Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gesti髇 Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

• Expandir / Contraer 韓dice sistem醫ico
• INTRODUCCION
• T蚑ULO PRELIMINAR.�DISPOSICIONES GENERALES
  • Art韈ulo 1.–燨bjeto
  • Art韈ulo 2.–犃mbito de aplicaci髇
  • Art韈ulo 3.–燚efiniciones
• T蚑ULO I.�DE LOS DOCUMENTOS DE TITULARIDAD P贐LICA Y DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO P贐LICOS
  • CAP蚑ULO I.�DE LOS DOCUMENTOS DE TITULARIDAD P贐LICA
    • Art韈ulo 4.–燚e los documentos de titularidad p鷅lica
    • Art韈ulo 5.–燫equisitos de los documentos de titularidad p鷅lica
    • Art韈ulo 6.–燣a gesti髇 de los documentos de titularidad p鷅lica
    • Art韈ulo 7.–燩rograma de gesti髇 documental
    • Art韈ulo 8.–燚e los documentos de los cargos p鷅licos
    • Art韈ulo 9.–燚e los documentos de las entidades del sector p鷅lico institucional en el caso de extinci髇 o transferencia de sus competencias
    • Art韈ulo 10.–燚e los documentos de titularidad p鷅lica generados por prestadores o prestadoras de servicios p鷅licos
    • Art韈ulo 11.–燰aloraci髇, selecci髇 y acceso a los documentos de titularidad p鷅lica
  • CAP蚑ULO II.�DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO P贐LICOS
    • Art韈ulo 12.–燚e los sistemas de archivo p鷅licos
    • Art韈ulo 13.–燜unciones de los sistemas de archivo p鷅licos
    • Art韈ulo 14.–燩ersonal de los sistemas de archivo p鷅licos
    • Art韈ulo 15.–燙ontrataci髇 de servicios archiv韘ticos
• T蚑ULO II.�DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA COMUNIDAD AUT覰OMA DEL PA蚐 VASCO
  • Art韈ulo 16.–燚el Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
  • Art韈ulo 17.–營nventario del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
  • Art韈ulo 18.–燩rocedimiento de declaraci髇 del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
  • Art韈ulo 19.–燩rocedimiento para la exclusi髇 del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
  • Art韈ulo 20.–燚erecho de tanteo y retracto
• T蚑ULO III.�DE LOS ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD AUT覰OMA DEL PA蚐 VASCO
  • CAP蚑ULO I.�DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD AUT覰OMA DEL PA蚐 VASCO
    • Art韈ulo 21.–燬istema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
    • Art韈ulo 22.–燚irecci髇 del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
    • Art韈ulo 23.–燚el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
    • Art韈ulo 24.–燙omposici髇 del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
    • Art韈ulo 25.–燜uncionamiento del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
    • Art韈ulo 26.–燚e la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
    • Art韈ulo 27.–燙omposici髇 de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
    • Art韈ulo 28.–燜uncionamiento de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
  • CAP蚑ULO II.�DEL SISTEMA DE ARCHIVO DEL SECTOR P贐LICO DE LA COMUNIDAD AUT覰OMA DEL PA蚐 VASCO
    • Art韈ulo 29.–燙onfiguraci髇 y composici髇
    • Art韈ulo 30.–燚e la direcci髇 del Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
    • Art韈ulo 31.–燚e los archivos de gesti髇 del sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
    • Art韈ulo 32.–燚el Archivo General del sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
    • Art韈ulo 33.–燚el Archivo Hist髍ico de Euskadi
  • CAP蚑ULO III.�DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO DE LAS ENTIDADES LOCALES
    • Art韈ulo 34.–燚e los sistemas de archivo de las entidades locales
    • Art韈ulo 35.–燤ancomunidad de medios
• T蚑ULO IV.�DE LOS ARCHIVOS PRIVADOS
  • Art韈ulo 36.–燚e los archivos privados
  • Art韈ulo 37.–燚erechos y obligaciones de las personas titulares de archivos privados que sean parte integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco
  • Art韈ulo 38.–燚el fomento de los archivos privados
• T蚑ULO V.�DEL ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE TITULARIDAD P贐LICA CUSTODIADOS EN SISTEMAS DE ARCHIVO INTEGRANTES DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD AUT覰OMA DEL PA蚐 VASCO Y AL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA COMUNIDAD AUT覰OMA DEL PA蚐 VASCO
  • Art韈ulo 39.–燚erecho de acceso
  • Art韈ulo 40.–營nstrumentos de acceso
  • Art韈ulo 41.–燩rocedimiento de acceso
  • Art韈ulo 42.–燜ormalizaci髇 del acceso
  • Art韈ulo 43.–燚erechos de las personas solicitantes
  • Art韈ulo 44.–燨bligaciones de las personas solicitantes
  • Art韈ulo 45.–燚el acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco custodiados en archivos p鷅licos
  • Art韈ulo 46.–燚el acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco custodiados en archivos privados
• T蚑ULO VI.�DEL R蒅IMEN SANCIONADOR
  • Art韈ulo 47.–燫間imen jur韉ico
  • CAP蚑ULO I.�INFRACCIONES
    • Art韈ulo 48.–營nspecci髇 e incoaci髇 del procedimiento de investigaci髇
    • Art韈ulo 49.–燙oncepto de infracci髇
    • Art韈ulo 50.–營nfracciones leves
    • Art韈ulo 51.–營nfracciones graves
    • Art韈ulo 52.–營nfracciones muy graves
    • Art韈ulo 53.–燫esponsables de las infracciones
    • Art韈ulo 54.–燩rescripci髇 de las infracciones
  • CAP蚑ULO II.�SANCIONES
    • Art韈ulo 55.–燩rocedimiento sancionador
    • Art韈ulo 56.–燙uant韆 de las sanciones
    • Art韈ulo 57.–燛xigencia de reparaci髇 de da駉s y perjuicios
    • Art韈ulo 58.–燗dministraciones competentes
    • Art韈ulo 59.–燩rescripci髇 de las sanciones
• DISPOSICIONES ADICIONALES
  • DISPOSICI覰 ADICIONAL PRIMERA
  • DISPOSICI覰 ADICIONAL SEGUNDA
• DISPOSICIONES TRANSITORIAS
  • DISPOSICI覰 TRANSITORIA PRIMERA
  • DISPOSICI覰 TRANSITORIA SEGUNDA
  • DISPOSICI覰 TRANSITORIA TERCERA
• DISPOSICIONES DEROGATORIAS
  • DISPOSICI覰 DEROGATORIA
• DISPOSICIONES FINALES
  • DISPOSICI覰 FINAL PRIMERA
  • DISPOSICI覰 FINAL SEGUNDA
  • DISPOSICI覰 FINAL TERCERA

Art韈ulo 1.– Objeto

Constituye el objeto de esta ley regular:

• a) La gesti髇 integral de los documentos de titularidad p鷅lica, su tratamiento y su organizaci髇 en los archivos.
• b) La configuraci髇, protecci髇 y preservaci髇 del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• c) La estructura, organizaci髇 y gesti髇 del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• d) Los derechos y las obligaciones de quienes sean titulares de archivos privados integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• e) El acceso de la ciudadan韆 a los documentos de titularidad p鷅lica custodiados en sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco y al Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• f) El r間imen sancionador.

Art韈ulo 2.– 羗bito de aplicaci髇

La presente ley es de aplicaci髇 a:

• a) El sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, integrado por su Administraci髇 General y por el sector p鷅lico institucional auton髆ico.
• b) El sector p鷅lico de los territorios hist髍icos, integrado por su Administraci髇 general y por el sector p鷅lico institucional foral.
• c) Las instituciones locales de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco y el sector p鷅lico institucional local.
• d) El Parlamento Vasco, el Ararteko y el Tribunal Vasco de Cuentas P鷅licas.
• e) Las juntas generales de los territorios hist髍icos.
• f) La Universidad del Pa韘 Vasco.
• g) Las personas f韘icas y jur韉icas privadas que presten servicios p鷅licos o ejerzan potestades administrativas en la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• h) Las personas f韘icas y jur韉icas titulares de archivos privados que custodian el Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

Art韈ulo 3.– Definiciones

A los efectos de la presente ley, se entiende por:

• a) Archivo: cualquiera de las siguientes acepciones:
  • 1.– En sentido funcional, el sistema corporativo de gesti髇 que define, mediante una metodolog韆 propia, el proceso de producci髇 y gesti髇 documental a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.
  • 2.– En sentido org醤ico, el 髍gano o la unidad responsable de la coordinaci髇 de dicho sistema.
  • 3.– En sentido material, bien la instalaci髇 o, en su caso, el repositorio y su sistema inform醫ico donde se custodian en dep髎ito permanente o transitorio los documentos y los elementos vinculados a ellos, o bien los propios documentos o fondos documentales.
• b) Calendario de conservaci髇 y acceso: instrumento que identifica las series documentales, precisa los criterios de selecci髇 y los plazos de conservaci髇 o eliminaci髇 de los documentos y establece los criterios de acceso dichos documentos.
• c) Ciclo de vida de los documentos: per韔do comprendido entre el dise駉 de un documento y su eliminaci髇 o conservaci髇 permanente.
• d) Documento: unidad de informaci髇, de car醕ter 鷑ico y en cualquier soporte o formato, cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia de las acciones, decisiones y funciones propias de las personas f韘icas y jur韉icas, incluidas las bases de datos y otros objetos electr髇icos de cualquier naturaleza.
• e) Eliminaci髇 o expurgo: proceso de destrucci髇 o borrado de documentos y datos, aplicado de acuerdo con lo estipulado en el calendario de conservaci髇 y acceso.
• f) Expediente: conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de antecedente y fundamento a la resoluci髇 administrativa, as� como las diligencias encaminadas a ejecutar dicha resoluci髇.
• g) Fondo documental: conjunto org醤ico de documentos producidos, recibidos o acumulados por una persona f韘ica o jur韉ica, p鷅lica o privada, en la gesti髇 de sus actividades o competencias.
• h) Gesti髇 documental integral: conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistem醫ico de creaci髇, recepci髇, uso, valoraci髇 y conservaci髇 de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener pruebas de actuaciones o actividades en forma de documentos y sistemas de informaci髇.
• i) Metadatos: cualquiera de las siguientes acepciones:
  • 1.– Conjunto de atributos de car醕ter instrumental que, dentro de un sistema de gesti髇 documental, definen a un documento, con independencia del contenido de este.
  • 2.– Cualquier tipo de informaci髇 de car醕ter instrumental asociada a un documento electr髇ico e independiente del contenido de este, destinada al conocimiento inmediato y autom醫ico de alguna de sus caracter韘ticas, con la finalidad de contextualizar el documento y de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservaci髇, la interoperabilidad, la fiabilidad y la trazabilidad de dicho documento.
• j) Nivel de archivo: cada uno de los estadios en los que se encuentra la documentaci髇 en funci髇 de su ciclo de vida.
• k) Patrimonio documental: conjunto de fondos documentales de conservaci髇 permanente.
• l) Plan de gesti髇 de riesgos: conjunto de criterios y procedimientos orientados a prevenir y a minimizar los da駉s, intencionados o no, causados en los documentos por situaciones accidentales o por la interrupci髇 de las actividades de una organizaci髇.
• m) Pol韙ica de gesti髇 de documentos electr髇icos: conjunto de orientaciones o directrices que establece una organizaci髇 para crear y gestionar, a lo largo del tiempo, documentos fiables, aut閚ticos, 韓tegros y accesibles, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La pol韙ica se aprueba al m醩 alto nivel dentro de la organizaci髇, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinaci髇, aplicaci髇, supervisi髇 y gesti髇 del programa de tratamiento de los documentos a trav閟 de su ciclo de vida.
• n) Producci髇 administrativa: planificaci髇, ordenaci髇 y desarrollo de las funciones, programas y competencias propios de las organizaciones del sector p鷅lico, cualesquiera que sean los medios empleados y su materializaci髇 en forma de expedientes, documentos, datos u otras manifestaciones similares que puedan surgir en el futuro.
• �) Selecci髇: proceso por el que se determina la conservaci髇 o eliminaci髇 de los documentos como consecuencia de su valoraci髇.
• o) Serie documental: conjunto de documentos producidos de manera continuada en el tiempo, como resultado de una misma funci髇 o actividad.
• p) Sistema de archivo: conjunto estructurado de normas, 髍ganos, centros, servicios y sistemas inform醫icos vinculados a la gesti髇 de los documentos de una o varias organizaciones, a lo largo de todo el ciclo de vida de dicha documentaci髇.
• q) Sistema de informaci髇 administrativa: aplicaci髇 inform醫ica encargada de llevar a cabo las funciones necesarias para la tramitaci髇 administrativa; puede incluir, en funci髇 de su complejidad, funcionalidades como la creaci髇, el registro, la recepci髇, la notificaci髇, el almacenamiento, la firma y el archivado de los documentos, as� como el procesamiento de los datos contenidos en ellos.
• r) Valoraci髇: estudio de las series documentales, que define los valores administrativo, legal, jur韉ico, fiscal, hist髍ico, cient韋ico, cultural, testimonial o informativo de cada una de ellas y que, de acuerdo con ellos, determina la conservaci髇 de los documentos, ya sea permanente (total o parcial), o ya temporal, o su eliminaci髇.

Art韈ulo 4.– De los documentos de titularidad p鷅lica

1.– A los efectos de la presente ley, son documentos de titularidad p鷅lica los producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las entidades p鷅licas y las personas f韘icas o jur韉icas enumeradas en el apartado siguiente.

2.– Son documentos de titularidad p鷅lica:

• a) Los del Parlamento Vasco, los del Tribunal Vasco de Cuentas P鷅licas y los del Ararteko.
• b) Los del Consejo de Gobierno y los de la Administraci髇 General de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• c) Los del sector p鷅lico institucional de la Administraci髇 General de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• d) Los de las corporaciones de derecho p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, en lo relativo a sus funciones p鷅licas atribuidas.
• e) Los de las juntas generales de los territorios hist髍icos y los del sector p鷅lico de los territorios hist髍icos, integrado por su Administraci髇 general y su sector p鷅lico institucional.
• f) Los de las entidades locales de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco y su sector p鷅lico institucional local.
• g) Los de las universidades p鷅licas radicadas en la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, as� como los de los centros y estructuras de ellas dependientes.
• h) Los de la Administraci髇 General del Estado y su sector p鷅lico institucional estatal con sede en la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• i) Los de los 髍ganos de la Administraci髇 de Justicia con sede en la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• j) Los de las notar韆s y registros p鷅licos con sede en la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• k) Los de los organismos dependientes de las instituciones de la Uni髇 Europea y los de cualquier otro organismo p鷅lico internacional, en ambos casos con sede en la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• l) Los de las entidades dotadas de personalidad jur韉ica propia, creadas, participadas mayoritariamente o controladas efectivamente por cualquiera de las entidades y personas jur韉icas mencionadas en este art韈ulo, en cuanto a los documentos generados en el ejercicio de potestades administrativas o funciones p鷅licas.
• m) Los de las personas privadas f韘icas o jur韉icas gestoras de servicios p鷅licos en la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, en cuanto a los documentos generados en la prestaci髇 de dichos servicios.
• n) Los de las entidades dependientes de los organismos p鷅licos y los de cualquier otra entidad p鷅lica no incluida en los supuestos anteriores, en cuanto a los documentos generados en el ejercicio de potestades administrativas o funciones p鷅licas.

3.– Los documentos de titularidad p鷅lica a los que se refieren las letras h), i), j) y k) del apartado anterior se someter醤 a la legislaci髇 estatal que les sea de aplicaci髇, de conformidad con las competencias del Estado previstas en las reglas 5, 8 y 28 del art韈ulo 149.1 de la Constituci髇, y, en su caso, a la legislaci髇 internacional.

4.– La documentaci髇 creada o recibida por los cargos p鷅licos como resultado de las actividades propias de sus funciones p鷅licas, incluidos los correos electr髇icos o cualquier otro medio de comunicaci髇 telem醫ica, tiene la consideraci髇 de documento de titularidad p鷅lica.

5.– Los documentos de titularidad p鷅lica son inalienables e inembargables, y los derechos de sus titulares no prescriben, excepto cuando se haya determinado su eliminaci髇 en los t閞minos previstos en esta ley.

6.– La Administraci髇 competente adoptar� las medidas oportunas para la recuperaci髇 de cualquier documento de titularidad p鷅lica que se hallare de forma ilegal o indebidamente en posesi髇 de terceras personas.

Art韈ulo 5.– Requisitos de los documentos de titularidad p鷅lica

Los documentos de titularidad p鷅lica, a efectos de su validez, han de cumplir los requisitos de autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad, contextualizaci髇 y trazabilidad, de acuerdo con la normativa que les sea de aplicaci髇.

Art韈ulo 6.– La gesti髇 de los documentos de titularidad p鷅lica

1.– Para garantizar el cumplimiento de los requisitos se馻lados en el art韈ulo anterior, las entidades a las que es de aplicaci髇 esta ley deber醤 implantar un sistema de gesti髇 documental, en el cual se documenten pol韙icas y procedimientos que permitan controlar la creaci髇, la recepci髇, la transmisi髇, el mantenimiento y el acceso de los documentos, de manera que se asegure que los crean y utilizan personas autorizadas e identificadas y que se registra toda actuaci髇 sobre ellos, al objeto de que est閚 protegidos frente a cualquier adici髇, supresi髇, modificaci髇 u ocultaci髇 no autorizadas.

2.– Los sistemas de informaci髇 administrativa asegurar醤 que se evidencie el contexto en el que se producen o reciben y en que se gestionan los documentos, que se vinculen unos documentos con otros en el orden que les corresponda en cada procedimiento y que cada expediente lleve un 韓dice para garantizar su integridad.

3.– Cuando la tramitaci髇 administrativa de los expedientes haya concluido, deber醤 ser transferidos desde los sistemas de informaci髇 administrativa al nivel de archivo correspondiente.

4.– Los documentos electr髇icos deber醤 ser conservados en un medio de soporte digital y en su formato original. Sin embargo, uno y otro podr醤 no ser aquel en el que la documentaci髇 fue generada y gestionada si t閏nicamente es indispensable para mantenerla con todas sus caracter韘ticas durante el lapso de conservaci髇 que le corresponda. En caso de que para dicha conservaci髇 sea necesario un cambio de formato o soporte, la modificaci髇 ser� validada por el sistema de archivo y documentada, de modo que quede constancia de todas las actuaciones efectuadas.

5.– Una vez transferidos, los documentos ser醤 custodiados de modo que se aseguren sus caracter韘ticas y propiedades, en funci髇 del tiempo durante el que vayan a ser conservados.

6.– Los documentos electr髇icos ser醤 considerados como aut閚ticos una vez transferidos desde los sistemas de informaci髇 administrativa al sistema de archivo, aunque hayan caducado los certificados digitales y las firmas electr髇icas con los que fueron producidos.

7.– Todos los sistemas de informaci髇 que intervienen en la gesti髇 documental, tanto administrativa como archiv韘tica, contar醤 con medios de seguridad que impidan la alteraci髇 y sobreescritura no autorizadas de los documentos electr髇icos, as� como con instrumentos de trazabilidad que posibiliten la auditor韆 sobre su uso y acceso.

8.– Los documentos electr髇icos generados en plataformas tecnol骻icas comunes de tramitaci髇 electr髇ica a las que recurren distintas administraciones p鷅licas podr醤 ser gestionados a lo largo de todo su ciclo de vida por el sistema de archivo de la Administraci髇 responsable de la plataforma, en caso de que la Administraci髇 titular de los documentos no tenga medios tecnol骻icos suficientes para su conservaci髇 y disposici髇. Esta gesti髇 no incluye las pol韙icas de acceso a los documentos, que corresponden a la Administraci髇 titular de dichos documentos.

9.– Los documentos electr髇icos generados por las entidades comprendidas en el 醡bito de aplicaci髇 de esta ley deber醤 ser gestionados a lo largo de todo su ciclo de vida, por sus titulares leg韙imos, sin perjuicio de que, por falta de medios tecnol骻icos o econ髆icos, est閚 albergados en archivos electr髇icos de entidades que no est閚 integradas en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco. Esta gesti髇 incluye las pol韙icas de acceso a los documentos.

Art韈ulo 7.– Programa de gesti髇 documental

1.– Las entidades comprendidas en el 醡bito de aplicaci髇 de la presente ley est醤 obligadas a establecer y mantener un programa continuado y activo para la gesti髇 documental, de tal manera que garanticen un control efectivo sobre la creaci髇, el mantenimiento y el uso de los documentos en el desempe駉 de sus actividades.

2.– El programa de gesti髇 documental establecer� y garantizar� las pol韙icas y los procedimientos que:

• a) Aseguren que se crean y reciben los documentos necesarios para ejecutar las actividades de la entidad y dar constancia de ellas.
• b) Integren la gesti髇 documental en la planificaci髇, el desarrollo y la implementaci髇 de los sistemas de producci髇 administrativa, desde la fase inicial de dise駉 de los documentos.
• c) Determinen los metadatos que deban crearse para cada documento a lo largo de los procesos relacionados con 閘, forme parte o no de un expediente, y la manera como se gestionar醤 y vincular醤 dichos metadatos al documento a lo largo de todo su ciclo de vida.
• d) Determinen los requisitos de recuperaci髇, uso, reutilizaci髇 y transmisi髇 de los documentos durante los procesos administrativos, as� como sus plazos de conservaci髇.
• e) Determinen la forma de organizar los documentos.
• f) Garanticen la continuidad de las actividades de gesti髇 documental, mediante un plan de gesti髇 de riesgos integrado en la gesti髇 de riesgos corporativa.
• g) Garanticen la conservaci髇 de los documentos en entornos seguros durante el tiempo establecido en los calendarios de conservaci髇, y regulen el acceso a la documentaci髇.
• h) Cumplan los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y las pol韙icas de cada entidad.
• i) Aseguren la supervisi髇 y auditor韆 del programa.

3.– En los programas de gesti髇 documental deber醤 colaborar de forma coordinada las 醨eas de gesti髇 documental y archivo, de seguridad de la informaci髇, de protecci髇 de datos y de organizaci髇 interna de cada entidad, y cualquier otra que pueda tener implicaciones relevantes sobre dichos programas.

Art韈ulo 8.– De los documentos de los cargos p鷅licos

1.– Los documentos de los cargos p鷅licos recibir醤 id閚tico tratamiento al de los dem醩 documentos de titularidad p鷅lica, sin perjuicio de las especificidades derivadas de la aplicaci髇 de la normativa reguladora de utilizaci髇 y control de los cr閐itos destinados a gastos reservados.

2.– Tras su cese, los cargos p鷅licos de las entidades del 醡bito de aplicaci髇 de esta ley deber醤 entregar en el sistema de archivo de su entidad aquellos documentos de titularidad p鷅lica definidos en el art韈ulo 4.4 de esta ley que, por alguna causa, obren en su poder o, en caso de exigirlo la continuidad de las actividades, deber醤 transmitirlos a la persona que los suceda en el cargo. Se levantar� acta de la transmisi髇, en la que se incorporar� el inventario de los documentos, y ser� visada por la persona responsable del sistema de archivo correspondiente.

Art韈ulo 9.– De los documentos de las entidades del sector p鷅lico institucional en el caso de extinci髇 o transferencia de sus competencias

1.– Si una entidad del sector p鷅lico institucional se extingue sin que ninguna de sus competencias tenga continuidad, su documentaci髇 ser� depositada en el sistema de archivo correspondiente a la Administraci髇 p鷅lica de la que dependa o a la que est� vinculada.

2.– La transferencia total o parcial de competencias entre entidades del sector p鷅lico institucional ir� acompa馻da del traspaso de la documentaci髇 producida o recibida en la gesti髇 de dichas competencias, siempre y cuando corresponda a procedimientos en tramitaci髇 o que sean imprescindibles para su gesti髇. El resto de la documentaci髇 deber� ser transferida al sistema de archivo correspondiente a la Administraci髇 p鷅lica de la que dependa o a la que est� vinculada.

3.– En el caso de que alguna actividad de una entidad del sector p鷅lico institucional pase a ser de naturaleza privada, los documentos generados hasta esa fecha seguir醤 siendo de titularidad p鷅lica y deber醤 ser transferidos al sistema de archivo correspondiente a la Administraci髇 p鷅lica de la que dependa o a la que est� vinculada.

4.– Todas las transferencias indicadas en este art韈ulo se efectuar醤 mediante acta, que incorporar� el inventario de los documentos, y ser� visada por la persona responsable del sistema de archivo transferente, de forma que permita contextualizar correctamente el origen de la documentaci髇 y el motivo de los traspasos.

Art韈ulo 10.– De los documentos de titularidad p鷅lica generados por prestadores o prestadoras de servicios p鷅licos

1.– A los efectos de esta ley, son prestadores o prestadoras de servicios p鷅licos las personas privadas, tanto f韘icas como jur韉icas, que desempe馿n funciones gestoras de servicios p鷅licos.

2.– Los documentos producidos y acumulados en el ejercicio de las funciones relacionadas con la gesti髇 de los servicios p鷅licos mediante prestadores o prestadoras tienen la consideraci髇 de documentaci髇 de titularidad p鷅lica. La gesti髇 de esa documentaci髇 se har� bien con los medios del prestador o prestadora, bien remiti閚dola a la entidad p鷅lica correspondiente junto con la informaci髇 necesaria para contextualizar la documentaci髇 adecuadamente.

3.– En el supuesto de cese de la actividad de prestaci髇 de servicios p鷅licos por parte de alg鷑 prestador o prestadora, todos los documentos de titularidad p鷅lica, as� como la informaci髇 contenida en los sistemas de informaci髇 utilizados en la prestaci髇 del servicio, ser醤 entregados, a la entidad p鷅lica para la que se prestaban dichos servicios. Esta entrega de documentos y de informaci髇 se realizar� en salvaguarda del inter閟 p鷅lico, y deber� ser documentada y visada por la persona responsable del sistema de archivo transferente y supervisada por la persona responsable del sistema de archivo de la entidad receptora.

Art韈ulo 11.– Valoraci髇, selecci髇 y acceso a los documentos de titularidad p鷅lica

1.– Todos los documentos de titularidad p鷅lica ser醤 valorados, de modo que se determinen sus plazos de conservaci髇 o eliminaci髇 y sus condiciones de acceso. Estas decisiones ser醤 recogidas en los calendarios de conservaci髇 y acceso de cada entidad.

2.– Los documentos electr髇icos deber醤 incorporar, en la fase de dise駉, los metadatos de valoraci髇, selecci髇 y acceso, de tal modo que se garantice su correcta accesibilidad y que las decisiones de valoraci髇 y acceso puedan ser aplicadas en el momento del ciclo de vida que corresponda.

3.– La valoraci髇 ser� efectuada por comisiones interdisciplinares espec韋icas encargadas de dictaminar en la materia. Estas comisiones de valoraci髇, selecci髇 y acceso a los documentos de las entidades p鷅licas estar醤 reguladas normativamente por sus propias instituciones. En caso de no contar con comisi髇 propia, las entidades p鷅licas integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco someter醤 sus propuestas a la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, regulada en el art韈ulo 26 de la presente ley. Esta comisi髇 deber� emitir su decisi髇 en el plazo m醲imo de tres meses desde la recepci髇 de la propuesta. En el caso de que, transcurrido ese plazo, no se haya emitido decisi髇 alguna, se entender醤 desestimadas las propuestas que supongan la eliminaci髇 total o parcial de los documentos, y estimadas las propuestas que supongan la conservaci髇 total de los documentos.

4.– El procedimiento de valoraci髇 citado en el apartado anterior deber� incluir un estudio de identificaci髇 de la documentaci髇 que se somete a valoraci髇. En dicho estudio se incorporar醤, al menos, la informaci髇 descriptiva de la documentaci髇, la normativa que la regula, el tipo o los tipos de documentos de que se compone, si contiene o no datos especialmente protegidos y, en su caso, a qu� procedimiento o actuaci髇 administrativa corresponde. Asimismo, se indicar醤 sus posibles valores, entendi閚dose como tales el valor administrativo original y su potencial valor legal, jur韉ico, fiscal, hist髍ico, cient韋ico, cultural, testimonial o informativo, en funci髇 de la informaci髇 que contengan los documentos. A cada estudio se deber� acompa馻r copia de uno o varios ejemplos de la documentaci髇 a valorar, para facilitar el trabajo de la comisi髇, as� como una propuesta de calendario de conservaci髇 y acceso.

5.– Los calendarios de conservaci髇 y acceso aprobados por las respectivas comisiones deber醤 ser publicados en el bolet韓 oficial correspondiente a cada Administraci髇.

6.– Para una mayor eficacia y econom韆 de medios en la valoraci髇, la selecci髇 y el acceso a los documentos, las comisiones a las que hace referencia este art韈ulo podr醤 incluir los estudios de identificaci髇, los calendarios de conservaci髇 y acceso, las actas y dem醩 informaci髇 relevante en una base de datos a la que todas ellas podr醤 acceder en red. Dicha base de datos ser� gestionada por el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, a fin de compartir el conocimiento y agilizar las decisiones de las organizaciones en la gesti髇 de los documentos.

7.– La documentaci髇 de titularidad p鷅lica no podr� ser expurgada, sin la aprobaci髇 previa de la comisi髇 de valoraci髇, selecci髇 y acceso competente sobre ella.

8.– La decisi髇 de eliminar o no la documentaci髇 cuyo calendario de conservaci髇 y acceso haya sido publicado como se establece en el apartado 5 de este art韈ulo corresponder� a cada entidad titular.

Art韈ulo 12.– De los sistemas de archivo p鷅licos

1.– Las entidades relacionadas en el art韈ulo 4.2 de la presente ley deber醤 contar con su propio sistema de archivo, que llevar� a cabo labores de direcci髇 y planificaci髇, elaborar� normas, y dispondr� de recursos materiales y humanos suficientes para el ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de lo dispuesto en el cap韙ulo III del t韙ulo III de la presente ley con respecto a los sistemas de archivo de las entidades locales.

2.– De conformidad con lo establecido en la normativa que regula el procedimiento administrativo com鷑 de las administraciones p鷅licas, cada sistema de archivo p鷅lico contar� con un archivo electr髇ico 鷑ico.

3.– De acuerdo con lo se馻lado en los apartados anteriores, los sistemas de archivo p鷅licos actuar醤 en las siguientes fases:

• a) Fase de dise駉: en la que se analizan y dise馻n los procedimientos y los documentos que los soportan y se les aplican los recursos archiv韘ticos necesarios para gestionarlos adecuadamente.
• b) Fase de tramitaci髇: en la que se aplican los recursos archiv韘ticos que aseguran la adecuada gesti髇 de los documentos creados y recibidos.
• c) Fase de conservaci髇: en la que los documentos son transferidos al nivel de archivo correspondiente y se les incorporan los recursos archiv韘ticos necesarios para garantizar su correcta permanencia durante el tiempo que les corresponda, su difusi髇 y el acceso a ellos.

Art韈ulo 13.– Funciones de los sistemas de archivo p鷅licos

1.– En el desempe駉 de su misi髇, los sistemas de archivo p鷅licos tienen encomendadas las siguientes funciones:

• a) Vigilar y exigir que en los archivos de las organizaciones vinculadas a la entidad a la que pertenezcan o dependientes de ella se cumplan la presente ley, sus desarrollos reglamentarios y cualquier otra norma que les sea de aplicaci髇, elaborando las directrices necesarias a tal fin.
• b) Administrar sus propios recursos, personal, edificios e instalaciones, aline醤dolos con sus funciones y evitando usos contrarios al desempe駉 de estas.
• c) Participar y asesorar en la gesti髇 de procesos y programas de las administraciones p鷅licas en los que se decida el dise駉 de los documentos, de los procedimientos administrativos y de los planes de gesti髇 de riesgos de la entidad, as� como en la gesti髇 de los sistemas tecnol骻icos, de inteligencia artificial, robotizados y cualesquiera otros que puedan desarrollarse en el futuro aplicados a la gesti髇 de los documentos o a cualquiera de las funciones encomendadas a dichos sistemas de archivo en la presente ley.
• d) Organizar los documentos de su entidad desde el momento de su creaci髇 o ingreso en el sistema, mantenerlos de forma adecuada y custodiarlos en entornos seguros a lo largo de todo su ciclo de vida.
• e) Efectuar los procesos de identificaci髇 y valoraci髇 de la documentaci髇 para su an醠isis por la correspondiente comisi髇 de valoraci髇, y, una vez aprobados los calendarios de conservaci髇 y acceso, proceder a la selecci髇 de la documentaci髇 establecida en estos.
• f) Prestar y garantizar los servicios de acceso a los documentos y de consulta y reproducci髇 de ellos a las entidades que los crean o gestionan, a las partes interesadas en los correspondientes procedimientos y a la ciudadan韆, de conformidad con lo establecido en la normativa en vigor.
• g) Colaborar en la formaci髇 del personal de su respectiva Administraci髇 p鷅lica en materia de gesti髇 documental integral y patrimonio documental.
• h) Asegurar la conservaci髇 permanente de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco y desarrollar pol韙icas de difusi髇 de dicho patrimonio.
• i) Promover y colaborar, si procede, con iniciativas ciudadanas de recogida de documentaci髇 susceptible de constituir patrimonio documental, y asesorar a la ciudadan韆 en cuestiones relacionadas con el objeto de la presente ley.

2.– Para el ejercicio efectivo de estas funciones, las entidades p鷅licas que participen en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco adoptar醤 las medidas organizativas y t閏nicas necesarias para integrar adecuadamente los sistemas de informaci髇 administrativa con los sistemas de archivo, en aras de garantizar la interoperabilidad en los procesos que materialicen dichas funciones.

Art韈ulo 14.– Personal de los sistemas de archivo p鷅licos

1.– Los sistemas de archivo p鷅licos deben disponer de personal t閏nico cualificado y en n鷐ero suficiente para desempe馻r las funciones que les encomienda la presente ley.

2.– El Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, regulado en el art韈ulo 23 de esta ley, propondr� un cat醠ogo de referencia de perfiles profesionales, en el que se indiquen la titulaci髇 y las competencias requeridas para cada nivel y funci髇.

3.– El personal al servicio del sistema de archivo p鷅lico est� obligado a mantener la confidencialidad de los datos e informaciones de que tenga conocimiento en raz髇 de su puesto de trabajo. Esta obligaci髇 de confidencialidad y secreto profesional se mantendr� aun cuando haya finalizado la relaci髇 contractual con el sistema de archivo p鷅lico correspondiente. En todo caso, deber� respetar la normativa vigente en materia de protecci髇 de datos.

Art韈ulo 15.– Contrataci髇 de servicios archiv韘ticos

1.– La contrataci髇 de servicios archiv韘ticos por parte de las entidades p鷅licas requerir� el informe previo de la persona responsable de su respectivo sistema de archivo. En cualquier caso, quedar醤 excluidos del objeto de dichos contratos la gesti髇 integral de los documentos, la direcci髇 del sistema de archivo y el servicio de consulta de documentaci髇.

2.– Cuando, por falta de medios propios, las entidades p鷅licas deban contratar el servicio de guarda y custodia de los documentos, habr� de garantizarse en todo caso que la empresa adjudicataria del servicio no identifique total o parcialmente ni la documentaci髇 ni su contenido, para lo cual se establecer醤 sistemas de acceso mediante signatura disociada de cualquier otra informaci髇.

3.– La contrataci髇 de los servicios de computaci髇 en la nube u otros equivalentes que se puedan desarrollar en el futuro se entender� comprendida en los t閞minos de lo dispuesto en los apartados anteriores. Se except鷄n los servicios de nube p鷅lica u otros equivalentes propietarios, mancomunados o consorciados con otras entidades p鷅licas, que a todos los efectos tendr醤 la consideraci髇 de instalaciones p鷅licas.

4.– El personal de las empresas adjudicatarias de contratos en el 醡bito de los servicios archiv韘ticos est� obligado a mantener la confidencialidad de los datos y las informaciones de que tenga conocimiento en raz髇 de su puesto de trabajo. Esta obligaci髇 de confidencialidad y secreto profesional se mantendr� aun cuando haya finalizado la relaci髇 contractual. En todo caso, deber� respetar la normativa vigente en materia de protecci髇 de datos.

Art韈ulo 16.– Del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– El Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco est� formado por el conjunto de documentos de inter閟 producidos, reunidos y conservados por cualquier persona f韘ica o jur韉ica, tanto p鷅lica como privada, en el ejercicio de sus funciones o actividades, en el territorio de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

2.– Integran el Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco todos los documentos de titularidad p鷅lica y privada con m醩 de 50 a駉s de antig黣dad desde su fecha de creaci髇.

3.– Asimismo, formar醤 parte del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco cualesquiera documentos, contemplados o no en los dos apartados precedentes, que sean inscritos en el Registro de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco del Patrimonio Cultural Vasco, mediante la declaraci髇 de bienes culturales muebles de protecci髇 especial y media previstos en la Ley 6/2019, de 9 de mayo, de Patrimonio Cultural Vasco. La regulaci髇 y efectos de dichos bienes ser� la contenida en la citada Ley 6/2019.

4.– Tanto la documentaci髇 de titularidad p鷅lica como la de titularidad privada pueden, una vez cumplido el plazo se馻lado en el apartado 2 de este art韈ulo, ser sometidas a un proceso de valoraci髇 que determine su exclusi髇 del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, tal y como se establece en el art韈ulo 19 de esta ley. Se except鷄n de esta previsi髇 aquellos bienes culturales declarados en virtud de la Ley 6/2019, de 9 de mayo, de Patrimonio Cultural Vasco, en cuyo caso para dejar sin efecto dicha declaraci髇 deber醤 seguirse los tr醡ites establecidos en la citada Ley de Patrimonio Cultural Vasco.

5.– La documentaci髇 de titularidad privada integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco podr� ser depositada en un sistema de archivo de titularidad p鷅lica, quedando sujeta a las condiciones que rijan para cada dep髎ito, de acuerdo con lo establecido en el art韈ulo 45 de la presente ley.

6.– Ser醤 consideradas causas de utilidad p鷅lica o inter閟 social para la expropiaci髇 de los bienes del patrimonio documental:

• a) La defensa y protecci髇 de dicho patrimonio.
• b) El incumplimiento de los deberes de conservaci髇 y cuidado establecidos en esta ley por parte de las personas propietarias, poseedoras o titulares de derechos sobre los bienes integrantes del patrimonio documental, que facultar� a la Administraci髇 para la expropiaci髇 total o parcial de dichos bienes.

7.– El departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental, previo informe de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, podr� declarar constitutivos del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco aquellos documentos, tanto de titularidad p鷅lica como de titularidad privada, que, sin alcanzar la antig黣dad indicada en el apartado 2, merezcan dicha consideraci髇. En el caso de documentos de titularidad de entidades del sector p鷅lico no integradas en el sistema de archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, en lugar del informe de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, se requerir� informe previo del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

8.– El Gobierno Vasco, a trav閟 de acuerdos y convenios, en coordinaci髇 con los archivos o fondos documentales p鷅licos o privados que conserven patrimonio documental fuera de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, dar� a conocer y pondr� en valor nuestro patrimonio.

9.– El Gobierno Vasco habilitar�, mediante acuerdos, convenios, digitalizaciones y compartici髇 de hiperv韓culos a portales o p醙inas web, los medios para acceder al patrimonio documental conservado fuera de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, atendiendo lo que determine el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

Art韈ulo 17.– Inventario del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– El Inventario del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco se constituye como un instrumento que tiene por objeto facilitar la identificaci髇 de los documentos integrantes de dicho patrimonio y de los archivos en donde se custodian, tanto de titularidad p鷅lica como de titularidad privada, radicados en el territorio de la Comunidad Aut髇oma de Pa韘 Vasco. Corresponde al departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental su formaci髇, actualizaci髇, coordinaci髇 y difusi髇.

2.– La metodolog韆 para la elaboraci髇 y recogida de los datos del Inventario del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, as� como su actualizaci髇, plazos y dem醩 requisitos, se establecer醤 reglamentariamente.

3.– Todas las personas f韘icas o jur韉icas, con independencia de su r間imen y naturaleza jur韉ica, que sean titulares de los archivos a los que se refiere el apartado 1 est醤 obligadas a colaborar en la elaboraci髇 y actualizaci髇 del referido inventario, proporcionando la informaci髇 que les sea requerida a tal fin.

4.– Las personas privadas, f韘icas o jur韉icas, propietarias y poseedoras leg韙imas de documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco deber醤 comunicar al departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental los traslados de lugar de dichos documentos. Asimismo, las personas privadas, f韘icas o jur韉icas, que habitualmente ejercen el comercio de documentos integrantes del patrimonio documental deber醤 formalizar un libro de registro de las transmisiones que realicen sobre dichos documentos.

5.– A efectos de la elaboraci髇 del mencionado inventario, el departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental promover� f髍mulas de colaboraci髇 con las dem醩 administraciones p鷅licas y personas f韘icas o jur韉icas privadas.

6.– Los datos contenidos en el Inventario del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco ser醤 de acceso p鷅lico, a trav閟 de medios electr髇icos.

Art韈ulo 18.– Procedimiento de declaraci髇 del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– El procedimiento de declaraci髇 de Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco al que se hace referencia en el art韈ulo 16.7 de esta ley se incoar� de oficio por la persona titular de la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental. Este procedimiento tendr� una duraci髇 m醲ima de 12 meses desde la fecha de incoaci髇, transcurridos los cuales sin que se haya dictado y notificado la resoluci髇 habr� caducado.

2.– Asimismo, cualquier persona f韘ica o jur韉ica, p鷅lica o privada, podr� instar a la citada direcci髇, mediante solicitud razonada, a que incoe el procedimiento de declaraci髇. La direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental decidir� si procede la incoaci髇. La solicitud se podr� entender desestimada transcurridos seis meses desde su entrada en el registro del 髍gano competente para la tramitaci髇, sin haberse dictado y notificado resoluci髇 expresa. La incoaci髇 del expediente impedir� aplicar cualquier decisi髇 de expurgo sobre los fondos y documentos afectados, hasta la resoluci髇 o caducidad.

3.– En el procedimiento de declaraci髇 del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco ser� preceptivo el tr醡ite de audiencia a las personas f韘icas o jur韉icas interesadas, as� como el informe de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco o del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, de conformidad con lo establecido en el art韈ulo 16.7 de la presente ley.

4.– La resoluci髇 del procedimiento corresponder� a la persona titular de la viceconsejer韆 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental, y, en caso favorable, conllevar� la inclusi髇 de los documentos en el Inventario del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco. Dicha resoluci髇 se publicar� en el Bolet韓 Oficial del Pa韘 Vasco. La resoluci髇, que deber� estar motivada y habr� de ser comunicada a quien solicit� la incoaci髇, contendr� al menos la identificaci髇, la descripci髇 y la localizaci髇 de los documentos.

Art韈ulo 19.– Procedimiento para la exclusi髇 del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– De conformidad con lo establecido en el art韈ulo 16.4 de la presente ley, tanto la documentaci髇 de titularidad p鷅lica como la de titularidad privada podr醤, una vez cumplido el plazo de 50 a駉s de antig黣dad, ser sometidas a un proceso de valoraci髇 que, en su caso, determine su exclusi髇 del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

2.– El procedimiento para la exclusi髇 se incoar� de oficio por la persona titular de la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental. Este procedimiento tendr� una duraci髇 m醲ima de 12 meses desde la fecha de incoaci髇, transcurridos los cuales sin que se haya dictado y notificado la resoluci髇 habr� caducado.

3.– Asimismo, cualquier persona f韘ica o jur韉ica, p鷅lica o privada, podr� instar a la citada direcci髇, mediante solicitud razonada, que incoe el procedimiento de exclusi髇. La direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental decidir� si procede la incoaci髇. La solicitud se podr� entender desestimada transcurridos seis meses desde su entrada en el registro del 髍gano competente para la tramitaci髇 sin haberse dictado y notificado resoluci髇 expresa.

4.– En el procedimiento de exclusi髇 del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco ser� preceptivo el tr醡ite de audiencia a las personas f韘icas o jur韉icas interesadas, as� como el informe de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco o del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, de conformidad con lo establecido en el art韈ulo 16.7 de la presente ley.

5.– La resoluci髇 del procedimiento corresponder� a la persona titular de la viceconsejer韆 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental, y, en caso favorable, conllevar� la exclusi髇 de los documentos del patrimonio documental. Dicha resoluci髇 se publicar� en el Bolet韓 Oficial del Pa韘 Vasco. La resoluci髇, que deber� estar motivada y habr� de ser comunicada a quien solicit� la incoaci髇, contendr� al menos la identificaci髇, la descripci髇 y la localizaci髇 de los documentos.

Art韈ulo 20.– Derecho de tanteo y retracto

1.– La Administraci髇 General de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco ostenta los derechos de tanteo y retracto en las transmisiones inter vivos onerosas, bien voluntarias o bien derivadas de un procedimiento de ejecuci髇 patrimonial, de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

2.– En el plazo de tres meses, el 髍gano que corresponda de la Administraci髇 General de la Comunidad Aut髇oma de Pa韘 Vasco podr� ejercer el derecho de tanteo para s� o para otras administraciones p鷅licas, oblig醤dose al pago del precio convenido. El ejercicio del derecho de tanteo requerir� que la Administraci髇 p鷅lica para la que se ejerce adopte previamente, por el 髍gano competente en cada caso, el acuerdo de adquisici髇 onerosa pertinente, con la necesaria reserva presupuestaria, al objeto de materializar la adquisici髇 que se acuerde.

3.– El procedimiento para el ejercicio del derecho de tanteo y retracto se someter� a las siguientes prescripciones:

• a) La persona transmitente deber� notificar fehacientemente al departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental su pretensi髇 de transmitir los documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, se馻lando el precio, el aplazamiento de pago, si existiera, la identidad de la persona adquirente y el resto de condiciones fundamentales de la transmisi髇.
• b) En los supuestos de transmisiones llevadas a cabo en un procedimiento de ejecuci髇 patrimonial, el organismo que haya de proceder a la adjudicaci髇 deber� realizar notificaci髇 previa de esta circunstancia, en el plazo de tres d韆s, al departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental, con indicaci髇 del precio y de la identidad de la persona que vaya a ser adjudicataria.
• c) Recibida la notificaci髇 fehaciente de la pretensi髇 de la transmisi髇 en tiempo y forma, la Administraci髇 General de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, podr� comunicar su renuncia, en su nombre o en el de otras administraciones p鷅licas, previa comunicaci髇 a las mismas, al ejercicio del derecho de tanteo, debiendo comunicar la citada renuncia a la persona transmitente. Si la Administraci髇 no ejercita el tanteo en el plazo de tres meses siguientes a la notificaci髇 completa y fehaciente, se producir� la caducidad de tal derecho respecto a la transmisi髇 notificada.
• d) La Administraci髇 General de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco podr� ejercer el derecho de retracto en los siguientes supuestos:
  • 1.– En el caso de falta de notificaci髇 de la persona transmitente, o si aquella resulta incompleta o deficiente.
  • 2.– Si la transmisi髇 notificada se ha llevado a efecto antes de la caducidad del derecho de tanteo.
  • 3.– Si, transcurrido el plazo para el ejercicio del derecho de tanteo, se ha llevado a efecto la transmisi髇 modificando las condiciones se馻ladas en la notificaci髇.
• e) Se podr� ejercer el derecho de retracto, en el plazo de tres meses, en las condiciones previamente rese馻das. El c髆puto del plazo para el ejercicio del derecho de retracto se iniciar� desde el momento en que se tenga conocimiento, por cualquier medio, de que la transmisi髇 se ha llevado a efecto o de que se ha hecho en condiciones distintas de las se馻ladas en la notificaci髇.

4.– Sin perjuicio del obligado cumplimiento de las determinaciones establecidas en este art韈ulo para el ejercicio del derecho de tanteo y retracto de las transmisiones onerosas inter vivos de documentos integrantes del Patrimonio Documental del Pa韘 Vasco, y a fin de garantizar el conocimiento de las transacciones previstas, las personas promotoras de subastas de los citados documentos deber醤 notificar al departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental, con una antelaci髇 m韓ima de un mes, la celebraci髇 de las subastas en las que se pretenda enajenar dichos bienes. La notificaci髇 deber� indicar la fecha, hora y lugar de celebraci髇 de la subasta, as� como el precio de salida a subasta de los documentos y fondos documentales.

Art韈ulo 21.– Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– El Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco est� integrado por los sistemas de archivo de las entidades comprendidas en el 醡bito de aplicaci髇 de la presente ley, salvo las recogidas en los art韈ulos 2.b) y 2.e), que podr醤 incorporarse voluntariamente al sistema.

2.– El Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco es el espacio com鷑 de cooperaci髇 y coordinaci髇 archiv韘tica de los sistemas de archivo de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, y tiene la misi髇 de impulsar su funcionamiento armonizado.

3.– El Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco est� adscrito a la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental. La persona titular de esta direcci髇 ser�, asimismo, la responsable de la direcci髇 del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

4.– Para desarrollar la cooperaci髇, coordinaci髇 y asesoramiento en la gesti髇 documental en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco se crean dos 髍ganos colegiados multidisciplinares: el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco y la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

V閍se Decreto 59/2024,�7 mayo, de la composici髇, la organizaci髇 y el funcionamiento de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco (獴.O.P.V.� 21 mayo).LE0000920123_20240522

5.– Los sistemas de archivo de cada una de las instituciones que conforman el sector p鷅lico foral y de las juntas generales de los territorios hist髍icos podr醤 integrarse en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, previa solicitud por parte del 髍gano competente de cada una de aquellas instituciones. Esta integraci髇 se realizar� mediante convenio, tras el que deber� dictarse una orden de la persona titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental, que se publicar� en el Bolet韓 Oficial del Pa韘 Vasco. La integraci髇 en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco conllevar� la aplicaci髇 de las normas establecidas en la presente ley a los sistemas de archivo y fondos documentales que se integren.

Art韈ulo 22.– Direcci髇 del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– La direcci髇 del Gobierno Vasco competente en la gesti髇 del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco desempe馻r� las siguientes funciones:

• a) Impulsar la elaboraci髇 de pol韙icas p鷅licas, directrices y estrategias armonizadas para los sistemas de archivo y el Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• b) Impulsar las pol韙icas p鷅licas de cooperaci髇 en investigaci髇, desarrollo e innovaci髇 en materias de su competencia con instituciones, entidades y sistemas afines, p鷅licos y privados.
• c) Colaborar con el Instituto Vasco de Administraci髇 P鷅lica, las instituciones docentes y otras entidades que impartan o promuevan formaci髇 en materia de gesti髇 documental integral y patrimonio documental.
• d) Promover la elaboraci髇 de normas t閏nicas para la gesti髇 integral de los documentos, de los fondos documentales y de los sistemas de archivo integrados.
• e) Impulsar la homologaci髇 en el 醡bito de la valoraci髇, selecci髇 y acceso a los documentos, y promover la identificaci髇 de series documentales comunes para todas las administraciones.
• f) Gestionar la base de datos de informaci髇 sobre la valoraci髇 y selecci髇 de documentos a la que se refiere el apartado 6 del art韈ulo 11 de la presente ley.
• g) Desarrollar y mantener cuantas soluciones tecnol骻icas sean necesarias para facilitar el acceso, el conocimiento y la difusi髇 de los documentos y de la informaci髇 contenida en ellos.
• h) Elaborar y mantener el Inventario del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, regulado en el art韈ulo 17 de la presente ley.
• i) Cualesquiera otras que le sean atribuidas normativamente.

2.– La direcci髇 del Gobierno Vasco que gestione el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco contar� con una unidad administrativa que llevar� a cabo las funciones se馻ladas en las letras d), e), f), g) y h).

Art韈ulo 23.– Del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– El Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco es el 髍gano colegiado multidisciplinar para el asesoramiento a la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en la gesti髇 del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco en las materias propias de su competencia.

2.– El Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco desempe馻r� las siguientes funciones:

• a) Informar a las entidades comprendidas en el 醡bito de actuaci髇 de la presente ley que lo soliciten sobre cualquier norma que afecte a las funciones relativas a la gesti髇 documental y de los archivos.
• b) Informar en los procedimientos de declaraci髇 y de exclusi髇 relativos al Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco correspondientes a documentos de titularidad de entidades del sector p鷅lico no integradas en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, tal y como se recoge en los art韈ulos 16.7, 18.3 y 19.4 de la presente ley.
• c) Proponer un cat醠ogo de referencia de perfiles profesionales, con la titulaci髇 y las competencias requeridas para cada nivel y funci髇.
• d) Asimismo, llevar� a cabo todas aquellas funciones que se determine normativamente.
• e) Cualesquiera otras que le delegue la direcci髇 competente en la gesti髇 del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

V閍se Decreto 54/2024,�30 abril, del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco (獴.O.P.V.� 13 mayo).LE0000916410_20240514

Art韈ulo 24.– Composici髇 del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– El Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco tendr� la siguiente composici髇:

• a) Presidente o presidenta: la persona titular de la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.
• b) Vicepresidente o vicepresidenta: la persona representante del Servicio de Gesti髇 del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, designada por la persona titular de la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.
• c) Vocales:
  • 1.– Una persona designada por el departamento del Gobierno Vasco competente en la direcci髇 del Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
  • 2.– La persona responsable del Archivo Hist髍ico de Euskadi.
  • 3.– Una persona con dedicaci髇 profesional espec韋ica en archivos, representante por cada una de las tres diputaciones forales, designadas por sus respectivas instituciones.
  • 4.– Dos personas designadas por Eudel (Asociaci髇 de Municipios Vascos) entre las personas profesionales del sector que desempe馿n sus funciones en entidades municipales.
  • 5.– Una persona con dedicaci髇 profesional espec韋ica en archivos en representaci髇 del Parlamento Vasco, designada por su instituci髇.
  • 6.– Una persona con dedicaci髇 profesional espec韋ica en archivos, representante de cada una de las tres juntas generales, designadas por sus respectivas instituciones.
  • 7.– Dos personas en representaci髇 de las asociaciones profesionales de la gesti髇 documental integral de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
  • 8.– Una persona con dedicaci髇 profesional espec韋ica en archivos, en representaci髇 de la Universidad del Pa韘 Vasco, designada por su instituci髇.
  • 9.– Una persona, especialista en Historia Contempor醤ea o Historia del Derecho y de las Instituciones, designada por la persona titular de la direcci髇 del Gobierno Vasco con competencia en materia de archivos y patrimonio documental entre el profesorado de la Universidad del Pa韘 Vasco.
• d) Secretario o secretaria: una persona designada por la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental de entre el personal t閏nico de la asesor韆 jur韉ica de dicha direcci髇, con voz, pero sin voto.

2.– El nombramiento de los miembros del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, salvo el de quienes lo sean por raz髇 de su cargo, se efectuar� por orden de la persona titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.

3.– El mandato de los miembros del consejo, salvo el de quienes lo sean por raz髇 del cargo, ser� de cuatro a駉s, renovable por per韔dos de igual duraci髇. Una vez que expire su mandato, continuar醤 desempe馻ndo sus funciones hasta que surta efecto su renovaci髇 o el nombramiento de sus sucesores o sucesoras.

4.– Las vacantes que se produzcan por cualquier causa ser醤 cubiertas en el plazo de un mes, desde que se comunique tal circunstancia al secretario o secretaria del consejo, y por el tiempo que reste de mandato a la persona a quien se sustituya.

5.– Para la v醠ida constituci髇 del consejo, ser� necesaria la presencia de la mayor韆 de sus componentes, y sus acuerdos ser醤 adoptados por la mayor韆 de asistentes. En caso de empate, el presidente o presidenta tendr� voto de calidad.

Art韈ulo 25.– Funcionamiento del Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– El consejo se reunir� una vez al a駉 con car醕ter ordinario y, con car醕ter extraordinario, cuantas veces lo convoque la presidencia o lo solicite un tercio de sus componentes.

2.– En funci髇 de la urgencia u otro motivo apreciable, podr� efectuarse la asistencia por medios tecnol骻icos que permitan identificar la personalidad de las personas asistentes y garanticen la integridad y autenticidad de sus intervenciones.

3.– Para el adecuado desempe駉 de las funciones que le confiere esta ley, el consejo podr� crear grupos de personas expertas, a las que asigne cometidos espec韋icos, y designar sus componentes de entre el personal al servicio del sistema.

Art韈ulo 26.– De la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– La Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco (Covasade) es el 髍gano colegiado multidisciplinar encargado de valorar todas las tipolog韆s y series documentales generadas por las entidades comprendidas en el 醡bito de aplicaci髇 de esta ley, adheridas al Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, que no cuenten con comisi髇 propia.

2.– La Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco desempe馻r� las siguientes funciones:

• a) Analizar y validar las propuestas de los calendarios de conservaci髇 y acceso de las series y los documentos presentados por las entidades mencionadas en el apartado 1 y, por ende, determinar los documentos que se conservar醤 o eliminar醤, total o parcialmente, siempre y cuando se trate de documentaci髇 no integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• b) Analizar y validar las propuestas de sustituci髇 de documentos en papel por copia electr髇ica aut閚tica y la consiguiente destrucci髇 del original en papel, siempre y cuando se trate de documentaci髇 no integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• c) Determinar los documentos esenciales resultantes de las funciones y actividades cr韙icas de la entidad, los cuales formar醤 parte de su plan de gesti髇 de riesgos corporativo.
• d) Informar en los procedimientos de declaraci髇 y exclusi髇 del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, de conformidad con lo establecido en esta ley.
• e) Asesorar en las materias de su competencia a las entidades comprendidas en el 醡bito de esta ley.
• f) Cualesquiera otras que le delegue la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.

Art韈ulo 27.– Composici髇 de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– La Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco tendr� la siguiente composici髇:

• a) Presidente o presidenta: la persona titular de la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.
• b) Vicepresidente o vicepresidenta: la persona representante del Servicio de Gesti髇 del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, designada por la persona titular de la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.
• c) Vocales:
  • 1.– Una persona designada por la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en la gesti髇 del Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
  • 2.– La persona responsable del Archivo Hist髍ico de Euskadi.
  • 3.– Una persona con dedicaci髇 profesional espec韋ica en archivos, en representaci髇 de la Universidad del Pa韘 Vasco, designada por su instituci髇.
  • 4.– Una persona, designada por Eudel (Asociaci髇 de Municipios Vascos) entre las personas profesionales del sector que desempe馿n sus funciones en entidades municipales.
  • 5.– Una persona designada por la persona titular de la direcci髇 de Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental de entre el personal t閏nico de la asesor韆 jur韉ica de dicha direcci髇.
  • 6.– a persona, de nivel t閏nico superior, en representaci髇 de la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en organizaci髇 y administraci髇 electr髇ica, designada por la persona titular de dicha direcci髇.
  • 7.– Una persona, de nivel t閏nico superior, en representaci髇 de la Agencia Vasca de Protecci髇 de Datos, designada por la persona titular de dicha agencia.
  • 8.– Una persona especialista en Historia Contempor醤ea o Historia del Derecho y de las Instituciones, designada por la persona titular de la direcci髇 del Gobierno Vasco con competencia en materia de archivos y patrimonio documental de entre el profesorado de la Universidad del Pa韘 Vasco.
  • 9.– Una persona, de nivel t閏nico superior, en representaci髇 de las asociaciones profesionales de la gesti髇 documental integral, designada por la persona titular de la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.
• d) Secretario o secretaria: una persona designada por la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental de entre el personal t閏nico de la asesor韆 jur韉ica de dicha direcci髇, con voz, pero sin voto.

2.– El nombramiento de los miembros de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, salvo el de quienes lo sean por raz髇 de su cargo, se efectuar� por orden de la persona titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental.

3.– El mandato de los miembros de la comisi髇, salvo el de quienes lo sean por raz髇 del cargo, ser� de cuatro a駉s, renovable por per韔dos de igual duraci髇. Una vez que expire su mandato, continuar醤 desempe馻ndo sus funciones hasta que surta efecto su renovaci髇 o el nombramiento de sus sucesores o sucesoras.

4.– Para la v醠ida constituci髇 de la comisi髇 ser� necesaria la presencia de la mayor韆 de sus componentes, y sus acuerdos ser醤 adoptados por la mayor韆 de las personas asistentes. En caso de empate, el presidente o presidenta tendr� voto de calidad.

5.– La Presidencia de la comisi髇 podr� autorizar la presencia en sus sesiones, o en parte de ellas, de personas especializadas en los temas que fueren objeto de tratamiento en ellas, que, en todo caso, actuar醤 con voz y sin voto en el tema o los temas que fundamenten su presencia.

6.– La comisi髇 podr� crear grupos de trabajo y adoptar las f髍mulas necesarias para optimizar sus funciones.

Art韈ulo 28.– Funcionamiento de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

La Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco se regir� por los siguientes principios de funcionamiento:

• a) Se reunir� en sesi髇 ordinaria al menos dos veces al a駉, y en sesi髇 extraordinaria, cuantas veces la convoque su presidencia por la urgencia de la materia o porque lo haya solicitado un tercio de sus componentes.
• b) Los acuerdos sobre calendarios de conservaci髇 y acceso ser醤 adoptados por mayor韆 de los miembros asistentes y sometidos a la aprobaci髇 del titular del departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental. Dichos acuerdos se publicar醤 en el Bolet韓 Oficial del Pa韘 Vasco.

Art韈ulo 29.– Configuraci髇 y composici髇

1.– Los archivos de todas las entidades comprendidas en el sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco configuran un sistema 鷑ico y coordinado, denominado Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

2.– Este sistema depender� org醤icamente del departamento del Gobierno Vasco competente en administraci髇 p鷅lica, excepto el Archivo Hist髍ico de Euskadi, ya que su 醡bito de actuaci髇 es el Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco y, por ello, estar� adscrito al departamento del Gobierno Vasco con competencia en materia de archivos y patrimonio documental.

3.– El Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco estar� adscrito a la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de recursos generales. La persona titular de esta direcci髇 ser� la responsable de la direcci髇 del Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

4.– Constituyen el Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco:

• a) El Gobierno Vasco y sus departamentos y los organismos aut髇omos, los entes p鷅licos de derecho privado, las sociedades p鷅licas, las fundaciones y los consorcios que conforman el sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• b) La direcci髇 del Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• c) Los archivos de gesti髇 de las entidades del sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• d) El Archivo General del sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• e) El Archivo Hist髍ico de Euskadi.

Art韈ulo 30.– De la direcci髇 del Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– La direcci髇 competente en la gesti髇 del Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco desempe馻r� las siguientes funciones:

• a) Planificar la pol韙ica de gesti髇 documental integral y el control de su ejecuci髇.
• b) Programar los presupuestos para el funcionamiento de los archivos, tanto en soporte electr髇ico como anal骻ico, y controlar su ejecuci髇.
• c) Impulsar las pol韙icas p鷅licas de cooperaci髇 con instituciones y sistemas afines, al objeto de actualizar el modelo de gesti髇 documental que les sea de aplicaci髇.
• d) Establecer las normas, los procesos y las buenas pr醕ticas para la gesti髇 de los documentos.
• e) Desarrollar, actualizar y mantener las aplicaciones que soportan los sistemas de gesti髇 de documentos y archivos.
• f) Establecer el cuadro de clasificaci髇 de la documentaci髇 y definir las series documentales que lo componen, as� como definir la tipolog韆 documental y los esquemas de metadatos que se deben aplicar a los documentos.
• g) Colaborar con la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en materia de administraci髇 electr髇ica, en el an醠isis de los procedimientos y servicios objeto de digitalizaci髇.
• h) Realizar los an醠isis de identificaci髇 de series y tipos documentales de su 醡bito y elaborar las correspondientes propuestas de valoraci髇 con destino a la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• i) Participar en la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco y en el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• j) Dise馻r, aplicar y supervisar los mecanismos de conservaci髇 a largo plazo de la documentaci髇 en todo soporte, con especial atenci髇 a los documentos electr髇icos, por sus requerimientos espec韋icos.
• k) Gestionar el archivo electr髇ico 鷑ico como repositorio corporativo seguro de documentos electr髇icos, en coordinaci髇 con la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en administraci髇 electr髇ica y con la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en la gesti髇 del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• l) Planificar y realizar auditor韆s peri骴icas en materia de gesti髇 documental, con especial atenci髇 a los documentos electr髇icos por sus requerimientos espec韋icos.
• m) Asesorar a las entidades del sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco en materia de gesti髇 documental integral y de los sistemas que la sustentan.

2.– La direcci髇 del Gobierno Vasco competente en la gesti髇 del Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco contar� con una unidad administrativa que llevar� a cabo las funciones se馻ladas en las letras d), e), f), g), h), i), j), k), l) y m), y prestar� servicios comunes a los sistemas integrados en 閘.

Art韈ulo 31.– De los archivos de gesti髇 del sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– En cada unidad administrativa u oficina del sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, existir� un archivo de gesti髇. El personal asignado al 閘 se responsabilizar� de organizar, custodiar y conservar su documentaci髇.

2.– Los archivos de gesti髇 tienen las siguientes funciones:

• a) Cumplir con las directrices e instrucciones emanadas de la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en la gesti髇 del Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco para la gesti髇 documental.
• b) Organizar los expedientes y documentos generados por sus unidades administrativas u oficinas, una vez concluida la tramitaci髇 de los mismos.
• c) Conservar los expedientes y documentos en instalaciones adaptadas a la normativa t閏nica en la materia.
• d) Ingresar en el sistema de informaci髇 administrativa que establezca la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en la gesti髇 del Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco los expedientes y sus documentos, en el plazo m醲imo de un a駉 desde la finalizaci髇 de su tramitaci髇.
• e) Transferir los expedientes y documentos al Archivo General del sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco en un plazo m醲imo de cinco a駉s desde la finalizaci髇 de su tramitaci髇.
• f) Realizar, en su nivel, los expurgos de expedientes y documentos que se establezcan en los calendarios de conservaci髇 y acceso.
• g) Permitir el acceso a los documentos, en los t閞minos establecidos por los calendarios de conservaci髇 y acceso y por la legislaci髇 vigente.

Art韈ulo 32.– Del Archivo General del sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– El Archivo General del sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco tiene por finalidad la ejecuci髇 de las pol韙icas de gesti髇 y la custodia de los documentos generados por el Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

2.– El Archivo General del sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco desempe馻r� las siguientes funciones:

• a) Supervisar y controlar la transferencia de expedientes concluidos y cualquier otra documentaci髇 procedente de los archivos de gesti髇, garantizando que se mantenga correctamente la cadena de custodia documental durante tal proceso.
• b) Custodiar y organizar los expedientes y documentos durante los plazos definidos en los calendarios de conservaci髇 y acceso para su permanencia en este archivo.
• c) Conservar los expedientes y documentos en instalaciones adaptadas a la normativa t閏nica en la materia.
• d) Permitir el acceso a los documentos custodiados en ellos, en los t閞minos establecidos por los calendarios de conservaci髇 y acceso y por la legislaci髇 vigente.
• e) Realizar, en su nivel, los expurgos de expedientes y documentos que se establezcan en los calendarios de conservaci髇 y acceso.
• f) Recibir las transferencias de fondos procedentes de la Administraci髇 General del Estado o de las administraciones p鷅licas de los territorios hist髍icos, que se efect鷈n en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• g) Transferir los expedientes y documentos valorados como de conservaci髇 permanente al Archivo Hist髍ico de Euskadi, en un plazo m醲imo de 50 a駉s desde la fecha de finalizaci髇 de su tramitaci髇.
• h) Participar activamente en la valoraci髇 y selecci髇 de la documentaci髇.
• i) Cualesquiera otras que le delegue la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en la gesti髇 del Sistema de Archivo del Sector P鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

Art韈ulo 33.– Del Archivo Hist髍ico de Euskadi

1.– Se crea el Archivo Hist髍ico de Euskadi, servicio adscrito a la direcci髇 del Gobierno Vasco competente en archivos y patrimonio documental, y dependiente org醤icamente direcci髇 del Gobierno Vasco competente en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco regulada en el art韈ulo 22 de la presente ley.

2.– El Archivo Hist髍ico de Euskadi tiene por finalidad gestionar, conservar y difundir los documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, o susceptibles de serlo, que est閚 bajo su custodia.

3.– El Archivo Hist髍ico de Euskadi desempe馻r� las siguientes funciones:

• a) Gestionar y conservar los expedientes y documentos y los fondos documentales transferidos desde el Archivo General del sector p鷅lico de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• b) Gestionar y conservar los fondos documentales integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco que le sean encomendados y transferidos por cualquier persona f韘ica o jur韉ica, tanto p鷅lica como privada.
• c) Garantizar el acceso a los documentos que custodia, en los t閞minos establecidos por la legislaci髇 vigente.
• d) Desarrollar programas de reproducci髇 documental en soportes alternativos, para garantizar la conservaci髇 de los documentos originales y fomentar su difusi髇.
• e) Promover programas de difusi髇 cultural y puesta en valor del patrimonio documental.
• f) Promover las medidas para facilitar el acceso a los documentos relativos a la historia de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco obrantes en otros archivos o fondos documentales, p鷅licos o privados, por los medios m醩 adecuados.
• g) Asesorar en materias de su competencia.
• h) Cualesquiera otras que se le atribuyan normativamente.

Art韈ulo 34.– De los sistemas de archivo de las entidades locales

1.– Los municipios y dem醩 entidades locales est醤 obligados a tener un sistema de archivo propio, con capacidad para desempe馻r las funciones y cumplir con las obligaciones establecidas en la presente ley.

2.– El sistema de archivo citado en el apartado 1 comprender� el sistema completo de la entidad local, incluido su sector p鷅lico institucional.

3.– Los municipios y dem醩 entidades locales est醤 obligados a disponer del personal cualificado y de los medios necesarios para prestar los servicios de archivo en los t閞minos expresados en esta ley.

Art韈ulo 35.– Mancomunidad de medios

1.– Los municipios y dem醩 entidades locales podr醤 mancomunar con otras entidades municipales o supramunicipales los medios necesarios para el cumplimiento de los preceptos de la presente ley, siempre bajo la condici髇 de que sus fondos documentales queden correctamente diferenciados, identificados y contextualizados.

2.– Todas las entidades concernidas por el presente cap韙ulo podr醤 mancomunar con otras entidades municipales o supramunicipales los medios tecnol骻icos necesarios para la operativa de su correspondiente archivo electr髇ico 鷑ico, asimismo bajo la condici髇 expresada en el apartado 1 de este art韈ulo.

Art韈ulo 36.– De los archivos privados

1.– A los efectos de esta ley, tienen la consideraci髇 de archivos privados aquellos donde se custodian los documentos y fondos documentales generados, en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias, por personas f韘icas o jur韉icas de naturaleza privada que ejerzan sus actividades o se encuentren ubicadas en la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

2.– Tendr醤 la consideraci髇 de archivos privados los reunidos y conservados por, entre otros:

• a) Las asociaciones culturales, educativas y ciudadanas de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• b) Las organizaciones pol韙icas, sindicales y empresariales con domicilio o actividad en la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• c) Las entidades eclesi醩ticas y las asociaciones y 髍ganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• d) Familias y personalidades relevantes de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco a lo largo de la historia.
• e) Los archivos de los movimientos sociales y los archivos comunitarios.

Art韈ulo 37.– Derechos y obligaciones de las personas titulares de archivos privados que sean parte integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco

1.– Las personas f韘icas o jur韉icas titulares de archivos privados que sean parte integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco tienen derecho a:

• a) Recibir asesoramiento del personal t閏nico del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco para la gesti髇 de sus fondos documentales.
• b) Optar, de acuerdo con las condiciones previstas en las respectivas normativas reguladoras, a las convocatorias de ayudas efectuadas por las instituciones p鷅licas, que est閚 relacionadas con cualquier actuaci髇 relativa a la gesti髇 y conservaci髇 de tales fondos.

2.– Asimismo, las personas f韘icas o jur韉icas titulares de archivos privados que sean parte integrante del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco est醤 obligadas a:

• a) No destruirlos, ni modificarlos ni dividirlos, y a conservarlos 韓tegros y en condiciones adecuadas de uso.
• b) Gestionarlos de forma que se garantice la conservaci髇 y el acceso a los documentos.
• c) Facilitar su consulta por parte de toda persona, de conformidad con lo establecido en el art韈ulo 46 de la presente ley. La consulta podr� realizarse en la sede que se馻le la persona titular o en un sistema de archivo p鷅lico al que se trasladen con car醕ter temporal los documentos objeto de consulta.
• d) Comunicar, de forma previa, escrita y fehaciente, al departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental cualquier enajenaci髇 a t韙ulo oneroso en la titularidad de la propiedad, as� como cualquier traslado de ubicaci髇 dentro de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco o cualquier salida de documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco fuera del territorio de la Comunidad Aut髇oma, sea temporal o definitiva.

3.– En caso de incumplimiento de las obligaciones anteriormente establecidas, el departamento del Gobierno Vasco competente en materia de archivos y patrimonio documental podr� acordar el dep髎ito temporal del archivo privado en un archivo p鷅lico. Asimismo, el incumplimiento del apartado 2.a) del presente art韈ulo podr� ser causa de expropiaci髇 de la documentaci髇.

Art韈ulo 38.– Del fomento de los archivos privados

1.– Para fomentar la funci髇 social de los archivos privados, las administraciones p鷅licas, en sus respectivos 醡bitos de competencia, podr醤 establecer ayudas, dirigidas a personas f韘icas y jur韉icas privadas, para el desarrollo de proyectos archiv韘ticos con fines de conservaci髇 y difusi髇 del patrimonio documental de car醕ter privado.

2.– Quienes se beneficien de estas ayudas tendr醤 la obligaci髇 de someterse a la supervisi髇 de las administraciones p鷅licas con las que se encuentren vinculados por haber recibido subvenci髇, en todo lo relacionado con el proyecto subvencionado.

Art韈ulo 39.– Derecho de acceso

1.– Todas las personas, tanto a t韙ulo individual y en su propio nombre como en nombre y representaci髇 de otra u otras personas f韘icas o jur韉icas, tienen derecho a acceder a los documentos de titularidad p鷅lica custodiados en sistemas de archivo p鷅licos integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, as� como a los documentos de titularidad p鷅lica integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, en los t閞minos previstos en la normativa vigente.

2.– El ejercicio del derecho de acceso no estar� condicionado a la concurrencia de un inter閟 personal, no quedar� sujeto a motivaci髇 y no requerir� la invocaci髇 de ninguna norma.

3.– La documentaci髇 a que se refiere el apartado 1 de este art韈ulo ser� de acceso libre. En el caso de documentos de titularidad p鷅lica custodiados en sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, dicho acceso se restringir� o denegar� en los siguientes supuestos:

• a) Cuando los documentos contengan informaciones referentes a la intimidad de las personas o a datos personales especialmente protegidos por la ley.
• b) Cuando los documentos contengan secretos comerciales, industriales y cient韋icos, o informaciones en materia de propiedad intelectual, protegidos por las leyes.
• c) Cuando los documentos contengan informaciones que hayan sido declaradas materias clasificadas en virtud de la legislaci髇 vigente sobre secretos oficiales, siempre que esa declaraci髇 no haya sido cancelada.

4.– La documentaci髇 constitutiva de patrimonio documental que contenga datos personales especialmente protegidos no podr� ser consultada sin que medie consentimiento expreso de las personas afectadas o hasta que haya transcurrido un plazo de 25 a駉s desde su muerte, si su fecha es conocida, o, en otro caso, de 50 a駉s, a partir de la fecha de los documentos.

5.– El acceso a los documentos a los que se refiere el apartado 1 se canalizar� a trav閟 del sistema de archivo de cada titular. La consulta de los documentos que est閚 en fase de tramitaci髇 se realizar� en el servicio o la dependencia correspondiente, de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente.

6.– El acceso material a los documentos podr� ser denegado cuando su estado de conservaci髇 as� lo requiera. En tal caso, el acceso podr� llevarse a cabo mediante reproducci髇 de los documentos, siempre que sea posible.

Art韈ulo 40.– Instrumentos de acceso

1.– Con el fin de que las personas usuarias puedan localizar e identificar los documentos de titularidad p鷅lica y del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco y acceder a ellos con las m醲imas garant韆s, los sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco deber醤:

• a) Hacer p鷅licos los instrumentos archiv韘ticos de informaci髇 y descripci髇 que permiten localizar los documentos que custodian.
• b) Hacer p鷅lico el instrumento en el que se registren las eliminaciones de documentos.
• c) Hacer p鷅licas las limitaciones a la consulta de documentos custodiados.
• d) Asesorar a las personas usuarias en la b鷖queda de la informaci髇 contenida en la documentaci髇.
• e) Informar a las personas usuarias de su derecho a reclamar y de los procedimientos que deben seguir en el supuesto de que su derecho de acceso haya sido denegado.
• f) Hacer p鷅licos los formularios y el procedimiento de solicitud de acceso.
• g) Dotarse de los recursos y medios t閏nicos que permitan facilitar a los ciudadanos el ejercicio del derecho de acceso a los documentos.

2.– Los sistemas de archivo p鷅licos y los archivos privados integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco procurar醤 facilitar esos instrumentos mediante sus propios medios tecnol骻icos y telem醫icos de difusi髇. Si carecen de ellos, podr醤 recurrir a medios ajenos pertenecientes al Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.

Art韈ulo 41.– Procedimiento de acceso

1.– El ejercicio del derecho de acceso a los documentos de titularidad p鷅lica conservados en sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, as� como la obtenci髇 de copias de ellos, est� sujeto a lo dispuesto en la normativa vigente.

2.– Las personas responsables de estos sistemas de archivo p鷅licos podr醤 autenticar copias de los documentos bajo su custodia, pero no su contenido.

3.– La obtenci髇 de reproducciones de los documentos estar� condicionada por su estado de conservaci髇.

Art韈ulo 42.– Formalizaci髇 del acceso

1.– Los sistemas de archivo que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco podr醤 facilitar el acceso a los documentos de titularidad p鷅lica en un formato distinto al solicitado en los siguientes casos:

• a) Cuando exista una alternativa m醩 econ髆ica, siempre que no dificulte el acceso a quien lo solicite.
• b) Cuando el estado de conservaci髇 de los soportes originales as� lo requiera. En este caso, la Administraci髇 p鷅lica correspondiente procurar� habilitar f髍mulas alternativas, para materializar el acceso.
• c) Cuando el documento ya haya sido difundido o publicado provisionalmente en otro formato y se pueda acceder f醕ilmente a 閘. En tal caso, deber� indicarse a la persona solicitante la fuente de informaci髇.
• d) Cuando el formato que se haya solicitado pueda conllevar la p閞dida del soporte del documento o pueda da馻rlo.
• e) Cuando t閏nicamente no sea posible realizar una reproducci髇 en el formato en que se ha solicitado.
• f) Cuando el formato que se haya solicitado pueda afectar a los derechos de propiedad intelectual o industrial.
• g) Cuando, por su cantidad o complejidad, la solicitud conlleve un coste desproporcionado para la Administraci髇 p鷅lica correspondiente.
• h) Cuando se considere razonable utilizar un formato distinto al solicitado, siempre que se justifique.

2.– El acceso a los documentos ser� gratuito. No obstante, la expedici髇 de reproducciones y la transposici髇 a formatos o soportes distintos al original podr醤 quedar sujetas a contraprestaci髇 econ髆ica en los t閞minos previstos en la normativa en vigor.

Art韈ulo 43.– Derechos de las personas solicitantes

Las personas solicitantes de acceso a los documentos de titularidad p鷅lica custodiados en sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco y del Patrimonio Documental tienen los siguientes derechos:

• a) A ser informadas de sus derechos, y a ser asesoradas para que puedan ejercerlos correctamente.
• b) A consultar los documentos que soliciten, en aplicaci髇 de lo establecido en los calendarios de conservaci髇 y acceso o dentro de los plazos establecidos por la legislaci髇 vigente.
• c) A recibir su reproducci髇 en el soporte o formato solicitados y mediante el canal elegido, conforme a lo dispuesto en esta ley.
• d) A conocer los motivos por los cuales no se les facilita el acceso a los documentos total o parcialmente, o no se les facilita su reproducci髇 en el soporte o formato solicitados y mediante el canal elegido.
• e) A conocer el listado de las tasas y precios p鷅licos que, en su caso, sean exigibles para la obtenci髇 de las reproducciones solicitadas.
• f) A ser advertidas de las restricciones legales existentes y de las condiciones que deben cumplirse en el uso de la informaci髇 contenida en los documentos.

Art韈ulo 44.– Obligaciones de las personas solicitantes

Las personas solicitantes de acceso a los documentos de titularidad p鷅lica custodiados en sistemas de archivo integrantes del Sistema de Archivos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, as� como a los documentos de titularidad p鷅lica integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, tienen la obligaci髇 de:

• a) Ejercer su derecho de buena fe y sin que se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios p鷅licos, concretando sus solicitudes de forma precisa.
• b) Usar de forma l韈ita las informaciones y los datos extra韉os de los documentos.
• c) Cumplir las condiciones y los requisitos que se le se馻len para el acceso, se haga este de manera presencial o telem醫ica.
• d) Abonar las tasas y precios p鷅licos exigibles en cada caso.

Art韈ulo 45.– Del acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco custodiados en archivos p鷅licos

El acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco que se encuentren custodiados en archivos p鷅licos se regir� por lo dispuesto en los instrumentos que formalizaron su ingreso en el archivo correspondiente. En ning鷑 caso, dichos instrumentos podr醤 contradecir lo establecido en el apartado 4 del art韈ulo 39 de la presente ley.

Art韈ulo 46.– Del acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco custodiados en archivos privados

1.– Todas las personas, tanto a t韙ulo individual y en su propio nombre como en nombre y representaci髇 de otra u otras personas f韘icas o jur韉icas, tienen derecho a acceder a los documentos de titularidad privada integrantes del patrimonio documental.

2.– El acceso a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco que se encuentren custodiados en archivos privados se regir� por las siguientes normas:

• a) Las personas propietarias, titulares de derechos o poseedoras de dichos documentos permitir醤 el acceso a ellos, salvo cuando su consulta suponga una intromisi髇 en el derecho a la intimidad personal y familiar o a la propia imagen o afecte a derechos protegidos por una normativa espec韋ica.
• b) La solicitud deber� realizarse por escrito, y deber� identificar con la mayor precisi髇 posible los documentos solicitados.
• c) La persona propietaria, titular de los derechos o poseedora de los documentos podr� depositarlos temporalmente en un archivo p鷅lico para facilitar el acceso a ellos.

3.– El derecho de acceso podr� ser denegado o restringido, en aplicaci髇 de la normativa vigente. Esta denegaci髇 o restricci髇 habr� de ser formulada por escrito motivadamente, para que la persona interesada pueda comunicar esta circunstancia a los 髍ganos competentes en materia de archivos y patrimonio documental, con el fin de que, en su caso, adopten las medidas previstas en esta ley.

Art韈ulo 47.– R間imen jur韉ico

1.– La potestad sancionadora respecto de las infracciones tipificadas en esta ley se ejercer� de conformidad con lo dispuesto en ella y en la normativa en materia de r間imen jur韉ico de las administraciones p鷅licas y del procedimiento administrativo de aplicaci髇.

2.– Cuando la acci髇 u omisi髇 vulnere el r間imen espec韋ico de protecci髇 otorgado a los bienes integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco declarados bienes culturales de protecci髇 especial o media en virtud de lo dispuesto en la Ley 6/2019, de 9 de mayo, de Patrimonio Cultural Vasco, se aplicar� el r間imen de infracciones y sanciones previsto en dicha ley.

3.– No obstante lo dispuesto en los apartados anteriores, si las infracciones son cometidas respecto a los documentos de titularidad p鷅lica contemplados en el art韈ulo 4.2, letras a), b), e), f), g), h), i) y k) y a sus correspondientes archivos por los cargos p鷅licos y personal funcionario o laboral sometido al r間imen disciplinario de la Ley 6/1989, de 6 de julio, de la Funci髇 P鷅lica Vasca y de la Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto B醩ico del Empleado P鷅lico, y de la Ley 1/2014, de 26 de junio, reguladora del C骴igo de Conducta y de los Conflictos de Intereses de los Cargos P鷅licos, se sancionar醤 respectivamente conforme a lo previsto en sus normas, seg鷑 su calificaci髇. En el supuesto de que dichas infracciones sean cometidas por personal estatutario sometido al r間imen disciplinario de la Ley 55/2003, de 16 de diciembre, del Estatuto Marco del Personal Estatutario de los Servicios de Salud, se sancionar醤 conforme a lo previsto en su cap韙ulo XII, seg鷑 su calificaci髇.

Art韈ulo 48.– Inspecci髇 e incoaci髇 del procedimiento de investigaci髇

1.– Las administraciones competentes y el personal autorizado podr醤 llevar a cabo cuantas actuaciones consideren procedentes para comprobar el efectivo cumplimiento de las determinaciones previstas en la presente ley.

2.– Cuando se presuma la realizaci髇 de actuaciones que pueden constituir vulneraciones de las obligaciones previstas en esta ley o su normativa de desarrollo o que puedan tipificarse como infracci髇, se deber� iniciar un procedimiento de investigaci髇, que podr� dar lugar a la incoaci髇 del procedimiento sancionador que corresponda, o al archivo de las actuaciones si no se acredita vulneraci髇 alguna de la presente normativa.

3.– No podr醤 sancionarse los hechos que lo hayan sido penal o administrativamente, en los casos en que se aprecie identidad del sujeto, hecho y fundamento.

4.– En caso de que se acreditara la concurrencia de indicios de delito, el 髍gano competente para imponer la sanci髇 lo pondr� en conocimiento del Ministerio Fiscal, suspendiendo el procedimiento administrativo sancionador hasta tanto se pronuncie la jurisdicci髇 penal. La sanci髇 penal, en caso de que se produzca, excluir� la imposici髇 de la sanci髇 administrativa, sin perjuicio de que se adopten las medidas de reposici髇 a la situaci髇 anterior a la comisi髇 de la infracci髇, as� como de la exigencia de reparar e indemnizar los da駉s y perjuicios ocasionados.

Art韈ulo 49.– Concepto de infracci髇

1.– Son infracciones administrativas en materia de archivos y patrimonio documental la realizaci髇 de las conductas descritas y tipificadas en los art韈ulos 50, 51 y 52 de la presente ley.

2.– Las responsabilidades administrativas derivadas de la comisi髇 de una infracci髇 son compatibles con exigir a quien la haya cometido el restablecimiento de la legalidad y la reparaci髇 de los da駉s causados.

3.– La Administraci髇 competente deber� adoptar, en todo caso y con independencia de la imposici髇 de las sanciones que correspondan, las medidas tendentes a restablecer la legalidad y a reparar los da駉s causados por la actuaci髇 infractora.

4.– Las infracciones en materia de archivos y patrimonio documental se clasifican en leves, graves y muy graves.

Art韈ulo 50.– Infracciones leves

Constituyen infracciones leves en materia de archivos y patrimonio documental:

• a) El incumplimiento del deber de colaboraci髇 establecido en el art韈ulo 17.3 de la presente ley.
• b) La no formalizaci髇 del libro de registro de las transmisiones de documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco que se realicen por las personas que habitualmente ejercen el comercio de dichos documentos, tal y como se establece en el art韈ulo 17.4 de la presente ley.
• c) La obstrucci髇 del ejercicio del derecho de acceso a los documentos en las condiciones previstas en esta ley.
• d) El incumplimiento de las obligaciones previstas en el art韈ulo 37.2.d) de la presente ley.

Art韈ulo 51.– Infracciones graves

Constituyen infracciones graves en materia de archivos y patrimonio documental:

• a) El incumplimiento de la obligaci髇 de entregar los documentos de titularidad p鷅lica, as� como de entregar el acta visada que incorpore el inventario de dichos documentos que se transfieran en los supuestos establecidos en los art韈ulos 8, 9 y 10 de la presente ley.
• b) La negaci髇 injustificada del ejercicio del derecho de acceso a los documentos en las condiciones previstas en esta ley.
• c) La comisi髇 de una infracci髇 leve cuando la persona haya sido sancionada por la comisi髇 de, al menos, otra infracci髇 leve en los tres a駉s anteriores por resoluci髇 firme en v韆 administrativa.

Art韈ulo 52.– Infracciones muy graves

Constituyen infracciones muy graves en materia de archivos y patrimonio documental:

• a) Las actuaciones u omisiones que lleven aparejada p閞dida, desaparici髇, eliminaci髇 o da駉s irreparables en los documentos integrantes del Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco.
• b) La eliminaci髇 de documentos de titularidad p鷅lica al margen de los procedimientos establecidos en esta ley y sus normas de desarrollo.
• c) La publicaci髇, utilizaci髇 indebida o difusi髇 de la informaci髇 contenida en documentos que tengan alg鷑 tipo de reserva en su acceso o est閚 restringidos o protegidos por ley.
• d) La comisi髇 de una infracci髇 grave cuando la persona haya sido sancionada por la comisi髇 de, al menos, otra infracci髇 grave en los tres a駉s anteriores por resoluci髇 firme en v韆 administrativa.

Art韈ulo 53.– Responsables de las infracciones

Son responsables de las infracciones las personas que sean autoras de las conductas u omisiones tipificadas como infracciones en esta ley y, en su caso, las personas jur韉icas, tanto p鷅licas como privadas, de quienes dependan o a quienes representen.

Art韈ulo 54.– Prescripci髇 de las infracciones

1.– Las infracciones administrativas leves prescribir醤 a los tres a駉s, las graves a los cinco a駉s y las muy graves a los diez a駉s.

2.– El plazo de prescripci髇 de las infracciones comenzar� a contarse desde el d韆 siguiente a aquel en que la infracci髇 se haya cometido. En los casos de infracci髇 realizada de forma continuada, tal plazo se comenzar� a contar desde el d韆 en que se realiz� el 鷏timo hecho constitutivo de la infracci髇 o desde que se elimin� la situaci髇 il韈ita.

Art韈ulo 55.– Procedimiento sancionador

Las sanciones administrativas requerir醤 la tramitaci髇 de un procedimiento, con audiencia de la persona interesada, para fijar los hechos que las determinen, y ser醤 proporcionales a la gravedad de los hechos y al perjuicio causado o que pudiera haberse causado.

Art韈ulo 56.– Cuant韆 de las sanciones

1.– Proceder� la imposici髇 de las siguientes sanciones:

• Multa de hasta 50.000 euros en los supuestos constitutivos de infracciones leves.
• Multa desde 50.001 hasta 100.000 euros en los supuestos constitutivos de infracciones graves.
• Multa desde 100.001 hasta 300.000 euros en los supuestos constitutivos de infracciones muy graves.

2.– La cuant韆 de la sanci髇 establecida para cada uno de los tres tipos infractores podr� incrementarse hasta cubrir la mayor de las siguientes valoraciones: el doble del beneficio obtenido como consecuencia de la infracci髇 o el doble del valor del da駉 causado al patrimonio documental.

3.– El Gobierno Vasco queda autorizado para proceder reglamentariamente a la actualizaci髇 de la cuant韆 de las multas que se fijan en la presente ley. El porcentaje de los incrementos no ser� superior al de los 韓dices oficiales de incremento del coste de vida.

Art韈ulo 57.– Exigencia de reparaci髇 de da駉s y perjuicios

1.– Con independencia de la imposici髇 de la sanci髇 de multa que legalmente corresponda, las infracciones cometidas de las que se deriven da駉s en el Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco o en las instalaciones de los archivos llevar� aparejada, cuando sea posible, la obligaci髇 de reparaci髇 y restituci髇 de las cosas a su estado original y, en todo caso, la indemnizaci髇 de los da駉s y perjuicios causados.

2.– El incumplimiento de la obligaci髇 de reparar prevista en el apartado anterior facultar� a la diputaci髇 foral correspondiente para ejecutar las tareas de reparaci髇 de forma subsidiaria y con cargo a la persona infractora.

Art韈ulo 58.– Administraciones competentes

1.– Ser� competencia de la diputaci髇 foral correspondiente la tramitaci髇 y resoluci髇 de los procedimientos sancionadores relativos a las infracciones tipificadas en la presente ley que afecten a los archivos y documentos de titularidad de los 髍ganos forales de su territorio hist髍ico.

2.– La persona titular de la direcci髇 competente del Gobierno Vasco en materia de archivos y patrimonio documental ser� el 髍gano responsable de la tramitaci髇 y resoluci髇 de los procedimientos sancionadores correspondientes a las infracciones tipificadas en la presente ley que afecten a los archivos y documentos que no est閚 comprendidos en el apartado anterior.

Art韈ulo 59.– Prescripci髇 de las sanciones

Las sanciones leves prescribir醤 al a駉, las graves a los dos a駉s, y las muy graves a los tres a駉s, contados en todo caso desde la firmeza de la resoluci髇 que resuelve el procedimiento sancionador.

DISPOSICI覰 ADICIONAL PRIMERA

Cuando entre en funcionamiento el Archivo Hist髍ico de Euskadi asumir� aquellas funciones desempe馻das por Irargi-Centro de Patrimonio Documental de Euskadi que le han sido atribuidas por esta ley.

DISPOSICI覰 ADICIONAL SEGUNDA

La gesti髇 integral de los documentos contenidos en las historias cl韓icas se regir� por su normativa espec韋ica.

DISPOSICI覰 TRANSITORIA PRIMERA

Hasta el momento de la entrada en vigor de las normas reglamentarias previstas en la presente ley ser醤 de aplicaci髇 las vigentes, en todo aquello que no se oponga a lo establecido en esta ley.

DISPOSICI覰 TRANSITORIA SEGUNDA

Hasta la entrada en vigor de la norma reglamentaria que regule el Consejo de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco se mantendr� en vigor la secci髇 primera del cap韙ulo VI del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, relativo al Reglamento de Servicios de Archivo y las Normas de Patrimonio Documental del Pa韘 Vasco.

T閚gase en cuenta que la Seccion Primera -art韈ulos 26 a 29- del Cap韙ulo VI del Decreto 232/2000, 21 noviembre, fueron derogados por la letra c) del n鷐ero 1 de la disposici髇 derogatoria del Decreto 73/2021,�23 febrero, por el que se establece la estructura org醤ica y funcional del Departamento de Cultura y Pol韙ica Lingstica (獴.O.P.V.� 5 marzo).LE0000690894_20220423

DISPOSICI覰 TRANSITORIA TERCERA

Hasta la entrada en vigor de la norma reglamentaria que regule la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a los Documentos de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco, se mantendr醤 en vigor las siguientes normas: la secci髇 segunda del cap韙ulo VI del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, relativo al Reglamento de Servicios de Archivo y las Normas de Patrimonio Documental del Pa韘 Vasco; la secci髇 segunda del cap韙ulo II del Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organizaci髇 y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi, y la Orden de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica, sobre el procedimiento para la identificaci髇 y valoraci髇 documental, y el funcionamiento de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso a la Documentaci髇 de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi (Covasade).

DISPOSICI覰 DEROGATORIA

Queda derogado el cap韙ulo VI del t韙ulo III, relativo al patrimonio documental, as� como el cap韙ulo I del t韙ulo IV, sobre los servicios de archivos de la Ley 7/1990, de 3 de julio, del Patrimonio Cultural Vasco.

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DISPOSICI覰 FINAL PRIMERA

Se autoriza al Gobierno Vasco a dictar, adem醩 de las disposiciones reglamentarias expresamente previstas en la presente ley, las que sean precisas para su cumplimiento, de acuerdo con sus competencias.

DISPOSICI覰 FINAL SEGUNDA

En el plazo de dos a駉s desde la entrada en vigor de esta ley, las entidades comprendidas en su 醡bito de aplicaci髇 est醤 obligadas a adecuar sus respectivas normas reguladoras de gesti髇 documental a lo preceptuado en esta ley.

Asimismo, en el plazo de dos a駉s a partir de la entrada en vigor de esta ley, las entidades comprendidas en su 醡bito de aplicaci髇 que no cuenten con las normas reguladoras necesarias para el efectivo cumplimiento de lo preceptuado en ella est醤 obligadas a aprobarlas.

DISPOSICI覰 FINAL TERCERA

La presente ley entrar� en vigor el d韆 siguiente al de su publicaci髇 en el Bolet韓 Oficial del Pa韘 Vasco.

Por consiguiente, ordeno a todos los ciudadanos y ciudadanas de Euskadi, particulares y autoridades, que la guarden y hagan guardarla.