Sumario

La implantación y aplicación efectiva de mecanismos y herramientas propios de la sociedad de la información y muy especialmente de medios telemáticos, informáticos y electrónicos, tanto en las relaciones de los ciudadanos con la Administración Pública como en la propia organización y funcionamiento de ésta, constituye un auténtica preocupación y un objetivo de los poderes públicos y de los más recientes instrumentos normativos. Ello es así hasta el punto que puede hablarse de un verdadero deber de los poderes y Administraciones públicas no solo de dar cumplimiento a los principios señalados sino también de remover los obstáculos normativos y técnicos que impidan o dificulten la consecución de la aludida finalidad.

En esa línea se advierte una inequívoca voluntad de los poderes públicos de incorporar las tecnologías de la sociedad de la información al ejercicio de la fe pública notarial y a la publicidad de los distintos registros dependientes de ellos, con el objeto de agilizar su trabajo y facilitar los trámites que ante ellos deben realizarse.

Asistimos en fechas recientes a la promulgación de importantes instrumentos normativos que han venido a explicitar y concretar la voluntad de los poderes públicos y de la sociedad en su conjunto de dar cumplimiento a las necesidades del desarrollo de la sociedad de la información en relación con el ejercicio de funciones públicas y de la función notarial en particular. Así, pueden destacarse la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social, en la que se regula la incorporación de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la seguridad jurídica preventiva, el Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, que regula los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos, la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de normas reguladoras de firma electrónica y la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

Mención especial merece el Real Decreto 398/2007, de 23 de marzo, por el que se desarrolla la Ley 20/2005, de 14 de noviembre, reguladora del Registro de contratos de seguro con cobertura de fallecimiento, en el que se regula el procedimiento por el que los Notarios han de obtener por vía telemática los certificados que emite el Registro de contratos de seguro.

El Registro de Actos de Última Voluntad, regulado en el Anexo II del Decreto de 2 de junio de 1944, por el que se aprueba el Reglamento de la Organización y Régimen del Notariado, en sus relaciones con los fedatarios públicos, debe igualmente incorporar esas nuevas tecnologías cuya utilización debe generalizarse en todos los registros administrativos como forma de satisfacer las exigencias legales citadas.

Por lo anterior, el Registro de Actos de Última Voluntad, ya creado, regulado normativamente y con más de cien años de funcionamiento, únicamente precisa de un instrumento técnico que articule las relaciones entre los funcionarios encargados de su gestión y los profesionales oficiales depositarios de la fe pública notarial con el fin de facilitar la solicitud y expedición telemática de certificaciones.

En su virtud, esta Dirección General, al amparo de lo previsto en los artículos 309 y 313.1 del Reglamento Notarial, 106 y siguientes de la Ley 24/2001, de la Ley 11/2007, de lo dispuesto en el Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero y en el artículo 21.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, se aprueba la presente Instrucción dividida en los siguientes apartados:

Primero. Obtención de la certificación.-

Los funcionarios encargados del Registro de Actos de Última Voluntad deberán facilitar que los Notarios, en ejercicio de sus funciones, puedan solicitar y obtener telemáticamente certificaciones del Registro, en virtud de lo dispuesto en el artículo 5 del Anexo II del Decreto de 2 de junio de 1944, por el que se aprueba el Reglamento Notarial. Para ello, deberán adoptarse las medidas necesarias para que el Sistema de Información Corporativo del Consejo General del Notariado esté debidamente conectado telemáticamente con el Registro de Actos de Última Voluntad mediante procedimientos seguros y exclusivos.

El procedimiento para la expedición telemática de certificaciones del Registro de Actos de Última Voluntad será el siguiente:

• i. Se iniciará mediante solicitud del Notario correspondiente, a través del Sistema de Información Corporativo del Consejo General del Notariado.
• ii. El Notario no cursará ninguna solicitud si previamente no se le ha aportado y exhibido por el interesado el preceptivo certificado de defunción de la persona cuya última voluntad se pretenda conocer. El Notario dará fe de que los datos remitidos telemáticamente por él para la solicitud son fiel reflejo del certificado de defunción ante él exhibido.
• iii. Con el fin de facilitar al funcionario encargado del Registro la búsqueda de los partes testamentarios en sus sistemas de información, los datos que figurarán en la solicitud presentada por el Notario serán, además de los consignados en el certificado de defunción, los exigidos en el modelo de ingreso 790 y que se detallan en el Anexo Técnico.
• iv. El Notario deberá identificarse utilizando el certificado electrónico reconocido previsto en el artículo 108 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social y en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica o bien mediante el certificado electrónico del empleado de la Notaría. Este certificado deberá vincular los datos de verificación de firma a la identidad, cualidad profesional y situación administrativa del Notarios en activo, así como la plaza de destino asignada.
• v. La certificación del Registro se expedirá mediante la utilización de medios electrónicos, informáticos y telemáticos y en ella la firma manuscrita del titular del Registro o funcionario encargado que corresponda será sustituida por la firma electrónica del mismo. Dicha certificación será remitida por el Registro, dentro de los plazos establecidos y también por medios telemáticos al Notario solicitante a través del Sistema de Información Corporativo del Consejo General del Notariado.
• vi. Obtenida la certificación del Registro, el Notario procederá, bajo su fe pública, conforme a la legislación notarial, a su traslado a soporte papel para incorporarlo al correspondiente instrumento público. En aquellos supuestos en que no fuera posible su incorporación a dicho instrumento público, por no llegar a otorgarse, el Notario entregará a los interesados el soporte papel en que se haya trasladado, bajo su fe pública, la certificación electrónica del Registro.
• vii. El proceso telemático contemplará un circuito de subsanación, anulación y reclamación de los trámites.

Segundo. Abono de la tasa por expedición del certificado.-

La expedición de las certificaciones del Registro de Actos de Última Voluntad está sujeta a la tasa que grava la solicitud y expedición de certificaciones registrales, regulada en el Decreto 1034/1959, de 18 de junio, por el que se convalida y regula la exacción de las tasas administrativas del Ministerio de Justicia.

A los efectos previstos en esta Instrucción, una vez cumplimentados en la aplicación de la Organización Corporativa Notarial los datos del interesado necesarios para la identificación y expedición del certificado por parte del Ministerio de Justicia así como los datos necesarios para la liquidación de la tasa, la Organización Corporativa Notarial efectuará el pago por cuenta del sujeto pasivo por vía telemática a partir de los datos y antecedentes que ponga a su disposición el Notario interviniente, que serán los relativos a la identificación del sujeto pasivo así como de los demás necesarios.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 46, apartados 3 y 4, de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, la Organización Corporativa Notarial tendrá la consideración de presentadora del tributo y se presumirá que ostenta la representación del sujeto pasivo.

Tercero. Especificaciones técnicas.-

Los requisitos, características y especificaciones técnicas de los procedimientos seguros y exclusivos de interconexión y la estructura, contenido y formato de los mensajes de intercambio y de las certificaciones telemáticas a que se alude en el apartado primero, serán los establecidos en el Anexo técnico de la presente Instrucción.

Las especificaciones técnicas a que se refiere el Anexo Técnico podrá ser objeto de modificación por la Dirección General cuando las innovaciones técnicas así lo aconsejen previa comunicación al Consejo General del Notariado.