Sumario

Las reglas 14, 14.bis, 15 y 19 de la Instrucción de Operatoria Contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, aprobada por Orden Ministerial de 1 de febrero de 1996, según la redacción dada a las mismas por el apartado Segundo de la Orden HAC/240/2004, de 26 de enero, establecen que la Intervención General de la Administración del Estado podrá autorizar, mediante Resolución, a los servicios gestores y a las oficinas presupuestarias a acceder al Sistema de Información Contable (SIC) a efectos de capturar los respectivos documentos RC, así como a capturar los documentos de gestión de expedientes relativos a las altas de los expedientes de gasto de los que se deriven los documentos RC a registrar.

La presente Resolución autoriza a las anteriores unidades administrativas el acceso al SIC para capturar los documentos contables indicados en el párrafo anterior.

También establece la tramitación que deben seguir las unidades administrativas en el marco de este nuevo procedimiento para la obtención de los accesos necesarios, gestión de usuarios y en el proceso de captura de los documentos contables.

En virtud de lo establecido en las citadas reglas 14, 14.bis, 15 y 19 y de la facultad que se atribuye a la Intervención General de la Administración del Estado en el apartado Tercero de la Orden de 1 de febrero de 1996, por la que se aprueba la Instrucción de Operatoria Contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, para dictar las normas complementarias, en el ámbito de sus competencias, que requiera la ejecución de dicha Orden, esta Intervención General dispone:

Primero. Autorización.

1. Se autoriza el acceso al Sistema de Información Contable (en adelante SIC) a los servicios gestores de los Departamentos Ministeriales, oficinas presupuestarias y Dirección General de Presupuestos (en adelante unidades administrativas) para el registro de los documentos RC y los documentos relativos a las altas de expedientes de gasto que sea necesario registrar previamente a dichos RC, de acuerdo con lo establecido en el punto 2 de las reglas 14, 14.bis, 15 y 19 de la Instrucción de Operatoria Contable a seguir en la ejecución del gasto del Estado, aprobada por Orden Ministerial de 1 de febrero de 1996 (en adelante Instrucción de Operatoria Contable).

2. Las unidades administrativas que deseen hacer efectiva esta autorización deberán seguir el procedimiento de solicitud de acceso y de gestión de usuarios que se regula en el apartado Segundo de esta Resolución.

3. El procedimiento regulado en esta Resolución no será aplicable a las anulaciones de las retenciones de crédito, que deberán seguir el procedimiento establecido en la regla 18 de la Instrucción de Operatoria Contable, ni al resto de operaciones relacionadas con proyectos de gastos distintas del alta de los expedientes de gasto, que deberán seguir el procedimiento general.

Segundo. Solicitud de acceso y gestión de usuarios.

1. Las solicitudes de acceso de las unidades administrativas para acceder al SIC al objeto de registrar los documentos indicados en el apartado Primero y la gestión de los correspondientes usuarios y perfiles de acceso se efectuará de acuerdo con lo indicado a continuación:

• a) Los servicios gestores de los Departamentos Ministeriales y las oficinas presupuestarias deberán dirigir la solicitud, en el formulario publicado al efecto en el portal de la Intervención General de la Administración del Estado (en adelante IGAE) (http://www.igae.minhac.es), a la Intervención delegada en el Departamento Ministerial. Puede accederse a este formulario, designado como A5 dentro del portal de la IGAE, accediendo a través del apartado de «Oficina virtual». Se cumplimentará un formulario por cada usuario que deba acceder a SIC y, una vez cumplimentados, se remitirán a la Intervención delegada en el Departamento Ministerial.

  La Intervención delegada tramitará las solicitudes recibidas de acuerdo con el procedimiento interno para el acceso por usuarios externos a los sistemas de información del ámbito de la Secretaria General de Presupuestos y Gastos y de la IGAE.

• b) La solicitud de acceso de la Dirección General de Presupuestos a SIC, al objeto de registrar los documentos indicados en el apartado anterior, dirigida a la Subdirección de Gestión contable de la IGAE, se tramitará a través de la aplicación de seguridad informática (GEP) de la IGAE.

2. Cuando las unidades administrativas que precisen acceder al SIC para registrar los documentos indicados en el apartado Primero sean servicios territoriales, la tramitación del acceso se efectuará también mediante comunicación a la Intervención delegada en el Departamento Ministerial, de acuerdo con el procedimiento indicado en el punto anterior.

3. Una vez completado el procedimiento indicado en el punto 1 anterior, las unidades administrativas autorizadas registrarán la totalidad de los documentos RC y de alta de expedientes de gasto que expidan de acuerdo con lo previsto en la presente Resolución.

4. Cuando proceda la baja de un usuario con acceso autorizado a SIC para el registro de los documentos indicados en el apartado Primero, los servicios gestores de los Departamentos Ministeriales y las oficinas presupuestarias deberán dirigir la solicitud en el formulario B5 publicado al efecto en el portal de la IGAE (apartado de Oficina virtual) a la Intervención delegada en el Departamento Ministerial. Asimismo, la Intervención delegada podrá tramitar la baja de un usuario o de todos los usuarios de una unidad administrativa cuando los errores detectados u otras causas objetivas aconsejen tal medida.

5. En el ámbito del Ministerio de Defensa, las referencias a la Intervención delegada incluidas en los párrafos anteriores, se entenderán realizadas a la Subdirección General de Contabilidad de dicho Ministerio.

Tercero. Expedición de los documentos contables e incorporación de datos al SIC.

1. Para la expedición de los documentos contables que vayan a ser registrados directamente por las unidades administrativas se seguirá el procedimiento general establecido en la Instrucción de Operatoria Contable y en la Orden de 1 de febrero de 1996 por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado, si bien dichos documentos contables no serán remitidos a la oficina de contabilidad, debiendo proceder la unidad administrativa a capturar sus datos directamente en el SIC.

2. El dato relativo a la cuenta del Plan General de Contabilidad Pública incluido en el documento contable de alta de expedientes de gasto no se capturará por la unidad administrativa, debiendo ser registrado posteriormente por la oficina de contabilidad antes de la fase del reconocimiento de la obligación.

3. Cuando las unidades administrativas competentes efectúen el registro de un documento RC con el fin de realizar una retención de crédito adicional en contratos de obras de acuerdo con lo previsto en la Disposición Adicional decimocuarta del Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2000 de 16 de junio, una vez registrado en el SIC, se deberá remitir a la oficina de contabilidad correspondiente el documento contable de «gestión de trámites» de proyectos de gasto, junto con una copia del informe de toma de razón del RC a que se refiere el apartado Cuarto «Toma de razón» de la presente Resolución.

Cuarto. Toma de razón.-

Servirá como toma de razón de los documentos contables capturados de acuerdo con el procedimiento regulado en esta Resolución, la unión al documento contable de un informe con los datos del mismo, obtenido del SIC por las unidades administrativas, en el cual deberán figurar también la fecha y el número del registro contable o el número de expediente de gasto, en caso de documentos de proyectos de gasto.

Quinto. Certificado de existencia de crédito.-

Los certificados de existencia de crédito y, en su caso, los duplicados de los mismos obtenidos del SIC, serán autorizados por los responsables de las unidades administrativas que hayan realizado la captura en el SIC de los correspondientes documentos RC.

Sexto. Archivo y conservación.-

El archivo y conservación de los documentos contables registrados directamente por las unidades administrativas, junto con los respectivos informes de toma de razón indicados en el apartado Cuarto, se realizará por dichas unidades según lo previsto en las reglas 23 de la Instrucción de Contabilidad de la Administración General del Estado, aprobada por Orden HAC/1300/2002, de 23 de mayo, y 64 de la Instrucción de Operatoria Contable.