Sumario

O.M. HAC/2115/2003, 21 julio, derogada por el apartado decimocuarto de la Orden EHA/3636/2005, de 11 de noviembre, por la que se crea el registro telemático del Ministerio de Economía y Hacienda («B.O.E.» 24 noviembre) el 25 de noviembre de 2005, sin perjuicio de lo dispuesto en los apartados undécimo y decimotercero de dicha disposición.

El artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, desarrollado por el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado, dispone que las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de técnicas y medios telemáticos para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, posibilitándose de igual forma que los ciudadanos, cuando sea compatible con los medios técnicos disponibles, puedan relacionarse con las Administraciones a través de técnicas y medios electrónicos e informáticos, siempre atendiendo a los requisitos y garantías previstos en cada procedimiento.

De modo más específico, el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro, admite expresamente la presentación de solicitudes, escritos, documentos y comunicaciones por medios informáticos, electrónicos o telemáticos.

En este contexto, la presentación por vía telemática de solicitudes, escritos y comunicaciones requiere la creación de un Registro Telemático que se ocupe de la recepción y remisión de los mismos.

Por otra parte, el Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos, incorpora al Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, un Capítulo IV por el que se regulan las Notificaciones Telemáticas, y un Capítulo V por el que se regulan los Certificados telemáticos y transmisiones de datos. Además incorpora un Capítulo VI al Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regulan los registros telemáticos y establece el contenido mínimo que deben contener las disposiciones de creación de los mismos.

La presente Orden acomete la regulación de los criterios generales que deben inspirar la presentación telemática y tramitación posterior, con firma electrónica avanzada, de escritos, solicitudes y comunicaciones, la determinación de los procedimientos a los que resulta de aplicación así como la creación de un Registro Telemático encargado de la llevanza y recepción de dichos escritos y solicitudes, todo ello con sujeción a lo dispuesto en el artículo 45 de la Ley 30/1992, el Real Decreto Ley 14/1999, de 17 de septiembre, sobre Firma Electrónica, y los Reales Decretos 263/1996, 772/1999 y 209/2003.

En consecuencia, haciendo uso de las habilitaciones que tengo conferidas, previa aprobación del Ministro de Administraciones Públicas, dispongo:

Primero. Objeto y ámbito de aplicación.

1. La presente Orden tiene como objeto la creación y regulación del funcionamiento de un Registro Telemático, dependiente de la Subsecretaría, para la recepción y salida de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios telemáticos a través de Internet, en los términos previstos en el artículo 38, apartado 9, de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en redacción dada por el artículo 68 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social.

2. Asimismo, tiene por objeto la creación y regulación de funcionamiento de un Registro Telemático Interno, dependiente de la Subsecretaría, para la recepción y salida de instancias, solicitudes, escritos y comunicaciones, que se transmitan por los empleados del Ministerio de Hacienda por medios telemáticos.

3. La presente Orden será de aplicación en el ámbito del Ministerio de Hacienda, sus organismos autónomos y la Entidad Pública Empresarial Loterías y Apuestas del Estado, sin perjuicio de lo establecido en el apartado 1 del artículo 14 del Real Decreto 772/1999.

Quedan excluidos de la presente Orden los procedimientos cuya competencia para su tramitación y resolución corresponda a otros Organismos Públicos del Departamento y en particular a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Segundo. Registro Telemático del Ministerio de Hacienda.

Se crea en el Ministerio de Hacienda un Registro Telemático para la recepción o salida de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios telemáticos relacionados con los procedimientos y actuaciones referenciadas en el Anexo I.

Tercero. Condiciones generales para la presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y otros documentos.

1. El acceso al Registro Telemático se realizará mediante la conexión en la dirección https://registro telematico.minhac.es.

2. Podrán ser presentados en este registro las solicitudes, escritos, comunicaciones y otros documentos en soporte electrónico relativos a procedimientos administrativos en los que sea competente para resolver el Ministerio de Hacienda, sus organismos autónomos y la Entidad Pública Empresarial Loterías y Apuestas del Estado.

3. La lista de procedimientos para los cuales podrá utilizarse el Registro Telemático quedará explicitada en la página de acceso inicial al mismo, no pudiendo utilizarse para otros procedimientos diferentes. En caso de que se presente documentación para procedimientos diferentes de los explicitados, la presentación se considerará como no efectuada, advirtiéndose del hecho al usuario mediante un mensaje de error.

4. La autenticidad e integridad de los documentos electrónicos presentados en el Registro Telemático se garantizará mediante sistemas de firma electrónica avanzada en las condiciones establecidas por la Ley. Asimismo, se establecerá un régimen de cifrado de la información que asegure su confidencialidad durante la transmisión. Si el interesado desea utilizar un certificado de usuario emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la Moneda como soporte al sistema de firma electrónica avanzada y no dispone del mismo, podrá solicitarlo en el Ministerio de Hacienda según las instrucciones que se especifiquen en la página web del Ministerio de Hacienda, www.minhac.es.

Cuarto. Registro Telemático Interno.

1. Se crea en el Ministerio de Hacienda un Registro Telemático Interno en el que podrán ser presentadas instancias, solicitudes, escritos o comunicaciones por el personal funcionario y laboral destinado en el Ministerio de Hacienda, a los que previamente se haya atribuido un código de usuario y una palabra de control personal al efecto, relativas a procedimientos de ámbito exclusivamente interno.

2. La presentación de solicitudes, instancias, comunicaciones y demás escritos presentados en el Registro Telemático Interno, los efectos de dicha presentación y las funciones del mismo serán los establecidos en el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, además de las especialidades a que se refiere esta Orden.

3. Todo usuario estará identificado con su código de usuario y dispondrá de una palabra de control personal que sólo él deberá conocer. Para cualquier acceso al Registro Telemático Interno se requerirá la introducción de una clave de acceso, compuesta por dichos código de usuario y palabra de control, que serán facilitados por la Unidad Administrativa encargada del Registro.

La gestión de los códigos de usuario y de las claves personales de acceso, así como la garantía de confidencialidad y el carácter reservado de las mismas, se realizará en las condiciones habituales establecidas para el acceso a la red del Departamento.

La palabra de control la generará automáticamente el sistema informático al dar de alta el código de usuario, obligando a su renovación al producirse el primer acceso, caducando automáticamente con la periodicidad que se establezca. El sistema informático registrará la palabra de control de forma cifrada de tal manera que no sea posible su lectura. El usuario podrá generar una nueva palabra de control en cualquier momento.

Quinto. Normas comunes a los Registros Telemáticos.

1. Los Registros Telemáticos permitirán la correspondiente presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones necesarias por razones técnicas previsibles, de las que se informará en el propio registro. A los efectos de lo establecido en el artículo 18.a) del Real Decreto 772/1999, los Registros Telemáticos creados en la presente Orden se regirán por el calendario de días hábiles de ámbito estatal.

2. Los documentos electrónicos enviados a los Registros Telemáticos del Ministerio de Hacienda, en relación con los procedimientos en los que sea de aplicación, se registrarán de forma individualizada, archivándose y, en su caso, cursándose sin dilación a los órganos administrativos competentes por medios electrónicos, informáticos o telemáticos.

3. En aquellos casos en los que se detecten anomalías de tipo técnico en la transmisión telemática del documento, dicha circunstancia se pondrá en conocimiento del presentador por el propio sistema, mediante los correspondientes mensajes de error, para que proceda a la subsanación.

4. En ningún caso la presentación telemática de documentos implicará la modificación de los plazos establecidos legalmente.

Sexto. Integridad de los documentos electrónicos presentados.

1. El sistema de información que soporte ambos Registros Telemáticos garantizará la constancia de cada asiento que se practique y de su contenido, estableciéndose un registro por asiento, identificándose cada documento asociado mediante un nombre de campo predefinido, y asociándose a su vez cada documento al número de asiento correspondiente. Cada tipo de trámite en el que se habilite la presentación de solicitudes, instancias y comunicaciones tendrá asignados sus propios ficheros de forma individualizada.

2. Los Registros Telemáticos garantizarán la constancia de cada asiento que se practique, identificando cada presentación con los siguientes datos:

• Un número o código de registro individualizado.
• La identidad del presentador. El Registro Telemático recogerá su nombre y apellidos, documento nacional de identidad, dirección postal y, en su caso, electrónica, código de usuario y terminal desde el que se presenta el documento.
• Fecha y hora de presentación proporcionada por el sistema en el que reside el Registro Telemático.
• En caso de que el presentador actúe en representación de un tercero, nombre completo y NIF de éste si se trata de una persona física y nombre de la entidad y CIF si se trata de una persona jurídica, u otras entidades sin personalidad jurídica.
• En su caso, la identidad del órgano al que se dirige el documento electrónico.
• Procedimiento o trámite con el que se relaciona.
• Naturaleza y contenido de la solicitud registrada.

3. El Registro Telemático emitirá, por medios electrónicos, un recibo de presentación en el que conste el número o código de registro individualizado, la fecha y hora de presentación y, en su caso, el órgano destinatario y el contenido íntegro, o un extracto del mismo, todo ello acompañado de la huella digital del mencionado Registro Telemático, a modo de firma del documento.

Séptimo. Carácter voluntario y compatibilidad con registros administrativos.

1. En ningún caso tendrá carácter obligatorio la correspondiente presentación de declaraciones, solicitudes, escritos o comunicaciones por medio de los Registros Telemáticos.

2. Si se desea o se requiere, durante la tramitación del procedimiento, aportar documentación anexa a la solicitud, instancia o comunicación electrónica, y el sistema de información no permite la aportación directa, el interesado deberá realizarlo en cualquiera de los registros administrativos previstos en la normativa aplicable. En dicha documentación se hará mención al número o código de registro individualizado al que se refiere el apartado sexto.

Octavo. Conservación de los documentos electrónicos.

El Ministerio de Hacienda establecerá los mecanismos adecuados para conservar las solicitudes realizadas por vía telemática y su documentación anexa, al objeto de garantizar la integridad, autenticidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados.

La Subsecretaría de Hacienda será el órgano responsable de la seguridad de los Registros Telemáticos creados en la presente Orden, y los protocolos de seguridad empleados pueden consultarse en la página web del Departamento en la dirección www.minhac.es.

Noveno. Atribución de competencias al Subsecretario de Hacienda.

De acuerdo con lo dispuesto en el apartado 2, letra f), del artículo 14 del Real Decreto 772/1999, el Subsecretario del Departamento será competente para aprobar y modificar la relación de solicitudes, escritos y comunicaciones que pueden presentarse en los registros creados en la presente Orden. Dicha relación será difundida a través de la página web www.minhac.es del Ministerio de Hacienda.

Décimo. Entrada en vigor.

La presente Orden entrará en vigor a partir del día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado».