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Orden ISM/474/2023, de 4 de mayo, por la que se regula el funcionamiento del Registro electrónico de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social adscritos a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones

Ficha:
  • ÓrganoMinisterio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones
  • Publicado en BOE núm. 113 de 12 de Mayo de 2023
  • Vigencia desde 13 de Mayo de 2023
Versiones/revisiones:

Sumario

Mediante la Orden TIN/3518/2009, de 29 de diciembre, se crea el Registro electrónico de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social para la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones, estableciendo, además, criterios generales para su aplicación a determinados procedimientos.

Dicha orden encontraba su principal fundamento jurídico en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, cuya aprobación supuso un importante impulso al insuficiente desarrollo de la administración electrónica en aquel momento mediante la creación obligatoria de registros electrónicos por parte de las administraciones públicas, entre otras medidas.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que deroga la Ley 11/2007, de 22 de junio, reconoce que la tramitación electrónica no puede ser todavía una forma especial de gestión de los procedimientos, sino que debe constituir la actuación habitual de las administraciones. En su artículo 16 se refiere específicamente a los registros, disponiendo que cada administración dispondrá de un registro electrónico general, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad vinculado o dependiente de estos y que los organismos públicos vinculados o dependientes de cada administración podrán disponer de su propio registro electrónico, plenamente interoperable e interconectado con el registro electrónico general de la administración de la que dependen.

El citado artículo 16 ha sido objeto de desarrollo reglamentario a través del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, en cuyo artículo 37 se especifican los documentos admisibles por los registros electrónicos.

Por otra parte, la disposición final quinta del Real Decreto-ley 2/2021, de 26 de enero, de refuerzo y consolidación de medidas sociales en defensa del empleo, modifica el artículo 129 del texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, actualizando su regulación y ampliando las previsiones relativas a la autenticación de las personas interesadas y al uso de la firma en los procedimientos de la Administración de la Seguridad Social, con el fin último de facilitar a las personas interesadas el ejercicio de sus derechos, la presentación de documentos o la realización de cualquier servicio o trámite a través de los medios electrónicos.

Por tanto, desde 2009, fecha de creación del Registro electrónico de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social, se ha producido una modificación relevante del marco jurídico y un importante desarrollo de la administración electrónica, acorde con los avances experimentados por una sociedad crecientemente digitalizada.

Resulta, en consecuencia, necesario disponer de una nueva orden adaptada a la normativa vigente que regule el funcionamiento del Registro electrónico de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social adscritos a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones, toda vez que, desde la plena entrada en vigor del artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, no cabe regular un registro electrónico de la Secretaría de Estado, la cual, en su condición de órgano superior de la Administración General del Estado, se encuadra en el ámbito del Registro Electrónico General de la Administración del Estado.

Esta orden se adecua a los principios de buena regulación a los que se refiere el artículo 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Así, la norma es respetuosa con los principios de necesidad y de eficacia, pues responde al interés general, facilitando a los ciudadanos el ejercicio de sus derechos ante la Administración de la Seguridad Social. Igualmente, la norma se adecua al principio de proporcionalidad, al contener la regulación imprescindible para la consecución de los objetivos previamente mencionados, sin que sea restrictiva de derechos, sino garante de los mismos. Del mismo modo, viene a garantizar el principio de seguridad jurídica, al establecer una regulación coherente con el resto del ordenamiento jurídico, que resulta predecible y clara y que facilita la actuación de las personas interesadas que vayan a hacer uso de estos derechos y de las unidades tramitadoras en los procedimientos que realizan apuntes en el registro. En cuanto al principio de eficiencia, minora las cargas administrativas para los ciudadanos y es el medio más adecuado y sencillo para cumplir los objetivos propuestos. Finalmente, se cumple el principio de transparencia, en tanto que, de conformidad con lo previsto en el artículo 26.6 de la Ley 50/1997, de 27 de noviembre, del Gobierno, se ha sometido al trámite de audiencia e información pública mediante la publicación en el portal web del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, asimismo se ha recabado directamente la opinión de los agentes sociales y de la Asociación de Mutuas de Accidentes de Trabajo (AMAT).

En el proceso de su tramitación, la norma ha sido informada favorablemente por la Comisión Ministerial de Administración Digital del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, al amparo de lo previsto en el artículo 4.2.g) de la Orden ISM/45/2021, de 21 de enero, por la que se crea la Comisión Ministerial de Administración Digital y se regula su composición y funciones.

También ha sido informada por la Agencia Española de Protección de Datos, de acuerdo con lo previsto en el artículo 5.3.b) del Estatuto de la Agencia Española de Protección de Datos, aprobado por el Real Decreto 389/2021, de 1 de junio.

La orden se dicta al amparo del artículo 149.1.18.ª de la Constitución Española, que atribuye al Estado competencia exclusiva en lo relativo al procedimiento administrativo común.

En su virtud, con la aprobación previa de la Ministra de Hacienda y Función Pública, dispongo:

Artículo 1 Objeto

El objeto de esta norma es regular el funcionamiento del Registro electrónico de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social adscritos a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones para la recepción y remisión de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se presenten vía electrónica ante ella, respecto de los trámites y procedimientos comprendidos dentro de su ámbito de aplicación.

Artículo 2 Ámbito de aplicación

1. El Registro electrónico de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social adscritos a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones estará habilitado para la recepción de los escritos, solicitudes, comunicaciones y documentos presentados ante las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social adscritos a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones, así como para la remisión de documentos que se dirijan entre sí, a otros órganos administrativos o a las personas físicas o jurídicas interesadas en un procedimiento administrativo.

2. Lo dispuesto en el apartado anterior se entiende sin perjuicio del derecho de la persona interesada a presentar sus escritos, solicitudes, comunicaciones y documentos en cualquiera de los registros y oficinas a que se refiere el artículo 16.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

3. Cualquier escrito, solicitud, comunicación o documentación presentado ante el registro electrónico no dirigido a los órganos directivos a que se refiere el apartado 1 será transmitido telemáticamente a la administración u organismo destinatario en los términos previstos en el artículo 16.4, último párrafo, de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, y en el artículo 37 del Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.

4. La relación actualizada de los servicios, procedimientos y trámites susceptibles de ser gestionados a través del registro electrónico mediante documentos electrónicos normalizados cumplimentados de acuerdo con formatos preestablecidos figurará en la dirección electrónica de acceso al registro.

5. No tendrán la consideración de registro electrónico los buzones de correo electrónico corporativo asignados a los empleados públicos o a las distintas unidades y órganos.

Artículo 3 Dirección electrónica de acceso

El acceso de los interesados al Registro electrónico de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social adscritos a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones se realizará a través de la dirección electrónica https://sede.seg-social.gob.es.

Artículo 4 Funcionamiento

1. El Registro electrónico de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social adscritos a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones permitirá la presentación telemática de escritos, solicitudes, comunicaciones y documentos de forma permanente y gratuita. La fecha y hora oficial serán las correspondientes a la península y al archipiélago balear.

2. A efectos del cómputo de plazos, la recepción en un día inhábil se entenderá efectuada en la primera hora del día hábil siguiente. El calendario de días inhábiles a efectos de este registro será el que se determine en cumplimiento del artículo 30.7 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

3. Las interrupciones que se produzcan por razones de mantenimiento técnico u operativo se anunciarán, con la antelación que resulte posible, en la dirección electrónica de acceso al registro junto, si procede, con la ampliación concreta del plazo no vencido, de acuerdo con el artículo 32.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.

Cuando, por tratarse de interrupciones no planificadas que impidan la presentación de escritos, no resulte posible anunciarlas, se actuará conforme a lo establecido en el artículo 32.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, a cuyo efecto se podrá determinar una ampliación de los plazos no vencidos, debiendo publicar en la dirección electrónica de acceso al registro tanto la incidencia técnica acontecida como la ampliación concreta del plazo no vencido.

4. El registro electrónico emitirá un recibo de la presentación consistente en una copia del escrito, comunicación o solicitud presentado, siendo admisible a estos efectos la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario de presentación, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro o una clave de identificación de la transmisión, así como un recibo acreditativo de la presentación de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.

5. En la dirección electrónica de acceso al registro se informará de los sistemas de identificación y firma admitidos de entre los previstos en los artículos 9 y 10 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, así como de los establecidos de conformidad con el artículo 129 del texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, para la presentación de escritos ante el registro electrónico con especificación, en su caso, de los servicios, procedimientos y trámites a los que sean de aplicación.

Artículo 5 Requisitos para el acceso

1. Los requisitos técnicos mínimos necesarios para el acceso y utilización del Registro electrónico de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social adscritos a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones, así como los criterios e instrucciones de utilización de los servicios, formularios o formatos preestablecidos para la presentación en el mismo de escritos, comunicaciones o solicitudes, se publicarán en la dirección electrónica de acceso al registro.

2. En la dirección electrónica de acceso al registro estará disponible, asimismo, la información sobre la relación de prestadores de servicios de certificación y tipos de certificados electrónicos que amparen las firmas electrónicas con las que, en su caso, sea admisible la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones.

Artículo 6 Gestión y seguridad

1. La Gerencia de Informática de la Seguridad Social será responsable de la gestión y administración y de la seguridad del Registro electrónico de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social adscritos a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones y dispondrá de los medios técnicos adecuados para garantizar los requisitos de seguridad, normalización y conservación según se detallan en los criterios de seguridad, normalización y conservación de las aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades, aprobado por la Comisión de Estrategia TIC.

2. Un resumen de los protocolos de seguridad del registro electrónico estará disponible para su consulta en la dirección electrónica de acceso al registro.

Artículo 7 Accesibilidad

La Gerencia de Informática de la Seguridad Social adoptará las medidas necesarias para garantizar que los contenidos que permiten la utilización del Registro electrónico de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social adscritos a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones sean accesibles para las personas usuarias y, en particular, para las personas mayores y personas con discapacidad, de conformidad con lo establecido en el Real Decreto 1112/2018, de 7 de septiembre, sobre accesibilidad de los sitios web y aplicaciones para dispositivos móviles del sector público.

Artículo 8 Protección de datos de carácter personal

1. De conformidad con lo establecido en el Reglamento (UE) n.o 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos), y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, cuando la persona interesada o su representante fueran personas físicas, el tratamiento automatizado de sus datos que resulte necesario para el adecuado funcionamiento del Registro electrónico de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social adscritos a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones se fundamenta en el artículo 6.1, párrafos c) y e), del citado reglamento.

2. Previo análisis de los riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas, se adoptarán las medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar y poder demostrar que el tratamiento es conforme con la normativa de protección de datos personales que serán revisadas y actualizadas cuando sea necesario.

3. Las medidas a implantar como consecuencia del citado análisis de riesgos, en caso de resultar agravadas respecto de las previstas en el Esquema Nacional de Seguridad, deberán prevalecer sobre estas últimas, a fin de dar adecuado cumplimiento a lo exigido por el Reglamento General de Protección de Datos.

4. La Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones será la responsable del tratamiento, siendo la Gerencia de Informática de la Seguridad Social la encargada del tratamiento, según lo estipulado en el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos.

Disposición adicional única Otros procedimientos

Quedan igualmente incluidas en el ámbito de aplicación del Registro electrónico de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social adscritos a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones las actuaciones, trámites y procedimientos relativos a las funciones de reconocimiento, gestión y propuesta de los pagos de las pensiones del Régimen de Clases Pasivas del Estado, así como la resolución de los recursos interpuestos frente a los acuerdos adoptados sobre dicha materia, y, en general, todos los trámites y procedimientos correspondientes al ámbito de la Seguridad Social.

Disposición transitoria única Pensiones del Régimen de Clases Pasivas del Estado, tramitadas provisionalmente por la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social

Sin perjuicio de lo establecido en la disposición adicional única, en tanto no se produzca la total asunción de la gestión del Régimen de Clases Pasivas del Estado por el Instituto Nacional de la Seguridad Social y mientras se mantenga la adscripción provisional de la Subdirección General de Gestión de Clases Pasivas a la Dirección General de Ordenación de la Seguridad Social, con arreglo a lo dispuesto en el Real Decreto 497/2020, de 28 de abril, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, dicho centro directivo llevará a cabo las funciones de reconocimiento, gestión, propuesta de los pagos de pensiones de Clases Pasivas, así como la resolución de los recursos interpuestos frente a los acuerdos adoptados en dicho ámbito, sirviéndose del Registro electrónico de las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social adscritos a la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones.

Disposición derogatoria única Derogación normativa

1. Queda derogada la Orden TIN/3518/2009, de 29 de diciembre, por la que se crea el registro electrónico de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social para la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones y se establecen criterios generales para su aplicación a determinados procedimientos.

2. Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en esta orden.

LE0000404487_20100101Ir a Norma afectada

DISPOSICIONES FINALES

Disposición final primera Facultades de desarrollo y ejecución

Se faculta al Secretario de Estado de la Seguridad Social y Pensiones para dictar cuantas disposiciones sean necesarias para el desarrollo y ejecución de esta orden. Las resoluciones que se dicten en ejercicio de esta facultad se publicarán en la dirección electrónica de acceso al registro.

Disposición final segunda Entrada en vigor

La presente orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».