación de estas obligaciones conllevara la exigencia, por la autoridad competente, de las responsabilidades penales, administrativas y civiles a que diera lugar.