• Expandir / Contraer 韓dice sistem醫ico
• INTRODUCCION
• CAP蚑ULO 1.� Disposiciones generales
  • Art韈ulo 1 燨bjeto y 醡bito de aplicaci髇 subjetivo
  • Art韈ulo 2 犛rganos competentes para la gesti髇 del registro contable de facturas y la tramitaci髇 de las facturas
  • Art韈ulo 3 燨bjetivo y funciones del Registro contable de facturas
  • Art韈ulo 4 燯so de facturas electr髇icas
  • Art韈ulo 5 燨bligatoriedad de anotaci髇 en el Registro contable de facturas
  • Art韈ulo 6 燩unto general de entrada de facturas electr髇icas e.FACT
• CAP蚑ULO 2.� Procedimiento para tramitar las facturas
  • Art韈ulo 7 燩resentaci髇 de las facturas
  • Art韈ulo 8 燙ustodia de las facturas
  • Art韈ulo 9 燗notaci髇 y distribuci髇 de las facturas electr髇icas
  • Art韈ulo 10 燗ceptaci髇 o rechazo de las facturas
  • Art韈ulo 11 燗nulaci髇 de facturas
• CAP蚑ULO 3.� Estados de tramitaci髇 de las facturas
  • Art韈ulo 12 燛stados de tramitaci髇 de las facturas
  • Art韈ulo 13 燙onsulta y notificaci髇 de los estados de tramitaci髇 de las facturas
• CAP蚑ULO 4.� Actuaciones de los 髍ganos competentes en materia de contabilidad
  • Art韈ulo 14 燗ctuaciones de los 髍ganos competentes en materia de contabilidad
• DISPOSICIONES ADICIONALES
  • Disposici髇 adicional 燩rotecci髇 de datos de car醕ter personal
• DISPOSICIONES TRANSITORIAS
  • Disposici髇 transitoria 燗daptaci髇 de los sistemas econ髆ico-financieros
• DISPOSICIONES FINALES
  • Primera 燞abilitaci髇
  • Segunda 燛ntrada en vigor
• ANEXO 1 .燜ormato de la factura electr髇ica y firma
• ANEXO 2 .燜ichero de datos de car醕ter personal

Art韈ulo 1 Objeto y 醡bito de aplicaci髇 subjetivo

1. La presente Orden tiene por objeto regular el procedimiento de tramitaci髇 de las facturas y su anotaci髇 en el Registro contable de facturas.

2. Lo previsto en esta Orden es de aplicaci髇 para la Administraci髇 de la Generalidad de Catalu馻, las entidades aut髇omas de car醕ter administrativo, el Servicio Catal醤 de la Salud, el Instituto Catal醤 de la Salud y a todas las entidades p鷅licas que forman parte del sector p鷅lico de la Generalidad de Catalu馻, con participaci髇 mayoritaria directa o indirecta, as� como las dem醩 entidades incluidas en el sector de administraciones p鷅licas de la Generalidad de Catalu馻 seg鷑 el sistema europeo de cuentas.

Art韈ulo 2 觬ganos competentes para la gesti髇 del registro contable de facturas y la tramitaci髇 de las facturas

1. Cada uno de los sujetos incluidos en el art韈ulo 1.2 dispondr� de un registro contable de facturas propio.

2. La gesti髇, administraci髇 y mantenimiento del Registro contable de facturas de la Administraci髇 de la Generalidad de Catalu馻 y de su sector administrativo corresponde a la Intervenci髇 General, como 髍gano que tiene atribuida la funci髇 de contabilidad.

3. La gesti髇, administraci髇 y mantenimiento del Registro contable de facturas del resto de entidades definidas en el art韈ulo 1.2, corresponde a la oficina contable de cada una de ellas, es decir, al 髍gano que tiene atribuida la direcci髇 contable de la entidad.

4. Al efecto de lo dispuesto en esta Orden son 髍ganos competentes para la tramitaci髇 de las facturas, adem醩 de la oficina contable, el 髍gano gestor y la unidad tramitadora. Se considera 髍gano gestor el centro directivo que tiene atribuida la competencia para aprobar el expediente de gasto, y se considera unidad tramitadora el 髍gano administrativo encargado de la tramitaci髇 del expediente.

Art韈ulo 3 Objetivo y funciones del Registro contable de facturas

1. El Registro contable de facturas est� interrelacionado o integrado dentro del sistema de informaci髇 econ髆ico-financiero de cada entidad y tiene como objetivo principal reflejar y acreditar la totalidad de las facturas recibidas por la entrega de bienes y prestaci髇 de servicios. Este registro debe mostrar en todo momento informaci髇 actualizada de las obligaciones que derivan de las facturas anotadas y su estado de tramitaci髇, lo cual es necesario para conocer el cumplimiento de los compromisos de pago y determinar el periodo medio de pago a proveedores.

2. Son funciones del registro contable de facturas:

• a) Anotar de manera inmediata todas las facturas registradas previamente en el registro administrativo o equivalente, dejando constancia de las fechas de registro respectivas.
• b) Poner a disposici髇 de los 髍ganos competentes las facturas anotadas para su tramitaci髇.
• c) Anotar la conformidad, el rechazo o la anulaci髇 de las facturas, dejando constancia de la fecha en que se haya producido y, si procede, de la devoluci髇 de las facturas por parte del 髍gano competente.
• d) Mostrar la fecha de contabilizaci髇 de la obligaci髇 reconocida, en caso de conformidad.

Art韈ulo 4 Uso de facturas electr髇icas

1. Todos los proveedores pueden expedir y remitir facturas electr髇icas justificativas de la entrega de bienes o prestaci髇 de servicios realizados, de acuerdo con el formato de factura y firma previstos en el anexo 1 de esta Orden.

2. Los sujetos incluidos en el art韈ulo 1.2 de esta Orden deben promover la extensi髇 del uso de la factura electr髇ica entre sus proveedores, ya sean p鷅licos o privados.

3. En todo caso, las entidades a las que se refiere el art韈ulo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electr髇ica y creaci髇 del Registro contable de facturas en el sector p鷅lico, est醤 obligadas al uso de la factura electr髇ica y a presentarla a trav閟 del punto general de entrada de facturas electr髇icas de Catalu馻 e.FACT u otras plataformas equivalentes con las que se garantice la interoperabilidad y el intercambio de facturas de forma bidireccional, cuando sean emitidas en el marco de las relaciones jur韉icas entre proveedores de bienes y servicios y las administraciones p鷅licas definidas en el art韈ulo 3.2 del Real decreto legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el Texto refundido de la Ley de contratos del sector p鷅lico.

4. Se excluye de la obligaci髇 de facturaci髇 electr髇ica:

• a) Las facturas hasta un importe de 5.000 euros. Esta exclusi髇 no abarca las facturas hasta un importe de 5.000 euros que correspondan a operaciones de tracto sucesivo o continuado.
• b) Las facturas recibidas por las delegaciones de la Administraci髇 de la Generalidad de Catalu馻 en el exterior, hasta que estas dispongan de los medios y sistemas para su recepci髇.
• c) Las facturas que correspondan a gastos tramitadas a trav閟 del fondo de maniobra hasta un importe m醲imo de 5.000 euros.
• d) Las facturas simplificadas reguladas en el art韈ulo 4 del Real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturaci髇, no est醤 sujetas a la obligaci髇 de uso del formato electr髇ico.

Art韈ulo 5 Obligatoriedad de anotaci髇 en el Registro contable de facturas

1. Los proveedores tienen la obligaci髇 de presentar las facturas ante un registro administrativo en el plazo m醲imo de treinta d韆s desde la fecha de entrega efectiva del bien o la prestaci髇 del servicio. Mientras no se cumpla este requisito, no se entiende presentada la factura ni generar� ninguna obligaci髇.

2. Las facturas registradas en el correspondiente registro administrativo se anotar醤 obligatoriamente en el Registro contable de facturas, incluidas las facturas electr髇icas presentadas en el correspondiente punto general de entrada de facturas electr髇icas.

3. Esta anotaci髇 constituye un requisito necesario para tramitar el reconocimiento de las obligaciones y propuestas de pago que se deriven.

4. Se excluye de esta obligaci髇 de anotaci髇 en el Registro contable de facturas:

• a) Las facturas simplificadas en papel reguladas en el art韈ulo 4 del Real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturaci髇.
• b) Las facturas recibidas por las delegaciones de la Administraci髇 de la Generalidad de Catalu馻 en el exterior, hasta que estas dispongan de los medios y sistemas para su recepci髇.
• c) Las facturas en papel que correspondan a gastos tramitadas a trav閟 del fondo de maniobra hasta un importe m醲imo de 5.000 euros.

5. En los supuestos de entidades que no tienen la obligaci髇 de disponer de un registro administrativo, tendr醤 que habilitar un registro en que anotar la fecha de recepci髇 de las facturas.

Art韈ulo 6 Punto general de entrada de facturas electr髇icas e.FACT

1. El servicio e.FACT del Consorcio de Administraci髇 Abierta de Catalu馻 es el punto general de entrada de las facturas electr髇icas de la Administraci髇 de la Generalidad de Catalu馻 y del sector p鷅lico que depende de ella, mediante la aplicaci髇 corporativa GeFACT, como herramienta eficiente y compartida de custodia y distribuci髇 de la factura electr髇ica.

2. El Departamento de Econom韆 y Conocimiento, a trav閟 de la Intervenci髇 General, act鷄 como interlocutor directo de la Generalidad de Catalu馻 con el Consorcio Administraci髇 Abierta de Catalu馻 por lo que se refiere a las condiciones generales y espec韋icas de prestaci髇 del servicio de facturaci髇 electr髇ica e.FACT.

3. Este servicio debe garantizar la interoperabilidad y el intercambio de facturas de forma bidireccional con el punto de entrada de facturas electr髇icas FACE de la Administraci髇 general del Estado y, si procede, con otros puntos equivalentes.

4. La utilizaci髇 de este servicio por parte de los entes, organismos y entidades definidos en el art韈ulo 1.2 de esta Orden requiere la firma del documento electr髇ico de activaci髇 del servicio por parte del representante legal dirigido a la Intervenci髇 General.

Art韈ulo 7 Presentaci髇 de las facturas

1. Las facturas presentadas en formato papel ante los registros administrativos deben ponerse a disposici髇 de los 髍ganos destinatarios de forma inmediata.

2. Las facturas electr髇icas deben presentarse en el punto general de entrada de facturas electr髇icas e.FACT del Consorcio Administraci髇 Abierta de Catalu馻, ya sea directamente o a trav閟 de otros puntos generales de entrada, que las remitir� al registro administrativo electr髇ico mediante un servicio autom醫ico.

El sistema de informaci髇 com鷑 de registro administrativo de facturas es la aplicaci髇 corporativa S@RCAT, de acuerdo con el Decreto 232/2013, de 15 de octubre, por el que se crea la sede electr髇ica, sin perjuicio de los entes, organismos o entidades, que por causa justificada, deben utilizar otras herramientas de registro electr髇ico administrativo.

Una vez registradas, las facturas electr髇icas se ponen a disposici髇 de forma autom醫ica en la aplicaci髇 corporativa GeFACT, para su custodia y puesta a disposici髇 de las entidades destinatarias.

3. La recepci髇 de las facturas, de acuerdo con los puntos 1 y 2 anteriores, genera un justificante de registro donde se hace constar, entre otros datos, el asiento registral y la fecha y hora de presentaci髇 en el registro.

Este registro tiene 鷑icamente el efecto que de acuerdo con el art韈ulo 41 de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de r間imen jur韉ico y de procedimiento de las administraciones p鷅licas de Catalu馻, se deriven de su presentaci髇 en un registro administrativo.

Art韈ulo 8 Custodia de las facturas

1. El Departamento de Econom韆 y Conocimiento, como gestor de la plataforma GeFACT, custodia las facturas electr髇icas y las pone a disposici髇 de los entes, organismos y entidades p鷅licas, que son los responsables de recoger, tramitar y gestionar las mismas.

2. La informaci髇 contenida en las facturas electr髇icas que custodia la plataforma GeFACT no puede ser utilizada para su explotaci髇 o cesi髇 a terceros, sin perjuicio de las obligaciones que puedan derivarse de la normativa vigente y de su uso para fines estad韘ticos. Forma parte de las obligaciones legales el derecho del proveedor a consultar el estado de la factura en los t閞minos establecidos en el art韈ulo 13 de esta orden.

Art韈ulo 9 Anotaci髇 y distribuci髇 de las facturas electr髇icas

1. En los departamentos de la Administraci髇 de la Generalidad de Catalu馻, las entidades aut髇omas de car醕ter administrativo, el Servicio Catal醤 de la Salud y, en general, las entidades integradas en el sistema de informaci髇 econ髆ico financiero corporativo GECAT, la obtenci髇 de facturas de la aplicaci髇 corporativa GeFACT, as� como su anotaci髇 en el Registro contable de facturas sigue un proceso autom醫ico.

2. Para el resto de entidades, el acceso a la aplicaci髇 corporativa GeFACT puede ser en modo manual o en modo integraci髇 de sistemas de informaci髇, y son responsables de su anotaci髇 en los respectivos registros contables de facturas.

3. La obtenci髇 de las facturas en modo integraci髇 de sistemas de informaci髇 se hace de forma autom醫ica.

El acceso a la aplicaci髇 corporativa GeFACT en modo manual requiere disponer de uno de los certificados digitales de persona f韘ica aceptados por el sistema de gesti髇 de identidades y control de acceso a los recursos de la Generalidad de Catalu馻 (GICAR), de acuerdo con la lista de entidades de certificaci髇 clasificadas por el Consorcio Administraci髇 Abierta de Catalu馻, o bien estar dado de alta en el directorio corporativo de la Generalidad de Catalu馻 y disponer de un usuario y contrase馻 activos.

4. En el Registro contable de facturas se anotar醤 los siguientes datos:

N鷐ero de registro en el registro administrativo.

Fecha y hora de presentaci髇 de la factura en el registro administrativo.

Indicador de servicio o aprovisionamiento (n鷐ero de expediente, pedido y/o albar醤).

NIF del proveedor.

Nombre y apellidos, nombre comercial, raz髇 o denominaci髇 social completa del obligado a expedir factura.

Fecha factura.

N鷐ero y, si procede, serie de la factura.

Importe total de la factura, IVA incluido.

5. La oficina contable distribuye las facturas, una vez anotadas, a los 髍ganos competentes para la tramitaci髇, en funci髇 de un indicador de servicio o aprovisionamiento, es decir, de un n鷐ero de expediente, pedido y/o albar醤, a trav閟 del cual se deben identificar las unidades tramitadoras a quien vayan dirigidas.

6. En el 醡bito de la Administraci髇 de la Generalidad de Catalu馻 y las entidades aut髇omas de car醕ter administrativo, el n鷐ero de expediente se configura como un dato indispensable necesario para conocer los 髍ganos competentes para la tramitaci髇 de la factura, es decir, la oficina contable, el 髍gano gestor y la unidad tramitadora.

El n鷐ero de expediente, que se obtiene del documento contable del compromiso de gasto, deber� constar en el contrato o pedido formalizado con el proveedor.

En las facturas, adem醩 de los datos m韓imos obligatorios que deben constar, de conformidad con el Real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturaci髇, hay que incluir el n鷐ero de expediente. La omisi髇 de este dato supone el rechazo de la factura.

7. El resto de entidades deben proporcionar a sus proveedores el indicador de servicio o aprovisionamiento habitual, ya sea un n鷐ero de expediente, pedido y/o albar醤.

Art韈ulo 10 Aceptaci髇 o rechazo de las facturas

1. Las unidades tramitadoras correspondientes deben expresar su conformidad o disconformidad con la factura, y deben informar de la fecha en que se produce la aceptaci髇 o rechazo en el Registro contable de facturas.

2. La aceptaci髇 de la factura conlleva la tramitaci髇 del reconocimiento de la obligaci髇 por parte del 髍gano gestor, dejando constancia de las fechas en el Registro contable de facturas.

3. Si hay errores u omisiones en el contenido de la factura o discrepancias en el procedimiento de conformidad de la prestaci髇 del servicio o de la entrega del bien objeto del contrato, la factura se debe rechazar y se debe indicar el motivo del rechazo y la fecha en que se produce, dejando constancia en el registro contable de facturas.

4. Se seguir� el mismo procedimiento en los casos en que a pesar de haber sido aceptada la factura se verifique con posterioridad, en el procedimiento de fiscalizaci髇 del gasto, que la factura no re鷑e los requisitos exigidos por la normativa para aceptarla.

5. El rechazo de la factura y su devoluci髇 conllevar� dejar sin efecto el c髆puto del plazo legal de pago hasta que no se subsanen las discrepancias o los errores comunicados al proveedor.

Una vez se subsanan, se debe presentar una factura nueva para que se vuelva a registrar en el registro administrativo o equivalente y se anote en el Registro contable de facturas, y es necesaria la conformidad de los 髍ganos competentes para tramitarla. La presentaci髇 de la nueva factura da lugar al inicio del c髆puto del plazo legal de pago.

Art韈ulo 11 Anulaci髇 de facturas

1. En el supuesto de que el Registro contable de facturas reciba, a trav閟 del registro administrativo correspondiente, una solicitud del proveedor de anulaci髇 de una factura previamente anotada, se dejar� constancia de ello en el Registro contable de facturas y se comunicar� a los 髍ganos competentes para su tramitaci髇.

Estos 髍ganos tienen que hacer la estimaci髇 y, si procede, la devoluci髇 de la factura original a trav閟 del registro administrativo en el que se ha presentado la solicitud, tras la anulaci髇 de las anotaciones efectuadas en el Registro contable de facturas, o bien rechazar la solicitud. Si esta solicitud se refiere a una factura no anotada previamente en el Registro contable de facturas, se debe rechazar y devolver al registro administrativo o equivalente de origen.

Art韈ulo 12 Estados de tramitaci髇 de las facturas

1. Seg鷑 la informaci髇 que consta en el Registro contable de facturas y en el sistema de informaci髇 contable, los entes, organismos y entidades a los que se refiere el art韈ulo 1.2 de esta Orden deben informar sobre los estados de tramitaci髇 actualizados de todas las facturas electr髇icas que reciben, a petici髇 previa del proveedor.

2. Los estados de tramitaci髇 de las facturas electr髇icas que hay que informar son, al menos, los siguientes:

Registrada: la factura ha sido recibida en el punto general de entrada de facturas y ha sido registrada administrativamente, proporcionando un n鷐ero de asiento registral al proveedor.

Registrada en RCF: la factura ha sido anotada en el Registro contable de facturas de la oficina contable destinataria.

Contabilizada la obligaci髇 reconocida: se ha reconocido la obligaci髇 de pago derivada de la factura.

Pagada: se ha pagado la obligaci髇 de pago derivada de la factura.

Rechazada: la oficina contable o la unidad tramitadora ha rechazado la factura, indicando al proveedor el motivo del rechazo.

Anulada: la oficina contable o la unidad tramitadora aceptan la solicitud de anulaci髇 de la factura presentada previamente por el proveedor.

Art韈ulo 13 Consulta y notificaci髇 de los estados de tramitaci髇 de las facturas

1. El proveedor puede consultar el estado de tramitaci髇 de las facturas en la web del Departamento de Econom韆 y Conocimiento dentro del 醡bito de actuaci髇 Tesorer韆 y pagos en el apartado Consulta del estado de pago de documentos, en el apartado de tr醡ites de la sede electr髇ica de la Generalidad de Catalu馻 o gencat.cat o a trav閟 de los puntos generales de entrada de facturas electr髇icas.

2. La comunicaci髇 del rechazo de la factura o del resultado de la solicitud de anulaci髇 se efect鷄 a trav閟 de la consulta que realiza el proveedor de acuerdo con el punto anterior.

Art韈ulo 14 Actuaciones de los 髍ganos competentes en materia de contabilidad

Dentro del mes siguiente a la finalizaci髇 del trimestre natural, la Intervenci髇 General o los 髍ganos propios de control econ髆ico y financiero interno de cada entidad requerir醤 a los 髍ganos gestores de cada departamento o entidad que justifiquen los motivos del retraso en la tramitaci髇 de las facturas con respecto a las que hayan transcurrido m醩 de tres meses desde que fueron anotadas en el Registro contable de facturas y no se haya reconocido la obligaci髇 por parte del 髍gano competente.

Disposici髇 adicional Protecci髇 de datos de car醕ter personal

En cumplimiento de lo establecido en el art韈ulo 20 de la Ley org醤ica 15/1999, de 13 de diciembre, de protecci髇 de datos de car醕ter personal y el Real decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que la desarrolla, se crea el fichero de datos personales, "Registro contable de facturas de la Administraci髇 de la Generalidad de Catalu馻, entidades aut髇omas de car醕ter administrativo y dem醩 entes, organismos y entidades que utilizan el sistema de informaci髇 econ髆ico-financiero corporativo GECAT" cuya titularidad corresponde a la Intervenci髇 General. El contenido del fichero se recoge en el anexo 2 de la presente Orden.

Disposici髇 transitoria Adaptaci髇 de los sistemas econ髆ico-financieros

Las entidades p鷅licas a que se refiere el art韈ulo 1.2 que no tengan la consideraci髇 de administraci髇 p鷅lica, de acuerdo con la clasificaci髇 contenida en el art韈ulo 3.2 del Real decreto legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el Texto refundido de la Ley de contratos del sector p鷅lico, deben garantizar la aceptaci髇 de facturas electr髇icas en el plazo m醲imo de un a駉 a partir de la entrada en vigor de esta Orden.

Primera Habilitaci髇

En el 醡bito de sus competencias, se habilita a la Intervenci髇 General de la Generalidad de Catalu馻 para emitir instrucciones para la correcta aplicaci髇 y ejecuci髇 de lo dispuesto en la presente Orden, de conformidad con los art韈ulos 7 y 60 de la Ley 26/2010, del 3 de agosto, de r間imen jur韉ico y de procedimiento de las administraciones p鷅licas de Catalu馻 y el art韈ulo 21 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de r間imen jur韉ico de las administraciones p鷅licas y del procedimiento administrativo com鷑.

Segunda Entrada en vigor

Esta Orden entrar� en vigor el d韆 siguiente al de su publicaci髇 en el Diario Oficial de la Generalidad de Catalu馻, salvo el art韈ulo 4.4, que se aplicar� con efectos desde el d韆 15 de enero de 2015 con respecto a las facturas emitidas a partir de esta fecha.