Decreto Foral 89/2020, de 13 de octubre, de la Diputación Foral de Bizkaia, de creación y regulación del Registro Electrónico General de Apoderamientos

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• INTRODUCCION
• CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES
  • Artículo 1 Objeto
  • Artículo 2 Creación del Registro electrónico general de apoderamientos y ámbito de aplicación
  • Artículo 3 Sistema informático de registro
  • Artículo 4 Órganos competentes
  • Artículo 5 Contenido del registro
  • Artículo 6 Consultas al registro
  • Artículo 7 Cancelación de oficio de las inscripciones registradas
• CAPÍTULO II. APODERAMIENTOS VOLUNTARIOS
  • SECCIÓN 1. APODERAMIENTOS OTORGADOS ANTE LA DIPUTACIÓN FORAL DE BIZKAIA
    • Artículo 8 Procedimiento de otorgamiento e inscripción
    • Artículo 9 Inscripción de apoderamientos voluntarios que requieren la aceptación de la persona representante
    • Artículo 10 Vigencia del apoderamiento
    • Artículo 11 Modificación, renuncia y revocación
  • SECCIÓN 2. APODERAMIENTOS OTORGADOS MEDIANTE DOCUMENTO PÚBLICO O DOCUMENTO PRIVADO CON FIRMA NOTARIALMENTE LEGITIMADA
    • Artículo 12 Apoderamientos admitidos
    • Artículo 13 Procedimiento de inscripción
    • Artículo 14 Vigencia de la inscripción
    • Artículo 15 Cancelación de la inscripción
• CAPÍTULO III. REPRESENTACIONES LEGALES
  • Artículo 16 Procedimiento de inscripción
  • Artículo 17 Vigencia y cancelación de la inscripción
• CAPÍTULO IV. AUTORIZACIONES
  • Artículo 18 Personas autorizantes y autorizadas
  • Artículo 19 Procedimiento de otorgamiento de autorizaciones e inscripción
  • Artículo 20 Vigencia de la inscripción
  • Artículo 21 Modificación, renuncia y revocación
• DISPOSICIONES ADICIONALES
  • Disposición Adicional Primera Habilitación para la representación de terceros
  • Disposición Adicional Segunda Registro electrónico de apoderamientos respecto de las actuaciones y procedimientos en materia tributaria
• DISPOSICIÓN TRANSITORIA
  • Disposición Transitoria Única Servicio Bizkaibai
• DISPOSICIONES FINALES
  • Disposición Final Primera Desarrollo reglamentario y aplicación
  • Disposición Final Segunda Entrada en vigor

Artículo 1 Objeto

El presente Decreto Foral tiene por objeto la creación y regulación del registro electrónico general de apoderamientos de la Diputación Foral de Bizkaia.

Artículo 2 Creación del Registro electrónico general de apoderamientos y ámbito de aplicación

1. Se crea el registro electrónico general de apoderamientos de la Diputación Foral de Bizkaia, en adelante registro.

2. En el registro se podrán inscribir:

• a) Los apoderamientos voluntarios correspondientes a alguna de las siguientes tipologías:
  • 1) Los apoderamientos que facultan a la persona representante para realizar cualquier actuación administrativa frente a la Diputación Foral de Bizkaia o ante uno o varios de sus Departamentos.
  • 2) Los apoderamientos que facultan a la persona representante para realizar determinadas actuaciones y trámites administrativos ante la Diputación Foral de Bizkaia o alguno de sus Departamentos.
• b) Las representaciones legales acreditadas en los términos que se establecen en el Capítulo III y las autorizaciones concedidas entre el personal empleado, conforme con lo previsto en el Capítulo IV.

Artículo 3 Sistema informático de registro

El registro estará soportado en el sistema informático único desarrollado por el Departamento de Administración Pública y Relaciones Institucionales de la Diputación Foral de Bizkaia para atender las especificidades de los apoderamientos regulados en este Decreto foral.

Artículo 4 Órganos competentes

Los órganos competentes de la tramitación de los procedimientos relacionados con el registro lo serán asimismo para prestar asistencia en los otorgamientos, practicar las inscripciones, proceder a su denegación y, en su caso, requerir a las personas interesadas la subsanación de los defectos advertidos.

Artículo 5 Contenido del registro

1. Las anotaciones que se realicen en el registro contendrán, al menos, la siguiente información:

• a) Nombre y apellidos o denominación o razón social y NIF o documento equivalente de la persona poderdante.
• b) Nombre y apellidos o denominación o razón social y NIF o documento equivalente de la persona representante y, en su caso, autorizada.
• c) Periodo de vigencia del poder/autorización.
• d) Número de expediente y fecha de inscripción en el registro.
• e) Datos de contacto.
• f) Clase de poder.
• g) Tipología de apoderamiento, en el caso de apoderamiento voluntario.

2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado anterior, las autorizaciones reguladas en el Capítulo IV se consignarán en asiento independiente al de los apoderamientos que las amparan.

Artículo 6 Consultas al registro

1. Las personas interesadas podrán consultar la información obrante en el registro referida a las representaciones en las que consten como representante, poderdante o autorizada.

2. El acceso a las consultas podrá realizarse por medios electrónicos a través de la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia, mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y/o firma admitidos con tal finalidad.

Artículo 7 Cancelación de oficio de las inscripciones registradas

En los supuestos de fallecimiento o extinción de la personalidad de la persona representante, poderdante o autorizada, con constancia de tales hechos, y en los casos en que existan dudas fundadas sobre la vigencia o validez de las representaciones y autorizaciones, así como cuando concurran otras circunstancias que pudieran determinar la ineficacia de la representación o autorización, se procederá de oficio a iniciar el procedimiento de cancelación de las inscripciones.

Artículo 8 Procedimiento de otorgamiento e inscripción

1. El otorgamiento de los apoderamientos voluntarios de cualquiera de las tipologías relacionadas en el artículo 2.2.a) se realizará mediante comparecencia de las personas interesadas en sede administrativa.

2. El sistema de comparecencia ante la Diputación Foral de Bizkaia, para otorgar apoderamientos apud acta, podrá llevarse a efecto a través de alguno de los medios siguientes:

• a) Comparecencia electrónica, por internet, accediendo la persona poderdante al servicio habilitado en la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia, mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y firma admitidos con tal fin.

  La aceptación del apoderamiento por la persona representante, en los casos en que sea requerido conforme con lo previsto en el artículo 9, se practicará por este mismo medio.

• b) Comparecencia presencial de la persona poderdante ante el personal funcionario habilitado de la Diputación Foral de Bizkaia, a efectos de cumplimentar el modelo de apoderamiento correspondiente. En el modelo de apoderamiento deberá constar la firma de la persona poderdante y la identificación y firma del funcionario ante el que se comparece.

En los casos en que se requiera la aceptación del apoderamiento, conforme con lo previsto en el artículo 9, la persona representante deberá comparecer presencialmente junto con la persona poderdante, practicándose el otorgamiento y la aceptación en unidad de acto en los mismos términos previstos en el párrafo anterior.

3. En los otorgamientos en los que la persona representante sea una persona jurídica se deberán adjuntar sus Estatutos a efectos de verificar que se encuentra facultada para desarrollar actividades de representación.

4. Las personas y entidades obligadas legal o reglamentariamente a relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas deberán utilizar, en todo caso, el cauce previsto en el apartado 2.a. anterior.

5. La inscripción o alta en el registro será automática en el supuesto de otorgamientos apud acta electrónicos en los que no deba realizarse ninguna comprobación. En los demás casos, la inscripción, denegación de la misma o, en su caso, eventual requerimiento de subsanación de los defectos advertidos se llevará a cabo, previas las verificaciones y comprobaciones correspondientes, por el órgano competente en un plazo no superior a 10 días hábiles contados a partir del siguiente al de la fecha de la comparecencia

6. Los apoderamientos otorgados conforme con lo previsto en este artículo surtirán efectos ante la Diputación Foral de Bizkaia desde la fecha de inscripción del otorgamiento y, en su caso, la aceptación y acreditarán, en tanto el apoderamiento mantenga su vigencia, la condición de representante voluntario de las personas en él inscritas con tal carácter para la realización de los trámites y actuaciones a los que expresamente se refiera el apoderamiento.

Artículo 9 Inscripción de apoderamientos voluntarios que requieren la aceptación de la persona representante

1. Será necesaria la aceptación expresa de la persona representante en los apoderamientos voluntarios que faculten para la recepción de notificaciones o la realización de otros trámites y actuaciones para los que el órgano competente establezca la necesaria confirmación de la persona representante.

2. La aceptación y su inscripción en el registro se llevará a cabo en los términos regulados en el artículo anterior.

Artículo 10 Vigencia del apoderamiento

1. El periodo de vigencia máximo de los apoderamientos voluntarios otorgados ante la Diputación Foral de Bizkaia será de cinco años a contar desde la fecha de inscripción en el registro, pudiendo ser prorrogado antes de su finalización. Las prórrogas tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.

2. Las previsiones contenidas en el artículo 8, con las debidas adaptaciones, serán de aplicación a las solicitudes de prórroga.

3. El transcurso del periodo de vigencia de los apoderamientos voluntarios dará lugar a la cancelación automática de la inscripción en la fecha de finalización.

Artículo 11 Modificación, renuncia y revocación

1. Los apoderamientos voluntarios de cualquiera de las tipologías del artículo 2.2.a. podrán ser modificados con el fin de ampliar o reducir el número de los Departamentos de la Diputación Foral de Bizkaia que constan en el apoderamiento vigente.

Asimismo, los apoderamientos voluntarios de la tipología 2.º del artículo 2.2.a. podrán ser modificados con el propósito de ampliar o reducir las actuaciones y trámites administrativos objeto de apoderamiento y el ámbito de los procedimientos y/o servicios, o agrupaciones de los mismos, a los que se refieran los apoderamientos vigentes.

Las modificaciones referidas a la tipología del apoderamiento o a la persona representante no se admitirán y sólo podrán instrumentarse como un nuevo apoderamiento, previa revocación del vigente.

2. La modificación, renuncia y revocación de los apoderamientos voluntarios otorgados ante la Diputación Foral de Bizkaia podrá realizarse por los mismos medios previstos para el otorgamiento, siendo de aplicación, con las adaptaciones correspondientes, lo regulado en el artículo 8.

En las renuncias de apoderamientos voluntarios otorgados ante la Diputación Foral de Bizkaia la persona representante deberá presentar una declaración responsable de haber comunicado la misma a la persona poderdante, no produciendo hasta entonces efectos la renuncia.

Artículo 12 Apoderamientos admitidos

Podrán inscribirse en el registro los apoderamientos voluntarios siguientes:

• a) Los otorgados mediante documento público que faculten a la persona representante para realizar cualquier actuación administrativa ante la Diputación Foral de Bizkaia.
• b) Los otorgados mediante documento privado con firmas notarialmente legitimadas, ajustados a los modelos de documento aprobados por la Diputación Foral de Bizkaia para cada una de las tipologías relacionadas en el artículo 2.2.a.

Artículo 13 Procedimiento de inscripción

1. La incorporación al registro de los apoderamientos citados en el artículo 12 anterior se realizará mediante el modelo de solicitud aprobado al efecto, formulado por cualquiera de las personas intervinientes en los mismos, al que se deberá acompañar el documento de apoderamiento cuya inscripción se solicita.

La presentación de la solicitud de inscripción se podrá realizar a través de los siguientes canales:

• a) Electrónico, por internet, accediendo al apartado correspondiente de la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia, mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y firma admitidos con tal fin.
• b) Presencial, en las oficinas de registro autorizadas de la Diputación Foral de Bizkaia.

2. Será necesaria la aceptación expresa del apoderamiento por la persona representante en los mismos supuestos previstos en el artículo 9.

En los casos en que la aceptación de la persona representante, cuando sea requerida, no conste en el propio documento de apoderamiento a inscribir, la misma se podrá practicar a través de alguno de los siguientes medios:

• a) Comparecencia electrónica, por internet, accediendo la persona representante al servicio habilitado en la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia para esta concreta actuación, mediante el uso de alguno de los sistemas de identificación y firma admitidos con tal fin.
• b) Comparecencia presencial de la persona representante ante el personal funcionario habilitado de la Diputación Foral de Bizkaia, a efectos de cumplimentar el modelo de aceptación correspondiente. En el modelo de aceptación deberá constar la firma de la persona representante y la identificación y firma del funcionario ante el que se comparece.

3. Las determinaciones contenidas en los apartados 3, 4 y 5 del artículo 8 serán de aplicación, con las adecuaciones que procedan, a los apoderamientos regulados en la presente sección.

4. Los apoderamientos incorporados al registro surtirán efectos ante la Diputación Foral de Bizkaia desde la fecha de inscripción del apoderamiento y, en su caso, la aceptación y posibilitarán a las personas representantes voluntarias en él inscritas con tal carácter para la realización de los trámites y actuaciones a los que expresamente se refiera el apoderamiento, siempre que el mismo mantenga su vigencia

Artículo 14 Vigencia de la inscripción

1. El periodo de vigencia máximo de la inscripción de los apoderamientos voluntarios previstos en esta sección será de cinco años a contar desde la fecha de inscripción en el registro, salvo que el plazo de validez del apoderamiento voluntario en el momento de la inscripción sea inferior, en cuyo caso prevalecerá este último.

Será responsabilidad de las personas poderdante y representante solicitar la adecuación de la inscripción cuando haya sido modificado el plazo de validez del apoderamiento voluntario, sin que en ningún caso la adecuación de la inscripción pueda dar lugar a que se supere el periodo de vigencia máximo de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.

2. Las previsiones contenidas en el artículo 13, con las debidas adaptaciones, serán de aplicación a las solicitudes de modificación del periodo de vigencia de la inscripción.

3. El transcurso del periodo de vigencia de la inscripción dará lugar a la cancelación automática de la misma en la fecha de finalización.

Artículo 15 Cancelación de la inscripción

1. Las personas poderdante y representante podrán solicitar en cualquier momento la cancelación de la inscripción de los apoderamientos voluntarios registrados

No obstante lo anterior, será responsabilidad de las personas poderdante y representante tramitar la solicitud de cancelación cuando el apoderamiento voluntario haya finalizado por revocación, renuncia o cualquier otra causa.

2. El procedimiento de cancelación se regirá, con las adaptaciones procedentes, por lo regulado en el artículo 13.

Artículo 16 Procedimiento de inscripción

1. La incorporación de las representaciones legales al registro se realizará previa solicitud formulada por las personas representantes legales, de acuerdo con el modelo aprobado al efecto, debiendo acreditarse la representación legal que se pretende inscribir.

La presentación de la solicitud de inscripción podrá llevarse a cabo por medio de los siguientes canales:

• a) Electrónico, por internet, a través del servicio habilitado en la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia, mediante el empleo de alguno de los sistemas de identificación y firma electrónica aceptados para esta actuación.
• a) Presencial, en las oficinas de registro autorizadas de la Diputación Foral de Bizkaia.

Las personas y entidades obligadas legal o reglamentariamente a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas deberán utilizar, en todo caso, la vía prevista en el apartado a. anterior.

2. La inscripción o el alta en el registro, la denegación de la misma o, en su caso, el eventual requerimiento de subsanación de los defectos advertidos se llevará a cabo, previa las verificaciones y comprobaciones correspondientes, por el órgano competente en un plazo no superior a 10 días hábiles contados a partir del siguiente al de la fecha de presentación de la solicitud de inscripción.

3. Las representaciones incorporadas al registro surtirán efectos desde la fecha de inscripción en el mismo y posibilitarán a las personas representantes legales en él inscritas con tal carácter para la realización de cualquier actuación, en nombre de las personas representadas, ante la Diputación Foral de Bizkaia y sus Departamentos, siempre que las representaciones mantengan su vigencia y resulten suficientes para cada concreta actuación.

Artículo 17 Vigencia y cancelación de la inscripción

1. El periodo de vigencia máximo de la inscripción de las representaciones legales incorporadas al registro será de cinco años a contar desde la fecha de inscripción, salvo que el plazo de validez de la representación legal en el momento de la inscripción sea inferior, en cuyo caso prevalecerá este último. Será responsabilidad de las personas representadas solicitar la adecuación de la inscripción cuando haya sido modificado el plazo de validez de las representaciones legales.

El transcurso del periodo de vigencia de la inscripción dará lugar a la cancelación automática de la misma en la fecha de finalización.

2. Las personas representadas podrán solicitar en cualquier momento la cancelación de la inscripción de las representaciones legales registradas, siendo, en todo caso, responsabilidad de las mismas tramitar la solicitud de cancelación cuando la representación legal haya finalizado por renuncia, revocación o cualquier otra causa.

3. Las determinaciones contenidas en el artículo anterior, con las adecuaciones que procedan, serán de aplicación al procedimiento de modificación del periodo de vigencia de la inscripción y al procedimiento de cancelación.

Artículo 18 Personas autorizantes y autorizadas

1. Las personas jurídicas y las entidades en atribución de rentas que realicen actividades económicas podrán autorizar a las personas por ellas empleadas para que realicen trámites por cuenta de la persona o entidad por la que se encuentren contratadas. En el caso de las personas jurídicas que se dediquen a prestar servicios a sus socios o asociados la citada autorización podrá extenderse a la realización de trámites por cuenta de dichos socios o asociados.

2. Las personas que consten en el registro como representantes voluntarias de, al menos, treinta poderdantes podrán autorizar a las personas por ellas empleadas para el ejercicio de todas o algunas de las facultades de representación voluntaria que ostentan de todas o algunas de las personas a las que representan.

Si el número de las representaciones voluntarias que posibilitan otorgar las autorizaciones se redujese a menos de veinte durante tres meses consecutivos, no se podrán otorgar nuevas autorizaciones y las ya otorgadas con anterioridad serán canceladas automáticamente.

3. Las autorizaciones deberán recaer en personas físicas con capacidad de obrar, empleadas o trabajadoras de las personas representantes-autorizantes.

4. Las personas representantes-autorizantes asumirán las responsabilidades derivadas de las actuaciones realizadas con tal carácter por aquellas a las que autoricen

5. Estarán obligados a relacionarse por el canal electrónico quienes actúen en su condición de persona autorizada.

Artículo 19 Procedimiento de otorgamiento de autorizaciones e inscripción

1. El otorgamiento de las autorizaciones se realizará por el sistema de comparecencia electrónica, accediendo la persona representante-autorizante al servicio habilitado con tal propósito en la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia, mediante el empleo de alguno de los sistemas de identificación y firma admitidos.

2. Los otorgamientos conferidos por las personas representantes-autorizantes deberán ser expresamente aceptados por las personas autorizadas a través del servicio electrónico dispuesto para esta actuación en la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia.

3. La inscripción o alta en el registro, que será automática, surtirá efectos a partir de la fecha en la que conste la aceptación expresa de la persona autorizada.

Artículo 20 Vigencia de la inscripción

1. El periodo de vigencia máximo de las autorizaciones inscritas en el registro será de cinco años a contar desde la fecha de inscripción, pudiendo ser prorrogadas antes de su finalización. Las prórrogas tendrán una validez determinada máxima de cinco años a contar desde la fecha de inscripción.

2. Las previsiones contenidas en el artículo 19, con las debidas adaptaciones, serán de aplicación a las solicitudes de prórroga.

3. La finalización del periodo de vigencia de las autorizaciones dará lugar a la cancelación automática de la inscripción en la fecha de conclusión.

Artículo 21 Modificación, renuncia y revocación

1. Las autorizaciones podrán ser modificadas con el fin de ampliar o reducir las facultades autorizadas.

2. Las autorizaciones efectuadas por representantes voluntarios dedicados profesionalmente a prestar servicios de representación a sus clientes podrán ser así mismo modificadas con el fin de ampliar o reducir las personas poderdantes asociadas a las mismas.

La reducción de las facultades de representación voluntaria de la persona representanteutorizante en un apoderamiento concreto dará lugar a la reducción automática de las concordantes facultades conferidas a la persona autorizada con respecto a dicho apoderamiento.

La pérdida de la vigencia de alguno de los apoderamientos voluntarios de la persona representante-autorizante dará lugar a la supresión automática de las concordantes facultades conferidas a la persona autorizada con respecto a dichos apoderamientos.

3. Será responsabilidad de la persona representante-autorizante tramitar la solicitud de revocación de las autorizaciones otorgadas en los casos en que, por cualquier motivo, las personas autorizadas hayan dejado de desempeñar las funciones para las que fueron autorizadas.

4. La modificación, renuncia y revocación de las autorizaciones inscritas en el registro podrá realizarse por los mismos medios previstos para el otorgamiento, siendo de aplicación, con las adaptaciones correspondientes, lo regulado en el artículo 19.

Disposición Adicional Primera Habilitación para la representación de terceros

La Diputación Foral y los Departamento Forales podrán habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas transacciones en representación de las personas interesadas. Estas habilitaciones deberán especificar las condiciones y obligaciones a las que se comprometen las personas que así adquieran la condición de representante y podrán ser inscritas en el registro electrónico general de apoderamientos en los términos y de acuerdo con el procedimiento que se establezca en las correspondientes resoluciones, acuerdos o instrumentos de habilitación.

Disposición Adicional Segunda Registro electrónico de apoderamientos respecto de las actuaciones y procedimientos en materia tributaria

Lo dispuesto en este Decreto Foral resultará de aplicación a las actuaciones y procedimientos tributarios, sin perjuicio de las especialidades que se establezcan en virtud de lo dispuesto en los Títulos III, IV, V, VI y VII de la Norma Foral 2/2005, de 10 de marzo, General Tributaria del Territorio Histórico de Bizkaia y en sus disposiciones de desarrollo.

Disposición Transitoria Única Servicio Bizkaibai

Lo dispuesto en la disposición adicional segunda de este Decreto Foral no resultará de aplicación hasta el momento en el que los servicios telemáticos del Departamento de Hacienda y Finanzas se incorporen a la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia, manteniéndose en vigor hasta ese momento las normas de representación y el registro de representantes establecido para el servicio Bizkaibai al que se refieren los artículos 42 y siguientes del Reglamento de Gestión de Tributos del Territorio Histórico de Bizkaia, aprobado por medio del Decreto Foral de la Diputación Foral de Bizkaia 112/2009, de 21 de julio.

Disposición Final Primera Desarrollo reglamentario y aplicación

Se autoriza a la persona titular del Departamento competente en materia de modernización de Administración digital y Departamento de Hacienda y Finanzas para adoptar, conjuntamente, las disposiciones y resoluciones necesarias dirigidas al desarrollo y aplicación de presente Decreto Foral.

Disposición Final Segunda Entrada en vigor

El presente Decreto Foral entrará en vigor el día 30 de noviembre de 2020.

No obstante las previsiones relativas a los apoderamientos voluntarios otorgados mediante documento público o documento privado con firma notarialmente legitimada, representaciones legales y autorizaciones producirán efectos a partir del 1 de agosto de 2021.

La persona titular del Departamento competente en materia de Administración digital y del Departamento de Hacienda y Finanzas podrán determinar reglamentariamente una fecha de efectos anterior al 1 de agosto de 2021, en aras a facilitar y agilizar los trámites de las personas interesadas en los procedimientos y servicios administrativos, siempre que el estado de los desarrollos tecnológicos necesarios lo hagan posible.