DECRETO 191/2011, de 22 de septiembre, de organización y funcionamiento de los registros de la Administración general y de las entidades públicas instrumentales de la Comunidad Autónoma de Galicia

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• EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
• CAPÍTULO I. Disposiciones generales
  • Artículo 1 Objeto
  • Artículo 2 Ámbito de aplicación
  • Artículo 3 Sistema Único de Registro
  • Artículo 4 Registro presencial y registro electrónico
  • Artículo 5 Actividades propias de los registros
  • Artículo 6 Garantías de los registros
• CAPÍTULO II. Registro presencial
  • Artículo 7 Oficinas de registro: general y auxiliares
  • Artículo 8 Creación de los registros auxiliares
  • Artículo 9 Sistema de información
  • Artículo 10 Lugares de presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones para su registro
  • Artículo 11 Participación de entidades colaboradoras en la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones
  • Artículo 12 Cómputo de plazos
  • Artículo 13 Modelos normalizados para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones
  • Artículo 14 Recepción y asiento registral
  • Artículo 15 Documentos que no serán objeto de registro
  • Artículo 16 Documentos remitidos por telegrama, burofax o fax
  • Artículo 17 Contenido de los asientos registrales
  • Artículo 18 Validación mecánica y recibo acreditativo de la presentación
  • Artículo 19 Tratamiento de la documentación
  • Artículo 20 Derecho a no presentar documentos
  • Artículo 21 Autorización de solicitud directa de documentos y certificaciones
  • Artículo 22 Funciones de expedición de copias selladas y compulsadas
  • Artículo 23 Documentos originales
  • Artículo 24 Presentación de copias y régimen de compulsas
  • Artículo 25 Solicitud de copias auténticas
• CAPÍTULO III. Incorporación de medios electrónicos en los registros presenciales
  • Artículo 26 Promoción de la utilización de medios electrónicos en los registros presenciales
  • Artículo 27 Garantías generales de la utilización de soportes y medios electrónicos en las oficinas de registro presencial
  • Artículo 28 Digitalización certificada de solicitudes, escritos o comunicaciones en soporte papel
  • Artículo 29 Compulsa electrónica de documentos originales en papel
  • Artículo 30 Formato y validez de los documentos compulsados electrónicamente
  • Artículo 31 Archivo de documentos electrónicos
  • Artículo 32 Recibo de presentación en la incorporación de los medios electrónicos a los registros presenciales
  • Artículo 33 Derecho a no presentar documentos que ya estén en poder de la Administración en soporte electrónico
• CAPÍTULO IV. El registro electrónico
  • Artículo 34 Registro electrónico de la Administración general de la Comunidad Autónoma y de sus entidades públicas instrumentales
  • Artículo 35 Voluntariedad de la presentación electrónica
  • Artículo 36 Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones
  • Artículo 37 Documentación complementaria
  • Artículo 38 Copias digitalizadas de los documentos presentadas por los ciudadanos
  • Artículo 39 Rechazo de documentación
  • Artículo 40 Anotaciones de los asientos en el registro electrónico
  • Artículo 41 Interconexión, coordinación, disponibilidad y autenticidad en el registro electrónico
  • Artículo 42 Recibo acreditativo de presentación en el registro electrónico
  • Artículo 43 Cómputo de plazos
  • Artículo 44 Exoneración de responsabilidad
• DISPOSICIONES ADICIONALES
  • Disposición adicional primera Publicidad
  • Disposición adicional segunda Relación de oficinas de registro
  • Disposición adicional tercera Horarios de apertura al público de las oficinas de registro
  • Disposición adicional cuarta Procedimientos especiales
  • Disposición adicional quinta Documentación reservada o protocolaria
  • Disposición adicional sexta Protocolo de archivo
• DISPOSICIONES TRANSITORIAS
  • Disposición transitoria primera Integración en el Sistema Único de Registro
  • Disposición transitoria segunda Aplicación de la numeración única
  • Disposición transitoria tercera Digitalización de documentos
• DISPOSICIONES DEROGATORIAS
  • Disposición derogatoria primera
  • Disposición derogatoria segunda
• DISPOSICIONES FINALES
  • Disposición final primera
  • Disposición final segunda
  • Disposición final tercera
• ANEXO I.  Oficinas de registro propias
• ANEXO II.  Oficinas de registro conveniadas

Artículo 1 Objeto

Este decreto tiene por objeto establecer el marco jurídico del Sistema Único de Registro de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico.

Artículo 2 Ámbito de aplicación

1. Este decreto será de aplicación a todos los órganos, servicios y unidades de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia, así como a las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico, siempre que la presencia y participación de la Administración sea, directa o indirectamente, mayoritaria y ejerzan potestades administrativas. En caso de que estas últimas entidades no ejerzan potestades administrativas, para optar por el Sistema Único de Registro deberán suscribir el oportuno convenio con la consellería competente en materia de administraciones públicas.

2. El ámbito de aplicación de este decreto se extenderá a las entidades de la Administración local, universidades públicas e instituciones estatutarias de la Comunidad Autónoma de Galicia, así como a entidades públicas con independencia funcional o con una autonomía especial reconocida por la ley, siempre que opten por su inclusión en el Sistema Único de Registro regulado en este decreto mediante la firma de un convenio con la consellería competente en materia de administraciones públicas que se publicará en el Diario Oficial de Galicia.

3. El presente decreto se les aplica a los/as ciudadanos/as que se relacionan con la Administración de la Comunidad Autónoma en sus actuaciones de registro. Todos/as los/ as ciudadanos/as tienen derecho de acceso a los registros administrativos y libertad para presentar solicitudes, escritos y comunicaciones en cualquiera de ellos, a su elección.

Artículo 3 Sistema Único de Registro

1. El Sistema Único de Registro es el conjunto de órganos, servicios y unidades que realizan funciones de registro de entrada y/o salida de cuantas solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos se reciban o remitan en la Administración general de la Comunidad Autónoma y en las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico, para su debida constancia, con la finalidad de hacer real y efectivo el principio de proximidad a los/as ciudadanos/as.

2. El Sistema Único de Registro está integrado por los registros presenciales: el Registro General y los registros auxiliares, y por el registro electrónico.

3. El Sistema Único de Registro dependerá de la consellería competente en materia de administraciones públicas.

Artículo 4 Registro presencial y registro electrónico

1. A efectos del presente decreto, se entiende por registro presencial el conjunto de órganos, servicios o unidades, encargados de la recepción y/o remisión, en soporte papel, de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos que las acompañen, en la Oficina de Registro General o en las oficinas auxiliares de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de las entidades incluidas en el ámbito de aplicación del presente decreto.

2. Se entiende por registro electrónico el instrumento utilizado para la recepción o remisión, por vía electrónica de solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de los documentos que los acompañen, dirigidos a los órganos y entidades incluidos en el ámbito de aplicación del presente decreto.

Artículo 5 Actividades propias de los registros

Son actividades propias de los registros:

• a) La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones presentadas por los/as ciudadanos/as, así como de los documentos que las acompañen, dirigidas a las administraciones públicas.
• b) La expedición de recibos de presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones.
• c) La anotación de asientos de entrada y salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones.
• d) La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a los órganos, servicios o unidades destinatarios.
• e) La emisión de certificaciones de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se hayan presentado.
• f) Cualquier otra que se le atribuya legal o reglamentariamente.

Artículo 6 Garantías de los registros

1. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha y hora de la recepción o salida.

Los registros deben cerrar cada día y los asientos deben quedar ordenados cronológicamente según el orden de presentación o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones, sin perjuicio del registro electrónico, que estará en funcionamiento las veinticuatro horas del día, todos los días del año. La persona encargada del registro presencial debe emitir una diligencia para hacer constar que, con el número de orden que corresponda al último asiento del día, queda cerrado el registro de ese día.

2. El sistema garantizará la plena integración e intercomunicación de los registros auxiliares en el Registro General, así como la del registro electrónico en el general.

3. Se adoptarán las medidas precisas para garantizar la sincronización de los diferentes registros con la hora oficial, que será la de la Comunidad Autónoma de Galicia.

4. En la aplicación de los medios informáticos en los procesos de registro, deberá garantizarse, en todo caso, el cumplimiento de los requisitos recogidos en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y en el Decreto 198/2010, de 2 de diciembre, por el que se regula el desarrollo de la Administración electrónica en la Xunta de Galicia.

Asimismo, se respetará lo dispuesto en la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, y en las demás leyes específicas que regulan el tratamiento de la información y en sus normas de desarrollo, así como el derecho al honor y a la intimidad personal y familiar.

5. Deberán garantizarse la certeza de los datos registrales y el acceso a los registros en los términos legalmente previstos en todos los casos.

Artículo 7 Oficinas de registro: general y auxiliares

1. Las oficinas de registro son órganos administrativos por tener atribuidas funciones con efectos jurídicos frente a terceros.

2. Tiene la consideración de Oficina de Registro General aquella que ejerce funciones de recepción y/o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, para la generalidad de los órganos, servicios y unidades. En el ámbito de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia existirá una única Oficina de Registro General, situada en el edificio administrativo de San Caetano, en Santiago de Compostela.

3. Tiene la consideración de oficina de registro auxiliar aquella que, ejerciendo idénticas funciones de recepción y/o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones para los mismos órganos, servicios y unidades que la Oficina de Registro General, se encuentra situada en dependencias diferentes de aquella. Existirán oficinas de registro auxiliares en todos los departamentos en que se estructura la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia, en las delegaciones territoriales de la Xunta de Galicia y en las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico.

4. Todo órgano administrativo tendrá asignada una oficina de registro. De la Oficina de Registro General dependerán todas las oficinas de registro auxiliares.

Artículo 8 Creación de los registros auxiliares

1. Podrán crearse oficinas de registro auxiliares vinculadas a la Oficina de Registro General cuando la distribución geográfica, el volumen o la naturaleza de las actividades de un órgano, servicio o unidad así lo aconsejen.

2. La creación, modificación o supresión de las oficinas de registro auxiliares se hará mediante orden de la consellería competente en materia de administraciones públicas, a propuesta de la consellería o entidad correspondiente, previo informe de la Oficina de Registro General.

Véase Orden 28 septiembre 2023 por la que se suprime la oficina de Registro Auxiliar del Consejo Gallego de Relaciones Laborales, en la calle Algalia de Abaixo, 24 bajo, de Santiago de Compostela («D.O.G.» 6 octubre)LE0000773720_20231006

Véase Orden 28 septiembre 2023 por la que se suprime la oficina de Registro Auxiliar de la Dirección General de Emergencias e Interior, radicada en la calle Roma, 25-27, de Santiago de Compostela («D.O.G.» 6 octubre).LE0000773719_20231006

Véase Orden 2 noviembre 2022 por la que se suprimen la oficina del registro auxiliar de la Dirección General de Relaciones Exteriores y con la Unión Europea y la oficina del registro auxiliar del Fondo Gallego de Garantía Agraria (Fogga), ambas en Santiago de Compostela («D.O.G.» 9 noviembre).LE0000741157_20221109

Véase Orden 26 julio 2022 por la que se suprime la oficina del registro auxiliar del Servicio de Mediación y Conciliación (SMAC) en Vigo («D.O.G.» 11 agosto).LE0000735991_20220811

Véase Orden 21 octubre 2021 por la que se suprimen las oficinas de los registros auxiliares de los servicios territoriales del Fondo Gallego de Garantía Agraria (Fogga) en Ourense y Pontevedra («D.O.G.» 2 noviembre).LE0000710803_20211102

Véase Orden 16 julio 2021 por la que se suprime la oficina de registro auxiliar del Área Provincial del Instituto Gallego de la Vivienda y Suelo (IGVS) en Ourense («D.O.G.» 28 julio).LE0000704341_20210728

Véase Orden 23 noviembre 2020 por la que se suprimen las oficinas de los registros auxiliares de Movilidad en Ourense y en A Coruña, dependientes de la Consellería de Infraestructuras y Movilidad; la oficina de registro del Servicio de Calidad y Evaluación Ambiental, dependiente de la Jefatura Territorial de la Consellería de Medio Ambiente, Territorio y Vivienda de Ourense; la oficina de registro de la Agencia de Protección de la Legalidad Urbanística (APLU) en A Coruña, dependiente de la Consellería de Medio Ambiente, Territorio y Vivienda; la oficina de registro de la Jefatura Comarcal de la Consellería del Mar de Ferrol; la oficina de registro de la residencia de tiempo libre de O Carballiño y la oficina de registro de la Secretaría General de Igualdad («D.O.G.» 3 diciembre).LE0000682268_20201203

Véase O [GALICIA] 7 febrero 2019 por la que se suprime la Oficina de Registro Auxiliar del Centro de Atención al Ciudadano, de Santiago de Compostela («D.O.G.» 15 febrero).LE0000637989_20190215

Véase O [GALICIA] 7 febrero 2018 por la que se modifican dos oficinas de registro auxiliar pertenecientes al Sistema único de registro («D.O.G.» 21 febrero).LE0000615258_20180221

Véase O [GALICIA] 14 agosto 2017 por la que se suprime una oficina de registro auxiliar y se modifican siete oficinas de registro auxiliar pertenecientes al Sistema único de registro («D.O.G.» 6 septiembre).LE0000604418_20170906

Véase O [GALICIA] 25 mayo 2016 por la que se crea una oficina y se modifican cinco oficinas de registro auxiliar pertenecientes al Sistema único de registro («D.O.G.» 2 junio).LE0000576246_20160602

Véase O [GALICIA] 1 julio 2013 por la que se suprime el Registro Auxiliar de la Secretaría General de Medios («D.O.G.» 9 julio).LE0000509410_20130709

Véase O [GALICIA] 26 septiembre 2012 por la que se crean dos registros auxiliares del Registro General de la Xunta de Galicia adscrito a esta consellería («D.O.G.» 5 octubre).LE0000490128_20121005

Véase O [GALICIA] 2 marzo 2012 por la que se suprime un registro auxiliar del Registro General de la Xunta de Galicia adscrito a esta consellería («D.O.G.» 15 marzo).LE0000477419_20120315

Véase O [GALICIA] 14 febrero 2012 por la que se crea un registro auxiliar del Registro General de la Xunta de Galicia adscrito a esta consellería («D.O.G.» 29 febrero).LE0000476111_20120229

Artículo 9 Sistema de información

1. Todas las actuaciones materiales de registro de entrada y de salida de solicitudes, escritos y comunicaciones se realizarán en soporte informático sobre un sistema de información único para el conjunto de órganos, servicios y unidades que integran el Sistema Único de Registro de la Comunidad Autónoma de Galicia.

2. Los registros auxiliares se integrarán de forma interconectada con el general, con una única numeración correlativa, en función del orden temporal de recepción o salida de las solicitudes, escritos o comunicaciones.

3. La definición del sistema de información y sus requerimientos técnicos les corresponde a los órganos competentes en materia de modernización tecnológica y de administraciones públicas, de manera conjunta y coordinada en el ejercicio de sus respectivas competencias.

4. El sistema identificará de forma automática e inequívoca, en relación con la red unificada, cada una de las solicitudes, escritos y comunicaciones, para facilitar su seguimiento efectivo.

Artículo 10 Lugares de presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones para su registro

1. Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los/as ciudadanos/as dirijan a los órganos, entidades e instituciones incluidos en el ámbito de aplicación de este decreto podrán presentarse:

• a) En los registros de los órganos administrativos, entidades e instituciones a los que se dirijan.
• b) En los registros de los órganos, servicios y unidades de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de sus entidades públicas instrumentales.
• c) En los registros de las entidades de la Administración local, universidades públicas e instituciones estatutarias de la Comunidad Autónoma de Galicia, así como de las entidades públicas con independencia funcional o con una autonomía especial reconocida por ley, siempre que optaran por su inclusión en el Sistema Único de Registro mediante la firma de un convenio de colaboración con la consellería competente en materia de administraciones públicas.
• d) En las oficinas de Correos, de acuerdo con la normativa específica.
• e) En la ventanilla única establecida en el artículo 18 de la Ley 17/2009, de 23 de noviembre, sobre el libre acceso a las actividades de servicio y su ejercicio, para aquellos que estén incluidos en su ámbito de aplicación.
• f) En cualquier otro registro que establezcan las disposiciones vigentes.

2. Las solicitudes, escritos y comunicaciones, que los/as ciudadanos/as dirijan a los órganos de las administraciones públicas en general podrán presentarse en los registros y lugares establecidos en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Artículo 11 Participación de entidades colaboradoras en la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones

1. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones podrá realizarse a través de entidades colaboradoras de la Administración general de la Comunidad Autónoma cuando así lo determine la normativa reguladora de cada procedimiento, servicio o actuación administrativa.

En este caso, dicha normativa deberá especificar el colectivo afectado e indicar si la colaboración se limitará a la entrega de las solicitudes, escritos y comunicaciones, o si, en su caso, podrá extenderse a cualquier otro trámite.

2. Asimismo, la normativa reguladora deberá precisar las garantías técnicas y organizativas que aseguren fidedignamente la fecha y hora de presentación, la identidad de los/ as ciudadanos/as, la integridad y autenticidad de la solicitud, escrito o comunicación, la entrega del correspondiente recibo a los interesados, así como la transmisión de dicha información al órgano competente para la tramitación del procedimiento, servicio o actuación administrativa a que dé lugar la presentación realizada.

Artículo 12 Cómputo de plazos

1. La fecha y hora de presentación de las solicitudes, escritos o comunicaciones, en cualquiera de los lugares previstos en el artículo 10, gozará de presunción de certeza a efectos de acreditación del cumplimiento de los plazos por parte de los/as interesados/as que promuevan los correspondientes procedimientos, servicios o actuaciones administrativas.

2. Respecto a los plazos para la tramitación de un procedimiento, servicio o actuación administrativa, por parte de la Administración, estos se computarán a partir de la fecha en que la solicitud tenga entrada en la oficina de registro del órgano administrativo competente. A estos efectos, la oficina de registro del órgano de la Administración competente procederá a dejar constancia en su sistema informático de la fecha de recepción.

Se entiende por oficina de registro del órgano de la Administración competente la que corresponda al órgano encargado de la tramitación del procedimiento, servicio o actuación administrativa.

3. Cuando un día sea inhábil en el municipio en el que resida el interesado y hábil en la sede del órgano tramitador, o viceversa, se considerará inhábil en todo caso.

Artículo 13 Modelos normalizados para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones

1. Para facilitar la elaboración de solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de los documentos asociados a ellos que se deseen presentar en el Sistema Único de Registro de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico, el órgano competente en materia de información administrativa y atención al ciudadano de la Xunta de Galicia pondrá a disposición de la ciudadanía un manual normalizado de formularios.

2. El manual normalizado de formularios estará a disposición de los/as interesados/as, en la página web institucional www.xunta.es y en las oficinas del Registro General o auxiliares de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de las entidades e instituciones incluidas en el ámbito de aplicación del presente decreto, sin perjuicio de la utilización de otros mecanismos de comunicación dirigidos a garantizar su conocimiento.

3. En todo caso, el manual normalizado de formularios recogerá, entre otros, los siguientes modelos:

• a) Para la presentación simultánea de un número superior a 10 solicitudes, escritos o comunicaciones.
• b) Para la presentación de las declaraciones responsables y comunicaciones previas a que se refiere el artículo 71 bis de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y procedimiento administrativo común.
• c) Para relacionar los documentos que se deseen presentar asociados a las solicitudes, escritos o comunicaciones.

4. El manual normalizado de formularios también recogerá un impreso con formato libre siempre que la persona interesada presente todos los datos necesarios para la anotación del asiento correspondiente. Este modelo solo se utilizará cuando en el procedimiento no exista un modelo normalizado al efecto.

5. Los formularios a que se refieren los puntos anteriores deberán recoger:

• a) Los campos necesarios para la identificación de los/as interesados/as o, en su caso, de sus representantes, a efectos de notificación.
• b) Aquellos campos que permitan identificar los hechos, las razones de la petición en que se fundamente la solicitud, escrito o comunicación, así como cualquier otra información o datos necesarios para la resolución que corresponda.
• c) El lugar y fecha.
• d) La firma del/de la interesado/a o representante.
• e) El órgano, servicio o unidad a que se dirige.
• f) La documentación que se presenta.
• g) Las referencias oportunas para asegurar el tratamiento confidencial de los datos de carácter personal contenidos en la solicitud, escrito o comunicación, así como su adecuado uso y su posible cesión por parte del órgano tramitador, de acuerdo con lo establecido en la Ley orgánica 15/1999, de 13 de noviembre, de protección de datos de carácter personal, y demás normativa de desarrollo. Igualmente, se hará referencia expresa al centro directivo que efectúe el tratamiento de dichos datos, así como a la posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

6. Cuando se trate de un asunto de competencia del sector público autonómico de Galicia y se desconozca el órgano, servicio o unidad a que se dirige, el personal de las oficinas de registro ofrecerá al/a la interesado/a información precisa para que pueda identificar al destinatario.

7. Si la persona encargada del registro advirtiera discrepancia entre los documentos relacionados en la solicitud, escrito o comunicación, y los efectivamente presentados, lo hará constar mediante diligencia en el asiento y en el recibo de presentación.

Artículo 14 Recepción y asiento registral

1. Deberá practicarse asiento de presentación respecto de toda solicitud, escrito o comunicación que se reciba en las oficinas de registro, salvo en los casos previstos en el siguiente artículo.

2. Si en el momento de la recepción de la solicitud, escrito o comunicación, existiera imposibilidad material o técnica para realizar el asiento, se procederá de manera manual haciendo constar esta circunstancia en el asiento que con posterioridad se practique.

Artículo 15 Documentos que no serán objeto de registro

1. No serán objeto de registro:

• a) Los documentos que tengan carácter publicitario, comercial o análogo, aunque se especifique su destino.
• b) Los paquetes u objetos que se adjunten al documento de remisión de estos.
• c) Los documentos que se incorporen como anexo a una solicitud, a un escrito o a una comunicación, sin perjuicio del derecho del/de la ciudadano/a a que quede constancia de su presentación.
• d) Los documentos o escritos anónimos, salvo que se trate de denuncias u otros supuestos en que así se prevea expresamente.
• e) Aquellas solicitudes, escritos y documentos que carezcan absolutamente de los requisitos legalmente establecidos, sin perjuicio de que, en el caso de presentación en una oficina de registro, el/la empleado/a público/a encargado/a de ella advierta al/a la ciudadano/a de dichas carencias y lo asista indicándole como enmendarlas.
• f) Las comunicaciones o notas interiores entre órganos, servicios y unidades, servidas por la misma oficina de registro de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia o de sus entidades públicas instrumentales.

2. Cuando concurra alguna de las circunstancias previstas en el punto anterior, el/la ciudadano/a podrá requerir que se le entregue una diligencia escrita en la que se especificará la persona que denegó el registro y la oficina de que se trate, la fecha y hora del intento de presentación, la identidad del/de la ciudadano/a, un resumen del contenido del documento y el destinatario. Se dejará constancia de esta incidencia mediante diligencia en la aplicación informática del registro.

Artículo 16 Documentos remitidos por telegrama, burofax o fax

1. Las solicitudes, escritos y comunicaciones que se reciban por telegrama y burofax, así como por servicios de características similares que comporten acreditación fidedigna del contenido del mensaje y de su remisión y recepción, deberán ser registrados siempre que no estén incluidos en alguno de los supuestos establecidos en el artículo 15, y les serán de aplicación las normas previstas en el artículo 17, en lo tocante al registro de entrada y salida.

2. Las solicitudes, escritos y comunicaciones que se reciban por fax deberán ser registrados cuando así lo prevea la normativa específica y siempre que no estén incluidos en alguno de los supuestos establecidos en el artículo 15, y les serán de aplicación las normas previstas en el artículo 17, en lo tocante a registro de entrada y salida.

Artículo 17 Contenido de los asientos registrales

1. Además de la numeración de entrada o de salida de cada oficina de registro, el sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número de registro general, epígrafe expresivo de su naturaleza, es decir, si es de entrada o salida, fecha de entrada o de salida, fecha y hora de su presentación por el/la interesado/a, identificación del/de la interesado/a, órgano administrativo remitente, si procede, y persona, órgano, servicio o unidad a que se envía, así como una breve referencia al contenido de la solicitud, escrito o comunicación que se registra.

El número de registro es un código secuencial generado automáticamente por el sistema.

2. A fin de hacer un seguimiento de las solicitudes, escritos o comunicaciones, además de la anotación registral, se incorporará progresivamente a ellos un código de verificación segura.

Artículo 18 Validación mecánica y recibo acreditativo de la presentación

1. La validación mecánica o sellado de entrada inicial o salida se hará constar en la primera página de la solicitud, escrito o comunicación, de acuerdo con las normas en materia de identidad corporativa. En ella se reflejará, como mínimo, la oficina de registro de que se trate, la fecha y hora de presentación y el número de entrada o salida que se le asigne al documento.

2. Cuando la solicitud, escrito o comunicación vayan acompañados de una copia, sobre la primera página de esta se imprimirá, previa comprobación de la exacta coincidencia con el original, idéntica validación mecánica que la prevista en el punto anterior, que servirá como recibo acreditativo de su presentación.

3. Cuando el/la interesado/a no adjunte copia, el personal de registro podrá optar entre expedir un recibo acreditativo en el que se hará constar la identificación de la oficina de registro, la fecha y hora de presentación, el número de registro, el remitente, el destinatario y un extracto del contenido de la solicitud, escrito o comunicación que se registre; o bien realizar una copia de la solicitud, escrito o comunicación sobre la cual se hará constar la misma validación mecánica o sellado que la prevista en el punto primero de este artículo.

4. En el caso de fallo técnico u otras circunstancias que puedan impedir la correcta recepción por parte de un/de una ciudadano/a del recibo de registro, se le entregará a este una copia sellada de la solicitud, escrito o comunicación, con la fecha y hora de presentación, sin perjuicio de la que posteriormente se le comunique el número de registro.

Artículo 19 Tratamiento de la documentación

Las solicitudes, escritos o comunicaciones de particulares o de otras administraciones públicas que se presenten o que se reciban en el Registro General o en los registros auxiliares de la Comunidad Autónoma de Galicia serán registrados de entrada mediante la anotación correspondiente.

Una vez registrados serán remitidos al órgano administrativo competente de la siguiente forma:

• a) En el caso de que el órgano competente se sirva de la Oficina de Registro General o de sus oficinas de registros auxiliares no deberá realizarse anotación de salida en el registro emisor ni de entrada en el órgano destinatario o competente, salvo las comunicaciones oficiales, en que sí habrá que realizar un asiento de salida y un nuevo asiento de entrada en el registro receptor.

  Deberá asegurarse, en cualquier caso, su seguimiento a través de la distribución de las herramientas o sistemas informáticos de que se dote, a tal efecto, garantizándose la entrega inmediata en el órgano competente.

• b) En el caso de que el órgano competente pertenezca a otra Administración pública de las previstas en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, la solicitud, escrito o comunicación será registrado de salida en el Registro General o en el auxiliar y remitido en el plazo máximo de dos días hábiles al órgano destinatario o competente.

Artículo 20 Derecho a no presentar documentos

De conformidad con lo establecido en el artículo 35.f) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, los/as ciudadanos/as, en sus relaciones con la Administración general de la Comunidad Autónoma y con sus entidades públicas instrumentales, tendrán derecho a no presentar documentos que ya consten en su poder.

Para hacer efectivo este derecho, deberán especificar la fecha en que se presentaron los documentos y el órgano al que los dirigieron, siempre que no hayan transcurrido más de cinco años desde la finalización del procedimiento, servicio o actuación administrativa en que se presentaron.

Artículo 21 Autorización de solicitud directa de documentos y certificaciones

1. Cuando en la instrucción de los procedimientos deban ser presentados documentos o certificaciones que deban ser emitidos por otras entidades públicas distintas de la Administración pública de la Comunidad Autónoma de Galicia, los/as interesados/as deberán otorgar su autorización expresa si desean que los datos objeto de aportación puedan ser solicitados directamente en su nombre por el órgano tramitador.

2. Las comunicaciones se realizarán preferentemente por medios electrónicos, en las condiciones y con las garantías establecidas en el Decreto 198/2010, de 2 de diciembre, por el que se regula el desarrollo de la Administración electrónica en la Xunta de Galicia y en las entidades de ella dependientes.

3. De no prestarse el consentimiento referido en el punto primero, estos documentos o certificaciones deberán ser presentados por los/as interesados/as.

Artículo 22 Funciones de expedición de copias selladas y compulsadas

1. Las oficinas de registro de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y las de sus entidades públicas instrumentales deberán expedir copia sellada de los documentos originales presentados en los registros y que se dirijan a cualquiera de las administraciones que contempla el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, siempre y cuando dichos originales deban adjuntarse a los procedimientos, servicios o actuaciones administrativas.

2. Las oficinas de registro de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y las de sus entidades públicas instrumentales deberán compulsar las copias de los documentos originales que se presenten en los mencionados registros y que se dirijan a cualquiera de las administraciones que recoge el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, siempre y cuando dichas copias compulsadas deban adjuntarse a los procedimientos, servicios o actuaciones administrativas.

Artículo 23 Documentos originales

1. Cuando las normas reguladoras del correspondiente procedimiento, servicio o actuación administrativa requieran la aportación de documentos originales, los/as ciudadanos/as tendrán derecho a que el registro les expida en el momento de la presentación una copia sellada del documento original. Esta copia deberá ser presentada por la persona interesada.

2. Los/as empleados/as públicos/as adscritos al Sistema Único de Registro de la Xunta de Galicia cotejarán la copia y el documento original, comprobando la identidad de sus contenidos, unirán el documento original a la solicitud, escrito o comunicación a que se adjunte, para su remisión al órgano destinatario, y le entregarán la copia a la persona interesada con un sello en que consten los siguientes datos:

• a) Fecha de entrega del documento original y lugar de presentación.
• b) Órgano destinatario del documento original.
• c) Extracto del objeto del procedimiento, servicio o actuación administrativa, para cuya tramitación se presenta.

3. La copia sellada acreditará que el documento original se encuentra en poder de la Administración, y será válida a efectos del ejercicio por la ciudadanía del derecho reconocido en el artículo 35.f) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, así como para solicitar, en su caso, la devolución del documento original una vez finalizado el procedimiento, servicio o actuación administrativa, o de acuerdo con lo que disponga la normativa de aplicación.

4. La oficina de registro llevará un registro expresivo de las copias selladas que expida, en el cual anotará los datos señalados en el número 2.

Artículo 24 Presentación de copias y régimen de compulsas

1. En los supuestos en que las normas reguladoras de un procedimiento, servicio o actuación administrativa requieran la aportación de copias compulsadas de documentos originales, las personas interesadas podrán ejercer su derecho a la inmediata devolución de estos últimos por los registros en que se presente la solicitud, escrito o comunicación, con independencia del órgano o Administración destinatario.

2. Los/as empleados/as públicos/as adscritos al Sistema Único de Registro de la Xunta de Galicia realizarán el cotejo de los documentos y copias, comprobando la identidad de sus contenidos, devolverán el documento original al/a la ciudadano/a y unirán la copia, con un sello o acreditación de compulsa, a la solicitud, escrito o comunicación a que se adjunte, para su remisión al destinatario.

El sello o acreditación de compulsa expresará la fecha en que se practicó, así como la identificación del órgano y de la persona que expiden la copia compulsada.

3. La copia compulsada de un documento original presentado por los/as interesados/ as tendrá la misma validez que el original en el procedimiento, servicio o actuación administrativa concreta de que se trate, sin que, en ningún caso, acredite la autenticidad del documento original.

4. Para el ejercicio de este derecho el/la ciudadano/a deberá presentar, junto con el documento original, una copia del mismo.

5. En el acceso a las actividades de servicios, en el caso de documentos emitidos por una autoridad competente según la definición de esta establecida por el artículo 3, número 12, de la Ley 17/2009, de 23 de noviembre, sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio, no se exigirá la presentación de documentos originales o copias compulsadas ni traducciones juradas, salvo en los casos previstos por la normativa comunitaria, o justificados por motivos de orden público y de seguridad pública. No obstante, la autoridad competente podrá solicitar de otra autoridad competente la confirmación de la autenticidad del documento presentado.

Artículo 25 Solicitud de copias auténticas

1. Al margen del supuesto previsto en el artículo anterior, los/as ciudadanos/as podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que fueran emitidos válidamente por los órganos de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y las entidades del sector público incluidas en el ámbito de aplicación de este decreto.

2. Las copias auténticas de los documentos públicos administrativos tienen la misma validez y eficacia que estos, y surten idénticos efectos frente a las administraciones públicas y a los/as interesados/as.

3. La expedición se le solicitará al órgano que emitió el documento original. A estos efectos, debe formularse una petición individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que proceda, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular una solicitud genérica sobre una materia o conjunto de materias. Dicho órgano expedirá copia, previa comprobación en sus archivos de la existencia del original y de los datos en él contenidos.

En el supuesto de que, por el tiempo transcurrido, el documento original o los datos en él contenidos consten en un archivo general, histórico u organismo similar, la solicitud será cursada al correspondiente archivo para la expedición, en su caso, de la copia auténtica.

4. La copia auténtica podrá consistir en la transcripción íntegra del contenido del documento original o en una copia realizada por cualquier medio informático, electrónico o telemático. En ambos casos figurará la acreditación de la autenticidad de la copia identificando el órgano, archivo u organismo que la expide y la persona responsable de la expedición.

5. La copia auténtica de aquellos documentos que contengan datos nominativos podrá ser solicitada por los/as titulares de tales datos o por terceros que acrediten un interés legítimo en su obtención. Cuando el documento contenga datos personales que pudieran afectar a la intimidad de los titulares, la copia solo podrá ser solicitada por estos. Si los datos contenidos en el documento afectaran también a la intimidad de personas diferentes del/de la solicitante, sólo se expedirá la copia previo consentimiento de las restantes afectadas.

6. La solicitud podrá ser denegada por resolución motivada que pondrá fin a la vía administrativa cuando concurran razones de protección del interés público o de protección de intereses de terceros, cuando así lo disponga una norma legal o reglamentaria y, en todo caso, en los siguientes supuestos:

• a) Inexistencia o pérdida del documento original o de los datos en él contenidos.
• b) Copias de documentos emitidos en el curso de la investigación sobre delitos, cuando la expedición de la copia pudiera poner en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se están realizando.
• c) Copias de documentos que contengan información sobre materias protegidas por el secreto comercial o industrial.
• d) Copias de documentos que contengan datos sanitarios personales, en aquellos casos en que las disposiciones específicas que los rigen impidan ejercer el derecho de acceso.

7. En el plazo máximo de un mes contado desde la recepción de la solicitud deberán expedirse las copias auténticas o notificarse la resolución que las deniegue.

Artículo 26 Promoción de la utilización de medios electrónicos en los registros presenciales

Sin perjuicio del desarrollo y extensión del registro electrónico, según lo dispuesto en las disposiciones transitorias primera y tercera de este decreto, hasta alcanzar el ciclo completo de tramitación electrónica de los procedimientos, servicios o actuaciones administrativas, y al objeto de facilitar a los/as ciudadanos/as la utilización de las nuevas tecnologías en sus relaciones con la Administración autonómica, la Xunta de Galicia desarrollará e impulsará el uso de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos en las oficinas de registro.

A estos efectos:

• a) Se dotarán las oficinas de registro de las herramientas necesarias para la captura de información de las solicitudes, escritos y comunicaciones que se presenten en soporte papel, así como de los documentos que las acompañen.
• b) Se fomentará de forma especial la formación del personal del registro a fin de facilitar el cumplimiento de sus funciones.
• c) Se extenderá el uso de la firma electrónica entre el personal del registro a fin de facilitar el cumplimiento de sus funciones.
• d) Se promoverá, en las oficinas de registro, la creación de unidades especializadas en la digitalización, compulsa y tratamiento de la documentación en soporte electrónico.
• e) Se pondrán a disposición del público, en las principales oficinas de registro de la consellería competente en materia de administraciones públicas, terminales informáticas habilitadas para que se puedan usar los servicios electrónicos de las administraciones públicas.
• f) La remisión de la documentación complementaria presentada en formato papel será sustituida por una copia compulsada electrónicamente o digitalizada certificadamente, en los supuestos en que las normas reguladoras de un procedimiento, servicio o actuación administrativa lo requieran.

Artículo 27 Garantías generales de la utilización de soportes y medios electrónicos en las oficinas de registro presencial

1. Cuando en las oficinas de registro se utilicen soportes y medios electrónicos, se adoptarán medidas técnicas y de organización necesarias que aseguren la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de la información. Dichas medidas de seguridad deberán tener en cuenta el estado de la tecnología y ser proporcionales a la naturaleza de los datos y de los tratamientos y a los riesgos a que estén expuestos.

2. Las medidas de seguridad aplicadas a los soportes y medios electrónicos utilizados en las oficinas de registro de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y demás entidades recogidas en el presente decreto deberán cumplir con lo dispuesto en el Real decreto 3/2010, de 8 de enero, que regula el esquema nacional de seguridad en el ámbito de la Administración electrónica y, en particular, garantizarán:

• a) La restricción de su utilización y del acceso a los datos e informaciones en ellos contenidos a las personas autorizadas.
• b) La prevención de alteraciones o pérdidas de los datos e informaciones.
• c) La protección de los procesos informáticos frente a manipulaciones no autorizadas.

Artículo 28 Digitalización certificada de solicitudes, escritos o comunicaciones en soporte papel

1. Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital, fiel e íntegra.

2. Las solicitudes, escritos o comunicaciones, así como los documentos que los acompañen, que tengan el carácter de originales y fueran presentados en los registros incluidos dentro del ámbito de aplicación del presente decreto, serán digitalizados certificadamente por el personal del registro en los supuestos en que las normas reguladoras de un procedimiento, servicio o actuación administrativa lo requieran.

3. La digitalización certificada se realizará conforme a lo establecido en el protocolo de digitalización previsto en desarrollo de lo dispuesto en el Decreto 198/2010, de 2 de diciembre, por el que se regula el desarrollo de la Administración electrónica en la Xunta de Galicia y en las entidades de ella dependientes.

Artículo 29 Compulsa electrónica de documentos originales en papel

1. La compulsa electrónica de documentos es un procedimiento seguro de digitalización de la documentación de originales en papel que produce una copia electrónica del documento original, utilizando para ello la firma electrónica avanzada de un empleado público de la Xunta de Galicia o de alguna de las entidades reconocidas en el presente decreto, que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia electrónica. A estos efectos, debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el artículo 31 del Decreto 198/2010, de 2 de diciembre, para los procedimientos gestionados electrónicamente.

2. Se procurará sustituir la documentación que deba compulsarse en papel por la compulsa electrónica.

3. Serán competentes para la compulsa electrónica de los documentos los/as empleados/as públicos adscritos al Sistema Único de Registro de la Xunta de Galicia. Estas personas se asegurarán de que el fichero electrónico se forma sin alterar el contenido de los documentos que se compulsan.

4. Los documentos originales, una vez compulsados electrónicamente, se devolverán a los/as interesados/as o a quienes los presentaron.

Artículo 30 Formato y validez de los documentos compulsados electrónicamente

1. Los documentos compulsados electrónicamente tendrán la misma validez que el documento original en el procedimiento concreto de que se trate, sin que, en ningún caso, acredite la autenticidad del documento original.

2. Los documentos compulsados electrónicamente se almacenarán utilizando el formato que se determine en el protocolo de compulsa electrónica, que se debe desarrollar de conformidad con lo establecido en el Decreto 198/2010, de 2 de diciembre.

3. El certificado utilizado para firmar el documento compulsado electrónicamente deberá permitir identificar al/a la empleado/a público/a que realiza la compulsa electrónica, así como la fecha y la hora de la compulsa de acuerdo con el horario oficial.

Artículo 31 Archivo de documentos electrónicos

La Xunta de Galicia deberá desarrollar sistemas de almacenamiento que aseguren la fecha de entrada, su integridad, disponibilidad y confidencialidad, así como el acceso a ellos mediante un localizador único, de conformidad con la disposición adicional sexta.

Artículo 32 Recibo de presentación en la incorporación de los medios electrónicos a los registros presenciales

Cuando el/la ciudadano/a efectúe la presentación de solicitudes, escritos o comunicaciones en soporte papel, a los que se apliquen medios electrónicos de conversión, el recibo se expedirá de acuerdo con los requisitos expresados en el artículo 42 del presente decreto.

Artículo 33 Derecho a no presentar documentos que ya estén en poder de la Administración en soporte electrónico

En los términos señalados por los artículos 6.2.b) y 9 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, los ciudadanos tienen derecho a no presentar aquellos documentos e informaciones que consten en poder de cualquier Administración pública, siempre que la información se encuentre en soporte electrónico.

A fin de dar plena satisfacción a este derecho, la Comunidad Autónoma de Galicia deberá suscribir los convenios oportunos con otras administraciones públicas o entidades públicas y privadas, de manera que la información necesaria sea accesible o pueda transmitirse por medios electrónicos, garantizándose, en todo caso, el pleno respecto a la normativa sobre protección de datos personales. En el supuesto de que no sea posible acceder a los documentos que consten en otras administraciones, se pondrá tal supuesto en conocimiento del interesado a efectos de que los presente.

Artículo 34 Registro electrónico de la Administración general de la Comunidad Autónoma y de sus entidades públicas instrumentales

1. El registro electrónico de la Xunta de Galicia previsto en el artículo 11 del Decreto 198/2010, de 2 de diciembre, se configura como un instrumento utilizado para la presentación o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones que se realizan por vía electrónica. El registro electrónico se integra en el Sistema Único de Registro que depende de la consellería competente en materia de administraciones públicas, es único y de acceso libre y gratuito en la sede electrónica de la Xunta de Galicia.

2. El acceso de los/as interesados/as al registro electrónico estará disponible a través de la sede electrónica de la Xunta de Galicia, en la dirección https://sede.xunta.es.

3. No tendrán la condición de registro electrónico los buzones de correo electrónico corporativo asignado a los/as empleados/as públicos o a los órganos, servicios o unidades, ni tampoco los dispositivos de recepción de fax u otros canales electrónicos no integrados con el registro electrónico, salvo en los supuestos expresamente previstos en el ordenamiento jurídico.

Artículo 35 Voluntariedad de la presentación electrónica

1. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones por medio del registro electrónico de la Xunta de Galicia tendrá carácter voluntario para el/la ciudadano/a, y será alternativa a la utilización de los canales de presentación presencial señalados en el artículo 24.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

2. En cada procedimiento, servicio o actuación administrativa el órgano competente podrá establecer reglamentariamente su obligatoriedad a determinados interesados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

Artículo 36 Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones

1. El registro electrónico permitirá la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones normalizados, entendiéndose como tales aquellos habilitados a esos efectos, de conformidad con lo establecido en el artículo 21 del Decreto 198/2010, de 2 de diciembre.

2. El registro electrónico permitirá la recepción de cualquier solicitud, escrito o comunicación distintos de los mencionados en el punto anterior, dirigidos a cualquier órgano o entidad de los incluidos en el ámbito de aplicación del presente decreto, siempre que el interesado presente todos los datos necesarios para la anotación del asiento, tal como recoge el artículo 40, y necesariamente se empleen los formatos de archivos electrónicos que defina la consellería competente en materia de administraciones públicas para estos fines.

3. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones podrá realizarse en el registro electrónico todos los días del año, durante las veinticuatro horas.

Véase D [GALICIA] 25/2020, 13 febrero, por el que se regula la ampliación de los plazos de presentación de solicitudes, recursos administrativos, escritos, comunicaciones y documentos en caso de determinadas incidencias técnicas que imposibiliten el funcionamiento ordinario de la sede electrónica de la Xunta de Galicia («D.O.G.» 27 febrero).LE0000660673_20200228

4. El funcionamiento del Registro Electrónico solamente se podrá interrumpir de manera planificada por motivos justificados de carácter técnico, operativo o relativos a su mantenimiento, y por el tiempo mínimo posible. Esta interrupción se tendrá que anunciar a las personas interesadas con la máxima antelación posible, así como los efectos de la interrupción, con indicación expresa, en su caso, de la prórroga de los plazos de inminente vencimiento que se hubiera acordado.

En procedimientos administrativos de competencia de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia o de las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico, en caso de interrupción no planificada motivada por incidencias técnicas que imposibilitasen el funcionamiento ordinario del Registro Electrónico, podrá acordarse la ampliación de plazos en los términos previstos en el artículo 32 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas. De producirse tales incidencias en el día de vencimiento del plazo fijado para la presentación de solicitudes, recursos administrativos, escritos, comunicaciones y documentos, se estará a lo dispuesto en el Decreto 25/2020, de 13 de febrero, por el que se regula la ampliación de los plazos de presentación de solicitudes, recursos administrativos, escritos, comunicaciones y documentos en el caso de determinadas incidencias técnicas que imposibiliten el funcionamiento ordinario de la sede electrónica de la Xunta de Galicia.

LE0000660673_20200228Número 4 del artículo 36 redactado por la disposición final primera del D [GALICIA] 25/2020, 13 febrero, por el que se regula la ampliación de los plazos de presentación de solicitudes, recursos administrativos, escritos, comunicaciones y documentos en caso de determinadas incidencias técnicas que imposibiliten el funcionamiento ordinario de la sede electrónica de la Xunta de Galicia («D.O.G.» 27 febrero).Vigencia: 28 febrero 2020

Artículo 37 Documentación complementaria

1. Podrán incorporarse por vía electrónica, como documentación complementaria a toda presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, los documentos necesarios para la tramitación del procedimiento que cumplan los requisitos establecidos en el artículo 27 del Decreto 198/2010, de 2 de diciembre, por el que se regula el desarrollo de la Administración electrónica en la Xunta de Galicia y en las entidades de ella dependientes, así como en la normativa de desarrollo.

2. En la sede electrónica de la Xunta de Galicia se publicará la relación de formatos, protocolos y tamaño máximo admitido de los documentos complementarios para cada procedimiento.

3. Siempre que se realice la presentación por vía electrónica de documentos separadamente al formulario principal, el/la interesado/a deberá presentar el número de expediente o, en su defecto, el número o el código único de registro a que se refiere el artículo 17 de este decreto.

4. Aquellos documentos no disponibles en formato electrónico y que por su naturaleza no sean susceptibles de aportación en un formato electrónico válido, utilizando el sistema de copia digitalizada del artículo 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, deberán presentarse a través de las vías previstas en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Artículo 38 Copias digitalizadas de los documentos presentadas por los ciudadanos

1. Los/as interesados/as podrán adjuntar a los expedientes no electrónicos, en cualquier fase del procedimiento, servicio o actuación administrativa, copias digitalizadas de los documentos, en las condiciones establecidas en el Decreto 198/2010, de 2 de diciembre.

Las copias digitalizadas presentadas garantizarán la fidelidad con el original bajo la responsabilidad del/de la ciudadano/a que, mediante la utilización de su firma electrónica avanzada, deberá firmar los documentos incorporados. La Administración pública podrá solicitar del correspondiente archivo el cotejo del contenido de las copias presentadas. Ante la imposibilidad de este cotejo y con carácter excepcional, podrá requerirle al ciudadano la exhibición del documento original para el cotejo de la copia electrónica presentada. La aportación de tales copias implica la autorización a la Administración para que acceda y trate la información personal contenida en los correspondientes documentos. Las mencionadas imágenes electrónicas carecerán de carácter de copia auténtica.

2. Las copias digitalizadas presentadas por los/as ciudadanos/as deberán ajustarse a los formatos y estándares aprobados para tales procesos en el mapa de interoperabilidad de las administraciones gallegas, que estarán disponibles en la sede electrónica de la Xunta de Galicia. En el caso de incumplimiento de este requisito, se requerirá al interesado para la subsanación del defecto advertido, en los términos establecidos en el artículo 71 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Artículo 39 Rechazo de documentación

1. El sistema informático del registro electrónico podrá rechazar los documentos electrónicos que se presenten en las siguientes circunstancias:

• a) Cuando contengan código malicioso o dispositivo susceptible de afectar a la integridad o seguridad del sistema.
• b) En el caso de utilización de documentos normalizados, cuando no se cubran los campos requeridos como obligatorios en la resolución de aprobación del correspondiente documento o cuando contengan incongruencias u omisiones que impidan su tratamiento.
• c) Cuando no se empleen los formatos, protocolos y tamaños máximos expresamente indicados para el procedimiento o aquellos permitidos con carácter general para todos los procedimientos.
• d) Cuando el interesado no emplee ninguna de las formas de identificación o autenticación previstas para realizar una interacción completa con el registro electrónico.
• e) Cuando se trate de documentos que deban presentarse en registros electrónicos específicos y no estén técnicamente establecidas las conexiones telemáticas con ellos.
• f) Cuando se dirijan a otras administraciones públicas, sin perjuicio de lo dispuesto en el número 2 del artículo 2 del presente decreto.

2. En los casos previstos en el punto anterior, no se tendrá por presentado el documento y, en el mismo proceso o trámite electrónico, se le facilitará al/a la interesado/a un justificante con valor auténtico en el que se recojan las circunstancias que motivan el rechazo. Cuando ello fuera posible, también se le indicarán los medios de subsanación de tales deficiencias y canales alternativos para la presentación. El justificante de rechazo podrá seguir la estructura definida para los recibos de presentación definidos en el artículo 42, sin que, en ningún caso, pueda confundirse o llevar a error con el justificante de una presentación correcta.

3. Cuando, concurriendo las circunstancias previstas en el número 1, el registro electrónico no produjera el rechazo automático, el órgano administrativo competente requerirá la correspondiente enmienda, advirtiendo que, de no ser atendido el requerimiento, se considerará desistido de su petición o decaído en el trámite correspondiente, según lo dispuesto en los artículos 71.1 y 76.3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Artículo 40 Anotaciones de los asientos en el registro electrónico

1. La recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones dará lugar a los asientos correspondientes en el registro, y se utilizarán medios electrónicos seguros para la realización de los asientos y para su consulta.

2. Por cada recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, el sistema informático soporte del registro electrónico de la Xunta de Galicia realizará un asiento de entrada o de salida y asociará a cada asiento la documentación complementaria presentada o remitida, especificando el número y denominación de los documentos adjuntos.

3. El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número de registro, epígrafe expresivo de su naturaleza, es decir, si es de entrada o salida, fecha y hora de su presentación o remisión, fecha y hora de su presentación por el/la interesado/a, identificación del/de la interesado/a, órgano administrativo remitente, si procede, persona, órgano, servicio o unidad a que se envía y, si procede, una referencia al número de expediente, así como una breve referencia al contenido o resumen electrónico acreditativo del contenido de la solicitud, escrito o comunicación que se registra.

El número de registro es un código secuencial generado automáticamente por el sistema.

Artículo 41 Interconexión, coordinación, disponibilidad y autenticidad en el registro electrónico

1. El registro electrónico se integra en el Sistema Único de Registro de la Xunta de Galicia, de acuerdo con lo previsto en el artículo 3 del presente decreto.

2. En la remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones que se realice a través del registro electrónico, se adoptarán las medidas de seguridad necesarias para evitar la interceptación y alteración de las comunicaciones, el no repudio, los accesos no autorizados, y para garantizar la protección de los datos de carácter personal, de conformidad con la normativa de protección de datos y con lo dispuesto en el Real decreto 3/2010, de 8 de enero, que regula el esquema nacional de seguridad.

3. Asimismo, el sistema informático soporte del registro electrónico informará a todos aquellos órganos de la Administración y a los/as ciudadanos/as directamente interesados que deseen acceder a él de que la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones, de forma electrónica, supone la comunicación de sus datos personales a los órganos administrativos o entidades competentes para su recepción y tramitación.

4. Mediante convenios de colaboración suscritos entre las administraciones públicas se establecerán sistemas de intercomunicación y coordinación de registros que garanticen la compatibilidad informática, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de las solicitudes, escritos y comunicaciones que presenten en cualquiera de los registros, así como de los documentos que los acompañen.

Artículo 42 Recibo acreditativo de presentación en el registro electrónico

1. Una vez completado todo el proceso de presentación de una solicitud, escrito o comunicación, por cada asiento de entrada realizado, el registro electrónico emitirá un recibo firmado electrónicamente, que contendrá la identificación de la oficina de registro, el número de registro asignado, la fecha y hora de presentación, el/la remitente, el destinatario y una copia autentificada del escrito, solicitud o comunicación de que se trate. Será admisible, a estos efectos, la reproducción literal de los datos introducidos en el formulario de presentación, así como un índice y un resumen electrónico de los documentos que, en su caso, acompañen a dicha presentación, seguida de la huella electrónica de cada uno de ellos.

2. A efectos de proporcionar las mayores facilidades a los actores implicados, el recibo indicado en el punto anterior será un documento electrónico que incorporará dos firmas electrónicas: una basada en certificado electrónico y otra basada en código seguro de verificación. La impresión del recibo mantendrá su validez por la incorporación del código seguro de verificación.

3. En caso de fallo técnico u otras circunstancias que puedan impedir la correcta recepción por parte de un/a ciudadano/a del recibo del registro, la sede electrónica habilitará el mecanismo necesario para que el/la ciudadano/a afectado pueda recuperar dicho recibo de presentación previa identificación en la sede. El recibo de presentación es el elemento que garantiza que la presentación se produjo y fue completa. La no obtención del recibo faculta al/a la interesado/a para entender que la presentación electrónica no se produjo.

Artículo 43 Cómputo de plazos

1. El registro electrónico de la Xunta de Galicia estará en funcionamiento durante las veinticuatro horas del día, todos los días del año. La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones podrá realizarse en el registro electrónico durante las veinticuatro horas de todos los días del año.

2. El registro electrónico se regirá, a efectos de cómputo de los plazos imputables tanto a los/as interesados/as como a las administraciones públicas, por la fecha y la hora oficial de la sede electrónica de acceso, que será la de la Comunidad Autónoma de Galicia. La sede electrónica mostrará en lugar fácilmente visible la fecha y hora oficial, que será la que conste como fecha y hora de la operación, y se adoptarán las medidas precisas para asegurar su integridad. Las personas interesadas podrán manifestar su discrepancia respecto a dichas fecha y hora en el acto mismo de presentación de los correspondientes formularios.

3. Para el cómputo del plazo fijado en días hábiles o naturales, y por lo que se refiere al cumplimiento de plazos por los/as interesados/as, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada a primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil. A estos efectos, en el asiento de entrada se inscribirán como fecha y hora de presentación aquellas en las cuales se produjo efectivamente la recepción, que constarán como fecha y hora de entrada.

El registro electrónico especificará el calendario de días inhábiles relativo a sus procedimientos, servicios y actuaciones administrativas, que será el que se determine en el decreto anual publicado en el Diario Oficial de Galicia por la Xunta de Galicia.

4. El inicio del cómputo de los plazos que deben cumplir los órganos administrativos vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el propio registro o, en el su puesto de documentos no normalizados, por la fecha y hora de entrada en el registro del destinatario. En todo caso, la fecha efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó la solicitud, escrito o comunicación.

5. La presentación electrónica de solicitudes, escritos y comunicaciones en ningún caso alterará la distribución de competencias para la resolución de los correspondientes procedimientos, ni implicará la modificación de los plazos de presentación establecidos en la normativa de aplicación.

6. El registro electrónico no realizará ni anotará salidas de solicitudes, escritos y comunicaciones en días inhábiles.

Véase D [GALICIA] 25/2020, 13 febrero, por el que se regula la ampliación de los plazos de presentación de solicitudes, recursos administrativos, escritos, comunicaciones y documentos en caso de determinadas incidencias técnicas que imposibiliten el funcionamiento ordinario de la sede electrónica de la Xunta de Galicia («D.O.G.» 27 febrero).LE0000660673_20200228

Artículo 44 Exoneración de responsabilidad

En ningún caso, el órgano responsable del registro electrónico responderá del uso fraudulento que los/as usuarios/as del sistema puedan realizar de los servicios prestados mediante administración electrónica. A estos efectos, dichos/as usuarios/as asumen, con carácter exclusivo, la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autenticación en el acceso a estos servicios, el establecimiento de la conexión precisa y la utilización de la firma electrónica, así como de las consecuencias que pudieran derivar del uso indebido, incorrecto o negligente de ellos. Igualmente, será responsabilidad del/de la usuario/a la adecuada custodia y manejo de los ficheros que le sean devueltos por el registro electrónico como recibo de presentación.

Disposición adicional primera Publicidad

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 25.1 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, el texto de este decreto estará disponible para consulta en la sede electrónica de la Xunta de Galicia.

Disposición adicional segunda Relación de oficinas de registro

1. La relación de oficinas de registro existentes en la actualidad es la que se incluye en los anexos I y II del presente decreto.

2. Cuando, como consecuencia de la orden de la consellería competente en materia de administraciones públicas se creen o modifiquen oficinas de registro, se procederá a la permanente actualización de la relación de estas, que estará a disposición de los ciudadanos en el portal institucional www.xunta.es.

Disposición adicional tercera Horarios de apertura al público de las oficinas de registro

1. Excepto lo que se establezca durante la jornada de verano, el horario de funcionamiento de las oficinas de registro e información de los edificios administrativos de Santiago de Compostela en San Caetano, A Coruña (Monelos), Ferrol, Lugo, Ourense, Pontevedra y Vigo será de 7.45 horas a 19.30 horas en los días laborables, y de 9.00 a 14.00 horas los sábados. El horario de atención al público será de 9.00 a 19.00 horas los días laborables, y de 9.00 a 14.00 horas los sábados y los días 24 y 31 de diciembre cuando sean días laborables.

2. El horario de atención al público de las oficinas de información administrativa y atención a la ciudadanía así como las oficinas de registro no previstas en el punto anterior será de 9.00 a 14.00 horas en jornada de lunes a viernes.

3. Las oficinas de registro conveniadas con la Administración de la Comunidad Autónoma de Galicia se ajustarán a sus propios horarios.

Disposición adicional cuarta Procedimientos especiales

En la aplicación de este decreto se tendrán en cuenta las especificidades en materia tributaria y de contratación pública, de acuerdo con sus normas especiales.

Disposición adicional quinta Documentación reservada o protocolaria

No será necesaria la constancia en el Sistema Único de Registro de aquellos documentos que tengan carácter reservado, protocolario o sean meramente constitutivos de correspondencia de particulares, ajena a la gestión de procedimientos, servicios o actuaciones administrativas, que reciban o expidan el presidente de la Xunta de Galicia o las personas titulares de las consellerías.

Disposición adicional sexta Protocolo de archivo

A efectos del artículo 31 de este decreto, el protocolo de archivo pondrá a disposición del Sistema Único de Registro los medios necesarios para la implantación de un sistema de gestión de documentos en soporte electrónico que permita la codificación, clasificación y almacenamiento de los documentos electrónicos para su posterior incorporación a los diferentes expedientes electrónicos regulados en el artículo 33 del Decreto 198/2010, de 2 de diciembre.

Disposición transitoria primera Integración en el Sistema Único de Registro

En el plazo máximo de un año desde la entrada en vigor del presente decreto, las oficinas de registro relacionadas en los anexos I y II deberán integrarse en el Sistema Único de Registro y se les implantará la aplicación informática única a que se refiere el artículo 9.

Las oficinas de registro de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de las entidades públicas instrumentales del sector público autonómico, siempre que la presencia y participación de la Administración sea directa o indirectamente mayoritaria y ejerzan potestades administrativas, que no estén relacionadas en el anexo I del presente decreto se integrarán en el Sistema Único de Registro en el plazo máximo de dos años desde la entrada en vigor del presente decreto.

Disposición transitoria segunda Aplicación de la numeración única

La única numeración correlativa prevista en el artículo 9, así como la validación mecánica y recibo acreditativo de presentación en los registros presenciales previstos en el artículo 18 y el recibo acreditativo de presentación en el registro electrónico previsto en el artículo 42 del presente decreto comenzará a funcionar en los registros integrados en el Sistema Único de Registro de la Xunta de Galicia en el plazo de un año desde la entrada en vigor de este decreto.

Disposición transitoria tercera Digitalización de documentos

La aplicación de los procesos de digitalización de documentos precisos para la aplicación del capítulo III del presente decreto necesitará la puesta en marcha de los protocolos de archivo y documento electrónicos y del protocolo de digitalización y compulsa electrónicas previstos en la disposición final primera del Decreto 198/2010, de 2 de diciembre, por el que se regula el desarrollo de la Administración electrónica en la Xunta de Galicia y en las entidades de ella dependientes. En el plazo de dos años desde la entrada en vigor de los citados protocolos se dotarán las oficinas de registro de los medios tecnológicos necesarios para el desarrollo de estas funciones.

Disposición derogatoria primera

1. Queda derogado el capítulo II del Decreto 164/2005, de 16 de junio, por el que se regulan y determinan las oficinas de registro propias y concertadas de la Administración de la Comunidad Autónoma, se crea el Registro Telemático de la Xunta de Galicia y se regula la atención al ciudadano.

LE0000215623_20111117

2. Quedan derogados los artículos 5, 6 y 7 del Decreto 255/2008, de 23 de octubre, por el que se simplifica la documentación para la tramitación de los procedimientos y se fomenta la utilización de medios electrónicos.

LE0000343625_20111014

Disposición derogatoria segunda

Queda derogada cualquier otra disposición de igual o inferior rango que se oponga a lo establecido en este decreto.

Disposición final primera

Se faculta a la persona titular de la consellería competente en materia de administraciones públicas para dictar cuantas disposiciones sean necesarias para la ejecución y desarrollo de este decreto, así como para modificar, mediante orden, sus anexos.

Disposición final segunda

Se faculta a la persona titular de la consellería competente en materia de administraciones públicas para regular, mediante orden, comunicaciones interiores a las que se refiere el artículo 15.1.f) del presente decreto.

Disposición final tercera

Este decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.