ACUERDO ENTRE EL REINO DE ESPAÑA Y LA SECRETARÍA DEL CONVENIO SOBRE DIVERSIDAD BIOLÓGICA RELATIVO A LA REUNIÓN DEL GRUPO TÉCNICO DE EXPERTOS AD HOC SOBRE BIODIVERSIDAD INSULAR

Islas Canarias, España, 13 a 17 de diciembre de 2004.

Teniendo en cuenta que la Secretaría del Convenio sobre Diversidad Biológica (en lo sucesivo denominada «la Secretaría») ha aceptado el ofrecimiento de España (en lo sucesivo denominado «el Estado Anfitrión») de acoger a la Reunión del Grupo Técnico de Expertos ad hoc sobre Biodiversidad Insular (en lo sucesivo «la Reunión») en las Islas Canarias, del 13 al 17 de diciembre de 2004.

La Secretaría y el Estado Anfitrión convienen en lo siguiente:

1. El Gobierno regional de las Islas Canarias (en lo sucesivo «el organizador local»), actuando en nombre del Estado Anfitrión en lo relativo a la Reunión del Grupo Técnico de Expertos ad hoc sobre Biodiversidad Insular que se celebrará en las Islas Canarias, España, del 13 al 17 de diciembre de 2004, será el responsable de las siguientes tareas, que se desarrollarán, según el caso, mediante estrechas consultas con la Secretaría:

• a) Prestar asistencia en la planificación de la Reunión, así como proporcionar el apoyo logístico administrativo y el personal necesarios para el desarrollo adecuado de la misma, según se indica en el anexo al presente acuerdo;
• b) Designar a un oficial de enlace que será el responsable, en consulta con la Secretaría, de concertar y llevar a cabo las medidas administrativas, logísticas y de personal para la Reunión, según se exige en el presente Acuerdo;
• c) Disponer, sin coste alguno para la Secretaría, la reserva de las salas de reuniones y zonas de trabajo que se indican a continuación:
  • i) Una sala de conferencias para 35-40 personas, equipada, entre otras cosas, con un proyector de LCD, un retroproyector y un proyector de pantalla;
  • ii) Una sala de reuniones con capacidad para 35-40 personas, equipada con un proyector LCD, una impresora, un retroproyector y un proyector de pantalla;
  • iii) Una zona de trabajo para el personal de la Secretaria, equipado, entre otras cosas, con un ordenador una línea telefónica internacional y una impresora;
  • iv) Un área de distribución de documentos equipada, entre otras cosas, con una fotocopiadora y una mesa de despacho;
  • v) Un cibercafé para los participantes, con dos o tres ordenadores y una impresora conectada a la red;
  • vi) los ordenadores mencionados más arriba deberán disponer de conexión a Internet y correo electrónico y contar con el siguiente hardware y software:
    • Un procesador reciente (al menos, Pentium IV o equivalente);
    • Un mínimo de 256 MB de memoria (se recomienda 512 MB);
    • Teclados EE.UU., configurados para inglés;
    • Acceso rápido (banda ancha) a Internet (protegido con cortafuegos).
    • Software antivirus (por ejemplo Norton o Mc Afee);
    • Sistema operativo Microsoft Windows XP (Professional) que tenga instalado el Paquete de Servicios más reciente (versión inglesa);
    • Paquete ofimático MS Office XP Professional: Word, PowerPoint, Excel y Access (versión inglesa);
    • Outloook o XP Professional, Adobe Acrobat (versión completa y reader).
• d) Proporcionar el apoyo administrativo y de personal necesario para el adecuado desarrollo de la Reunión. Comprenderá suficiente personal de apoyo y acceso a los servicios de apoyo para garantizar el continuo funcionamiento de los ordenadores y otros equipos y una rápida prestación de servicios de fotocopiadora y de otro tipo;
• e) Disponer, dentro de la zona de la Reunión, de los servicios médicos adecuados para primeros auxilios, en caso de emergencia. Para emergencias graves, el organizador local realizará las gestiones necesarias para el rápido transporte e ingreso en un hospital;
• f) Garantizar que se dispone de alojamiento adecuado para todos los participantes, corriendo a cargo del organizador el alojamiento de los dieciséis (16) expertos patrocinados y los tres (3) miembros del personal de la Secretaría designados para prestar servicio a la Reunión y la Secretaría pagará únicamente el 50% de las dietas (DSA, en sus siglas en inglés) a los delegados patrocinados y a los miembros del personal de la Secretaría;
• g) Garantizar que se facilite todo el apoyo logístico, administrativo y de personal necesario para desarrollar las actividades que se especifican en el anterior apartado 1 y en el anexo al presente acuerdo;
• h) Facilitar a la Secretaría, al menos 5-6 semanas antes de la apertura oficial de la reunión, información general para su distribución entre los participantes, incluidos, aunque no exclusivamente, el nombre y la dirección exactos del lugar de reunión, franja horaria, información meteorológica, listas de hoteles con precio de las habitaciones, etc.
• i) Asegurar que se dispone de alojamiento adecuado en hoteles o residencias, a precios comerciales razonables para las personas que participen o que asistan a la Reunión;
• j) Proporcionar el transporte entre el aeropuerto y el punto de reunión y los principales hoteles para los miembros de la Secretaría que presten servicio en la Reunión en el momento de su llegada y de su partida, así como durante la Reunión, y siempre que sea preciso. La Secretaría deberá informar al organizador en su debido momento de las fechas de llegada y partida;
• k) Proporcionar la protección policial necesaria para garantizar el eficaz funcionamiento de la Reunión en un clima de seguridad y tranquilidad, sin interferencias de ningún tipo. Si bien dichos servicios policiales estarán bajo la supervisión y el control directos de un funcionario de nivel superior designado por el organizador local. Este funcionario, que deberá hablar un inglés fluido, trabajará en estrecha colaboración con un funcionario designado por el Secretario Ejecutivo del Convenio sobre Diversidad Biológica;
• l) Designar, en el momento de la firma del presente Acuerdo, a un oficial de enlace, que hable inglés fluido y que será el responsable, en consulta con la Secretaría, de concertar y hacer cumplir las medidas administrativas, logísticas y de personal necesarias para la Reunión, según el presente Acuerdo. En el momento de la designación del oficial de enlace, se facilitarán a la Secretaría todos sus datos.

2. De conformidad con las disposiciones pertinentes de las normas relativas a procedimientos para las reuniones de la Conferencia de las Partes en el Convenio sobre Diversidad Biológica, la reunión estará abierta a la participación de:

• a) Expertos designados por los Estados Parte;
• b) Representantes de los organismos especializados y otros de las Naciones Unidas;
• c) Observadores de otras organizaciones intergubernamentales;
• d) Observadores de organizaciones no gubernamentales cualificadas en los ámbitos relativos a la conservación y la utilización sostenibles de la diversidad biológica que hayan informado a la Secretaría de su deseo de tener representación en la Reunión;
• e) Funcionarios de las Naciones Unidas; y
• f) Otras personas invitadas por el Secretario Ejecutivo el Convenio sobre Diversidad Biológica o por el Estado Anfitrión.

3. El Secretario Ejecutivo del Convenio sobre Diversidad Biológica designará a los funcionarios de las Naciones Unidas y a los expertos en misión en nombre de las Naciones Unidas para asistir a la Reunión con el fin de prestar sus servicios en ella.

4. El Estado Anfitrión proporcionará a la Secretaría, al menos 5-6 semanas antes de la apertura oficial de la Reunión, toda la información pertinente sobre requisitos de visados, incluida una relación de las misiones diplomáticas y consulares en España y una relación de los países cuyos nacionales necesiten, o no, visado de entrada en España.

5. Las gestiones para el viaje de los funcionarios de la Secretaría necesarios para prestar servicio en la Reunión y para el envío de cualesquiera equipos y suministros necesarios se llevarán a cabo por la Secretaría, de conformidad con el Reglamento y Estatuto del Personal de las Naciones Unidas y sus prácticas administrativas correspondientes relativas a las normas de viajes, equipaje permitido, dietas y gastos de terminal [por ejemplo los billetes de avión de clase económica para los vuelos de menos de nueve (9) horas o de clase preferente para vuelos de más de nueve (9) horas de duración. Los billetes serán sin restricción, con posibilidad de cambios en caso necesario].

6. El Estado Anfitrión pondrá a disposición de la Secretaría la suma de sesenta y seis mil (66.000) euros, que se destinará a cubrir los gastos de viaje para la participación en la Reunión de los dieciséis (16) expertos de los países en desarrollo Partes en el Convenio, así como a los de los tres (3) miembros del personal de la Secretaría que prestarán servicio en la reunión, de conformidad con las normas de las Naciones Unidas. En consecuencia, el Estado Anfitrión depositará en poder del Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), a más tardar el 31 de diciembre de 2004, la suma de sesenta y seis mil (66.000) euros, en la cuenta que se indica a continuación:

UNEP Trust Fund Account n.º 485-000326.

JP Morgan Chase.

International Agencies Banking Group.

1166 Avenue of the Americas, 17th floor.

New York, N.Y. 10036-2708.

EE.UU.

7. El Organizador local será el responsable de hacer frente a cualquier acción, reclamación u otro tipo de demanda contra la Organización de las Naciones Unidas o sus funcionarios, que puedan derivarse de:

• a) Lesiones a personas o daños o pérdida de bienes en las instalaciones de la reunión a que se hace referencia en el apartado 1 que hayan sido facilitadas por el organizador local o que se encuentren bajo el control de éste;
• b) Lesiones a personas o daños o pérdida de bienes ocasionados por los servicios de transporte a que se hace referencia en el apartado 1 que hayan sido facilitados por el organizador local, o que se encuentren bajo el control de éste, o durante la utilización de los mismos.
• c) La contratación para la reunión del personal proporcionado por el organizador local en virtud del anterior apartado 1.

8. El Estado Anfitrión indemnizará y eximirá de responsabilidad a la Organización de las Naciones Unidas y a sus funcionarios respecto de cualquier acción, reclamación o demanda de otro tipo, excepto cuando se derive de la negligencia o la premeditación de los funcionarios de la Organización de las Naciones Unidas participantes en la Reunión.

9. La Convención sobre privilegios e inmunidades de las Naciones Unidas, adoptada por la Asamblea General el 13 de febrero de 1946, de la que España es Parte, será aplicable a la Reunión. En particular, los expertos en misión invitados por las Naciones Unidas a que se hace referencia en el apartado 2 a) en relación con el Convenio gozarán de los privilegios e inmunidades previstos en los artículo VI y VII de la Convención; los funcionarios de las Naciones Unidas que desempeñen sus funciones en relación con la Reunión a que se hace referencia en el apartado 2 e), gozarán de los privilegios e inmunidades previstos en los artículos VI y VII de la Convención.

10. A los efectos del presente Acuerdo, los observadores a que se hace referencia en los apartados 2 c) y 2 d) gozarán de inmunidad de jurisdicción respecto de las manifestaciones orales o escritas y por cualquier acto realizado por los mismos en relación con su participación en la Reunión.

11. Los representantes de los organismos especializados o similares a que se hace referencia en el apartado 2 b) gozarán de los privilegios e inmunidades previstos en el artículo VI de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de los Organismos Especializados de 21 de noviembre de 1947 y en el artículo VI de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades del Organismo Internacional de la Energía Atómica de 1 de julio de 1959, según proceda.

12. El personal localmente proporcionado por el organizador local en virtud del apartado 1 gozará de inmunidad de jurisdicción respecto de las manifestaciones orales o escritas y por cualquier acto realizado por los mismos en su condición oficial en relación con su participación en la Reunión.

13. Sin perjuicio de lo previsto en los apartados anteriores, todas las personas que desempeñen funciones en relación con la Reunión, incluidas las mencionadas en el apartado 2 y todas las invitadas a la Reunión gozarán de los privilegios, inmunidades y facilidades necesarias para el ejercicio independiente de sus funciones en relación con la Reunión.

14. Todas las personas a que se hace referencia en el anterior apartado 2 tendrán derecho a entrar y salir de España, siempre que se cumplan las condiciones generales relativas a la entrada y no se ponga impedimento alguno a su tránsito de ida y vuelta al lugar de la reunión. Se les concederán facilidades para el desplazamiento sin complicaciones. Los visados y los permisos de entrada a España se expedirán de forma gratuita, a ser posible, y sin demoras injustificadas. En caso de que se impusiera una tasa por la expedición de visados de entrada a España, el Estado Anfitrión reembolsará su importe a los participantes a quienes se hubiera cobrado una tasa, previa presentación de una copia del recibo; el reembolso se efectuará en el lugar de la Reunión. El Estado Anfitrión designará a un funcionario que se ocupe de los problemas relativos a la concesión de visados de entrada a los participantes y en el momento de la firma del presente Acuerdo, proporcionará a la Secretaría los datos de contacto completos de dicho funcionario.

15. A los efectos de la Convención de 1946 sobre privilegios e inmunidades de las Naciones Unidas, se considerará que los locales (salas de reuniones y zonas de trabajo) especificados en el apartado 1 constituyen locales de las Naciones Unidas en el sentido del artículo II, sección 3 de la Convención. El acceso a los mismos estará sometido a la autoridad y el control de las Naciones Unidas. Los locales serán inviolables durante el transcurso de la Reunión, incluidas las fases de preparación y liquidación.

16. Todas las personas a que se hace referencia en el anterior apartado 2 tendrán derecho a sacar de España en el momento de su salida, sin restricción alguna, cualquier cantidad no gastada de los fondos que trajeron a España en relación con la Reunión.

17. Cualquier controversia que pueda surgir entre las Naciones Unidas y el Estado Anfitrión relativa a la interpretación o a la aplicación del presente Acuerdo que no se solucione mediante negociación u otro modo de solución se someterá, a petición de cualquiera de las Partes, para su solución definitiva a un tribunal de tres (3) árbitros, uno (1) de los cuales será designado por el Secretario de Naciones Unidas, otro (1) que será designado por el Estado Anfitrión y el tercero, que será el Presidente, que será elegido por los dos primeros. En caso de que alguna de las partes no nombrara a un árbitro en el plazo de sesenta (60) días a partir de la designación por la otra parte, o si estos dos (2) árbitros no acordaran un tercer árbitro en el plazo de sesenta (60) días a partir de la designación, el Presidente de la Corte Internacional de Justicia podrá realizar los nombramientos necesarios a solicitud de cualquiera de las partes. No obstante, cualquier controversia que se refiera a una cuestión regulada por la Convención de 1946 sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas se resolverá de conformidad con el artículo VIII, sección 30 de dicha Convención.

18. El presente Acuerdo podrá revisarse, modificarse o enmendarse total o parcialmente de mutuo acuerdo, expresado por escrito, de las Partes. Dicha revisión, modificación o enmienda entrará en vigor en la fecha que se determine por las Partes y será parte integrante del presente Acuerdo. Ninguna revisión, modificación o enmienda afectará a cualquier cooperación en curso derivada del presente Acuerdo antes o hasta la fecha de la revisión, modificación o enmienda.

19. El presente Acuerdo y su anexo entrarán en vigor cuando el Estado Anfitrión comunique por escrito a Secretaría del Convenio sobre Diversidad Biológica que se han cumplido los procedimientos internos previstos en sus normas en materia de celebración de tratados internacionales.

20. El presente Acuerdo se aplicará provisionalmente a partir de la fecha de su firma.

21. El Anexo a que se hace referencia en el presente Acuerdo constituirá parte integrante del presente Acuerdo.

ANEXO

RELACIÓN DE NECESIDADES

Reunión del Grupo ad hoc de Expertos Técnicos sobre Biodiversidad insular. 13-17 de diciembre de 2004. Islas Canarias

	Necesidades	Cantidad	Observaciones
1	Sala de conferencias para acomodar, en formato rectangular, 35-40 personas.	Una.	Dotada de los siguientes equipos:
			Un proyector LCD conectado a un PC.
			Un proyector elevado y una pantalla para proyector.
			Micrófonos (preferentemente).
			Un cuadro o tabla para gráficos, con hojas de repuesto intercambiables y marcadores.
2	Sala de reuniones para acomodar a 20-25 personas para grupos de contacto y de redacción.	Una.	Dotada de los siguientes equipos:
			Un proyector LCD conectado a un PC.
			Un proyector elevado y un proyector de pantalla.
			Una impresora.
			Un cuadro gráfico con hojas de repuesto intercambiables y marcadores.
3	Oficina de trabajo para el personal de la Secretaría.	Una.	Dotada de los siguientes equipos:
			Un PC con acceso completo a Internet y facilidades de correo electrónico.
			Una impresora.
			Una línea telefónica con capacidad para llamadas internacionales.
			Una máquina de fax.
4	Área de registro y distribución de documentación.		Dotada de los siguientes equipos:
			Una fotocopiadora, modelo 5855 Xerox o equivalente, velocidad: 55 copias/minuto, con grapadora automática, y funciones de clasificación y agrupación.
			Una mesa de despacho.
			Dos sillas.
5	Material de escritorio.	El necesario para dos o tres personas.	Blocks de notas, papel de fotocopiadora e impresora de PC, transparencias, bolígrafos, lápices, clips (varios tamaños), grapadoras (con grapas), quitagrapas, taladradora de papel, disquetes de 31/2, tijeras, cinta adhesiva, rotuladores, marcadores, carpetas archivadoras, etc.
6	Despacho de recepción.	Uno.	Por turno.
7	Empleado/mensajero de Registro.	Uno.	Por turno (con suficiente conocimiento de sistemas de equipos audio-visuales).
8	Técnico Informático.	Uno.	De guardia, si es posible.
9	Chapas identificación.	Según lista de participantes.	Para ser preparadas e impresas por la Secretaría.
10	Etiquetas nombres.	Según lista de participantes.	Para ser preparadas e impresas por la Secretaría.
11	Cafetería con conexiones Internet para participantes.		Equipada con dos o tres PCs y una impresora instalada en red.
12	Pausas para tomar café.		Mañana y tarde.