Sumario

En el uso de las tecnologías de la información al servicio de la gestión tributaria merece particular atención la producción por la Administración de documentos electrónicos y su transmisión telemática a y desde las entidades colaboradoras en esa gestión, en sustitución del documento en soporte papel, disponiendo al respecto el artículo 96.5 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria que «los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por la Administración tributaria, o los que ésta emita como copias de originales almacenados por estos mismos medios, así como las imágenes electrónicas de los documentos originales o sus copias, tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por la normativa aplicable». Esta posibilidad es un incentivo para que, en aplicación del principio de eficiencia, y como parte fundamental del proceso de modernización de la Administración Tributaria Canaria, se avance en la potenciación de los archivos digitales ya sea de documentos generados en ese formato o por procesos de conversión que sin duda redundarán en un acceso racionalizado y sin costes a la información, la liberación de espacios físicos, el aumento de la seguridad en la custodia documental y la eliminación de tareas repetitivas y de poco valor añadido relacionadas con el tráfico de documentos en soporte papel.

En virtud de lo dispuesto en el artículo 6.1 y en la Disposición Final Segunda del Decreto 135/2006, de 3 de octubre, por el que se aprueba el sistema automatizado de gestión de ingresos del sistema tributario canario con la denominación M@GIN,

DISPONGO:

Primero.- Objeto y definiciones.

1. La presente Orden tiene por objeto desarrollar el Decreto 135/2006, de 3 de octubre, por el que se aprueba el sistema automatizado de gestión de ingresos del sistema tributario canario con la denominación M@GIN, regulando la generación de documentos electrónicos por los órganos de la Administración Tributaria Canaria a partir de documentos en soporte papel. La presente Orden regula asimismo el archivo de los documentos electrónicos a que la misma se refiere, la asociación archivística de los citados documentos al expediente electrónico correspondiente y la emisión en papel por los órganos competentes de la Administración Tributaria Canaria de copias de dichos documentos y de las condiciones de accesibilidad al documento electrónico original.

2. A los efectos de la presente Orden se establecen las siguientes definiciones:

• a) Documento electrónico: conjunto de registros lógicos almacenado en soporte susceptible de ser leído por equipos electrónicos de procesamiento de datos, que contiene información. El documento electrónico estará constituido por la imagen electrónica de un documento origen en soporte papel, el cual puede ser almacenado, editado, extraído e intercambiado en soporte informático móvil o entre sistemas de tratamiento de información o usuarios como una unidad diferenciada.
• b) Imagen electrónica: es el fichero binario que representa el contenido y soporte de un documento en papel generado mediante un proceso de digitalización, así como del documento electrónico generado en soporte electrónico y que es susceptible de visualización en pantalla. Para que la imagen electrónica de un documento aportado por el ciudadano tenga su misma validez y eficacia será necesario que se obtenga a través del procedimiento que se describe en la presente Orden.
• c) Clave de sellado electrónico: es la secuencia de datos privada y secreta de la Administración Tributaria Canaria que permite la obtención de un código electrónico seguro y exclusivo de esa Administración mediante la aplicación del algoritmo de sellado al conjunto formado por el hash de los datos a sellar y dicha clave de sellado electrónico.
• d) Función hash: es una operación que se realiza sobre un conjunto de datos de cualquier tamaño de forma que el resultado obtenido es otro conjunto de datos de tamaño fijo, independientemente del tamaño original, y que tiene la propiedad de estar asociado unívocamente a los datos iniciales de modo que es imposible encontrar dos mensajes distintos que generen el mismo resultado al aplicar la función hash. El hash o huella digital es el resultado de tamaño fijo que se obtiene tras aplicar una función hash a un mensaje y que cumple la propiedad de estar asociado unívocamente a los datos iniciales.
• e) Código de usuario: es el código alfanumérico personal proporcionado por el Servicio de Informática Tributaria de la Administración Tributaria Canaria al personal de la misma competente para el acceso a sus aplicaciones informáticas. La «palabra de control personal» completa el código de usuario para acceso a las aplicaciones informáticas y es registrada en el sistema informático. Este código de usuario y la palabra de control personal deberán mantenerse bajo exclusivo control de su titular, sin perjuicio de su almacenamiento y custodia por el mencionado Servicio a efectos exclusivamente probatorios.
• f) Expediente electrónico: es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que se el tipo de información que contengan. Constituye la referencia básica del archivo electrónico, quedando integrado por el conjunto ordenado de documentos electrónicos que sirven de antecedentes y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.

Segundo.- Ámbito de aplicación.

La presente Orden será de aplicación a los documentos electrónicos generados por los órganos de la Administración Tributaria Canaria, a partir de documentos originales o de sus copias en soporte papel, en el curso de los procedimientos de aplicación de los tributos, procedimientos sancionadores y demás procedimientos desarrollados por la misma para la aplicación efectiva del sistema tributario canario y de aquellos recursos de naturaleza pública de otras Administraciones y entes públicos cuya gestión se le encomiende por Ley o por Convenio.

Lo previsto en la presente Orden no será de aplicación a los documentos generados en soporte papel por los órganos de la Administración Tributaria Canaria en el ejercicio de sus competencias.

Tercero.- Generación de documentos electrónicos a partir de documentos originalmente en soporte papel.

1. Los documentos electrónicos a que se refiere la presente Orden serán generados mediante procesos de digitalización a partir de documentos originalmente en soporte papel. La generación del documento electrónico se realizará mediante un proceso de digitalización con una resolución de digitalización mínima de 200 por 200 píxeles por pulgada cuadrada. El resultado del proceso de digitalización será un fichero binario, en formato estándar o específico del propio hardware con que se efectúe la digitalización que, en este caso, se convertirá a un formato estándar con la finalidad de homogeneizar y facilitar la utilización posterior de los documentos electrónicos.

A fin de garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos a que se refiere la presente Orden generados mediante un proceso de digitalización, así como su integridad y no manipulación posterior, el resultado de los procesos de digitalización será sometido a los sistemas de control que se establezcan por Resolución de la Dirección General de Tributos, y, una vez conforme con los mismos, se signarán los documentos así obtenidos mediante firma electrónica reconocida de procedimiento cuya utilización sobre la imagen electrónica seleccionada determinará aquella garantía.

2. De los documentos electrónicos generados en los términos previstos en la presente Orden podrán obtenerse copias, las cuales surtirán los mismos efectos y tendrán el mismo valor que los originales. Las imágenes electrónicas obtenidas y que no cumplan aquellos términos surtirán efectos sólo en la actividad interna de la Administración Tributaria Canaria.

Cuarto.- Archivo de los documentos electrónicos.

1. La Administración Tributaria Canaria conservará los documentos electrónicos a que se refiere la presente Orden en soportes de naturaleza electrónica que aseguran la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo.

2. La conservación se realizará mediante un sistema de archivo electrónico con medidas de seguridad que garantizan la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad y protección de los documentos archivados y que permite el acceso posterior por el personal de la Administración Tributaria Canaria facultado al efecto y la prueba de su integridad y autenticidad, tanto del texto de los documentos electrónicos a los que se refiere la presente Orden como del de las firmas asociadas a ellos, así como del mecanismo de firma y la clave pública de la persona que ha firmado.

El sistema de archivo electrónico asegura la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos y en la Ley General Tributaria.

También podrán acceder a un documento obrante en el archivo electrónico los obligados tributarios que ostenten un derecho a tal efecto, implicando en este caso el acceso la notificación efectiva del contenido documental al que se acceda siempre que del mismo quede huella efectiva remanente en el sistema.

3. Los documentos en soporte informático resultantes de la aportación de información o certificados telemáticos por parte de Administraciones públicas o que se obtengan mediante suministro de información con trascendencia tributaria por los obligados a ello han de ser archivados exclusivamente en soporte informático.

Quinto.- Gestión y emisión de copias en papel de los documentos electrónicos.

1. La visualización de un documento electrónico almacenado en la base de datos de la Administración Tributaria Canaria se efectuará por personal de la misma desde los terminales informáticos habilitados para ello y conectados a la red interna de la Administración Tributaria. Para poder visualizar los documentos se ha de disponer de un código de acceso personal e intransferible asignado por la citada Administración y que, además, tenga asociadas las autorizaciones correspondientes para acceder al documento, quedando registrados en el sistema de seguridad de la Administración Tributaria Canaria los accesos efectuados.

2. La emisión de copias en papel de los documentos electrónicos a que se refiere la presente Orden se efectuará a partir de su visualización mediante el proceso previsto en el punto anterior, y tras la comprobación de todas las condiciones anteriormente enumeradas. Una vez visualizado el documento se podrá obtener mediante procedimientos electrónicos de impresión una copia en papel del documento electrónico, que estará compuesta por:

• a) La imagen del documento electrónico.
• b) Diligencia de autenticidad del documento electrónico mostrado, incluyendo el sello electrónico del mismo.
• c) Diligencia de cotejo que firmará el funcionario que emite la copia en papel manifestando que la impresión efectuada es conforme con la imagen del documento electrónico existente en el sistema de información de la Administración Tributaria Canaria visualizada en la pantalla del terminal informático. Esta diligencia de cotejo se podrá realizar tanto manuscritamente como a través de firma electrónica.

La emisión de copias y certificados en forma de documentos o soportes electrónicos deberá contar, para su validez, con la firma electrónica avanzada del funcionario que la expide.