Resolución de 10 de septiembre de 2024, de la Secretaría General Técnica, por la que se publica el Convenio con el Consejo General del Notariado, en materia de acceso a la información notarial por parte de la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas

Primera Objeto

El presente convenio tiene por objeto establecer las líneas de colaboración entre el Ministerio de Trabajo y Economía Social y el Consejo General del Notariado para el acceso por la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas a los datos incluidos en el Índice Único Informatizado y en la base de datos de Titularidades Reales (BDTR) de su interés, así como facilitar la solicitud y obtención de documentación relativa a operaciones concretas (copia simple de documentos notariales: escrituras, actas y pólizas).

La naturaleza de estas peticiones quedará circunscrita exclusivamente a aquellos actos jurídicos que afecten a las sociedades cooperativas (cuyo NIF comienza por la letra F), de acuerdo con las competencias asumidas por la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas en el exponendo V, y cuyo detalle se concretará en la Comisión de Seguimiento recogida en la cláusula sexta del presente convenio.

Segunda Condiciones de acceso y utilización

La Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas, a través del usuario o usuarios previamente autorizados, sólo formulará peticiones de información notarial en el ámbito del presente convenio cuando su interés en la obtención de las mismas se realice para el cumplimiento de sus funciones.

Una copia impresa o en formato digital de la información obtenida podrá incorporarse a los correspondientes expedientes de la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas, sin perjuicio de la información que de conformidad con la normativa vigente deba formar parte de los procedimientos de gestión de los bienes, a efectos de su realización, destrucción, etc. Asimismo, la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas se compromete a no incorporar dichos datos a bases de datos o ficheros informatizados que puedan ser susceptibles de consulta individualizada por personas físicas o jurídicas ajenas a su función y ello, aunque se exprese la procedencia de la información.

La información podrá solicitarse telemáticamente durante las veinticuatro horas del día, todos los días de la semana. Queda a salvo el derecho a interrumpir el servicio por las necesidades de mantenimiento del sistema o por cualquier otra causa que obligue a ello, no siendo responsable el servidor de información de la falta de servicio que pudiera derivarse de causas fortuitas.

Con el fin de cumplir con lo dispuesto tanto en la Directiva (UE) 2016/680 como en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016, así como la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y con el fin de establecer un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información, el CGN establece las siguientes condiciones para la utilización del sistema:

• a) La Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas identificará en cada petición de forma inequívoca, mediante un usuario único autorizado por persona, en cada petición de información.
• b) La Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas se compromete a remitir al CGN la siguiente documentación:
  • 1.º Un listado con el desglose de usuarios correspondientes a las personas con acceso al sistema, incluyendo sus nombres y apellidos, DNI/NIF o cualquier identificador personal o profesional y la dirección de correo electrónico, en su caso.
  • 2.º Una actualización mensual del listado descrito en el punto anterior, correspondiente a los usuarios nuevos dados de alta, incluyendo sus nombres y apellidos y la dirección de correo electrónico, en su caso, así como las bajas producidas.
• c) La Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas responderá, en cualquier caso, de la veracidad de los datos de los usuarios que facilite, y deberá haber cumplido con las correspondientes obligaciones de protección de datos respecto de los mismos.
• d) La Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas mantendrá en secreto y bajo su responsabilidad las contraseñas de acceso al sistema de información, y adicionalmente adquiere el compromiso de no compartir usuarios por varias personas con acceso a este servicio.
• e) La Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas responderá, en cualquier caso, del cumplimiento de estos requisitos y por tanto de las consecuencias que de ellos se deriven en caso de infracción o incumplimiento de los mismos.

Tercera Compromisos de las partes

Las partes se comprometen a desarrollar coordinadamente, en el ámbito de sus respectivas competencias, las actuaciones y medidas necesarias para el eficaz cumplimiento del objeto de este convenio y, en concreto, asumen los siguientes compromisos:

• a) Por parte del Consejo General del Notariado:
  • 1.º Facilitar el acceso a los datos incluidos en el Índice Único Informatizado o en la base de datos de Titularidades Reales, así como habilitar la solicitud y obtención de documentación relativa a operaciones concretas (copia simple de documentos notariales: escrituras, actas y pólizas) a la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas a efectos de la incorporación de la misma al Registro de Sociedades Cooperativas o de cotejo de la información existente en el mencionado registro con la incluida en el Índice Único Informatizado o en la base de datos de Titularidades Reales, todo ello sujeto a la concreción puntual en los términos recogidos en la cláusula primera, en relación con la cláusula sexta, ambas del presente convenio.
  • 2.º Establecer el procedimiento y conexiones telemáticas por los que se materializará el acceso a la información notarial por parte de la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas.
  • 3.º Favorecer el asesoramiento técnico preciso al personal de la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas si fuera necesario.
  • 4.º Participar en las tareas de formación y perfeccionamiento del personal de la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas.
  • 5.º Dejar constancia del acceso a la información notarial de modo que permita realizar un adecuado seguimiento y control.
  • 6.º Dar difusión de la creación, naturaleza y funciones de la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas, así como del presente convenio a los Notarios de España.
• b) Por parte del Ministerio de Trabajo y Economía Social, a través de la de la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas:
  • 1.º Impartir las instrucciones convenientes al personal de la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas a quienes se encomiende las funciones dimanantes de la misma.
  • 2.º Fomentar que el personal de la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas habilitado para trabajar con información notarial accesible participe en los cursos de formación que sean necesarios a fin de lograr el mejor servicio.
  • 3.º Velar por el correcto cumplimiento del deber de sigilo del personal al servicio de la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas que tenga acceso a la información notarial.
  • 4.º Comunicar al CGN cualquier incidencia que pueda producirse.

Cuarta Régimen jurídico

El presente convenio, de naturaleza jurídico-administrativa, se celebra al amparo de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Las controversias que puedan surgir sobre la interpretación, modificación, ejecución, resolución y efectos que puedan derivarse del presente convenio se resolverán entre las partes de manera amistosa en el seno de la comisión prevista en la cláusula sexta.

Al tener naturaleza administrativa, el orden jurisdiccional contencioso-administrativo será el competente para resolver las cuestiones litigiosas que pudieran suscitarse entre las partes, todo ello de conformidad con lo dispuesto en los artículos 1 y 2 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de dicha jurisdicción.

Quinta Modificación y prórroga del convenio

Las partes firmantes podrán modificar o prorrogar el presente convenio en cualquier momento, de mutuo acuerdo, mediante la firma de una adenda previa sustanciación de los trámites normativamente previstos, y surtirá efectos con su inscripción en el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación (REOICO) antes de la fecha extinción del convenio. Asimismo, será publicada en el «Boletín Oficial del Estado».

La modificación del presente convenio requerirá su tramitación en los términos establecidos en el artículo 50 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, aplicándose el mismo procedimiento establecido para su aprobación.

Sexta Comisión de seguimiento

En el plazo de un mes desde que produzca efectos el presente convenio, se constituirá una Comisión de Seguimiento integrada por dos representantes de cada una de las partes, designados por las partes firmantes del convenio. Asimismo, a las reuniones de la Comisión de Seguimiento asistirá, con voz, pero sin voto, un/a funcionario/a designado/a por la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas, que ejercerá las funciones de secretario/a.

La presidencia de la Comisión de Seguimiento será ejercida por el Ministerio de Trabajo y Economía Social.

Serán funciones de la Comisión de Seguimiento:

• a) Velar por el correcto desarrollo y ejecución de lo dispuesto en el presente convenio.
• b) Impulsar la adopción de las medidas y acciones necesarias para el mejor cumplimiento de los objetivos comunes perseguidos por las partes.
• c) Elaborar modelos de actuación, normas técnicas o protocolos que concreten algún aspecto previsto en el convenio, sin alterar su contenido.
• d) Proponer las modificaciones al convenio que se consideren oportunas.
• e) Resolver las controversias que pudieran surgir entre las partes en relación con el desarrollo y ejecución del convenio.
• f) Resolver los problemas de interpretación y cumplimiento que puedan plantearse respecto del presente convenio.

La Comisión de Seguimiento se reunirá una vez al año con carácter ordinario, pudiéndose reunir, además, con carácter extraordinario, a petición de cualquiera de las partes.

Esta comisión ajustará su actuación a las disposiciones contenidas en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público sobre los órganos colegiados.

Séptima Financiación

Como consecuencia del cumplimiento y desarrollo de los compromisos adquiridos en el presente convenio, no se asumen obligaciones ni compromisos económicos de naturaleza ordinaria ni extraordinaria por ninguna de las partes, no comportando la trasferencia de medios materiales ni personales, ni contraprestación económica de ningún tipo entre las partes, ni produce ningún incremento del gasto público.

Octava Vigencia y eficacia del convenio

El presente convenio tendrá una duración de cuatro años naturales y producirá efectos una vez inscrito, en el plazo de cinco días hábiles desde su formalización, en el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal y asimismo será objeto de publicación en el «Boletín Oficial del Estado» en el plazo de diez días hábiles desde su formalización, todo ello en virtud de lo expuesto en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

De conformidad con los artículos 48.8 y 50 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, será necesario para la firma del convenio obtener autorización previa del Ministerio de Hacienda, la inscripción en el Registro Electrónico Estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del Sector Público Estatal y la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» (BOE), debiendo acompañarse al convenio la memoria justificativa a la que se refiere el artículo 50.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y el apartado tercero de la Orden PRA/1267/2017.

Novena Causas de resolución

El presente convenio se entenderá resuelto por alguna de las siguientes causas:

• a) El transcurso del plazo de vigencia del convenio sin haberse acordado la prórroga del mismo.
• b) El acuerdo unánime de todos los firmantes.
• c) El incumplimiento de las obligaciones y compromisos asumidos por parte de alguno de los firmantes. En este caso, cualquiera de las partes podrá notificar a la parte incumplidora un requerimiento para que cumpla en un determinado plazo con las obligaciones o compromisos que se consideran incumplidos.

  Este requerimiento será comunicado al responsable del mecanismo de seguimiento, vigilancia y control de la ejecución del convenio. Si trascurrido el plazo indicado en el requerimiento persistiera el incumplimiento, la parte que lo dirigió notificará a la otra parte firmante la concurrencia de la causa de resolución y se entenderá resuelto el convenio.

• d) Por decisión judicial declaratoria de la nulidad del convenio.
• e) Imposibilidad sobrevenida del objeto del convenio.
• f) Por cualquier otra causa distinta de las anteriores prevista en las leyes.

En el supuesto de resolución del convenio y en el caso de existir actuaciones en curso de ejecución, las partes, a propuesta de la Comisión de Seguimiento, podrán acordar la continuación y finalización de las mismas, estableciendo un plazo improrrogable para su finalización.

Décima Protección de datos

En la presente cláusula se establecen, adicionalmente a lo ya estipulado en la cláusula tercera del presente convenio referente a las condiciones de acceso y utilización de la información, las normas que deben regir la protección del tratamiento realizado a la información que pueda contener datos personales.

En lo que respecta a los tratamientos de datos personales con fines de prevención, investigación, detección o enjuiciamiento de infracciones penales o de ejecución de sanciones penales, ambas partes se regirán por las Directiva UE 2016/680 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por parte de las autoridades competentes para fines de prevención, investigación, detección o enjuiciamiento de infracciones penales o de ejecución de sanciones penales y a la libre circulación de dichos datos y la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.

En el caso de los tratamientos de datos personales con fines de naturaleza diferente, éstos se regirán por el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.

De conformidad con los artículos 11 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y 13 y 14 del Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento General de Protección de Datos), se establece que el responsable del tratamiento de los datos será el Consejo General del Notariado, correspondiéndole a su delegado de protección de datos las funciones de encargado del tratamiento.

Los datos tratados a efectos de suscribir el presente convenio son necesarios para la efectiva suscripción del mismo; la negativa a facilitarlos podría suponer la imposibilidad de su suscripción. Y en lo que concierne a su legitimación, ésta queda justificada en virtud de lo dispuesto en el artículo 6.1.e) del ya referido Reglamento (UE) 2016/679, que legitima el tratamiento cuando es necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento.

En el presente convenio no se contempla la cesión o transferencia de datos personales a terceros países, sin perjuicio de lo previsto en su cláusula segunda sobre el requerimiento en ejecución de una solicitud de cooperación internacional relativa al intercambio de información sobre bienes con organismos análogos.

Los titulares de los datos podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación y oposición a su tratamiento, cuando proceda, en la dirección correspondiente a sus respectivas sedes en cada momento:

• a) En el caso del Consejo General del Notariado: derechosRGPD@notariado.org.
• b) En el caso de la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas: subdireccion.ecosocial@mites.gob.es.

Ambas partes acuerdan cumplir con las obligaciones y medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado, especialmente en lo relativo al tratamiento de datos personales. En particular, deberán aplicar a los tratamientos de datos personales las medidas incluidas en el Esquema Nacional de Seguridad, regulado por el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, así como las definidas en el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad en el ámbito jurisdiccional.

Los datos personales derivados del contenido del presente convenio pueden incorporarse a ficheros de titularidad de cada una de las partes, los cuales deben ser gestionados adecuadamente, conforme a los principios de integridad y confidencialidad, y con la única finalidad de conseguir el fin perseguido por el convenio, sin tratamientos ulteriores con fines distintos a los que motivaron la recogida de datos.

Los datos de las partes podrán ser comunicados a terceros únicamente en la medida que fuera necesario para cumplir con sus respectivas obligaciones contractuales o legales de conformidad con la normativa vigente.

Los datos se conservarán durante el tiempo estrictamente necesario para el cumplimiento de los fines que tienen encomendados. Independientemente de que el tratamiento de datos se realice durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad correspondiente, los datos se conservarán posteriormente debidamente bloqueados durante el tiempo en que pudieran surgir responsabilidades derivadas del tratamiento, en cumplimiento de la normativa vigente.

Se informa que no se toman respecto de los datos decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles.

Tanto el Consejo General del Notariado como la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas son responsables del tratamiento de los datos personales en su ámbito de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos.

En el caso del Consejo General del Notariado, el Responsable del Tratamiento a efectos del Reglamento General de Protección de Datos es la persona titular de la Dirección del Órgano Centralizado de Prevención de Blanqueo.

En el caso de la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas, el Responsable del Tratamiento a efectos del Reglamento General de Protección de Datos es la persona titular de la Subdirección General de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas.

En particular, cada parte garantiza a la otra haber informado a los titulares de los datos de los tratamientos previstos en esta estipulación en los términos previstos por el Reglamento General de Protección de Datos.

Undécima Confidencialidad

Cuantas autoridades, funcionarios y resto del personal tengan conocimiento de los datos o información suministrados en virtud de este convenio estarán obligados al más estricto y completo sigilo respecto a ellos. La violación de esta obligación implicará incurrir en las responsabilidades penales, administrativas y civiles que resulten procedentes, así como el sometimiento al ejercicio de las competencias que corresponden a la Agencia Española de Protección de Datos.

El expediente administrativo para conocer de las posibles responsabilidades de cualquier índole que se pudieran derivar de la indebida utilización de la información suministrada en ejecución de este convenio deberá ser iniciado y concluido, así como exigida la responsabilidad, en su caso, ejercitando las acciones que procedan, por la Administración a la que pertenezca la autoridad, funcionario u otro tipo de personal responsable de dicha utilización indebida.

El acuerdo de confidencialidad continuará vigente incluso después de la extinción de este convenio, sea cual sea la causa de dicha extinción.

Duodécima Transparencia

Con el fin de garantizar el derecho de acceso a la información pública que asiste a todas las personas, en aplicación de lo dispuesto en el artículo 8.1 b) de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la información pública y Buen Gobierno, el presente convenio será publicado en el Portal de la Transparencia del Gobierno de España.

De conformidad con cuanto antecede y en ejercicio de las atribuciones de que son titulares los firmantes, ambas partes suscriben electrónicamente el presente convenio.–La Secretaria de Estado de Economía Social, Amparo Merino Segovia.–El Presidente del Ilustre Consejo General del Notariado, José Ángel Martínez Sanchiz.