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• INTRODUCCION
• CAPÍTULO 1.  Disposiciones generales
  • Artículo 1  Objeto y ámbito de aplicación subjetivo
  • Artículo 2  Órganos competentes para la gestión del registro contable de facturas y la tramitación de las facturas
  • Artículo 3  Objetivo y funciones del Registro contable de facturas
  • Artículo 4  Uso de facturas electrónicas
  • Artículo 5  Obligatoriedad de anotación en el Registro contable de facturas
  • Artículo 6  Punto general de entrada de facturas electrónicas e.FACT
• CAPÍTULO 2.  Procedimiento para tramitar las facturas
  • Artículo 7  Presentación de las facturas
  • Artículo 8  Custodia de las facturas
  • Artículo 9  Anotación y distribución de las facturas electrónicas
  • Artículo 10  Aceptación o rechazo de las facturas
  • Artículo 11  Anulación de facturas
• CAPÍTULO 3.  Estados de tramitación de las facturas
  • Artículo 12  Estados de tramitación de las facturas
  • Artículo 13  Consulta y notificación de los estados de tramitación de las facturas
• CAPÍTULO 4.  Actuaciones de los órganos competentes en materia de contabilidad
  • Artículo 14  Actuaciones de los órganos competentes en materia de contabilidad
• DISPOSICIONES ADICIONALES
  • Disposición adicional  Protección de datos de carácter personal
• DISPOSICIONES TRANSITORIAS
  • Disposición transitoria  Adaptación de los sistemas económico-financieros
• DISPOSICIONES FINALES
  • Primera  Habilitación
  • Segunda  Entrada en vigor
• ANEXO 1 . Formato de la factura electrónica y firma
• ANEXO 2 . Fichero de datos de carácter personal

Artículo 1 Objeto y ámbito de aplicación subjetivo

1. La presente Orden tiene por objeto regular el procedimiento de tramitación de las facturas y su anotación en el Registro contable de facturas.

2. Lo previsto en esta Orden es de aplicación para la Administración de la Generalidad de Cataluña, las entidades autónomas de carácter administrativo, el Servicio Catalán de la Salud, el Instituto Catalán de la Salud y a todas las entidades públicas que forman parte del sector público de la Generalidad de Cataluña, con participación mayoritaria directa o indirecta, así como las demás entidades incluidas en el sector de administraciones públicas de la Generalidad de Cataluña según el sistema europeo de cuentas.

Artículo 2 Órganos competentes para la gestión del registro contable de facturas y la tramitación de las facturas

1. Cada uno de los sujetos incluidos en el artículo 1.2 dispondrá de un registro contable de facturas propio.

2. La gestión, administración y mantenimiento del Registro contable de facturas de la Administración de la Generalidad de Cataluña y de su sector administrativo corresponde a la Intervención General, como órgano que tiene atribuida la función de contabilidad.

3. La gestión, administración y mantenimiento del Registro contable de facturas del resto de entidades definidas en el artículo 1.2, corresponde a la oficina contable de cada una de ellas, es decir, al órgano que tiene atribuida la dirección contable de la entidad.

4. Al efecto de lo dispuesto en esta Orden son órganos competentes para la tramitación de las facturas, además de la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. Se considera órgano gestor el centro directivo que tiene atribuida la competencia para aprobar el expediente de gasto, y se considera unidad tramitadora el órgano administrativo encargado de la tramitación del expediente.

Artículo 3 Objetivo y funciones del Registro contable de facturas

1. El Registro contable de facturas está interrelacionado o integrado dentro del sistema de información económico-financiero de cada entidad y tiene como objetivo principal reflejar y acreditar la totalidad de las facturas recibidas por la entrega de bienes y prestación de servicios. Este registro debe mostrar en todo momento información actualizada de las obligaciones que derivan de las facturas anotadas y su estado de tramitación, lo cual es necesario para conocer el cumplimiento de los compromisos de pago y determinar el periodo medio de pago a proveedores.

2. Son funciones del registro contable de facturas:

• a) Anotar de manera inmediata todas las facturas registradas previamente en el registro administrativo o equivalente, dejando constancia de las fechas de registro respectivas.
• b) Poner a disposición de los órganos competentes las facturas anotadas para su tramitación.
• c) Anotar la conformidad, el rechazo o la anulación de las facturas, dejando constancia de la fecha en que se haya producido y, si procede, de la devolución de las facturas por parte del órgano competente.
• d) Mostrar la fecha de contabilización de la obligación reconocida, en caso de conformidad.

Artículo 4 Uso de facturas electrónicas

1. Todos los proveedores pueden expedir y remitir facturas electrónicas justificativas de la entrega de bienes o prestación de servicios realizados, de acuerdo con el formato de factura y firma previstos en el anexo 1 de esta Orden.

2. Los sujetos incluidos en el artículo 1.2 de esta Orden deben promover la extensión del uso de la factura electrónica entre sus proveedores, ya sean públicos o privados.

3. En todo caso, las entidades a las que se refiere el artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del Registro contable de facturas en el sector público, están obligadas al uso de la factura electrónica y a presentarla a través del punto general de entrada de facturas electrónicas de Cataluña e.FACT u otras plataformas equivalentes con las que se garantice la interoperabilidad y el intercambio de facturas de forma bidireccional, cuando sean emitidas en el marco de las relaciones jurídicas entre proveedores de bienes y servicios y las administraciones públicas definidas en el artículo 3.2 del Real decreto legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el Texto refundido de la Ley de contratos del sector público.

4. Se excluye de la obligación de facturación electrónica:

• a) Las facturas hasta un importe de 5.000 euros. Esta exclusión no abarca las facturas hasta un importe de 5.000 euros que correspondan a operaciones de tracto sucesivo o continuado.
• b) Las facturas recibidas por las delegaciones de la Administración de la Generalidad de Cataluña en el exterior, hasta que estas dispongan de los medios y sistemas para su recepción.
• c) Las facturas que correspondan a gastos tramitadas a través del fondo de maniobra hasta un importe máximo de 5.000 euros.
• d) Las facturas simplificadas reguladas en el artículo 4 del Real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, no están sujetas a la obligación de uso del formato electrónico.

Artículo 5 Obligatoriedad de anotación en el Registro contable de facturas

1. Los proveedores tienen la obligación de presentar las facturas ante un registro administrativo en el plazo máximo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva del bien o la prestación del servicio. Mientras no se cumpla este requisito, no se entiende presentada la factura ni generará ninguna obligación.

2. Las facturas registradas en el correspondiente registro administrativo se anotarán obligatoriamente en el Registro contable de facturas, incluidas las facturas electrónicas presentadas en el correspondiente punto general de entrada de facturas electrónicas.

3. Esta anotación constituye un requisito necesario para tramitar el reconocimiento de las obligaciones y propuestas de pago que se deriven.

4. Se excluye de esta obligación de anotación en el Registro contable de facturas:

• a) Las facturas simplificadas en papel reguladas en el artículo 4 del Real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
• b) Las facturas recibidas por las delegaciones de la Administración de la Generalidad de Cataluña en el exterior, hasta que estas dispongan de los medios y sistemas para su recepción.
• c) Las facturas en papel que correspondan a gastos tramitadas a través del fondo de maniobra hasta un importe máximo de 5.000 euros.

5. En los supuestos de entidades que no tienen la obligación de disponer de un registro administrativo, tendrán que habilitar un registro en que anotar la fecha de recepción de las facturas.

Artículo 6 Punto general de entrada de facturas electrónicas e.FACT

1. El servicio e.FACT del Consorcio de Administración Abierta de Cataluña es el punto general de entrada de las facturas electrónicas de la Administración de la Generalidad de Cataluña y del sector público que depende de ella, mediante la aplicación corporativa GeFACT, como herramienta eficiente y compartida de custodia y distribución de la factura electrónica.

2. El Departamento de Economía y Conocimiento, a través de la Intervención General, actúa como interlocutor directo de la Generalidad de Cataluña con el Consorcio Administración Abierta de Cataluña por lo que se refiere a las condiciones generales y específicas de prestación del servicio de facturación electrónica e.FACT.

3. Este servicio debe garantizar la interoperabilidad y el intercambio de facturas de forma bidireccional con el punto de entrada de facturas electrónicas FACE de la Administración general del Estado y, si procede, con otros puntos equivalentes.

4. La utilización de este servicio por parte de los entes, organismos y entidades definidos en el artículo 1.2 de esta Orden requiere la firma del documento electrónico de activación del servicio por parte del representante legal dirigido a la Intervención General.

Artículo 7 Presentación de las facturas

1. Las facturas presentadas en formato papel ante los registros administrativos deben ponerse a disposición de los órganos destinatarios de forma inmediata.

2. Las facturas electrónicas deben presentarse en el punto general de entrada de facturas electrónicas e.FACT del Consorcio Administración Abierta de Cataluña, ya sea directamente o a través de otros puntos generales de entrada, que las remitirá al registro administrativo electrónico mediante un servicio automático.

El sistema de información común de registro administrativo de facturas es la aplicación corporativa S@RCAT, de acuerdo con el Decreto 232/2013, de 15 de octubre, por el que se crea la sede electrónica, sin perjuicio de los entes, organismos o entidades, que por causa justificada, deben utilizar otras herramientas de registro electrónico administrativo.

Una vez registradas, las facturas electrónicas se ponen a disposición de forma automática en la aplicación corporativa GeFACT, para su custodia y puesta a disposición de las entidades destinatarias.

3. La recepción de las facturas, de acuerdo con los puntos 1 y 2 anteriores, genera un justificante de registro donde se hace constar, entre otros datos, el asiento registral y la fecha y hora de presentación en el registro.

Este registro tiene únicamente el efecto que de acuerdo con el artículo 41 de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña, se deriven de su presentación en un registro administrativo.

Artículo 8 Custodia de las facturas

1. El Departamento de Economía y Conocimiento, como gestor de la plataforma GeFACT, custodia las facturas electrónicas y las pone a disposición de los entes, organismos y entidades públicas, que son los responsables de recoger, tramitar y gestionar las mismas.

2. La información contenida en las facturas electrónicas que custodia la plataforma GeFACT no puede ser utilizada para su explotación o cesión a terceros, sin perjuicio de las obligaciones que puedan derivarse de la normativa vigente y de su uso para fines estadísticos. Forma parte de las obligaciones legales el derecho del proveedor a consultar el estado de la factura en los términos establecidos en el artículo 13 de esta orden.

Artículo 9 Anotación y distribución de las facturas electrónicas

1. En los departamentos de la Administración de la Generalidad de Cataluña, las entidades autónomas de carácter administrativo, el Servicio Catalán de la Salud y, en general, las entidades integradas en el sistema de información económico financiero corporativo GECAT, la obtención de facturas de la aplicación corporativa GeFACT, así como su anotación en el Registro contable de facturas sigue un proceso automático.

2. Para el resto de entidades, el acceso a la aplicación corporativa GeFACT puede ser en modo manual o en modo integración de sistemas de información, y son responsables de su anotación en los respectivos registros contables de facturas.

3. La obtención de las facturas en modo integración de sistemas de información se hace de forma automática.

El acceso a la aplicación corporativa GeFACT en modo manual requiere disponer de uno de los certificados digitales de persona física aceptados por el sistema de gestión de identidades y control de acceso a los recursos de la Generalidad de Cataluña (GICAR), de acuerdo con la lista de entidades de certificación clasificadas por el Consorcio Administración Abierta de Cataluña, o bien estar dado de alta en el directorio corporativo de la Generalidad de Cataluña y disponer de un usuario y contraseña activos.

4. En el Registro contable de facturas se anotarán los siguientes datos:

Número de registro en el registro administrativo.

Fecha y hora de presentación de la factura en el registro administrativo.

Indicador de servicio o aprovisionamiento (número de expediente, pedido y/o albarán).

NIF del proveedor.

Nombre y apellidos, nombre comercial, razón o denominación social completa del obligado a expedir factura.

Fecha factura.

Número y, si procede, serie de la factura.

Importe total de la factura, IVA incluido.

5. La oficina contable distribuye las facturas, una vez anotadas, a los órganos competentes para la tramitación, en función de un indicador de servicio o aprovisionamiento, es decir, de un número de expediente, pedido y/o albarán, a través del cual se deben identificar las unidades tramitadoras a quien vayan dirigidas.

6. En el ámbito de la Administración de la Generalidad de Cataluña y las entidades autónomas de carácter administrativo, el número de expediente se configura como un dato indispensable necesario para conocer los órganos competentes para la tramitación de la factura, es decir, la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.

El número de expediente, que se obtiene del documento contable del compromiso de gasto, deberá constar en el contrato o pedido formalizado con el proveedor.

En las facturas, además de los datos mínimos obligatorios que deben constar, de conformidad con el Real decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, hay que incluir el número de expediente. La omisión de este dato supone el rechazo de la factura.

7. El resto de entidades deben proporcionar a sus proveedores el indicador de servicio o aprovisionamiento habitual, ya sea un número de expediente, pedido y/o albarán.

Artículo 10 Aceptación o rechazo de las facturas

1. Las unidades tramitadoras correspondientes deben expresar su conformidad o disconformidad con la factura, y deben informar de la fecha en que se produce la aceptación o rechazo en el Registro contable de facturas.

2. La aceptación de la factura conlleva la tramitación del reconocimiento de la obligación por parte del órgano gestor, dejando constancia de las fechas en el Registro contable de facturas.

3. Si hay errores u omisiones en el contenido de la factura o discrepancias en el procedimiento de conformidad de la prestación del servicio o de la entrega del bien objeto del contrato, la factura se debe rechazar y se debe indicar el motivo del rechazo y la fecha en que se produce, dejando constancia en el registro contable de facturas.

4. Se seguirá el mismo procedimiento en los casos en que a pesar de haber sido aceptada la factura se verifique con posterioridad, en el procedimiento de fiscalización del gasto, que la factura no reúne los requisitos exigidos por la normativa para aceptarla.

5. El rechazo de la factura y su devolución conllevará dejar sin efecto el cómputo del plazo legal de pago hasta que no se subsanen las discrepancias o los errores comunicados al proveedor.

Una vez se subsanan, se debe presentar una factura nueva para que se vuelva a registrar en el registro administrativo o equivalente y se anote en el Registro contable de facturas, y es necesaria la conformidad de los órganos competentes para tramitarla. La presentación de la nueva factura da lugar al inicio del cómputo del plazo legal de pago.

Artículo 11 Anulación de facturas

1. En el supuesto de que el Registro contable de facturas reciba, a través del registro administrativo correspondiente, una solicitud del proveedor de anulación de una factura previamente anotada, se dejará constancia de ello en el Registro contable de facturas y se comunicará a los órganos competentes para su tramitación.

Estos órganos tienen que hacer la estimación y, si procede, la devolución de la factura original a través del registro administrativo en el que se ha presentado la solicitud, tras la anulación de las anotaciones efectuadas en el Registro contable de facturas, o bien rechazar la solicitud. Si esta solicitud se refiere a una factura no anotada previamente en el Registro contable de facturas, se debe rechazar y devolver al registro administrativo o equivalente de origen.

Artículo 12 Estados de tramitación de las facturas

1. Según la información que consta en el Registro contable de facturas y en el sistema de información contable, los entes, organismos y entidades a los que se refiere el artículo 1.2 de esta Orden deben informar sobre los estados de tramitación actualizados de todas las facturas electrónicas que reciben, a petición previa del proveedor.

2. Los estados de tramitación de las facturas electrónicas que hay que informar son, al menos, los siguientes:

Registrada: la factura ha sido recibida en el punto general de entrada de facturas y ha sido registrada administrativamente, proporcionando un número de asiento registral al proveedor.

Registrada en RCF: la factura ha sido anotada en el Registro contable de facturas de la oficina contable destinataria.

Contabilizada la obligación reconocida: se ha reconocido la obligación de pago derivada de la factura.

Pagada: se ha pagado la obligación de pago derivada de la factura.

Rechazada: la oficina contable o la unidad tramitadora ha rechazado la factura, indicando al proveedor el motivo del rechazo.

Anulada: la oficina contable o la unidad tramitadora aceptan la solicitud de anulación de la factura presentada previamente por el proveedor.

Artículo 13 Consulta y notificación de los estados de tramitación de las facturas

1. El proveedor puede consultar el estado de tramitación de las facturas en la web del Departamento de Economía y Conocimiento dentro del ámbito de actuación Tesorería y pagos en el apartado Consulta del estado de pago de documentos, en el apartado de trámites de la sede electrónica de la Generalidad de Cataluña o gencat.cat o a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas.

2. La comunicación del rechazo de la factura o del resultado de la solicitud de anulación se efectúa a través de la consulta que realiza el proveedor de acuerdo con el punto anterior.

Artículo 14 Actuaciones de los órganos competentes en materia de contabilidad

Dentro del mes siguiente a la finalización del trimestre natural, la Intervención General o los órganos propios de control económico y financiero interno de cada entidad requerirán a los órganos gestores de cada departamento o entidad que justifiquen los motivos del retraso en la tramitación de las facturas con respecto a las que hayan transcurrido más de tres meses desde que fueron anotadas en el Registro contable de facturas y no se haya reconocido la obligación por parte del órgano competente.

Disposición adicional Protección de datos de carácter personal

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 20 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal y el Real decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que la desarrolla, se crea el fichero de datos personales, "Registro contable de facturas de la Administración de la Generalidad de Cataluña, entidades autónomas de carácter administrativo y demás entes, organismos y entidades que utilizan el sistema de información económico-financiero corporativo GECAT" cuya titularidad corresponde a la Intervención General. El contenido del fichero se recoge en el anexo 2 de la presente Orden.

Disposición transitoria Adaptación de los sistemas económico-financieros

Las entidades públicas a que se refiere el artículo 1.2 que no tengan la consideración de administración pública, de acuerdo con la clasificación contenida en el artículo 3.2 del Real decreto legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el Texto refundido de la Ley de contratos del sector público, deben garantizar la aceptación de facturas electrónicas en el plazo máximo de un año a partir de la entrada en vigor de esta Orden.

Primera Habilitación

En el ámbito de sus competencias, se habilita a la Intervención General de la Generalidad de Cataluña para emitir instrucciones para la correcta aplicación y ejecución de lo dispuesto en la presente Orden, de conformidad con los artículos 7 y 60 de la Ley 26/2010, del 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña y el artículo 21 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

Segunda Entrada en vigor

Esta Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Generalidad de Cataluña, salvo el artículo 4.4, que se aplicará con efectos desde el día 15 de enero de 2015 con respecto a las facturas emitidas a partir de esta fecha.