ORDEN ECO/245/2021, de 22 de diciembre, sobre el procedimiento a seguir para la gestión, pago y control de las provisiones de fondos a justificar

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• Preámbulo
• CAPÍTULO 1. De los conceptos de provisión de fondos y propuesta de pago a justificar, y del ámbito de aplicación de la Orden
  • Artículo 1 Conceptos de provisión de fondos a justificar y de propuesta de pago a justificar
  • Artículo 2 Ámbito de aplicación del procedimiento a seguir para la gestión, pago y control de las provisiones de fondos a justificar y de las propuestas de pago a justificar
• CAPÍTULO 2. De los tipos de propuestas de pago a justificar
  • Artículo 3 Tipo de propuesta de pago a justificar
  • Artículo 4 Concepto de propuestas de pago a justificar renovables
  • Artículo 5 Concepto de propuestas de pago a justificar esporádicos
• CAPÍTULO 3. De los habilitados o habilitadas y de las habilitaciones
  • Artículo 6 Concepto de habilitado o habilitada y de habilitaciones
  • Artículo 7 Creación de habilitaciones, nombramientos y obligaciones de habilitados o habilitadas
  • Artículo 8 Supresión de habilitaciones y cambio de habilitados o de habilitadas
• CAPÍTULO 4. De las provisiones de fondos a justificar renovables
  • Artículo 9 Implantación del procedimiento de las provisiones de fondos a justificar renovables
  • Artículo 10 Importe máximo del procedimiento de las provisiones de fondos a justificar renovables
  • Artículo 11 Procedimiento de determinación del importe de las provisiones de fondos a justificar renovables y de las retenciones cautelares en el presupuesto
  • Artículo 12 Determinación del importe de las provisiones de fondos a justificar renovables para la habilitación
  • Artículo 13 Modificaciones del importe del anticipo de la provisión de fondos a justificar renovable
  • Artículo 14 Naturaleza de los gastos y límite del importe de los pagos
  • Artículo 15 Procedimiento de gestión y justificación de los gastos realizados con los fondos a justificar renovables recibidos
  • Artículo 16 Control de la reposición de fondos, de la cuenta justificativa y de los justificantes
• CAPÍTULO 5. De las provisiones de fondos a justificar esporádicas
  • Artículo 17 Entrega de las provisiones de fondos a justificar de carácter esporádico
  • Artículo 18 Justificación y control de los gastos realizados con los fondos recibidos
• CAPÍTULO 6. De la disposición de las provisiones de fondos a justificar
  • Artículo 19 Cuentas corrientes e intereses
  • Artículo 20 Instrumentos de pago de las habilitaciones
  • Artículo 21 Periodo de realización de los gastos
• CAPÍTULO 7. De la contabilidad y la conciliación de los fondos a justificar
  • Artículo 22 Registro contable de la habilitación
  • Artículo 23 Conciliación contable de los fondos entregados a justificar
  • Artículo 24 Archivo y conservación de los justificantes
• CAPÍTULO 8. Del procedimiento a seguir en el caso de discrepancias, de incidencias y de suspensión de las provisiones de fondo a justificar
  • Artículo 25 Resolución de las discrepancias
  • Artículo 26 Procedimiento contradictorio de las incidencias informadas por la Intervención
  • Artículo 27 Suspensión de las provisiones de fondos a justificar
• CAPÍTULO 9. Responsables de las provisiones de fondos a justificar
  • Artículo 28 Obligaciones y responsabilidades de las personas gestoras de los fondos y suspensión del procedimiento
• DISPOSICIONES ADICIONALES
  • Primera Sistema de centralización de tesorería
  • Segunda Sistema informático corporativo GECAT
  • Tercera Entidades del sector público no administrativo de la Generalitat de Catalunya
  • Cuarta Modalidades de control
• DISPOSICIONES TRANSITORIAS
  • Primera Saldos de las provisiones de fondos para gastos de carácter renovable
  • Segunda Acta de arqueo de los fondos de las habilitaciones
  • Tercera Supresión de las subhabilitaciones
  • Cuarta Uso de dinero en metálico como medio de pago
  • Quinta Incorporación progresiva al nuevo procedimiento de provisiones de fondos a justificar
• DISPOSICIONES DEROGATORIAS
  • Disposición derogatoria
• DISPOSICIONES FINALES
  • Primera Desarrollo y aplicación de la Orden
  • Segunda Entrada en vigor
• ANEXO. Conceptos de gasto que se pueden utilizar con relación a las propuestas de gasto a justificar renovables

Artículo 1 Conceptos de provisión de fondos a justificar y de propuesta de pago a justificar

1.1 Se considera provisión de fondos a justificar el instrumento de gestión del gasto que consiste en una entrega monetaria de la tesorería de la Generalitat a favor de los habilitados y habilitadas a este efecto entre el personal de la Generalitat, para el pago inmediato de determinados gastos en bienes corrientes y servicios. El destino de los fondos debe ser atender y realizar los pagos de obligaciones correspondientes a los gastos que, por su naturaleza o características, no pueden seguir el procedimiento ordinario de reconocimiento de obligaciones y pago posterior.

1.2 Se consideran propuestas de pago a justificar las anotaciones contables en que se materializan las propuestas de pago de la tesorería de la Generalitat a favor de las habilitaciones reguladas en esta Orden que, por su naturaleza o características, no pueden ir acompañadas de los documentos justificativos de los gastos realizados y se tienen que justificar en un momento posterior.

Artículo 2 Ámbito de aplicación del procedimiento a seguir para la gestión, pago y control de las provisiones de fondos a justificar y de las propuestas de pago a justificar

Los procedimientos de las provisiones de fondos y de las propuestas de pago a justificar pueden ser utilizados por los departamentos, por las entidades autónomas de naturaleza administrativa y por el Servicio Catalán de la Salud, que tienen que cumplir los preceptos establecidos en esta Orden.

Artículo 3 Tipo de propuesta de pago a justificar

Las propuestas de pago que se expiden con el carácter "a justificar" pueden ser de dos tipos: renovables o esporádicos.

Artículo 4 Concepto de propuestas de pago a justificar renovables

Tienen la consideración de propuestas de pago a justificar renovables aquellas por las que se entregan provisiones de fondos a las personas habilitadas, para atender pagos de gastos singulares o periódicos que se vayan produciendo durante el año natural y que no se puedan satisfacer mediante la tramitación ordinaria de contabilización de las obligaciones y su pago posterior.

Artículo 5 Concepto de propuestas de pago a justificar esporádicos

Tienen la consideración de propuestas de pago a justificar esporádicas aquellas por las que se entregan provisiones de fondos a las personas habilitadas, para atender necesidades ocasionales o puntuales, que no tengan continuidad durante el ejercicio y que no puedan ser satisfechas mediante la tramitación ordinaria de contabilización de las obligaciones y su pago posterior.

Artículo 6 Concepto de habilitado o habilitada y de habilitaciones

6.1 Se consideran habilitados o habilitadas, las personas que trabajan en la Administración pública que se nombran para la gestión de los fondos a justificar de una parte o de la totalidad de una sección presupuestaria o entidad. Son responsables del uso y la disposición de los fondos entregados, y de formar y rendir las cuentas y registros de acuerdo con lo que disponen los preceptos de esta Orden.

6.2 Los habilitados o las habilitadas son titulares de las habilitaciones y les corresponden las funciones que se tengan que llevar a cabo para gestionar los pagos, justificarlos y, en el caso de los fondos renovables, aplicarlos posteriormente al presupuesto de gastos.

Artículo 7 Creación de habilitaciones, nombramientos y obligaciones de habilitados o habilitadas

7.1 La persona titular de la sección presupuestaria o de la entidad o el órgano en quien delegue puede crear una nueva habilitación en su ámbito presupuestario y ordenar la apertura de una cuenta corriente en una entidad bancaria con esta finalidad, con la autorización previa de la dirección general competente en el ámbito de la tesorería de la Generalitat, que tiene que establecer los requisitos.

7.2 La solicitud de autorización debe incluir la propuesta de los medios de pago a utilizar y se tiene que acompañar de la documentación justificativa correspondiente.

7.3 El nombramiento de los habilitados o de las habilitadas de una sección presupuestaria o de una entidad lo realiza la persona titular de estas o el órgano en quien delegue, que debe comunicar esta circunstancia a la dirección general competente en el ámbito de la tesorería de la Generalitat y a la Intervención General.

7.4 Los habilitados o las habilitadas están obligados ante la hacienda de la Generalitat a justificar la aplicación de las cantidades recibidas en los plazos establecidos en esta Orden, a formar y rendir las cuentas justificativas y los registros contables necesarios, así como salvaguardar los fondos recibidos con esta finalidad.

Artículo 8 Supresión de habilitaciones y cambio de habilitados o de habilitadas

8.1 Cuando se suprima una habilitación, además de enviar la comunicación oportuna a la dirección general competente en el ámbito de la tesorería de la Generalitat, se debe reintegrar a la tesorería de la Generalitat el importe de los fondos recibidos pendientes de justificar, sin que se pueda realizar el traspaso directo a otra habilitación que asuma sus funciones.

8.2 Cuando se produzca un cambio de habilitado o de habilitada se debe comunicar a la dirección general competente en el ámbito de la tesorería de la Generalitat.

8.3 En ambos casos, con carácter previo, tiene que realizarse una conciliación de la información contable de la habilitación y de la información de las operaciones bancarias, así como un acta de arqueo de los fondos de la habilitación que tiene que ser fiscalizada por la Intervención correspondiente.

Artículo 9 Implantación del procedimiento de las provisiones de fondos a justificar renovables

El procedimiento de provisiones de fondos a justificar renovables puede ser implantado en cada departamento o entidad por acuerdo de la persona titular de la sección presupuestaria o entidad, con un informe previo favorable de la dirección general competente en el ámbito de la tesorería de la Generalitat.

Artículo 10 Importe máximo del procedimiento de las provisiones de fondos a justificar renovables

10.1 La cuantía global máxima utilizable para las provisiones de fondos a justificar renovables es el cinco por ciento del total de los créditos presupuestarios iniciales de gasto de la sección presupuestaria o del presupuesto de la entidad correspondiente destinados a gastos corrientes en bienes y servicios.

10.2 El porcentaje máximo establecido en el apartado anterior de este artículo puede ser modificado por la dirección general competente en el ámbito de la tesorería de la Generalitat por un departamento o entidad o, con carácter general, para todos los departamentos y entidades, si las circunstancias así lo requieren y de manera motivada.

Artículo 11 Procedimiento de determinación del importe de las provisiones de fondos a justificar renovables y de las retenciones cautelares en el presupuesto

11.1 Antes del inicio de cada ejercicio, la persona titular de la sección presupuestaria o entidad, o el órgano en quien delegue, tiene que realizar una propuesta motivada del importe anual de las provisiones de fondos a justificar renovables, con este importe repartido por conceptos presupuestarios y habilitaciones.

11.2 La cantidad total determinada no puede superar el límite máximo establecido en el artículo anterior.

11.3 La propuesta del apartado 1 anterior, una vez fiscalizada por la Intervención correspondiente, tiene que dar lugar a la contabilización de unas retenciones cautelares en los créditos presupuestarios correspondientes, por cada habilitación, por los importes de los créditos anuales propuestos para el ejercicio con esta finalidad, sin perjuicio de lo que establece el apartado 7 de este artículo.

11.4 Las retenciones cautelares en los diferentes conceptos presupuestarios se pueden modificar al alza o a la baja, en función de las necesidades sobrevenidas a lo largo del ejercicio, siempre que eso no suponga una modificación del importe global anual autorizado.

11.5 Cuando la modificación descrita en el apartado anterior suponga un cambio del importe global anual, al alza o a la baja, tiene que ser aprobada por la persona titular de la sección presupuestaria o entidad. En cualquier caso, las retenciones cautelares y sus modificaciones deben ser fiscalizadas por la Intervención correspondiente.

11.6 En el supuesto de que la ley de presupuestos anual establezca que los créditos presupuestarios afectados tienen carácter vinculante a nivel de artículo o superior, la modificación de las retenciones cautelares se efectúa de forma automática, si esta no supera el rango de la vinculación.

11.7 Las retenciones cautelares, que en conjunto deben coincidir con el importe máximo autorizado, no es necesario que se ajusten a cada uno de los conceptos presupuestarios que han servido para calcularlas, sino que, por economía procedimental, pueden aplicarse a los principales conceptos en los que se prevea que se realizarán los gastos.

11.8 Las retenciones cautelares se deben modificar a la baja cuando, en vista de la evolución de los gastos reales satisfechos, se quieran ajustar al gasto que realmente se efectuará con este procedimiento.

Artículo 12 Determinación del importe de las provisiones de fondos a justificar renovables para la habilitación

12.1 Con las primeras retenciones cautelares desde la creación de la habilitación correspondiente, el habilitado o la habilitada tiene que recibir una provisión de fondos, con carácter de anticipo, que se repone a medida que se efectúen las correspondientes justificaciones de los gastos realizados con estos fondos.

12.2 Este anticipo, que tiene carácter permanente durante la vigencia de la habilitación, tiene que corresponder, con carácter general, a una sexta parte del importe anual aprobado por este procedimiento.

12.3 En el supuesto de que, por circunstancias especiales debidamente justificadas, el importe del anticipo tenga que ser por un importe diferente al que se establece en el apartado anterior, se necesita la autorización previa de la dirección general competente en el ámbito de la tesorería de la Generalitat.

12.4 La entrega del anticipo se tiene que registrar en la contabilidad, una vez fiscalizada, mediante una propuesta de pago a justificar, como una operación extrapresupuestaria por parte de la tesorería de la Generalitat, y tiene que consistir en un movimiento de fondos entre cuentas corrientes abiertas en entidades bancarias.

Artículo 13 Modificaciones del importe del anticipo de la provisión de fondos a justificar renovable

El importe del anticipo de la provisión de fondos a justificar renovable no se puede modificar hasta la propuesta motivada del importe anual de las provisiones de fondos a justificar renovables del ejercicio siguiente, excepto en los supuestos siguientes:

• a) Cuándo sea necesario un incremento sustancial de las retenciones cautelares durante el ejercicio, lo cual tiene que dar lugar al incremento proporcional de la provisión de fondos.
• b) En el caso de disminución de las retenciones cautelares, si el importe del anticipo de la provisión de fondos resulta superior al importe de los saldos existentes de las retenciones cautelares, lo cual tiene que dar lugar al reintegro del anticipo de la provisión de fondos sobrante por parte del habilitado o de la habilitada.

Artículo 14 Naturaleza de los gastos y límite del importe de los pagos

14.1 El procedimiento de provisiones de fondos a justificar renovables solo puede utilizarse para el pago y posterior justificación de los gastos que se imputan a los conceptos que figuran en el anexo de esta Orden, siempre que no se puedan satisfacer mediante la tramitación ordinaria de contabilización de las obligaciones y su pago posterior.

14.2 No pueden realizarse pagos individualizados por gastos superiores a 3.000 euros.

14.3 La dirección general competente en el ámbito de la tesorería de la Generalitat puede modificar las limitaciones de los apartados anteriores, con el informe previo de la Intervención correspondiente, en relación con la naturaleza de los gastos a realizar o el importe máximo de la cuantía por una habilitación, sección presupuestaria o entidad o, con carácter general, por todas las habilitaciones, secciones presupuestarias y entidades, si las circunstancias así lo requieren, a solicitud del departamento o entidad interesada.

Artículo 15 Procedimiento de gestión y justificación de los gastos realizados con los fondos a justificar renovables recibidos

15.1 El habilitado o la habilitada debe utilizar los fondos recibidos exclusivamente para los gastos singulares o periódicos que necesitan el pago inmediato para la adquisición de bienes corrientes o para la prestación de servicios, y que se aplican posteriormente al presupuesto.

15.2 El habilitado o la habilitada, cuando haya realizado el pago de un gasto, tiene que incorporar la factura correspondiente al registro de facturas de la habilitación. En caso de que el tipo de justificante no sea una factura, se tiene que incorporar al registro de justificantes de la habilitación que no reúnen los requisitos de las facturas.

15.3 Para la justificación de los fondos recibidos, hay que elaborar una cuenta justificativa con la relación de los gastos realizados, acompañada de los justificantes correspondientes. Esta cuenta justificativa debe estar firmada por el habilitado o la habilitada y ha de tener la aprobación de la persona titular de la sección presupuestaria o entidad correspondiente, o del órgano en quien delegue.

15.4 Los justificantes de los gastos que conforman la cuenta justificativa se tienen que obtener a través del registro de facturas de la habilitación o del registro de la habilitación para justificantes de pago que no reúnen los requisitos de las facturas.

15.5 Para la aplicación presupuestaria de los gastos realizados, se ha de emitir una anotación contable de fondos renovables aplicada a los conceptos presupuestarios a los cuales correspondan los pagos efectuados con el anticipo recibido, de acuerdo con su naturaleza económica. Estas anotaciones se deben expedir con las correspondientes retenciones tributarias o de otra naturaleza, si procede.

15.6 La anotación contable de fondos renovables se debe contabilizar contra la retención cautelar a que se refiere el artículo 11 de esta Orden.

15.7 Con la justificación adecuada de los fondos recibidos, se debe proceder a la reposición de estos al habilitado o la habilitada. Esta reposición se efectúa por el importe justificado neto de la anotación contable de fondos renovables a favor de la habilitación, de manera que la cantidad entregada a la habilitación permanezca fija a lo largo del ejercicio.

15.8 Con carácter general, el habilitado o la habilitada tiene que justificar los gastos realizados con los fondos recibidos con una periodicidad bimestral.

15.9 La última justificación del ejercicio se puede efectuar hasta el 31 de diciembre o el último día hábil del ejercicio que se determine, siguiendo el procedimiento establecido en los apartados anteriores.

Artículo 16 Control de la reposición de fondos, de la cuenta justificativa y de los justificantes

16.1 La Intervención correspondiente tiene que utilizar la modalidad de control posterior para validar la reposición de fondos propuesta mediante la anotación contable de fondos renovables, así como los justificantes de la cuenta justificativa.

16.2 La Intervención ha de comprobar la anotación contable para la reposición de fondos a la habilitación, la cuenta justificativa, que tiene que estar aprobada por el órgano correspondiente, y los justificantes que la integran, de acuerdo con las instrucciones que a este efecto establezca la Intervención General.

16.3 El resultado de esta verificación se debe incluir en un informe de control posterior de acuerdo con las instrucciones que establezca la Intervención General.

16.4 En caso de que del resultado del control se detecten defectos o anomalías en los justificantes, se deben comunicar a la habilitado o la habilitada y se tienen que poner de manifiesto en el informe de control indicando el grado de relevancia. Con posterioridad, hay que seguir el procedimiento establecido en el artículo 26 de esta Orden.

16.5 Con independencia de los apartados anteriores, la Intervención actuante, en cualquier momento del control, puede informar al habilitado o la habilitada de incidencias detectadas que considere relevantes a fin de que sean subsanadas inmediatamente, y puede no contabilizar la anotación contable y devolver el expediente.

Artículo 17 Entrega de las provisiones de fondos a justificar de carácter esporádico

17.1 La entrega de las provisiones de fondos a justificar de carácter esporádico tiene que realizarse a cargo de los créditos presupuestarios correspondientes y debe registrarse una anotación contable de fondos esporádicos, a la cual cada centro gestor tiene que adjuntar una propuesta razonada específica de la necesidad excepcional de utilizar este mecanismo.

17.2 Las provisiones de fondos a justificar de carácter esporádico tienen carácter excepcional para aquellos supuestos en que no se pueda seguir el procedimiento ordinario en razón de la naturaleza de los gastos a realizar o del proyecto correspondiente.

17.3 La contabilización de la anotación contable implica la fiscalización de la Intervención, y la firma de la autorización de la propuesta de pago implica la aprobación de la propuesta.

17.4 En el caso de las entidades, tiene que emitir la aprobación la persona titular de la entidad.

Artículo 18 Justificación y control de los gastos realizados con los fondos recibidos

18.1 El habilitado o la habilitada tiene que utilizar los fondos recibidos para los gastos previstos en la propuesta razonada que justifica la necesidad de realizar los gastos ocasionales.

18.2 La gestión y el pago de las facturas y otros gastos documentados en otro formato tienen que seguir el mismo procedimiento previsto para las provisiones de fondos a justificar renovables.

18.3 Para la justificación de los fondos recibidos, se tiene que emitir una cuenta justificativa con la relación de los gastos realizados, acompañada de los justificantes correspondientes. Esta cuenta justificativa tiene que estar firmada por el habilitado o la habilitada y tiene que estar aprobada por la persona titular de la sección presupuestaria correspondiente, o entidad u órgano en quien delegue.

18.4 En el plazo de tres meses a contar de la fecha en que se hayan puesto los fondos correspondientes a la disposición del habilitado o la habilitada, debe presentar electrónicamente a la Intervención correspondiente la cuenta justificativa del uso de los fondos, para que sea objeto de control, y se tiene que proceder al reintegro de los que no hayan sido utilizados.

18.5 Se pueden presentar justificaciones parciales en el plazo mencionado en el punto anterior.

18.6 En el supuesto de que no se presente la justificación en el plazo señalado, la Intervención correspondiente se tiene que abstener de fiscalizar cualquier nueva entrega de provisiones de fondos a justificar, excepto que la dirección general competente en el ámbito de la tesorería, atendiendo las circunstancias del caso, autorice un plazo de justificación superior, que no puede exceder de seis meses, salvo supuestos excepcionales.

18.7 La verificación de la cuenta justificativa se tiene que realizar mediante la modalidad de control posterior, de acuerdo con las instrucciones que establezca la Intervención General a este efecto. En caso de que del resultado de este control se detecten defectos o anomalías, se deben poner de manifiesto en el informe y se debe indicar el grado de relevancia. En ese caso, hay que seguir el procedimiento establecido en el artículo 26 de esta Orden.

Artículo 19 Cuentas corrientes e intereses

19.1 Las provisiones de los fondos a justificar se tienen que entregar en las cuentas corrientes abiertas en una entidad bancaria autorizada con esta finalidad por la dirección general competente en el ámbito de la tesorería.

19.2 Los fondos entregados tienen la consideración de fondos públicos.

19.3 Los intereses que se produzcan por los fondos no pueden ser utilizados por el habilitado o la habilitada para efectuar pagos y tienen que ser ingresados en la tesorería de la Generalitat, a través de las cuentas corrientes restringidas de ingresos correspondientes, con aplicación al correspondiente concepto del presupuesto de ingresos.

Artículo 20 Instrumentos de pago de las habilitaciones

El habilitado o la habilitada puede disponer de las cantidades entregadas a justificar mediante los instrumentos de pago siguientes:

• a) Transferencia bancaria.
• b) Tarjeta de débito con disposición limitada por plazo y cuantía.
• c) Tarjeta de crédito con los límites y en los supuestos que determine la dirección general competente en materia de tesorería.
• d) Cheque bancario expedido nominalmente a favor de la persona acreedora.
• e) Otros que autorice la dirección general competente en el ámbito de la tesorería.

Artículo 21 Periodo de realización de los gastos

Los habilitados o las habilitadas tienen que realizar los gastos y el pago material con cargo a fondos entregados a justificar durante el ejercicio para el que fueron entregados.

Artículo 22 Registro contable de la habilitación

22.1 Los habilitados o las habilitadas deben llevar un registro contable de los pagos realizados.

22.2 El registro contable de pagos tiene como finalidad contabilizar todos los movimientos de fondos de la cuenta corriente abierta en una entidad bancaria para pagos a justificar. Se carga por los fondos recibos de la Generalitat o por los reintegros que se realicen en la cuenta corriente, y se abona con las salidas de fondos por pago de gastos, por provisiones otorgadas y por reintegros en caso de modificaciones de la dotación inicial, sobrantes, o cese del habilitado o la habilitada, o con otras salidas, mediante los diferentes instrumentos financieros aprobados en esta Orden.

Artículo 23 Conciliación contable de los fondos entregados a justificar

23.1 Con una periodicidad mínima semestral, se tiene que efectuar una conciliación del registro contable regulado en el artículo anterior con los extractos bancarios de la cuenta corriente y con las operaciones contables de la habilitación con la Generalitat.

23.2 El resultado de la conciliación mencionada en el punto anterior se debe materializar en una acta de arqueo que tiene que ser fiscalizada por la intervención correspondiente. Si la fiscalización no es favorable, se tiene que poner en conocimiento de la Intervención General y de la dirección general competente en el ámbito de en la tesorería de la Generalitat, para que acuerden o propongan lo que sea procedente.

23.3 En cualquier momento, los titulares de las secciones presupuestarias, las entidades o los órganos en quienes deleguen o las Intervenciones pueden acordar realizar controles extraordinarios, arqueos y las comprobaciones que crean oportunas.

Artículo 24 Archivo y conservación de los justificantes

El habilitado o la habilitada debe archivar y conservar los justificantes de acuerdo con el artículo 12 de la Orden VEH/6/2019, de 15 de enero, de contabilidad de la Generalitat de Catalunya, y mantenerlos a disposición de la Sindicatura de Cuentas y de otros órganos de control.

Artículo 25 Resolución de las discrepancias

Las discrepancias que pueda suscitar la aplicación de las disposiciones de esta Orden se tienen que resolver de la manera siguiente:

• a) Si la objeción proviene de la Intervención actuante en su función de control de los anticipos, de la propuesta anual de pagos a justificar renovables, de las retenciones cautelares o de la entrega de las provisiones de fondos a justificar de carácter esporádico, se debe seguir el procedimiento establecido en los artículos 65 y posteriores de la Ley de finanzas públicas de Cataluña.
• b) Si la objeción proviene de la Intervención actuante en su función de control de la reposición de fondos, de la cuenta justificativa o de los justificantes, se debe seguir el procedimiento previsto en el artículo 26 de esta Orden.
• c) Si un departamento o entidad no está conforme con el acuerdo del director o directora general competente en el ámbito de la tesorería de la Generalitat que ha determinado el porcentaje para precisar el importe máximo anual para gastos a justificar de carácter renovable, tiene que resolver la discrepancia el consejero o la consejera del departamento competente en materia de finanzas públicas.

Artículo 26 Procedimiento contradictorio de las incidencias informadas por la Intervención

26.1 En caso de que de las tareas de verificación de los justificantes por parte de la Intervención actuante resulten incidencias recogidas en el informe de control posterior emitido, en función de su relevancia, la Intervención puede proponer la suspensión de la reposición de las provisiones de fondos a justificar renovables a la habilitación correspondiente. Esta suspensión también se puede proponer en la fase de comprobación previa a la emisión del informe, a criterio de la Intervención actuante.

26.2 El órgano gestor, en vista de las incidencias detectadas por la Intervención actuante, tiene que realizar las actuaciones siguientes en función del caso:

• a) Si hay conformidad con la opinión emitida en el informe de la Intervención actuante, puede llevar a cabo alguna de las actuaciones siguientes:
  • 1r. Proceder a la subsanación o convalidación de las incidencias detectadas, cuando se trate de errores o deficiencias subsanables, y tramitar de nuevo la propuesta de pago, con indicación de los aspectos revisados, incluso la acreditación, si procede, del reintegro voluntario de las cantidades indebidamente abonadas. En caso de que la propuesta de pago ya se haya realizado, se debe modificar la cuenta justificativa y realizar las actuaciones administrativas y adecuaciones contables correspondientes.
  • 2n. Instar la tramitación del expediente administrativo de revisión de oficio y el expediente de reintegro de pagos indebidos. En este caso, antes de la resolución de estos expedientes y con la acreditación previa del inicio de las actuaciones correspondientes, el órgano gestor puede volver a aprobar y tramitar la propuesta de pago bajo su responsabilidad.
• b) En caso de discrepancia con el informe de la intervención actuante, puede emitir las alegaciones correspondientes y proceder, si es necesario, de acuerdo con lo que dispone el artículo 70 de la Ley de finanzas públicas de Cataluña.

Artículo 27 Suspensión de las provisiones de fondos a justificar

27.1 La persona titular del departamento competente en materia de finanzas públicas, a propuesta de la dirección general competente en el ámbito de la tesorería de la Generalitat o de la Intervención General, según el ámbito de actuación, puede suspender el procedimiento de provisión de fondos a justificar de una habilitación cuando en la gestión de este procedimiento se observen irregularidades o actuaciones que puedan perjudicar a la hacienda de la Generalitat, sin perjuicio de las responsabilidades correspondientes que puedan exigirse.

27.2 Una vez subsanadas las deficiencias que hayan dado lugar a la suspensión del procedimiento de provisión de fondos a justificar, la persona titular de la sección presupuestaria o entidad afectada puede pedir a la persona titular del departamento competente en materia de finanzas públicas el levantamiento de la suspensión, con el informe previo favorable de la Intervención General y de la dirección general competente en materia de tesorería de la Generalitat.

Artículo 28 Obligaciones y responsabilidades de las personas gestoras de los fondos y suspensión del procedimiento

28.1 El órgano competente para aprobar los gastos de la sección presupuestaria o entidad y los habilitados o las habilitadas son responsables de la correcta gestión de las provisiones de fondos a justificar recibidos, y con esta finalidad tienen que adoptar las medidas necesarias para asegurar que todas las operaciones se realicen de acuerdo con los preceptos de esta Orden y que queden debidamente registradas en el sistema de gestión contable, con el fin de garantizar que este sistema refleje fielmente la situación financiera de los pagos y de los fondos por el procedimiento de provisiones de fondos a justificar. Asimismo, son responsables del envío de las cuentas justificativas de los gastos realizados y del registro contable a la Intervención correspondiente para su control.

28.2 Sin perjuicio de lo que prevé el artículo 18 de esta Orden, la falta de justificación en el plazo de los fondos entregados a justificar, tanto carácter renovable como esporádico, da lugar a la depuración de responsabilidades del habilitado o la habilitada que prevé la Ley de finanzas públicas de Cataluña.

Primera Sistema de centralización de tesorería

La dirección general competente en el ámbito de la tesorería de la Generalitat puede realizar las actuaciones necesarias para el establecimiento de un sistema de centralización de tesorería en las cuentas corrientes de las habilitaciones o la centralización en una cuenta corriente única de la tesorería para una mayor eficiencia en la gestión de los fondos disponibles en la tesorería de la Generalitat.

Segunda Sistema informático corporativo GECAT

Todas las actuaciones de gestión, contabilización y control de las operaciones de las provisiones de fondos a justificar se tienen que realizar mediante el sistema informático corporativo GECAT.

Tercera Entidades del sector público no administrativo de la Generalitat de Catalunya

Las disposiciones de esta Orden también son aplicables a las entidades del sector público no administrativo de la Generalitat de naturaleza diferente a la que se establece en el artículo 2 de la Orden, en los preceptos que se adecuen a sus procedimientos de gestión, pago y control.

Cuarta Modalidades de control

La Intervención General puede determinar, mediante una resolución, otras modalidades de control diferentes de las establecidas en esta Orden, en supuestos específicos o con carácter general, cuando se den circunstancias que así lo aconsejen.

Primera Saldos de las provisiones de fondos para gastos de carácter renovable

Los saldos de las provisiones de fondos para gastos de carácter renovable que los habilitados o las habilitadas tengan a 1 de enero de 2022 se mantendrán hasta que la Intervención General las regule definitivamente. Al principio del ejercicio, los habilitados o las habilitadas tienen que percibir la totalidad de la provisión de fondos de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 11 de esta Orden.

Segunda Acta de arqueo de los fondos de las habilitaciones

Con referencia a la fecha de 31 de diciembre de 2021 o a la fecha de entrada en vigor del nuevo procedimiento regulado en esta Orden, cada departamento o entidad tiene que emitir un acta de arqueo de los fondos de las habilitaciones que tiene que fiscalizar la intervención correspondiente, con el fin de adecuar el saldo de los fondos entregados en el ejercicio 2022.

Tercera Supresión de las subhabilitaciones

En el plazo de seis meses, a partir de la entrada en vigor de esta Orden, se deben suprimir las subhabilitaciones existentes. Con esta finalidad, se tienen que justificar todos los gastos realizados y reintegrar a la habilitación correspondiente el importe de los fondos recibidos pendientes de justificar.

Cuarta Uso de dinero en metálico como medio de pago

En el plazo de un año a partir de la entrada en vigor de esta Orden, el uso de dinero en metálico para realizar pagos en efectivo no se podrá utilizar como instrumento de pago, excepto que la dirección general competente en el ámbito de la tesorería de la Generalitat autorice el uso en los supuestos en que no se pueda utilizar ningún otro medio.

Mientras se mantenga este medio de pago, el habilitado o la habilitada tiene que llevar a dos registros contables:

• a) El registro contable de pagos en metálico que recoge todos los movimientos de fondos de la caja de metálico de la habilitación. Se carga por los fondos recibidos y se abona con las salidas de fondos por el pago de gastos, provisiones o reintegros a la cuenta corriente de la habilitación.
• b) El registro de pagos mediante los fondos de la cuenta corriente que recoge las operaciones previstas en el artículo 22.2 de esta Orden para el registro de pagos.

Para los fondos en metálico se debe efectuar una conciliación con las operaciones contables registradas y emitir un acta de arqueo, con una periodicidad mínima semestral, que deben firmar el habilitado o la habilitada y la Intervención correspondiente.

Quinta Incorporación progresiva al nuevo procedimiento de provisiones de fondos a justificar

Las entidades y unidades establecidas en el artículo 2 de esta Orden que no dispongan del sistema informático corporativo GECAT adecuado a la presente disposición pueden seguir aplicando el contenido de la Orden de 12 de diciembre de 2001, sobre mandamientos de pago a justificar, y se deben incorporar progresivamente al procedimiento establecido en esta nueva Orden en el plazo de un año a partir de su entrada en vigor.

Disposición derogatoria

Queda derogada la Orden del Departamento de Economía y Finanzas de 12 de diciembre de 2001, sobre mandamientos de pago a justificar, sin perjuicio de lo que establece la disposición transitoria quinta.

LE0000163858_20020101

Primera Desarrollo y aplicación de la Orden

La Intervención General de la Generalitat y la dirección general competente en el ámbito de la tesorería de la Generalitat, en el ámbito de las competencias respectivas, pueden, si procede, dictar las disposiciones que hagan falta para el desarrollo y la aplicación de esta Orden.

Segunda Entrada en vigor

Esta Orden entra en vigor el día 1 de enero de 2022.