Sumario

O.M. TAS/23/2006, 10 enero, derogada por el apartado sexto de la Orden TIN/3130/2008, de 30 de octubre, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo e Inmigración («B.O.E.» 5 noviembre), el 6 de noviembre de 2008.

El artículo 46 de la Constitución Española impone a los poderes públicos el deber de garantizar la conservación y de promover el enriquecimiento del patrimonio histórico, cultural y artístico de los pueblos de España y de los bienes que lo integran, cualquiera que sea su régimen jurídico y su titularidad.

El concepto legal de patrimonio histórico está expresamente contemplado en el artículo 1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. Conforme a dicho precepto, en el Patrimonio Histórico Español se integra el patrimonio documental y bibliográfico que, conforme al artículo 48 del mismo cuerpo legal, está constituido por cuantos bienes, reunidos o no en Archivos y Bibliotecas, se declaren por la propia Ley integrantes del mismo.

La Ley 16/1985 dedica el Capítulo II de su Título VII a la regulación de los Archivos, Bibliotecas y Museos, definiendo en su artículo 59 el concepto de Archivo como el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa y explicitando, en su artículo 60, que quedan sometidos al régimen que en ella se establece para los Bienes de Interés Cultural los inmuebles destinados a la instalación de Archivos, así como los bienes muebles en ellos custodiados.

La regulación contenida en la Ley 16/1985 exige a todas las instituciones que custodian bienes del patrimonio documental y bibliográfico que garanticen su conservación y protección manteniéndolos en lugares apropiados y destinándolos al uso adecuado, debiendo recabar la autorización del órgano competente para excluir o eliminar todo o parte de los mismos mediante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentaria.

Finalmente, el artículo 58 de la Ley crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, como órgano encargado del estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos, previendo, asimismo, la constitución de Comisiones Calificadoras en los Organismos públicos que así se determine.

El Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, estableció, en desarrollo del artículo 58 de la Ley 16/1985, la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, regulación que fue modificada por el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus Organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto del original, en cuya Disposición Transitoria Única se prevé que, en todos los Departamentos ministeriales, se creará, mediante Orden, una Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, en la que estarán representados los correspondientes Organismos públicos, a no ser que estos tengan su propia Comisión Calificadora.

En su virtud, y previa aprobación del Ministro de Administraciones Públicas, dispongo:

Primero. Creación de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos.

1. Se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, como órgano colegiado encargado de garantizar la protección del patrimonio documental del Departamento y de sus Entidades y Organismos públicos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 58 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, reguladora del Patrimonio Histórico Español, y en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus Organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

2. En las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social, en las que el volumen y las peculiaridades de gestión documental así lo aconsejen, deberán constituirse Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos específicas, mediante Orden Ministerial y previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.

3. También podrán constituirse, mediante Orden Ministerial, Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos en los diferentes Organismos públicos adscritos al Departamento cuando el volumen de gestión documental que tenga lugar en los mismos así lo aconseje, previo informe de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales.

Segundo. Adscripción y composición.

1. La Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, que se adscribe a la Subsecretaría del Departamento, tendrá la siguiente composición:

Presidente: El titular de la Subsecretaría de Trabajo y Asuntos Sociales, que podrá delegar en el Vicepresidente.

Vicepresidente: El titular de la Secretaría General Técnica del Departamento.

Vocales con rango de Subdirector General o asimilado, designados por los titulares de los diferentes Órganos u Organismos:

• a) Un representante del Gabinete del Ministro de Trabajo y Asuntos Sociales.
• b) Un representante de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social.
• c) Un representante de la Secretaría de Estado de Inmigración y Emigración.
• d) Un representante de la Secretaría de Estado de Servicios Sociales, Familias y Discapacidad.
• e) Un representante de la Subsecretaría.
• f) Un representante de la Secretaría General de Empleo.
• g) Un representante de la Secretaría General de Políticas de Igualdad.
• h) Un representante de cada una de las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos específicas que se creen en las Entidades Gestoras y Servicios Comunes de la Seguridad Social y, en su caso, en los Organismos públicos vinculados o dependientes del Departamento. En tanto no existan Comisiones Calificadoras específicas, por cada Entidad u Organismo se designará a un representante en la Comisión Calificadora del Departamento.

Formará parte, asimismo, de la Comisión en calidad de vocal el titular de la Subdirección General de Informes Socioeconómicos y Documentación, del que depende el Archivo Central del Ministerio.

Secretario: Un funcionario adscrito a la Subdirección General de Informes Socioeconómicos y Documentación, que actuará con voz pero sin voto.

2. La Comisión podrá convocar a otros representantes de los diferentes Órganos superiores y directivos del Departamento y de sus Entidades y Organismos públicos cuya documentación vaya a ser objeto de examen o consideración o sean expertos en la materia a tratar o, con carácter general, en materia documental o archivística, quienes actuarán con voz pero sin voto en las sesiones a las que sean convocados.

3. A iniciativa del Presidente, la Comisión podrá crear en su seno cuantos grupos de trabajo sean necesarios para la correcta realización de sus competencias.

Tercero. Régimen de funcionamiento de la Comisión.

1. La Comisión actuará en Pleno, en Comisión Permanente y, en su caso, en grupos de trabajo.

2. El Pleno de la Comisión se reunirá, a convocatoria de su Presidente por iniciativa propia o previa petición de la Comisión Permanente, cuantas veces sean necesarias para el cumplimiento de sus cometidos y, al menos, una vez al año.

3. La Comisión Permanente estará presidida por el titular de la Secretaría General Técnica, que podrá delegar en el titular de la Subdirección General de Informes Socioeconómicos y Documentación y estará integrada por un máximo de ocho vocales de la Comisión, que serán designados por el Pleno a propuesta del Presidente, actuando como secretario el Secretario de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos.

La Comisión Permanente se reunirá cuando su Presidente lo estime conveniente y cuando las necesidades de la gestión documental así lo aconsejen, y, al menos, dos veces al año.

4. Los grupos de trabajo que, en su caso, se creen tendrán la composición y funciones que acuerde el Pleno de la Comisión y el régimen de sus reuniones será el que se establezca en su creación.

5. En lo no previsto en esta Orden, la Comisión ajustará su funcionamiento a lo previsto en el Capítulo II del Título II de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Cuarto. Funciones.

1. Son funciones del Pleno de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, las siguientes:

• a) Estudiar y dictaminar sobre las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos administrativos generados, reunidos o conservados en el Departamento y en las Entidades y Organismos a él adscritos y proponer criterios sobre su tratamiento y custodia, especialmente en lo que se refiere al establecimiento de líneas generales de actuación en materia de archivos.
• b) Proponer, previos los estudios y dictámenes pertinentes, los plazos de permanencia de los documentos o series documentales en los archivos de oficina del Departamento y de sus Entidades y Organismos adscritos y proponer los criterios y plazos para su transferencia al Archivo Central del Ministerio, así como los plazos para su transferencia posterior desde dicho Archivo Central al Archivo General de la Administración.
• c) Estudiar y dictaminar en las cuestiones relativas al régimen de conservación, inutilidad administrativa y régimen de eliminación de los documentos del Departamento y de sus Entidades y Organismos adscritos y acordar la iniciación del procedimiento de eliminación de documentos administrativos y, en su caso, la conservación de su contenido en soporte distinto del original en el que fueron producidos y elevar las propuestas de eliminación de documentos y series documentales a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, a los efectos en él previstos.
• d) Proponer criterios sobre el régimen de acceso a los expedientes, documentos y series documentales conservados en los archivos del Departamento y de las Entidades y Organismos adscritos e informar, en su caso, a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre las denegaciones de acceso que se hayan podido producir en el ámbito de su actuación, todo ello de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
• e) Informar sobre las propuestas de creación de Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos en las Entidades y Organismos a que se refiere el apartado Primero. 2 y 3 de esta Orden.
• f) Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, coordinando actuaciones y favoreciendo la uniformidad de su aplicación por las diferentes Comisiones Calificadoras que puedan crearse en las Entidades y Organismos adscritos al Departamento.
• g) Las demás funciones que le atribuya la normativa vigente y cuantos asuntos en materia archivística le sean sometidos por su Presidente.

2. Corresponde a la Comisión Permanente la realización de las actuaciones preparatorias para el ejercicio por el Pleno de las funciones mencionadas en el apartado anterior.

3. Las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos previstas en el apartado Primero. 2 y 3 de esta Orden tendrán las funciones que establezcan las normas que las regulen. No obstante, las Comisiones contempladas en el apartado Primero. 2 asumirán en el ámbito de sus competencias las funciones contempladas en el apartado Cuarto.c) y d) de esta Orden.

Quinto. Constitución.-

La Comisión se constituirá formalmente en el plazo de quince días desde la fecha de entrada en vigor de la presente Orden.

Sexto. Gasto público.-

La constitución y funcionamiento de la Comisión serán atendidos con los actuales medios personales y materiales del Departamento y de las Entidades y Organismos adscritos al mismo, sin que la aprobación de esta norma suponga incremento del gasto público.

Séptimo. Entrada en vigor.-

Esta Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».