Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organizaci髇 y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi

• Expandir / Contraer 韓dice sistem醫ico
• INTRODUCCION
• CAP蚑ULO I.�Disposiciones generales
  • Art韈ulo 1燨bjeto
  • Art韈ulo 2犃mbito de aplicaci髇
  • Art韈ulo 3燚efiniciones
  • Art韈ulo 4營ntegraci髇 en el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi
• CAP蚑ULO II.�Organizaci髇 y funciones
  • SECCI覰 I.�觬ganos Gestores
    • Art韈ulo 5燨rganizaci髇 y distribuci髇 de funciones
    • Art韈ulo 6燝obierno Vasco
    • Art韈ulo 7燚epartamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica
    • Art韈ulo 8燚epartamentos del Gobierno Vasco
    • Art韈ulo 9燗dministraci髇 Institucional
    • Art韈ulo 10燨rganismos Aut髇omos
    • Art韈ulo 11燛ntes P鷅licos de Derecho Privado y Sociedades P鷅licas
    • Art韈ulo 12燚irecci髇 del Sistema
  • SECCI覰 II.�觬gano Asesor
    • Art韈ulo 13燙omisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇
    • Art韈ulo 14燜unciones de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇
    • Art韈ulo 15燙omposici髇 de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇
    • Art韈ulo 16燜uncionamiento de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇
    • Art韈ulo 17燚ict醡enes de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇
    • Art韈ulo 18犛rganos capacitados para dirigir propuestas a la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇
• CAP蚑ULO III.�Estructura del Sistema de Archivo
  • Art韈ulo 19燛structuraci髇 del Sistema
  • Art韈ulo 20燣os Archivos de gesti髇 o de oficina
  • Art韈ulo 21燫esponsabilidad de los Archivos de gesti髇
  • Art韈ulo 22燜unciones de los Archivos de gesti髇 o de oficina
  • Art韈ulo 23燛l Archivo General de la Administraci髇 P鷅lica de la C.A.E
  • Art韈ulo 24燫esponsabilidad del Archivo General
  • Art韈ulo 25燜unciones del Archivo General
  • Art韈ulo 26燗rchivos Centrales de la Administraci髇 Institucional
  • Art韈ulo 27燫esponsabilidad de los Archivos Centrales de la Administraci髇 Institucional
  • Art韈ulo 28燜unciones de los Archivos de la Administraci髇 Institucional
• CAP蚑ULO IV.�Medios materiales y humanos del Sistema
  • Art韈ulo 29燚otaci髇 de medios
  • Art韈ulo 30營nfraestructuras
  • Art韈ulo 31燤edios personales
  • Art韈ulo 32燜ormaci髇
• CAP蚑ULO V.�Custodia y gesti髇 de los documentos
  • SECCI覰 1.�Custodia de los documentos
    • Art韈ulo 33燫esponsabilidad de la custodia
    • Art韈ulo 34燣ocalizaci髇 de los fondos
  • SECCI覰 2.�Gesti髇 de la documentaci髇
    • Art韈ulo 35燣a gesti髇 de documentos
    • Art韈ulo 36燛l Manual de Gesti髇 de Documentos
    • Art韈ulo 37燙ontenido de las normas de gesti髇 documental
    • Art韈ulo 38燣a valoraci髇
    • Art韈ulo 39燣a selecci髇
    • Art韈ulo 40燛laboraci髇 y aprobaci髇 de los Calendarios de Conservaci髇
    • Art韈ulo 41燭ransferencia de los fondos
    • Art韈ulo 42燜ormalizaci髇 de las transferencias
    • Art韈ulo 43燚estrucci髇 de documentos
    • Art韈ulo 44燣os Programas de Documentos Vitales y de Prevenci髇 de Emergencias y Desastres
    • Art韈ulo 45燙ontenido de los Programas de Documentos Vitales y de Prevenci髇 de Emergencias y Desastres
• CAP蚑ULO VI.�Acceso a los documentos
  • Art韈ulo 46燗cceso p鷅lico
  • Art韈ulo 47燙ondiciones de acceso
  • Art韈ulo 48燤odo de ejercicio del derecho de acceso
  • Art韈ulo 49燙onsulta de documentos
  • Art韈ulo 50燬uspensi髇 del acceso a originales
  • Art韈ulo 51燫esponsabilidad de los usuarios
• DISPOSICIONES ADICIONALES
  • Primera燣os archivos policiales
  • Segunda燚ocumentaci髇 cl韓ica
  • Tercera燩lan de Acci髇 Urgente
  • Cuarta燚ocumentaci髇 contable
• DISPOSICIONES TRANSITORIAS
  • Primera燝esti髇 y custodia de documentos hist髍icos
  • Segunda燤anual de Gesti髇 de Documentos
• DISPOSICIONES FINALES
  • Primera
  • Segunda
  • Tercera

Art韈ulo 1 Objeto

Es objeto del presente Decreto la regulaci髇 de la organizaci髇 y el funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi.

Art韈ulo 2 羗bito de aplicaci髇

El presente Decreto ser� de aplicaci髇 al conjunto de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi con el alcance y en los t閞minos establecidos en el mismo.

Art韈ulo 3 Definiciones

A los efectos del presente Decreto se establecen las siguientes definiciones:

• - Se entiende por Sistema de Archivo, el conjunto de normas, 髍ganos, centros y servicios, vinculados a la gesti髇 de los archivos.
• - Se entiende por documento de archivo, toda informaci髇 registrada, independientemente de su forma y caracter韘ticas, recibida, creada o conservada por una instituci髇, entidad o individuo en el desempe駉 de sus funciones.
• - Se entiende por expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resoluci髇 administrativa, as� como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
• - Se entiende por serie documental, el conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una funci髇 o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.
• - Se entiende por fondo de archivo, todo conjunto org醤ico de documentos, conservado de manera organizada de forma que se garantice la difusi髇 conveniente de su informaci髇.
• - Se entiende por archivo, la instancia responsable del tratamiento t閏nico, difusi髇 y conservaci髇 de los fondos documentales.
• - Se entiende por ciclo de vida de los documentos, la agrupaci髇 de fases por las que atraviesa un documento: creaci髇, mantenimiento, uso y eliminaci髇 o conservaci髇 definitiva.
• - Se entiende por calendarios de conservaci髇 los instrumentos que identifican las series documentales y establecen su permanencia en cada subsistema, su nivel de conservaci髇 o destrucci髇 y su accesibilidad.

Art韈ulo 4 Integraci髇 en el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi

El Sistema de Archivo de la Administraci髇 P鷅lica de la C.A.E. se integra en el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi creado por la Ley 7/1990 de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco.

Art韈ulo 5 Organizaci髇 y distribuci髇 de funciones

Las actuaciones referidas al Sistema de Archivo se llevar醤 a cabo, de acuerdo a la distribuci髇 de funciones se馻lada en los art韈ulos siguientes, por el Gobierno Vasco, por el Departamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica y por las distintas entidades integrantes de la Administraci髇 Institucional, con la asistencia del 觬gano Asesor que se establece en el presente Decreto.

Art韈ulo 6 Gobierno Vasco

Corresponde al Gobierno Vasco la planificaci髇 y definici髇 del Sistema de Archivo de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi. En particular, le corresponde la aprobaci髇 del Plan de Archivos, as� como sus revisiones y modificaciones, que deber醤 ajustarse a las orientaciones y directrices contenidas en el Plan de Intervenci髇 previsto en el art韈ulo 34 del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del Pa韘 Vasco.

Art韈ulo 7 Departamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica

1.- Corresponde al Departamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica la direcci髇 del Sistema de Archivo de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi, la coordinaci髇 del mismo y la supervisi髇 de su aplicaci髇. Con este objeto llevar� a cabo las siguientes funciones:

• - Elaboraci髇 del Plan de Archivos, sus revisiones y modificaciones, as� como su seguimiento y evaluaci髇.
• - Establecimiento de la normativa t閏nica del sistema a cuyo efecto emitir� las correspondientes instrucciones y circulares que garanticen el correcto funcionamiento del mismo y la necesaria coordinaci髇.
• - El asesoramiento y apoyo precisos a los diferentes centros y organismos integrantes del Sistema, as� como la coordinaci髇 e inspecci髇 de los mismos.
• - Valoraci髇 de los resultados de la aplicaci髇 del sistema por parte de los Departamentos, Organismos Aut髇omos, Entes p鷅licos de derecho privado y sociedades p鷅licas.

  Elaboraci髇 de estudios de rendimiento y propuesta de medidas correctoras, sin perjuicio de la autonom韆 que corresponde a cada ente u organismo.

• - Cualesquiera otras funciones referidas al Sistema de Archivo de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi que no est閚 expresamente atribuidas a otro 髍gano o ente de la misma.

2.- El Departamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica ejercer� las mencionadas funciones a trav閟 de la Direcci髇 de Recursos Generales u 髍gano que, en su caso, se establezca en el correspondiente Decreto de estructura org醤ica. No obstante, la suscripci髇 de convenios o acuerdos corresponder� al titular del Departamento.

Art韈ulo 8 Departamentos del Gobierno Vasco

1.- Corresponde a los Departamentos la implantaci髇 del Sistema General de Archivo de la Administraci髇 de acuerdo con las normas que a tal efecto dicte el Departamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica. En particular, les corresponder醤 las siguientes funciones:

• - Establecer, con base en las caracter韘ticas de la documentaci髇 generada por el Departamento y de acuerdo con las normas dictadas por la Direcci髇 del Sistema, los criterios espec韋icos a seguir por los encargados de los archivos del 髍gano correspondiente y, en particular, los referidos a facilitar el acceso y la consulta p鷅lica de la documentaci髇 administrativa.
• - Conservar adecuadamente los documentos generados en el ejercicio de su actividad, durante el per韔do que en cada caso se determine.
• - Conservar los edificios, instalaciones y locales en que se sit鷈n los archivos y los equipamientos con los que cuenten de acuerdo con las normas t閏nicas que en cada caso dicte la Direcci髇 del Sistema.

2.- En cada Departamento existir� un 髍gano encargado de las funciones indicadas, correspondiendo las mismas a la Direcci髇 de Servicios u 髍gano equivalente a falta de determinaci髇 espec韋ica.

Art韈ulo 9 Administraci髇 Institucional

Los archivos de la Administraci髇 Institucional se integran en el Sistema de Archivo de la Administraci髇 P鷅lica de la C.A.E. y el r間imen de los mismos ser� el definido en los art韈ulos siguientes.

Art韈ulo 10 Organismos Aut髇omos

A los Organismos Aut髇omos respecto de sus archivos les corresponder醤 las funciones atribuidas a los Departamentos en el art韈ulo 9 del presente Decreto.

No obstante, mediante Convenio entre el Departamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica y el correspondiente Organismo Aut髇omo podr� establecerse un r間imen propio en cada caso.

Art韈ulo 11 Entes P鷅licos de Derecho Privado y Sociedades P鷅licas

1.- Los Entes P鷅licos de Derecho Privado y las Sociedades P鷅licas gestionar醤 sus archivos de acuerdo con la normativa espec韋ica que les resulte de aplicaci髇. Ello sin perjuicio del cumplimiento de las directrices e instrucciones emanadas de la Direcci髇 del Sistema y de que, extinguidos los mismos, sus fondos documentales se trasladen al Archivo General de la Administraci髇 P鷅lica.

2.- En todo caso, la determinaci髇 de los valores primario y secundario de los documentos y el expurgo de los mismos se someter� a dictamen previo de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇.

Art韈ulo 12 Direcci髇 del Sistema

1.- La Direcci髇 del Sistema corresponde a la Direcci髇 de Recursos Generales del Departamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica.

2.- Corresponden a la Direcci髇 del Sistema, adem醩 de cuantas otras le sean atribuidas por la normativa vigente, las siguientes funciones espec韋icas:

• - Dictar las directrices e instrucciones de funcionamiento de los centros, servicios y 髍ganos del Sistema, as� como coordinar e inspeccionar el funcionamiento de los mismos.
• - Elaborar el Manual de Gesti髇 de Documentos y controlar su aplicaci髇, sin perjuicio de las competencias que le corresponden a la Direcci髇 de la Oficina para la Modernizaci髇 Administrativa en materia de racionalizaci髇 y mejora de la Administraci髇, as� como de administraci髇 y Gobierno electr髇icos.
• - Elaborar los Calendarios de Conservaci髇 de Documentos y controlar su aplicaci髇.
• - Elaborar los proyectos de disposiciones normativas de 醡bito espec韋ico de desarrollo parcial del Sistema y del presente Decreto, y controlar su aplicaci髇, sin perjuicio de las competencias que le corresponden a la Direcci髇 de la Oficina para la Modernizaci髇 Administrativa en materia de racionalizaci髇 y mejora de la Administraci髇, as� como de administraci髇 y Gobierno electr髇icos.
• - Impulsar y dirigir la implantaci髇 de las tecnolog韆s de la informaci髇 y de las comunicaciones en todos los niveles del Sistema, sin perjuicio de las competencias que le corresponden a la Direcci髇 de Inform醫ica y Telecomunicaciones en esta materia, as� como a la Direcci髇 de la Oficina para la Modernizaci髇 Administrativa en materia de administraci髇 y Gobierno electr髇icos.
• - Asesorar y prestar asistencia t閏nica en materia de archivos en el 醡bito de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi.
• - Proponer la creaci髇 de 髍ganos consultivos, de colaboraci髇, comisiones asesoras y de trabajo, as� como la suscripci髇 de convenios de colaboraci髇 con otros organismos p鷅licos o privados, en relaci髇 con las funciones del Sistema.
• - Planificar y dirigir la formaci髇 del personal del Sistema, sin perjuicio de las competencias que le corresponden al I.V.A.P. y a la Direcci髇 de Funci髇 P鷅lica en esta materia.
• - Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del Sistema.
• - Planificar y dirigir las pol韙icas de difusi髇.
• - Informar con car醕ter previo las disposiciones reglamentarias y la adopci髇 de acuerdos o decisiones de 髍ganos de la Administraci髇 P鷅lica de la C.A.E. que afecten espec韋icamente a la organizaci髇 y funcionamiento del Sistema. Los citados informes habr醤 de emitirse en el plazo de un mes, entendi閚dose favorables en el caso de que transcurrido el citado plazo no hayan sido emitidos.
• - Cuantas otras le asigne el presente Decreto y las normas de desarrollo.

3.- Las funciones anteriormente se馻ladas ser醤 desempe馻das por el Servicio de Gesti髇 del Sistema de Archivo de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi, unidad administrativa dependiente de la Direcci髇 de Recursos Generales.

Art韈ulo 13 Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇

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Art韈ulo 14 Funciones de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇

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Art韈ulo 15 Composici髇 de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇

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Art韈ulo 16 Funcionamiento de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇

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Art韈ulo 17 Dict醡enes de la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇

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Art韈ulo 18 觬ganos capacitados para dirigir propuestas a la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇

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Art韈ulo 19 Estructuraci髇 del Sistema

1.- El Sistema de Archivo de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi se organiza por subsistemas: de gesti髇, intermedio e hist髍ico y org醤icamente en los siguientes Centros:

• - Archivos de gesti髇 o de oficina.
• - Archivo General de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi.
• - Archivo Hist髍ico de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi.
• - Archivos Centrales de la Administraci髇 Institucional.

2.- La estructura de Centros definida no implica necesariamente la ubicaci髇 鷑ica de cada uno de ellos, pudiendo existir Archivos Territoriales con la consideraci髇 de delegaciones del Archivo General de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi, los cuales estar醤 ubicados en los edificios de gesti髇 centralizada del Gobierno Vasco en sus respectivos Territorios Hist髍icos.

Art韈ulo 20 Los Archivos de gesti髇 o de oficina

Los Archivos de gesti髇 o de oficina est醤 integrados por los fondos documentales existentes en las unidades administrativas que integran las estructuras org醤icas de los diferentes Departamentos del Gobierno Vasco.

Art韈ulo 21 Responsabilidad de los Archivos de gesti髇

La organizaci髇 y custodia de los Archivos de gesti髇 o de oficina estar� a cargo del responsable del 髍gano al que pertenezcan, quien podr� asignar estas funciones a un funcionario de su unidad administrativa cuando el volumen o la intensidad de consulta del archivo lo aconsejen. En la realizaci髇 de las tareas de gesti髇 el responsable habr� de seguir las directrices e instrucciones emanadas de la Direcci髇 del Sistema.

Art韈ulo 22 Funciones de los Archivos de gesti髇 o de oficina

Son funciones de los archivos de gesti髇 o de oficina:

• - Conservar los documentos generados por la actividad de la propia unidad administrativa durante el per韔do que a tal efecto determine la Direcci髇 del Sistema y, en todo caso, que se se馻len en los respectivos Calendarios de Conservaci髇.
• - Conservar los documentos en instalaciones adaptadas a la normativa t閏nica en la materia.
• - Cumplimentar los procedimientos de clasificaci髇, ordenaci髇, descripci髇, control, instalaci髇, expurgo y los dem醩 de car醕ter t閏nico, de acuerdo con lo que se establezca en el Manual de Gesti髇 de Documentos y en las directrices e instrucciones emanadas de la Direcci髇 del Sistema.
• - Facilitar, en los t閞minos establecidos en la legislaci髇 vigente, el ejercicio de los derechos a conocer el estado de tramitaci髇 de los procedimientos, a obtener copias de los documentos contenidos en ellos y a acceder a los archivos.
• - Transferir los documentos al archivo correspondiente, cuando proceda.

Art韈ulo 23 El Archivo General de la Administraci髇 P鷅lica de la C.A.E

1.- El Archivo General de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi es el archivo intermedio encargado de recibir y gestionar la documentaci髇 transferida por los archivos de gesti髇 de la Administraci髇 General y, en su caso, por los archivos centrales de la Administraci髇 Institucional.

2.- Asimismo, recibir� la documentaci髇 producida por la Administraci髇 del Estado o por las Administraciones Forales en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad Aut髇oma de Euskadi.

Art韈ulo 24 Responsabilidad del Archivo General

La organizaci髇 y custodia del Archivo General estar� a cargo de la Direcci髇 de Recursos Generales del Departamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica, que las ejercer� a trav閟 del Servicio correspondiente.

Art韈ulo 25 Funciones del Archivo General

Son funciones del Archivo General:

• - Recibir la documentaci髇 procedente de los archivos de gesti髇 de la Administraci髇 General, de los archivos centrales de la Administraci髇 Institucional, cuando proceda, y de la Administraci髇 del Estado y de las Administraciones Forales en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad Aut髇oma de Euskadi, en los t閞minos establecidos por la normativa que regule las transferencias.
• - Custodiar y organizar los fondos documentales durante los plazos definidos para su permanencia en este archivo.
• - Conservar los documentos en instalaciones adaptadas a la normativa t閏nica en la materia.
• - Facilitar las consultas y el servicio de la documentaci髇 a los usuarios internos y a los externos en los t閞minos que, acerca del acceso a los documentos, se establezcan.
• - Participar activamente en la Valoraci髇 y Selecci髇 de la documentaci髇 y analizar y proponer los valores primarios y secundarios de las series documentales generadas, as� como sus plazos de transferencia, acceso y conservaci髇.
• - Proceder al expurgo de los documentos de acuerdo con la normativa vigente.
• - Transferir los documentos al Archivo Hist髍ico del Gobierno Vasco en los t閞minos establecidos por la normativa que regule las transferencias.

Art韈ulo 26 Archivos Centrales de la Administraci髇 Institucional

Los Archivos Centrales de la Administraci髇 Institucional son los centros encargados de la organizaci髇, custodia y conservaci髇 de la documentaci髇 de sus respectivas entidades.

Art韈ulo 27 Responsabilidad de los Archivos Centrales de la Administraci髇 Institucional

La custodia y gesti髇 de los Archivos Centrales de los Entes integrantes de la Administraci髇 Institucional de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi corresponder� a la unidad que designen sus respectivos 髍ganos directivos.

Art韈ulo 28 Funciones de los Archivos de la Administraci髇 Institucional

Sin perjuicio de lo establecido en su normativa espec韋ica, son funciones comunes a los Archivos de la Administraci髇 Institucional:

• - Gestionar sus respectivos subsistemas de archivos.
• - Conservar los documentos en instalaciones adaptadas a la normativa t閏nica en la materia.
• - La elaboraci髇 del cuadro de clasificaci髇 de fondos, as� como las normas t閏nicas espec韋icas con el visto bueno de la Direcci髇 del Sistema.
• - El control en la aplicaci髇 de las normas comunes del Sistema.
• - Facilitar las consultas y el servicio de la documentaci髇 a los usuarios internos y a los externos, en los t閞minos que acerca del acceso a los documentos se establezcan.
• - El expurgo de los documentos de acuerdo con los calendarios de conservaci髇.
• - La transferencia de los documentos al Archivo General, cuando as� se acuerde con la Direcci髇 del Sistema y, en todo caso, cuando se produzca la extinci髇 del Ente afectado.
• - Cuantas otras funciones le sean encomendadas por el presente Decreto y por las normas de desarrollo del mismo.

Art韈ulo 29 Dotaci髇 de medios

La Administraci髇 General de la C.A.E. garantizar� la dotaci髇 suficiente de los recursos materiales y humanos precisos para asegurar un funcionamiento eficiente del Sistema, velando especialmente por la actualizaci髇 tecnol骻ica de los medios y la formaci髇 permanente del personal adscrito al mismo.

Art韈ulo 30 Infraestructuras

1.- Los inmuebles y locales que alberguen los fondos documentales de los archivos habr醤 de cumplir los requerimientos t閏nicos y ambientales que establezca la Direcci髇 del Sistema mediante las normas t閏nicas que dicte al efecto. En particular, la redacci髇 y elaboraci髇 de proyectos de obras o mejoras de los edificios e instalaciones de archivos deber醤 acomodarse a las normas aprobadas por la Direcci髇 del Sistema.

2.- La Direcci髇 del Sistema, en ejercicio de las facultades de inspecci髇 que le asisten, podr� requerir a los 髍ganos competentes la adopci髇 de las medidas precisas para la adecuaci髇 de los inmuebles y locales, detallando las mismas y fijando los plazos para hacerlas efectivas.

Cuando las deficiencias del inmueble o instalaci髇 pongan en peligro la conservaci髇 y seguridad de los documentos existentes en los distintos archivos se dispondr醤 por la Direcci髇 del Sistema las medidas de garant韆 necesarias y se podr� decidir su dep髎ito en otros archivos, hasta tanto desaparezcan los motivos de aquel peligro.

Art韈ulo 31 Medios personales

1.- Los centros del Sistema estar醤 dotados del personal necesario y con la cualificaci髇 profesional adecuada a sus respectivas funciones de: direcci髇, t閏nicas, auxiliares, administrativas y subalternas.

2.- La Direcci髇 del Sistema informar� a los 髍ganos competentes sobre las necesidades observadas en materia de recursos humanos, proponiendo la adopci髇 de las medidas que estime convenientes.

Art韈ulo 32 Formaci髇

Corresponder� a la Direcci髇 del Sistema proponer, elaborar y ejecutar los programas de formaci髇 del personal perteneciente a los Centros integrantes del Sistema, sin perjuicio de las competencias que le correspondan al IVAP y a la Direcci髇 de Funci髇 P鷅lica. Los 髍ganos competentes responsables de los diferentes Centros prestar醤 a la Direcci髇 del Sistema la colaboraci髇 precisa para llevar a efecto los mencionados programas formativos.

Art韈ulo 33 Responsabilidad de la custodia

La responsabilidad de la custodia de los fondos corresponder� a los encargados de los correspondientes Centros integrantes del Sistema, quienes en su cometido actuar醤 conforme a las directrices e instrucciones emanadas de la Direcci髇 del mismo.

Art韈ulo 34 Localizaci髇 de los fondos

1.- Los fondos de archivo estar醤 ubicados, con car醕ter general, en inmuebles o locales p鷅licos y su manipulaci髇 y control estar� reservada al personal al servicio de la Administraciones P鷅lica de la C.A.E.

2.- No obstante lo dispuesto en el n鷐ero anterior, con car醕ter excepcional y cuando razones de eficiencia lo aconsejen, dicho servicio podr� gestionarse a trav閟 de terceros. En este supuesto, las contrataciones que se lleven a cabo deber醤 asegurar, en los pliegos que hayan de regir el contrato, que los locales que alberguen los fondos cumplan las condiciones t閏nicas establecidas para los locales p鷅licos y que las personas relacionadas con la manipulaci髇 de los fondos en ning鷑 caso tengan acceso al contenido de los mismos. A tal efecto, la Direcci髇 del Sistema establecer� las cl醬sulas que obligatoriamente habr醤 de incluirse en los pliegos que rijan la contrataci髇.

Art韈ulo 35 La gesti髇 de documentos

Con el fin de dar efectivo cumplimiento a los objetivos enunciados en el art韈ulo 4 del presente Decreto, la Administraci髇 P鷅lica deber� sujetarse en su funcionamiento a t閏nicas y procedimientos normalizados, que permitan un adecuado conocimiento y control de la actividad p鷅lica.

Las referidas t閏nicas y procedimientos normalizados incluir醤, en su caso, la utilizaci髇 de la firma electr髇ica en aquellos procedimientos y actuaciones para los que se acuerde el uso y la aplicaci髇 de dicha t閏nica de conformidad con lo dispuesto en la legislaci髇 vigente en esta materia.

Art韈ulo 36 El Manual de Gesti髇 de Documentos

El conjunto de t閏nicas y procedimientos normalizados conformar� el Manual de Gesti髇 de Documentos, cuya aprobaci髇 corresponder� a la Direcci髇 de la Oficina para la Modernizaci髇 Administrativa.

Art韈ulo 37 Contenido de las normas de gesti髇 documental

Las normas de gesti髇 documental habr醤 de contemplar: la identificaci髇 de los documentos; la clasificaci髇, agrup醤dolos jer醨quicamente de niveles espec韋icos a m醩 amplios; y la descripci髇, permitiendo el conocimiento de su contenido.

Art韈ulo 38 La valoraci髇

Mediante el proceso de valoraci髇, la Direcci髇 del Sistema apreciar� los valores administrativo, hist髍ico, legal, de informaci髇 y de investigaci髇 de los documentos, que servir� de base para establecer los criterios de conservaci髇 y de eliminaci髇 de los mismos, tarea que corresponder� a la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇.

Art韈ulo 39 La selecci髇

Mediante la selecci髇, la Direcci髇 del Sistema determina el destino de los documentos a partir de sus valores, los plazos de tiempo l韒ites para su conservaci髇 o para su destrucci髇, los tipos de muestreo aplicables y las modalidades de eliminaci髇.

Art韈ulo 40 Elaboraci髇 y aprobaci髇 de los Calendarios de Conservaci髇

Los Calendarios de Conservaci髇 ser醤 elaborados por la Direcci髇 del Sistema e informados por la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇, correspondiendo su aprobaci髇, una vez emitido el informe establecido en el art韈ulo 14 del Decreto 232/2000 o transcurrido el plazo de tres meses sin que se haya emitido el mismo, al titular del Departamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica, mediante Orden que habr� de ser publicada en el Bolet韓 Oficial del Pa韘 Vasco.

El conjunto de Ordenes integrar醤 un Calendario General de Conservaci髇 de la Documentaci髇 del Sistema que, en forma de base de datos, contendr� todas las tipolog韆s documentales, sus caracter韘ticas, t閞minos de conservaci髇 y r間imen de acceso.

Art韈ulo 41 Transferencia de los fondos

Se entiende por transferencia el conjunto de procedimientos mediante los cuales los fondos de archivo pasan de un subsistema a otro o de un Centro a otro, de acuerdo con el ciclo de vida de los mismos.

Con car醕ter general, las transferencias se llevar醤 a cabo con periodicidad anual, se referir醤 siempre a documentos y expedientes concluidos y completos y se ajustar醤 a las normas establecidas por la Direcci髇 del Sistema.

Art韈ulo 42 Formalizaci髇 de las transferencias

Toda transferencia de fondos de un subsistema a otro quedar� debidamente documentada en acta detallada suscrita por los encargados de los Centros afectados. Un ejemplar de las actas de transferencias quedar� en poder de la Direcci髇 del Sistema.

Art韈ulo 43 Destrucci髇 de documentos

1.- 趎icamente podr醤 ser destruidos aquellos documentos expresamente previstos en los calendarios de conservaci髇 aprobados por Orden del titular del Departamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica. No obstante, los Centros del Sistema podr醤 acordar la destrucci髇 de documentos duplicados.

2.- El Centro del Sistema que proceda en cada caso a la destrucci髇 de documentos se asegurar� de la efectiva desaparici髇 de los mismos, utilizando medios y t閏nicas que garanticen la ilegibilidad e imposibilidad de reconstrucci髇 de los mismos y su posterior utilizaci髇, sin perjuicio del posible aprovechamiento del material y de alguno de sus componentes. A tal efecto, la Direcci髇 del Sistema dictar� las instrucciones precisas y el encargado del Centro dejar� constancia de los documentos destruidos, fecha de la destrucci髇, lugar y medios empleados.

Art韈ulo 44 Los Programas de Documentos Vitales y de Prevenci髇 de Emergencias y Desastres

La Direcci髇 del Sistema propondr� a la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇 la adopci髇 de los Programas de Documentos Vitales y de Prevenci髇 de Emergencias y Desastres, que tendr醤 por objeto la conservaci髇 de los documentos necesarios para asegurar el normal desarrollo de las funciones cr韙icas de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi.

Art韈ulo 45 Contenido de los Programas de Documentos Vitales y de Prevenci髇 de Emergencias y Desastres

Los Programas de Documentos Vitales y de Prevenci髇 de Emergencias y Desastres han de contemplar, en todo caso, los siguientes aspectos:

• - Identificaci髇 de los documentos y series documentales vinculados a las funciones cr韙icas de la Administraci髇 P鷅lica de la C.A.E.
• - Establecimiento de los niveles de riesgo.
• - Determinaci髇 de las medidas a aplicar para la efectiva protecci髇 de los documentos y series afectados.
• - Planificaci髇 de la recuperaci髇 de documentos y series da馻dos.

Art韈ulo 46 Acceso p鷅lico

La Direcci髇 del Sistema garantizar� el derecho de la ciudadan韆 al acceso libre, universal y no discriminatorio a los documentos integrantes del Sistema de Archivo de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi, en los t閞minos previstos en la normativa vigente.

Art韈ulo 47 Condiciones de acceso

1.- El derecho de acceso a la documentaci髇 se ejercer� de conformidad con lo establecido en el art韈ulo 19 del Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, garantiz醤dose, en todo caso, el cumplimiento de los derechos previstos en la Ley Org醤ica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protecci髇 de Datos de Car醕ter Personal.

2.- La accesibilidad a los documentos de archivo vendr� determinada por los calendarios de conservaci髇 aprobados por Orden del titular del Departamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica.

Art韈ulo 48 Modo de ejercicio del derecho de acceso

1.- Los ciudadanos que deseen acceder a documentos de archivo formular醤 solicitud motivada y por escrito, dirigida al Centro del Sistema que tenga atribuida su custodia. El responsable del Centro redactar� la propuesta de resoluci髇 que el Director del Sistema resolver� en un plazo no superior a quince d韆s y contra la misma podr醤 formularse los recursos legalmente previstos.

2.- Al objeto de evitar la formulaci髇 de solicitudes gen閞icas, los Centros integrantes del Sistema facilitar醤 al solicitante la ayuda y los instrumentos de b鷖queda adecuados que permitan identificar los documentos y expedientes de su inter閟.

Art韈ulo 49 Consulta de documentos

La consulta de documentos se llevar� a cabo en las instalaciones habilitadas al efecto en las sedes de los respectivos Centros integrantes del Sistema, durante el horario de funcionamiento de los mismos.

Los Centros del Sistema procurar醤 atender las solicitudes de consulta con inmediatez, comunicando al solicitante, en caso contrario, la fecha y hora en que podr� disponer de la documentaci髇 solicitada.

Art韈ulo 50 Suspensi髇 del acceso a originales

La Direcci髇 del Sistema podr� suspender temporalmente el acceso a aquellos documentos y expedientes originales archivados que, por su estado, pueda peligrar su conservaci髇. En tal caso, se atender醤 las solicitudes de acceso mediante copias de los mismos.

Art韈ulo 51 Responsabilidad de los usuarios

Las personas que tengan acceso a los documentos de archivo est醤 obligadas a mantener los mismos en el mismo estado en que los hayan recibido, respondiendo de los deterioros que causen de acuerdo con lo establecido en la Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural.

Primera Los archivos policiales

La gesti髇 de los archivos policiales se sujetar� a su r間imen propio, de conformidad con lo dispuesto en la Disposici髇 Adicional Decimoctava de la Ley 4/1992, de 17 de julio, de Polic韆 del Pa韘 Vasco y sus normas de desarrollo.

Segunda Documentaci髇 cl韓ica

Queda excluida del 醡bito del presente Decreto la gesti髇 de los archivos de documentaci髇 cl韓ica que se genere en las organizaciones de servicios sanitarios del Ente P鷅lico Osakidetza / Servicio Vasco de Salud, que se sujetar� a lo establecido en la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, b醩ica reguladora de la autonom韆 del paciente y de derechos y obligaciones en materia de informaci髇 y documentaci髇 cl韓ica; en el Decreto 272/1986, de 25 de noviembre, por el que se regula el uso de la Historia Cl韓ica de los Centros Hospitalarios de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco; en el Decreto 45/1998, de 17 de marzo, por el que se establece el contenido y se regula la valoraci髇, conservaci髇 y expurgo de los documentos del Registro de Actividades Cl韓icas de los Servicios de Urgencias de los Hospitales y de las Historias Cl韓icas Hospitalarias y dem醩 normativa sanitaria espec韋ica de desarrollo o que se dicte en su sustituci髇.

Tercera Plan de Acci髇 Urgente

En raz髇 de la importancia de las funciones se馻ladas en el presente Decreto y de la urgente necesidad de intervenir en materia de eliminaci髇 documental a fin de reducir el volumen de documentaci髇 duplicada e inservible, la Direcci髇 del Sistema deber� elaborar un Plan de Acci髇 Urgente en el plazo de seis meses a partir de la entrada en vigor del presente Decreto.

Dicho plan -referido a las series documentales que por su volumen y caracter韘ticas recomienden una actuaci髇 prioritaria- contendr� el calendario de sesiones, los estudios y la informaci髇 necesarios para que, de acuerdo con el proceso de eliminaci髇 y el manual de procedimiento, la Comisi髇 de Valoraci髇, Selecci髇 y Acceso de la Documentaci髇 pueda emitir dictamen.

Cuarta Documentaci髇 contable

El archivo y la conservaci髇 de los documentos soportes de los registros contables se regir醤 por lo dispuesto en el art韈ulo 3 del Decreto 464/1995, de 31 de octubre, por el que se desarrolla el ejercicio de control econ髆ico interno y la contabilidad en el 醡bito de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi.

Primera Gesti髇 y custodia de documentos hist髍icos

Hasta tanto se materialice la entrada en funcionamiento del Archivo Hist髍ico del Gobierno Vasco, creado por el art韈ulo 81 de la Ley 7/1990, de Patrimonio Cultural, y disponga de su sede y estructura propias, toda la documentaci髇 que tenga la consideraci髇 de hist髍ica, en los t閞minos previstos en la citada Ley, y se haya generado en el 醡bito de actuaciones de la Administraci髇 P鷅lica de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi ser� gestionada, organizada y custodiada por el Sistema de Archivo de la misma, de conformidad con las normas de aplicaci髇 pertinente.

Segunda Manual de Gesti髇 de Documentos

Hasta que se apruebe el Manual de Gesti髇 de Documentos, regulado en la Secci髇 2� del Cap韙ulo V del presente Decreto, la Direcci髇 del Sistema definir� las normas conforme a las cuales abordar� las tareas de su competencia.

Primera

Precios p鷅licos por la expedici髇 de copias simples. Modificaci髇 del Decreto 161/1998, de 21 de julio, por el que se determinan los servicios y actividades susceptibles de ser retribuidos mediante precios p鷅licos de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco y de sus Organismos Aut髇omos.

Se modifica la relaci髇 de los servicios y actividades por los que los Departamentos de la Administraci髇 General de la Comunidad Aut髇oma de Euskadi y sus Organismos Aut髇omos pueden cobrar precios p鷅licos contenida en el Anexo al Decreto 161/1998, de 21 de julio, por el que se determinan los servicios y actividades susceptibles de ser retribuidos mediante precios p鷅licos de la Administraci髇 de la Comunidad Aut髇oma del Pa韘 Vasco y de sus Organismos Aut髇omos, mediante la inclusi髇 en el punto 3 relativo a los servicios y actividades por los que el Departamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica puede cobrar precios p鷅licos, del servicio o actividad de expedici髇 de copias simples o fotocopias de documentos o de libros. El citado punto 3 del Anexo al Decreto 161/1998, de 21 de julio, queda, por tanto, redactado de la siguiente manera:

LE0000048011_20060808

Segunda

Se faculta al titular del Departamento de Hacienda y Administraci髇 P鷅lica para dictar las disposiciones precisas para el desarrollo del presente Decreto.

Tercera

El presente Decreto entrar� en vigor el d韆 siguiente al de su publicaci髇 en el Bolet韓 Oficial del Pa韘 Vasco.