Artículo 26 El Sistema Archivístico de Extremadura

Se crea el Sistema Archivístico de Extremadura, que se configura como un conjunto de órganos, centros y unidades administrativas, encargados de la protección, custodia y difusión de los archivos y de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Extremadura en virtud de lo dispuesto en el artículo 4 de la presente Ley.

Artículo 27 Composición

Formarán parte del Sistema Archivístico de Extremadura:

• 1. Órganos:
  • a) La Consejería de Cultura.
  • b) El Consejo Asesor del Patrimonio Documental y de los Archivos.
  • c) La Comisión General de Valoración, Selección y Eliminación de Documentos.
• 2. Archivos.
  • a) Los Archivos de la Junta de Extremadura.
  • b) El Archivo de la Asamblea de Extremadura.
  • c) Los archivos de la Administración local.
  • d) Los archivos de la universidad pública de Extremadura.
  • e) Los archivos públicos y privados que se integren de conformidad por el procedimiento reglamentariamente establecido.
• 3. Las unidades administrativas que reglamentariamente se establezcan para el buen funcionamiento del Sistema Archivístico de Extremadura.

Artículo 27 redactado por el número cuatro de la disposición final décima de la Ley [EXTREMADURA] 8/2019, de 5 de abril, para una Administración más ágil en la Comunidad Autónoma de Extremadura («D.O.E.» 9 abril). Vigencia: 9 mayo 2019

Artículo 28 Órganos del Sistema

1. La Consejería de Cultura llevará a cabo la ejecución de la política archivística y establecerá las medidas de fomento encaminadas al mantenimiento y desarrollo del Sistema Archivístico de Extremadura. Además, será la encargada de planificar, coordinar e inspeccionar cada uno de los archivos que integren el Sistema, estableciendo las normas técnicas y operativas de todos los archivos.

2. El Consejo Asesor del Patrimonio Documental y de los Archivos se configura como un órgano consultivo y asesor, cuyo funcionamiento y organización se establece reglamentariamente.

3. Se crea la Comisión General de Valoración, Selección y Eliminación de Documentos como órgano asesor de los archivos del Sistema en materia de valoración, selección y eliminación de la documentación perteneciente al Patrimonio Documental de Extremadura. Actuará en colaboración con las comisiones de valoración existentes en las diferentes instituciones y organismos que forman parte del Sistema. Su funcionamiento y organización se determinará reglamentariamente.

Artículo 29 El Archivo General de Extremadura

El Archivo General de Extremadura, creado por el Decreto 23/1987, de 7 de abril, se integrará como unidad administrativa sin personalidad jurídica propia, dependiente de la Consejería de Cultura y actuará como cabecera del sistema. El Archivo General de Extremadura ejercerá las funciones de Archivo Intermedio y de Archivo Histórico. El Archivo General estará atendido por personal con la cualificación, especialización y el nivel técnico que exijan las diversas funciones. Reglamentariamente se establecerá su composición y estructura.

Artículo 30 Los Archivos Centrales

1. Las consejerías, organismos autónomos, empresas e instituciones crearán Archivos Centrales, adscritos a sus respectivas Secretarías Generales, los cuales custodiarán la documentación que sin ser de uso habitual pueda ser susceptible de consulta administrativa de las correspondientes unidades productoras y operarán siguiendo las directrices técnicas del Archivo General. Los archivos centrales estarán atendidos por personal con la cualificación, especialización y el nivel técnico que exijan las diversas funciones.

2. Por razones de economía y eficacia los Archivos Centrales de las Consejerías se podrán agrupar en un solo edificio, compartiendo instalaciones, recursos y personal, cuya gestión quedará adscrita a la Consejería competente en materia de Patrimonio dado el carácter horizontal de la misma, sin perjuicio del sometimiento a las directrices técnicas del Archivo General y a las normas que se dicten para su desarrollo; así como, de la dependencia funcional de la Consejería competente en materia de Archivos.

Artículo 31 Los Archivos de Gestión

Los archivos de gestión o de oficina están constituidos por los depósitos de documentación de uso habitual existente en las distintas oficinas de las consejerías, organismos públicos, empresas e instituciones de la Junta de Extremadura, que serán responsables de dicha documentación hasta su transferencia al correspondiente Archivo Central.

Artículo 31 bis Archivo electrónico

Los procesos y funciones de la gestión documental electrónica serán soportados por un sistema de información de uso común para todas las consejerías, organismos, empresas e instituciones dependientes de la Administración autonómica, que permita el acceso y traspaso de la información y garantice la autenticidad, fiabilidad e integridad de los propios documentos y de los datos contenidos en ellos, en los términos que se establezcan reglamentariamente

Artículo 31 bis. introducido por el número seis de la disposición final décima de la Ley [EXTREMADURA] 8/2019, de 5 de abril, para una Administración más ágil en la Comunidad Autónoma de Extremadura («D.O.E.» 9 abril). Vigencia: 9 mayo 2019

Artículo 32 Los Archivos Históricos Provinciales

A los Archivos Históricos Provinciales les resultará de aplicación lo establecido en la legislación vigente en materia de Archivos Históricos Provinciales y lo establecido en el convenio suscrito el 9 de mayo de 1989 entre la Junta de Extremadura y el Ministerio de Cultura.

Artículo 33 El Archivo de la Asamblea de Extremadura

Pertenece al Archivo de la Asamblea de Extremadura:

• a) La documentación generada por los órganos propios de la Cámara o por las personas al servicio de ésta en el ejercicio de sus funciones.
• b) La documentación generada por los Grupos Parlamentarios.
• c) Cualesquiera otros documentos que formen parte de los fondos gestionados por la Asamblea y se encuentren depositados en su Archivo.

Artículo 34 Los Archivos de la Administración Local

1. Los Archivos de las entidades locales tienen como función conservar, organizar, comunicar y difundir la documentación generada o reunida por las Diputaciones, los Ayuntamientos, Mancomunidades, las entidades locales menores y cualesquiera otros órganos de Gobierno de la Administración local.

2. Los archivos de las entidades locales estarán constituidos por los fondos documentales de las entidades titulares y de los organismos de ella dependientes: organismos autónomos, empresas públicas y patronatos de los que formen parte, y los generados y custodiados por las personas físicas o jurídicas en el ejercicio de competencias delegadas de carácter público por una Entidad Local.

3. La conservación, custodia, organización y consulta de los archivos de las entidades locales es responsabilidad y competencia de éstas. Dicha competencia será ejercida en los términos previstos por la presente Ley y por las normas reglamentarias que la desarrollen.

4. Se consideran Archivos de la Administración Local:

• a) Los Archivos de las Diputaciones Provinciales.
• b) Los Archivos Municipales.
• c) Los Archivos de las Mancomunidades.

Artículo 35 Los Archivos de las Diputaciones Provinciales

Los Archivos de las Diputaciones Provinciales conservarán la documentación propia de su gestión y cualquier otra de interés provincial y estarán atendidos por personal con la cualificación, especialización y el nivel técnico que exijan las diversas funciones.

Artículo 36 Los Archivos Municipales

1. Cada Ayuntamiento deberá mantener instalaciones adecuadas al Archivo Municipal de su localidad.

2. Los ayuntamientos de municipios de más de diez mil habitantes están obligados a tener un servicio de archivo propio. Dicho servicio de archivo deberá estar dotado de personal cualificado con la titulación correspondiente y de las instalaciones adecuadas para conservar los documentos.

3. Los Centros de Archivo municipales podrán también custodiar, tratar y servir a instancias de la Junta de Extremadura, del propio Ayuntamiento o de la institución interesada, otros fondos de archivo de instituciones privadas enclavadas en su territorio y de interés para el municipio.

Artículo 37 Servicios mancomunados de Archivos

1. Los municipios que no alcancen el volumen de población indicado en el artículo anterior podrán mancomunar los siguientes servicios:

• a) La contratación del personal con la cualificación, especialización y el nivel técnico que exijan las diversas funciones para el servicio de todos los municipios integrantes de la Mancomunidad.
• b) La concentración en un solo edificio de toda la documentación generada por los municipios integrantes de la Mancomunidad.

2. El objetivo principal de los servicios mancomunados de archivos será garantizar la asistencia continuada a los archivos de aquellas entidades locales que no estén obligadas a tener un servicio de archivo.

Artículo 38 Los Archivos de la Universidad Pública de Extremadura

Forman parte de los Archivos de las Universidades Públicas de Extremadura:

• a) La documentación generada por sus órganos de gobierno y administración, incluidos los departamentos, centros docentes, centros de investigación y servicios universitarios.
• b) Los institutos, fundaciones y demás entidades vinculadas o participadas por las Universidades Públicas de Extremadura.

Artículo 39 Los Archivos Privados

Por decisión propia, los Archivos Privados podrán formar parte del Sistema Archivístico de Extremadura. Para la inclusión de un archivo privado en el citado Sistema se seguirá el procedimiento que se establece en el artículo siguiente.

Artículo 40 Procedimiento de Integración en el Sistema

1. De conformidad con lo establecido en la letra e) del apartado segundo del artículo 27 de la presente Ley, todos los centros de archivo de titularidad pública o privada de ámbito autonómico podrán integrarse en el Sistema Archivístico de Extremadura. Reglamentariamente se establecerán las condiciones de adscripción para aquellos centros de archivo de entidades públicas o privadas que soliciten su incorporación al mismo. Estos Archivos, a iniciativa de sus titulares, podrán integrarse en el Sistema con iguales derechos y obligaciones que el resto de los archivos que lo configuran.

2. Sin perjuicio de lo establecido en el apartado anterior, los archivos eclesiásticos se integrarán en el Sistema previa consulta a la Comisión Mixta establecida en el artículo 4 del Convenio suscrito el 4 de septiembre de 1989 entre la Junta de Extremadura y las Diócesis Extremeñas sobre estudio, defensa, conservación y difusión del patrimonio histórico-artístico de la Iglesia Católica.

Artículo 41 Transferencias a los Archivos Centrales

Los archivos de gestión o de oficina remitirán periódicamente a los Archivos Centrales respectivos la documentación cuyo trámite haya finalizado. La permanencia en el archivo de gestión no será superior a 5 años contados a partir de la fecha de finalización del procedimiento, salvo excepciones debidamente razonadas.

Podrán conservarse en los archivos de gestión las series documentales de uso o consulta frecuente. Este extremo deberá ser formalmente comunicado a la dirección del Archivo General de Extremadura.

Artículo 42 Transferencias al Archivo General de Extremadura

1. Anualmente los responsables de los Archivos Centrales de las Consejerías, coordinados por el Archivo General, remitirán a éste la documentación que no sea necesaria para la tramitación de los asuntos y carezca de vigencia administrativa y, en todo caso, cuando las resoluciones sean firmes y hayan sido ejecutadas en virtud de los plazos establecidos. En ningún caso se transferirán documentos duplicados; en el supuesto de que existan varios ejemplares de un mismo documento procedentes de diferentes unidades administrativas, sólo se efectuará la transferencia de aquella que posea el ejemplar principal, original y más completo. Todas las transferencias al Archivo General de Extremadura habrán de efectuarse por medio de la Secretaría General de la Consejería correspondiente o del órgano responsable de la gestión del archivo.

2. La documentación conservada en los archivos centrales permanecerá en los mismos durante un periodo de diez años desde su ingreso. No obstante, aquellas series documentales cuyo uso sea esporádico podrán ser remitidas antes de cumplirse dicho plazo, a propuesta del responsable del archivo central, con aprobación de la Secretaría General de la Consejería correspondiente o del órgano responsable de la gestión del archivo, en los distintos organismos o entes.

3. Al cumplirse el plazo señalado en el punto anterior, los documentos se trasladarán al Archivo General de Extremadura donde durante un período máximo de 15 años recibirán el tratamiento correspondiente a un Archivo Intermedio. Transcurrido este plazo, los documentos que se consideren con valor histórico recibirán en el Archivo General el tratamiento correspondiente a tal valor.

Artículo 43 Recepción de documentos en régimen de depósito

1. Los archivos pertenecientes a entidades públicas de la Comunidad Autónoma de Extremadura podrán admitir en depósito documentos que formen parte del Patrimonio Documental de Extremadura, procedentes de otras Administraciones Públicas o de propiedad privada.

2. Dicha documentación continuará perteneciendo a la institución o corporación pública o a los titulares de archivos o documentos privados de procedencia; unas y otros podrán consultarla libremente y obtener copia de la misma.

Artículo 44 La Comisión de Valoración de Documentos de la Junta de Extremadura

Se crea la Comisión de Valoración de Documentos de la Junta de Extremadura, responsable de establecer los criterios de transferencia, acceso y conservación o eliminación, total o parcial, de las series documentales generadas por la Junta de Extremadura. Su organización y funcionamiento se regulará reglamentariamente.

Artículo 45 Valoración, selección y eliminación

1. La valoración, selección y eliminación de documentos se efectuará de acuerdo con los criterios que determine la Comisión de Valoración de Documentos que será la encargada de confeccionar las reglas y los calendarios de conservación de documentos, imprescindibles para la eliminación de la documentación.

2. En ningún caso se podrán destruir documentos mientras subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de los entes públicos ni de aquellos que se supongan que puedan tener en el futuro valor histórico.

Artículo 46 Organización y Conservación de la Documentación

1. La documentación de los archivos integrados en el Sistema Archivístico de Extremadura se organizará de acuerdo con el principio de procedencia de fondos formando agrupaciones documentales.

2. La documentación se organizará o dividirá de acuerdo a las siguientes fases en función del valor de los documentos:

• a) Documentación activa: documentación de uso habitual en las oficinas cuyo trámite aún no ha terminado. Se conservará en los archivos de oficina o gestión.
• b) Documentación semiactiva: documentación que sin ser de uso habitual por las oficinas puede ser susceptible de ser consultada. Se conservará en los archivos adecuados para su custodia hasta su traslado a los archivos históricos.
• c) Documentación inactiva: es la que ha perdido su utilidad para la oficina productora. Se considerará de valor permanente la que en función de los ciclos documentales, calendarios de conservación, informes de las Comisiones de Valoración no sea susceptible de ser eliminada y tenga por tanto un valor histórico.

3. La documentación de los archivos integrados en el Sistema Archivístico de Extremadura se conservará garantizando su acceso, la autenticidad, fiabilidad e integridad de los propios documentos y de los datos contenidos en ellos. Cuando proceda, en función de las normas técnicas correspondientes, se realizarán las transferencias que correspondan

Número 3 del artículo 46 redactado por el número ocho de la disposición final décima de la Ley [EXTREMADURA] 8/2019, de 5 de abril, para una Administración más ágil en la Comunidad Autónoma de Extremadura («D.O.E.» 9 abril). Vigencia: 9 mayo 2019

4. Las Instituciones o personas que posean documentos de valor permanente o histórico podrán acogerse a lo dispuesto en el punto c) del artículo 51 de la presente Ley.

5. Cada archivo podrá dictar sus propias normas de organización y funcionamiento respetando lo establecido en la presente Ley.

Artículo 47 Transferencias

En función de las distintas categorías de la documentación mencionada en el artículo anterior podrán establecerse distintos archivos en cada una de las instituciones que integren el sistema. Las transferencias documentales de unos archivos a otros dentro de cada institución se realizarán mediante el procedimiento que reglamentariamente se establezca, y en el cual se garantice el control de la documentación durante el proceso de traslado de la misma y testimonie el cambio de la titularidad de su custodia. En cualquier caso, tanto el archivo emisor como el receptor conservarán ejemplares de la relación o acta de entrega de documentación.

Artículo 48 Eliminación de documentos

La eliminación de documentos sólo podrá realizarse conforme a los criterios establecidos en los calendarios de conservación. A estos efectos cada institución podrá crear su propia Comisión de Valoración de Documentos. El proceso de valoración se regulará reglamentariamente.

Artículo 49 Competencia

La organización, funcionamiento y presupuesto de los archivos del sistema que no sean de titularidad ni gestión de la Junta de Extremadura, será competencia de los respectivos archivos, sin perjuicio del cumplimiento de las normas que dicte aquella en virtud de sus competencias en materia de patrimonio documental.

Artículo 50 Obligaciones

Los archivos integrados en el Sistema Archivístico de Extremadura vendrán obligados al cumplimiento de las siguientes actuaciones:

• a) Recoger, conservar, custodiar, proteger, organizar, describir y, en su caso, difundir los fondos documentales existentes bajo su cuidado, con criterios científicos y técnicos adecuados y de acuerdo a las normas y recomendaciones nacionales e internacionales.
• b) Garantizar el libre acceso a los fondos a los usuarios que lo soliciten con las limitaciones que impone la legislación vigente.
• c) Informar a la Consejería de Cultura y colaborar con la misma en cuantas actuaciones en materia de archivo les sean requeridas.
• d) Facilitar la inspección de los mismos por parte de la Consejería de Cultura.
• e) Disponer de las instalaciones y el personal suficiente para garantizar el mantenimiento, la conservación, el tratamiento y, en su caso, la difusión de sus fondos documentales.
• f) Aplicar el sistema de gestión de la documentación que corresponda a los fondos que reúnen, de acuerdo con las normas técnicas básicas fijadas por los Órganos del Sistema Archivístico de Extremadura.
• g) Aquellas otras que se establezcan legal o reglamentariamente.

Artículo 51 Derechos

Los archivos integrados en el Sistema Archivístico de Extremadura podrán gozar de los siguientes beneficios:

• a) El asesoramiento científico y técnico que presten los órganos del Sistema.
• b) La participación en cursos, seminarios o reuniones que la Consejería de Cultura organice.
• c) El depósito de los fondos documentales de su propiedad, cuando no puedan garantizar la conservación y custodia de los documentos, en el Archivo General de Extremadura, en los Archivos Históricos Provinciales, o en otros integrados en el Sistema Archivístico de Extremadura, sin más contrapartida por parte del titular que la de autorizar, en el momento de realizar el depósito, la consulta de fondos con fines de investigación histórica en los términos previstos en el artículo 43 de la presente Ley.
• d) El acceso a los programas de apoyo técnico y económico que se establezcan por la Junta de Extremadura.