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El artículo 105.b de la Constitución reconoce a los ciudadanos un derecho de acceso a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. Estas restricciones constitucionales del principio general de libertad acceso se encuentran desarrolladas en diversas leyes, entre las que destacan las reguladoras de los Secretos Oficiales (Ley 9/1968, de 5 de abril, modificada por Ley 48/1978, de 7 de octubre); del Patrimonio Histórico Español (Ley 16/1985, de 25 de junio), y del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (Ley 30/1992, de 26 de noviembre).

El interés histórico de parte de los fondos documentales que se custodian en el Archivo Central del Ministerio ha generado una corriente relativamente constante de peticiones de consulta, que venían siendo atendidas por aplicación directa de la citada legislación.

La presente Orden establece un cauce procedimental específico para la tramitación de estas solicitudes, con objeto de facilitar en este ámbito la toma de decisiones. Con el mismo objetivo, se constituye la Comisión Calificadora a que se refiere el artículo 58 de la Ley del Patrimonio Histórico Español, en la que se encuentran representados todos los órganos administrativos que depositan documentación en el Archivo Central.

En su virtud, previa aprobación del Ministro de Administraciones Públicas, dispongo:

Primero.

Los documentos depositados en el Archivo Central del departamento serán de libre consulta, en los términos y con las excepciones que se establecen en la presente Orden.

Segundo.

Las solicitudes de acceso, que se dirigirán al Secretario general Técnico del Ministerio de la Presidencia, podrán ser presentadas en cualesquiera de los lugares previstos al efecto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Deberá delimitarse, con la máxima precisión posible, la documentación a que se pretenda acceder. Serán, en este sentido, rechazadas las peticiones que, por su falta de concreción o por el excesivo número de los documentos solicitados, hagan imposible o muy difícil el cumplimiento por los servicios del departamento de los actos de instrucción establecidos en la presente Orden.

Tercero.

Presentada una solicitud de acceso al Archivo Central del departamento, se cumplimentarán los siguientes trámites:

1. Cuando los documentos solicitados exhiban marcas denotativas de confidencialidad, o cuando por cualquier otro concepto se considere que la consulta pudiera incidir sobre materias clasificadas de acuerdo con la legislación de secretos oficiales, el Jefe del Archivo consultará sobre este extremo con la Dirección General del Secretariado del Gobierno y con el órgano competente para la protección de materias clasificadas del Ministerio de Defensa. De confirmarse dicha incidencia, el Secretario general Técnico rechazará la solicitud, en lo relativo a los documentos afectados, remitiendo al interesado a la Autoridad que realizó la clasificación para la obtención de una autorización específica.

2. El Jefe del Archivo informará al Secretario general Técnico si, a su juicio, la solicitud se encuentra afectada por alguno de los supuestos de restricción de acceso recogidos en la legislación vigente, prestando particular atención, en este sentido, a los artículos 57 de la Ley del Patrimonio Histórico Español, y 37 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

   Si el Secretario general Técnico apreciase la concurrencia de alguna de estas circunstancias, rechazará la solicitud.

   Se delegan en el Secretario general Técnico las facultades que el artículo 57 de la Ley del Patrimonio Histórico Español atribuye al titular del departamento, quien podrá avocar en cualquier momento el conocimiento de cuantos asuntos considere oportuno.

3. Cuando los documentos solicitados contengan datos personales que, de acuerdo con la Ley, deban mantenerse reservados, se podrá acceder, no obstante, a la solicitud si se somete a los documentos a procedimientos técnicos que garanticen la omisión de dichos datos en el momento de la consulta. Se cuidará muy especialmente que, a partir de la información suministrada, no sea posible en ningún caso reconstruir los datos personales omitidos.

4. El Secretario general Técnico autorizará el acceso a los documentos solicitados a los que no resulten aplicables los apartados anteriores.

Cuarto.

1. Se crea, adscrita a la Secretaría General Técnica, la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de la Presidencia.

2. La Comisión desempeñará las siguiente funciones:

1. Proponer, previos los estudios pertinentes, los plazos de permanencia de los documentos o series documentales en los archivos de oficina del Ministerio y de sus Organismos públicos, proponer los criterios y plazos para su transferencia al Archivo Central del Ministerio, así como los plazos para su transferencia posterior al Archivo General de la Administración.

2. Iniciar el procedimiento de eliminación de documentos y series documentales del Ministerio y sus Organismos públicos y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos.

3. Proponer criterios sobre el régimen de acceso a los documentos y series documentales del Ministerio y sus Organismos públicos.

4. Informar a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre las denegaciones de acceso a documentos y series documentales que se hayan producido en el ámbito del Ministerio y sus Organismos públicos.

5. Proponer criterios sobre el tratamiento y custodia de los documentos administrativos, en su ámbito de actuación.

6. Velar por el cumplimiento de los criterios fijados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

7. Las demás funciones que le atribuya la normativa vigente y cualquier otro asunto sobre materia archivística que le sea sometido por su Presidente.

3. La Comisión estará presidida por el Secretario General Técnico, y formarán parte de la misma, en calidad de Vocales, un representante con rango de Subdirector General o asimilado, de cada una de las siguientes unidades administrativas:

• Secretaría General de la Presidencia.

• Secretaría de Estado de Relaciones con las Cortes.

• Secretaría de Estado de Comunicación.

• Dirección General del Secretariado del Gobierno.

• Dirección General de Recursos Humanos, Servicios e Infraestructura.

• Gabinete Técnico de la Subsecretaría.

• Subdirección General de Publicaciones, Documentación y Archivo.

• Consejo de Administración del Patrimonio Nacional.

• Boletín Oficial del Estado.

• Centro de Estudios Políticos y Constitucionales.

• Centro de Investigaciones Sociológicas.

Secretario: El Jefe del Archivo Central, que actuará con voz y sin voto.

Por cada Vocal, y por el mismo procedimiento que para los titulares, se nombrará un Vocal suplente, que desempeñe asimismo un puesto de trabajo con nivel orgánico de Subdirector General o asimilado.

4. La Comisión podrá convocar a representantes de otros centros directivos del departamento directamente afectado por el supuesto a debatir o calificar.

5. La Comisión ajustará su funcionamiento a lo previsto en el capítulo II del título II de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Quinto.

La presente Orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.

Madrid, 24 de abril de 1997.

Álvarez-Cascos Fernández.

Notas: Apartado Cuarto (números 2 y 3): Redacción según Orden PRE/680/2004, de 12 de marzo, por la que se modifica la composición y funciones de determinados órganos colegiados del Ministerio de la Presidencia.