Addendum al Acuerdo de Cooperación Científica y Técnica entre el Reino de España y la Comunidad del Caribe (CARICOM) por el que se crea el Fondo Mixto, hecho en Puerto España el 28 de noviembre de 2011

ANEXO
Procedimiento de utilización del Fondo mixto de cooperación científica y técnica CARICOM-España

I. Condiciones generales

1. El objeto del presente Procedimiento es regular el funcionamiento del Fondo Mixto de Cooperación Científica y Técnica de la Comunidad del Caribe (CARICOM) y España.

2. La duración del presente Procedimiento coincidirá con el período de vigencia del Fondo Mixto recogido en el Addendum al que se acompaña el presente Anexo.

II. Financiación del Fondo

1. Contribución Financiera de la Cooperación Española: La «Cooperación Española» aportará los montos correspondientes a su participación en el Fondo Mixto en euros convertibles a dólares de los Estados Unidos, al tipo de cambio vigente en el momento en que se realice la contribución, y tendrán carácter no reembolsable. Deberá determinarse la cuantía de los recursos que se asignarán a los programas y proyectos.

2. Contribución Financiera de la Comunidad del Caribe: La Comunidad del Caribe aportará los montos correspondientes a su participación en el Fondo Mixto en dólares de los Estados Unidos.

3. Puesta a disposición de los Fondos.

3.1 La Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) comunicará a CARICOM el monto total de la aportación española. Los montos negociados por ambas Partes para las contribuciones al Fondo Mixto se aportarán con carácter anual.

3.2 Ambas Partes se comprometen a gestionar los recursos del Fondo Mixto de manera eficaz, eficiente y económica y a utilizarlos exclusivamente para los programas y proyectos establecidos en el seno de la Comisión Mixta de Cooperación Científica y Técnica.

3.3 Los recursos del Fondo Mixto se gestionarán conforme a lo establecido en la Sección III del presente Procedimiento.

4. Transferencias y Desembolso de los Fondos.

4.1 Para llevar a cabo el depósito de los fondos en la entidad financiera mutuamente acordada por las Partes, CARICOM constituirá el «Fondo Mixto de Cooperación Científica y Técnica CARICOM-España», en adelante Fondo Mixto, integrado por los recursos aportados por la «Cooperación Española» y CARICOM.

4.2 La contribución de la «Cooperación Española» se realizará según lo indicado en la Sección II.1 y la de CARICOM según lo indicado en la Sección II.2 del presente Procedimiento.

4.3.

En la utilización de los recursos del Fondo Mixto para la financiación de los proyectos y programas no habrá distinción en lo referente al origen de los fondos. Este fondo único servirá exclusivamente para cubrir las necesidades de financiación de los programas y proyectos mencionados en los artículos 6 y 8 del Addendum.

4.4.

Los signatarios podrán acordar en cualquier momento la modificación del procedimiento de pago, estableciendo la sustitución del mismo mediante canje de notas a dicho efecto.

III. Gestión del Fondo

1. Utilización del Fondo Mixto:

El Fondo Mixto financiará programas y proyectos, aprobados en el seno del Comité Técnico, que hayan sido propuestos por las Partes de conformidad con las estipulaciones del Acta Final de la Comisión Mixta vigente en cada momento.

2. Órganos de Gobierno: El Fondo Mixto será gestionado por un Comité Técnico.

Serán miembros del Comité Técnico:

• • El Secretario General de CARICOM o la persona designada por éste.
• • El Responsable en materia de cooperación de la Secretaría de CARICOM o la persona que ejerza sus funciones en caso de ausencia del titular.
• • El Embajador de España, acreditado ante CARICOM, o la persona en quien delegue.
• • El Coordinador General de la «Cooperación Española» o la persona que ejerza sus funciones en caso de ausencia del titular.

La Presidencia del Comité Técnico será ocupada conjuntamente por un representante de CARICOM y un representante de España. El Secretario será un representante de la Secretaría de CARICOM.

El Comité Técnico se reunirá con carácter ordinario como mínimo una vez cada seis meses y, con carácter extraordinario, a propuesta de cualquiera de los Presidentes.

Habrá quórum cuando concurra la mitad más uno de los miembros del Comité y los acuerdos se tomarán por consenso.

De las reuniones del Comité Técnico que se celebren se levantará la correspondiente Acta que firmarán los Presidentes y el Secretario, y en ella se constatará la motivación de todas las decisiones adoptadas. El Secretario será el responsable del seguimiento de las resoluciones del Comité.

3. Funciones del Comité Técnico.

• a) Proponer al inicio de cada ejercicio financiero, en la primera reunión que se celebre en enero, un Plan de Actividades Anual para dar cumplimiento a los programas y proyectos acordados, de conformidad con las decisiones adoptadas por la Comisión Mixta de Cooperación Científica y Técnica.
• b) En función de las prioridades establecidas y atendiendo a las disponibilidades financieras y los procedimientos correspondientes, aprobar la ejecución de los programas y los proyectos propuestos por las Partes.
• c) Realizar el seguimiento de los proyectos y programas financiados con cargo al Fondo Mixto, así como evaluar los objetivos y resultados alcanzados.
• d) Recibir las cuentas auditadas del Fondo Mixto.
• e) Supervisar el funcionamiento del Fondo Mixto, la aplicación de las directrices establecidas y proponer los ajustes que sean necesarios.
• f) Autorizar la contribución de otros agentes de cooperación internacional.

4. Procedimiento de Selección y Adjudicación.

4.1 Criterios de selección de programas y proyectos: a los efectos del presente Procedimiento, el Comité Técnico sólo considerará aquellos programas y proyectos aprobados por las Partes. Los programas y proyectos sometidos al Comité Técnico para su consideración deberán promover la cooperación entre España y CARICOM, y cumplir los objetivos del Fondo y de la Comisión Mixta de Cooperación Científica y Técnica.

4.2 El Comité Técnico analizará las propuestas que se ajusten a lo previsto en el párrafo 4.1 del presente apartado, la descripción técnica del proyecto, incluidos los costes, y las prescripciones técnicas mínimas. Las decisiones del Comité Técnico se recogerán en el Acta de la reunión.

5. Disposiciones de Fondos:

De conformidad con las propuestas del Comité Técnico, las órdenes de pago deberán ir acompañadas de la firma autorizada del Representante de CARICOM y del Coordinador General de la «Cooperación Española» o quien ejerza sus funciones. La Secretaría de CARICOM realizará las oportunas órdenes de transferencia y pago con cargo a la cuenta en la que esté depositado el Fondo Mixto.

IV. Control del fondo y seguimiento de los proyectos

Sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones contenidas en las resoluciones de subvención de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, se establece lo siguiente:

1. La gestión de los recursos del Fondo Mixto será objeto de una auditoría interna realizada por la Secretaría de CARICOM que permita en todo momento conocer la afectación exacta de los pagos. Cada seis meses, el Secretario presentará al Comité Técnico un informe para su aprobación durante las reuniones a las que se refiere el apartado 2 de la Sección III del presente Procedimiento, adjuntando justificación de todos los movimientos bancarios.

2. Cada año, la Secretaría de CARICOM remitirá a las Partes la documentación justificativa de todos los gastos realizados con cargo al Fondo Mixto. El balance anual deberá acompañarse de una auditoría contable realizada con cargo al Fondo Mixto.

3. Las actuaciones específicas, misiones de identificación u otras actividades menores se financiarán a través del Fondo de mutuo acuerdo.

4. Para cada programa o proyecto financiado por el Fondo Mixto será necesaria la elaboración de un documento realizado en el marco lógico establecido por la Cooperación Española para la gestión de proyectos. Dicho documento deberá contener un mecanismo específico de evaluación y seguimiento.

DISPOSICIONES FINALES