Sumario

El Real Decreto-ley 14/1999, de 17 de septiembre, sobre firma electrónica, establece en el párrafo segundo del artículo 1.2 que sus normas «no sustituyen ni modifican las que regulan las funciones que corresponde realizar a las personas facultadas, con arreglo a derecho, para dar fe de la firma en documentos o para intervenir en su elevación a públicos».

A su vez, este precepto está incardinado en el espíritu del artículo 1, párrafo segundo, de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, que dispone: «La presente Directiva no regula otros aspectos relacionados con la celebración y validez de los contratos u otras obligaciones legales cuando existan requisitos de forma establecidos en las legislaciones nacionales o comunitaria, ni afectan a las normas y límites, contenidos en las legislaciones nacionales o comunitarias, que rigen el uso de documentos.»

La exclusión de la actividad de los fedatarios públicos del ámbito de la citada norma responde a una adecuada ponderación de las diferencias que separan el sistema público de garantías consustanciales a la función de estos profesionales, de las características propias del procedimiento de firma electrónica y en concreto de las que se le ha dotado en nuestro ordenamiento.

Teniendo en cuenta la legalidad vigente, y sin perjuicio de que deberán emprenderse las necesarias reformas legislativas, en este momento se estima que la única faceta de la actividad de notarios y registradores en que la firma electrónica puede tener una aplicación práctica es la relativa a la remisión de comunicaciones prevista en los artículos 175 y 249 del Reglamento Notarial. En estos supuestos, lejos de suponer una apuesta caprichosa por la técnica, el uso de la firma electrónica, con los condicionamientos que se establecen, viene a introducir importantes dosis de seguridad frente a la que proporciona el telefax, en aspectos tan relevantes como la garantía de procedencia y la integridad de los mensajes.

En su virtud, al amparo del artículo 21.1 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, dispongo:

1. Los notarios y los registradores de la propiedad y mercantiles dispondrán obligatoriamente de una dirección de correo electrónico específicamente destinada a emitir y recibir comunicaciones oficiales entre ellos y con el Consejo General del Notariado y el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España y con los diferentes órganos de las Administraciones Públicas. Esta dirección electrónica deberá ser comunicada al Consejo General del Notariado o al Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España, respectivamente, para su publicación en un directorio electrónico.

2. El Consejo General del Notariado y el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España se constituirán, en el plazo máximo de nueve meses desde la publicación de la presente Instrucción, en prestadores de certificación acreditados, conforme a lo dispuesto en el Real Decreto-ley 14/1999, de 17 de septiembre, sobre firma electrónica, a los únicos efectos de expedir certificados electrónicos mediante los que se vinculen unos datos de verificación de firma a la identidad, cualidad profesional y situación administrativa de los miembros en activo integrados en las respectivas corporaciones. Tales firmas electrónicas habrán de basarse en un dispositivo seguro de creación de firma.

3. En el plazo máximo de tres meses, a contar desde que su respectiva corporación se haya constituido en entidad de certificación, todos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles habrán de obtener de su corporación una firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido, con un dispositivo seguro de creación de firma. Una vez implantado el sistema, los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles deberán obtener una nueva firma electrónica avanzada en el momento en que tomen posesión de una nueva plaza, además de cuando se produzca la revocación o caducidad de la anterior.

4. Los certificados reconocidos emitidos por el Consejo General del Notariado y el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España, además de identificar a su titular, habrán de expresar su condición de notario o registrador de la propiedad o mercantil en activo y la plaza de destino, y deberán indicar que su uso se encuentra limitado a la remisión de comunicaciones entre Notarías y Registros recíprocamente y de los notarios y registradores con los órganos de sus respectivas Corporaciones.

5. Los dispositivos seguros de creación de firma habrán de ser generados con la intervención personal del signatario, auxiliado por los mecanismos técnicos correspondientes, en presencia del Decano de su Colegio, en el caso de los notarios, o del Delegado provincial, en el caso de los registradores, dejando constancia documental de ello. En ningún caso podrán ser almacenados los datos de creación de firma.

Del acto de generación del dispositivo de creación de firma y sus correspondientes datos de verificación se dejará constancia escrita en un documento suscrito con firma autógrafa por ambos asistentes. A continuación se procederá por el titular del órgano corporativo anteriormente indicado a comunicar por vía y con firma electrónica la generación del dispositivo, los datos de verificación de firma y los demás extremos precisos para que por su Corporación se emita y publique de manera inmediata el oportuno certificado con sus correspondientes datos de verificación de firma.

El Consejo General del Notariado y el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España procederán a la revocación inmediata de oficio de los certificados, respecto de los notarios o registradores que dejen de servir la plaza indicada en ellos.

6. Los Notarios y los Registradores de la Propiedad y Mercantiles estarán obligados a custodiar personalmente, adoptando las medidas de seguridad adecuadas, el dispositivo seguro de creación de firma electrónica que les corresponda, no podrán ceder su uso a ninguna otra persona en ningún supuesto, y deberán denunciar de manera inmediata a la corporación emisora del certificado, por el procedimiento arbitrado por ella, su pérdida, extravío o deterioro, así como cualquier situación o acaecimiento que pueda poner en peligro el secreto o la unicidad del mecanismo, para que proceda a su suspensión o revocación.

7. El uso de la firma electrónica a que se refiere la presente Instrucción estará limitado a las solicitudes y comunicaciones contempladas en los artículos 175 y 249 del Reglamento Notarial. Podrán realizarse por vía telemática y con la firma electrónica avanzada a que se refiere la presente Instrucción.

8. Los Notarios podrán testimoniar en soporte papel, bajo su fe, las comunicaciones o notificaciones recibidas de los Registradores.

9. Queda derogada la Instrucción de esta Dirección General de 26 de abril de 2000.