Artículo 4

A los efectos de la presente Ley:

• 1. Se consideran archivos públicos de la Región de Murcia a los formados por los documentos a que se refiere el artículo 2.a) de la presente Ley.
• 2. Son archivos privados o de propiedad privada, los pertenecientes a las personas físicas o jurídicas de derecho privado no comprendidas en el artículo 2, de esta Ley, que ejerzan sus funciones básicas y principales en la Región de Murcia y radiquen dentro de su ámbito territorial.
• 3. Se consideran archivos privados de carácter histórico a los reunidos por personas físicas o jurídicas de derecho privado que contengan principalmente los documentos reseñados en el artículo 3 de esta Ley.
• 4. La Consejería de Cultura, Educación y Turismo podrá iniciar de oficio o a instancia de parte el expediente para la declaración de archivo o documento histórico de la Región de Murcia, en el que se deberá conceder audiencia al propietario o poseedor. La resolución del expediente corresponderá al responsable de dicho Departamento y podrá ser impugnada de acuerdo con las leyes. La incoación del expediente, sujeta al archivo y documento afectado a las obligaciones fijadas por la presente Ley, que cesarán si la resolución firme es negativa.

Artículo 5

1. La Consejería de Cultura, Educación y Turismo planificará, coordinará e inspeccionará la organización y funcionamiento de los archivos públicos de la Región y de aquellos cuya gestión le corresponda o asuma.

2. La Consejería de Cultura, Educación y Turismo determinará las condiciones técnicas de instalación y organización de cada centro de los que integran el Sistema de Archivos, los servicios que deban prestar y los horarios mínimos de apertura al público.

3. Para facilitar el cumplimiento de las obligaciones que de esta Ley se deriven, la Consejería de Cultura, Educación y Turismo, colaborará técnica y económicamente con los propietarios, poseedores y titulares de cualesquiera archivos integrados en el Sistema de Archivos de la Región de Murcia.

4. Con independencia de las funciones propias de cada uno de ellos, todos los archivos del Sistema tienen la obligación de proporcionar los datos estadísticos y participar en las actividades de cooperación archivística que la Consejería de Cultura, Educación y Turismo determine.

5. La información de los archivos integrados en el Sistema deberá posibilitar el intercambio y conexión entre ellos.

Artículo 6

1. El Sistema de Archivos de la Región de Murcia estará integrado por los siguientes órganos y centros:

• A) Organos: El Servicio de Archivos de la Consejería de Cultura, Educación y Turismo y el Consejo Asesor Regional de Archivos, Bibliotecas y Museos cuya composición y funciones se desarrollarán reglamentariamente.
• B) Centros archivísticos:
  • a) El Archivo de la Administración Regional.
  • b) El Archivo Histórico Provincial de Murcia, en los términos que resulten del convenio suscrito con el Ministerio de Cultura y de conformidad con la legislación que le sea aplicable.
  • c) Los archivos municipales.
  • d) Cualesquiera otros archivos de titularidad pública que pueda crear la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia cuando las necesidades culturales y sociales de interés regional así lo requieran.

2. Igualmente, formarán parte del Sistema de Archivos de Murcia los archivos de titularidad privada que sean considerados de interés público y reciban de la Comunidad Autónoma subvenciones o ayudas.

3. Los archivos privados, a iniciativa de sus titulares y mediante Orden de la Consejería de Cultura, Educación y Turismo, podrán integrarse en este Sistema con iguales derechos y obligaciones que los archivos que lo configuran.

Artículo 7

1. El Archivo de la Administración Regional, con carácter de archivo intermedio, tiene como misión recoger, seleccionar, conservar y organizar la documentación sin vigencia administrativa, producida y recibida por la administración de la Comunidad Autónoma de Murcia.

2. Dentro del primer semestre de cada año, los servicios de la administración autonómica, coordinados con la dirección del Archivo de la Administración Regional, remitirán a éste la totalidad de los expedientes emanados de ellos, en los que se hayan dictado actos y resoluciones que pongan término a dichos expedientes, siempre que sean firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos.

3. Cuando se trate de expedientes o documentos en que no proceda dictar actos y resoluciones de los expresados en el apartado anterior, así como informes o estudios, pasarán al Archivo de la Administración Regional cuando hayan producido en el servicio que los ha elaborado, la totalidad de sus efectos.

4. Podrán conservarse en las dependencias que las producen o tramitan las series documentales que, aun cuando carezcan de vigencia administrativa, sean de frecuente uso o consulta. Este extremo deberá ser formalmente comunicado a la dirección del Archivo.

5. Los Secretarios Generales velarán para que la documentación de sus respectivas Consejerías sea remitida al Archivo de la Administración Regional, de acuerdo a lo establecido en los apartados 2, 3 y 4 del presente artículo.

6. La documentación conservada en el Archivo de la Administración Regional se considerará en todo momento a disposición de los servicios que la hubieren remitido, debiendo aquél facilitar cualquier información, copia o certificación que éstos le solicitaren, e incluso, previa autorización del Director General de Cultura, remitirles temporalmente la documentación original si así lo requieren.

7. El archivo de la Administración Regional se encargará de:

• a) La elaboración de cuadros de clasificación para archivos de oficina, en colaboración con los distintos servicios.
• b) La normalización de la tipología documental.
• c) La continuación del tratamiento documental iniciado en las distintas oficinas administrativas.
• d) La elaboración de instrumentos de descripción necesarios para una mejor recuperación de la información por parte de organismos interesados.

8. La documentación existente en el Archivo de la Administración Regional que tenga más de veinticinco años de antigüedad y un interés para la investigación que justifique su conservación definitiva, se depositará en el archivo histórico que determine la Consejería de Cultura, Educación y Turismo.

Artículo 8

El Archivo Histórico Provincial tiene como misión recoger, seleccionar, conservar, organizar y disponer para la información e investigación la documentación que según la legislación del Estado le compete, así como cualesquiera otras funciones que pueda asignarle la Consejería de Cultura, Educación y Turismo en el marco del convenio suscrito con la Administración del Estado.

Artículo 9

Los archivos municipales tienen como misión la recogida, conservación, organización y servicio de la documentación producida y recibida por sus respectivos Ayuntamientos.

Artículo 10

1. Todos los centros integrados en el Sistema de Archivos de la Región de Murcia estarán atendidos por personal suficiente, con la cualificación, especialización y el nivel técnico que exijan las diversas funciones.

2. Corresponde a la Consejería de Cultura, Educación y Turismo fijar los criterios de homogeneización de las pruebas específicas de acceso de personal cualificado que atienda los archivos integrados en el Sistema de Archivos de la Región de Murcia.

3. La Consejería de Cultura, Educación y Turismo facilitará la formación permanente y actualización profesional del personal de los archivos integrado en el Sistema.