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Instrucción de 29 de noviembre de 2006, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, relativa a la conservación de la póliza y a la expedición de copia autorizada o de testimonio de la misma a efectos ejecutivos

Ficha:
  • ÓrganoMINISTERIO DE JUSTICIA
  • Publicado en BOE núm. 299 de 15 de Diciembre de 2006
  • Vigencia desde 16 de Diciembre de 2006
Versiones/revisiones:

Sumario

Acaba de aprobarse definitivamente en el Congreso de los Diputados el Proyecto de Ley de medidas de prevención de fraude fiscal. Así, en el momento de redacción de esta Instrucción, ha sido publicada en el Boletín Oficial de las Cortes Generales, Congreso de los Diputados núm. A-81-16, de 21 de noviembre de 2006, páginas 289 y siguientes, la aprobación definitiva por el Congreso del Proyecto de Ley de Medidas para la prevención del fraude fiscal.

Ese Proyecto modifica en su artículo sexto, los artículos 17, 23 y 24 de la Ley de 28 de mayo de 1862, de Organización del Notariado, a los efectos de prever, del modo más eficaz posible, la colaboración de los notarios y de su organización corporativa en la lucha contra el fraude fiscal.

Igualmente, dicha «Ley», pues sólo pende de sanción y publicación, entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.

A los efectos de esta Instrucción, por su importancia, destaca el nuevo artículo 17 de la Ley del Notariado, de 28 de mayo de 1862 del que podemos resaltar:

  • 1.º La definición de los tipos documentales. Así, matriz (párrafo tercero), pólizas (párrafo quinto) y actas (párrafo octavo).
  • 2.º La modificación de qué se considera título ejecutivo cuando de una copia de escritura matriz se trata, a los efectos del artículo 517.2.4.º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil (párrafo cuarto).
  • 3.º La modificación de qué se considera título ejecutivo cuando de una póliza se trata, a los efectos del artículo 517.2.5.º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil (párrafo cuarto).
  • 4.º El nuevo sistema de conservación de la póliza que sustituye al sistema precedente y que incide decisivamente en cuál es el título ejecutivo cuando de una póliza se trata.

La esencia del nuevo sistema, que sustituye en su integridad al anterior, consiste en una profunda modernización del régimen de la póliza. Así:

Sin modificar el ámbito y concepto de póliza intervenida, se varía su «ley de circulación». La póliza sólo podrá circular, por tanto, mediante su correspondiente traslado del original archivado.

La póliza original se concibe como documento único sin que sea posible confeccionar varios originales, sin perjuicio del sistema de póliza desdoblada que no desvirtúa el concepto de documento único. Este sistema posibilita la intervención por dos o más notarios de la misma póliza, refiriéndose dicho sistema a la intervención del mismo supuesto negocial, salvo cuando alguno de ellos actúe en sustitución de otro.

La póliza se conserva en poder del notario, imponiéndole una obligación nueva, la custodia de la póliza de la que deviene responsable. Así resulta de modo nítido, pues el artículo 17.1, párrafo sexto de la Ley de organización del notariado, según su nueva redacción utiliza la expresión «el original de la póliza».

El archivo de la póliza podrá efectuarse, a elección del notario, en su protocolo ordinario o en el Libro-Registro de Operaciones específicamente concebido al respecto. En consecuencia, intervenida la póliza por el notario la misma no puede extraerse de su despacho.

Desaparece, por tanto, el sistema de fotocopias en hojas indubitadas, ya que ahora lo que el notario está obligado a conservar es el «original de la póliza».

El título ejecutivo previsto en el artículo 517.2.5.º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil (en lo sucesivo, LEC), no es ya el original que cada parte conservaba acompañado de la certificación de conformidad de dicho original con los asientos del Libro-Registro, sino que tal título ejecutivo es «el testimonio expedido por el notario del original de la póliza debidamente conservada en su Libro-Registro o la copia autorizada de la misma», contenida en su protocolo.

Desaparece, por tanto, la certificación a que se refiere el artículo 517.2.5.º de las LEC, pues es un contrasentido, en sí mismo, que expidiendo el notario copia autorizada o testimonio del único original, además deba expedir certificación de que esa copia o testimonio coincide con el original.

La función y sentido de la certificación prevista en el artículo 517.2.5.º de la LEC queda embebida en la copia autorizada o en el testimonio, entre otras razones, por el valor que a los mismos le atribuye la legislación notarial.

Se mantiene el sistema de certificación de saldo por el notario, siempre que así se hubiese pactado en la póliza, a que se refiere el artículo 572.2, completado por el 573, de la LEC -antiguo 1435.3.º de la vieja LEC-.

Estos cambios tan radicales justifican la presente Instrucción. La competencia de esta Dirección General para dictar esta Instrucción dimana de la misma Ley del Notariado y de su Reglamento (artículos 1 de la Ley del Notariado y 309 de su Reglamento) que atribuyen a este Centro Directivo la competencia en todos los asuntos atinentes al notario como funcionario y a su función pública e, igualmente, del hecho de que los notarios son funcionarios públicos dependientes jerárquicamente del Ministerio de Justicia a través de esta Dirección General (artículo 1 del Reglamento Notarial).

Por todo ello, y en uso de las facultades atribuidas a este Centro Directivo por los artículos 309 y 313.1.º del Reglamento Notarial, dispongo:

Primero. Ámbito de la póliza.-

De conformidad con el artículo 17.1, párrafo quinto de la Ley del Notariado, según la redacción dada al mismo en la norma de medidas de prevención de fraude fiscal, las pólizas intervenidas tienen como contenido exclusivo los actos y contratos de carácter mercantil y financiero que sean propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes, quedando excluidos de su ámbito los demás actos y negocios jurídicos, especialmente los inmobiliarios.

Segundo. Ejemplar único.-

El notario sólo intervendrá el original de la póliza que conservará en su protocolo o en el Libro-Registro, en los términos que posteriormente se expondrán.

Si la póliza constase de varias hojas bastará con que los otorgantes firmen al final del texto contractual. El notario deberá expresar en la diligencia de intervención el número total de hojas, incluidos los anexos, que componen el texto contractual y, en su caso, los documentos unidos, debiendo numerar todas ellas, que rubricará y sellará.

Podrán anexarse a la póliza folios de uso exclusivo notarial de papel de uso exclusivo para documentos notariales, identificándose en los mismos la póliza a la que se anexan.

Tercero. Intervenciones del mismo negocio jurídico ante distinto notario.-

Como consecuencia de la existencia de un único original intervenido que debe inexcusablemente conservarse en el protocolo ordinario o en el Libro- Registro de Operaciones, queda prohibido que el notario se desprenda del original de la póliza, salvo los supuestos en que estuviere legalmente previsto.

Salvo en los casos de sustitución reglamentaria, respecto de la intervención del mismo supuesto negocial ante distintos notarios, podrá utilizarse el sistema de póliza desdoblada, consistente en extender tantas pólizas completas como notarios competentes existan. Cada notario conservará la póliza que haya intervenido en su protocolo ordinario o en su Libro-Registro de Operaciones.

Cuarto. Conservación y encuadernación de la póliza. Protocolo ordinario y Libro-Registro de Operaciones.-

A elección del notario, la póliza podrá conservarse en el protocolo ordinario o en el Libro-Registro.

La incorporación de la póliza al Protocolo ordinario o al Libro-Registro se hará indicando tal extremo mediante diligencia extendida en la cabecera de la misma, o sobre folio de papel de uso exclusivo para documentos notariales anexado a ella. La diligencia expresará el número de Protocolo o de Libro-Registro. Si dicha diligencia se extendiere en folio anexado, además incluirá una identificación sucinta de la póliza que se incorpora al mismo.

Las pólizas incorporadas al Protocolo se numerarán conforme a la normativa notarial. Las pólizas incorporadas al Libro-Registro habrán de serlo por orden cronológico, numerándose correlativamente, empezando cada año natural por el número uno, sin que el cese del Notario y la toma de posesión de su sustituto interrumpa la numeración.

A efectos de conservación de la póliza, la misma deberá extenderse con caracteres perfectamente legibles de manera que los tipos resulten marcados en el papel de forma indeleble, y de forma y modo que permita su encuadernación.

A la entrada en vigor de la Ley de medidas de prevención de fraude fiscal, el Notario deberá extender diligencia de cierre parcial en el Libro-Registro de Operaciones que llevare hasta ese momento, pudiendo sólo asentarse posteriormente aquellas pólizas objeto de intervención parcial con arreglo a la legislación anterior, cuya primera intervención fuera previa a la entrada en vigor de dicha Ley de Medidas de prevención de fraude fiscal. En consecuencia, no podrá asentarse ninguna póliza transcurridos dos meses desde la fecha de publicación de la citada Ley de medidas de prevención de fraude fiscal en la que quedará definitivamente cerrado dicho Libro-Registro debiendo extender diligencia de cierre definitivo comunicándolo al Colegio Notarial correspondiente.

Igualmente, deberá abrir Libro-Registro de Operaciones en la fecha de entrada en vigor de la citada Ley de medidas de prevención de fraude fiscal que tendrá dos Secciones. En la Sección A se conservarán y encuadernarán las pólizas que intervenga a partir de dicha fecha. En la Sección B se asentarán por orden de fecha y correlativamente las intervenciones de aquellos documentos originales que por su propia naturaleza, como por ejemplo las letras de cambio, no puedan conservarse.

Quinto. Título ejecutivo a efectos de lo dispuesto en el artículo 517.2.5.º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil. Expedición de copia autorizada o de testimonio.-

En virtud de lo dispuesto en el párrafo séptimo del apartado primero del artículo 17 de la Ley del Notariado, según la redacción dada al mismo en la norma de medidas de prevención de fraude fiscal, a los efectos de lo dispuesto en el artículo 517.2.5.º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, se considerará título ejecutivo el testimonio expedido por el notario del original de la póliza debidamente conservada en su Libro-Registro o la copia autorizada de la misma, acompañadas en ambos casos, si así se hubiera pactado, de la certificación a que se refiere el artículo 572.2 de la citada Ley.

Si el original de la póliza se ha conservado en el protocolo, el notario a efectos de su ejecución, expedirá copia autorizada de la misma, en los términos previstos en la legislación notarial.

Si el original de la póliza se hubiera conservado en el Libro-Registro, el notario a efectos de su ejecución, expedirá testimonio de la misma. Dicho testimonio se extenderán en folios de papel exclusivo para documentos notariales, en el que se hará constar la identificación del solicitante, fecha de expedición, numeración de los folios, su finalidad ejecutiva y la dación de fe pública, debiendo superponerse el sello de seguridad.

Si no fuere posible expedir testimonio en folio de papel exclusivo notarial, se podrá extender en papel común, en cuyo caso además de los extremos previstos en el párrafo precedente, se firmarán y sellarán todos y cada uno de los folios empleados.

En cualquier caso, expedido testimonio con finalidad ejecutiva, el notario lo hará constar en la póliza mediante nota.

Sin perjuicio de lo anterior, el notario podrá expedir copia autorizada o testimonio de la póliza con efectos no ejecutivos y con los requisitos expuestos anteriormente, extendiendo nota de ello en la póliza.

Asimismo, se podrán expedir traslados de la póliza incorporada al Protocolo o al Libro-Registro de Operaciones con solos efectos informativos, de conformidad con lo previsto para las copias simples.