Orden PCM/1383/2021, de 9 de diciembre, por la que se regula el Registro de Funcionarios Habilitados en el ámbito de la Administración General del Estado, sus Organismos Públicos y Entidades de Derecho Público

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• INTRODUCCION
• Artículo 1 Objeto y ámbito de aplicación
• Artículo 2 Órganos competentes
• Artículo 3 Inscripción en el registro
• Artículo 4 Identificación y firma electrónica
• Artículo 5 Expedición de copias auténticas
• Artículo 6 Contenido del Registro de Funcionarios Habilitados
• Artículo 7 Funcionamiento del Registro de Funcionarios Habilitados
• Artículo 8 Publicidad de procedimientos
• Artículo 9 Acceso electrónico al Registro de Funcionarios Habilitados por las Administraciones Públicas
• Artículo 10 Protección de Datos de Carácter Personal
• DISPOSICIONES DEROGATORIAS
  • Disposición derogatoria única Derogación normativa
• DISPOSICIONES FINALES
  • Disposición final primera Modificación de formularios
  • Disposición final segunda Entrada en vigor
• ANEXO I
• ANEXO II. Modelo normalizado para la habilitación de los/las funcionarios/as

Artículo 1 Objeto y ámbito de aplicación

De acuerdo con lo previsto en el artículo 31.4 del Reglamento de actuación y funcionamiento del Sector Publico por medios electrónicos, aprobado por el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, esta orden tiene por objeto la regulación del Registro de Funcionarios Habilitados, (en adelante, RFH), en el ámbito de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y entidades de derecho públicos vinculados o dependientes.

Artículo 2 Órganos competentes

1. La Dirección General de Gobernanza Pública del Ministerio de Hacienda y Función Pública asume la gobernanza y gestión del RFH, correspondiendo a la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital el diseño, la implantación y la gestión técnica de la plataforma tecnológica que soporte el Registro.

2. La inscripción del personal funcionario que se relaciona en el artículo 3.1 de esta orden corresponde a los titulares de los órganos y unidades donde estos presten servicios.

3. Producida la anotación de la habilitación del personal funcionario, el registro generará una credencial en la que se hará constar su identificación personal y administrativa, los procedimientos y servicios a los que alcanza su habilitación, la fecha de inicio de la misma y, en su caso, su fecha de fin.

Artículo 3 Inscripción en el registro

1. En el RFH, regulado por esta orden, deberán inscribirse:

• a) El personal funcionario habilitado para realizar la identificación o firma electrónica de las personas interesadas no obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración, conforme a lo previsto en el artículo 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en aquellos procedimientos que se determinen por el ministerio, organismo o entidad competente para su tramitación.
• b) El personal funcionario habilitado para la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados, ya sea en formato papel o electrónico, conforme a lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
• c) El personal funcionario habilitado que presta servicios en las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros, que estará habilitado para la identificación o firma electrónica de las personas interesadas en aquéllos procedimientos y servicios que se determinen y para la expedición de copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten las personas interesadas para que se remitan desde la citada oficina a la unidad competente para su incorporación a un expediente administrativo.

2. Podrán ser habilitados tanto el personal funcionario de carrera como interino, en servicio activo, a que se refiere el artículo 8.2 a) y b) del Texto Refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público, aprobado por Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, y presten servicios en la Administración General del Estado o en cualquiera de sus organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes.

Artículo 4 Identificación y firma electrónica

1. La persona interesada, previa acreditación de su identidad, deberá dar su consentimiento expreso para su identificación o firma por el personal funcionario habilitado para cada actuación administrativa que la requiera, a través del formulario que se incluye como Anexo I disponible en el Punto de Acceso General electrónico de la Administración General del Estado (https://administracion.gob.es).

2. El personal funcionario habilitado entregará a la persona interesada toda la documentación acreditativa del trámite realizado así como una copia del documento de consentimiento expreso cumplimentado y firmado. A estos efectos, el personal funcionario habilitado utilizará el sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello.

Artículo 5 Expedición de copias auténticas

1. La habilitación para la expedición de copias auténticas, a la que se refiere el artículo 3.1 b), será conferida por los titulares de los órganos a los que corresponda la emisión de los documentos originales, su custodia, el archivo de documentos o que en sus normas de competencia así se haya previsto.

2. El personal funcionario que preste servicios en las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros está habilitado para la expedición de copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten las personas interesadas para que se remita desde la citada oficina a la unidad competente para su incorporación a un expediente administrativo.

Artículo 6 Contenido del Registro de Funcionarios Habilitados

En el RFH constarán los siguientes datos del personal funcionario habilitado:

• a) Documento Nacional de Identidad.
• b) Nombre y apellidos.
• c) Órgano, organismo o entidad en el que presta servicios, centro directivo y centro de destino identificados mediante su código asignado en el Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas, indicándose el código de oficina para el caso de personal funcionario destinado en una Oficina de Asistencia en Materia de Registros.
• d) Puesto de trabajo que desempeña.
• e) Correo electrónico corporativo
• f) Fecha de alta en el RFH.
• g) Tipo de habilitaciones: identificación o firma electrónica y/o expedición de copias auténticas.
• h) Procedimientos y servicios para los que se tiene autorizada la habilitación, identificados mediante su código asignado en el inventario del Sistema de Información Administrativa.
• i) Fecha de baja en el RFH.
• j) Causas de las cancelaciones de las habilitaciones.

Artículo 7 Funcionamiento del Registro de Funcionarios Habilitados

1. La inscripción como personal funcionario habilitado en el RFH tendrá una duración máxima de cinco años prorrogable de forma expresa por periodos quinquenales sucesivos.

2. La habilitación continuará vigente durante el periodo previsto en el apartado anterior en tanto no se supriman los procedimientos y servicios a los que alcanza su habilitación, o en tanto no se produzca un cambio de puesto de trabajo. Asimismo, la habilitación podrá ser revocada en cualquier momento por el órgano competente para su concesión.

3. Se podrá consultar la base de datos del Registro Central de Personal o sistema equivalente únicamente a efectos de la comprobación de los datos de la situación administrativa y del destino del personal funcionario habilitado.

4. La inscripción de la habilitación continuará vigente hasta que se cancele la misma en el RFH, en los supuestos contemplados en el apartado segundo, o hasta que transcurra el periodo máximo de vigencia sin prórroga expresa.

5. En el Sistema de Información Administrativa deberán constar los procedimientos y servicios para los que pueda conferirse la habilitación incorporada al RFH según determine el órgano responsable de los mismos. La supresión de algún procedimiento o servicio en dicho inventario impedirá su gestión por medio de personal funcionario habilitado y provocará la cancelación de las habilitaciones ligadas al mismo.

6. Se utilizarán los códigos de los procedimientos y servicios administrativos asignados en el inventario del Sistema de Información Administrativa de la Administración General del Estado previsto en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica.

Artículo 8 Publicidad de procedimientos

En el Punto de Acceso General de la Administración General del Estado se publicará una relación de todos los procedimientos y servicios por medios electrónicos que se determinen expresamente por los departamentos ministeriales, organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes que han sido objeto de habilitación. Respecto a cada uno de los procedimientos y servicios que figuren en dicha relación se hará constar su descripción, código identificativo y las Oficinas de Asistencia en Materia de Registros u otras dependencias de atención al ciudadano en las que los ciudadanos puedan ejercer el derecho.

Artículo 9 Acceso electrónico al Registro de Funcionarios Habilitados por las Administraciones Públicas

1. El RFH será accesible para los órganos de cualquier Administración Pública, sus organismos públicos y entidades de derecho público para obtener información sobre habilitaciones.

2. El registro ofrecerá a los órganos y organismos interesados, como vía de acceso a la información, el acceso en línea mediante servicios web a los efectos de comprobar, automáticamente y en tiempo real desde las aplicaciones, la habilitación de un funcionario para el procedimiento al que den soporte. Las peticiones al registro para los procedimientos y trámites por medios electrónicos, de las que el órgano u organismo administrativo peticionario sea competente, se enviarán por un canal seguro de comunicaciones y deberán firmarse con firma electrónica avanzada cualificada o sello electrónico cualificado del citado órgano o administración de adscripción. La aplicación de soporte al registro mantendrá trazabilidad de todas las peticiones recibidas.

Artículo 10 Protección de Datos de Carácter Personal

De conformidad con lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, General de Protección de Datos, y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, el tratamiento automatizado de sus datos que resulte necesario para el adecuado funcionamiento del RFH se fundamenta en el artículo 6.1 b), c) y d) del citado Reglamento.

Previo análisis de los riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas se adoptarán las medidas técnicas y organizativas destinadas a garantizar y poder demostrar que el tratamiento es conforme con la normativa de protección de datos personales que serán revisadas y actualizadas cuando sea necesario. Las medidas a implantar como consecuencia del citado análisis de riesgos, en caso de resultar agravadas respecto de las previstas en el Esquema Nacional de Seguridad, deberían prevalecer sobre éstas últimas a fin de dar adecuado cumplimiento a lo exigido por el Reglamento General de Protección de Datos.

Se adoptarán las medidas que se estimen adecuadas para garantizar que la cancelación de las inscripciones y, en su caso, la rectificación de los datos personales, se realizarán sin dilación teniendo en cuenta que se trata de datos personales correspondientes a funcionarios públicos que se encuentran en poder de la Administración.

Disposición derogatoria única Derogación normativa

Queda derogada la Orden HAP/7/2014, de 8 de enero, por la que se regula el Registro de Funcionarios Habilitados para la identificación y autenticación de ciudadanos en el ámbito de la Administración General del Estado y sus Organismos públicos vinculados o dependientes.

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Disposición final primera Modificación de formularios

Corresponde a la persona titular de la Secretaría de Estado de Función Pública la actualización de los formularios previstos en los Anexos I y II de esta orden relativos al consentimiento por parte de la persona interesada para su identificación o firma por la persona funcionaria habilitada, y a la habilitación conferida al personal funcionario, así como la aprobación de otros formularios que, en su caso, resulten precisos para la gestión de dicho Registro.

Estos formularios serán publicados en el Punto de Acceso General de la Administración General del Estado (https://administracion.gob.es).

Disposición final segunda Entrada en vigor

Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».